Introduction au cahier des charges

fonctionnel Un outil orienté "besoins" et "résultats"

et non "solutions" ou "moyens"

ANGD "Gestion numérique des sources de la recherche en sciences humaines et sociales", Atelier “Organiser”, Aussois, 12 octobre 2010

Emmanuelle Morlock-Gerstenkorn Service d'ingénierie documentaire de l'ISH - MutEC

Le CdCF : Définition

Selon la norme AFNOR NF X50-151, un CdCF est : •  Un document par lequel le demandeur exprime son besoin

(ou celui qu'il est chargé de traduire) en termes de finalités, sans référence aux solutions techniques susceptibles d’y répondre.

Selon le CNES : •  Le CdCF exprime la demande en termes de besoins et de

services attendus et non pas en termes de solutions et de moyens de réalisation.

Le CdCF : qu'est-ce que c'est ? •  L'expression d'un besoin à satisfaire :

o  formalisé dans un écrit o  qui ne préjuge pas de la solution technique o  mais assortie de contraintes et de critères

•  Une étape de la phase de conception du projet :

o  se situe à la fin des études préalables et avant l'étude technique o  constitue le "livrable" de l'étape d'analyse fonctionnelle du besoin

•  Un outil pour rechercher des solutions optimisées et

comparer des offres

Le CdCF : ce n'est pas... •  Des spécifications

(attention : "Cahier des charges" et "Spécifications" sont parfois employés l'un pour l'autre)

•  Le "cahier des clauses

techniques particulières" (CTTP) des marchés publics

•  Un schéma ou un

diagramme

•  Deux concepts à distinguer : o  "exprimer un besoin"

vs o  "indiquer comment réaliser

le besoin" •  Le CdCF et les CCTP sont

deux outils distincts, le CCTP dérive du CdCF

•  Le CDCf doit être et rédigé

et/ou compris par l'utilisateur

Le CdCF : à quoi ça sert ? •  Le CdCF offre un support explicite pour la recherche de

solutions (brainstorming) •  Il permet une comparaison objective des solutions

(rentabilité, avantages/inconvénients) •  Il constitue la référence du besoin, le support du

dialogue et de la coopération entre les partenaires (ainsi qu'un document contractuel)

=> Il permet de se mettre d'accord sur ce qui est vraiment attendu du projet et évite les surprises et les pertes de temps en cours de projet.

Le CdCF et l'analyse fonctionnelle •  Repose sur une analyse fonctionnelle qui consiste a :

o  Rechercher les besoins, o  les ordonner, o  les caractériser selon des critères d'appréciation, des niveaux et

flexibilité, o  les hiérarchiser, o  les valoriser en leur attribuant un poids en valeur relative ou

absolue.

•  Questions à se poser pour valider un besoin : o  A qui ou à quoi le produit rend-il service ? o  Sur quoi agit-il ? o  Dans quel but est-il créé ? o  Pourquoi ce besoin existe-t-il ? o  Qu'est ce qui pourrait le faire évoluer ? Le modifier ? Le

supprimer ?

CdCF : caractérisation des fonctions

N° Fonction Critères Niveau Flexibilité F K

Transporter 1 objet •  Longueur du

déplacement •  Masse

•  1m

•  3kg

•  0,01

•  +- 5%

F2 F3

5

Indication des fonctions dans un cahier des charges fonctionnel

K Importance

1 Souhaitable

2 Nécessaire

3 Importante

4 Très importante

5 Vitale

Echelle de hiérarchisation des fonctions

Classe de flexibilité

F0 flexibilité nulle – niveau impératif.

F1 flexibilité faible – niveau peu négociable

F2 flexibilité bonne – niveau négociable

F3 flexibilité forte – niveau très négociable

Flexibilité

Le CdCF : comment le rédiger

Pas de "plan type", mais une structure en 3 ou 4 parties :

1.  La présentation générale du problème (contexte) : positionnement et objectifs du projet (raison d'être, objectifs, pilotage, rôles respectifs, procédures de validation...)

2.  L'énoncé fonctionnel du besoin : besoins, contraintes, exigences, critères d'appréciation et niveaux des critères

3.  Appel aux variantes 4.  Cadre de la réponse : grille d'évaluation

Le CDCf : bonnes pratiques 1 •  Confier la rédaction à un non technicien

•  Traquer les ambiguïtés (une seule interprétation possible :

celle de la MOA) •  Distinguer les fonctions principales (pour lesquelles le

produit est réalisé) et fonctions secondaires (besoins complémentaires ou utilisations particulières)

•  Se concentrer sur les "3 piliers" du besoin : o  la cible (l'utilisateur) o  le domaine (le métier) o  les objectifs finaux (à atteindre pour que ce soit

considéré comme réalisé)

Le CdCF : bonnes pratiques 2

•  S'il y a appel d'offres : o  formuler les questions de manière à obtenir des

réponses quantifiées (pour faciliter l'évaluation) o anticiper l'automatisation du processus d'évaluation

•  Le faire relire par un juriste avant de le diffuser à

l'extérieur. •  Soigner la lisibilité (le CdCF peut cependant être vague

contrairement aux spécifications).

Le CdCF : à éviter dans la rédaction

•  Eviter les formulations ambigües : o  rapidement, adéquat, et/ou, etc…, "dans l’état de l’art",

suffisant, ancien, nouveau, augmenter, diminuer, "non limité à …", minimiser, maximiser

•  Proscrire les formes passives et négatives, "est", "doit"...

•  Eviter les expressions trop restrictives (le cahier des

charges peut être vague, contrairement aux spécifications) o  "inférieur ou égal à 30kg" plutôt que "de 30kg"

En guise de conclusion....

Risque :

•  Non adéquation besoin / solution

Recommandation :

•  Déterminer le juste besoin fonctionnel dans le CDCf

•  Exprimer les contraintes techniques dans les Spécifications

Un cahier des charges correct exprime un besoin nécessaire, réalisable (pas seulement techniquement) et vérifiable.

CdCF : pour aller plus loin

•  Cours de Rémi Bachelet sur l'analyse fonctionnelle o http://rb.ec-lille.fr/gestion_projet.htm

•  "Cahiers des charges et Spécifications", présentation de

Manoel Dialinas (2008) o http://www.in2p3.fr/actions/formation/ConduiteProjet06/

doc-dialinas.pdf •  "Cahier des charges fonctionnel" in Guide normatif simplifié

du CNES o http://squalps.cnes.fr/cnes_final_5_fr/

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