HAL-SHS accompagner les chercheurs et les laboratoires : exporter les

données, gérer une collection, créer une page web…

Odile Contat CNRS - Institut des Sciences Humaines et Sociales

Octobre 2016 – Formation HAL - ANF de l’InSHS

Etudes et dossiers : Informations sur la loi et Etude d’impact de la loi par l’assemblée nationale

DIST-CNRS : dossier d'information sur cette loi - Livre blanc — Une Science ouverte dans une République numérique

aujourd’hui…en France ! Article 17 de la loi numérique adopté le 28 sept 2016 - Article 30 de la Loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique : Légifrance Lorsqu'un écrit scientifique issu d'une activité de recherche financée au moins pour moitié par des dotations de l'État, des collectivités territoriales ou des établissements publics, par des subventions d'agences de financement nationales ou par des fonds de l'Union européenne est publié dans un périodique paraissant au moins une fois par an, son auteur dispose, même après avoir accordé des droits exclusifs à un éditeur, du droit de mettre à disposition gratuitement dans un format ouvert, par voie numérique, sous réserve de l'accord des éventuels coauteurs, la version finale de son manuscrit acceptée pour publication, dès lors que l'éditeur met lui-même celle-ci gratuitement à disposition par voie numérique ou, à défaut, à l'expiration d'un délai courant à compter de la date de la première publication. Ce délai est au maximum de six mois pour une publication dans le domaine des sciences, de la technique et de la médecine et de douze mois dans celui des sciences humaines et sociales

HAL plus de 405 000 documents dont 57 000 thèses, 26 000 images sur MediHAL, 600 000 auteurs

100 000 documents dans HAL-SHS soit 24% des dépôts et 1000 dépôts mensuels en moyenne

En 2015 : 46 205 dépôts en texte intégral (3850 par mois) 14 338 articles publiés dans des revues 9 738 communications dans des colloques 7 831 thèses (dont 5752 déposées via STAR) 1 494 chapitres d’ouvrages et 132 ouvrages 3 334 images 478 posters nombre de transferts vers ArXiv : 4392 nombre de dépôt à disposition RePec : 5001 Nombre total d’IdHAL créés : 7144 Nombre total de CV configurés : 2901

La visibilité : Entre 140 000 et 220 000 téléchargements mensuels en 2015 80 % des consultations d'articles des archives ouvertes sont faites à partir de Google et Google Scholar HAL-SHS Ranking web of world repositories (2016) 15ème dans classement institutionnels, 8ème dans classement Europe, 20ème dans classement mondial Une plateforme commune de dépôt à vocation nationale et transdisciplinaire : la convention de partenariat archives ouvertes autour de HAL signée le 02 avril 2013 par 25 partenaires…et aujourd’hui dans la feuille de route du Ministère sur les infrastructures de recherche - la feuille de route du CCSD

Des listes de publications pour les chercheurs…pour un cv, un rapport, une page web, etc. SAMM - Paris1 - Triangle - CV1 - CV2 - CV3

Des listes de publications pour le laboratoire : générer des listes bibliographiques pour

le rapport quadriennal : gain de temps, exportation automatique par type de document, par date et avec plusieurs formats…

Des collections : recenser la totalité de la production scientifique, en améliorer la diffusion (interface personnalisée) et constituer des archives institutionnelles. Une équipe qui gère un congrès, un projet ANR ou européen peut également valoriser ses publications à travers une collection Collections thématiques : OmniPhilo ; AO HiPhiSciTech ; INRIA-MECSCI - Laboratoires : Centre Koyré ; Centre de Chine ; ANHIMA - Institution : Univ Grenoble Alpes ; MSH de Dijon - ENS Lyon - Revues : Annales des Sciences Forestières ; ASD - Colloques : AlgoTel 2015 ; ARCTIC 2010 - Programmes de recherche : Programme ANR-EVE

Des pages web pour valoriser les publications : exports pour le site, la lettre d’infos, les pages chercheurs avec des listes de publications et des pages Web où la mise à jour est automatique - Ireman - Pacte - PSE – Modyco

Des services à haute valeur ajoutée …pour le chercheur…et l’institution

Les collections et les portails dans HAL

Fin 2015, on comptait 116 portails dans HAL Depuis 2013, 25 portails institutionnels ont été créés On compte aujourd’hui plus de 3 900 collections …dont près de 1700 collections de laboratoire.

Droits Référent structure Gestionnaire de collection Modifier un dépôt

Structure + structures filles

Partager la propriété d’un dépôt

Structure + structures filles

Tamponner un dépôt

Collection + sous-collections

Site web collection

Collection + sous-collections

Statistiques

Structure + structures filles

Collection + sous-collections

AureHAL : modifier structure

Structure + structures filles

Les rôles de référent structure et de gestionnaire de collection

Les rôles de responsable portail et de gestionnaire de collection

Fonctionnalité Portail Collection

Interface de dépôt X

Personnalisation graphique (logos, couleurs) X X

Choix des onglets du menu X X

Gestion des actualités X X

Création de collections X

Gestion des collections X

Gestion des utilisateurs, gestion des privilèges X

Gestion des référentiels dans AuréHAL : créer, modifier, fusionner X Statistiques X X Gestion de métadonnées X (LocHAL)

Exporter une liste de publications

A partir d’une recherche dans HAL vous pouvez exporter des listes de production scientifique. Les recherches se font sur les métadonnées de l’ensemble des dépôts (notices et texte intégral)

Vous pouvez sélectionner les documents à exporter, en cochant/décochant

Recherche et critères de recherche

Exporter une liste de publications

Choisissez le type de document à exporter

Cliquez sur export avancé pour choisir les champs à exporter

L’export avancé permet de choisir les métadonnées. Les formats d’export sont CSV, XML, JSON Vous pouvez exporter une liste par auteur, par laboratoire, et/ou par type de document, puis l’insérer dans un document

Choisir le format d'export csv

Personnalisez

votre export

Téléchargez l’export csv

Exporter une liste de publications

1ère étape dans HAL-SHS : recherche puis export avancé • exporter la liste au format csv • enregistrer le fichier csv

2éme étape dans Excel • données, données externes, importer des données (Excel 2003) /à partir du texte (Excel 2010) • sélectionner le fichier csv comme source de données • au paramètre « type de données » sélectionner “délimité” • au paramètre « origine du fichier » sélectionner “UTF8” • cliquez sur suivant • au paramètre « séparateur » sélectionner “Virgule” et identificateur de texte sélectionner les

guillemets “ • ne pas cocher la case « interpréter des séparateurs identiques... » • cliquez sur suivant et terminé • Importer/insérer les données dans une feuille de calcul ok

Enregistrer votre fichier Excel - Nommer vos colonnes : titre, nom de l’auteur, titre de la revue…Fenêtre/affichage Figer les volets

Exporter une liste de publications

3ème étape dans Word • cliquer sur l’onglet publipostage/démarrer la fusion et le publipostage (choisir le

type de document répertoire) • ouvrir la source de données et chercher le fichier Excel et ouvrir/sélectionner les

destinataires, utiliser la liste existante et aller chercher le fichier Excel et ouvrir • insérer les champs de fusion (autant de fois que nécessaire) dans l’ordre souhaité • effectuer la mise en page et appliquer les styles (ex. titre en italique, volume en

gras) • faire un aperçu des résultats (optionnel mais permet d’affiner) • fusionner vers un nouveau document/terminer et fusionner (modifier les documents

individuels) • enregistrer votre document

Voir aussi « Produire la liste des publications pour un laboratoire, une collection, un portail »

: http://blog.ccsd.cnrs.fr/2015/04/produire-la-liste-des-publications-pour-un-laboratoire-une-collection-un-portail/

Exporter une liste de publications

Gestion d’une collection

Un collection permet de regrouper un ensemble de dépôts sous une url courte du type : http://halshs.archives-ouvertes.fr/XXX (XXXX : identifiant de la collection) Les dépôts peuvent être sélectionnés (tamponnés)

• En mode automatique : articles tamponnés automatiquement chaque nuit un critère de tamponnage doit être défini : Laboratoire, équipe de recherche, institution, auteur, domaine, conférence, type de document, projet

• En mode manuel : tamponner (contrôle l'entrée de chaque document) un critère de tamponnage peut être défini : Une liste d’articles sera proposée au tamponneur

Pour obtenir une collection faire une demande au CCSD : halshs.support@ccsd.cnrs.fr Les informations nécessaires pour la création d’une collection sont :

• L’identifiant de la collection (nom court, exemple : sigle du laboratoire) • Le titre de la collection (ex : nom du laboratoire) • Catégorie : Laboratoire, Institution, Université, Ecole, Colloque, Revue, Thématique, Autre • Sous-collection de : indiquer ici si l'on souhaite que la collection créée apparaisse dans la

liste des collections des portails HAL-SHS ? HAL-uB?... autre? • L’identifiant de la personne responsable de la collection (le gestionnaire de collection)

Il peut y avoir plusieurs gestionnaires pour une collection • Le mode de tamponnage (automatique ou manuel) • Le critère de tamponnage (un laboratoire, une équipe de recherche,…)

Personnaliser sa collection

Ajouter un logo, un bandeau ou une image un bandeau pour l'entête largeur 1150 px

Privilèges, site web, En-tête = Personnalisation du bandeau du site…

P. 23

Personnaliser sa collection Privilèges, site web, Menu = Personnalisation des ongles du site…

Ajouter un onglet, une page personnalisé, un lien vers une page

Personnaliser sa collection

Privilèges, site web, Apparence = style css, couleur, police…

Type de personnalisation : en 1 clic, simple ou avancé…

Personnaliser la page d’accueil

Possibilités d’écrier un texte de le mettre en forme, d’insérer une image, un lien…

Modifier le contenu de la page d’accueil : Accueil et modifier le contenu de la page

Personnaliser la page d’accueil

Utilisation des widgets : sherpa, flus rss…

Suivre sa collection : les statistiques

Privilèges, statistiques : des dépôts, des ressources, par provenance…

Afficher une liste de publications dans une page Web

Utiliser Haltools de de l’INRIA créer sa page web Pour plus d'information, cette documentation Définir les critères de recherche

• Auteur, titre, année de publication, identifiant, laboratoire, tutelle, collection, équipe de recherche, conférence, audience, projet

Configuration de l’affichage • Choix des champs à afficher • Feuille de style CSS • Langue • Tri (année de publication, type de document, titre, 1er auteur) • Ordre des données

Affichage du rendu • Affichage du lien créé • Affichage du rendu dans une fenêtre

Création d’une page Web Les critères de recherche

Définition des critères de sélection • Publications d’un chercheur donné • Publications d’un laboratoire donné

Filtres possibles

• Année • Titre • Type de document • Audience (nationale ou international

• Valeurs multiples séparées par ; • Auteur(s)=prénom1,nom1;prénom2,nom2 • Auteur(s) = j*,dupont • Collection/tampon(s) = XXX;YYYY • Collection/tampon(s) = XXX*

Les résultats d’une recherche Création d’une page Web

Affichage et formatage

• Choisir les champs à afficher • Définir une feuille de style CSS • Choisir la langue • 4 critères de tri possibles • Choisir l’ordre d’affichage des

données • Cliquer sur Afficher

Remarque: • Le tri de « second niveau » sera affiché

en sous-rubrique. • Pour ne pas afficher les rubriques ou

sous-rubrique, il faut modifier la feuille de style : .Rubrique display:none ;.SousRubrique display:none ;.

Création d’une page Web

url construite permettant d’afficher le résultat. Cette url peut être insérée dans un site web (un lien (href) ou un widget)

Création d’une page Web

Créer une page web pour un auteur, un laboratoire, une équipe, un projet ANR ou tout autres critères •Auteur(s) : Nom ou Prénom,Nom (En cas d’homonyme, ajouter d’autres critères: Laboratoire(s) ou Equipe de recherche) •Laboratoire(s) : Identifiant (15080) Sigle (CES) Code (UMR8174)

Personnaliser sa page web •Chaque champ a son style css associé : 1er tri =>Rubrique - 2ème tri => SousRubrique •Mettre le lien vers la feuille de style : Au moment de la création dans la zone « css privé » ou en changeant la valeur du paramètre css dans l’url => &css=http://monSite/MonProjet/css/Mafeuille.css

Insérer sa page web dans un site •Pour mettre simplement un lien : <a href="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?auteur_exp=....." target="_blank">Votre lien</a> •<IFRAME width="505" height="500" src="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?auteur_exp=....." FRAMEBORDER="0" scrolling="auto" ></IFRAME> •<object style="width:100%;height:500px;" type="text/html" data="http://.../Public/afficheRequetePubli.php?...."></object>

Création d’une page Web

Outils autour de HAL

INRIA : https://haltools.archives-ouvertes.fr/ -Création de pages Web dynamiques de publications à partir de critères définis -Et Bib2Hal : import de fichiers BibteX : https://hal.archives-ouvertes.fr/section/imports-bib2hal Plugin WordPress : affichage dynamique de la liste de ses derniers dépôts dans un site géré avec WordPress : http://blog.ccsd.cnrs.fr/2015/09/afficher-une-liste-de-publications-avec-wordpress/ et https://hal.archives-ouvertes.fr/page/afficher-une-liste-de-publication-dans-wordpress

Plugin développés pour joomla, drupal,typo3, etc. pour intégrer une liste de publication dans un site web géré par ces CMS https://github.com/Saga-UGA

Recensement des développements (page maintenue par Laurent Jonchère - Université de Rennes, et d’autres gestionnaires d’archives ouvertes) http://www.bibliopedia.fr/wiki/Développements_HAL - Pour des exemples, voir : https://hal-univ-rennes1.archives-ouvertes.fr/section/services Base de connaissance de HAL : Ce wiki est a la disposition de la communauté des utilisateurs de HAL, afin de permettre un partage des spécifications, des bonnes pratiques dans HAL -https://wiki.ccsd.cnrs.fr/wikis/hal/index.php/Accueil

Outils autour de HAL

Retours d’expérience autour de Bib2Hal Bib2Hal : import de fichiers BibteX : https://hal.archives-ouvertes.fr/section/imports-

bib2hal Importer avec Bib2Hal et utiliser les API de recherche HAL :

https://blog.ccsd.cnrs.fr/2016/03/importer-avec-bib2hal-et-utiliser-les-api-de-recherche-hal/

Bib2HAL ou comment faciliter le dépôt dans HAL : http://carnetist.hypotheses.org/494 Coupler Zotero et Bib2Hal pour signaler massivement les publications sur HAL :

http://assessmentlibrarian.fr/?p=2079

Les released notes de HAL : https://blog.ccsd.cnrs.fr/release-notes-hal/

Le blog du CCSD : exemple https://hal.archives-ouvertes.fr/inria-00402079 Tutoriel "Créer et mettre en page sa collection" sur la collection HAL de la MSH Dijon

Collaboration autour de HAL

Liste de diffusion Halinfo (halinfo@services.cnrs.fr) : partage expérience utilisateurs (réunion responsable portails) Liste de diffusion Haltech hal.tech@sympa.obspm.fr : destinée aux personnes qui développent des outils autour de HAL et utilisent les API (API de dépôt Sword pour déposer par lot dans HAL à partir de bases locales ou autres fichiers) - http://sympa.obspm.fr/wws/info/hal.tech casuHAL : le club utilisateur HAL : Formulaire d'adhésion CasuHAL sur l’aspect politique(GT1) sur les référentiels (GT2) pour un meilleur usage d’AUREHAL sur les outils alimentation automatique de HAL (GT3) des partages de connaissance sur

les outils créés localement dans les structures de recherche autour de HAL sur les services aux chercheurs (GT4) pour que les fonctionnalités répondent encore mieux

aux attentes de ceux que nous représentons sur les services aux administrateurs (GT5) pour que référents, gestionnaires et

administrateurs de portails HAL