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Phase A: Etude d’opportunité

Finalité de cette phase

contenu Formalisation de l’idée

Explicitation des attentes, des implications aval et des problématiques générées

Ce qu’apporte l’originalité du projet: l’innovation dans le projet Analyse des acteurs concernés et attitudes vis-à-vis du projet

(Valeurs Entreprise et C .du Chgt) Dégrossissage économique (estimation) de la phase E à M

Positionnement stratégique Finalité enjeux du sujet Analyse de l’environnement dans lequel le problème est

posé et impacts Choix du projet par rapport au autres projets de l’entreprise en

cours ou potentiels (systémique) Repérage des R/O à traiter ou à ne pas traiter.

Première cause d’erreurs projet mauvaise expression des besoins

Conditionne le lancement du projet et sa réussite Cette phase est traitée de manière indépendante

Externe : demande d’un client potentielInterne : suggestion d’un service ou direction

Déclenchement

Tableau fiche objectif Brainstorming Objectifs SMARTER Estimation global coût ±30% + aléas: méthode globale SWOT 6 forces de PORTER PESTEL Chaine de valeur

Outils

Particularités

Document de cadrage du sujet et décision: dossier sommaire (création de valeur) Soit lancer une étude de faisabilité avec les ressources requises Soit abandonner le sujet.

Présentation à un comité de validation

Livrables

Evaluation rapide de l’idée ou de la demande sur une base stratégique (notamment création de Valeur: couple

besoin disponibilité) Sur une base COST (projet et de son environnement)

Engagement ou abandon Documents plus ou moins formalisés exprimant la demande

ou l’idée de départ., sans anticiper l’émergence d’un projet structurée

Entrées

Y a-t-il un sujet pour nous? Question

Les acteurs peuvent être indépendants du reste du projet. Direction générale Direction commerciale et stratégique COMEX

Les acteurs impliqués dans cette phase: MOA

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Phase B: Etude de faisabilité/conceptuelle (APS)

Finalité de cette phase

contenu

Scénario défini Doit jouer un rôle fédérateur entre la MOA et MOE Les rôles et responsabilités de chacun

Fait suite à l’étude d’opportunité et sera éventuellement suivie par une étude d’avant-projet.

Déclenchement

Analyse fonctionnelle externe (les besoins du client) Bête à cornes et pieuvre (4 types : usage, estime, contrainte et

fonction technique. Fonction : verbe à l’infinitif + complément Méthode créativité Analyse des scénario (planning grandes lignes) Tableau de vote multicritères (affectation critère et coef. sur solution). REX pour aider dans les choix DFP et analyse contractuelle Risques et opportunités: Matrice FARMER

Outils

Particularités Cahier des charges fonctionnel (CdCF) et des exigences (définir indicateurs de

succès) Scénario de réalisation : planning grandes lignes Préfiguration des coûts et des délais avec jalon principaux: planning Décision : soit continuer soit revoir à la baisse les objectifs (ou abandon) Risque et opportunité

Livrables

Identifier la meilleure solution (parmi toutes les solutions possibles) pour satisfaire aux besoins du projet.

Préfigurer une stratégie de réalisation et une organisation globale préliminaire du projet (COST)

Objectif et pré-évaluation COST de l’étude d’opportunité. Budget (enveloppe) alloué. Planning d’étude pour la réalisation de cette phase.

entrées

Quelle est la meilleure solution possible?

Question

MOE (les experts techniques et fonctionnels) Pré-consultation fournisseurs/partenaires potentiels MOA pour consultation Nomination du chef de projet.

Les acteurs impliqués dans cette phase.

Choix d’une solution

Définition précise des finalités, objectifs et condition de succès

Inventaire des solutions possibles pour répondre au cahier des charges

Choix dune solution globale

Ebauche du plan d’exécution du projet

Organisation du projet

Rôle, responsabilité (organigramme)

Ressources et moyens de réalisation

Organisation SI du projet : reporting

Définir la stratégie de réalisation

Intégrer le projet dans le contexte de l’entreprise (place du projet et sensibilités acteurs)

Choix de la stratégie globale de la réalisation et scénario de réalisation

Mise en place des jalons stratégiques du projet

Validation du Cahier des charges fonctionnel

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Phase C: Etude d’avant projet

Finalité de cette phase

contenu

Objectifs techniques Rassembler les données de base précises et complètes. Etudier en détail les besoins Cahier des charges fonctionnel complet (AF, AV, CCO)

Objectifs économiques. Estimation des coûts

De réalisation du projet D’exploitation des produits Des aléas et critères économiques

Analyse de la Valeur (VAN, TRI, POT, EN) Objectifs organisationnels

Définition de la structure interne du projet De la place du projet dans l’entreprise Des collaborateurs externes [internalise, externalise ( Etudes, réalisation, maintenance ) ] D.F.P.

Objectifs temporels Définition des jalons du projet et des grandes phases de déploiement convergence et des

synchronisations Analyse des mobilisations à assurer Préfiguration des avancements

Communication Plan de communication projet (qui, dit quoi , à qui, pour quoi, quand, comment) Mise en place du dispositif de reporting, visualisation du diagramme temps temps

Indicateurs Définir et préparer le suivi de indicateurs de succès du projet.

Le processus ‘engagement de la décision doit être parfaitement clair dans l’entreprise.

Le CP est déjà pressenti à ce stade pour effectuer le transfert de connaissance du dossier

Décision de lancer un avant-projet à la suite des études de faisabilité, qui ont sélectionné un solution pour solution pour satisfaire à la finalité et aux objectifs.

Déclenchement

Analyse de la valeur : AF (5 étapes) + CCO (4 étapes) DFP Outils de communication: fiche outil du communiquant R/O

Résolution des problèmes CARREDAS Diagramme de FARMER et KIVIAT

Outils

Particularités

Dossier COST complet et validation associées (contrats) Plan de communication Plan d’exécution du projet Tableau de contrôle budgétaire (A préparer) Tableau des Risques et opportunités mis à jour

Livrables

Décider du lancement formel de l’investissement/ du projet, sur la base d’un dossier COST complet et cohérent.

Finaliser l’ensemble du dossier COST

Orientations stratégiques de la Direction (taux d’actualisation) Informations marketing Document de cadrage du sujet et description de la solution

retenue

Entrées

Quoi Quand Comment pour quel résultat (5W2H)? Définition COSTQuestions

MOA MOE: CP CD, CDG, CODIR selon les organisations

Les acteurs impliqués dans cette phase.

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Phase E: Planification et budgétisation

Finalité de cette phase

contenu

Organisation du projet.

Décomposition fonctionnelle (DFP) et élément de codification

Scenario de réalisation du projet qui définira les jalons, les logiques d’activités et l’organisation.

Planning : 9 étapes (faire un liens faire la fiche synthèse)

Positionnement des jalons et marges stratégiques, Définition de la granularité, Liste des activités qui conduise à des livrables d’interface, Réseau logique, Analyse déploiement convergence, vérification des synchronisations, vérification des cumuls des moyens, distribution des marges de scénario.

Vérification des moyens et de l’avancement

Plan de charge par ressource

Modalité de calcul de l’avancement des livrables (métrique)

Budget

Transformation des estimations en budget :Coût global du projet pour accord (ressources; €; matériel,…)

Répartition du budget selon les postes

tableau du contrôle budgétaire et courbes en S (réalisé, facturé, payé)

Veiller à définir assez finement les activités finales Ne pas mettre trop de liaisons dans le séquencement des activités. Pensez aux aspects humains dans la planification Lecture verticale et de droite à gauche du planning Les dépassements de budget estimés sont mis dans la PDC jusqu’à

approbation le cas échant

Fin d’avant projet et/ou décision de lancer la réalisation du projet.

Déclenchement

Métrique des avancements (0-100; jalon; % d’avancement; prorata temporis)

GANTT DFP PERT

Outils

Particularités

Communication des avancements Mise à jour du planning Suivi des R/O

Livrables

Préparer des outils de communication qui permettent à chacun de Comprendre la stratégie, le plan d’exécution du projet et les interfaces organiser son travail, produire des livrables à temps Travailler en mode collaboratif Connaitre les moyens nécessaires (ressources) et alloués (budgets)

Développer des outils pour piloter le projet et son avancement.

Cahier des charges Planning global Moyens disponibles Hypothèse financière

entrées

Comment éviter les dérives COST?Questions

CP Fournisseurs Financier Ressources

Les acteurs impliqués dans cette phase.

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Phase E: Pilotage

Finalité de cette phase

contenu

Analyse fine des problèmes rencontrés.

Définition réfléchie puis mise en œuvre d’actions correctives, en fonction des écarts constatés par rapport aux prévisions et en prenant en compte tout l’environnement du projet

Mise à jour permanente des paramètres C.O.S.T.

Animation/Motivation de l’équipe du projet et management des ressources

Information des acteurs concernés

Mise à jour du P.E.P

Le pilotage est l’activité qui requiert une connaissance de tous les aspects projet pour comprendre les situations rencontrées et prendre des décisions pertinentes

Anticipation permanente Sens de l’écoute Réactivité Rigueur d’analyse Sens de décision et volonté de réussite

Activité permanente de l’équipe projet.Alimentée par les rapports d’avancement, les TdB, la communication

Déclenchement

GANTT DFP PERT Outils de qualification et de suivi des R/O Négociation Harvard

Outils

Particularités

Mise à jour du planning Décision de pilotage et plans d’action (plan B) Rapport d’information pour les acteurs (météo)

Livrables

Le pilotage d’exécution du projet consiste en une comparaison permanente du P.E.P. et de la réalité des faits sous tous les aspects du COST et à traiter toute déviation pour Se remettre dans le cadre prévu Remodeler le P.E.P. de façon cohérence afin de maintenir les

objectifs du projet Dossier P.E.P notamment : Planning réalisé, histogramme et courbes d’avancement Budget, contrôle budgétaire et courbes associées Analyse des R/O

Entrées

Y a-t-il un pilote dans l’avion?Questions

L’équipe projet Le chef de projet Les instances (CODIR) Tout l’environnement du projet (prestataire, commanditaire,

fournisseur)

Les acteurs impliqués dans cette phase.

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Phase R/O: Risques et opportunités

Finalité de cette phase

contenu Plan d’identification des risques

1. Définition du périmètre de l’étude

2. Liste des R/O (au Km)

3. Evaluer et hiérarchiser les risques (criticité= probabilité * gravité) Analyse qualitative et quantitative

Plan de traitement des risques

4. Traitement des risques Identification des responsables, Dates, Butées Maitriser les risques en zones ALARP ou ALARA Sur la base ACAT:

L’éviter (éliminer la source, transférer à d’autres,...)

Le modifier (le répartir, l’étaler, le circonscrire) Le partager (partenariats) Le conserver et le maîtriser

5. Mise à jour du planning et plan de management des risques et REX

Risque : combinaison de causes. Sensibilisation collective visant à faire comprendre à tous les

partenaires: Que les risques font partie du projet Qu’il existe de nombreuses opportunités Qu’il faut faire preuve d’anticipation et de réactivité

L’identification des R/O permet, dans une certaine mesure d’attribuer des provisions au Projet en terme de COST.

Niveau général: A partir de la phase de faisabilité et d’avant projet.Niveau détaillé : Au démarrage de l’exécution du projetMise à jour : Hebdomadaire

Déclenchement

SWOT et Swinger le SWOT: SOOO S’appuyer sur le tableau des risques principaux. Brainstorming Ishikawa: arêtes de poisson (les 5M) Arbres des opportunités (les 8C) Pareto FAMER (criticité des risques) KIVIAT AMDEC

Outils

Particularités

Tableau d’identification des risques

Tableau de traitement des risques

Livrables

Imaginer autant que possible des conditions défavorables d’exécution du projet pour En optimiser le pilotage. Être proactif et anticiper Pour accompagner de mesures préventives et plan de repli curatifs .

Niveau général: Document de cadrage ou de définition du sujetNiveau détaillé : scénario de réalisation , planning, coût, orga.Mise à jour : reporting du projet et plan d’exécution du projet

Entrées

Quels sont les risques et opportunités sur le projetQuestions

Le chef de projet Equipe projet (Les experts,…)

Les acteurs impliqués dans cette phase.

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Phase J: Livraison

Finalité de cette phase

contenu

Vérification, essais, réception

Vérification de la conformité des produits

Acceptation des produits par le commanditaire

Livraison

Livraison et transfert de responsabilité documenté entre projet et exploitant

De l’objet du projet

De pièce de rechange

Des manuels opératoires

De la formation des personnels exploitants/utilisateurs

Service après vente

Permanence de l’équipe projet pour

Lever les réserves

Veiller à une utilisation correcte du produit

Assurer les obligations de garantie

Communication

De lancement des produits en exploitation

D’informer des nouveaux processus, des nouvelles capacités

De remerciements aux contributeurs. La livraison est une des phases les plus délicates du projet.

La phase de recette doit être étudiée dès le démarrage de la réalisation du projet

Le cahier de recette doit être validée par les parties prenantes.

Cette phase se termine par un PV.

Modalité et processus spécifique à chaque projet et culture d’entreprise.L’équipe projet a la responsabilité des essais de démarrage pour valider le CdC, mais avec la participation des futurs exploitant/utilisateurs

Déclenchement

Outils de suivi de recette. Les outils de validation des performances.

Outils

Particularités

Documents de recette, et l’ensemble des PV Les contrats Document du produit pour son exploitation

Livrables

Transférer le produit du projet de l’équipe projet vers les exploitants/ utilisateurs

Produit du projet Plan de livraison Cahier des charges fonctionnels et techniques.

Entrées

Comment transférer le produit du projet vers les exploitants et utilisateurs? Questions

L’équipe projet Les commanditaire Les exploitants Les utilisateurs

Les acteurs impliqués dans cette phase.