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La préparation aux déménagements d'archives

(récolement, évaluation sanitaire, traçabilité des unités documentaires...)

Stage technique international des Archives 4 et 5 mai 2010

Anysia L’HOTELLIER, chargée d’études documentaires contractuelleMyriam KRICHE, technicienne d’art

Les Archives nationales = 3 sites

Site de ParisSite de Fontainebleau

Site de Pierrefitte-sur-Seine (en construction)

Définitions :

● « Vérification systématique, lors de la prise en charge d'un service ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l'ordre des magasins et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants » (Abrégé d'archivistique)

● « Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d'archives ou un fonds. Désigne aussi l'opération destinée à vérifier l'intégralité des fonds et collections d'un service d'archives périodiquement ou lors du changement de responsable d'un service d'archives » (site internet PIAF)

Première étape de la préparation du déménagement :le récolement des fonds

Pourquoi un récolement ?

- pour trouver plus facilement les archives (surtout en cas de classement et rangement continus)- pour connaître le volume exact des archives conservé (mètres linéaires)- pour évaluer l'état de conservation des archives et de leur conditionnement (et permettre ensuite d'organiser les opérations de (re)conditionnement, restauration, microfilmage, numérisation... et/ou d'améliorer la conservation préventive)- pour organiser des opérations de tris et d'éliminations en cas d'archives intermédiaires - pour évaluer l'état de classement des fonds d'archives (et permettre ensuite d'organiser les travaux de classement)- pour connaître la répartition des fonds par séries, sous-séries, versements...- pour lister les déficits et lancer les recherches autour de ces disparitions (confrontation avec les instruments de recherche existants)- pour retrouver des archives égarées en raison de leur mauvaise réintégration ou de leur mauvais rangement (puisque l'on passe partout)- pour organiser déménagements, réorganisation des locaux, mouvements et transferts d'archives- pour calculer et gérer l'espace encore disponible dans les magasins, pour optimiser et rationaliser l'espace, pour gérer l'équipement en rayonnages- etc.

Un principe topographique ● Le récolement se fait sur la base de l'organisation des espaces de

conservation des archives et implique un mode d'identification et de numérotation des rayonnages

- site- bâtiment- étage- magasin- épi (numérotation continue/magasin)

- travée (numérotation continue/magasin)

- tablette (1 à N / travée)

=> d'où réalisation de plan(s) des locaux et/ou étiquetage des magasins et des rayonnages

● L'unité d'un récolement est généralement la cote ou l'intervalle de cotes (attention aux cas particuliers des cotes groupées et des cotes fractionnées)

LE RÉCOLEMENT TOPOGRAPHIQUE SUR LE SITE DE PARIS

Objectifs :

-> Préparer et organiser le déménagement d'une partie des fonds vers le futur centre des Archives nationales de Pierrefitte-sur-Seine (archives postérieures à la Révolution) (prévu en 2012)

-> Préparer et organiser le redéploiement des fonds restant à Paris (section ancienne, Minutier central des notaires de Paris) (prévu vers 2015)

-> L'alimentation du futur système informatique des AN (SIA) pour les cotes du site de Paris (nécessité d'avoir des cotes unitaires car système CARAN fonctionne par intervalle de cotes...)

= UNE ÉTAPE DÉTERMINANTE

Méthode/principes :

-> on est reparti de zéro car jusque-là, quelques récolements existaient sur le site mais ils étaient :

- partiels (certains fonds ne faisaient l'objet d'aucun récolement)

- plus ou moins à jour (certains sont donc devenus très vite obsolètes)

- conçus sur des modèles différents (contenu, organisation des données, méthodes et vocabulaire différents)

= Pas de démarche globale et uniformisée, donc pas d'exploitation possible des données

NB : à Fontainebleau = base PRIAM

-> récolement à l'unité de conditionnement (donc pas à la cote ; problèmes qd cotes groupées)

-> localisation précise à la tablette

-> prise de dimensions des UC pour gestion fine de l'espace + très précieux pour les opérations de reconditionnement + pour organiser les déménagements

-> prise de mesures des rayonnages pour pourvoir gérer finement le peu d'espaces vides qu'il nous reste sur le site de Paris

-> opération réalisée en interne (environ 200 personnes ont participé = personnel scientifique et technique) pilotée par le Département de la conservation

-> outil : base de données Microsoft Access 97 = base « maison ». Bcp de menus déroulants (vocabulaire contrôlé) et fonctionnalités d'aide à la saisie pour éviter les erreurs et aller plus vite

-> 3 binômes équipés d'un ordinateur portable avec base de données embarquée

-> depuis les données du récolement sont mises à jour quotidiennement (reconditionnement + entrées => dimensions et état des conditionnements, nouvelles localisations en cas de mouvements) = principe de récolement permanent

Copies d'écran de la Base récolement :

Calendrier :

-> début : octobre 2005. Les opérations de saisie ont duré environ 18 mois (pour la majeure partie des fonds)

-> migration des données la semaine dernière vers l'Outil autonome de déménagement (OAD)

Chiffres :-> 86 km linéaires de documents-> 715 000 UC -> 250 magasins-> 100 000 tablettes

Communication : un élément important (cf Échos du récolement)

Limites :

• Si l'on considère ce récolement par rapport au récolement réglementaire des services d'archives des collectivités territoriales (cf circulaire AD 97-4 du 1er sept 1997), on peut noter certaines limites :

=> étant donné la masse, les boîtes ne sont pas ouvertes donc :

- l'état sanitaire des documents conditionnés n'est pas pris en compte d'où la réalisation d'une évaluation sanitaire par échantillonnage organisée à la suite du récolement

- en cas de cotes groupées, on ne peut vérifier la présence de tous les articles

- l'état de classement des fonds n'est pas pris en compte (mais en cas de fonds non coté ou de cotes provisoires, utilisation de la zone préfixe de la cote)

• Cas du récolement des cartes et plans : dimensions difficiles à gérer (toujours un casse-tête, la circulaire de 97 écarte le sujet)

Reconditionnement des fonds

Objectif : sécuriser les archives pendant leurs transferts

Programmation générale établie en 2008 (selon interrogation de la base récolement, repérage, connaissance des fonds, évaluation sanitaire, priorisation) :=> site de Paris = 10 km linéaires à (re)conditionner ; => site de Fontainebleau = 20 km linéaires à (re)conditionner.

Étant donné la masse, recours à des opérations externalisées. Mais les opérations les plus délicates, concernant des fonds fragiles = réalisées en interne.

Autre étape de la préparation des fonds : le code-barrage

Objectifs : assurer la traçabilité des fonds durant le déménagement + durant les processus de communication des archives (principes de gestion du SIA). C'est pour cela que tous les fonds sont code barrés et pas uniquement ceux qui déménagent. Total : plus d'1,5 millions de codes-barres

Principes : -> un code-barres par cote (donc si cotes groupées = plusieurs étiquettes sur la boîte)-> report de la cote du document sur l'étiquette à code-barres-> étiquettes en polyéthylène et colle acrylique, encre permanente (transfert thermique)-> dépoussiérage de la partie de la boîte sur laquelle sera posée l'étiquette (avec chiffon microfibres)-> protocoles de collage de l'étiquette : coller l'étiquette directement sur la boîte et non pas sur l'étiquette d'origine de la boîte (si pour les Dimab, il n'y a pas de problème, en revanche sur Paris la multiplication des étiquettes rend parfois la tâche difficile) ; -> sur le site de Paris, pose de bandeaux sur les registres les plus fragiles qui resteront non conditionnés (cf diapo suivante)-> vérification des données issues des bases Récolement et Priam en même temps (cotes, localisations, type état et dimensions du conditionnement, cotes groupées) + complément d'info pour Fontainebleau)-> recours à un prestataire

Pose des bandeaux sur les registres(site de Paris)

- 36 000 registres (reliure cuir, parchemin, papier, tissus)

- dépoussiérage de chaque registre au préalable

- bandeau en polyéthylène de 10 cm de large et 75 à 100 microns d'épaisseur placé sur le plat supérieur du registre

- bandeau fixé par thermo-soudure

- travail en binôme dans les magasins avec tables roulantes équipées d'une soudeuse (recours à des prestataires encadrés par le Département de la conservation)

NB : à Fontainebleau, les registres fragiles et non conditionnés sont recouverts d'une chemise de papier de conservation

L'outil autonome de déménagement (OAD)

=> une application web (opérationnelle depuis cette semaine !),=> données issues des migrations de Base récolement Paris et Base PRIAM Fontainebleau,=> un outil de transition avant le SIA

Les fonctions de cet outil :=> organiser et gérer les missions de code barrage,=> éditer les étiquettes à code-barres,=> mettre à jour les données (en masse ou à l'unité),=> constituer les chaînes et les lots de transferts (par cote),=> renseigner les localisations cible à Pierrefitte (par cote).

Le transporteur chargé du déménagement recevra les fichiers des chaînes de déménagement et devra fournir en retour un fichier des localisations définitives, à la tablette.

Copie d'écran de l'OAD (version test)

Calendrier code-barrage

=>Début de l'opération code-barrage sur le site de Fontainebleau : 10 mai 2010. Durée = 12 mois

=>Début de l'opération pose de bandeaux sur les registres (site de Paris) : 17 mai 2010. Durée = 5 mois

=>Début du code-barrage sur le site de Paris : automne 2010. Durée = 12 mois

130kml

50kml

Dernière étape : les transferts inter-sites

Plusieurs phases :

- 1. transferts des fonds venant des sites de Paris (50 km l) et de Fontainebleau (130 km l) vers le site de Pierrefitte (durée : 14 mois à partir de début 2012)- 2. transferts entre les sites de Paris et Fontainebleau (8 km l) - 3. transferts des fonds « spéciaux » (cartes et plans, fonds du bâtiment Peigne de Fontainebleau, Bibliothèque, fonds provenant des Archives du monde du travail de Roubaix)

Principes :-> 24 chaînes de transfert correspondant aux grands domaines (ex : Éducation nationale, justice, etc)-> 3 à 4 chaînes de transfert en même temps-> implantation des fonds à Pierrefitte : rangement selon grands domaines (d'abord fonds de Paris puis fonds de Fontainebleau dans les magasins affectés à chaque grand domaine)-> communication maintenue sauf pour les documents en cours de transfert-> dépoussiérage systématique avant prélèvement

Difficultés sur le site de Paris liées à la configuration des lieux :

->les fonds sont éparpillés donc « picking » au moment des prélèvements pour constituer les chaînes et les lots de déménagement

-> centre de Paris (circulation dense), rues étroites à sens unique, cours intérieures avec porches étroits

=> donc petits camions de 20 m3

-> des magasins aux environnements variés = donc nécessité d'avoir recours à des zones de stockage intermédiaires (tampon) pour les magasins « sensibles » (cf audit environnemental)

-> certains magasins ont des ruptures de charge (accès par escalier, sans ascenseur)

->rayonnages de grande hauteur, rayonnages denses avec peu d'espaces de circulation, planchers en caillebotis

-> peu de vrais monte-charge, des ascenseurs souvent fragiles

Merci de votre attention !

Département de la conservation

myriam.kriche@culture.gouv.fr

anysia.lhotellier@culture.gouv.fr