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LA COMMUNAUTÉ EN GESTION DES RISQUES
Le cycle de vie des risques de projets
Par: Agnès BédardFrédéric ChauvinVincent GuérardMarie-Pier PresséHind Belqorchi
Date: le 24 septembre 2015
Cet atelier contient des éléments et informations traduits à partir du guide PMBOK du PMI
Déroulement
1. Introduction et mise en contexte
2. Retour sur la dernière conférence
3. Cycle de vie d’un projet en fonction de la gestion des risques
4. Atelier en équipe
5. Résultats et discussion en plénière
6. Conclusion et prochaine activité
Communauté gestion des risques
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Partagez votre expérience• apprenez de nous et des autres participants
• demandez-vous ce que vous pouvez partager
Saisissez l’opportunité de sortir des sentiers battus!• ouvrez votre esprit au changement
Merci de • ne pas utiliser vos ordinateurs
• fermer vos téléphones
Communauté gestion des risques
Règles du jeu
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Communauté gestion des risques
4
Communauté gestion des risques
Règles de sécurité
Communauté gestion des risques
Réunir des chargés de projets de divers domaines d’expertises
Prendre le « pouls » sur la réalité de la gestion des risques en GP
Susciter des réflexions et échanges entre les participants
Comprendre les défis et enjeux de la gestion des risques
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1. Introduction et mise en contexte
Communauté gestion des risques
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1. Introduction et mise en contexte
L’objectif est de vous permettre de mieux comprendre les bénéfices de la gestion des risques tout au long de votre projet
Comprendre les fondements de la gestion des risques car il est essentiel d’en maîtriser son cycle de vie
Comprendre les étapes clés de la gestion des risques en lien avec les phases d’un projet
Communauté gestion des risques
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Organisation Chargé de projets Client
• Outil de communication pour les trois parties (organisation, chargé de projets et client)
• Prioriser les projets et autres interventions corporatives
• Contrôler les budgets du portefeuille de projets (meilleure planification budgétaire)
• Se protéger de conséquences financières et légales
• Rapport vis-à-vis exécutif et actionnaires (meilleure compréhension des enjeux projets)
• Prendre des décisions éclairées• Allocation des ressources• Comprendre les liens entre les
événements & leurs impacts sur le projet
• Réputation – respect des objectifs
• Être en mesure de repérer les risques liés au projet et de ses impacts sur le projet et l’organisation
• Anticiper les problèmes• Préparer des pistes de solutions• Justifier les contingences• Sensibiliser et responsabiliser les
parties prenantes• Gérer les attentes de la direction
et du client • Identifier les opportunités• Déterminer quantitativement les
probabilités de succès • Augmenter les chances de succès
du projet
• S’assurer d’un retour sur investissement
• Avoir une meilleure compréhension des prévisions budgétaires, de l’échéancier et de la qualité
• Supporter les décisions • Optimiser l’atteinte des
objectifs/Produits livrés • Prévoir les impacts • Planifier une réponse adéquate
aux risques• Rassurant/sécuriser le client
2. Retour sur la dernière conférence
Communauté gestion des risques
3. Cycle de vie d’un projeten fonction de
la gestion des risques
Démarrage Planification ExécutionSurveillance et maîtrise
Clôture
Communauté gestion des risques
3. Cycle de vie d’un projet
Plan de management des risques
Identification et évaluation
Plan de maîtrise des
risques
Révision du registre des
risques
Fermeture du registre
Communauté gestion des risques
3. Processus en gestion des risques
Plan de management des risques
Fermeture du registre
Plan de maîtrise des
risques
Révision du registre des
risques
Identification et évaluation
ClôtureExécutionSurveillance et maîtrise
Démarrage Planification
Communauté gestion des risques
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Risques
Peu de risques
Beaucoup de risques
Les risques de projet selon le cycle de vie
Communauté gestion des risques
Communauté gestion des risques
Exercice – Quelle sont les rôles et responsabilités en fonction des phases ?
Durée : 20 minutes
En équipe (par table) selon le rôle remis par l’animatrice, veuillez:
1. Vous déplacer afin d’être confortable2. Tenter, en équipe, de répondre à la question3. Identifier les réponses possibles sur la feuille posée sur la table 4. Présenter les résultats (un représentant par table)
Une discussion en plénière suivra pour partager les résultatsDurée : 20 minutes
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4. Atelier en équipe
Communauté gestion des risques
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Organisation Chargé de projets Client
Démarrage
Planification
Exécution
Surveillanceet maîtrise
Clôture
Communauté gestion des risques
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Organisation Chargé de projets Client
5. Résultats et discussion en plénière
Démarrage Cadre de travailIndicateurs rougePromouvoir la cultureSupporter le processusStratégie portefeuilleBesoins-Vision-Attentes
Identifier les PPDéfinir la strat. de GDR
Clarifier sa tolérance aux risquesComprendre les risquesEnjeux définition
Planification Questionner l’approche aux risquesApprobation de la planification en GDR
Organiser la GDRÉtablir les moyens de communicationsPlanifier les ateliers d’identificationEffectuer l’analyse Q&Q
Participer à l’identificationRoadmap - JalonPortéeAssurer la qualité
Communauté gestion des risques
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Organisation Chargé de projet Client
ParticipationImplication dans lesdécisionsItérations planificationChangement
5. Résultats et discussion en plénière
Exécution
Surveillanceet maîtrise
Supporter le projetAssurer la gouvernanceGestion des crises
Clôture
Surveiller les changementsMettre à jour le registreRéévaluer l’état des risquesAssurer l’avancement des plans de réponse
Évolution du registreÉvaluer ROI / ClientPrise de décisionRéorienter au besoinGestion des PP
Veiller à la mémoire collective
Piloter les réponses aux risquesInformer les parties prenantesRéduire les risques et leurs impacts
Informer et se tenir informerSuivi livrablesValidationItération
Confirmer la clôture des risquesAccepter le transf de la resp.Leçons apprise
Enregistrer les leçons apprisesVérifier la clôture des risques
Communauté gestion des risques
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5. Résultats et discussion en plénière
Démarrage Planification ExécutionSurveillance et maîtrise
Clôture
Organisation ClientChargé de projets
Communauté gestion des risques
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… ça dépend de :• l’entreprise,• du projet,• du client,• du chargé de projet
6. Conclusion
Communauté gestion des risques
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Indicateurs en gestion des risques
Date: Février 2016
6. Prochaine activité
https://www.linkedin.com/grp/home?gid=6664211
Communauté gestion des risques
MERCI DE
VOTRE
PARTICIPATION
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Communauté gestion des risques
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Annexes
Idées recueillies pendant l’événement
Rôle : Client
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Démarrage• Définir les besoins et la tolérance• Informer (expliquer) sur le contexte
Planification• Identifier les jalons et la portée incluant les ressources• Identifier les implications dans les différentes phases• S’assurer de la qualité
Exécution• Rôle consultatif• Dans certains domaines : Tests (TI)
Surveillance et maîtrise• Faire le suivi sur les livrables selon les besoins identifiés
Clôture• Être formé• Participer aux leçons apprises• Participer à la conformité• Célébrer !
Rôle : Client
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Démarrage• Analyse des leçons apprises pour les projets similaires antérieurs• Définition des besoins qualitatifs et quantitatifs le plus clair possible
Planification• Justification => Business Case• Implication (ex. ressources)• Plan de mitigation des risques
Exécution• Participation active• Prise de décision• Itérations plan• S’assurer que le plan de mitigation est suivi
Surveillance et maîtrise• Contrôle de qualité des livrables incluant le risque
Clôture• Respect des besoins identifiés au démarrage• Leçons apprises
Rôle : Client
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Démarrage• Définition des contraintes / tolérances• Définition des hypothèses
Planification• Roadmap : Milestones, types d’information
Exécution• Changements et vérifications
Surveillance et maîtrise• Suivi• Validations (Testing & Commisionning)• Itérations
Clôture• Documentations (manuel d’opérations)• Clôture du contrat
Rôle : Chargé de projet
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Démarrage• Charte (contraintes, hypothèses, risques à haut niveau, limites)• Manque d’informations, déresponsabilisation
Planification• Plan de gestion des risques• Identifier nos risques => registre• Évaluation qualitative / quantitative• Évaluation : réserve de gestion / contingence
Exécution• Domaine, organisation, séquence• Acception, intégrité (sociaux dynamiques, politiques), décision
Surveillance et maîtrise• Sensibilisation des responsables• Mesures de mitigations respectées• Menaces pour le projet• Suivi de contingences
Clôture• Leçons apprises (roulement)
Rôle : Chargé de projet
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Démarrage• Risques à très haut niveau identifiés
(organisationnel, business, projet)
Planification• Identification et évaluation• Risques (ressources et client, co. Dir.)• Plan de mitigation, Ident. de la contingence• Stratégie de gestion des risques
Exécution• Suit l’exécution du plan de mitigation
Surveillance et maîtrise• Réévaluation des risques (2 sem.)
Clôture• Réévaluation finale, remise de contingence• Leçons apprises, Fermeture du registre• Éventuel transfert à l’organisation
• Démarrage• 0 à quelques risques Org/Bus apparaissent
pour le PM. Contingence déjà établie.• S’obstiner à identifier de l’argent des risques
• Démarrage• Ateliers / Ressources• Rapport au CoDir, Plan d’actions PM• DDC $ et temps
• Démarrage• Certaines activités sont réalisées, d’autres
sont reportées dans le temps• Démarrage• Quand j’ai le temps
• Démarrage
• 1 mois après la livraison
Théorie Pratique
Rôle : Chargé de projet
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Démarrage• Identifier les risques macros avec les PP• Évaluation macro de la contingence
Planification• Détailler les risques (registre)• Identifier et mettre en place les solutions• Mettre en place le plan de gestion des risques
Exécution• Mise à jour du registre des risques + plan de
management des risques
Surveillance et maîtrise• Rencontres périodiques avec parties prenantes• Revue des tableaux de bord
Clôture• Vérifier les risques (fermés, réels, non répondus)• Mise à jour des leçons apprises
• Démarrage• Non participation des parties prenantes• Contingence non adéquate
• Démarrage• Pas de formalisation détaillée• Pas de réponses définies (risques en suspens)
• Démarrage• Manque de temps de suivi• Négligence des parties prenantes
• Démarrage• Manque de temps et d’intérêt
• Démarrage
• Passer au projet suivant ☺
Théorie Pratique
Rôle : Organisation
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Démarrage• Stratégique / portefeuille + Déclarer attentes + Besoin / Vision / Attentes• Indicateurs à rouge – Tableau de bord• Définition équipe + responsable de la gestion des risques
Planification• Approbation de la planification en gestion des risques
Exécution• Gestion des crises (risques concrétisés)
Surveillance et maîtrise• Surveiller l’évolution du registre• Évaluer le « ROI » vs. investissement / satisfaction du client• Prise de décision GO / NO GO + Réorienter au besoin• Communication et gestion des parties prenantes à haut niveau• Négociation des ressources + Signatures
Clôture• Reconnaissance du bon travail• Leçons apprises +/- et améliorations futures• Communiquer la réussite aux parties prenantes