Étude de cas - Relations problématiques en entreprise

IND8119 : Gestion d’équipe dans un environnement technologique Travail d’équipe Patrick Berzi David Deshaies Justin Laferriere Webb Mathieu Lalonde Defilippi Alyson Surveyer

Le 26 novembre 2009

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L’entreprise Boréas SPORT

Compagnie québécoise spécialisée dans la conception et la fabrication d’équipement de sport d’hiver de haute performance.

Spécialisée dans les skis, fixation, vêtements et accessoires de skis pour tous âges

En affaire depuis 1986.

300 employés

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Plan de la présentation Méthodologie de la résolution de problème : • Étape 1 : Percevoir • Étape 2 : Comprendre • Étape 3 : Choisir • Étape 4 : Vouloir • Étape 5 : Planifier • Étape 6 : Agir • Étape 7 : Standardiser

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Étape 1 : Percevoir

•  Firme technologique de 300 employés dirigés par 5 cadres-propriétaires :  VP Ingénierie  VP Ressources humaines  VP Fabrication  VP Finances  VP Marketing (aussi Directeur général)

•  Conflits d’intérêts et de personnalité :  Valeurs différentes  Faible communication interne  Aucune règle de fonctionnement  Chaque partenaire a une idée personnelle et tente s’imposer  Manque de temps et de volonté de chacun

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Étape 1 : Percevoir •  L’entreprise:

  Milieu très compétitif   Le VP Ingénierie travaille secrètement   Manque de financement et de communication   VP Ingénierie cherche à embaucher des Ph.D. sans l’accord des autres   VP Finances cherche à convaincre une multinationale d’acheter

l’entreprise   Plainte au DG qui manque de temps   Raider américain

•  La banque

  Menace de couper les fonds d’ici 6 mois   Options possibles :

  Achat par une grande entreprise internationale   Mise en marché d’un produit innovateur et payant   Vente des équipements et locaux

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Étape 1 : Percevoir

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Étape 2 : Comprendre

Description du produit révolutionnaire

•  Le ski parabolique : Le ski prend une nouvelle forme

•  Élargissement du talon et de la spatule

•  Amincissement du patin (centre du ski)

•  Rayon de courbure variant de 11 à 30 mètres (dépend de la longueur du ski)

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Étape 2 : Comprendre

• Avantages du ski parabolique :

▫  Améliore les entrées et la conduite en virage ▫  Excellent pour les débutants (demande moins d’effort) ▫  Procure des sensations fortes en «carving» ▫  Permet d’effectuer des virages sur la glace ▫  Meilleur flottaison en poudreuse ▫  Plus court ▫  Rapidité et contrôle

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Étape 2 : Comprendre

• Rencontre urgente des VP vis-à-vis l’échéancier de la banque

• Engagement de la part de tous VS décision • Étude de chaque option:

▫  Enjeux (gains, pertes, perte emplois) ▫  Peser les pour et les contre de chaque option ▫  Méthode d’aide à la décision

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Comprendre – Les 9 M d’Ishikawa

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Étape 3 : Choisir •  Étude des options disponibles

•  Établir les options disponibles •  Établir les critères important :

•  A : $ à investir •  B : $ dette après décision •  C : $ restant après décision •  D : Risque •  E : $ réalisable •  F : Avenir des VP •  G : Avenir des 300 employés

•  Classer ces critères en leur donnant des poids d’ importance

•  Quantifier chaque options

•  Situation financière •  Valeur de l’entreprise (banque) :75 M $US •  Valeur des dettes : 25 M $US •  Valeur du raideur américain : 100 M $US •  Valeur de l’équipement : 25 M $US

Critères A, B, C et E :

$ OUT M $US $ IN 2 0 0 1 50 1 0 100 2

Critère D :

0 = Risque élevé 1 = Risque moyen 2 = Aucun risque

Critères F et G :

0 = Aucun avenir dans l'ent. 1 = Faible chance avenir 2 = Forte chance d'avenir

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Étape 3 : Choisir

Étude des options disponibles

Critères à évaluer suite à la décision prise:

A (10%) B (15%) C (10%) D

(10%) E (20%) F (20%) G (15%)

Options disponibles $ à

investir $ dette $ restant Risque $

réalisable Avenir

VP Avenir empl. Total

1. Vendre à une multinationale 2 2 0 2 0 0 0 0,7

2. Vendre au raideur américain 2 2 0,5 2 0 0 1 0,9

3. Innover 0,5 0 0 0 2 2 2 1,15

4. Vendre équipement 2 2 0 2 0 1 0 0,9

score=pointage* pondération

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Étape 3 : Choisir

•  Après l’étude des options disponibles, les VP prennent la décision de :

Mettre en marché un produit innovateur et payant •  Certains VP restent perplexe et doute encore de ce

choix. •  Il est encore difficile de s’entendre entre VP.

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Étape 3 : Choisir

•  Comme DG de l’entreprise, le VP marketing prend la décision d’engager 5 consultants externes qui devront remédier aux problèmes de l’entreprise pour la remettre sur pied.

•  Mais à quel prix ? ▫  Les 5 partenaires * 5M $ = remboursement + finance projet ▫  Rémunération égale des profits sur 10 ans ▫  Prise en charge immédiate de l’entreprise et ses problèmes

jusqu’à temps que l’entreprise soit remise sur pied. ▫  Les partenaires ont le même poids qu’un sixième 6ieme VP.

DG

VP Mark. VP Ing. VP Fin. VP Fab. VP. RH 6 Cons.

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Étape 3 : Choisir

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

80,00%

90,00%

100,00%

0

5

10

15

20

25

30

35

C A D E F B

% C

um

ulé

Poi

nts

Causes

Diagramme de Pareto

•  Analyse de Pareto : •  Quels sont les causes associé au manque de communication ? •  Quantifier leur importance VS problème.

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Étape 3 : Choisir

•  Pareto : ▫  Aucune cause est particulièrement dominante

  N’obéit pas à la loi 80/20 (points) ▫  L’analyse nous permet d’ordonner la planification de la

résolution des causes.

Réf. Causes Points Cumulatif % Cumulé

C Faible comm. Interne 29 29 27,62%

A Rôles des VP mal définis 26 55 52,38%

D Aucune règle de fonctionnement 19 74 70,48%

E Chaque partenaire à une idée personnelle du futur de l'entreprise et

tente de l'imposer. 14 88 83,81%

F Manque de temps et de volonté 12 100 95,24%

B Valeurs différentes des VP 5 105 100,00%

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Étape 3 : Choisir

MAIS TOUT D’ABORD IL FAUT VOULOIR !!

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Rencontre des VP par les consultants

Étape 4 : Vouloir

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Directeur Général - NF •  Pouvoir ▫  Coordonner les activités de la compagnie ▫  Motiver les troupes ▫  Concevoir une vision et une stratégie pour la compagnie ▫  Régler les conflits

•  Personnalité ▫  Visionnaire ▫  Développement de projets ▫  Résolution de conflits et motivation

•  Effet de l’Innovation ▫  Motivation recentré sur la compagnie

•  Condition ▫  Engager un parti tiers pour le marketing

Étape 4 : Vouloir

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VP Ingénierie - NT • Pouvoir ▫  Recherche ▫  Développement de produits ▫  Contrôle de la qualité

• Personnalité ▫  Intellectuel ▫  Cherche le progrès ▫  Buts et objectifs concrets

• Condition ▫  Embauche par VP Ressources humaines

Étape 4 : Vouloir

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VP Fabrication - ST •  Pouvoir ▫  Chaîne de production ▫  Matériaux entrants et sortants ▫  Amélioration continue

•  Personnalité ▫  Recherche des résultats concrets à ses actions ▫  Responsabilités

•  Effet de l’innovation ▫  Vieux équipements à vendre

•  Conditions ▫  Embauche par VP Ressources humaines

Étape 4 : Vouloir

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VP Ressources humaines - SF •  Pouvoir ▫  Embauche ▫  Activités pour le personnel ▫  Évolution des employés

•  Personnalité ▫  Veut l’harmonie pour tous ▫  Cherche à satisfaire les besoins, respecter les valeurs et les

sentiments de tous •  Ne pas utiliser l’innovation ▫  Pour le VP

  Inconnu   Changement hiérarchique

▫  Employés   Annoncer des congédiements   Déménagements   Famille des personnes visées

Étape 4 : Vouloir

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VP Finances - ST • Pouvoir ▫  Trésorier ▫  Gestion de la finance et la comptabilité ▫  Débloque les budgets

• Personnalité ▫  Est satisfait par des faits ▫  Détecte les changements et les opportunités pour

passer à l’action ▫  Se fie au présent et agit

Étape 4 : Vouloir

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• Rencontre des 300 employés pour les informer des problèmes et des décisions prises

▫  Embauche de 5 partenaires ▫  Innovation technologique ▫  Aide à la redéfinition de postes et tâches ▫  Appel de leurs commentaires pour améliorer

l’entreprise

Étape 4 : Vouloir

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Étape 5 : Planifier

La manière -S’assurer d’être prêt (éviter la panique) -Discussion avec les haut placés de l’entreprise - Communiqué - Séance d’information - Réunions entre unités, équipes, départements

Firme d’investissement

Argent pour lancement du

projet

Développement des habiletés

interpersonnelles

Restructuration de la compagnie

Solution • Appel à une firme d’investissement • Développement de la nouvelle technologie

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Étape 5 : Planifier Le Plan et la Vision

Agenda personnel

 Responsables  Objectifs  Échéances

Objectifs détaillés et concret pour chaque département

Révision des plans d’action et échéanciers

Objectifs  Financier  Qualité  Production  Amélioration

But et Vision de l’entreprise : ‘’Meilleurs skis au meilleur prix’’

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Étape 5 : Planifier

Causes et étapes Responsable

1.Rôles des VP a. Test de personnalité Ressources humaines, Directeur b. Réunion du personnel Tous les VP, Directeur c. Embauche du VP marketing Ressources humaines

2. Règle de fonctionnement a. Guide de l'employé (politique, valeurs de l'entreprise)

Tous les employés

b. Réunions hebdomadaires lors de changements

Tous les employés

c. Rencontre de la direction (hebdomadaire)

Tous les VP, Directeur

d. Rencontre départementale (quotidienne)

Certains VP, tous les employés

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3. Révision des procédés a. Rencontre avec les départements Certains, tous les employés b. Modélisation de l'ensemble des activités

Têtes des départements, VP Fabrication, VP ingénierie

c. Choix des activités nécessaires et profitables

Directeur, VP, et VP finances

d. Révision des postes nécessaires à combler

VP, têtes des départements, VP RH

e. Évaluation des employés Ressources humaines f. Assignation des nouveaux postes et tâches

Ressources humaines, têtes des départements

g. Révision des salaires et quart de travail

Ressources humaines et Finances

h. Décision finale pour ventes d'équipement par VP Finance

VP Finances

Étape 5 : Planifier

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4. Définir l'avenir de l'entreprise a. Définir le but Tous les VP, Directeur b. Définir les objectifs de la direction Tous les VP, Directeur c. Définir les objectifs départementaux Tous les VP, Directeur, têtes des

départements d. Agenda personnel Têtes des départements, tous les

employés 5. Développement des habiletés interpersonnelles

a. Réunion d'informations et discussions Tous les employés b. Évaluation des aptitudes Tous les employés c. Séances de coaching et de développement des aptitudes

Tous les employés

d. Réévaluation des employés Tous les employés e. Rétroaction sur les performances Tous les employés

Étape 5 : Planifier

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Étape 5 : Planifier

Séances d’évaluation et de rétroaction L’échéancier

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Étape 5 : Planifier Extrait du guide de l’employé (Règles de fonctionnement)

Chapitre V et VI: Valeurs et méthodes de travail

1. Participation a. Impliquer tout le monde dans la résolution de problèmes x b. Réunion en donnant le droit de parole à tous x c. Boîte de suggestions x d. Rétroaction à 360 degrés x e. Évaluation des autres, des activités par courriel, en personne et aux rencontres x

2. Gestion des conflits** et Système de confiance a. Rétroaction x b. Mentorat x c. Séance de discussion x d. Disponibilité d'une personne ressource en RH x e. Processus de gestion des conflits x

Favorise  la  communica/on  

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Étape 5 : Planifier

3. Motivation et esprit d'appartenance a. Programme de reconnaissance a. Ancienneté b. Leadership c. Innovation d. Employé du mois b. Activités sociales : soirées, tournois, Party de Noël, dépouillement d’arbre x c. Engagement social (bénévolat) x

4. Leadership a. Défis du mois: résoudre un problème x b. Implication de tous lors des réunions x c. Utilisation des opinions des employés pour résolution x d. Boîte de suggestion x e. Sondage x

Favorise  la  communica/on  

Extrait du guide de l’employé (suite)

Chapitre V et VI: Valeurs et méthodes de travail

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Étape 5 : Planifier Modes futurs de communication

Liste des critères d’une bonne procédure de communication Établir le besoin Planification

Développer des aptitudes Séances

Être compréhensible Démontrer le quoi et le pourquoi

S’assurer qu’elle soit en double sens Rétroaction, gestion participative

Souvent Établir les règles de fonctionnement

Différentes méthodes Toutes les méthodes décrites

Maintenir l’effort

Nouvelle règle: Lors de nouveaux projets, changements dans un département o Communiqués et réunions o Si possible présenter les effets potentiels sur les autres département

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Étape 5 : Planifier  Redéfinition des rôles des employés

Par rapport aux changements dans l’entreprise

- Système de récompenses - Sorties et engagement social - Organisation des formations du personnel - Processus d’entrevue

Il est nouveau: - Trouver des clients - Créativité et innovation - Motivation - Nouveau souffle dans la compagnie

-  Directeur des opérations -  Se concentrer sur le projet et son travail -  Renforcir son rôle de communication -  Travail en équipe

- Restructuration des finances avec l’investisseur - Établir des objectifs financier - Contrôle des entrées et sorties d’argent

-  Vente des équipements -  Établir les objectifs d’opération et s’assure qu’ils sont respectés -  Responsable du système ISO

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Étape 5 : Planifier Le plan

Argent pour lancement du

projet

Développement des habiletés

interpersonnelles

Restructuration de la compagnie

Indices de performance

- Objectif atteint? Comparaison avec l’échéancier - Est-ce rentable? Dépenses diminuent Revenus augmentent

Employés -Absentéisme -Engagés dans leur travail (réunion, rétroaction, participation) -Plaintes

Moins de perte de temps - Quantité produite - Qualité du produit - Satisfaction des clients

Importance de la communication des résultats!

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Étape 6 : Agir

•  Planifiez ▫  Objectifs ▫  Plan

•  Faites ▫  Mettre en œuvre le plan ▫  MS Project

•  Vérifiez ▫  Suivi des objectifs ▫  Mensuellement

•  Agissez ▫  Corrigez ▫  Améliorer

Système de management ISO

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Étape 7 : Standardiser

Mise en œuvre d’un recueil de tous les procédés de l’entreprise

Répertoire Suivi et mise à jour

Établir toutes les normes nécessaires au sein de l’entreprise

Comité Analyse

Nommer un responsable ISO

Personne ressource Formation

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Étape 7 : Standardiser

•  Responsable : VP Fabrication •  Objectifs : ▫  Amélioration des

performances ▫  Plans de qualité ▫  Formation ▫  Management

environnemental ▫  Code pour la satisfaction des

clients ▫  Résolution de conflits

•  Responsable : VP RH •  Objectifs : ▫  Système de récompense

  Leadership   Motivation

•  Ancienneté et responsabilités

•  Responsable : VP RH •  Objectifs : ▫  Mise à neuf de l’entreprise ▫  Gestion des conflits ▫  Règles de fonctionnement

ISO 9000 Management de la qualité

Guide l’employé

Règles – salaires

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Procédure de recrutement

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Extrait : Procédure de gestion des conflits

Conflit J’en parle avec mon collègue

J’en parle avec mon supérieur

J’en parle aux RH

Rétroaction positive

Rétroaction positive   Bien choisir l’endroit.

 Bien choisir le moment.  Comment m’assurer que le message passe ?  Je prend des notes

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• www.iso.org

• www.wikipedia.com

• http://fr.wikipedia.org/wiki/Distribution_de_Pareto

• http://www.mypersonality.info/personality-types/

• http://en.wikipedia.org/wiki/Ishikawa_diagram

• CRINE, Jean-Pierre. Gestion d’équipes dans un environnement technologique, Presse internationales polytechnique, 2ième édition, Avril 2005.

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Merci de votre attention! Avez-vous des questions?

Patrick Berzi David Deshaies

Justin Laferriere Webb Mathieu Lalonde Defilippi

Alyson Surveyer

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