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Opérationnalisationdelaréalisationdesbénéfices:enjeuxetpistesd’actions
AlejandroRomero,PhD,PMPProfesseur,ESGUQAM
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
Aveclacollaborationde:MagalieParéetNassimKhemici
Objectifduprojetderecherche
21e JournéedelaRecherche
enpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
IdentifierlesenjeuxdelaréalisationdesbénéficesdanslecontexteduprojetDéfinirdesoutilspoursoutenirleplanderéalisationdesbénéficesetsonsuiviIdentifierlesrôlesetlesresponsabilitésdugestionnairedesbénéfices
Projetréalisédanslecadredesinitiativesdelachaireengestiondeprojets.
Plandel’atelier
PrésentationparAlejandroRomero-Torres(30min.)Pause(10min.)Atelierdetravail– partable(30min.)Retourenplénière(30min.)Synthèse(15min.)
31e JournéedelaRecherche
enpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
14h15
14h4514h5515h2515h55
Plandelaprésentation
1. Étatdelasituationdel’opérationnalisationdelagestiondesbénéfices
2. Enjeuxdusuividelaréalisationdesbénéfices
3. Lesrôlesetresponsabilitéspourlagestiondesbénéfices
4. Questionspourl’atelier
41e JournéedelaRecherche
enpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
Consensusparrapportauxprincipesetauxprocessus
Livresprofessionnels• Bradley,G.2006• Smith,P.andYates,J.,2008Livresacadémiques• Ward,J.andDaniel,E.2006Standardsetcertifications• Managing benefits certificate - Jenner,S.andAPMG,2014• Managing sucessful programs– OGC,2011• Programmanagement- PMI,2013Cadresgouvernementauxderéalisationdebénéfices• Angleterre– Projetsmajeurs• Australie– Priorités• ÉtatsUnis(àvenir)
1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
1.Étatdel’artdelagestiondebénéfices
Principes
Principe1: AlignerlesbénéficesaveclastratégieorganisationnellePrincipe2:SélectionnerlesprojetsenfonctiondesbénéficesPrincipe3:GérerlesbénéficesàpartirdelaperspectiveduportefeuillePrincipe4:UtiliserdesméthodesetdesoutilssolidesappuyantlalivraisondebénéficesPrincipe5:IntégrerlesbénéficesàlagestiondelaperformanceorganisationnellePrincipe6:MettreenpratiqueunegouvernanceeffectivePrincipe7:Développeruneculturepourlavaleur
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
Jenner,S.andAPMG(2014)
1.Étatdel’artdelagestiondelaréalisationdesbénéfices
Processus
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Jenner,S.andAPMG(2014)
Définirlesrésultatsetbénéficessouhaités
Définirleprojet
Réaliserlesbénéfices
Évaluerlaréalisation
desbénéfices
Besoinsetproblèmes
Normesetréglementations
Opportunitésetrisques
Modèlesuédoisdelaréalisation
desbénéfices
Stratégiesetobjectifsorganisationnels
• Casd’affaires• Planetdevis
• Planderéalisationdesbénéfices
• Miseàjourdeplans• Bénéficesréalisés
• Rapportsdeprogression• Vérificationdebénéfices
réalisés• Leçonsapprises
1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
1.Étatdel’artdelagestiondelaréalisationdesbénéfices
Résultatsdesinitiatives
Lamajoritédesorganisationsrespectentetadoptentun processusdegestiondesbénéfices,maisellesontdesdifficultésàmesurerlesbénéficesréalisésetlesuccèsduprojet(Marnewick,2016).Trèspeud’organisationsréussissentàexécutercorrectementchaqueprocessusdelaréalisationdesbénéfices.L’évaluationdesbénéficesn’estpresquejamaisréalisée(Sapountzis,2013).Volvoréussiralaréalisationdesesbénéficessisagouvernanceconsidèrelatraçabilitédesbénéfices(Viklund etTjernstrom,2008).
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
1.Étatdel’artdelagestiondelaréalisationdesbénéfices
LesenjeuxactuelsDéfinir clairement les bénéfices : catégorisation,quantification, estimation et validationPlanification de la réalisation des bénéfices au niveaustratégique ou tactiqueIdentifier des indicateurs pour évaluer les bénéfices nonquantifiablesDéfinir comment l’organisation va réaliser la mesure duprogrès des bénéfices par rapport au « AS-IS»Définir des références pour les bénéfices intermédiaireset les dates d’évaluationDéfinir les artefacts pour communiquer le progrès desbénéfices à toutes les parties prenantes pertinentes
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GeminiConsultants,2015
Maîtrisée
Nonmaîtrisée
activ
ité
1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
1.Étatdel’artdelagestiondelaréalisationdesbénéfices
Lesbénéficesselontroisperspectives
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Succèsenfonctionduprojet
Succèsenfonctiondel’investissement
Succèsenfonctiondesopérations
Investissement
• Satisfairelespartiesprenantes
• ROI• Réaliserles
bénéfices
• Livrerlerésultatenrespectantlescontraintesduprojet
• Utiliserlerésultat• Réaliserles
bénéfices
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Bénéficesselonl’investissement
Définir et maintenir les règles d’éligibilité debénéficesRéaliser le plan de réalisation de bénéfices auniveau du portefeuilleRéviser continuellement les bénéficesDéfinir de quelle façon les bénéfices serontgérés une fois que le produit ou le service esten opérationSuivre et évaluer la réalisation de bénéfices auniveau du portefeuilleÉvaluer les bénéfices une fois que le produitou le service est en opérationDéfinir les rôles et les artéfacts pour la gestionde bénéfices avant, pendant et après le projet
Contexte:• Organisationensilos• Autoritélimitéevis-
à-vislepromoteur• Peud’outilspour
suivrelesbénéfices
SelonlacertificationAMPG:
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Bénéficesselonleprojet
Démarrer, planifier, exécuter, contrôler etclôturer le projet respectant les contraintesinitialesSatisfaire les parties prenantes par rapport àleurs besoins et exigencesSuivre et communiquer les indicateurs définispar la gouvernance du projetGérer les demandes de changement limitantles impacts sur les contraintes initialesNégocier avec les parties prenantesPMBOK ® version six (2017) – utilisation duplan de réalisation de bénéfices pouridentifier les parties prenantes et clôturer leprojet
Contexte:• Plusieursdemandes
dechangementsayantdesimpactssurlaportée
• Responsabilitélimitéeparrapportauxbénéfices
Selonlesstandards:
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2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Bénéficesselonlesopérations
Identifier les bénéfices recherchés selon lastratégie et les objectifs organisationnelsDéfinir les produits et services souhaitésIdentifier les indicateurs permettant demesurer l’évolution des bénéfices financiers etnon financiersFaire les mesures initiales (AS-IS) permettantde mesurer l’évolution (TO-BE)Suivre la réalisation du projet pour identifierles possibles écarts par rapport aux ciblesS’approprier les livrables du projetÉvaluer et communiquer la réalisation desbénéfices une fois le produit ou service enopérationDéfinir de nouveaux projets selon les écarts
Contexte:• Difficultésdans
l’identificationdesbénéficesavantleprojet
• Peud’outilspourmesurerl’étatinitialetl’évolutiondesbénéfices
• Communicationlimitéeentreleprojetetl’investissement
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Bénéficesdanslecadreduprojet:
ProjetA ProjetZ
Livrable3Livrable1 Livrable2 Livrable4
Portefeuille
Bénéfices
Exigen
cea
Exigen
ceb
Exigen
cec
Exigen
ced
Exigen
cei
Exigen
cej
Exigen
cek
Exigen
cel
…
Programme
ProjetB
Livrable3 Livrable4Exigen
cee
Exigen
cef
Exigen
ceg
Exigen
ceh
Traçabilitédes
bénéfices
Analysebidirectionn
elle
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2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Outilspourlatraçabilitédesexigences:
Businessanalysis forpractitioner:apracticeguide,2015
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Bénéficesau-delàduprojet:
ü Laréalisationdebénéficesdoitêtreexécutéetoutaulongducycledevieduprojetetaprèssafinalisation.Cecycledevieétendudevraitaméliorerl'adhésionàlaréalisationdesbénéfices(Marnewick,2016).
ü L’évaluationdesbénéficespost-projetpermetd’évaluerlarentabilitéduprojet,identifierlesleçonsapprisesàpartirdel’investissementetidentifierdenouveauxbénéficesouprojets(Badewi,2015).
ü 80%desprojetsgouvernementauxenAngleterreneréalisentaucuneévaluationdesbénéficesaprèslalivraisondesproduitsetservicesduprojet(NAO,2009)
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Bénéficesau-delàduprojet:
ü ÉtudedeWard(2008):ü 80%desrépondantsconsidèrentquelarévisiondesbénéficesn’a
pasétéfaitecorrectementü 4%desrépondantsconsidèrentquelarévision post-implémentation
ajoutedelavaleuràl’organisationü Habituellement,unauditdebénéficesestréalisé6à12moisaprèsla
livraisondesrésultatsduprojet(ThomasetFernández,2008).ü Silesbénéficesetlesindicateursdemesurenesontpascorrectement
définislorsdupréprojet,ilsserontdifficilementsuivislorsdesopérations.
ü Parcontre,lesrôlesetlesresponsabilitéspourl’évaluationdebénéficespost-projetnesontpasdéfinis.
Quiestresponsabledesbénéfices?
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
3.Lesrôlesetlesresponsabilités
Succèsenfonctionduportefeuille
Succèsenfonctiondesopérations
• Satisfairelespartiesprenantes
• ROI• Réaliserles
bénéfices
• Livrerlerésultatenrespectantlescontraintesduprojet
• Utiliserets’approprierlerésultat
• Réaliserlesbénéfices
Le propriétaire des produits ou des services livrés n’est pas outillépour évaluer la réalisation de bénéfices et les communiquer(Badewi et al., 2016).
La responsabilité de la réalisation des bénéfices dans la phase post-mise en œuvre est au-delà de la responsabilité de la gestion deprojet (Zwikael, 2012).
Le gestionnaire responsable du changement organisationnel peutêtre responsable des bénéfices (OGC, 2011).
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
3.Lesrôlesetlesresponsabilités
Succèsenfonctionduportefeuille
Succèsenfonctiondesopérations
• Satisfairelespartiesprenantes
• ROI• Réaliserles
bénéfices
• Livrerlerésultatenrespectantlescontraintesduprojet
• Utiliserets’approprierlerésultat
• Réaliserlesbénéfices
ModèledeBadewi,2016:
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
3.Lesrôlesetlesresponsabilités
Succèsenfonctionduportefeuille
Succèsenfonctiondesopérations
• Satisfairelespartiesprenantes
• ROI• Réaliserles
bénéfices
• Livrerlerésultatenrespectantlescontraintesduprojet
• Utiliserets’approprierlerésultat
• Réaliserlesbénéfices
ModèledeBadewi,2013:
Badewi,2016
211e JournéedelaRecherche
enpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
4.Questionspourlesateliers
TablesA1etA2:bénéficesdanslecadreduprojet
Comment peut-on rendre le gestionnaire de projet et/ou sonéquipe plus responsable (sensible) par rapport à la réalisationdes bénéfices?
Comment peut-on améliorer le suivi des bénéfices dans lecontexte du projet?
Quelle serait la fréquence idéale pour suivre et contrôler lesbénéfices dans le contexte du projet ? (Selon quel contexte?)
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
Quels sont les facteurs permettant l’évaluation et le suivi des bénéficeslors des opérations?
Quels outils devraient être employés pour communiquer le suivi desbénéfices ? À qui doit-on les communiquer?
Quelle serait la fréquence idéale pour suivre et contrôler les bénéficesdans le contexte du projet ? (Selon quel contexte?)
TablesB1etB2:bénéficeslorsdesopérations
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1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
2.Lesenjeuxdusuividelaréalisationdebénéfices
TablesC1etC2:rôlesetresponsabilités
Qui doit être responsable de l’évaluation et le suivi desbénéfices?• Lors du pré projet• Lors du projet• Lors des opérationsQuelles seraient leurs principales responsabilités?
Rôles
251e JournéedelaRechercheduPMI-Montréal
enpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM
Gardiendutemps• S’assuredurespectdutempslorsdel’atelier
• *Facilitateur
Scripte• Prenddesnotessurlesdiscussionspendantl’atelier
Porte-parole• Présenteunrésumédesdiscussionsàlafindel’atelier
Opérationnalisationdelaréalisationdesbénéfices:enjeuxetpistes
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AlejandroRomero
@malexromero
• Name | Alejandro Romero, PhD, PMP• Web | www.chairegpuqam.ca• Email | [email protected]
1e JournéedelaRechercheenpartenariataveclaChaireengestiondeprojetsESGUQAM