Fondamentaux de la gestion de projet

Planification de projetFrançoise GOUZI. Licence Pro IDEISST (MAJ oct. 2015)

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Plan des prochains cours… Fondamentaux gestion projet (planification,

organisation, cahier des charges) 6/11

Animation, communication, travail d’équipe (manipulation Freemind outil de représentation graph. idées) 20/11

Acteurs du projet, freins et risques / résolution d’une problématique. 27/11

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Typologie de projets Faire évoluer des produits et services

Organiser des missions ponctuelles de façon efficace Capitaliser et reproduire les bonnes pratiques de gestion

de projets Accompagner des changements forts (on

parle alors de management par projet) Socio-organisationnels Techniques Dans des contextes de crise

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La Gestion de projet : 2 volets

Conduite ou pilotage de projet (ou Contenant) Une démarche Une méthode Des outils (de pilotage)

La résolution d’une problématique (ou Contenu) Un diagnostic La réalisation d’un produit (audit, étude ou produit) Une méthode de résolution de problématique Faisant appel à des outils (techniques)

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La Gestion de projet : 2 volets

1. Conduite ou pilotage de projet en étapes

1.1 Préparation du projet et son Cadrage de projet1.2 Planification détaillée des actions /

organisation du projet et instances 1.3 Pilotage du 2, lancement, communication

et réalisation1.4 Bilan et suivi de mission

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2. Résolution d’une problématique

2.1 Analyse de l’existant2.2 Critique de l’existant2.3 Diagnostic2.4 Elaboration de choix et solutions2.5 Mise en œuvre2.6 Suivi et ajustement

La Gestion de projet : 2 volets

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Le Pilotage ou la conduite de projet

Les actions de la conduite de projet

1 le cadrage du projet 2 Le planning 3 Les acteurs et instances 4 La démarche 5 La communication 6 La fin du projet : rendu, rapport, bilan, debriefing 7 Le suivi et l’évaluation

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Pilotage de projet : 3 étapes Cadrer Conduire Conclure

En veillant au respect des critères définis par le commanditaire Qualité / Coût / Délai

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Phase 1

Les phases d’une conduite de projet

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RéceptionEtape 1

Réceptionner la demande de projet du commanditaireExaminer la demande du commanditaire (Évaluation des risques)

Formulation écrite de la demandeRéponse écrite à la demande

Initialisation du projet

Fiche d’expression des besoins

Items à renseigner • Objet• Besoins• Enjeu• Fonctions• Contraintes • Contexte• Risques • Opportunités

Livrable

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Livrable Note de cadrage

Rédaction de l’objet par le chef de projetBesoins : Enjeu, Fonctions, Contraintes

Validation par le commanditaire

Lister les motifs

Définir le contexte (humain, social, économique…) Evaluer les risques et Opportunités

Cadragedu projet

Etape 2 Définir l’objet précis du projet

Préparation

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Objectifs du projet

Performances (qualité) Coûts (budget) Délais (planning)

Où voulons-nous aller ?

Livrables

Cadragedu projet

Etape 2 Définir l’objet précis du projet

Préparation

Note de cadrage OrganigrammeDe projet

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Orientations stratégiques

Quels moyens (humains, financiers, techniques)

Quelle organisation, quelle méthode, quels outils ?

Comment allons-nous vers l’objectif ?

PréparationEtape 2 Définir l’objet précis du projet

Cadragedu projet

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Livrable

Cadragedu projet

Etape 2 Définir les contraintes sur objectif (et les écarts négociables)

Préparation

Coût / Temps / Qualité

Le cas échéant, renégociation d’un ou plusieurs objectifs

Note de cadrage(suite)

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Le cadrage du projet

Quoi ? Objet du projet défini en terme d’action (verbe

complément) – Les Objectifs attendus sont appelés « livrables »

Pourquoi ? Motifs et déclencheurs du projet internes, externes

Contexte (politique, technique, humain, financier …)Qui ?

les acteurs du projet Le comment

la démarche utilisée pour résoudre la problématique, les moyens ou ressources utilisés

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Phase 2

Planifier – Planification de projet

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Planifier les activités

Créer un tableau des activités Numéroter les actions Préciser la durée des actions Délai de réalisation Tâches précédentes Tâches suivantes Tâches concomitantes Valider en équipe projet puis en comité

de pilotage

Phase 2Planifier les activités du projet

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Etape 1 : créer un projet Etape 2 : lister les tâches et sous-tâches qui

composent le projet. Définir les liens entre les tâches

Etape 3 : lister les ressources Etape 4 : définir la durée d’une tâche et le

délai de réalisation Etape 5 : associer des tâches et des

ressources Définir des jalons (lancement, suivi, bilan)

Phase 2 Créer un planning

Préparation

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Phase 3 – Organiser

L’organigramme des tâches

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1 - Gestion du projet 1.1 - Initialisation

1.2 - Préparation

1.3 - Planification

1.4 - Pilotage

1.5- Bilan

1.1.1 - Réception

1.1.2 - Affectation

1.2.1 - Objet

1.2.2 - Objectifs

1.2.3 - Domaine

1.2.4 - Risques

1.2.5 - Méthode

1.2.6 - Communication

1.2.7 - Contractualisation

1.3.1 – Planification détaillée

1.3.2 - Validation

1.4.1 - Lancement

1.4.2 - Réalisation

1.5.1 - Promotion

1.5.2 - Désengagement

1.5.3 - Capitalisation

Réceptionner la demande de projet du commanditaireExaminer la demande du commanditaire

Officialiser la nomination du chef de projetDéfinir l’objet précis du projet

Lister les motifs et définir le contexteDéfinir les objectifs de qualitéDéfinir les objectifs de tempsDéfinir les objectifs de charge et de coûtsDéfinir les objectifs de communicationDéfinir les objectifs complémentairesPréciser les contraintes sur objectifsVérifier l’adéquation entre les objectifsIdentifier le périmètre et les acteurs

Définir la structure choisie pour la gestion du projetDéfinir les rôles des acteurs dans les structures projets

Identifier, analyser et gérer les freinsIdentifier, analyser et gérer les facilitants

Choisir une méthode et structurer la réal. du produitDéfinir les axes, cibles et moyens de communication

Rédiger la note de cadrage

Définir l’environnement de planificationOrdonner la liste des tâches de fabrication du produitAffecter des durées ou de charges aux tâchesDéfinir les liens entre les tâchesIntégrer les tâches de gestion de projetAffecter les ressources sur les tâchesOptimiser le planning détaillé du prévuValider, communiquer et enregistrer le planning

Lancer la réalisationMettre en œuvre le plan de communicationPiloter la réalisation du produit

Vendre le projetMettre un terme à l'engagement contractuelOrganiser les réunions de débriefingArchiver les dossiers du projet

Macro planning de charge-Budget prévisionnel

Demande de projet du commanditaireRéponse à la demande de projetNote d’affectation du chef de projet

Note de cadrage (suite)

Stratégie de communication

Fichier des acteursOrganigramme ProjetFiche de poste/Carte des acteursGrille des freinsGrille des facilitantsFiche méthode

Charte graphique-Plan de communication

Charte de planificationOrganigramme des tâchesPlanning détaillé

Tableau des ressources-Plan. Prévi.(suite)Contrat de planning

Journal du projet / Fiche de reporting

Cond. réu.-Bilan inter.-Rap. Flash-Plan.Prévi.Présentation de projetNote de désengagementBilan final de projetNote d’archivage

Note de cadrage (suite)Note de cadrage (suite)Macro planning

Note de cadrage (suite)Note de cadrage (suite)Note de cadrage (suite)Fichier des acteursOrganigramme Projet

Note de cadrage (suite)

Planning détaillé (suite)Planning détaillé (suite)Planning détaillé (suite)

Plan de communication (suite)

Source : Hugues Marchat, Kit de conduite de projet. Ed. Organisation

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La to do list Pas d’organisation en place, il faut définir

le travail à faire entre les réunions

“Liste des choses à faire”, un moyen simple et efficace de : Répartir le travail entre les personnes de

l’équipe Définir en quoi il consiste (charge, livrable) Suivre la réalisation

Rémi Bachelet cours sous licence CCFiche outil Fiche Todo List

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Exemple de To do List prête à l’emploi

L’utilisation de Google docs par ex. permet de :Demander la mise à jour par chacun (outils<envoyer un mail aux collaborateurs)Suivre les mises à jour (outils<règles de notification)

Fiche xl Todo List

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Phase 4

Préparer le budget

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Préparation Définir des objectifs de coût et charges

Livrable Budget prévisionnel

Coût des ressources humaines

Coût des achats et prestations de service

Coût des ressources matérielles

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Méthodologie pour l’élaboration d’un cahier des charges

Source cours INTD Claudine Masse

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Définition

Document par lequel le demandeur exprime son besoin en terme de fonctions de service et de contraintes.

Pour chacune d’elle sont définis des critères d’appréciations et leur niveau. Chacun de ces niveaux est assorti d’une flexibilité (norme AFNOR X50-151 remplacée par la NF EN 16271 en 02/2013, CdCF)

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Suppose donc une étude….

Cerner avec précision les besoins des utilisateurs Définir les objectifs à atteindre Identifier les contraintes

obtenir en réponse la proposition du produit le plus apte à rendre le service attendu, dans les conditions prévues.

Le cahier des charges exprime des exigences de résultats

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1. Les études préalables Par qui sont-elles menées ?

L’instance de décision Le groupe projet

Etude de l’existant Le contexte La chaîne documentaire ou SI en place Les utilisateurs Les contraintes

Etude des besoins

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2. Synthèse des études préalables Infos recueillies (phase étude préalable)

plusieurs hypothèses de produits ou services pouvant répondre à la demande.

1 scénario = avantages + inconvénients des différentes solutions proposées…

Ces scénarios élaborés par le groupe projet sont soumis au choix de l’instance de décision

Le choix opéré il est précisé dans le cahier des charges

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3.Rédaction du cahier des charges

Le cahier des charges formalise les objectifs à atteindre (précis et complet sur les services attendus)

Il sert de réference dans relations / fournisseurs ou prestataires

Expliquer exigences intangibles / exigences éventuellement modifiables

Rédigé de manière claire pour détecter facilement les réponses aux questions/problèmes

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Phase 5 : Le bilan du projet

Etapes : Promotion, Désengagement, Capitalisation

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Vendre le projet (actions à entreprendre)

Lister tous les évènements marquants liés à la gestion du projet

Lister tous les évènements marquants liés à la fabrication du résultat

Préparer un scénario retraçant la vie du projet Présenter ce scénario au commanditaire Définir des axes de progression et de

nouveaux modes de collaboration avec le commanditaire

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Mettre un terme à l’engagement contractuel (actions à entreprendre)

Préparer et faire signer au commanditaire la note de désengagement

Communiquer le désengagement aux acteurs du projet

Organiser la suite éventuelle du projet Transmettre l’ensemble des documents et

« pouvoirs » à ceux qui prennent la suite

Le chef de projet n’est pas propriétaire du résultat il doit savoir passer la main à 1 autre équipe qui va se charger de finir si nécessaire.

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Evaluation- valorisation du projet

Source : Rémi Bachelet (Ecole centrale Lille) vidéo en ligne

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Evaluer votre projet, pourquoi Analyse des réactions, des conséquences, feed-back

Tirer les conséquences de la réussite ou de l’échec à l’appel d’offre

Retour sur soi

Des outils de mesure de l’efficacité

L’investissement à moyen, long terme

La capitalisation des expériences

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Contrôler S’améliorer Réguler Capitaliser

Former Communiquer Faire participer Mais aussi

37 Source : Prise en compte de l’ impact et construction d’indicateurs d’impact, Gilbert GraugnardNicolas Heeren. Edition CIEDEL

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Résultats = changements produits directement par l’action

A comparer avec les objectifs formalisés avant le lancement du projet

Effets = Incidences directes et indirectes de l’action

Résultats de l’action mais aussi d’autres dynamiques - contraintes prov. du milieu (physique/humain)

Impact = situation finale à la suite de l’actionPrévoir l’impact présente encore plus de difficultés car

nombreux facteurs indépendants du projet peuvent se combiner avec résultats/effets de l’action

Le temps est également un facteur car l’impact se juge à terme

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= 80 % des sources d’échecs

Objectifs mal définis

Rôle des acteurs mal définis

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PSYCHOLOGIE

Motivation

MÉTHODESProcédures

EXPERTISETechnique

50 %

35 %

15 %

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Qu’est-ce qui fait qu’une évaluation fonctionne bien ou mal ?

Les intentions des acteurs L’équipe-projet Les convergences d’intérêt des acteurs Le type de management L’importance accordée à l’évaluation Ce qui se passe après l’évaluation

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Crédits images « i found you! » ioannis kounadeas

http://blog.ig-conseils.com/ « Validation Symfony2. »lafermeduweb.net

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Sources du cours et ressources pour aller plus loin… Isabelle Gautheron, cours sur la gestion de projet. Cité de

l’eau SIAAP (Esiee- MISTE) sur slide share et viadeo.

Rémi Bachelet, Ecole Centrale de Lille (cours en ligne) - - http://gestiondeprojet.pm/ http://rb.ec-lille.fr/l/Projets/Projet_Outils-basiques.pdf https://sites.google.com/site/coursgestiondeprojet/faqs/fiche

s-pratiques-de-gestion-de-projet http://fr.slideshare.net/bachelet/projet-evaluation-impact

La conduite de projet, Hugues Marchat, Ed. Eyrolles, juill. 2011