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La communication liée à un projet
Management de ProjetLaëtitia Pfaënder·Automne 2013
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La réalisation d’un projet impose de communiquer.
Se coordonner pour travailler ensemble :✦ expliquer les objectifs et contraintes du projet✦ s’accorder sur la marche à suivre et se répartir les tâches✦ partager les difficultés et trouver des solutions✦ régler les conflits et motiver les équipes
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La réalisation d’un projet impose de communiquer.
Se coordonner pour travailler ensemble :✦ expliquer les objectifs et contraintes du projet✦ s’accorder sur la marche à suivre et se répartir les tâches✦ partager les difficultés et trouver des solutions✦ régler les conflits et motiver les équipes
Rendre compte à qui de droit de :✦ de l’avancement du projet✦ du respect des objectifs, du planning ou du budget✦ des décisions prises ou possibles
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Le Chef de projet
Il doit communiquer :
✦ avec son équipe en particulier les responsables de tâches
✦ avec le directeur de projet et les équipes de la MOA
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La réunion de lancement(kick off)
Au démarrage du projet, cette réunion a 3 objectifs :
✦ apprendre à se connaître
✦ présenter l’objectif et les contraintes du projet
✦ motiver l’équipe projet
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Les réunions de suivi d’avancement
Ces réunions régulières au sein de l’équipe projet servent à :
✦ faire le point sur l’avancée du projet
✦ proposer et valider les orientations techniques
✦ identifier les difficultés rencontrées
✦ s’accorder sur la marche à suivre
✦ revoir le planning et la répartition des tâches en fonction de la charge de travail et des délais
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Les Comités Projet(COPRO)
Réunion périodique opérationnelle entre les principaux acteurs de l’équipe projet, avec ou sans la MOA.
Elle sert à :
✦ faire le point sur les actions en cours
✦ partager les points de blocage et trouver des solutions
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Les Comités de Pilotage(COPIL)
Réunion périodique à un niveau décisionnaire entre MOE et MOA.
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Les Comités particuliers
✦ par phase du projet
✦ par acteur
ex : comité de suivi de la recette
ex : comité avec le fournisseur
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Le Directeur de projet
Il doit de l’information à la direction de l’entreprise.
Il fait donc des interventions ponctuelles ou régulières dans les comités de direction :
✦ Comités de Direction (CODIR)
✦ Comités Exécutifs (COMEX)
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance✦ seulement avec les participants vraiment concernés
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance✦ seulement avec les participants vraiment concernés✦ des documents communiqués à l’avance
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance✦ seulement avec les participants vraiment concernés✦ des documents communiqués à l’avance
réunion physique, téléphonique, visioconférence ou ?✦ un mode de réunion approprié
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance✦ seulement avec les participants vraiment concernés✦ des documents communiqués à l’avance
réunion physique, téléphonique, visioconférence ou ?✦ un mode de réunion approprié
✦ rester concentré sur l’objectif de la réunion
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Comment organiser une réunion efficace ?
La règle d’or : Ne pas gaspiller le temps des participants !
✦ un ordre du jour précis et communiqué à l’avance✦ seulement avec les participants vraiment concernés✦ des documents communiqués à l’avance
réunion physique, téléphonique, visioconférence ou ?✦ un mode de réunion approprié
✦ rester concentré sur l’objectif de la réunion✦ au sortir de la réunion vérifier que chaque participant a
compris ce qu’il a à faire
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En tant que participant à une réunion, je dois :
✦ arriver à l’heure✦ arriver préparé✦ participer de manière optimiste et constructive
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Le Compte-rendu
Le compte-rendu (CR) a pour but de laisser une trace de ce qui s’est dit en réunion.
Il est diffusé au plus vite, à tous les participants et toute autre personne concernée.
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Le Compte-rendu
Il reprend donc naturellement :✦ la date de la réunion✦ le nom des participants✦ l’ordre du jour et les différents points abordés✦ les informations importantes pour l’ensemble de l’équipe✦ les difficultés rencontrées✦ les décisions prises✦ les actions à mener et les délais associés
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Le Compte-rendu
Comme tout document, il comporte :
✦ un titre ✦ le nom du projet✦ la date de création✦ si besoin la date de modification et un numéro de version✦ le nom de son auteur✦ des numéros de page (ex : page 1 / 2)
ex : CR de la réunion d’avancement du 22/09/2013
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La Gestion des documents
Elle est capitale pour :
✦ Centraliser et classer l’information✦ Pour échanger facilement les documents✦ Pour tracer le projet et pouvoir retrouver les décisions
précédentes✦ Pour capitaliser l’expérience
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