6.1 le budget prévisionnel

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  • 1. Le budget prvisionnel

2. A quoi/ qui sert un budget ?Un budget sert anticiper les dpenses (cot du matriel ou deslocaux par ex) et les recettes (les rentres dargent) venir.Le budget permet galement :- didentifier les besoins financiers ncessitantlaide de partenaires financiers- de piloter lactivit du projet (permet de faire dechoix sur les actions que lon mne)Le budget sert :- lquipe du projet : pour tre sr davoir un projet viable- aux partenaires : pour les assurer de la viabilit du projet et de larigueur des gestionnaires 3. Comment fait-on un budget ?On liste les dpenses et les recettes que lon prvoit.On suit au fur et mesure les dpenses et les recettes.Au fond, le budget est une anticipation dela vie du projet, dun point de vue financier.Cest la traduction chiffre de la mise en uvredu projet.Plus quune collection de chiffres, il est unrcapitulatif de toutes les tapes passes et venir. 4. Comment fait-on un budget ?Pour faire son premier budget, il suffit de lister les dpenses et lesrecettes en incluant aussi les besoins ou les aides en nature(matriel, salle, formation, etc.) et les besoins humains(intervention de bnvoles le jour dun vnement).On construit ainsi son budget prvisionnel.laborer un budget nest pas quune affaire dargent. Cest aussiune manire dvaluer ses besoins et donc de rcapituler chaquetape, dtablir une sorte de check-list comme un pilote avantle dcollage.Cela vitera par exemple doublier de prvoir tout le matrielncessaire pour tenir un stand et le matriel de nettoyage aprsun vnement. 5. Comment fait-on un budget ?Le budget prvisionnel est un tableau qui volue et quidoit tre continuellement revu en fonction de lavancedu projet et des contacts avec les partenaires.Toutes les dpenses doivent tre chiffres avec prcision etjustifies. Pour cela, il faut consulter les tarifs des ventuelsfournisseurs, et demander des devis. On peut demander conseilaux professionnels.Il faut classer les dpenses par ordre dimportance : Lesquellessont incontournables ? Lesquelles peut-on rduire ? Lesquellessont facultatives ? 6. Comment fait-on un budget ?Les recettes doivent tre distingues selon leur provenance :apport personnel, subventions, ventes, etc.Ne pas oublier les apports en nature (prt dune salle ou laparution gratuite dun encart publicitaire dans le journal) etessayer de dterminer leur prix.Il faut distinguer les recettes qui sont sres de celles que lon espreobtenir.Enfin, il ne vaut mieux pas mettre tous ses ufs dans le mme panier etrechercher la varit des sources de financement :- apports personnels,- aides publiques,- partenariats,- recettes tires de lactivit du projet (ventes dobjets, de publications, denourriture) 7. Exemple du budget prvisionnelLe projet : cration dun local dinitiation linformatique pour les jeunes duquartier. Le local est gr par des bnvoles son dmarrage, il ny a doncpas de frais de personnel. En listant les dpenses et les recettes, il ressort un solde : soit largent qui reste en trop, soit largent qui manque. Dans cet exemple, on le voit dans la ligne Reste trouver . 8. Exemple de jeunesChangemakersArnault Musique pourtousVoici son budgetprvisionnel au dbut deson projet. 9. La trsorerie, quest-ce que cest ?Cest largent disponible sur le compte bancaire un moment donn.Par exemple, si un projet remporte un concours, la bourse ne sera remisequaprs le dmarrage de lassociation. Il faut attendre cet argent pourcommencer faire des dpenses.La rgle dor est dan-ti-ci-per !Si un problme de trsorerie est anticip, on peutenvisager demprunter de largent le temps que les recettes arrivent.Il existe un outil simple pour suivre la trsorerie : Le plan de trsoreriePour chaque mois venir, il suffit dcrire les recettes et les dpensesprvues. Ainsi, on sait, mois par mois, si largent est disponible pour payerles dpenses. 10. ExempleDans cet exemple, unesubvention arrive seulementau mois davril. Il faut doncncessairement attendre cemoment-l pour acheter legros matriel 1500Par contre, comme lescotisations ont dj tencaisses en janvier, delargent est disponible pourpayer des dplacements aumois de mars. 11. O trouver de laide pour faire son budget ?Il existe de nombreuses solutions pour trouver des conseils ou du soutienpour faire ton budget. Par exemple : LES MAISONS DES ASSOCIATIONSSi tu constitues une association, saches que la plupart des dpartementspossdent une Maison des Associations, ou un point dappui auxassociations.Tu pourras y consulter gratuitement un expert-comptable qui tassistera aumoins au dmarrage. LES CENTRES INFORMATIONS JEUNESSEDans chaque centre rgional dinformation jeunesse (CRIJ) tu trouveras desclasseurs thmatiques consulter, qui taideront raliser un budget, tedonneront des modles de tableaux, ou te fourniront des adresses utiles. Tupeux aussi y rencontrer des conseillers pour torienter de faon gnrale autout dbut de votre projet. 12. Que faut-il faire pour bien grer sonargent au quotidien dans le cadre dun projet ? 13. Ouvrir un compte bancaireQui dit gestion dargent, dit compte bancaire.Pour toute association, il lui faut son compte propre.Pour ouvrir un compte bancaire, il suffit de fournir un certain nombredinformations au banquier. Il faut expliquer la dmarche de projet etindiquer les sources de financement, ainsi que le nom des partenaires. Celafacilitera les relations par la suite, notamment en cas de problmes detrsorerie. 14. Vigilance, vigilance ! Grer son budget correctementPour viter toute mauvaise surprise, prendre lhabitude de vrifiersoigneusement les relevs de compte que la banque envoie chaque mois.Cest la seule manire de savoir si un chque mis a t dbit ou non, ou siune subvention attendue a t verse, et cela permet de garder un ilvigilant sur la trsorerie.Entre deux relevs, en cas de doute, consulter le relev de compte en ligneou sadresser la banque.Bien tenir son budget nest pas seulement une faon davoir les ides clairessur laspect financier du projet. Cest aussi une ncessit pour rpondre auxobligations lgales : les services fiscaux peuvent un jour ou lautresintresser aux comptes dassociation et il faudra pouvoir expliquer dovient largent. Ne pas oublier non plus les partenaires, qui apprcieront desavoir comment est utilis leur argent ! 15. La rgle dor, cest la prcisionNoter absolument toutes les dpenses et conserver les justificatifs(demande systmatiquement une facture, mme pour les petites sommes).Idem pour les recettes, surtout si elles proviennent de la vente au dtail.Ainsi, il faudra tenir un cahier de comptes (ou fichier Excel), o il y auraplusieurs colonnes : la date, la nature de lopration, son montant, larfrence de la pice justificative (numro de chque, numro de facture,etc). Si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne de ton association ou pour un vnement), prvoir galement un livre de caisse, ddi aux mouvements dargent liquide.Prvoir enfin un classeur pour ranger les documentsjustificatifs (notamment les factures, reus de cotisationsou de dons), que lon peut identifier par des numros pourmieux les retrouver. Conserver aussi les relevs bancaires. 16. Dsigner un trsorierDans le cadre dune association, le nom du trsorier est critdans les statuts de lassociation. Mais dans tous les cas, il estimportant davoir une personne rfrente qui centralise toutesles questions dargent.Le trsorier sera en charge de : Tenir le budget au quotidien (archivage des justificatifs, tenu du cahier de comptes et comparaison avec le relev mensuel de la banque) Elaborer le compte de rsultats annuel (il reprend lensemble des dpenses et des recettes de lanne) Prvenir tout problme de trsorerie (payer les factures au bon moment, relancer les personnes pour les rentres dargent, etc) Signer les chques pour payer les facturesMalgr tout, le trsorier nest pas seul pour dcider des grosses dpenses,faire face aux imprvus, faire le budget prvisionnel de lassociation ou dunvnement. Toute lquipe doit tre prsente pour laider et donner sonavis.