Salon de l’Intranet le 5 et 6 mai 2010Solutions Intranet et Travail Collaboratif

Atelier Kap IT – SOCIETE GENERALE – Groupe EVONIK

« Usages et Mise en Œuvre de Confluence Wiki : du Réseau social à l'intranet collaboratif - Témoignages de Société Générale et de la Business Line RohMax, groupe Evonik »

Ali OUNI (Directeur du Pôle Conseil Web 2.0 – Kap IT)Franck LA PINTA - Thomas HEURTEVENT (Direction RH - SOCIETE GENERALE)

Gilles SCHEURER – Christian NEVEU (Information Technologies & Information Management - EVONIK)

Agenda• À propos de Kap IT : 5 mn

• Retours d’expériences : 40 mn• Société Générale - Projet SHARING : Plateforme collaborative et réseau social • Rohmax/Evonik - Projets VISCOpedia : Intranets collaboratifs et déploiement viral

• Q & A : 5 mn

Kap IT ?

Fournisseur d’Applications Web 2.0 et RIA depuis 5 ans

Spécialiste Flex/AS3/Flash – Adobe Silver Partner

Spécialiste Wiki (Confluence), Blog, Social Networking – Atlassian Partner

Kap IT spécialiste Web 2.0 depuis 2005• Une entreprise innovante

• Jeune Entreprise Innovante• Start-up créée en 2005• 40 personnes en 2010 – 4 M€ de CA• 20% R&D – Kap Lab (lab.kapit.fr) (DataViz, ConfluenceFx, Ready2Flex, …)

• 2 axes majeurs du Web 2.0• Rich Internet Applications

• 1er Expert Flex/Flash/LCES en France• Modernisation et transformation des systèmes d’information• Partenaire Adobe depuis 2005

• 2 Applications Collaboratives Web 2.0 pour l’entreprise (Web2EntrepriseTM)• 1er Intégrateur de la solution wiki Confluence en France• Partenaire Atlassian depuis 2006 (Entreprise Wiki – Confluence)• Thématiques :

• Knowledge Management, veille et de capitalisation de la connaissance• Nouvelles pratiques collaboratives, social networking• Communication interne et externe

• Outils Web 2.0 : Wikis, Blogs, CRM 2.0, RSS.

Confluence R&D : ConfluenceFx• Présentation

• Produit de Kap Lab (confluencefx.com)• Résultat de 2 ans de R&D, 4 ans d’expérience

et savoir-faire en intégration Confluence• BETA publique depuis Juin 2009• Sortie commerciale Juin 2010

pour l’Atlassian Summit 2010 @ San Francisco→ C’est sorti ! RDV sur confluencefx.com

• Quelques fonctionnalités• Application sur le bureau• Notifications en temps réel• Interfaces RIA conviviales• Simplicité d’utilisation et de mise en œuvre

• Bénéfices• Favorise le déploiement de Confluence• Aide à la construction des communautés

Références• Partenaire des grandes entreprises (et parfois des start-ups)

Retour d’ExpérienceLe projet « SHARING »

Fiche d’identité d’un projet Web 2.0

Rappel du Contexte• 157 000 collaborateurs

• …représentant 128 nationalités

• …et répartis sur 83 pays

• 60% des salariés localisés hors de France

• Des effectifs multipliés par 3 en 10 ans

• 2800 collaborateurs de la filière RH

Nécessité de créer un lienentre ces 2800 collaborateurs

La Phase d’Expérimentation

• Des objectifs opérationnels…• Valider l’adéquation d’un réseau social d’entreprise avec les attentes

formulées dans une étude filière RH• Vérifier l’acceptation de l’outil par ses utilisateurs• Se confronter à l’hétérogénéité des outils bureautiques et accès internet

• …qui s’inscrivent dans les valeurs du Groupe• Innovation un pilote sur un outil d’une nouvelle génération • Professionnalisme un outil favorisant l’échange et le partage • Esprit d’équipe un projet de co-construction pour la communauté

La Démarche du Pilote

• Lancer un pilote restreint mais au périmètre international

• S’appuyer sur une communauté existante/des besoins identifiés

• Déployer progressivement sur d’autres communautés au sein des RH

• Adopter en interne un discours autour de l’expérimentation et du « droit à l’erreur »

Une approche expérimentale pour structurer la réflexionet préparer le déploiement

Bilan• Premiers enseignements

• Un accueil positif des premiers utilisateurs• Un ratio de contributeurs sans surprise• Des leaders qui apparaissent naturellement et très vite• Un besoin d’animation fort (contenus et outil)

• Un périmètre clairement identifié• Mieux se connaître, partager des documents, échanger sur les bonnes pratiques• Nécessité de 3 communautés : projet, métier, pays

Le Déploiement• Une approche collaborative et itérative

• Une journée d’atelier avec une quinzaine d’utilisateurs potentiels pour identifier les besoins et usages possibles

• Une formalisation de ces besoins comme base de travail pour les ateliers de conception• Des ateliers de conception avec Kap IT et l’agence de création pour définir les grandes briques

fonctionnelles et l’ergonomie• Des phases régulières de validation pour avance rapidement

Point à Date• Aujourd’hui (Mai 2010) :

• 3 communautés en phase de lancement, soit 180 collaborateurs• Le réseau ouvert à 803 collaborateurs de la filière RH• Une ouverture à toute la filière avant fin Semestre N°1 2010• Un planning de déploiement de communauté planifié pour 2010

S’informer

Participer

Mieux se connaître

Exemples de Communauté

Exemples de Communauté

Exemple d’atelier

MERCI

Retour d’ExpérienceLe projet « VISCOpedia »

Fiche d’identité d’un projet Web 2.0

RohMax Oil Additives at a Glance

• Evonik RohMax Additives GmbH

• Evonik RohMax USA, Inc.

• Evonik RohMax Canada Inc.

• Evonik RohMax France

• Evonik RohMax Asia Pacific Pte. Ltd.

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RohMax Product Applications

• RohMax additives can be customized to optimize performance in specific lubricant formulations and applications

• RohMax serves majors lubricant manufacturers on a global basis as well as national and local companies

• Biodegradable fluids

• Biodiesel

• Synthetic lubricants

• Engine oils

• Transmission fluids

• Hydraulic fluids

RohMax International Operations

KM Diagnosis

• In 2007 we conducted an extensive survey to determine:• How well we managed knowledge?• How Efficiently do we share and collaborate?

• We analyzed the results from two surveys along the following lines:• Flow of information and knowledge• Knowledge management mechanisms• Knowledge management tools• Culture• Attitudes towards a KM initiative

Issues Identifies

• They fall in 2 categories:

CollaborationIssues

Silo Operations

Communication

Group Effectiveness

Processes

ExplicitKM

Competencies Management

SuccessionPlanning

KnowledgeIssues

Options to Improve KM within RohMax

• Organizational• Reengineer and formalize critical processes• Improve working group effectiveness• Develop regional and global communication• Implement a succession plan• Implement a KM organization• Conduct change management

• Knowledge mechanisms• Promote sharing and collaborating• Improve explicit Knowledge Management

Can a Wiki Help Us…address some of the issues ?

• Following the introduction of CRM, it is impossible to implement a complex system that would either come in competition or duplicate functionalities.

• Wikis appear to offer the level of:• Ease• Intuitiveness• Benefits

• Needed to obtain quick and significant gains and alleviate

• Some of our most important collaborative issues

Can a Wiki Help Us…implementing VISCOpedia ?

• Taxonomy• Create a scaffolding of the two first levels of the wiki based on a shared definition of the important

elements of our business• Not the most easy part!

• Support our sponsors in the Management Team• R&D and Marketing were the first departments to make full use of the wiki potential

• Selects wiki Zen masters & Gardeners• Their role was to:

• Define the wiki structure at lower levels• Serve as examples• Provide initial content• Post reports in both the wiki & Lotus Notes

Dashboard

Dashboard + 1

Examples

Examples

Synthèse Globale

• Une relation durable avec nos clients et des projets qui s’inscrivent dans la durée… qui accompagnent l’évolution des usages

• Un savoir faire couvrant l’ensemble des phases du projet 2.0• Conseil en KM et Stratégie 2.0• Conseil en Architecture• Expérience Utilisateur et Web Design• Conception, Développement, Intégration• Déploiement, Accompagnement au changement

• Une expertise permettant de passer avec réussite de l’expérimentation au déploiement à plus grande échelle

• Un savoir faire couvrant les diverses thématiques du Web 2.0

MERCI !

Ali Ouni :• contact@kapit.fr• ali.ouni@kapit.fr• +33 (1) 60 13 77 32

Websites : • www.kapit.fr• confluencefx.com• lab.kapit.fr

Blogs : • blog.kapit.fr/w2e• blog.kapit.fr/ria