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Déposer dans HAL-UGA
S’authentifier auportail HAL-UGA
13/04/2023 2SAGA / HAL-UGA
Se préparer au dépôt
Que déposer ?Article avec texte intégral• La version auteur = le pre-print• La version validée par les pairs
avant la mise en forme éditeur = le post-print
• La version éditeur• Les documents non publiésRéférence sans texte intégral• La référence bibliographique• Les documents non publiés ou
confidentiels
Préparer & s’assurer que :• Les auteurs approuvent le
dépôt de leur article dans l’archive ouverte.
• Le document déposé peut être rendu public.
• Les éditeurs autorisent le dépôt. Voir SHERPA/RoMEO , Héloïse , Dulcinea
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Choisir sontype de publication
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Privilégiez le texte intégral
Dépôt avec texte intégral : document
non publié ou non soumis à publication (rapport, preprint …)
document publié …
thèse et HDR
Dépôt sans texte intégral : référence bibliographique seule
Choisir son type de publicationIl arrive que votre fichier ne soit pas validé au moment du dépôt.Pour éviter de perdre votre temps, un conseil : Saisissez une référence bibliographique Votre notice enregistrée, vous ajoutez le fichier voir diapo 18.
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Renseigner le formulaire
• Remplissez bien les données bibliographiques pour avoir des listes de publications complètes, cohérentes et utilisables.
• Certaines données sont importantes même si non obligatoires : les mots-clés, les projets …
• Pour corriger ou modifier un élément du formulaire, utilisez toujours les flèches en bas de page «étape suivant » «étape précédente» et en aucun cas, n’utilisez la flèche retour du navigateur, car dans ce cas, vous perdez tout !
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Renseigner le formulaire1.1 Les métadonnées scientifiques
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Evitez le copier/coller
pour bénéficier de la détection
des doublons !
Choisissez le(s) domaine(s).
Hal recherche les titres proches à partir du 10e caractère pour éviter les doublons.Cette fonctionnalité n’est activée que si vous saisissez à la main.
La date de production correspond à la date d’écriture du document.A ne pas confondre avec la date de publication.
Renseigner le formulaire1.2 Les métadonnées scientifiques
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Identifiant unique des articles numériques : Hal recherche les doi similaires à partir du 9e caractère.
La date de publication de la revue imprimée prime sur la date de publication en ligne.
Renseigner le formulaire1.3 Les métadonnées administratives
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Les mots-clés enrichissent la recherche sujets dans Hal et dans les moteurs de recherche.
Les contrats, les projets ANR … sont intéressants à saisir pour produire des listes.
Commentaire : vous pouvez par exemple mettre un lien vers le pdf de l’article sur le site de l’éditeur .
Renseigner le formulaire2.1 Les auteurs
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Commencez à saisir e nom de l’auteur, le système propose des formes auteurs proches.Sélectionnez l’auteur qui correspond ou cliquez sur « Ajouter un nouvel auteur ».
La forme d’un auteur n’est pas
nécessairement celle de l’état civil :
caractères spéciaux, tirets, etc. sont quelques fois
supprimés. Respectez le choix de chacun !
Renseigner le formulaire2.1 Les auteurs (suite)
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Permet de modifier les informations ou de se supprimer comme auteur.
L’appartenance est celle de l’auteur au
moment de la publication.
Les co-auteurs sont nombreux, utilisez « Ajouter une liste d’auteurs ».
Une sélection / glisser et
vous modifiez l’ordre des auteurs.
Renseigner le formulaire2.2 Le(s) laboratoire(s)
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Tous les laboratoires actuelles de
Grenoble et de Savoie existent
dans Hal.
Sinon, procédez de la même façon que pour l’auteur : choix dans une liste ou création du laboratoire.
Complétez les données liées à l’auteur (prénom, équipe de recherche, etc.)
L’affiliation à un laboratoire est obligatoire.
Renseigner le formulaire3. Les fichiers
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Choisissez le type de fichier.
Cliquez pour transférer le(s) fichier(s).
Les fichiers peuvent être
transférés par groupe
de 5.
Il est possible de mettre des documents d’accompagnement d’une communication par ex. diaporama, vidéo.
Renseigner le formulaire3. Les fichiers (suite)
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Fichier(s) transféré(s)
Indiquez l’origine des fichiers.
Renseigner le formulaire4. Récapitulation
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Vous visualisez l’intégralité de votre dépôt. Vérifiez les données. Il est encore possible de les modifier avant la validation.
Lisez et acceptez les conditions de dépôt sur Hal. Choisissez la mise en ligne
immédiate ou différée.
Bon à savoir• Un dépôt avec texte
intégral comme une référence bibliographique ne se suppriment pas !
• En cas d’anomalies, signalez-la au référent du laboratoire en copiant l’identifiant.
Une fenêtre de validation va apparaître : cliquez sur OK et attendez la validation, sinon le dépôt n’est pas pris en compte !
Conservez le mail de dépôt du CCSDCela vous donne les droits pour modifier les métadonnées de votre dépôt, visible dans Mon compte / Mes dépôts.En communiquant le mail de dépôt du CCSD aux co-auteurs, ils bénéficient des mêmes droits de modification.
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Identifiant + mot de passe associé au dépôt
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