7 Conseils pour un Serveur Vocal efficace

7 Conseils pour un

Serveur Vocal efficace

Faites court et concis

Soignez votre message d’ouverture

Annoncez la couleur

Soyez cohérent

Pensez à une option d’assistance

Tirez profit de la reconnaissance vocale

Ayez une longueur d’avance

SOMMAIRE

Votre Serveur Vocal Interactif, qu’est-ce que c’est, exactement ?

C’est une vitrine pour votre entreprise

C’est le premier contact qu’ont vos clients lorsqu’ils vous appellent

C’est donc un potentiel de communication pour votre entreprise

Voici 7 conseils pour faire de votre SVI votre fidèle allié !

Faites court et concis1er

Conseil

Un bon SVI comporte

peu de messages

Règle d’or numéro 1

C’est la pertinence et l’impact de ces messages qui orientent la satisfaction de votre client

Triez vos informations, et définissez celles dont vous avez réellement besoin

Eliminez les messages qui n’apportent aucune valeur qualitative à votre SVI

Une fois vos messages sélectionnés, il est aussi parfois plus prudent de les ajouter progressivement à votre SVI, pour que vos employés et vos clients en prennent l’habitude

2 Soignez votre message d’ouverture

ème

Conseil

Un bon SVI l’est dès les premières secondes

Règle d’or numéro 2

Vos clients se tournent vers vous pour les aider à résoudre leurs problèmes. Il faut donc les accueillir

avec reconnaissance

Attention aux introductions trop longues, ainsi qu’au registre de langue que vous utilisez

Faites passer votre message avec des phrases simples et une touche de personnalisation

Sans oublier d’adopter un ton naturel et enjoué pour accueillir votre client appelant !

3 Annoncez la couleur

ème

Conseil

Un bon SVI ne fait pas attendre le

clientRègle d’or numéro 3

Votre SVI propose beaucoup de messages et de menus ? Informez-en votre appelant par avance!

Ensuite, rassurez-le en indiquant que ces questions seront utiles afin de qualifier efficacement son appel et à le rediriger vers la personne la plus compétente

Votre client n’aura ainsi plus aucun doute sur la durée de son appel

Adieu impatience, et bonjour confiance !

4 Soyez cohérent

ème

Conseil

Un bon SVI est une

affaire de logique

Règle d’or numéro 4

Votre client recherche de la clarté et une compréhension immédiate de votre message

Pour aller au-delà du point 1, assurez-vous d’avoir toujours recours aux mêmes termes pour désigner une même chose dans votre SVI

Par exemple, si vous utilisez le mot « menu » dans l’introduction, n’utilisez pas le mot « message » ensuite

De même, si un même choix se retrouve dans plusieurs menus, il doit toujours être associé à la même touche pour plus de fluidité

5 Tirez profit de la reconnaissance vocale

ème

Conseil

Un bon SVI optimise

l’expérience de

l’utilisateurRègle d’or numéro 5

Si vous disposez d’une option de reconnaissance vocale, proposez des choix clairs pour que le système reconnaisse facilement les réponses de l’utilisateur

Privilégiez les réponses allant de 1 à 3 mots pour plus d’efficacité

Prenez également les dispositions nécessaires pour que vos appelants soient informés qu’il s’agit d’une option

6 Ayez une longueur d’avance

ème

Conseil

Un bon SVI rime avec anticipation

Règle d’or numéro 6

Dans un serveur vocal, la fonction

Anticipation permet à l’appelant de

sélectionner une réponse avant la fin de

la liste des choix

Car attendre la fin d’un menu alors qu’on sait qu’on va sélectionner le premier choix est rarement passionnant…

En actionnant l’Anticipation, votre SVI devient plus rapide et plus simple d’utilisation !

7 Pensez à une option d’assistance

ème

Conseil

Un bon SVI pense à tout

le monde

Règle d’or numéro 7

Il arrive souvent que les choix annoncés ne correspondent pas aux besoins de l’appelant

Il peut rechercher quelque chose de différent ou de plus précis en voulant vous joindre

Pensez alors à ajouter une option de mise en relation directe pour rediriger votre client sur des questions plus précises… Et n’oubliez pas de l’en informer dans votre SVI !

RETENEZ :Un bon SVI…

1- … Comporte peu de messages

2- … L’est dès les premières secondes3- … Ne fait pas attendre le client

5- … Optimise l’expérience de l’utilisateur

4- … Est une affaire de logique

7- … Pense à tout le monde

6- … Rime avec anticipation

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