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Les dfis de la gestion de portefeuille lAMTGilline PageauVice-prsidentePlanification & Innovations1

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Plan de prsentationPrsentation de lAMTHistorique : gestion de portefeuille lAMTVers une nouvelle gestion de projet standardiseUn nouvelle gouvernance mettre en placeProchaines tapes et leons apprises2

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Prsentation de lAMT

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Mission de lAMT4

Accrotre les services de transport collectif afin damliorer lefficacit des dplacements des personnes dans la rgion mtropolitaine de Montral.

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Principaux mandats

Planifier, coordonner, intgrer et faire la promotion des services de TCExploiter le rseau de trains de banlieue et le rseau de transport mtropolitain par autobusPlanifier et construire tout prolongement du rseau de mtroParticiper au financement de lexploitation des services des 14 AOTSoutenir, dvelopper, coordonner et promouvoir les services de TA5

Le territoire de lAMT6

14 organismes de transport

12 services de transport adapt

83 municipalits et la rserve de Kahnawake

4 000 km2

4,1 millions dhabitants

14 organismes de transport

12 services de transport adapt

83 municipalits et la rserve de Kahnawake

4 000 km2

4,1 millions dhabitants

Prs de 60 circonscriptions lectorales6

Le rseau mtropolitain7

6 lignes de train61 garesPrs de 100 km de voies rserves15 terminus mtropolitains 73 stationnements incitatifsPlus de 35 000 places de stationnementPlus de 4 000 places vlo

quipements6 lignes de train 61 garesPrs de 100 km de voies rserves15 terminus mtropolitains 73 stationnements incitatifsPlus de 35 000 places de stationnementPlus de 4 000 places de stationnement pour vlo7

Les projets l'AMTPlus de 100 projets pour un portefeuille de 2,1 G$6 grands projets > 50 M$

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Programme triennal dimmobilisations pour les 3 prochaines annes

Projets rpartis dans 3 sous-portefeuilles : Amlioration et dveloppementMaintienCorporatif8

Historique : gestion de portefeuille lAMT

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Pourquoi implanter une mthodologie ?Contexte gouvernemental en volutionCroissance rapide de lAMT et de son portefeuille de projetAbsence dun cadre de gestion de projetObjectif -> Aider la prise de dcision Implanter une gouvernance efficaceInitier dmarche gestion de portefeuille de projets Renforcer culture de gestion de projets Procder la reddition de comptes

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LAMT est un organisme parapublic assujetti diffrentes rgles, lois et politiques gouvernementales.Entre autres : 2009 : Loi sur Infrastructures Qubec2010 : Politique-cadre modifie en 2014 pour la directive sur la gestion des projets majeurs dinfrastructure publique

Culture de gestion de projet: Gestion de projet optimale Suivi porte, chancier et budget

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ChronologieContexte : Implantation de SAPquipe, groupes de travail, consultants externesvaluation maturit (CMMI) : Faible niveau tant pour la gestion de portefeuille de projets que pour la gestion de projetLancement mthodologieMise en place Comit gestion portefeuille (CGP)11

20102012

Dveloppement dune mthodologie en parallle du progiciel SAP (12 modules SAP dploys en 2 ans et demi en plus dun Business warehouse);En 2010, mise en place de lquipe de Gestion du portefeuille de projets et de groupes de travail appuys de consultants externes.

En 2011, 1ere valuation du niveau de maturit de lAMT est valu laide du modle CMMI (Capability Maturity Model Integration) : 1 pour la gestion de portefeuille de projets ;1 pour la gestion de projet.

Diagnostic sommaire de la maturitNiveau 1 : Chaotique, ad hoc, hroquePoint de dpart de tous les processus

6 processus valus : Porte, chancier, financier, communications, intgration, risques.

En 2011, Contraintes relies limplantation corporative de SAP. Travail en mode acclr. La mthodologie tait influence par loutil. Lancement de la mthodologie : Formation de plus de 100 ressources sur la mthodologie et loutil SAP PS.Dpt de documentation dtaille sur lintranet corporatif.

En 2012, mise en place du CGP.11

Chronologie (suite)Mise en place Comit gestion projets majeurs (CGPM)Adoption Politique gestion de projets de lAMTAudit et dpt rapport Vrificateur gnral Qubec (VGQ)Constats :Mthodologie base sur les meilleures pratiquesAugmenter matrise et lutilisation des processus tablis Assurer la cohrence entre la planification stratgique et le choix des projets

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2013

Mise en place du CGPM (comit de gestion des projets majeurs) qui est un sous-comit du CA.

Adoption de la Politique relative la gestion de projet.

Audit et dpt du rapport du Vrificateur gnral du Qubec (VGQ).Les constats concernant la gestion de projet lAMT inclut dans ce rapport :Les nouveaux processus dfinis par lAgence en matire de gestion de projet sinspirent des meilleures pratiques de lindustrie. (Le VGQ nest pas en mesure dvaluer leur application, mais il recommande dutiliser les processus tablis sinspirant des meilleures pratiques)LAgence a retenu de grands projets dans son plan stratgique sans mettre jour lvaluation de leur contribution potentielle latteinte des principales cibles (Le VGQ recommande de faire le lien entre les projets et latteinte des cibles stratgiques ainsi que de prioriser les projets en fonction de la capacit de lAgence les payer);La gestion assume par lAMT ainsi que les contrles et lencadrement exercs par les intervenants gouvernementaux concerns nont pas permis dassurer la matrise du projet du Train de lEst en temps opportun (Le VGQ recommande damliorer la matrise des projets).

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Chronologie (suite)valuation maturit (CMMI) : Augmentation de la maturit gestion de projetPrincipaux constats : Augmentation visibilit projets Uniformisation / standardisation -> processus / faons de faire Partage efficace de linformation Niveau dadhsion faibleImportance dintgrer gestion du changementDsarrimage processus et pratiques gestion de projet Imputabilit au bon niveau

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2014

2e valuation du niveau de maturit de lAMT est valu laide du modle CMMI (Capability Maturity Model Integration) : Maturit non value pour la gestion de portefeuille de projets.

Niveau 2 : Discipline de processusProcessus utilis de faon rpte

8 processus valus : Porte, chancier, financier, communications, intgration, risques. Ajout de ressources humaines et assurance-qualit.Le processus dapprovisionnement a t exclu de lvaluation. Des initiatives ont t menes en parallle par la vice-prsidence responsable.Les principaux constats :Difficults relies au dploiement de la mthodologie en parallle du progiciel SAP (12 modules SAP dploys en 2 ans et demi en plus dun Business warehouse);Uniformisation et standardisation des processus et faons de faire pour lensemble de lorganisation ;Dsarrimage entre les processus implants et les tches de gestion de projet ;Partage efficace de linformation entre les units daffaires et les diffrents paliers de lorganisation ;Imputabilit insuffisante des gestionnaires de projet et des quipes de projet (imputabilit au niveau directeur / VP);Augmentation de la visibilit concernant les projets dans lorganisation ;Niveau dadhsion faible diffrents moments et diffrents niveaux expliqus, entre autres par une absence de la gestion du changement.

Constats effectus en interne en 2014 confirms par un sondage corporatif effectu en 2015. Ces constats ont servi de base pour tablir les amliorations appliquer la mthodologie en place.

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Chronologie (suite)Mandat daccompagnement un consultant externe poursuivre la progression de maturit en gestion de portefeuille de projets et de gestion de projet

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2014

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Chronologie (suite)valuation maturit (OPM3)Orientations : rvision mthodologie Gestion projets standardise (GPS) :Efficience outils et processusIntgration besoins identifis par partenaires internes Respect meilleures pratiques en gestion de projet 15

2015

En 2015, 3e valuation du niveau de maturit de lAMT est value laide du modle OPM3 : LAMT se situe, comme 50% des organisations, ltape Standardiser du modle.

Les grandes orientations qui ont servi de base la rvision de la mthodologie GPS :Assurer lefficience des outils et des processus GPS ;Intgrer les besoins identifis par les partenaires internes ;Veiller au respect des meilleures pratiques daffaires en gestion de projet le tout adapt la realit organisationnelle de lAMT;Viser une progression du niveau de maturit en gestion de projet.15

Vers une nouvelle gestion de projet standardise16

Dmarche17Balisage (Chaire, STM, Via Rail)Cration 2 comits Gestion portefeuille projets (VP)Gestion projetMandats donns des consultants

GPS 2.0

Ce projet a inclus des parties prenantes de toutes les vice-prsidences de lAMT. Cration de 2 comit afin dassurer ladhsion.

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Constats des comitsAdhsion mthodologie -> facteur cl de succsNcessit de partager une dfinition commune projetBesoin dun processus de gestion de portefeuilleInclusion initiatives corporatives Importance tapes Dmarrage et Planification18

Importance davoir un langage commun : dtablir des dfinitions sur lesquelles on sentend corporativement. Un projet ninclut pas les oprations, ni les mandats effectus en amont pour valider la pertinence de faire un projet. Toutefois, a inclut les initiatives corporatives. Une fois ceci tablit, il a t plus facile dtablir des faons de faire applicables pour les projets et davoir une vision du processus de gestion de portefeuille de projets.

85% des erreurs peuvent tre vites dans les tapes Dmarrage et Planification. La correction de ces erreurs se fait, comme vous vous en doutez, faible cot compar aux corrections derreurs effectues en Ralisation qui se font cots levs.

Ladhsion est le premier facteur de succs dans limplantation dune mthodologie. Cest habituellement fait sur une base volontaire, ce qui demande de la volont.

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Principales amliorationsIntgration dun processus pour la gestion de portefeuille de projetsGouvernance revueCycles de vie et livrables associs revusMthodologie et outils gestion des risques Formation continue Imputabilit aux gestionnaires de projet Valorisation quipes de projetGestion du changement en continu19

Rvision de la gouvernance entourant la gestion du portefeuille de projets et la gestion de projets ;Rvision des cycles de vie de projet et les livrables de gestion de projets associs ;Dveloppement dune mthodologie et des outils en gestion de risques de projet ;Mise en place dun programme de formation continue pour les gestionnaires de projet ;Imputabilit des gestionnaires de projet et valorisation du travail des quipes de projet ;Gestion du changement en continu.

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Principales amliorations GPS 2.0Vue portefeuille de projets20

Modification importante : Toutes les initiatives sont vues en amont de la ralisation des projets par le comit de gestion du portefeuille de projets. Un suivi en continu du portefeuille de projets est effectu par le CGPP. 20

Principales amliorations GPS 2.0Cycle de vie rvis21

Modification importante : Plusieurs tapes dcisionnelles ont t supprims ou transfrs aux entits dcisionnelles dun autre niveau (bonne imputabilit au bon niveau).

galement, cycle de vie distinct pour les projets majeurs assujettis la Directive. 21

Principales amliorations GPS 2.0Gouvernance22

Modification importante : Plusieurs tapes dcisionnelles ont t supprims ou transfrs aux entits dcisionnelles dun autre niveau (bonne imputabilit au bon niveau).

galement, cycle de vie distinct pour les projets majeurs assujettis la Directive. 22

Principales amliorations GPS 2.0Rvision des documents de gestion de projet23

Modification importante : utilisation des documents de gestion de projet pour autoriser les passages lors des tapes dcisionnelles du projet. Fiche dopportunitDossier dapprobation de projetCharte de projetPlan de projetRapport de clture23

Principales amliorations GPS 2.0Rvision des rapports de portefeuille24

Nouveauts : Rapport spcifique pour les projets en ralisation. Suivi du Gantt des projets en ralisation galement. 24

Une nouvelle gouvernance mettre en place

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Gouvernance mtropolitaineSynthse du modle actuel26

Ce quil faut retenir

Vision cohrente et long terme

Favoriser et simplifier laccs aux services pour lusager

Planification et coordination optimale des services

CDPQ Infra coexiste avec les nouvelles entits 26

Gouvernance mtropolitaineSynthse du modle propos27Palier politiquePalier stratgiquePalier oprationnel

Communaut mtropolitaine de Montral (CMM)

L Autorit (ARTM)

Socit transport Montral (STM)Rseau transport Longueuil (RTL)Socit transport Laval (STL)Rseau transport mtropolitain (RTM)

Ce quil faut retenir

Vision cohrente et long terme

Favoriser et simplifier laccs aux services pour lusager

Planification et coordination optimale des services

CDPQ Infra coexiste avec les nouvelles entits 27

En conclusion

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Prochaines tapesDploiement mthodologie et appropriationAppropriation par le biais de formationsMise en uvre du Comit gestion portefeuille projets (CGPP):Reddition de comptes en continu du portefeuille Priorisation et slection des projets Suivi priodique du portefeuilleSuivi des bnficesGestion de la capacitRisques du portefeuille29

Appropriation des gestionnaires de projet par le billet de formation.Mise en place du comit de gestion de portefeuille de projets :Assurer la reddition de comptes en continu du portefeuille de projets ;Procder la priorisation et la slection des projets en fonction des alignements stratgiques et de la capacit financire, humaine et organisationnelle ainsi quaux changements de priorit des projets du portefeuille de lAMT ;Suivre le portefeuille de projets prioris priodiquement afin dassurer la gestion des bnfices, des risques et des communications des projets.

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Leons apprisesAdhsion dans lorganisationImportance de la gestion du changementSappuyer sur des standards internationauxAppui de consultants externesBalisage, communaut de pratiqueFormation en continu30

Gestion du changement en continu et tous les niveaux de lorganisationLutilisation de consultant externe rassure le CA et fournit un jugement neutre sur lorganisation. 87% des organisations qui tentent de dployer ce type de mthodologie seules (sans consultant) chouent.Le balisage auprs des pairs nous rassure en interne sur nos faons de faire et sur les alignements prendre pour la suiteLa formation en continu permet de conserver un momentum et que le sujet demeure dactualitLadhsion est un incontournable (principalement celle de la haute-direction et du CA) : sans elle, on ne peut avancer30

BIENVENUE

HTES LOCAUXwww.uitpsummit.org

Du 15 au 17 mai 2017, la communaut internationale des transports publics, les dcideurs en matire de mobilit et les reprsentants de lindustrie se runiront Montral, pour le Sommet mondial des transports publics.En tant quhtes locaux, lAMT et la STM auront le plaisir daccueillir les milliers de participants, en provenance du monde entier, cet vnement denvergure qui se droulera pour lune des rares fois en Amrique du Nord.Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site du Sommet de lUnion internationale des transports publics : uitpsummit.orgDici l, voici un court vido de 30 secondes sur notre belle cit.

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