Gestion du temps et des tâches:

Petit traité de planification à Petit traité de planification à l’usage des gens pressés

Présentation

• Présentation des participants:

– Définir son travail en moins de 60 secondes

– Enoncé (sans devoir y réfléchir) mes qualités et mes défauts en termes de gestion du temps, des tâches ou

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défauts en termes de gestion du temps, des tâches ou des contraintes.

Deux axiomes

1. Admettre le côté aléatoire de votre agenda: il sera rarement respecté.

• L’axiome: pour savoir respecter sa journée, il faut malmener son agenda.

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• Il faut choisir: c’est lui ou moi.

2. Aboulisme: savoir dire non!• L’axiome: le Non renforce la qualité du Oui.• Celui qui se respecte, respecte son travail.

Un peu de psy

1. La planification comme expression de vos doutes:

– Vos retards vous permettent d’échapper

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– Vos retards vous permettent d’échapper à …

– Le désordre protège.

2. L’impuissance acquise: je n’y arriverai pas

Je gère

• La pensée magique.

• La notion de gestion, c’est d’abord de la séduction.

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– Montrer à l’autre que je correspond à ses attentes ou à ses besoins

– Me prouver à moi, que je reste celui qui décide.

Pour commencer un exercice

• A 6 ans, à 12 ans et à 20 ans:

– Etais-je à l’heure à l’école?

– Qui me réveillait?

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– Qui me réveillait?

– Pour mes devoirs: au jour le jour, à la dernière minute, avec maman, seul, le soir ou dans le bus sur la route de l’école.

– Globalement: on me définissait comme stressé, calme, « bordelique » ou organisé.

Babylone et le 3

• La base, il y a 6000 ans, c’était 60 (IRAK)

• Les mois, les minutes et les secondes nous ont été léguées par les Babyloniens

09/10/2011 Une formation Tam Tam 7

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3648

60

Axiome

Le Temps une fois défini

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Le Temps une fois définiprend son indépendance

Cibler les retards d’abord?

Comme une maladie:

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1. Comprendre les causes2. Cibler la maladie3. Puis revenir aux causes

Tips

La planification des « choses à faire » a 4 limites d’utilisation:

1. Technologique: • mail, ordi, téléphone, sms, …

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• mail, ordi, téléphone, sms, …

2. Économique: tout a un prix• A qui coûte mes retard? • Mes retards me rapportent-ils?

Tips

3. Psychologique• Mon image• La notion d’effort ou de fatigue mentale

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4. Organisationnelle• Suis-je organisé?• Une organisation, c’est un groupe de

personne.

Exercice: et moi, et mes limites

Technologique: • Ce que j’utilise? mail, ordi, téléphone, sms, …

• Ce qui marche / ce qui coince.

• Ce que je pourrais améliorer

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• Ce que je pourrais améliorer

Économique: tout a un prix• A vue de nez, combien vaut ma minute de travail?

• Une erreur ou un retard: qu’est-ce qui coûte le plus à mon entreprise?

Suite

Psychologique• Mon image: quel rapport j’entretiens avec la

notion de bien fait?• Mon salon est-il parfait ou fonctionnel?

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• Mon salon est-il parfait ou fonctionnel?• La notion d’effort ou de fatigue mentale: qu’est-ce

que je ne supporte pas?

Organisationnelle• Me définit-on comme organisé?• Mon organisation s’arrête (ou commence) à celle

des autres… Un commentaire?

Le temps, ses 3 dimensions

• Le passé par la mémoire

• Le présent par l'attention

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• Le futur par l'attente

Cibler ses points faibles

• Ma mémoire:

• Mes capacités d'attention:

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• Mes capacités d'attention:

• Ma faculté d’anticiper et de patienter, l'attente:

Temps & planification

• Le temps normal est le temps subjectif alloué à une tâche

• Il est lié à l’estime qu’à le concepteur de lui-même

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• Il est lié à l’estime qu’à le concepteur de lui-même et du produit qu’il créé

Réalisations des tâches

DélaisContraintesRessources

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Ressources

Outils de gestion

1. Planning2. AgendasTâches

Informations

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3. To do list4. Post it5. Mémoire6. Compétences

Informations

Équipe

CollaborateursRépartition

Moi

Bug & stocks

Autres:services,

sous-traitants, clients

…

Répartition

Imprévus:

Cascades

Nouvelles tâches

Bug & stocks

Tâches

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Chemin interrompu

Priorités

Stress

Bottle neck

Tâches

Un court exercice

1. Risques de cette semaine: que faut-il anticiper (vigilance) ?

2. A quoi n’avons-nous pas été attentifs cette

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2. A quoi n’avons-nous pas été attentifs cette semaine? Quelles conséquences?

3. Qu’ai je observé d’anormal ce mois-ci? Cela a-t-il eu des conséquences?

Le temps est affaire de précipitations …

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Tam-TamTechnologies