© AFIPH – 3 avenue Marie Reynoard - CS 70003 - 38029 Grenoble Cedex 2 - Document confidentiel
CAHIER DES CHARGES
Appel d’offres
Renouvellement de la flotte automobile
en Location Longue Durée (LLD)
Référence document : 2017-12-07-001 CDC FLOTTE AUTO LLD-AFIPH
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SOMMAIRE
1. PRESENTATION DE L’AFIPH……………………………………………………………………………………… 3
2. MARCHE…………………………………………………………………………………………………………………. 3
3. DEFINITION DES BESOINS……………………………………………………………………………………….. 6
4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES………………………………………………………………………………… 8
5. SPECIFICATIONS ADMINISTRATIVES………………………………………………………………………… 17
6. LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION………………………………………………………………………….. 21
7. CRITERES D’ANALYSE ET DE SELECTION DES CANDIDATURES ……………………………….….25
8. MODALITES DE REPONSE………………………………………………………………………………………... 26
9. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES…………………………………………………………………. 27
10. ANNEXES…………………………………………………………………………………………………………………. 27
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1. PRESENTATION DE L’AFIPH
L’AFIPH est une association départementale créée par des familles d’enfants handicapés et
dont la vocation est d’accueillir les personnes touchées par un handicap intellectuel, des
troubles autistiques, des pluri handicaps, et de créer et gérer des établissements adaptés à
leur vie et à leur épanouissement.
Elle est répartie sur 5 secteurs géographiques de l’Isère : Nord Isère, Isère Rhodanienne,
Centre Isère, Agglomération Grenobloise et Sud Isère.
Les chiffres clés de l’AFIPH :
2 700 usagers, enfants et adultes porteurs d’un handicap intellectuel
3 800 places en établissements et services
2 000 salariés soit 1750 ETP
7ème employeur de l’Isère
26 établissements et services répartis dans le département
100 sites en Isère
o 12 IME, Institut Médico-Éducatif et IME Polyhandicaps
o 6 ESAT/CAT
o 5 SAJ
o 5 Foyers d’hébergement
o 3 FAM, Foyers d’Accueil Médicalisé/Foyers de vie
o 2 MAS, Maisons d’Accueil Spécialisée
o Le SAVS, Service d’Accompagnement à la Vie Sociale
o Le SESSAD Professionnel SFPA (Service de Formations Professionnelles
Adaptées)
o Le Pôle « AFIPH – Emplois – Compétences »
2. MARCHÉ
2.1. Objet du Marché
Le marché a pour objet la fourniture de véhicules neufs en financement Location Longue
Durée (LLD) pour l’ensemble des sites de l’AFIPH.
Le Titulaire du marché sera également en charge de l’ensemble des prestations de services
associées telles que listées et définies au présent cahier des charges (CDC).
Par ailleurs, le Loueur sera amené à proposer séparément des options que l’AFIPH pourra
éventuellement retenir.
L’attente de l’AFIPH est double : optimiser l’utilisation de ses ressources en maintenant voire
en améliorant la qualité de service et réduire ses coûts à cahier des charges constant.
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L’AFIPH sera ouverte à toute suggestion permettant d’améliorer la performance de sa
gestion, ainsi que le confort et la sécurité des personnes accueillies et de ses salariés.
2.2. Forme et procédure du marché
Un contrat cadre sera conclu avec le Candidat retenu pour l’ensemble des véhicules AFIPH
en renouvellement. La prestation fera l’objet d’un marché à bons de commande.
2.3. Durée du marché
Le présent marché est conclu pour une durée de 4 ans à compter du 05 juin 2018 et jusqu’au
04 juin 2022 inclus. Il est dénonciable à chaque date anniversaire avec un préavis de 3 mois
par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Cette durée correspond à la durée pendant laquelle les bons de commandes pourront être
émis.
2.4. Durée d’exécution des commandes
Les bons de commande pourront avoir une durée d’exécution comprise entre 48 et 72 mois,
la durée d’exécution des bons de commande correspondant à la durée de location des
véhicules.
2.5. Autorités compétentes
Le Siège de l’AFIPH établit la consultation, signe le contrat et valide les catalogues proposés
par le Loueur. Il est le garant des conditions souscrites.
Les Etablissements passent leurs commandes auprès du Loueur selon les conditions
contractuelles. La signature et l’émission des bons de commande ne pourront émaner que
de l’autorité exécutive de l’AFIPH ou de toute personne bénéficiant d’une délégation
régulière.
Les commandes dites « catalogue » devront être signées par l’autorité exécutive de
l’AFIPH compétente en Etablissement ou de toute personne bénéficiant d’une
délégation régulière.
Les commandes dites « hors catalogue » devront être signées impérativement par
l’autorité exécutive du Siège de l’AFIPH.
L’AFIPH portera à la connaissance du Titulaire du marché, en début de contrat et après toute
modification éventuelle, la liste des personnes susceptibles d’émettre et de signer les bons
de commande.
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Les Etablissements auront des correspondants identifiés et réactifs chez le Loueur pour la
gestion au quotidien (remontées d’informations sur le kilométrage des véhicules,
modifications éventuelles des couples durée/km pré-établis…) avec arbitrage possible par le
Siège. Les Etablissements réceptionnent les véhicules et les restituent.
2.6. Pièces constitutives du marché
Les pièces constitutives du marché seront les suivantes, par ordre de priorité :
Le Contrat
Le présent Cahier Des Charges (C.D.C.)
Le Bordereau des Prix Unitaires (B.P.U.)
Le Détail Quantitatif Estimatif (D.Q.E.)
Un mémoire du titulaire comprenant : une note technique sur les services adaptés à
l’AFIPH, le schéma d’organisation de gestion du parc via le gestionnaire référent
AFIPH et la description technique précise des véhicules proposés jointe en annexe à
l'offre.
L’attestation sur l’honneur du respect de la législation fiscale et sociale
Tous les documents doivent être signés par les deux parties.
Offre financière
Elle devra être présentée impérativement dans le tableau dit «BPU» (Bordereau des Prix
Unitaires) joint en annexe et sera complétée par le « DQE » (Détail Quantitatif Estimatif). Les
offres seront jugées sur leur pertinence économique et qualitative mais aussi sur leur
transparence.
Les informations ou techniques confidentielles de chaque Candidat ne seront en aucun cas
divulguées aux autres Candidats concurrents.
Note technique des candidats sur les services proposés à l’AFIPH :
Il est demandé de répondre aux points abordés dans ce CDC, que ce soit sur l’aspect
économique mais aussi qualitatif. Le candidat devra apporter son expertise sur ce
type de parc et les produits de financement dont les conditions contractuelles sont le
plus en adéquation avec les besoins de l’AFIPH.
Cette note présente un parti pris général de traitement des renouvellements via le
produit le mieux adapté aux besoins de l’AFIPH tout en répondant aux clauses
intangibles de ce CDC. Elle propose si possible des points d’amélioration spécifiques à
l’AFIPH.
Cette note a aussi pour objectif de mieux connaitre l’entreprise candidate :
o Présentation générale de l’entreprise et de ses chiffres clés sur les trois
dernières années, tels que : son chiffre d’affaires (bilans et compte de résultats
seront joints en annexes), son parc de véhicules gérés, etc…
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o Les normes qualité et de développement durable que l’entreprise candidate
respecte (certification, date)
o L’approche du Candidat quant aux relations avec la clientèle et les références
de prestations similaires en termes de financement en location longue durée
pour des structures associatives de taille et de typologie de véhicules
similaires à celles de l’AFIPH, association non assujettie à la taxe
professionnelle et ne bénéficiant pas d’un dispositif de récupération de TVA
(valable pour tous les établissements AFIPH sauf pour les activités
commerciales des ESAT)
o Toute autre information utile à l’AFIPH
Schéma d’organisation de gestion de parc
Détail des divers process de gestion pouvant intervenir tout au long de la vie d’un
contrat (devis, commande, livraison, avenant, restitution, litige, reporting, etc…) en
prenant en compte la présence des gestionnaires internes de la flotte auto AFIPH.
Proposition d’une méthode de travail, de communication et d’échange avec
l’acheteur AFIPH en charge du marché,
Composition de l’équipe qui travaillera sur le compte AFIPH à chaque étape du
contrat.
3. DÉFINITION DES BESOINS
3.1. Parc total actuel
Le parc AFIPH compte à ce jour 477 véhicules dont 269 véhicules automobiles en location longue durée chez le Loueur actuel. 254 véhicules LLD sont des véhicules particuliers, équipés pour certains en TPMR, et 15 véhicules sont des utilitaires. Les marques présentes sont les suivantes : Renault, Peugeot, Citroën, Nissan et Ford. 92,5% des véhicules AFIPH du parc auto LLD fonctionnent au diesel contre 7,5% à l’essence.
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3.2. Parc à renouveler
A titre indicatif, sur les quatre années à venir, les contrats de location arrivent à échéance de
la façon suivante :
D’ici le début du contrat = 41 véhicules
Juin 2018 à mai 2019 = 63 véhicules
Juin 2019 à mai 2020 = 30 véhicules
Juin 2020 à mai 2021 = 42 véhicules
Juin 2021 à mai 2022 = 73 véhicules
Le nombre de véhicules à renouveler annuellement correspondra au nombre de contrats
arrivant à échéance à plus ou moins 30 %.
La liste indicative des véhicules en location longue durée est annexée au présent CDC.
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4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES
4.1. Les véhicules
Le Candidat présentera, pour chaque segment, les véhicules les mieux adaptés aux besoins
de l’AFIPH avec les « plus » et les « moins ». Une fiche technique sera fournie pour chaque
modèle de véhicule proposé.
Le Candidat présentera la finition la plus économique. La peinture du véhicule sera blanche
sauf demande spécifique à valider par la Direction.
Le Loueur sera à même de proposer régulièrement des modèles qui pourraient se substituer
à ceux loués dans des conditions au moins aussi attractives que celles en place.
Le catalogue sera revu tous les 6 mois afin de bénéficier des évolutions techniques et des
meilleurs tarifs négociés par le Loueur auprès des constructeurs.
4.1.1. Les marques
Le Candidat proposera 3 marques maximum tous segments confondus hors véhicules électriques ou hybrides (ou hybrides rechargeables). Les marques retenues par le Candidat seront celles les plus représentées en termes de proximité géographique des garages, concessions ou agents dans un rayon de 20 km maximum autour de l’ensemble des sites AFIPH.
Aucune contrainte liée à la marque n’est imposée pour les véhicules hybrides ou électriques.
L’AFIPH souhaite qu’un véhicule hybride et un véhicule électrique soit proposé si possible
pour chacun des segments.
Le Candidat pourra donc proposer au maximum 5 véhicules par segment (sauf segment
« petites citadines ») :
3 véhicules diesel ou essence dont les marques sont communes à tous les segments
(sauf segment « petites citadines »)
Si possible, 1 véhicule « hybride » (ou hybride rechargeable) sans contrainte liée à la
marque proposée par le Candidat
Si possible, 1 véhicule « électrique » sans contrainte liée à la marque proposée par le
Candidat
Le Candidat listera les concessionnaires partenaires sur la ou les marques proposées.
Le Loueur se chargera de la mise en relation entre chaque Etablissement et le garage agréé
proposé, notamment pour les entretiens des véhicules.
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4.1.2. La motorisation et l’énergie
Le choix des finitions dans l’offre de prix tiendra compte des modèles ayant une contribution
positive à la protection de l’environnement :
Motorisations les moins énergivores
Emission de CO2 les moins élevées possibles dans son segment
L’AFIPH est ouverte à toute proposition de véhicules électriques ou hybrides sur chacun de ses segments.
En phase « gestion de parc », une veille sera tenue afin d’informer l’AFIPH des évolutions et
des opportunités dans ce domaine.
4.1.3. Les véhicules particuliers
Segment petites citadines électriques ou hybrides : type Zoé…
Motorisation Electrique, hybride ou hybride rechargeable
70 à 90Ch ou équivalent
Portes 5
Places 5
Equipements de confort
Climatisation
Autoradio
Vitres électriques avant
Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)
Roue de secours
Options à chiffrer Radar de recul
GPS
Système bombe anti-crevaison
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Segment citadines : type Clio, 208, C3, Yaris ou équivalent
Motorisation Diesel, essence, électrique, hybride ou hybride rechargeable
70 à 90Ch ou équivalent
Portes 5
Places 5
Equipements de confort
Climatisation
Autoradio
Vitres électriques avant
Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)
Roue de secours
Options à chiffrer Radar de recul
GPS
Système bombe anti-crevaison
Segment citadines « business » : type Clio, 208, C3, Yaris ou équivalent
Motorisation Diesel, essence, électrique, hybride ou hybride rechargeable
70 à 90Ch ou équivalent
Portes 5
Places 5
Equipements de confort
Climatisation
Autoradio
Vitres électriques avant
GPS
Bluetooth
Régulateur de vitesse
Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)
Roue de secours
Options à chiffrer Radar de recul
Système bombe anti-crevaison
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Segment Ludospace ou Combi 5 places : type Berlingo, Kangoo, Partner ou équivalent
Motorisation Diesel, essence, électrique, hybride ou hybride rechargeable
70 à 90Ch ou équivalent
Portes 5
Places 5 - Aménagement possible 7 places
Equipements de confort
Climatisation
Autoradio
Vitres électriques avant
Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)
Roue de secours
Options à chiffrer Radar de recul
GPS
Système bombe anti-crevaison
Segment Combi 9 places : type Trafic, Jumpy, Expert, Master, Jumper, Boxer, ou équivalent
Motorisation Diesel, essence, électrique, hybride ou hybride rechargeable
Min 90 à 115 Ch ou équivalent
Portes 5
Places 8/9
Equipements de confort
Climatisation
Autoradio
Vitres électriques avant
Radar de recul
Marchepied électrique
Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)
Roue de secours
Option à chiffrer Barres d’appui
GPS
Système bombe anti-crevaison
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4.1.4. Les véhicules utilitaires
Segment véhicule utilitaire : Expert, Boxer, Jumper, Jumpy, ou équivalent
Motorisation Diesel, essence, électrique, hybride ou hybride rechargeable
Min 90 à 115 Ch ou équivalent
Portes 4 (1 latérale + 1 arrière)
Places 2/3
Equipements de confort
Climatisation
Autoradio
Vitres électriques avant
Radar de recul
Habillage intérieur bois complet
Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)
Roue de secours
Option à chiffrer Système bombe anti-crevaison
Le loueur informera immédiatement et en toute transparence le Siège et les Etablissements
de l’évolution des modèles.
4.2. Couples durée / kilométrage
Dans l’offre de prix, il est demandé de faire des cotations sur 4 types de couples durée/km
en fonction des segments et du type d’énergie :
30 mois/30 000km
48 mois/60 000km
60 mois/60 000km
72 mois/50 000km
La durée ne débute qu’à la livraison effective du véhicule en ordre de marche sur le site
choisi par l’AFIPH.
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4.3. Les prestations de base
4.3.1. Immatriculation
Les démarches et frais relatifs à l’immatriculation des véhicules sont à la charge du titulaire
du marché qui devra les inclure dans son offre de prix. Ils seront donc inclus dans le loyer
financier.
Une copie du certificat d’immatriculation indiquant « certifié conforme » sera adressée à
l’AFIPH (l’original étant conservé par le Loueur).
En cas de vol, l’AFIPH s’engage à faire une déclaration auprès des autorités de police.
4.3.2. Entretien
L’entretien inclut :
L’entretien préventif, c’est-à-dire :
o toutes les opérations de maintenance et de révisions prévues notamment dans le
carnet d’entretien du constructeur et nécessaires au bon fonctionnement et à la
sécurité du véhicule (vidanges, contrôles et révisions périodiques, remplacement
des disques et plaquettes de frein, des balais d’essuie-glace et des ampoules,
contrôle des niveaux, etc…)
o les appoints d’huile, etc… entre deux révisions
o les contrôles règlementaires : contrôle technique, contrôle anti-pollution, etc…
La fourniture des pièces détachées et des ingrédients (huile, lubrifiants, liquides de
frein et de refroidissement, etc…) sera inclue pour chacune de ces prestations.
L’entretien curatif, c’est-à-dire le remplacement des pièces d’usure (réparations
mécaniques, électroniques, hydrauliques) nécessaires au bon fonctionnement et à la
sécurité du véhicule, à l’exception des pneumatiques.
Les réparations mécaniques et le remplacement de tout organe mécanique
défectueux et ce durant toute la durée du contrat.
Le Candidat décrira dans le détail sa prestation d’entretien. Il précisera, le cas échéant, les
éventuelles exclusions.
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4.3.3. Stickage
Les véhicules pourront être stickés puis déstickés du logo AFIPH par le Loueur sans frais. Les
logos seront fournis par l’AFIPH au Loueur qui les transmettra au concessionnaire, garage ou
agent afin que les véhicules soient livrés stickés.
4.3.4. Eco-pastilles type vignettes « CRIT’Air »
Le Loueur prendra à sa charge sans refacturation la commande et la mise à disposition de la
vignette « CRIT’Air ». La vignette devra être apposée sur le pare-brise du véhicule livré ou
envoyée directement à l’Etablissement qui a commandé le véhicule.
4.4. Les prestations optionnelles
Les prestations optionnelles que le candidat est tenu de proposer dans son offre seront
examinées et notées. L’AFIPH pourra retenir une ou plusieurs de ces prestations
optionnelles, en sus de la solution de base, lors du contrat global ou au moment de
l’émission des bons de commandes selon les options. Si elles sont retenues, la ou les options
considérée(s) sera(ont) mise(s) en œuvre lors de l’exécution du contrat, dans les conditions
et modalités prévues au présent CDC.
4.4.1. Cartes carburant
Le Titulaire du marché devra être en mesure d’assurer la fourniture de cartes carburant. Il lui
sera demandé de spécifier le type de carte proposé, le nom des fournisseurs en carburant et
toutes les options éventuelles pouvant être activées.
Le Candidat fournira une localisation des stations d’approvisionnement de la région Rhône-
Alpes. Chaque site AFIPH devra se situer à une distance inférieure ou égale à 5km de la
station la plus proche liée aux cartes carburant proposées par le Loueur.
Le Candidat indiquera les frais de gestion de cette prestation ainsi que la possibilité de cumul
de plusieurs cartes sans frais (exemple pour un même véhicule : une carte TOTAL et une
carte SHELL, ou autre…).
Le Candidat indiquera les modalités de facturation du prix du litre de carburant : remise sur
le prix du litre de carburant, coût moyen, etc…
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4.4.2. Gestion des pneumatiques
Le Candidat proposera si possible et par défaut pour toute nouvelle commande de véhicule
un jeu complet de 4 pneus 4 saisons, sauf spécifications particulières de l’Etablissement. Les
véhicules seront livrés avec les pneus souhaités au bon de commande montés. Les
conditions de renouvellement des pneumatiques choisis devront être précisées :
changement tous les X kms, nombre de train de pneus par contrat, etc... Le nombre et la
typologie de pneus prévus à la commande devra être ajustable en cours de location en cas
de besoin.
Le remplacement des pneumatiques se fera de préférence sur un site AFIPH.
Le Titulaire du marché pourra assurer la fourniture des pneumatiques de rechange en cas
d’usure, les réparations ou le changement de pneumatiques par suite de crevaison.
Lors des changements de pneumatiques, seront couverts les frais résultant : du
remplacement des pneumatiques, de la dépose, de la repose et de l’équilibrage. Le
changement des pneumatiques sera effectué à l'initiative de l’AFIPH lorsque leur état
d’usure le nécessitera, conformément à la législation en vigueur, et sous sa propre
responsabilité.
Le Candidat devra détailler dans son mémoire technique ses modalités d’intervention et
préciser les éventuelles exclusions. Il différenciera, dans le BPU, le coût des pneumatiques et
celui de la prestation.
Le Loueur proposera également le gardiennage des pneus pendant leur période de non
utilisation (cas des pneumatiques été/hiver).
4.4.3. Véhicules de remplacement
Le Candidat prévoira un véhicule de remplacement de catégorie équivalente via le
concessionnaire de la marque qui sera mis à disposition en cas de panne, accident ou vol ou
toute autre immobilisation du véhicule. Cette mise à disposition prendra effet sans franchise
de temps de réparation ou d’immobilisation, ni franchise de kilométrage par rapport au lieu
d’affectation du véhicule. La mise à disposition devra être effective le temps de
l’immobilisation.
Le Titulaire du marché devra détailler dans son mémoire technique ses modalités
d’intervention et préciser les éventuelles exclusions.
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Le Titulaire du marché indiquera dans son offre le nombre de kilomètres journaliers inclus
dans la prestation.
4.4.4. Assurance
Dans le cadre de cette prestation, les véhicules loués seront assurés par le Titulaire du
marché. Le Candidat fera une proposition de prix pour assurer les véhicules qu’il aura en
location et pour les véhicules de l’ensemble de la flotte AFIPH selon l’annexe 3 « Parc
véhicules AFIPH ».
Le Loueur devra prévoir une assurance « tous risques » pour des déplacements personnels
et professionnels et couvrir tous les conducteurs de l’AFIPH. Les véhicules devront être
assurés pour tous les déplacements sur le territoire national et européen.
Garanties attendues :
Responsabilité Civile
Incendie / Vol
Bris de Glace
Indemnités de résiliation leasing/garantie perte financière
Véhicules de remplacement
Effets personnels : auto-radio, accessoires…
Garantie du conducteur
Défense recours
Protection juridique
Assistance
Dommages tous accidents
Catastrophes naturelles
Le Candidat indiquera dans son offre la prime d’assurance par véhicule pour des prestations
couplées à une franchise de 220€TTC et sans franchise pour le bris de glace. Il précisera les
éventuels frais de gestion ou tout autre coût associé à cette prestation.
Le Candidat devra joindre à son offre les conditions générales et particulières de la
compagnie d’assurance avec laquelle il entend travailler.
Il indiquera dans sa réponse si les primes d’assurance par véhicule restent fixes sur toute la
durée de location du véhicule ou si elles sont susceptibles d’évoluer. Le cas échéant, le ou les
critères lui servant à déterminer cette évolution seront précisés et détaillés.
Le Titulaire fournira à l’AFIPH, avant la livraison des véhicules, l’original de la police
d’assurance certifiant que les risques ci-dessus énumérés sont couverts.
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La prestation « assurance » sera déconnectée du reste du marché afin que l’AFIPH puisse, si
elle le souhaite, cesser cette option pour l’ensemble de son parc dont l’assurance a été
confiée au Loueur, chaque année à date anniversaire du contrat.
Le Candidat précisera le coût de la perte financière seule, hors assurance, au cas où l’AFIPH
ne souhaiterait conserver que l’option « perte financière » auprès du Loueur et ne pas
garder l’option « assurance ».
5. SPECIFICATIONS ADMINISTRATIVES
5.1. Conditions tarifaires
5.1.1. Détermination du prix du loyer
Le loyer est composé du loyer financier et des redevances dues au titre des différentes
prestations associées.
5.1.1.1. Le loyer financier
Le loyer financier est déterminé par les quatre variables suivantes : l’investissement, le taux
de financement, la valeur de fin de contrat et la durée de location.
L’investissement
L’investissement devra impérativement comprendre les éléments suivants :
Le prix catalogue du véhicule, les options éventuelles ou accessoires
Tous les frais relatifs à l’immatriculation (certificat d’immatriculation, malus éventuel,
etc…)
Tous les frais de mise à la route (carburant, frais de transport et de préparation, etc…)
Le taux de financement
Ce taux tiendra compte du ou des taux de financement utilisés par le candidat et de sa
marge. Le Candidat devra indiquer dans sa réponse le ou les taux de référence lui servant à
déterminer le taux de financement applicable aux loyers, ainsi que le site internet
permettant de suivre la publication de ces taux.
La valeur de fin de contrat (ou valeur résiduelle)
C’est une anticipation faite par le candidat de la valeur du véhicule à l’issue de la durée de
location. Elle sera déterminée en fonction de la durée et du kilométrage du véhicule en
tenant compte des prix de marché et de l’expertise du candidat en matière de revente de
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véhicules d’occasion. Elle devra être mentionnée en € et en % du prix catalogue pour chaque
véhicule et chaque contrat.
La durée de la location
Il s’agit de la durée pour laquelle seront loués les véhicules. Elle sera mentionnée au BPU et
commencera à courir à compter de la date de livraison du véhicule.
5.1.1.2. Redevance des prestations associées
Les prestations facturées au forfait
Chacune des prestations suivantes sera facturée via un montant de loyer forfaitaire, en
contrepartie duquel le Titulaire prendra en charge toutes les opérations décrites au CDC :
Entretien
Frais de gestion de parc
Si options retenues :
Carte carburant
Gestion des pneumatiques
Assurance
Perte financière
Le forfait sera déterminé en tenant compte de la marque, du modèle, de la motorisation,
des équipements et de la fiscalité du véhicule présenté au BPU.
Les prestations facturées au réel
Les opérations optionnelles suivantes feront l’objet d’une facturation spécifique :
La prestation carburant :
o Le titulaire précisera au BPU les frais de gestion qu’il entend facturer au titre
de la prestation (forfait).
o Les dépenses engagées via les cartes carburant seront facturées au réel.
Le véhicule de remplacement sera facturé au réel compte tenu du nombre de jours
consommés.
5.1.2. Actualisation des prix du loyer
Le loyer financier pourra être actualisé à l’occasion de chaque commande émise pendant la
durée de validité du marché. L’actualisation se fera uniquement sur les composantes
variables de l’investissement, exogènes à l’offre du candidat, et uniquement s’il est constaté
une variation – à la hausse ou à la baisse – de l’une ou l’autre des variables.
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Le loyer restera ferme et définitif à compter de la commande du véhicule et pour toute la
durée de location, sauf modification fiscale ou règlementaire.
Le Loueur informera immédiatement et en toute transparence l’AFIPH des évolutions de
loyer financier (modification de taux), de coût catalogue et de l’évolution des modèles. Il
sera à même de proposer régulièrement des modèles qui pourraient se substituer à ceux
loués dans des conditions au moins aussi attractives que celles en place.
5.2. Clause de sauvegarde
L’AFIPH se réserve la possibilité contractuelle de résilier le marché sans indemnité si
l’évolution des prix conduit à une augmentation supérieure à la hausse calculée à partir de
l’indice INSEE des prix à la consommation « achats de véhicules » sur une même période, à
compter du mois zéro.
5.3. Pénalités de retard
En cas de non-respect des délais de livraison indiqués dans chaque commande, le Loueur se
verra appliquer une pénalité de retard de livraison de 75 euros par jour calendaire et par
véhicule. Cette clause sera suspendue si le Loueur met à disposition un véhicule de
remplacement équivalent.
5.4. Clauses contractuelles
Les contrats doivent permettre une souplesse et une transparence optimale.
5.4.1. Transparence
Toutes les conditions particulières remises à l’AFIPH devront faire figurer dans l’offre puis
dans le contrat du Loueur : la remise appliquée (y compris pour les véhicules exceptionnels
négociés auprès de constructeurs n’ayant pas de protocole avec l’AFIPH), le taux de
financement et la valeur résiduelle du véhicule en fin de contrat.
5.4.2. Souplesse
A l’issue des 12 premiers mois du contrat d’un véhicule, il sera possible d’adapter sa durée et
son kilométrage, à tout moment, à la demande de l’AFIPH. Les conditions de réajustement
seront connues et identiques (remise, taux de financement, valeurs résiduelles) aux
conditions qui auraient été appliquées si le contrat avait été souscrit dès son origine avec la
durée et le kilométrage finaux.
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Les réajustements pourront s’effectuer jusqu’à la date de restitution du véhicule et seront
automatiques à la clôture du contrat avant facturation. Le Loueur ne facturera pas de frais
d’avenant.
5.4.3. Sorties par anticipation
Les interruptions de contrat se feront sur la base du capital restant dû (les règles
d’amortissement du Loueur doivent être formellement explicitées à l’AFIPH) moins la valeur
vénale, différence à laquelle sera rajoutée une pénalité à proposer par le fournisseur.
Lorsque le contrat a dépassé 12 mois, il n’y aura pas de pénalité d’interruption anticipée
mais application d’une grille de flexibilité qui doit être en phase avec les paramètres initiaux
(remise, taux et valeurs résiduelles).
5.4.4. Fins de contrat et prolongations
En cas de besoin, tout contrat pourra être prolongé et réajusté en conséquence avec un
loyer à la baisse (à kilométrage constant) selon les conditions de remise, taux et valeurs
résiduelles négociés à l’origine du contrat par l’AFIPH.
Lorsque le contrat est échu et que le véhicule reste en location (prolongation automatique
sans avenant), les prestations d’entretien et les options souscrites sont maintenues.
5.4.5. Franchise kilométrique
Systématiquement, une franchise de 5 000 kms est appliquée (en plus ou en moins). Au-delà
de cette tolérance, les modalités de remboursement en cas de sous-roulage, et de
facturation complémentaire en cas de sur-roulage, seront à préciser dans l’offre du titulaire
(Juste consommé - Franchise = ma consommation facturée).
5.4.6. Rachat du véhicule en fin de contrat
Le Candidat indiquera explicitement la possibilité de rachat par l’AFIPH d’un véhicule en fin
de contrat et les conditions de ce rachat. Il indiquera la date à partir de laquelle ce chiffrage
est possible.
5.4.7. Clause de respect de la législation fiscale et sociale
La Candidat s’engage à être en règle avec la législation fiscale et sociale en vigueur. Il
retournera à l’AFIPH l’attestation jointe en annexe 7 complétée et signée avec le reste du
dossier de candidature.
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5.4.8. Clause de confidentialité
Les parties s’engagent à considérer comme confidentiel ce cahier des charges et tous les
documents annexés. Les parties s’interdisent en conséquence de les divulguer à des tiers
sans l’accord préalable et écrit de la partie concernée.
6. LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION
6.1. Catalogue
Le Loueur mettra à disposition de l’AFIPH un catalogue des véhicules qu’il propose. Ce catalogue
mentionnera pour chaque véhicule proposé par le Loueur :
le segment du véhicule et le nombre de places,
le couple durée/km,
la marque et le type de véhicule,
l’énergie et la motorisation,
le prix public et le prix remisé, comprenant les options de base et accessoires obligatoires,
le taux financier (%),
la valeur résiduelle,
le loyer financier mensuel,
le forfait entretien,
les frais de gestion,
le loyer total mensuel,
le TCO et l’évolution du TCO par rapport à la période précédente,
le délai moyen de livraison à réception de commande.
Les prix seront indiqués en euros HT et TTC. Ce catalogue sera mis à jour tous les 6 mois.
6.2. Gestion des devis
Les devis seront transmis uniquement à l’Etablissement en ayant fait la demande. Ils auront
une validité minimale de 30 jours.
Le Loueur sera force de conseils et de propositions vis-à-vis des interlocuteurs AFIPH qui le
sollicite.
6.3. Gestion des commandes
Après signature (voir point 2.5.), les commandes seront transmises au Loueur par chaque
Etablissement de l’AFIPH et centralisées par un interlocuteur unique chez le Loueur.
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Le Loueur devra préciser les interlocuteurs définis pour l’AFIPH et chacune de leurs missions:
Commercial, Attaché commercial, Gestionnaire de compte, Comptable, suivi des livraisons…
Les bons de commande comporteront a minima, les références du marché, les conditions
financières, l’identification du type véhicule (segment retenu, marque et modèle du
véhicule), la durée et le kilométrage souscrit, les équipements optionnels souhaités et les
accessoires, le lieu de mise à disposition et la date (ou a minima la semaine) prévisionnelle
de livraison.
Les délais de traitement des demandes de devis et des commandes AFIPH seront précisés
dans le mémoire technique et garantis par le Loueur.
Le Loueur s’engage à ne pas ré-impacter les hausses constructeurs entre la signature du bon
de commande et la livraison.
6.4. Livraison – Restitution
6.4.1. Livraison
Les véhicules seront livrés directement à l’Etablissement AFIPH concerné ou dans tout lieu
en Isère (garage, concession, agent) défini à la demande de l’AFIPH. Les véhicules seront
livrés avec l’équivalent de 15 euros de carburant dans le réservoir.
Le concessionnaire, agent ou garage, en charge de tout le suivi technique du véhicule, est
proposé par le Loueur et doit être validé par l’AFIPH, dans un rayon de 20 km maximum
autour de l’Etablissement.
Le Loueur gère le suivi de la livraison et tient informé l’Etablissement ayant passé commande
de son avancement ou de toute modification.
Le délai de livraison ne devra pas excéder 100 jours à partir de la réception de la commande
chez le Loueur.
6.4.2. Restitution
Les restitutions de véhicules seront effectuées et gérées sur un lieu défini par l’AFIPH
(établissement AFIPH ou concessionnaire le plus proche selon le choix de l’AFIPH).
La restitution sera systématiquement contradictoire avec photo-restitution. Un procès-
verbal matérialisera cette restitution. Dans un souci de transparence, un devis de remise en
état sera envoyé par le Loueur à l’Etablissement avant toute réparation pour contrôle et
validation de ces frais par l’AFIPH. En cas de désaccord, une contre-expertise pourra être
réalisée.
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Le Candidat devra détailler sa procédure de restitution actuelle et présenter les supports de
communication existants sur le sujet. L’AFIPH sera sensible à tout process privilégiant la
transparence des frais de restitution et le commun accord quant à leur fixation.
Le Loueur pourra proposer des conditions de tarifs spécifiques sur les facturations de frais de
remise en état (abattements, franchises, etc...) qu’il prendra soin de détailler. Ce critère sera
également pris en compte dans la sélection des candidats dans le cadre de la souplesse des
contrats et de l’amélioration des conditions commerciales.
6.5. Facturation
Toutes les factures et avoirs seront transmis directement à l’Etablissement ou au centre de
facturation concerné. Le Candidat devra prévoir qu’un même centre de facturation peut
avoir plusieurs centres de coûts. L’AFIPH communiquera au Loueur avant le début du
marché et à chaque modification les adresses des centres de facturation et les différents
centres de coûts possibles.
Une seule et même facture sera envoyée mensuellement à chaque centre de facturation
AFIPH en distinguant chaque centre de coût. Cette facture détaillera pour chaque véhicule
les montants des prestations de base et les montants des prestations optionnelles.
La facturation des fins de contrat fera apparaître de façon détaillée les divers composants :
kilomètres excédentaires ou non parcourus, frais de remise en état…
Une copie des factures sera disponible sur l’espace client.
Les factures seront payées par prélèvement à 45 jours nets.
Le Loueur s’engage à suivre l’AFIPH sur l’évolution de son process d’enregistrement et de
gestion des factures fournisseurs (factures dématérialisées, etc…).
6.6. Outils de communication, WEB et informatique
Outre la facturation, il est demandé de décrire les outils de reporting et de gestion proposés
par le Candidat et mis à disposition des conducteurs et des gestionnaires AFIPH. Le Loueur
devra fournir :
Un état de parc et reporting comprenant :
o le descriptif détaillé des prestations souscrites par contrat
o les alertes kilométriques (dépassement +/- 15%)
o le calcul du prix de revient par km remis à jour
o le taux appliqué
o les alertes contrôles techniques et entretien
o les alertes fin de contrat et renouvellement
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Un état des commandes et des livraisons en cours
Un état des facturations par centres de facturation, centres de coûts et natures de
dépenses
Un SLA (Service Level Agreement) comprenant :
o le nombre de devis réalisés et le délai moyen de réponse aux demandes de devis
o le nombre de commandes reçues et le délai d’envoi des Accusés de Réception de
Commandes (ARC)
o la performance livraison : delta entre les délais de livraison annoncés sur l’ARC et
les délais de livraison réels
Pour les options, si validées, un état :
de la facturation des pétroliers (cartes essences)
de la gestion des pneumatiques
des véhicules de remplacement
de la sinistralité si assurance souscrite
Les reportings seront envoyés mensuellement au gestionnaire des contrats de l’AFIPH
(Siège) pour la flotte totale AFIPH et à l’Etablissement pour les véhicules qui le concerne. Le
SLA sera envoyé trimestriellement au gestionnaire des contrats de l’AFIPH (Siège).
Un point de rencontre sera programmé trimestriellement avec le gestionnaire des contrats
de l’AFIPH (Siège) sur la gestion du parc AFIPH, ses évolutions et les prestations associées.
Le loueur sera force de conseils et de propositions vis-à-vis de l’AFIPH quant à la gestion de
ce marché.
6.7. Résiliation et modification du marché
6.7.1. Résiliation pour faute
L’AFIPH peut résilier le marché en cas de faute grave de son Titulaire sans que ce dernier
puisse prétendre à une indemnisation. Dans cette hypothèse, les locations en cours seront
menées à leur terme sauf décision contraire de l’AFIPH.
En cas de faute de l’AFIPH, le Loueur peut demander la résiliation du marché sans toutefois
remettre en cause les locations en cours.
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6.7.2. Résiliation pour cas d’évènement de force majeure
En cas d’évènement de force majeure rendant impossible l’exécution du marché, chacune
des parties pourra en demander la résiliation.
6.7.3. Avenant
En cas d’accord des parties, les prestations visées pourront être modifiées par voie
d’avenant en cours d’exécution du contrat dans la mesure où les modifications apportées ne
sont pas substantielles, ne changent pas l’objet du marché et ne bouleversent nullement
l’économie du marché. La rédaction et la signature de l’avenant ne devra pas faire l’objet
d’un surcoût.
7. CRITERES D’ANALYSE ET DE SELECTION DES CANDIDATURES
Seuls les prix figurant dans le BPU feront foi.
La réponse du Candidat sera évaluée en fonction de :
Conditions tarifaires Niveau de compétitivité des loyers totaux
mensuels, des TCO et des PRK*(Prix de revient
kilométrique) sur les véhicules à renouveler +
DQE
* le mode de calcul du PRK sera précisé dans
son mémoire technique
60%
Conditions contractuelles Qualité de l’offre du Candidat et adéquation
au cahier des charges de l’AFIPH
40%
Connaissance du marché
associatif et du médico-social
Aptitude à répondre aux spécificités de l’AFIPH
(références consultables)
Qualité et pertinence des
reporting proposés : outil de
gestion et suivi de parc,
gestion des pneumatiques,
suivi de la facturation…
Proposition technique de gestion du parc et
des outils existants en matière de reporting
des alertes….
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8. MODALITES DE REPONSE
Le dossier de consultation est téléchargeable sur le site Internet à l'adresse suivante :
http://dce.afiph.org
L’accès à ce site est libre et gratuit.
L'offre devra être rédigée en langue française.
Les documents, rédigés en langue étrangère, concernant les normes ou spécificités techniques
demandées devront être accompagnés d'une traduction en langue française.
8.1. Contenu de la candidature à respecter
La Candidat devra présenter :
Le présent Cahier Des Charges paraphé et signé
Le Bordereau de Prix Unitaires (B.P.U.) complété
Le Détail Quantitatif Estimatif (D.Q.E.) complété
Un mémoire comprenant :
o Une note technique sur les services adaptés à l’AFIPH
o Un schéma d’organisation de gestion de parc via le gestionnaire référent AFIPH
o Une description technique précise des véhicules proposés, jointe en annexe à l'offre
L’attestation sur l’honneur du respect de la législation fiscale et sociale
TOUT ENVOI INCOMPLET RELATIF A L'OFFRE SERA REJETE POUR IRREGULARITE
8.2. Délai de validité des offres
Le délai de validité des offres est fixé à 150 jours à compter de la date limite de remise des
offres.
8.3. Conditions d’envoi et de remise des offres
Les Candidats doivent remettre un dossier complet daté et signé par eux :
par courrier recommandé avec AR à l’adresse ci-dessous ou en main propre contre
récépissé,
ET
par mail. Le BPU et le DQE devront être envoyés sous format Excel modifiable.
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Adresse postale : Adresse mail :
AFIPH [email protected]
3 avenue Marie Reynoard
CS70003
38029 GRENOBLE CEDEX 2
La date limite de remise des offres est fixée au : 02 février 2018
9. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Les interlocuteurs principaux AFIPH pour le marché « Flotte automobile LLD » sont :
- Mme LEVY : Directrice Administrative et Financière
- Mme GRILLET : Acheteuse
Pour obtenir tout renseignement complémentaire qui leur sera nécessaire au cours de leur
étude, les Candidats pourront adresser leurs questions par mail à [email protected] au
plus tard le 19 janvier 2018.
Les réponses seront consultables par l’ensemble des candidats sur le site :
http://dce.afiph.org
10. ANNEXES
Annexe 1 : Bordereau des Prix Unitaires
Annexe 2 : Détail Quantitatif Estimatif
Annexe 3 : Parc véhicules AFIPH
Annexe 4 : Liste des véhicules en location longue durée
Annexe 5 : Sinistralité flotte globale AFIPH
Annexe 6 : Liste des sites AFIPH
Annexe 7 : Attestation sur l’honneur du respect de la législation fiscale et sociale