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Philippe KERREST – Consultant EverSuite
Juin 2013
EverSuite Content ManagementRemplacez vos serveurs de fichiers par une GED d'entreprise
Juin 2013Philippe Marcon - Consultant ECM
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La problématique du Content Management
Les organisations disposent : De processus internes variés, Des nombreuses applications, De nombreux serveurs de fichiers Windows pour stocker et
partager l’information.
Les difficultés rencontrées dans ce contexte :
Plusieurs exemplaires d’un même document, Des incertitudes sur la validité des documents, Des problèmes d’échange et de partage des documents, Des problèmes de gestion des droits sur les espaces partagés, Une sécurisation insuffisante et difficilement exploitable, Une traçabilité insuffisante des documents, Une gestion approximative des obligations de conservation.
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Les enjeux du Content Management
L’objectif : disposer d’un référentiel de documents assurant :
La satisfaction des utilisateurs : en proposant une ergonomie intuitive pour le dépôt (type file system) et une garantie d’accès au bon document dans la bonne version.
La réduction de la durée de traitement et d’accès à l’information.
La mise en place de processus et d’une traçabilité des actions.
La diminution des espaces nécessaires : réduction du nombre de copies, dédoublonnage, gestion des éliminations.
La maîtrise des documents : désengorgement des serveurs de fichiers.
La sécurisation : Maîtrise de l’information diffusée. Diminution des incidents liés à une information erronée ou manquante
La conformité réglementaire : L’adéquation avec les normes et réglementations métier, garantie d’intégrité.
PR
OD
UC
TIV
ITE
TEC
HN
IQU
ESR
ISQ
UES
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Périmètre fonctionnel de la solution EverSuite Content Management
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Les 10 fonctions à retenir d'EverSuite Content Management
Dépôt de documents intuitif
et multi canal
1Ergonomie du plan de classement proche de l’explorateur Windows
3
Référentiel documentaire
structuré
2
De nombreux modules à
valeurs ajoutées
6
Moteur de Workflow
intégré
5
Fonctions de recherche plus
puissante et intuitive
7
Fonctions de traçabilité et
de statistiques
8
Maitrise du cycle de vie
4
Sécurisation des accès sur critères
métiers
9
Souplesse d’un progiciel intégré
10
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UN MOTEUR DE RECHERCHE PUISSANT ET INTUITIF
Recherche personnalisée par typologie de document
Recherche sur des critères métiers
Recherche plein texte sur le contenu des documents
Recherche par facettes
EverSuite Content Management : les points clés
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UN PLAN DE CLASSEMENT INTUITIF
Classement multi-dossiers
Gestion d’habilitation avancée
Code couleur pour les documents ou les dossiers
Déplacement automatique des documents en fonction du cycle de vie et/ou du processus métiers
EverSuite Content Management : les points clés
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Interface de modélisation élaborée
Liaison automatique des processus avec le référentiel
Mode de distribution automatique
Gestion des priorités
MOTEUR DE PROCESSUS MÉTIERS
EverSuite Content Management : les points clés
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ADMINISTRATION SIMPLE ET COMPLÈTE
Gestion de la sécurité
Gestion des processus métiers
Traçabilité / Supervision
EverSuite Content Management : les points clés
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EverSuite Content Management en synthèse
Un référentiel documentaire de l’entreprise, centralisé et sécurisé offre :
Facilité de dépôt des documents, tous formats
Gestion automatique des versions
Processus de validation
Organisation en plan de classement
Facilité de recherche & rapidité d’accès aux documents du référentiel d’entreprise
Traçabilité des accès et des modifications de documents
Habilitations
Limitation des duplications de documents
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Le progiciel répond au triple objectif suivant :
Sécurisation/pérennisation de l’accès aux documents
Réduction des coûts (exploitation, cycle de vie/élimination…)
Satisfaction des utilisateurs (qualité de l’information, ergonomie)
Désengorgement des serveurs de fichiers.
Amélioration des processus de traitement et de circulation de l’information.
Indépendance sur vos paramétrages..
Architecture ouverte et pérenne.
EverSuite Content Management en synthèse
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Expert de l’ECM
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de Contenu
Des centaines de clients en EMEA
10% de croissance en France en 2012
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La gamme EverSuite
Des solutions packagées, paramétrables & évolutives
Un spectre ECM complet :acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher, valoriser
Disponibles sous J2EE ou SharePoint
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