Comment faire rapport + soutenance

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Rapports de stage&

Soutenances

Par Radouan LAHSINI

Abdelhak FATHI

Comment faire une bonne présentation ?

Objectif

2Introduction

Comment faire une bonne présentation scientifique ?

Présentations scientifiques

Séminaire ou conférence scientifique

Examen oral, soutenanceCoursEntretien d’embauche

3Introduction

Présentations scientifiques

Séminaire ou conférence scientifique

Examen oral, soutenanceCoursEntretien d’embauche

4Introduction

Introduction 5

STAGE EN ENTREPRISE

Rapport de stage

(25 pages recto)

+

Soutenance(15 minutes)

Plan

6

Que doit-il prouver ? Quels sont ses objectifs ? Quels sont les moyens utilisés ? Le support visuel et le discours oral Quels sont les pièges à éviter ? Quelles sont les astuces ? Comment votre exposé sera t’il

évalué ?

La règle de 2 x 3

Remplir trois tâches essentielles : Communiquer des faits scientifiques et l’argumentation

correspondante Convaincre l’auditoire que les deux sont justes Être intéressant scientifiquement et retenir l’attention de

l’auditoire

Fournir des réponses pertinentes aux 3 questions : Quoi ? Pourquoi ? Comment ?

Qu’est-ce qu’un bon exposé ? 7

Un bon exposé permet de se mettre en valeur

Apprécier chez l’orateur :

La capacité à exposer des résultats scientifiques.

La réflexion personnelle. L’esprit critique. La capacité à forcer l’intérêt et l’attention. La gestion du « stress »


L’exposé : deux phases séquentielles

La préparationL’exposé lui-même


L’exposé : deux phases séquentielles

La préparationL’exposé lui-même


La préparation d’un exposé

1. Analyse : auditoire et circonstances 2. Esquisse du contenu 3. Information-Documentation 4. Plan et organisation 5. Illustrations 6. Préparation du discours oral7. Notes aide-mémoire 8. Répétitions



1. Analyse : et aux circonstances

De quel type d’exposé s’agit-il ? Exposé de soutenance , exposé de recherche, autre ?

Quel sera l’auditoire ? Nombre de personnes, Niveau, culture scientifique

générale ?

Quelles sont les circonstances ? exposé de maitrise, exposé d’équipe, congrès ?



2.Esquisser le contenu de votre exposé

A partir de : vos connaissances actuelles l'information à votre portée vos travaux écrits

=> Il faut : - délimiter et formuler le sujet - faire la liste sommaire du contenu à couvrir- commencer à faire la liste des diapositives-support- déterminer les messages essentiels à faire passer

(objectifs de communication)



Traiter les informations selon leur : pertinence crédibilité utilité pour l’exposé etc.

Choisir l’information définitive : Exposer, c’est choisir !

Le rapport de stage 17

Sélectionner information et documentation



INTRODUCTION

･ déclencheur･ objectifs ･ plan de l’exposé

DEVELOPPEMENT

･ maximum 5 parties ･ transitions ･ arguments ･ exemples ?

CONCLUSION

･ rappeler les idées principales ･ prospective

Bâtir le plan de l’exposé ...


1. Analyse : auditoire et circonstances 2. Esquisse du contenu 3. Information-Documentation 4. Plan et organisation 5. Illustrations et commentaires écrits6. Préparation du discours oral7. Notes aide-mémoire 8. Répétitions

Les diapositives

Quelques règles d’or :

Pas trop nombreuses Pas trop verbeuses Pas trop chargées Des figures claires et suffisamment

grandesUne seule idée par diapo

Choisir l’aspect des diapos

• Le style

•Définir un modèle pour tous les diapos (couleur du fond, couleur et taille du texte, des graphiques)

•Automatiser le style (masque sous Power point, feuilles de styles, modèles de documents, ...)

•Taille de la police (Titre : 36-44, Sous-titre: 28-, Texte: 24-18 points)

•Max 3-4 couleurs par diapo

• Les pages doivent être au format paysage

La préparation du supportUtilisation de PowerPoint

Quelques règles simples

• Des mots plutôt que des phrases• ex : Bénéfices 93 : + 40 %au lieu de Les bénéfices ont augmenté de 40 % en 1993

• Nombre de lignes/diapositive :• 6-10 : Optimal• 10-15 : Limite• > 15 : Trop !

• Polices de caractères :• Préférer les minuscules aux majuscules (sauf pour le titre)• maximum 2 polices différentes/diapositive. Optimum: 1 SEULE• Ne pas descendre au-dessous de la police 16• Utiliser des tailles différentes pour les points principaux et secondaires

Texte


• En règle générale, préférer un fond blanc• Choisissez des couleurs contrastées (/fond) pour les polices• Utiliser la couleur pour mettre un point en exergue• Pas trop de couleurs différentes :

Trying to be creative can be bad !

Fonds d’écran et Couleurs



•Préférer un graphique à un tableau

Graphiques

Items Sold in First Quarter of 2002

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

January February March April

Blue Balls

Red Balls

January February March AprilBlue Balls 20.4 27.4 90 20.4Red Balls 30.6 38.6 34.6 31.6

A et B contiennent la même information, mais le cerveau intègre beaucoup mieux A que B !A

B





Le cadre général du discours

•Annoncer le contenu à l’avance : les titres.

•Présenter les arguments essentiels.

•Insister sur les transitions, annoncer les changements de

parties.

•Conclure en situant la limite des réponses et en élargissant

le débat.

La préparation du discours

• Quel discours ?• surtout ne pas répéter des phrases écrites sur les

diapositives• En général, les idées principales sont notées

schématiquement sous forme de points (mots) sur vos diapos. • Oralement, vous allez construire des phrases autour de ces points

• Vérifier les diapos par rapport au discours• Ne pas prévoir de parler plus de 2-3’ sur la même

diapositive• sauf exception, ne pas parler d’un nouveau point sur une

diapo concernant le point précédent => prévoir une nouvelle

diapo

Le respect des équilibres temporels

• Introduction 3’• Développement 10’• Conclusion 2’



3 découpages possibles d’un exposé de 15’ en 3 parties. Lequel (ou lesquels) vous parai(ssen)t inadapté(s) ?

A

B

C




A

B

C

Le respect des équilibres temporels

3 découpages possibles d’un exposé de 15’ en 3 parties. Lequel (ou lesquels) vous parai(ssen)t inadapté(s) ?


1. Analyse : auditoire et circonstances 2. Esquisse du contenu 3. Information-Documentation 4. Plan et organisation 5. Illustrations 6. Préparation du discours oral7. Notes, aide-mémoire 8. Répétitions

Notes, aide-mémoire

Si des notes vous sont vraiment nécessaires : nombre restreint carton plutôt que papier numérotées schématiques (des idées et non du texte) ne noter que les points difficiles pour vous Le support de votre exposé (transparents ou diapos)

est votre meilleur aide-mémoire !

Ecrire le texte complet de votre exposé à l’avance n’est jamais une bonne idée !

Si c’est cependant indispensable à votre préparation (stress, …), ne JAMAIS utiliser ce texte pendant l’exposé



S’exercer à donner un exposé

• Pourquoi ?

- Seule une répétition permet de juger de la pertinence des choix (nombre, intérêt, enchaînement des diapositives, qualité des commentaires, …) et du degré de préparation atteint

S’exercer à donner un exposé

• Comment ?

Seul : Avantages : indispensable pour régler l’exposé (durée,

enchaînements, ..) Désavantages : on est mauvais juge de ses défauts

Devant une assistance : Avantages : situation plus proche de la réalité, interactivité,

jugement plus objectif, entraînement aux questions.

Combien de fois? Plusieurs !!

ASTUCES

PIEGES

• Aucune répétition => catastrophe annoncée !

• Répétitions trop tardives => discours approximatif !

Les Répétitions

• Imprimer votre présentation PowerPoint permet une répétition en toutes circonstances (transports, ..)

•Au minimum deux répétitions, et si possible l’une devant une assistance (vos collègues de mastère, votre équipe)

L’exposé : un discours oral au service du message à faire passer

Un exposé n’est jamais lu Suffisamment fort pour être entendu du fond Ton naturel et modulé Français courant et néammoins correct Adéquation et précision des termes Ni ton sentencieux ni débit de mitraillette Préparé mais pas récité Evolutif en fonction des réactions de l’auditoire

Déroulement de l’exposé

Avant l’exposé

- Maitrisez votre nervosité ….. Respirez un grand coup

- Installez-vous, prenez possession de votre espace- Assurez-vous que vous savez faire marcher

l’ordinateur (avancer, reculer, … redémarrer) ou le rétroprojecteur

- Munissez-vous d’un pointeur (ou d’une baguette)- Regardez l'auditoire, respirez, souriez …

ASTUCES

PIEGES

• Trop de diapositives prévues => dépassement de temps

• Dans le pire des cas, interruption de l’exposé par le jury !

La gestion du temps de l’exposé

•En moyenne, on parle de 1 à 3 minutes sur chaque diapositive

•Jamais plus d’une diapositive par minute !

•Toujours faire un commentaire sur CHAQUE diapositive

Ca y est, l’exposé est terminé,Et maintenant, …

Place aux questions !

Les questions après un exposé

- Lors de la soutenance de juin, l’exposé dure 15’ et les questions 10’

- C ’est en général sur les réponses aux questions que se fait l’essentiel des différences de notes à l’oral !1) écouter COMPLETEMENT la question2) en règle générale, donner une réponse

argumentée mais concise, sauf si la question nécessite une réponse en plusieurs points

Entraînez-vous (à plusieurs) au jeu des questions- réponses après un exposé

ASTUCES

PIEGES

• Répondre complètement à côté d’une question fait toujours un très mauvais effet

Questions - Réponses•Si vous n’avez pas du tout compris la question, faîtes la répéter !

•Si vous n’êtes pas sûr d’avoir bien compris l a question, reformulez-là vous même (vous me demandez si …)

•Ne JAMAIS répondre avant la fin de la question. Vous n’êtes pas à «questions pour un champion » !

ASTUCES

PIEGES

• Etre complètement surpris par les questions vous déstabilise totalement

Questions - Réponses

•En s’entrainant aux questions, on augmente ses chances de tomber sur une question déjà entendue !

•La façon de faire votre exposé peut orienter les questions.

L’attitude

• L’attitude et les mouvements

• Eviter l’immobilité complète • Eviter de remuer dans tous les sens, ça n’est pas une

soirée dansante !• Servez-vous correctement du pointeur (en contrôlant

vos mouvements)• Ne passez pas devant le vidéoprojecteur, ne cachez

pas l’écran à une personne de l’auditoire• Ne tournez pas le dos à la salle• Ne vous crispez pas et respirez de temps en temps ….

Evaluation des exposés

La plupart du temps, les exposés que vous serez amené à faire auront des conséquences importantes pour vous :

- appréciation de votre chef d’équipe et/ou de votre laboratoire

- note en maitrise (enjeu : une allocation de thèse)

- candidature à un emploi (enjeu: stage, CDD, CDI, poste dans la fonction publique)

Un exposé est TOUJOURS évalué !

Critères d’évaluation des exposés

- Clarté des réponses aux trois points: « Quoi ?, Pourquoi ?, Comment ? »,

- pertinence scientifique de l'exposé, clarté des choix, - clarté des messages et capacité de conviction, - qualité générale de l’expression, - respect des limites horaires, - qualité de l'iconographie, - qualité des commentaires portant sur les projections, - nombre et qualité des questions posées par l'assistance - qualité des réponses - impression générale

Après votre exposé ….… en route vers la gloire !

Education

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