Initiation à la gestion de projet

Initiation à la gestion de projet1

Initiation à la Gestion de Projet

23/04/2015

Dr. Samer EL SAWDA

Ing. Ghassan ABDINE

Présentée par :

InnovLine

FGB1UL


Quelques clés supplémentaires Les facteurs de succès d’un projet

Questions / Réponses

Sommaire

Pourquoi cette présentation Projet / Gestion de projet / Chef de projet ?


Les grandes phases d’un projet et les outils de gestion de projet

Les différentes phases d’un projet Les outils de pilotage d’un projet



Cette présentation permet de : Comprendre ce que c’est un projet

Se familiariser avec la gestion de projet

Découvrir que nous sommes tous des chefs de projets

Connaître les méthodes et pratiques utilisées en Gestion de projet

Avoir des repères pour mieux réussir son projet

Appréhender quelques outils qui nous aident à mieux gérer nos projets

Pourquoi cette présentation ? Quel est son objectif ?


Quand on parle de projet, ça vous évoque quoi ?

Une première question pour démarrer


Temporaire

Définition d’un projet

Par étapes

A un Résultat


Un grand chantier de construction

L’avion ou la voiture du futur

Des méga-projets


Des projets Nouvelles Technologies

Un application CRM Multi-canal pour gérer ma relation client dans le domaine bancaire (vente, après vente,

réclamation) Un smartphone et son Smart Watch pour rester connectée


De l’évènementiel ou même du personnel

La coupe du monde Le festival de Baalbeck

Un voyage touristique au Liban Un « simple » déménagement



Un Mariage est-t-il un projet ?!!!



La cérémonie de mariage est un projet


Tous ces projets ont quoi en commun ?

o Nécessite une coordination multidisciplinaire

(plusieurs compétences, experts , spécialistes)

o Est né d’une idéeChaque projet :

o Crée un produit ou service unique

o Est temporaire

Il a un début et une fin Il dispose d’une organisation

temporaire Budget qui n’est pas illimité Des ressources humaines ou

matérielles Groupe d’individus associés

pendant une période limitée


Qu’est ce qu’un projet : quelques définitions

Harvard Business Review un ensemble unique d'activité destiné à produire un résultat défini durant un calendrier établi en utilisant l'allocation spécifique de ressources



ISO ( International Organization for Standardization) Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques telles que des contraintes de délais, de coûts et de ressources



PMI (Project Mangement Institute) Un projet est toute activité réalisée une seule fois, doté d’un début et d'une fin déterminée et qui vise à créer un produit ou un savoir unique. Il peut nécessiter la participation d’une seule ou de milliers de personnes. Sa durée peut être de quelques jours ou de plusieurs années. Il peut être entrepris par une seule organisation ou par un groupe d’organismes intéressés. Il peut s’agir de quelque chose d’aussi simple que l’organisation d’un événement d'une journée ou d’aussi complexe que la construction d’un barrage sur une rivière


Pourquoi des projets dans les entreprises ?

Productivité = Création de valeur Coût

CoûtCONCURENCE

Mondialisation


Pourquoi des projets dans les entreprises ?

Productivité = Création de valeur Coût

CoûtCréer de

valeurINNOVER


Un projet vs. Une Opération

Une chaîne de production d’automobiles

Une chaîne de mise en bouteilles d’eau minérale

Une Inscription à l’université Un serveur vocal

Les processus opérationnels (opérations) disposent Propres organisations ( équipe opérationnelle, gestion de flux) de ses Propres outils de gestion de

production et d’optimisation. De critères de succès différents des projets. fabrique une série de produits et services tourne parfois 24h/24 et 7Jours/7


Si je veux lancer un projet, comment je fais ? Quels sont les outils ? Par quoi je commence ?

Qu’est ce que la gestion de projet


Qu’est ce que le management ou la gestion de projet


La réponse du PMBOK® : Les processus de gestion de projet

La PMBok le décline autour de 10 processus majeurs

Quel que soit notre projet, il est indispensable de prendre en compte Les 10 processus Leur utilisation dans tout le cycle de vie d’un projet

Le chef de projet est : - la personne responsable de l’atteinte des objectifs du projet - Il doit prendre en considération les 10 processus ci-dessus tout au long de la vie du projet


Le chef de projet ?

Un homme politique

Un Maestro

Un Boxeur


Le chef de projet ?

Un homme politique

Un Maestro

Un Boxeur


Le chef de projet : Quel est son rôle ?


Le chef de projet : Quel est son rôle ?

C’est le chef / le manager du projet / le responsable du projet Il doit identifier tous ses interlocuteurs du projet et négocier avec eux

Il doit avoir une vision 360° du Projet

Il doit créer son équipe projet, en assurer la coordination et l’animer

Il doit utiliser tous les moyens nécessaires pour conduire le projet vers sa réussite

Il anime l’équipe et mobilise autour du projet. Il encourage et soutient les membres de l’équipe. Il résout les conflits entre les membres de l’équipe.

Il est le chef de l’équipe projet


Le chef de projet ?

Il doit avoir des compétences en management relationnel, en leadership, en organisation et en

communication


Les phases d’un projet ou l’enchainement des processus

Est-ce que c’est un projetQuel est le problème que je dois résoudre ?Quel est le besoin?

L’avant projet / l’initialisation ou phase d’analyse / préparation La demande est clarifiée, les objectifs précisés et le projet globalement identifié en ce qui a trait au produit ou au service à livrer, aux contraintes à respecter et à la stratégie de réalisation.

Démarrage

Surveillance & maîtrise : Pilotage

Quel est le périmètre du projet ? Quel est le planning ? Quelles sont les ressources dont j’ai besoin? Quand est ce que les actions doivent être faites ? Combien ca va coûter?

Le contenu du projet est défini de façon plus précise, une planification détaillée est établie pour sa durée; les échéances, les ressources et les dépenses, ainsi que les politiques et les procédures de gestion sont circonscrites.

Planification

Exécution

Quels sont les risques du projet ? Comment j’obtiens l’engagement des contributeurs ? Comment je communique et je gère mon équipe projet ? Est-ce que mon projet est bien géré ?

Le produit ou le service est effectivement réalisé suivant le plan prévu et en conformité avec les exigences du demandeur.

Réalisation

Clôture

Est-ce que les objectifs ont été atteints Que dois je mesurer ? Comment je reçois et je donne du feedback

Le produit ou le service est remis au demandeur, le projet est évalué et sa clôture administrative effectuée

Clôture


Résumons Les 4 phases


Phase de démarrage

La phase de démarrage définit et autorise le projet. Elle doit traiter entre autres, des activités du processus d’intégration ( ex charte de projet). Pour démarrer chaque projet , nous devons nous poser les questions suivantes : Est-ce que c’est un projet ou est ce que c’est une opération ? Quel est l’objectif global du projet , Quel est le problème que je dois résoudre ? Quel est l’énoncé ? Qui sont les équipes / les parties prenantes

• Qui est le Sponsor ? • Qui est le Chef de projet ? • Qui sont les Clients internes et les clients finaux ? • Qui sont mes fournisseurs ? • Qui sont les contributeurs du projet / Equipe Projet ?

Est-ce que je connais bien mes parties prenantes ?

Quels sont les 3 objectifs du projet ? • Périmètre / Qualité• Coût • Délai

Quelle organisation dois-je mettre en place?


Phase de démarrageCharte d’un projet : Qu’est ce que c’est ?

Définition : C’est un document à construire pendant la phase de démarrage du projet Délivré par l’initiateur du projet ou le commanditaire qui autorise formellement l’existence

d’un projet Qui fournit au chef de projet le pouvoir d’utiliser les ressources organisationnelles aux

activités du projet La charte d’un projet comprend les exigences initiales qui répondent aux besoins des parties

prenantes ainsi qu’à leurs attentes.


Phase de démarrageCharte d’un projet : Qu’est ce que c’est ?

Rôle :La charte projet décrit le but, les objectifs et la portée du projet. Elle a pour a vocation de :

Fournir une compréhension du projet : pourquoi il existe et quelle en est sa justification ? Définir le périmètre général du projet D’introduire le chef de projet et son niveau d’autorité De définir l’autorité qui approuve le projet


Phase de démarrageExemple de modèle standard de charte de projet


Phase de démarrageCharte de projet utilisant la Mind Mapping

A quoi sert ? • Représenter & organiser : une question de

départ, un texte • Faciliter : apprentissage & appropriation de

notions difficiles• Fournir une image plus parlante• Travailler en groupe & communiquer ses idées

en public.

Qu’est ce qu’une carte conceptuelle ou une Mind Mapping

Un outil pour synthétiser nos idées dans un schéma structuré

Issu des mots anglais « mind » qui signifie « esprit, intelligence » et « map » qui signifie « carte », l'idée du « mind-mapping » consiste en une carte heuristique (carte des idées), ou encore un topogramme qui s'articule tout simplement de la façon suivante :

au centre une idée générale : souvent représentée par un mot, un dessin ou une photographie ;

autour de cette idée générale : un ensemble de ramifications ou arborescence qui se rattachent à l'idée maîtresse.


Phase de démarrageL’équipe Projet et les Parties prenantes

Lister toutes les équipes, personnes, organisations, entités qui :

vont être acteurs du projets Le Sponsor qui finance le projet La MOA : Maîtrise d’Ouvrage La MOE : Maîtrise d’Œuvre Les contributeurs

ont une influence de près ou de loin dans le projet

Sont impactés par le projet (impact Direct et indirect)

Qui vont des clients internes ou externes du produit ou service livré

Client / Utilisateur final Organisme de l’état Fournisseur Producteur

Déterminer la stratégie vis-à-vis de ces acteurs par rapport au niveau de leur intérêt du projet et en fonction de leur pouvoir

http://dantotsupm.files.wordpress.com/2011/12/rc3a9flc3a9chir-analyser.jpg

http://dantotsupm.files.wordpress.com/2011/12/multicanal.jpg


Phase de démarrageEtude de cas : Exemple de la famille KHADRA

La famille KHADRA

est composée de 4 personnes

est très écologique et adepte des nouvelles technologies

Amoureux de l’agriculture Bio

Qui rêve d’acquérir une maison verte mais intelligente

Autonome en énergie Avec un système de recyclage des

déchets Et connectée

Qui cherche à diminuer son impact carbone

Qui veut rester connectée avec sa maison et la gérer à distance

Elle vient voir votre cabinet d’architecture et vous confie la construction d’une maison écologique et connectée

La famille KHADRA veut s’y installer l’été 2017


Phase de démarrageEtude de cas : Quelle est la charte de ce projet ?

• Construction d’une maison

Présentation du projet

• Construire une maison intelligente et autonome

Objectifs

• Construction maison • Jardin écologique• Maison connectée• Système de production

d’énergie

Périmètre

• Terrain • Maison• Installation informatique• Installation énergie

Principaux livrables

• Choix terrain : Août 2016 • Eté 2017 Juin, Juillet, Août?

Principaux Jalons / délais

• Quel est le budget de la famille Khadra

Coût

• Choix des matériaux • Budget limité ? • Expertise nécessaire en

maison verte • Autorisation spécifique ou

Certification à faire auprès du ministère de l’environnement

Les Contraintes

• Bâtiment / Construction / Génie Civil

• Expertise en énergie renouvelable

• Expertise électronique• Expertise informatique

Parties Prenantes

• Prix Terrain, Clôture terrain • Travaux construction• Installation Panneaux

solaires• Traitement des eaux usées

Etude préliminaire des coûts

• Par la famille Khadra• Par les parties prenantes

Validation de la Charte


Phase de démarrageEtude de cas : Parties prenantes de mon projet

SatisfaireExpert énergie

ManagerMonsieur et

Madame Khadra

La Mairie

Surveiller

Organisme de

certification

InformerLe voisinageElectricité du

Liban

Adapter son mode de communication et sa stratégie de communication en fonction des parties prenantes

Proposer par exemple à La famille Khadra une réunion mensuelle et lui faire visiter le le chantier en fonction de l’avancement des travaux

Quelle est ma stratégie par

rapport à chaque Partie prenante

Pouvoir

& Intérêt

Intérêt

Pouv

oir

Faible Fort

Faib

leFo

rt




La phase de planification définit et affine les objectifs, et planifie le déroulement des actions requises pour atteindre ces objectifs ainsi que le contenu pour lequel le projet a été entreprisLe Chef de projet doit :

Déterminer le périmètre détaillé du projet

Identifier et gérer les dépendances

Définir les responsabilités et les rôles de l’équipe et des parties prenantes

Planifier et manager les coûts

Définir le planning détaillé

Assurer la communication transverse et la coordination des différents acteurs

Phase de planification


Phase de planification Le périmètre d’un projet

• Qu’est ce qui va être accompli et livré dans ce projet • Qu’est ce qui ne va pas être dans mon projet • Qui approuve ?• Demande de changement du périmètre ?

Quel est le périmètre détaillé ?

• Attention à la perte de communication et la traçabilité des décisions ?

• Quelle instance ? Quelle autorité est responsable de la validation d’éventuel changement ?

• Quelles en sont les conséquences ?

Quel est le vrai besoin du client ?

• Décrit ce que le projet va créer en matière de produit ou service

• Décrit la description du produit en détails • Définit les conditions qui doivent permettre la livraison du

projet • Définit les livrables qui doivent être créés tout le long du

projet

Quel est le cahier des charges


Phase de planification Un conseil Clarifier le besoin tout le temps et lever le flou


Phase de planification WBS : Work Breakdown Structure

Structure de découpage du projet Essentiel pour tout projet

Décomposition visuelle du périmètre d’un projet

Découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter

Division visuelle l'ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles compréhensibles et appréhendables par l'équipe assignée au projet

Proje

tSous Projets

Package de travail

Activités / Taches


Phase de planification Etude de cas : le WBS du projet Khadra

Maison

Maquette de la maison : Salon,

Cuisine, …

Fondations, sanitaire

Murs : Peinture, Isolation,…

Plafonds

Electricité

Décoration

Système solaire

Panneaux solaires

Centrale énergie

Connexion au système

électrique

Système de contrôle

Formation

Jardin

Cloisons

Découpage Agricole / Loisirs

Plantation d’arbres

Système d’arrosage

Télé Surveillance

Installation des caméras

Système wifi

Accès à distance

Formation

La piscine ? Le garage ? Autre chose?




Phase de planification RACI : Matrice des responsabilités

La matrice RACI ou sa variante RASCI (aussi connu sous le nom de Responsability Assignement Matrix : RAM) définit les rôles et responsabilités dans un service ou un projet

Pour chaque tache ou activité, il convient de définir qui est le R, le A, le C et le I

L'acronyme RASCI rajoute le rôle suivant au RACI S Supportive : Apporte des ressources supplémentaires pour conduire le travail de R. Il peut y avoir plusieurs S


Phase de planification Les techniques de planification Gantt, PERT

Réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Décomposition structurée du travail

Henry Laurence Gantt, (1861-1919),

ingénieur en mécanique et consultant en management. Il est surtout connu pour avoir mis au point en 1910 son

célèbre diagramme très utilisé en gestion de projets.

• Program Evaluation and Review Technique

• Calcul du chemin critique

• Réseau de tâches

• dépendances et chronologie

• Limites de la technique PERT : pas de représentation de notion de durée et de

date

PERT

• Phases, activités, tâches et ressources

• Date de début / date de fin

• Durée escomptée de chaque tâche

• Chevauchement éventuel des tâches, et la durée de ce chevauchement

• La date de début et la date de fin du projet

GANTT

https://fr.wikipedia.org/wiki/1861

https://fr.wikipedia.org/wiki/1919

https://fr.wikipedia.org/wiki/Diagramme_de_Gantt


Phase de planification La rentabilité d’un projet

Le coût d’un projet n’est pas le coût du produit Un Business Plan pour vérifier la rentabilité d’un

projet Les dépenses internes

Ressources humaines, main d’œuvre Matériels Essais

Les dépenses externes Achat de prestation Expertise Audit Contrôle Matériels

Définir la provision pour risques


La phase d’exécution intègre les personneset autres ressources pour exécuter le plande management du projet :

Piloter et diriger l’équipe Projet

Diriger et gérer le travail du projet

Mettre en œuvre l’assurance Qualité IT : Recette, Validation, Testing

Gérer la communication

Gérer l’engagement des parties prenantes

Vérifier la Réalisation des travaux planifiés

Identification et suivi des risques

Suivi des équipes

Ajustement du projet

Communication

Phase d’exécution


Lancer un projet c’est prendre un risque : il faut donc pouvoir contrôler ce risque et le mesurer toutau long du projetSans objectifs clairs et périmètre bien défini, impossible de commencer une démarche de maîtrisedes risques Identifier :

Sur les délais : retard de livraison ? Sur le matériel : produit défaillant, Sécurité du matériel ou des données Sur les ressources : compétences indisponibles ? Sur le budget : Marché et concurrence, Prix et quantité vendues, Rentabilité tardive

Evaluer Prioriser / Classer Criticité = Impact * Probabilité, Loi de Pareto : la règle du 80/20 20% des Risques responsables de 80% de la criticité

Traiter Réduire sa gravité : Protection Réduire sa fréquence : Prévention

Piloter Observer Tracer Communiquer

Phase d’exécution Suivi du risque


Phase d’exécution Suivi du risque : Matrice de criticité

Type du risque Nom du risque P I C Action Respon

sable date

Technique Indisponibilité du serveur monétique P M RC

Demander au fournisseur un expert technique

Alain 2 mai

Technique Le client n’aime pas l’application M F RS

Revoir l’ergonomie Ghassan

30 mai

Financier Risque de dérapage du budget

M L RS

déprioriser certaines options

Ghassan

30 mai


Un projet n’est pas terminé tant qu’il n’est pas officiellement clôturé

La phase de clôture :

Formalise l'acceptation du produit, du service ou du résultat,

Conclut le projet ou une de ses phases de manière ordonnée

Transfère le projet ou le service aux équipes concernés IT : à la Hotline Produit : aux équipes Marketing / commerciaux Ne pas oublier de prendre en compte dans le projet le SAV d’un

produit ou d’un service

Faire un bilan du projet pour en tirer des leçons Ce qui a marché Les points d’amélioration

Dissoudre l’équipe projet

Phase de clôture


La phase de surveillance et de maîtrise, qui mesure et surveille régulièrement la progression duprojet pour identifier les écarts par rapport au plan de management du projet, de manière àpermettre les actions correctives nécessaires et à atteindre les objectifs du projet. Mettre en place des instances de suivi / réunions

Au niveau de l’équipe projet Avec les parties prenantes Avec le comité de direction ( sponsor)

Suivre les demandes de modification Suivre la livraison de la documentation tout au long du projet Suivre la tenue des réunions et la traçabilité des décisions prises Communiquer

Maîtriser le contenu en analysant les écarts sur le suivi : des coûts et des délais des budgets des risques des enjeux du périmètre initial de la qualité ( défaillance, anomalies)

Phase transverse de surveillance et de maîtrise


Résumons Les 4 phases


Exemple


D’autres méthodes de gestion de projet

Méthode du PMBok

Méthode Prince2 Cycle en V

Modèle en spirale

Méthode Agile / scrum

Design thinking

Lean management


D’autres méthodes de gestion de projetPrince2


D’autres méthodes de gestion de projetCycle en V


D’autres méthodes de gestion de projetCycle en V - réalité


D’autres méthodes de gestion de projetEn spiral


D’autres méthodes de gestion de projetAgile / Scrum

Itératif, lié a des processus incrémentaux Approche Contrôler le chaos résultat de conflits d'intérêt et des différents besoins

Augmenter la communication et maximiser la coopérationProtéger l'équipe des éléments externes perturbateurs


D’autres méthodes de gestion de projetDesign Thinking


D’autres méthodes de gestion de projetLean Mangement


Quelques clés supplémentaires

Le Brainstorming

Le SWOT

Le QQOCQP

La méthode des 5 P

Le PDCA

Le Mangement Visuel

Quels sont les outils que je peux utiliser pour résoudre un problème ou analyser un sujet ?


Quelques clés supplémentairesLes 7 étapes de la résolution d’un problème


Quelques clés supplémentairesA quoi sert le brainstorming


Quelques clés supplémentairesLa méthode du SWOT

La matrice SWOT, acronyme anglophone de Strengths, Weaknesses, Opportunites et Threats vision synthétique d’une situation en présentant les Forces et les Faiblesses de l’entreprise ainsi que les Opportunités et les Menaces potentielles (Analyse FFOM)

L’intérêt de la matrice SWOT est qu’il permet de rassembler et de croiser les analyses interne et externe avec les environnements micro et macro de l’entreprise

Exemple : Les forces : Création de produits à forte valeur ajoutée Les faiblesses : Absence de notoriété hors de France Les opportunités :Ouverture d’un nouveau marché à l’étranger Les menaces : Augmentation du cours de l’€ par rapport au $


Quelques clés supplémentairesPlan d’action avec le QQOCQP


Quelques clés supplémentairesLes 5 P : trouver la cause racine d’un problème

A l’apparition d’un problème, il est naturel de se poser la question « pourquoi est-ce arrivé ? », dans le but de trouver une solution et de résoudre le problème.Cet outil va plus loin, une fois la solution apportée à la première question, il repose la question pourquoi, sur la base de cette réponse, dans le but de trouver la cause initiale. C’est un outil participatif, pour trouver la cause racine, il faut aller à l’endroit où a eu lieu le problème, (zone d’action, Gemba en japonais) et travailler avec les personnes qui sont directement impliquées

Pour le comprendre, rien de mieux qu’un exemple :

La première question donne les actions à mettre en place immédiatement pour éviter que l’incident ne reproduise. L’itération de 5 pourquoi donne la cause racine du problème : la gamme de maintenance n’étant pas disponible, en l’absence du salarié en charge de la maintenance de cette machine, personne ne peut effectuer les actions et suivre correctement la machine, ce qui a entrainé une petite fuite d’huile

•1ère Réponse : Parce qu’il y avait de l’huile par terre

1er P : Pourquoi l’opérateur a glissé ?

•2ème Réponse : Parce que la machine fuyait

2ème P : Pourquoi y avait il de l’huile par terre ?

•3ème Réponse : Parce que la maintenance préventive n’a pas été faite

3ème P : Pourquoi la machine fuyait ?

•4ème Réponse : Parce que le technicien en charge est malade et absent

4ème P : Pourquoi est-ce que la maintenance préventive n’a pas été faite ?

•5ème Réponse : Parce que la gamme de maintenance est perdue et lui seul sait la faire.

5ème P : Pourquoi est ce qu’un autre personne n’a pas remplacé le technicien ?


Quelques clés supplémentairesPlan-Do-Check-Act ou Plan-Do-Study-Act

Roue de Deming ou Deming Wheel (William Edwards Deming 1900-1993 , statisticien, professeur, auteur, et consultant américain)

P = Plan (ou Planifier) : définir ce qui va être fait D = Do (ou Faire/ Dérouler) : Réaliser ce qui a été Planifié (P)C = Check (ou Contrôler)A = Act (ou Acter)


Quelques clés supplémentairesLe Mangement visuel 1/2


Quelques clés supplémentairesLe Mangement visuel 2/2


Les facteurs de succès d’un projet

Quelles sont les facteurs qui nous aident à réussir un projet ?


Les facteurs des succès d’un projet Les principales causes d’échec d’un projet 1/5

Mauvaise coordination des équipes

Pas de résolution des problème



Rôles pas clairs et pas définis Charges mal

réparties



Problème de communication

Pas de visibilité effet tunnel





Mauvaise préparation

Objectifs ne sont pas assez bien

fixés

Rôles et responsabilités pas

clairsRisques non

évaluées

MauvaiseCoordination

des ressources

Calendrier/ Planning sous-

estiméNe pas savoir dire Non

Manque de communication

Herbert Bayard Swope Journamlist (1882 –1958)


Enfin, si nous devons retenir 3 choses ?


Voilà !!! de l’idée au projet, maintenant, vous êtes outillés !!!


Leadership & Management

Initiation à la gestion de projet