23/03/2013
1
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 1
Centre hospitalierChâtellerault
Congrès AFISO
22 mars 2013
Véronique Jarry, Cadre IBODESylvie Le Rouge, Gestionnaire des risquesPilotes :
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 2
Situation géographique
Châtellerault
23/03/2013
2
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 3
LES LOCAUXMaison de retraiteLes Lilas
Bâtiment de court séjouret soins de suite
HôpitalBâtiment principal etplateau technique
Maison Médicalepour Personnes Agées (MMPA)
UrgencesSMUR
BLOC OPERATOIREMaternité
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 4
PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT
• Capacité d’accueil : 573 lits,1150 professionnels
• Zoom sur le bloc opératoire :
- Bloc pluridisciplinaire (ortho, traumato, viscérale, urologie, gynéco obstétrique, odontologie, plastique)
- Activité 2012 : 6 000 interventions
- Equipement : 5 salles d’opération informatisées
- Ressources humaines : IBODE + IADE+ IDE + AS
23/03/2013
3
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 5
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 6
CONTEXTE
Participation au projet européen 2012 ORN‐KSM
• Elaboration d’outils
• Expérimentation
• Communication
Retour d’expérience du bloc opératoire :
Présentation des outils et méthodes développés à Châtellerault
23/03/2013
4
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 7
Politique qualité / gestion des risques (1)
1/ Niveau institutionnel :
Forte implication de la directionPrésence d’une cellule qualité et gestion des risques (Q/GDR)
2/ Collaboration étroite entre le bloc et la cellule Q/GDR
Réunions périodiques concernant :‐ le système qualité : Gestion documentaire…‐ la gestion des risques a priori : cartographie des risques‐ la gestion des risques a posteriori :
. évènements indésirables,
. Dysfonctionnements : expérimentation et mise en œuvre
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 8
Politique qualité / gestion des risques (2)
3/ Collaboration avec les services supports
Réunions périodiques :
‐mensuelles des cadres du pôle : chirurgie et médico‐technique‐ hebdomadaires de la cellule de programmation du bloc:
. Cadres du bloc
. Cadres de chirurgies et de consultations
. 1 Chirurgien
. 1 médecin anesthésiste
. 1 Secrétaire de bloc + 1 secrétaire d’ambulatoire
Envoi mensuel aux services des dysfonctionnements (outil QOS)
Tableau de bord : Aide au management de la qualité et des risques
23/03/2013
5
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 9
Management de l’équipe IBODE/AS
• Des référents transversaux dans différents domaines (outil n°1)
• Un tableau de polyvalence des IBO : 15 IBO dont 13 IBODE(outil n°2)
• Un Livret d’intégration nouveau personnel (outil n°3)
• Un suivi des grains de sable (outil n°4)
Analyse mensuelle des dysfonctionnements
• Transmissions hebdomadaires : IADE, IBODE, AS/traçabilitéécrite.
• Ouverture des soignants sur l’extérieur du bloc :
Valorisation de l’implication dans les projets institutionnels
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 10
Outil n°1 : Référents transversaux
• Définition et Intérêt
L’équipe est structurée en référents transversaux travaillant par binômes sur différents domaines transversaux .
Tableau des différents domaines avec le nom de chaque
référent+ fiche de poste/domaine.
Ce qui permet :
une délégation structurée et affichée de la part du cadre IBODE,
une valorisation des IBO,
une continuité des actions en l’absence du cadre IBODE. (mais ce n’est en aucun cas un désinvestissement du reste de l’équipe)
23/03/2013
6
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 11
Tableau des référents transversauxDOMAINE DE REFERENCE NOM
Commandes matériel de prêt FB+SG
Commandes DMI stériles/pharmacie
AB+PL
Stérilisation NBJ+FBl
Hygiène ID+ NBJ
Réparation/maintenance DR+PL
Encadrement étudiant/nouveau personnel
VCh+Vca+PB
Planning SL+PD
Informatique JLP+PB
Qualité/gestion des risques Fbi+Fab
Magasin VCh+AP
Radioprotection DR+JLP
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 12
Permet de connaitre le niveau de compétence de chaque IBO dans chaque spécialité et de définir un expert au sein de chaque discipline qui sera l’interlocuteur privilégié des équipes médicales et paramédicales et une aide technique pour les 2 cadres (commandes etc…)
Support d’évaluation et de progression des IBO
Objective les besoins de formation
Outil n° 2 : Tableau de polyvalence
Intérêts
23/03/2013
7
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 13
Exemple de tableau de polyvalenceen orthopédie
Niveau 0 : non autonome
Niveau 1 : partiellement autonome en tant que circulante
Niveau 2 : autonome en tant que circulante
Niveau 3 : partiellement autonome en tant que instrumentiste
Niveau 4 : autonome en tant que instrumentiste
Niveau 5 : Expert
Définitions des niveaux :
Expert : anticipation dans les pratiques organisationnelles, force de proposition, démarche d'amélioration continue, sait expliquer
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 14
SM
FB1
DR
NBJ
VC1
SG
JLP
FB2
AB
PB ID
AC
EC
CHIRURGIE ORTHOPEDIQUE
Prothèse hanche 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 1 1
Prothèse genou 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 3 1 1
Prothèse d'épaule 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 2 1
Reprise de prothèse 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 2 1 0
Ligamentoplastie genou 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 3 1 1
Arthroscopie genou 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 3 2
Arthroscopie épaule 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 1 0
Réparation coiffe des rotateurs 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 3 0
Hallux Valgus (pied) 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 3 2
Chirurgie de la main 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 2
CHIRURGIE TRAUMATOLOGIQUE
Ostéosynthèse hanche 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 1 1
Enclouage fémur 5 5 5 5 5 5 5 4 4 4 1 0 0
Ostéosynthèse par plaque ou vis 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 4 0
Enclouage tibia 5 5 5 5 5 5 5 4 4 4 1 0 0
Embrochage percutané 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 2 0
Réduction luxation 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 2 0
Enclouage humérus 5 5 5 5 5 5 5 4 4 5 1 0 0
Cerclage (coude, genou) 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 4 2 0
Pose de fixateurs externes 5 5 5 5 5 5 5 3 3 3 2 0 0
Microchirurgie 5 5 5 5 5 5 5 4 4 4 2 1 0
DIVERS
Amputation 5 5 5 5 5 5 5 4 5 5 4 1 0
Tableau
de polyvalence
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CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 15
Outil n° 3 : Livret intégration
Chaque nouvelle IDE est formée et intégrée à l’équipe suivant lemême mode opératoire s’appuyant sur des évaluationsrégulières et planifiées
Objectifs du livret :
1/ Présenter de manière concise:• L’environnement et l’organisation du bloc• les équipes et les personnes ressources• les différents outils à disposition
2/ Fournir des grilles d’auto‐évaluation permettant de mesurerl’intégration et l’acquisition des compétences
3/ Fournir un support d’évaluation lors des entretiens avec lecadre à 3 – 6 et 9 mois
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 16
Outil n° 4 :
Les grains de sable………………
Du recueil à l’exploitation
23/03/2013
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CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 17
Facteurs réussite:Outil informatique
en salle
Congrès UNAIBODE V.jarry CH Châtellerault
Facteurs réussite:Mise en placed’une référente
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 18
Grain de sable : outil de gestion des risques
1. Traitement des dysfonctionnements d’origine interne au bloc: ‐ Correction des pratiques défaillantes ou inexistantes‐ Formalisation ou réactualisation de procédure …
2. Dysfonctionnement du à un service support(exemples : stérilisation ou service de d’hospitalisation)
L’outil QOS (Quality Operating System)établit une relation client/fournisseur sur des bases factuelles
= outil de travail pour les services supports
Objectif :Mettre à disposition des services concernés
un outil de management
23/03/2013
10
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 19
Exemple : Relevé de grains de sable
Origine des grains de sable
22; 7%
29; 9%
30; 9%
28; 9%
11; 3%
14; 4%
2; 1%
3; 1%
28; 9%21; 7%2; 1%0; 0%0; 0%8; 3%
5; 2%
38; 12%
20; 6%
5; 2%
5; 2%
9; 3%30; 9%
6; 2%
Gynéco Obstétrique
Chirurgis viscérale uro
Chirurgie orthopédique
Chirurgie Ambulatoire
Médecine interne
Médecine gastro
Médecine cardio
Consult. Gynéco Obst
Consult. Visc Uro
Consult. Ortho
Consult. Gastro
Consult Cardio
Pharmacie
Stérilisation
Brancardage
Bloc médical
Bloc paramédical
Autre
Locaux
Matériel
Informatique
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 20
Evaluation de l’impact sur …
Temps de retard moyen par grain e sable :
27min
Le patient
L’organisation du bloc
Le temps
Impact des grains de sable sur l'organisation
32; 10%
161; 52%
90; 28%
33; 10%
Intolérable
Indésirable
Négligeable
Pas d'impact
Impact des grains de sable sur le patient
0; 0%62; 20%
117; 37%
137; 43%
Intolérable
Indésirable
Pas d'impact avéré maisrisque potentiel
Pas d'impact
23/03/2013
11
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 21
Impact des grains de sable sur l'organisation / origine
1
1
3
1
0
0
0
1
6
6
1
0
0
2
0
6
2
1
0
1
0
0
17
13
17
10
5
3
1
1
12
15
0
0
0
4
4
24
13
4
2
2
9
5
2
9
9
14
5
10
1
1
7
0
0
0
0
2
1
6
5
0
0
4
13
1
2
6
1
3
1
1
0
0
3
0
1
0
0
0
0
2
0
0
3
2
8
0
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Gynéco Obstétrique
Chirurgis viscérale uro
Chirurgie orthopédique
Chirurgie Ambulatoire
Médecine interne
Médecine gastro
Médecine cardio
Consult. Gynéco Obst
Consult. Visc Uro
Consult. Ortho
Consult. Gastro
Consult Cardio
Pharmacie
Stérilisation
Brancardage
Bloc médical
Bloc paramédical
Autre
Locaux
Matériel
Informatique
Divers
Intolérable
Indésirable
Négligeable
Pas d'impact
Impact des grains de sable sur le patient / origine
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
6
5
7
7
1
1
0
0
6
1
0
0
0
1
1
16
6
2
0
2
0
0
8
11
11
13
4
8
2
2
13
16
1
0
0
2
0
9
5
2
1
3
6
0
8
13
12
8
6
5
0
1
9
4
1
0
0
5
4
13
9
1
4
4
24
6
0 10 20 30 40
Gynéco Obstétrique
Chirurgis viscérale uro
Chirurgie orthopédique
Chirurgie Ambulatoire
Médecine interne
Médecine gastro
Médecine cardio
Consult. Gynéco Obst
Consult. Visc Uro
Consult. Ortho
Consult. Gastro
Consult Cardio
Pharmacie
Stérilisation
Brancardage
Bloc médical
Bloc paramédical
Autre
Locaux
Matériel
Informatique
Divers
Intolérable
Indésirable
Pas d'impactavéré maisrisque potentiel
Pas d'impact
CHCG Châtellerault
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 22
1/ Aspect quantitatif :
Suivi de l’ensemble des services
Evolution des grains de sable
0
10
20
30
40
50
60
Janv Fev Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Dec
Nombre Nombre N-1
23/03/2013
12
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 23
3/ Aspect qualitatif :
Répartition selon les services
129 9 9 9 9 7 7 6
4 4 3 2 1 1 1
8
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
22
24
26
28
30
32
34
36
38
40
Bloc m
édica
l
Info
rmat
ique
Chirur
gie O
rtho.
Chirur
gie V
isc. U
ro.
Chirur
gie a
mbu
lato
ire
Consu
lt. V
isc. U
ro.
Consu
lt. O
rtho.
Gynéc
o ob
stét
rique
Bloc p
aram
édica
l
Gastro
enté
rolo
gie
Méd
ecine
inte
rne
Stérili
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n
Branc
arda
ge
Consu
lt. G
ynéc
o-ob
st.
Cardio
logie
Consu
lt. G
astro
Divers
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Nombre
%
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 24
1/ Aspect quantitatif :
Exemple 1 : consultation chirurgie Visc/Uro
Evolution des grains de sable
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Janv Fev Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Dec
Nombre Nombre N-1
23/03/2013
13
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 25
2/ Aspect qualitatif : QOS des consultations chirurgie Relevé mensuel des causes
Causes Ref. J F M A M J J A S O N D Tot
Erreur ou absence de latéralité A 1 2 1 1 1 1 7
Erreur intitulé intervention B 1 1 2 2 1 7
Demande extempo non faite C 1 3 1 5
Temps intervention erroné D 2 2
Allergie au latex non signalé 1 1 2
Erreur identité (dossier, étiquettes) 1 1
Information jeun erronée 1 1
BMR non signalé 1 1
Oubli de programmation 1 1
0
0
Total mensuel 2 2 1 2 0 3 1 7 3 5 0 1 27
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 26
3/ Aspect qualitatif (suite) :Répartition graphique selon les causes
Répartion selon les causes
26 26
19
7 74 4 4 4
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Erreur
ou
abse
nce
de la
téra
lité
Erreur
intit
ulé in
terv
entio
n
Deman
de e
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Temps
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Info
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e
BMR n
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Oubli d
e pr
ogra
mm
ation
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Nombre
%
23/03/2013
14
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 27
4/ Suivi des actions correctives par service
Causes N°
Actions correctives responsabledate
d'applicationEvaluation
A et DRappel secrétaires :
enregistrement latéralite et temps opératoire dans Q-bloc
I.Roy nov-12
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 28
1/ Aspect quantitatif :
Exemple 2 : service de chirurgie ortho
Evolution des grains de sable
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
Janv Fev Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept Oct Nov Dec
Nombre Nombre N-1
23/03/2013
15
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 29
2/ Aspect qualitatif : QOS du service de chirurgie Relevé mensuel des causes
Causes Ref. J F M A M J J A S O N D Tot.
Dossier incomplet : Bilan sanguin 2 1 2 1 1 7
Dossier incomplet : Radio 1 1 1 1 4
Absence vérification préparation opéré 2 1 1 4
Demande d'intervention non rentrée dans Q-bloc
1 2 3
Prépa opéré : vernix, plâtre non enlevés, bijoux
1 2 3
Préparation : Absence attelle, pied à perf 1 1 2
Préparation opéré : perfusion non fonctionnelle
1 1
Dossier incomplet autorisation d'opérer 1 1
Vérification consignes pré-op non faite 1 1
Erreur de latéralité 1 1
Absence de dossier en cours 1 1
Erreur dossier (résultat biolo.) 1 1
Heure convocation tardive 1 1
0
Total mensuel 2 3 2 3 4 0 4 1 2 8 0 1 30
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 30
3/ Aspect qualitatif (suite) : Répartition graphique selon les causes
Répartition selon les causes
23
13 1310 10
73 3 3 3 3 3 3
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Dossie
r inc
ompl
et :
Bilan
sang
uin
Dossie
r inc
ompl
et :
Radio
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ix, p
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Prépa
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Prépa
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nnel
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Dossie
r inc
ompl
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n d'o
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r
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con
signe
s pr
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non
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cour
s
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réul
tat b
iolo.
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0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
Nombre
%
23/03/2013
16
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 31
ANALYSE• Biais :
‐ déclaration uniquement par le bloc‐ déclarations fluctuantes selon la charge de travail
• Facteurs de réussite :‐ Soutien de la direction des soins‐ Communication de qualité à tous les niveaux hiérarchiques‐Mettre en valeur les actions menées et les résultats‐ Implication des équipes du bloc et des services
• Axe d’amélioration : définir un interlocuteur médical
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 32
Evolution…
. Maintenir la dynamique de déclarations et de retour d’informations
. Déployer les outils QOS sur tous les services supports du bloc opératoire
. Utiliser le livret d’intégration des nouveaux arrivantsau bloc pour les recrutements de 2013
. Evaluer la pertinence des outils et les faire évoluer
« Passer de la culture de la faute
à la culture sécurité »
23/03/2013
17
CHCG mars 2013 ‐ Congrès AFISO 33