Renouvellement de la flotte automobile en Location … · o 5 Foyes d’héegement o 3 FAM, Foyers d’Accueil Médicalisé/Foyers de vie o 2 MAS, Maisons d’Accueil Spécialisée

© AFIPH – 3 avenue Marie Reynoard - CS 70003 - 38029 Grenoble Cedex 2 - Document confidentiel

CAHIER DES CHARGES

Appel d’offres

Renouvellement de la flotte automobile

en Location Longue Durée (LLD)

Référence document : 2017-12-07-001 CDC FLOTTE AUTO LLD-AFIPH

© AFIPH – CDC AO FLOTTE AUTO LLD - Document confidentiel AFIPH | 07/12/2017 | 2

SOMMAIRE

1. PRESENTATION DE L’AFIPH……………………………………………………………………………………… 3

2. MARCHE…………………………………………………………………………………………………………………. 3

3. DEFINITION DES BESOINS……………………………………………………………………………………….. 6

4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES………………………………………………………………………………… 8

5. SPECIFICATIONS ADMINISTRATIVES………………………………………………………………………… 17

6. LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION………………………………………………………………………….. 21

7. CRITERES D’ANALYSE ET DE SELECTION DES CANDIDATURES ……………………………….….25

8. MODALITES DE REPONSE………………………………………………………………………………………... 26

9. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES…………………………………………………………………. 27

10. ANNEXES…………………………………………………………………………………………………………………. 27


1. PRESENTATION DE L’AFIPH

L’AFIPH est une association départementale créée par des familles d’enfants handicapés et

dont la vocation est d’accueillir les personnes touchées par un handicap intellectuel, des

troubles autistiques, des pluri handicaps, et de créer et gérer des établissements adaptés à

leur vie et à leur épanouissement.

Elle est répartie sur 5 secteurs géographiques de l’Isère : Nord Isère, Isère Rhodanienne,

Centre Isère, Agglomération Grenobloise et Sud Isère.

Les chiffres clés de l’AFIPH :

2 700 usagers, enfants et adultes porteurs d’un handicap intellectuel

3 800 places en établissements et services

2 000 salariés soit 1750 ETP

7ème employeur de l’Isère

26 établissements et services répartis dans le département

100 sites en Isère

o 12 IME, Institut Médico-Éducatif et IME Polyhandicaps

o 6 ESAT/CAT

o 5 SAJ

o 5 Foyers d’hébergement

o 3 FAM, Foyers d’Accueil Médicalisé/Foyers de vie

o 2 MAS, Maisons d’Accueil Spécialisée

o Le SAVS, Service d’Accompagnement à la Vie Sociale

o Le SESSAD Professionnel SFPA (Service de Formations Professionnelles

Adaptées)

o Le Pôle « AFIPH – Emplois – Compétences »

2. MARCHÉ

2.1. Objet du Marché

Le marché a pour objet la fourniture de véhicules neufs en financement Location Longue

Durée (LLD) pour l’ensemble des sites de l’AFIPH.

Le Titulaire du marché sera également en charge de l’ensemble des prestations de services

associées telles que listées et définies au présent cahier des charges (CDC).

Par ailleurs, le Loueur sera amené à proposer séparément des options que l’AFIPH pourra

éventuellement retenir.

L’attente de l’AFIPH est double : optimiser l’utilisation de ses ressources en maintenant voire

en améliorant la qualité de service et réduire ses coûts à cahier des charges constant.


L’AFIPH sera ouverte à toute suggestion permettant d’améliorer la performance de sa

gestion, ainsi que le confort et la sécurité des personnes accueillies et de ses salariés.

2.2. Forme et procédure du marché

Un contrat cadre sera conclu avec le Candidat retenu pour l’ensemble des véhicules AFIPH

en renouvellement. La prestation fera l’objet d’un marché à bons de commande.

2.3. Durée du marché

Le présent marché est conclu pour une durée de 4 ans à compter du 05 juin 2018 et jusqu’au

04 juin 2022 inclus. Il est dénonciable à chaque date anniversaire avec un préavis de 3 mois

par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).

Cette durée correspond à la durée pendant laquelle les bons de commandes pourront être

émis.

2.4. Durée d’exécution des commandes

Les bons de commande pourront avoir une durée d’exécution comprise entre 48 et 72 mois,

la durée d’exécution des bons de commande correspondant à la durée de location des

véhicules.

2.5. Autorités compétentes

Le Siège de l’AFIPH établit la consultation, signe le contrat et valide les catalogues proposés

par le Loueur. Il est le garant des conditions souscrites.

Les Etablissements passent leurs commandes auprès du Loueur selon les conditions

contractuelles. La signature et l’émission des bons de commande ne pourront émaner que

de l’autorité exécutive de l’AFIPH ou de toute personne bénéficiant d’une délégation

régulière.

Les commandes dites « catalogue » devront être signées par l’autorité exécutive de

l’AFIPH compétente en Etablissement ou de toute personne bénéficiant d’une

délégation régulière.

Les commandes dites « hors catalogue » devront être signées impérativement par

l’autorité exécutive du Siège de l’AFIPH.

L’AFIPH portera à la connaissance du Titulaire du marché, en début de contrat et après toute

modification éventuelle, la liste des personnes susceptibles d’émettre et de signer les bons

de commande.


Les Etablissements auront des correspondants identifiés et réactifs chez le Loueur pour la

gestion au quotidien (remontées d’informations sur le kilométrage des véhicules,

modifications éventuelles des couples durée/km pré-établis…) avec arbitrage possible par le

Siège. Les Etablissements réceptionnent les véhicules et les restituent.

2.6. Pièces constitutives du marché

Les pièces constitutives du marché seront les suivantes, par ordre de priorité :

Le Contrat

Le présent Cahier Des Charges (C.D.C.)

Le Bordereau des Prix Unitaires (B.P.U.)

Le Détail Quantitatif Estimatif (D.Q.E.)

Un mémoire du titulaire comprenant : une note technique sur les services adaptés à

l’AFIPH, le schéma d’organisation de gestion du parc via le gestionnaire référent

AFIPH et la description technique précise des véhicules proposés jointe en annexe à

l'offre.

L’attestation sur l’honneur du respect de la législation fiscale et sociale

Tous les documents doivent être signés par les deux parties.

Offre financière

Elle devra être présentée impérativement dans le tableau dit «BPU» (Bordereau des Prix

Unitaires) joint en annexe et sera complétée par le « DQE » (Détail Quantitatif Estimatif). Les

offres seront jugées sur leur pertinence économique et qualitative mais aussi sur leur

transparence.

Les informations ou techniques confidentielles de chaque Candidat ne seront en aucun cas

divulguées aux autres Candidats concurrents.

Note technique des candidats sur les services proposés à l’AFIPH :

Il est demandé de répondre aux points abordés dans ce CDC, que ce soit sur l’aspect

économique mais aussi qualitatif. Le candidat devra apporter son expertise sur ce

type de parc et les produits de financement dont les conditions contractuelles sont le

plus en adéquation avec les besoins de l’AFIPH.

Cette note présente un parti pris général de traitement des renouvellements via le

produit le mieux adapté aux besoins de l’AFIPH tout en répondant aux clauses

intangibles de ce CDC. Elle propose si possible des points d’amélioration spécifiques à

l’AFIPH.

Cette note a aussi pour objectif de mieux connaitre l’entreprise candidate :

o Présentation générale de l’entreprise et de ses chiffres clés sur les trois

dernières années, tels que : son chiffre d’affaires (bilans et compte de résultats

seront joints en annexes), son parc de véhicules gérés, etc…


o Les normes qualité et de développement durable que l’entreprise candidate

respecte (certification, date)

o L’approche du Candidat quant aux relations avec la clientèle et les références

de prestations similaires en termes de financement en location longue durée

pour des structures associatives de taille et de typologie de véhicules

similaires à celles de l’AFIPH, association non assujettie à la taxe

professionnelle et ne bénéficiant pas d’un dispositif de récupération de TVA

(valable pour tous les établissements AFIPH sauf pour les activités

commerciales des ESAT)

o Toute autre information utile à l’AFIPH

Schéma d’organisation de gestion de parc

Détail des divers process de gestion pouvant intervenir tout au long de la vie d’un

contrat (devis, commande, livraison, avenant, restitution, litige, reporting, etc…) en

prenant en compte la présence des gestionnaires internes de la flotte auto AFIPH.

Proposition d’une méthode de travail, de communication et d’échange avec

l’acheteur AFIPH en charge du marché,

Composition de l’équipe qui travaillera sur le compte AFIPH à chaque étape du

contrat.

3. DÉFINITION DES BESOINS

3.1. Parc total actuel

Le parc AFIPH compte à ce jour 477 véhicules dont 269 véhicules automobiles en location longue durée chez le Loueur actuel. 254 véhicules LLD sont des véhicules particuliers, équipés pour certains en TPMR, et 15 véhicules sont des utilitaires. Les marques présentes sont les suivantes : Renault, Peugeot, Citroën, Nissan et Ford. 92,5% des véhicules AFIPH du parc auto LLD fonctionnent au diesel contre 7,5% à l’essence.


3.2. Parc à renouveler

A titre indicatif, sur les quatre années à venir, les contrats de location arrivent à échéance de

la façon suivante :

D’ici le début du contrat = 41 véhicules

Juin 2018 à mai 2019 = 63 véhicules




Le nombre de véhicules à renouveler annuellement correspondra au nombre de contrats

arrivant à échéance à plus ou moins 30 %.

La liste indicative des véhicules en location longue durée est annexée au présent CDC.


4. SPECIFICATIONS TECHNIQUES

4.1. Les véhicules

Le Candidat présentera, pour chaque segment, les véhicules les mieux adaptés aux besoins

de l’AFIPH avec les « plus » et les « moins ». Une fiche technique sera fournie pour chaque

modèle de véhicule proposé.

Le Candidat présentera la finition la plus économique. La peinture du véhicule sera blanche

sauf demande spécifique à valider par la Direction.

Le Loueur sera à même de proposer régulièrement des modèles qui pourraient se substituer

à ceux loués dans des conditions au moins aussi attractives que celles en place.

Le catalogue sera revu tous les 6 mois afin de bénéficier des évolutions techniques et des

meilleurs tarifs négociés par le Loueur auprès des constructeurs.

4.1.1. Les marques

Le Candidat proposera 3 marques maximum tous segments confondus hors véhicules électriques ou hybrides (ou hybrides rechargeables). Les marques retenues par le Candidat seront celles les plus représentées en termes de proximité géographique des garages, concessions ou agents dans un rayon de 20 km maximum autour de l’ensemble des sites AFIPH.

Aucune contrainte liée à la marque n’est imposée pour les véhicules hybrides ou électriques.

L’AFIPH souhaite qu’un véhicule hybride et un véhicule électrique soit proposé si possible

pour chacun des segments.

Le Candidat pourra donc proposer au maximum 5 véhicules par segment (sauf segment

« petites citadines ») :

3 véhicules diesel ou essence dont les marques sont communes à tous les segments

(sauf segment « petites citadines »)

Si possible, 1 véhicule « hybride » (ou hybride rechargeable) sans contrainte liée à la

marque proposée par le Candidat

Si possible, 1 véhicule « électrique » sans contrainte liée à la marque proposée par le

Candidat

Le Candidat listera les concessionnaires partenaires sur la ou les marques proposées.

Le Loueur se chargera de la mise en relation entre chaque Etablissement et le garage agréé

proposé, notamment pour les entretiens des véhicules.


4.1.2. La motorisation et l’énergie

Le choix des finitions dans l’offre de prix tiendra compte des modèles ayant une contribution

positive à la protection de l’environnement :

Motorisations les moins énergivores

Emission de CO2 les moins élevées possibles dans son segment

L’AFIPH est ouverte à toute proposition de véhicules électriques ou hybrides sur chacun de ses segments.

En phase « gestion de parc », une veille sera tenue afin d’informer l’AFIPH des évolutions et

des opportunités dans ce domaine.

4.1.3. Les véhicules particuliers

Segment petites citadines électriques ou hybrides : type Zoé…

Motorisation Electrique, hybride ou hybride rechargeable

70 à 90Ch ou équivalent

Portes 5

Places 5

Equipements de confort

Climatisation

Autoradio

Vitres électriques avant

Accessoires Kit de sécurité (triangle, gilet)

Roue de secours

Options à chiffrer Radar de recul

GPS

Système bombe anti-crevaison


Segment citadines : type Clio, 208, C3, Yaris ou équivalent

Motorisation Diesel, essence, électrique, hybride ou hybride rechargeable


Portes 5

Places 5


Climatisation

Autoradio



Roue de secours


GPS


Segment citadines « business » : type Clio, 208, C3, Yaris ou équivalent



Portes 5

Places 5


Climatisation

Autoradio


GPS

Bluetooth

Régulateur de vitesse


Roue de secours




Segment Ludospace ou Combi 5 places : type Berlingo, Kangoo, Partner ou équivalent



Portes 5

Places 5 - Aménagement possible 7 places


Climatisation

Autoradio



Roue de secours


GPS


Segment Combi 9 places : type Trafic, Jumpy, Expert, Master, Jumper, Boxer, ou équivalent


Min 90 à 115 Ch ou équivalent

Portes 5

Places 8/9


Climatisation

Autoradio


Radar de recul

Marchepied électrique


Roue de secours

Option à chiffrer Barres d’appui

GPS



4.1.4. Les véhicules utilitaires

Segment véhicule utilitaire : Expert, Boxer, Jumper, Jumpy, ou équivalent


Min 90 à 115 Ch ou équivalent

Portes 4 (1 latérale + 1 arrière)

Places 2/3


Climatisation

Autoradio


Radar de recul

Habillage intérieur bois complet


Roue de secours

Option à chiffrer Système bombe anti-crevaison

Le loueur informera immédiatement et en toute transparence le Siège et les Etablissements

de l’évolution des modèles.

4.2. Couples durée / kilométrage

Dans l’offre de prix, il est demandé de faire des cotations sur 4 types de couples durée/km

en fonction des segments et du type d’énergie :

30 mois/30 000km

48 mois/60 000km

60 mois/60 000km

72 mois/50 000km

La durée ne débute qu’à la livraison effective du véhicule en ordre de marche sur le site

choisi par l’AFIPH.


4.3. Les prestations de base

4.3.1. Immatriculation

Les démarches et frais relatifs à l’immatriculation des véhicules sont à la charge du titulaire

du marché qui devra les inclure dans son offre de prix. Ils seront donc inclus dans le loyer

financier.

Une copie du certificat d’immatriculation indiquant « certifié conforme » sera adressée à

l’AFIPH (l’original étant conservé par le Loueur).

En cas de vol, l’AFIPH s’engage à faire une déclaration auprès des autorités de police.

4.3.2. Entretien

L’entretien inclut :

L’entretien préventif, c’est-à-dire :

o toutes les opérations de maintenance et de révisions prévues notamment dans le

carnet d’entretien du constructeur et nécessaires au bon fonctionnement et à la

sécurité du véhicule (vidanges, contrôles et révisions périodiques, remplacement

des disques et plaquettes de frein, des balais d’essuie-glace et des ampoules,

contrôle des niveaux, etc…)

o les appoints d’huile, etc… entre deux révisions

o les contrôles règlementaires : contrôle technique, contrôle anti-pollution, etc…

La fourniture des pièces détachées et des ingrédients (huile, lubrifiants, liquides de

frein et de refroidissement, etc…) sera inclue pour chacune de ces prestations.

L’entretien curatif, c’est-à-dire le remplacement des pièces d’usure (réparations

mécaniques, électroniques, hydrauliques) nécessaires au bon fonctionnement et à la

sécurité du véhicule, à l’exception des pneumatiques.

Les réparations mécaniques et le remplacement de tout organe mécanique

défectueux et ce durant toute la durée du contrat.

Le Candidat décrira dans le détail sa prestation d’entretien. Il précisera, le cas échéant, les

éventuelles exclusions.


4.3.3. Stickage

Les véhicules pourront être stickés puis déstickés du logo AFIPH par le Loueur sans frais. Les

logos seront fournis par l’AFIPH au Loueur qui les transmettra au concessionnaire, garage ou

agent afin que les véhicules soient livrés stickés.

4.3.4. Eco-pastilles type vignettes « CRIT’Air »

Le Loueur prendra à sa charge sans refacturation la commande et la mise à disposition de la

vignette « CRIT’Air ». La vignette devra être apposée sur le pare-brise du véhicule livré ou

envoyée directement à l’Etablissement qui a commandé le véhicule.

4.4. Les prestations optionnelles

Les prestations optionnelles que le candidat est tenu de proposer dans son offre seront

examinées et notées. L’AFIPH pourra retenir une ou plusieurs de ces prestations

optionnelles, en sus de la solution de base, lors du contrat global ou au moment de

l’émission des bons de commandes selon les options. Si elles sont retenues, la ou les options

considérée(s) sera(ont) mise(s) en œuvre lors de l’exécution du contrat, dans les conditions

et modalités prévues au présent CDC.

4.4.1. Cartes carburant

Le Titulaire du marché devra être en mesure d’assurer la fourniture de cartes carburant. Il lui

sera demandé de spécifier le type de carte proposé, le nom des fournisseurs en carburant et

toutes les options éventuelles pouvant être activées.

Le Candidat fournira une localisation des stations d’approvisionnement de la région Rhône-

Alpes. Chaque site AFIPH devra se situer à une distance inférieure ou égale à 5km de la

station la plus proche liée aux cartes carburant proposées par le Loueur.

Le Candidat indiquera les frais de gestion de cette prestation ainsi que la possibilité de cumul

de plusieurs cartes sans frais (exemple pour un même véhicule : une carte TOTAL et une

carte SHELL, ou autre…).

Le Candidat indiquera les modalités de facturation du prix du litre de carburant : remise sur

le prix du litre de carburant, coût moyen, etc…


4.4.2. Gestion des pneumatiques

Le Candidat proposera si possible et par défaut pour toute nouvelle commande de véhicule

un jeu complet de 4 pneus 4 saisons, sauf spécifications particulières de l’Etablissement. Les

véhicules seront livrés avec les pneus souhaités au bon de commande montés. Les

conditions de renouvellement des pneumatiques choisis devront être précisées :

changement tous les X kms, nombre de train de pneus par contrat, etc... Le nombre et la

typologie de pneus prévus à la commande devra être ajustable en cours de location en cas

de besoin.

Le remplacement des pneumatiques se fera de préférence sur un site AFIPH.

Le Titulaire du marché pourra assurer la fourniture des pneumatiques de rechange en cas

d’usure, les réparations ou le changement de pneumatiques par suite de crevaison.

Lors des changements de pneumatiques, seront couverts les frais résultant : du

remplacement des pneumatiques, de la dépose, de la repose et de l’équilibrage. Le

changement des pneumatiques sera effectué à l'initiative de l’AFIPH lorsque leur état

d’usure le nécessitera, conformément à la législation en vigueur, et sous sa propre

responsabilité.

Le Candidat devra détailler dans son mémoire technique ses modalités d’intervention et

préciser les éventuelles exclusions. Il différenciera, dans le BPU, le coût des pneumatiques et

celui de la prestation.

Le Loueur proposera également le gardiennage des pneus pendant leur période de non

utilisation (cas des pneumatiques été/hiver).

4.4.3. Véhicules de remplacement

Le Candidat prévoira un véhicule de remplacement de catégorie équivalente via le

concessionnaire de la marque qui sera mis à disposition en cas de panne, accident ou vol ou

toute autre immobilisation du véhicule. Cette mise à disposition prendra effet sans franchise

de temps de réparation ou d’immobilisation, ni franchise de kilométrage par rapport au lieu

d’affectation du véhicule. La mise à disposition devra être effective le temps de

l’immobilisation.

Le Titulaire du marché devra détailler dans son mémoire technique ses modalités

d’intervention et préciser les éventuelles exclusions.


Le Titulaire du marché indiquera dans son offre le nombre de kilomètres journaliers inclus

dans la prestation.

4.4.4. Assurance

Dans le cadre de cette prestation, les véhicules loués seront assurés par le Titulaire du

marché. Le Candidat fera une proposition de prix pour assurer les véhicules qu’il aura en

location et pour les véhicules de l’ensemble de la flotte AFIPH selon l’annexe 3 « Parc

véhicules AFIPH ».

Le Loueur devra prévoir une assurance « tous risques » pour des déplacements personnels

et professionnels et couvrir tous les conducteurs de l’AFIPH. Les véhicules devront être

assurés pour tous les déplacements sur le territoire national et européen.

Garanties attendues :

Responsabilité Civile

Incendie / Vol

Bris de Glace

Indemnités de résiliation leasing/garantie perte financière

Véhicules de remplacement

Effets personnels : auto-radio, accessoires…

Garantie du conducteur

Défense recours

Protection juridique

Assistance

Dommages tous accidents

Catastrophes naturelles

Le Candidat indiquera dans son offre la prime d’assurance par véhicule pour des prestations

couplées à une franchise de 220€TTC et sans franchise pour le bris de glace. Il précisera les

éventuels frais de gestion ou tout autre coût associé à cette prestation.

Le Candidat devra joindre à son offre les conditions générales et particulières de la

compagnie d’assurance avec laquelle il entend travailler.

Il indiquera dans sa réponse si les primes d’assurance par véhicule restent fixes sur toute la

durée de location du véhicule ou si elles sont susceptibles d’évoluer. Le cas échéant, le ou les

critères lui servant à déterminer cette évolution seront précisés et détaillés.

Le Titulaire fournira à l’AFIPH, avant la livraison des véhicules, l’original de la police

d’assurance certifiant que les risques ci-dessus énumérés sont couverts.


La prestation « assurance » sera déconnectée du reste du marché afin que l’AFIPH puisse, si

elle le souhaite, cesser cette option pour l’ensemble de son parc dont l’assurance a été

confiée au Loueur, chaque année à date anniversaire du contrat.

Le Candidat précisera le coût de la perte financière seule, hors assurance, au cas où l’AFIPH

ne souhaiterait conserver que l’option « perte financière » auprès du Loueur et ne pas

garder l’option « assurance ».

5. SPECIFICATIONS ADMINISTRATIVES

5.1. Conditions tarifaires

5.1.1. Détermination du prix du loyer

Le loyer est composé du loyer financier et des redevances dues au titre des différentes

prestations associées.

5.1.1.1. Le loyer financier

Le loyer financier est déterminé par les quatre variables suivantes : l’investissement, le taux

de financement, la valeur de fin de contrat et la durée de location.

L’investissement

L’investissement devra impérativement comprendre les éléments suivants :

Le prix catalogue du véhicule, les options éventuelles ou accessoires

Tous les frais relatifs à l’immatriculation (certificat d’immatriculation, malus éventuel,

etc…)

Tous les frais de mise à la route (carburant, frais de transport et de préparation, etc…)

Le taux de financement

Ce taux tiendra compte du ou des taux de financement utilisés par le candidat et de sa

marge. Le Candidat devra indiquer dans sa réponse le ou les taux de référence lui servant à

déterminer le taux de financement applicable aux loyers, ainsi que le site internet

permettant de suivre la publication de ces taux.

La valeur de fin de contrat (ou valeur résiduelle)

C’est une anticipation faite par le candidat de la valeur du véhicule à l’issue de la durée de

location. Elle sera déterminée en fonction de la durée et du kilométrage du véhicule en

tenant compte des prix de marché et de l’expertise du candidat en matière de revente de


véhicules d’occasion. Elle devra être mentionnée en € et en % du prix catalogue pour chaque

véhicule et chaque contrat.

La durée de la location

Il s’agit de la durée pour laquelle seront loués les véhicules. Elle sera mentionnée au BPU et

commencera à courir à compter de la date de livraison du véhicule.

5.1.1.2. Redevance des prestations associées

Les prestations facturées au forfait

Chacune des prestations suivantes sera facturée via un montant de loyer forfaitaire, en

contrepartie duquel le Titulaire prendra en charge toutes les opérations décrites au CDC :

Entretien

Frais de gestion de parc

Si options retenues :

Carte carburant

Gestion des pneumatiques

Assurance

Perte financière

Le forfait sera déterminé en tenant compte de la marque, du modèle, de la motorisation,

des équipements et de la fiscalité du véhicule présenté au BPU.

Les prestations facturées au réel

Les opérations optionnelles suivantes feront l’objet d’une facturation spécifique :

La prestation carburant :

o Le titulaire précisera au BPU les frais de gestion qu’il entend facturer au titre

de la prestation (forfait).

o Les dépenses engagées via les cartes carburant seront facturées au réel.

Le véhicule de remplacement sera facturé au réel compte tenu du nombre de jours

consommés.

5.1.2. Actualisation des prix du loyer

Le loyer financier pourra être actualisé à l’occasion de chaque commande émise pendant la

durée de validité du marché. L’actualisation se fera uniquement sur les composantes

variables de l’investissement, exogènes à l’offre du candidat, et uniquement s’il est constaté

une variation – à la hausse ou à la baisse – de l’une ou l’autre des variables.


Le loyer restera ferme et définitif à compter de la commande du véhicule et pour toute la

durée de location, sauf modification fiscale ou règlementaire.

Le Loueur informera immédiatement et en toute transparence l’AFIPH des évolutions de

loyer financier (modification de taux), de coût catalogue et de l’évolution des modèles. Il

sera à même de proposer régulièrement des modèles qui pourraient se substituer à ceux

loués dans des conditions au moins aussi attractives que celles en place.

5.2. Clause de sauvegarde

L’AFIPH se réserve la possibilité contractuelle de résilier le marché sans indemnité si

l’évolution des prix conduit à une augmentation supérieure à la hausse calculée à partir de

l’indice INSEE des prix à la consommation « achats de véhicules » sur une même période, à

compter du mois zéro.

5.3. Pénalités de retard

En cas de non-respect des délais de livraison indiqués dans chaque commande, le Loueur se

verra appliquer une pénalité de retard de livraison de 75 euros par jour calendaire et par

véhicule. Cette clause sera suspendue si le Loueur met à disposition un véhicule de

remplacement équivalent.

5.4. Clauses contractuelles

Les contrats doivent permettre une souplesse et une transparence optimale.

5.4.1. Transparence

Toutes les conditions particulières remises à l’AFIPH devront faire figurer dans l’offre puis

dans le contrat du Loueur : la remise appliquée (y compris pour les véhicules exceptionnels

négociés auprès de constructeurs n’ayant pas de protocole avec l’AFIPH), le taux de

financement et la valeur résiduelle du véhicule en fin de contrat.

5.4.2. Souplesse

A l’issue des 12 premiers mois du contrat d’un véhicule, il sera possible d’adapter sa durée et

son kilométrage, à tout moment, à la demande de l’AFIPH. Les conditions de réajustement

seront connues et identiques (remise, taux de financement, valeurs résiduelles) aux

conditions qui auraient été appliquées si le contrat avait été souscrit dès son origine avec la

durée et le kilométrage finaux.


Les réajustements pourront s’effectuer jusqu’à la date de restitution du véhicule et seront

automatiques à la clôture du contrat avant facturation. Le Loueur ne facturera pas de frais

d’avenant.

5.4.3. Sorties par anticipation

Les interruptions de contrat se feront sur la base du capital restant dû (les règles

d’amortissement du Loueur doivent être formellement explicitées à l’AFIPH) moins la valeur

vénale, différence à laquelle sera rajoutée une pénalité à proposer par le fournisseur.

Lorsque le contrat a dépassé 12 mois, il n’y aura pas de pénalité d’interruption anticipée

mais application d’une grille de flexibilité qui doit être en phase avec les paramètres initiaux

(remise, taux et valeurs résiduelles).

5.4.4. Fins de contrat et prolongations

En cas de besoin, tout contrat pourra être prolongé et réajusté en conséquence avec un

loyer à la baisse (à kilométrage constant) selon les conditions de remise, taux et valeurs

résiduelles négociés à l’origine du contrat par l’AFIPH.

Lorsque le contrat est échu et que le véhicule reste en location (prolongation automatique

sans avenant), les prestations d’entretien et les options souscrites sont maintenues.

5.4.5. Franchise kilométrique

Systématiquement, une franchise de 5 000 kms est appliquée (en plus ou en moins). Au-delà

de cette tolérance, les modalités de remboursement en cas de sous-roulage, et de

facturation complémentaire en cas de sur-roulage, seront à préciser dans l’offre du titulaire

(Juste consommé - Franchise = ma consommation facturée).

5.4.6. Rachat du véhicule en fin de contrat

Le Candidat indiquera explicitement la possibilité de rachat par l’AFIPH d’un véhicule en fin

de contrat et les conditions de ce rachat. Il indiquera la date à partir de laquelle ce chiffrage

est possible.

5.4.7. Clause de respect de la législation fiscale et sociale

La Candidat s’engage à être en règle avec la législation fiscale et sociale en vigueur. Il

retournera à l’AFIPH l’attestation jointe en annexe 7 complétée et signée avec le reste du

dossier de candidature.


5.4.8. Clause de confidentialité

Les parties s’engagent à considérer comme confidentiel ce cahier des charges et tous les

documents annexés. Les parties s’interdisent en conséquence de les divulguer à des tiers

sans l’accord préalable et écrit de la partie concernée.

6. LOGISTIQUE ET ADMINISTRATION

6.1. Catalogue

Le Loueur mettra à disposition de l’AFIPH un catalogue des véhicules qu’il propose. Ce catalogue

mentionnera pour chaque véhicule proposé par le Loueur :

le segment du véhicule et le nombre de places,

le couple durée/km,

la marque et le type de véhicule,

l’énergie et la motorisation,

le prix public et le prix remisé, comprenant les options de base et accessoires obligatoires,

le taux financier (%),

la valeur résiduelle,

le loyer financier mensuel,

le forfait entretien,

les frais de gestion,

le loyer total mensuel,

le TCO et l’évolution du TCO par rapport à la période précédente,

le délai moyen de livraison à réception de commande.

Les prix seront indiqués en euros HT et TTC. Ce catalogue sera mis à jour tous les 6 mois.

6.2. Gestion des devis

Les devis seront transmis uniquement à l’Etablissement en ayant fait la demande. Ils auront

une validité minimale de 30 jours.

Le Loueur sera force de conseils et de propositions vis-à-vis des interlocuteurs AFIPH qui le

sollicite.

6.3. Gestion des commandes

Après signature (voir point 2.5.), les commandes seront transmises au Loueur par chaque

Etablissement de l’AFIPH et centralisées par un interlocuteur unique chez le Loueur.


Le Loueur devra préciser les interlocuteurs définis pour l’AFIPH et chacune de leurs missions:

Commercial, Attaché commercial, Gestionnaire de compte, Comptable, suivi des livraisons…

Les bons de commande comporteront a minima, les références du marché, les conditions

financières, l’identification du type véhicule (segment retenu, marque et modèle du

véhicule), la durée et le kilométrage souscrit, les équipements optionnels souhaités et les

accessoires, le lieu de mise à disposition et la date (ou a minima la semaine) prévisionnelle

de livraison.

Les délais de traitement des demandes de devis et des commandes AFIPH seront précisés

dans le mémoire technique et garantis par le Loueur.

Le Loueur s’engage à ne pas ré-impacter les hausses constructeurs entre la signature du bon

de commande et la livraison.

6.4. Livraison – Restitution

6.4.1. Livraison

Les véhicules seront livrés directement à l’Etablissement AFIPH concerné ou dans tout lieu

en Isère (garage, concession, agent) défini à la demande de l’AFIPH. Les véhicules seront

livrés avec l’équivalent de 15 euros de carburant dans le réservoir.

Le concessionnaire, agent ou garage, en charge de tout le suivi technique du véhicule, est

proposé par le Loueur et doit être validé par l’AFIPH, dans un rayon de 20 km maximum

autour de l’Etablissement.

Le Loueur gère le suivi de la livraison et tient informé l’Etablissement ayant passé commande

de son avancement ou de toute modification.

Le délai de livraison ne devra pas excéder 100 jours à partir de la réception de la commande

chez le Loueur.

6.4.2. Restitution

Les restitutions de véhicules seront effectuées et gérées sur un lieu défini par l’AFIPH

(établissement AFIPH ou concessionnaire le plus proche selon le choix de l’AFIPH).

La restitution sera systématiquement contradictoire avec photo-restitution. Un procès-

verbal matérialisera cette restitution. Dans un souci de transparence, un devis de remise en

état sera envoyé par le Loueur à l’Etablissement avant toute réparation pour contrôle et

validation de ces frais par l’AFIPH. En cas de désaccord, une contre-expertise pourra être

réalisée.


Le Candidat devra détailler sa procédure de restitution actuelle et présenter les supports de

communication existants sur le sujet. L’AFIPH sera sensible à tout process privilégiant la

transparence des frais de restitution et le commun accord quant à leur fixation.

Le Loueur pourra proposer des conditions de tarifs spécifiques sur les facturations de frais de

remise en état (abattements, franchises, etc...) qu’il prendra soin de détailler. Ce critère sera

également pris en compte dans la sélection des candidats dans le cadre de la souplesse des

contrats et de l’amélioration des conditions commerciales.

6.5. Facturation

Toutes les factures et avoirs seront transmis directement à l’Etablissement ou au centre de

facturation concerné. Le Candidat devra prévoir qu’un même centre de facturation peut

avoir plusieurs centres de coûts. L’AFIPH communiquera au Loueur avant le début du

marché et à chaque modification les adresses des centres de facturation et les différents

centres de coûts possibles.

Une seule et même facture sera envoyée mensuellement à chaque centre de facturation

AFIPH en distinguant chaque centre de coût. Cette facture détaillera pour chaque véhicule

les montants des prestations de base et les montants des prestations optionnelles.

La facturation des fins de contrat fera apparaître de façon détaillée les divers composants :

kilomètres excédentaires ou non parcourus, frais de remise en état…

Une copie des factures sera disponible sur l’espace client.

Les factures seront payées par prélèvement à 45 jours nets.

Le Loueur s’engage à suivre l’AFIPH sur l’évolution de son process d’enregistrement et de

gestion des factures fournisseurs (factures dématérialisées, etc…).

6.6. Outils de communication, WEB et informatique

Outre la facturation, il est demandé de décrire les outils de reporting et de gestion proposés

par le Candidat et mis à disposition des conducteurs et des gestionnaires AFIPH. Le Loueur

devra fournir :

Un état de parc et reporting comprenant :

o le descriptif détaillé des prestations souscrites par contrat

o les alertes kilométriques (dépassement +/- 15%)

o le calcul du prix de revient par km remis à jour

o le taux appliqué

o les alertes contrôles techniques et entretien

o les alertes fin de contrat et renouvellement


Un état des commandes et des livraisons en cours

Un état des facturations par centres de facturation, centres de coûts et natures de

dépenses

Un SLA (Service Level Agreement) comprenant :

o le nombre de devis réalisés et le délai moyen de réponse aux demandes de devis

o le nombre de commandes reçues et le délai d’envoi des Accusés de Réception de

Commandes (ARC)

o la performance livraison : delta entre les délais de livraison annoncés sur l’ARC et

les délais de livraison réels

Pour les options, si validées, un état :

de la facturation des pétroliers (cartes essences)

de la gestion des pneumatiques

des véhicules de remplacement

de la sinistralité si assurance souscrite

Les reportings seront envoyés mensuellement au gestionnaire des contrats de l’AFIPH

(Siège) pour la flotte totale AFIPH et à l’Etablissement pour les véhicules qui le concerne. Le

SLA sera envoyé trimestriellement au gestionnaire des contrats de l’AFIPH (Siège).

Un point de rencontre sera programmé trimestriellement avec le gestionnaire des contrats

de l’AFIPH (Siège) sur la gestion du parc AFIPH, ses évolutions et les prestations associées.

Le loueur sera force de conseils et de propositions vis-à-vis de l’AFIPH quant à la gestion de

ce marché.

6.7. Résiliation et modification du marché

6.7.1. Résiliation pour faute

L’AFIPH peut résilier le marché en cas de faute grave de son Titulaire sans que ce dernier

puisse prétendre à une indemnisation. Dans cette hypothèse, les locations en cours seront

menées à leur terme sauf décision contraire de l’AFIPH.

En cas de faute de l’AFIPH, le Loueur peut demander la résiliation du marché sans toutefois

remettre en cause les locations en cours.


6.7.2. Résiliation pour cas d’évènement de force majeure

En cas d’évènement de force majeure rendant impossible l’exécution du marché, chacune

des parties pourra en demander la résiliation.

6.7.3. Avenant

En cas d’accord des parties, les prestations visées pourront être modifiées par voie

d’avenant en cours d’exécution du contrat dans la mesure où les modifications apportées ne

sont pas substantielles, ne changent pas l’objet du marché et ne bouleversent nullement

l’économie du marché. La rédaction et la signature de l’avenant ne devra pas faire l’objet

d’un surcoût.

7. CRITERES D’ANALYSE ET DE SELECTION DES CANDIDATURES

Seuls les prix figurant dans le BPU feront foi.

La réponse du Candidat sera évaluée en fonction de :

Conditions tarifaires Niveau de compétitivité des loyers totaux

mensuels, des TCO et des PRK*(Prix de revient

kilométrique) sur les véhicules à renouveler +

DQE

* le mode de calcul du PRK sera précisé dans

son mémoire technique

60%

Conditions contractuelles Qualité de l’offre du Candidat et adéquation

au cahier des charges de l’AFIPH

40%

Connaissance du marché

associatif et du médico-social

Aptitude à répondre aux spécificités de l’AFIPH

(références consultables)

Qualité et pertinence des

reporting proposés : outil de

gestion et suivi de parc,

gestion des pneumatiques,

suivi de la facturation…

Proposition technique de gestion du parc et

des outils existants en matière de reporting

des alertes….


8. MODALITES DE REPONSE

Le dossier de consultation est téléchargeable sur le site Internet à l'adresse suivante :

http://dce.afiph.org

L’accès à ce site est libre et gratuit.

L'offre devra être rédigée en langue française.

Les documents, rédigés en langue étrangère, concernant les normes ou spécificités techniques

demandées devront être accompagnés d'une traduction en langue française.

8.1. Contenu de la candidature à respecter

La Candidat devra présenter :

Le présent Cahier Des Charges paraphé et signé

Le Bordereau de Prix Unitaires (B.P.U.) complété

Le Détail Quantitatif Estimatif (D.Q.E.) complété

Un mémoire comprenant :

o Une note technique sur les services adaptés à l’AFIPH

o Un schéma d’organisation de gestion de parc via le gestionnaire référent AFIPH

o Une description technique précise des véhicules proposés, jointe en annexe à l'offre

L’attestation sur l’honneur du respect de la législation fiscale et sociale

TOUT ENVOI INCOMPLET RELATIF A L'OFFRE SERA REJETE POUR IRREGULARITE

8.2. Délai de validité des offres

Le délai de validité des offres est fixé à 150 jours à compter de la date limite de remise des

offres.

8.3. Conditions d’envoi et de remise des offres

Les Candidats doivent remettre un dossier complet daté et signé par eux :

par courrier recommandé avec AR à l’adresse ci-dessous ou en main propre contre

récépissé,

ET

par mail. Le BPU et le DQE devront être envoyés sous format Excel modifiable.

http://dce.afiph.org/


Adresse postale : Adresse mail :

AFIPH [email protected]

3 avenue Marie Reynoard

CS70003

38029 GRENOBLE CEDEX 2

La date limite de remise des offres est fixée au : 02 février 2018

9. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES

Les interlocuteurs principaux AFIPH pour le marché « Flotte automobile LLD » sont :

- Mme LEVY : Directrice Administrative et Financière

- Mme GRILLET : Acheteuse

Pour obtenir tout renseignement complémentaire qui leur sera nécessaire au cours de leur

étude, les Candidats pourront adresser leurs questions par mail à [email protected] au

plus tard le 19 janvier 2018.

Les réponses seront consultables par l’ensemble des candidats sur le site :

http://dce.afiph.org

10. ANNEXES

Annexe 1 : Bordereau des Prix Unitaires

Annexe 2 : Détail Quantitatif Estimatif

Annexe 3 : Parc véhicules AFIPH

Annexe 4 : Liste des véhicules en location longue durée

Annexe 5 : Sinistralité flotte globale AFIPH

Annexe 6 : Liste des sites AFIPH

Annexe 7 : Attestation sur l’honneur du respect de la législation fiscale et sociale

mailto:[email protected]

Documents

Renouvellement de la flotte automobile en Location … · o 5 Foyes d’héegement o 3 FAM, Foyers d’Accueil Médicalisé/Foyers de vie o 2 MAS, Maisons d’Accueil Spécialisée