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6
Manuel d’utilisation
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
2
1 TABLE DES MATIÈRES
1 Table des matières .............................................................................................................................................................. 2
2 Installation ........................................................................................................................................................................ 11
2.1 Licences d’utilisation ................................................................................................................................................. 11
2.1.1 Licence générale ............................................................................................................................................... 11
2.1.2 Licences spécifiques (extensions) ..................................................................................................................... 11
2.1.3 Utilisation réseau <> licences ........................................................................................................................... 11
3 Fonctionnalités générales ................................................................................................................................................. 13
3.1 Signalétiques ............................................................................................................................................................. 13
3.2 Gestion des stocks ..................................................................................................................................................... 13
3.3 Gestion des commandes fournisseurs ...................................................................................................................... 14
3.4 Gestion des commandes et retours clients ............................................................................................................... 15
3.5 Gestion des devis ...................................................................................................................................................... 15
3.6 Options paramétrables ............................................................................................................................................. 15
4 Prise en main ..................................................................................................................................................................... 18
4.1 Base de données d’exemple ..................................................................................................................................... 18
4.2 Principes généraux de la gestion des stocks ............................................................................................................. 18
4.2.1 Premiers encodages ......................................................................................................................................... 18
4.2.2 Entrées en stock ............................................................................................................................................... 18
4.2.3 Sorties de stock ................................................................................................................................................ 19
4.2.4 Encours de stock ............................................................................................................................................... 19
5 Support gratuit .................................................................................................................................................................. 20
6 Menu principal .................................................................................................................................................................. 23
6.1 Six groupes principaux .............................................................................................................................................. 24
6.2 Menu ......................................................................................................................................................................... 24
6.3 Informations de base ................................................................................................................................................ 24
7 Les utilisateurs de l’application ......................................................................................................................................... 25
7.1 Les droits et les niveaux d'utilisateurs ...................................................................................................................... 25
8 Signalétique articles .......................................................................................................................................................... 27
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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8.1 Les articles composés ................................................................................................................................................ 28
8.2 Ajouter un article ...................................................................................................................................................... 30
8.3 Modifier un article .................................................................................................................................................... 30
8.4 Supprimer un article ................................................................................................................................................. 30
8.5 Description des données d’un article ........................................................................................................................ 30
8.6 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 35
8.7 Présentation des articles par vignette ...................................................................................................................... 36
10 Gestion des catégories ...................................................................................................................................................... 39
10.1 Créer une catégorie................................................................................................................................................... 39
10.2 Modifier une catégorie ............................................................................................................................................. 40
10.3 Supprimer une catégorie .......................................................................................................................................... 40
11 Gestion des adresses de rangement ................................................................................................................................. 41
11.1 Saisie et consultation des adresses ........................................................................................................................... 41
11.2 Affectation d’une adresse à un article ...................................................................................................................... 43
12 Signalétique fournisseurs .................................................................................................................................................. 45
12.1 Ajouter un fournisseur .............................................................................................................................................. 45
12.2 Modifier un fournisseur ............................................................................................................................................ 45
12.3 Supprimer un fournisseur ......................................................................................................................................... 45
12.4 Description des données d’un fournisseur ............................................................................................................... 46
13 Signalétique entrepôts ...................................................................................................................................................... 48
13.1 Ajouter un entrepôt .................................................................................................................................................. 48
13.2 Modifier un entrepôt ................................................................................................................................................ 48
13.3 Supprimer un entrepôt ............................................................................................................................................. 49
13.4 Description des données d’un entrepôt ................................................................................................................... 49
14 Signalétique clients ........................................................................................................................................................... 51
14.1 Ajouter un client ....................................................................................................................................................... 51
14.2 Modifier un client ...................................................................................................................................................... 51
14.3 Supprimer un client ................................................................................................................................................... 52
14.4 description des données d’un client ......................................................................................................................... 52
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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15 Commande fournisseur ..................................................................................................................................................... 54
15.1 Créer une commande fournisseur ............................................................................................................................ 54
15.2 Ajouter un article à la commande fournisseur ......................................................................................................... 55
15.2.1 Saisie d’un N° de lot, de série, date de péremption ......................................................................................... 55
15.3 Modifier un article de la commande fournisseur ..................................................................................................... 55
15.4 Supprimer un article de la commande fournisseur................................................................................................... 56
15.5 Modifier le prix d’achat net ou le coefficient logistique d’un article pendant la commande fournisseur ................ 56
15.6 Réceptionner une commande fournisseur ............................................................................................................... 56
15.7 Commenter les lignes de commande fournisseur .................................................................................................... 57
15.8 Clôturer une commande fournisseur ........................................................................................................................ 57
15.8.1 Réception partielle de la commande ............................................................................................................... 57
15.9 Impressions a partir de la commande fournisseur ................................................................................................... 58
15.9.1 Impression du bon de réception ...................................................................................................................... 58
15.9.2 Génération de fichiers réception ..................................................................................................................... 58
15.9.3 Impression du bon de commande .................................................................................................................... 59
15.9.4 Impression des étiquettes des articles de la commande ................................................................................. 59
15.10 Envoi par email de la commande fournisseur ...................................................................................................... 59
15.11 Sélectionner une commande fournisseur ............................................................................................................. 60
16 Commande client .............................................................................................................................................................. 61
16.1 Créer une commande client ...................................................................................................................................... 61
16.2 Ajouter un article à la commande client ................................................................................................................... 62
16.2.1 Saisir un article composé dans la commande client......................................................................................... 62
16.2.2 Saisie d’un N° de lot, de série, date de péremption ......................................................................................... 62
16.3 Modifier un article de la commande client ............................................................................................................... 63
16.4 Supprimer un article de la commande client ............................................................................................................ 63
16.5 Modifier le prix d’un article pendant la commande client ........................................................................................ 63
16.5.1 Attention : le prix modifié est fonction du mode de commande défini dans les paramètres du logiciel. ....... 64
16.6 Préparer une commande client ................................................................................................................................ 64
16.7 Clôturer une commande client ................................................................................................................................. 65
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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16.7.1 Gestion des modes de paiement ...................................................................................................................... 65
16.8 Scanner les articles pour réaliser une commande client .......................................................................................... 66
16.9 Commenter les lignes de commande client .............................................................................................................. 66
16.9.1 Contrôle supplémentaire lié au scanner .......................................................................................................... 66
16.10 Mise en attente d’une commande ....................................................................................................................... 66
16.10.1 Comment faire « passer » le statut en attente d'un commande ?................................................................... 67
16.10.2 Qu'est ce que l'on entend par « stock suffisant » ? ......................................................................................... 67
16.11 Impressions a partir de la commande client......................................................................................................... 67
16.11.1 Impression du bon de préparation ................................................................................................................... 67
16.11.2 Générer un fichier de préparation de commande client.................................................................................. 67
16.11.3 Impression de la note d’envoi .......................................................................................................................... 68
16.11.4 Impression de la facture ................................................................................................................................... 68
16.12 Envoi par email de la commande client ................................................................................................................ 68
16.13 Sélectionner une commande client ...................................................................................................................... 68
16.13.1 Filtrer les commandes clients ........................................................................................................................... 69
16.13.2 Préparer des commandes en masse ................................................................................................................ 69
16.13.3 Clôturer des commandes en masse ................................................................................................................. 70
16.14 Ajouter quatre types d’information complémentaires à la commande client ..................................................... 70
17 Commande client « rapide » ............................................................................................................................................. 71
18 Retour client ...................................................................................................................................................................... 73
18.1 Créer un retour client ................................................................................................................................................ 73
18.2 Ajouter un article au retour client ............................................................................................................................ 73
18.3 Modifier un article du retour client .......................................................................................................................... 73
18.4 Supprimer un article du retour client ....................................................................................................................... 73
18.5 Réceptionner un retour client ................................................................................................................................... 73
18.6 Scanner les articles pour réaliser une retour client .................................................................................................. 74
18.7 Commenter les lignes de retour client ...................................................................................................................... 74
18.8 Clôturer un retour ..................................................................................................................................................... 74
18.9 Impressions a partir du retour client ........................................................................................................................ 74
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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18.9.1 Impression du bon de réception ...................................................................................................................... 74
18.9.2 Impression de la note d’envoi .......................................................................................................................... 74
18.9.3 Impression de la facture ................................................................................................................................... 75
18.10 Envoi par email du retour client ........................................................................................................................... 75
18.11 Visualiser un retour client. .................................................................................................................................... 75
20 Autres entrées et sorties ................................................................................................................................................... 78
20.1 Les autres entrées ..................................................................................................................................................... 78
20.1.1 Entrer un article en stock ................................................................................................................................. 78
20.1.2 Justificatifs de mouvements personnalisés ...................................................................................................... 78
20.1.3 Critères de traçage et suivi des mouvements .................................................................................................. 78
20.2 Scanner les articles pour réaliser une autre entrée .................................................................................................. 79
20.3 Les autres sorties ...................................................................................................................................................... 79
20.3.1 Sortir un article du stock .................................................................................................................................. 79
20.3.2 Justificatifs de mouvements personnalisés ...................................................................................................... 79
20.3.3 Critères de traçage et suivi des mouvements .................................................................................................. 80
20.4 Scanner les articles pour réaliser une autre sortie ................................................................................................... 80
20.5 Réaliser des autres entrées et sorties et des inventaires par importation de fichier ............................................... 80
20.5.1 Saisir les détails d’importation ......................................................................................................................... 81
20.5.2 Importer le fichier ............................................................................................................................................ 82
20.5.3 Modifier les quantités importées ..................................................................................................................... 83
20.5.4 Enregistrer les mouvements de stock .............................................................................................................. 84
20.5.5 Enregistrer les inventaires de stock ................................................................................................................. 84
20.6 Programmer l’importation automatique des fichiers ............................................................................................... 84
20.6.1 Automatique ou semi-automatique ? .............................................................................................................. 85
21 Devis client ........................................................................................................................................................................ 86
21.1 Créer un devis client.................................................................................................................................................. 86
21.2 Ajouter un article à un devis client ........................................................................................................................... 86
21.3 Modifier un article d’un devis client ......................................................................................................................... 87
21.4 Supprimer un article d’un devis client ...................................................................................................................... 87
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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21.5 Modifier le prix d’un article pendant le devis client ................................................................................................. 87
21.6 Imprimer un devis client ........................................................................................................................................... 87
21.7 Transformer un devis en commande client .............................................................................................................. 88
22 Ré approvisionnement automatique ................................................................................................................................ 89
23 Stocks ................................................................................................................................................................................ 91
23.1 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande fournisseur ...................................................... 91
23.2 L'évolution du stock pendant les différents états du retour client ........................................................................... 91
23.3 L'évolution du stock lors de l'encodage d'une "autre entrée" .................................................................................. 91
23.4 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande client ............................................................... 91
23.5 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande rapide client .................................................... 92
23.6 L'évolution du stock lors de l'encodage d’une "autre sortie" ................................................................................... 92
23.7 Consulter le stock ...................................................................................................................................................... 92
23.8 Consulter le stock selon les critères de suivi et de traçage ....................................................................................... 92
23.9 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 93
23.10 Exporter votre état de stock vers Excel ou Calc .................................................................................................... 93
24 Transfert de stock d’un entrepôt à l’autre ........................................................................................................................ 94
25 Saisie d’inventaire ou correction rapide de stock ............................................................................................................. 96
25.1.1 Saisir l’inventaire par critères de traçage et suivi : lot / N° de série / date de péremption / … ....................... 97
25.1.2 Imprimer l’inventaire ....................................................................................................................................... 97
25.1.3 Créer un fichier d’inventaire ............................................................................................................................ 98
26 Envoi des articles, des images et des stocks vers un site internet .................................................................................... 99
26.1 Le principe des exportations par FTP ........................................................................................................................ 99
26.2 Exporter des données vers un site internet ............................................................................................................ 100
26.2.1 Création du fichier CSV d’exportation ............................................................................................................ 102
26.2.2 Supprimer un fichier CSV d’exportation ......................................................................................................... 102
26.2.3 La structure du fichier CSV créé ..................................................................................................................... 102
26.2.4 Envoi des images d’article par FTP ................................................................................................................. 105
26.2.5 Consulter le résultat d’envoi des fichiers ....................................................................................................... 105
27 Les contrôles divers ......................................................................................................................................................... 107
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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27.1.1 Contrôler les stocks des articles ..................................................................................................................... 107
27.1.2 Corrections du PMP ........................................................................................................................................ 108
27.1.3 Correction des totaux de commandes et devis .............................................................................................. 108
27.1.4 Mettre à jour les taux de TVA......................................................................................................................... 108
28 Historique de stock par article ........................................................................................................................................ 110
28.1 Scanner les articles pour une recherche rapide ...................................................................................................... 111
30 Administration des paramètres généraux ...................................................................................................................... 113
30.1 Activer ou non la gestion des occasions ................................................................................................................. 113
30.2 Choix de la langue ................................................................................................................................................... 113
30.3 Mode de facturation en prix moyen pondéré ou en prix de vente ......................................................................... 114
30.4 Nombre de décimales ............................................................................................................................................. 114
30.5 Importation du logo de votre société ..................................................................................................................... 114
30.6 Modifier certains libelles ......................................................................................................................................... 114
30.7 Mise en page des feuilles d’étiquettes ................................................................................................................... 115
30.8 Gestion des accès utilisateurs ................................................................................................................................. 116
30.9 Ré indexation de la base de données...................................................................................................................... 116
30.10 Choisir d’utiliser 1 ou 2 taux de TVA ................................................................................................................... 117
30.11 Administration des emails .................................................................................................................................. 117
30.11.1 Votre serveur mail .......................................................................................................................................... 117
30.11.2 Mail d’approbation des commandes.............................................................................................................. 118
30.11.3 Mail archive .................................................................................................................................................... 118
30.11.4 Mail du destinataire en copie des commandes clients .................................................................................. 118
30.11.5 Mail du destinataire en copie cachée des commandes clients ...................................................................... 118
30.11.6 Mail du destinataire en copie des commandes clients .................................................................................. 119
30.11.7 Mail du destinataire en copie cachée des commandes clients ...................................................................... 119
30.11.8 Mail du destinataire en copie des devis clients .............................................................................................. 119
30.11.9 Mail du destinataire en copie cachée des devis clients ................................................................................. 119
30.11.10 Mail du destinataire en copie des commandes fournisseurs .................................................................... 119
30.11.11 Mail du destinataire en copie cachée des commandes fournisseurs ........................................................ 119
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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30.12 Lecteur de code barre ......................................................................................................................................... 120
30.13 Administration des documents ........................................................................................................................... 120
30.14 Administration des commandes clients .............................................................................................................. 120
30.14.1 Mise en attente des commandes ................................................................................................................... 120
30.14.2 Contrôler la disponibilité en stock des articles............................................................................................... 120
30.14.3 saisie manuelle d’un numéro d’envoi ............................................................................................................ 121
30.14.4 Préparation des commandes clients .............................................................................................................. 121
30.14.5 Activer la gestion des modes de paiement .................................................................................................... 121
30.14.6 Activation de zones complémentaires en commande client ......................................................................... 121
30.14.7 Type de code barre lu ..................................................................................................................................... 122
30.15 Utilisation réseau ................................................................................................................................................ 122
30.16 Utilisateurs .......................................................................................................................................................... 122
30.17 Le paramétrage de la gestion des articles composés ......................................................................................... 122
30.17.1 Impressions des bons de préparation ............................................................................................................ 123
30.17.2 Impression de la note d’envoi ........................................................................................................................ 123
30.17.3 Impression de la facture ................................................................................................................................. 124
30.18 Le paramétrage du traçage et du suivi des articles (Lots / N° de série / dates de péremption / …) .................. 124
30.18.1 Définir de 1 à 3 critères pour qualifier un suivi de stock ................................................................................ 124
30.18.2 Paramétrage des critères de traçage et de suivi ............................................................................................ 125
30.18.3 Alerte sur base des dates de péremption ...................................................................................................... 125
30.19 Supprimer tous les critères de traçage et suivi ................................................................................................... 126
30.20 Paramétrage des alertes de stock....................................................................................................................... 126
30.21 Importation automatique de fichiers ................................................................................................................. 127
30.22 Changer le « look » de Stock It Easy 6® .............................................................................................................. 128
30.22.1 Restaurer les paramètres d’affichage ............................................................................................................ 128
30.23 Modifier les modèles d’état ................................................................................................................................ 128
31 Caractéristiques générales des impressions ................................................................................................................... 129
32 Importation de données externes vers la base de données ........................................................................................... 130
33 Paramétrer le backup de vos données ............................................................................................................................ 133
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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34 Restaurer une base de données ..................................................................................................................................... 134
35 Structure des répertoires et des fichiers de l’application ............................................................................................... 135
35.1 Gestion des répertoires........................................................................................................................................... 135
35.2 Gestion de la base de registre ................................................................................................................................ 135
35.3 Gestion du fichier d’initialisation ............................................................................................................................ 135
35.4 Gestion des paramètres généraux de l’application ................................................................................................ 136
36 Installation réseau ........................................................................................................................................................... 137
36.1 Installation réseau simple ....................................................................................................................................... 137
36.2 Installation en mode client / serveur ...................................................................................................................... 138
36.2.1 Grands principes de l’installation en mode client serveur. ............................................................................ 138
36.2.2 Client / Serveur ou classique ? ....................................................................................................................... 138
37 Installation portable ........................................................................................................................................................ 140
38 Table des illustrations ..................................................................................................................................................... 141
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
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2 INSTALLATION
Téléchargez le logiciel et enregistrez l’installeur sur votre ordinateur.
Lancer l’installeur, sous Windows Vista ou version ultérieur, autoriser son exécution (vous devez avoir des droits
d’administrateur pour réaliser l’installation).
Acceptez la licence d’utilisation du logiciel.
Si vous n’avez pas de contraintes particulières d’emplacement d’installation, laissez les répertoires tels que proposés par
défaut, au risque d’avoir des incompatibilités sous les systèmes Windows gérant l’UAC (Vista et 7).
En fin d’installation, acceptez l’installation de raccourcis et lancez le programme, si une version plus récente est détectée,
celui-ci vous le signalera et vous invitera à faire la mise à jour en téléchargeant le logiciel d’installation depuis le site de
l’éditeur. Il est fortement conseillé d’utiliser la dernière version en cours.
2.1 LICENCES D’UTILISATION
2.1.1 LICENCE GÉNÉRALE
Si votre gestion nécessite d’acquérir une clé de licence (voir les contraintes liées à la version freeware au chapitre
Fonctionnalités générales), ou plus simplement si vous souhaitez supporter le développement du logiciel, il vous suffit
d’acquérir une licence via notre site internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à
l’adresse mail enregistrée lors de votre achat.
Encodez cette clé de licence dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors de l’ouverture
du logiciel.
2.1.2 LICENCES SPÉCIFIQUES (EXTENSIONS)
Si vous désirez activer l’extension permettant de gérer les articles composés, il vous suffit d’acquérir une licence via notre
site internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à l’adresse email enregistrée lors de
votre achat. Encodez cette clé d’activation dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors de
l’ouverture du logiciel, en prenant soin de sélectionner « Extension gestion des articles composés » au dessus du bouton
valider.
Si vous désirez activer l’extension permettant de gérer le traçage et le suivi des articles (lots, numéros de série, dates de
péremption, date limite d’utilisation optimale, date de fabrication etc), il vous suffit d’acquérir une licence via notre site
internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à l’adresse email enregistrée lors de votre
achat. Encodez cette clé d’activation dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors de
l’ouverture du logiciel, en prenant soin de sélectionner « Extension traçage et suivi » au dessus du bouton valider.
2.1.3 UTILISATION RÉSEAU <> LICENCES
Si vous envisagez d’utiliser Stock It Easy 6® en réseau, c’est à dire de partager la même base de données entre plusieurs
ordinateurs reliés entre eux au sein d’un réseau d’entreprise ou familial, vous devrez adapter l’installation comme décrit au
chapitre Installation réseau.
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
12
La version de base du logiciel (même la version freeware), permet l’utilisation du logiciel en réseau. Cependant, pour un
réseau d’une certaine envergure, il est préférable d’utiliser la version « Stock It Easy 6® 6 client / serveur ». Consulter le
chapitre Installation en mode client / serveur pour plus de renseignements.
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
13
3 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES
Stock It Easy 6® peut être utilisé en version gratuite. Dans ce cas, il n’y a aucune limitation de l’utilisation dans le temps, mais
certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles, ou certaines limitations existent.
Vous pouvez comparer les différences de fonctionnalités dans le tableau suivant.
Pour acquérir une licence d’utilisation du logiciel, rendez vous sur le site www.stockiteasy.com. Le paiement se fait en ligne,
via votre compte Paypal si vous en possédez un, ou via une carte de crédit (type Mastercard / Visa). Un paiement par
virement bancaire est également possible.
Dés réception du paiement de la commande, la ou les clés de licence sont envoyées par mail à l’adresse indiquée lors de
l’enregistrement de la commande.
Freeware Licence
3.1 SIGNALÉTIQUES
Gestion article: fiches, images, descriptifs complets,
étiquettes, codes barre Limité à 50 Illimité
Gestion des entrepôts (fiches, logo, descriptifs
complets) Limité à 4 Illimité
Gestion des catégories Illimité Illimité
Gestion des clients (fiches, descriptifs complets) Illimité Illimité
Gestion des fournisseurs (fiches, descriptifs
complets) Illimité Illimité
Importation assistée d'articles, clients, entrepôts,
fournisseurs (sources d'importations diverses et
paramétrables) en mode ajout et modification,
prévisualisation des éléments importés avant mise à
jour
3.2 GESTION DES STOCKS
Encodage rapide d'entrées et de sorties d'articles
(casse, initialisation, correction etc, avec assistance
code barre possible)
Calcul des encours entrants et sortants (à tout
moment, une vision claire des articles en encours
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pour chaque entrepôt)
Importation de fichiers d’entrée, de sortie,
d’inventaire, en mode manuel ou automatique
Calcul des quantités en stock par entrepôt
(valorisation au prix d'achat, au prix de vente et au
prix moyen pondéré)
Gestion des quantités Nombre entiers 6 décimales
Gestion du prix moyen pondéré Paramétrable Paramétrable
Valorisation par stock, par entrepôt, par fournisseur,
par article, au prix de vente, au prix d'achat et au prix
moyen pondéré
Correction rapide du stock / saisie d'inventaire
Transferts d'articles entre entrepôts (assistance par
lecteur code barre possible)
3.3 GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS
Gestion de divers statuts de commande (en cours,
réceptionnée, terminée)
Réception partielle des commandes fournisseurs
Envoi des commandes par mail
Edition de bon de réception
Edition de facture (envoi par mail possible)
Saisie des commandes par lecteur code barre
Génération assistée de commandes de réassort de
stock (paramétrable en fonction des quantités de
réassort spécifiques par article / entrepôt ou sur
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base de règles génériques)
Gestion des quantités minimales, optimales et
maximales en stock, par article et par entrepôt
Rapports automatiques d'alertes de stock
paramétrables
3.4 GESTION DES COMMANDES ET RETOURS CLIENTS
Gestion de divers statuts de commande (en cours,
préparée, en attente, terminée)
Gestion des commandes clients rapides (sans gestion
des encours, débit direct du stock, assistance par
lecteur code barre possible)
Envoi des commandes par email
Edition de bon de préparation
Edition de facture / note de crédit
Edition de note d'envoi
Mise en attente des commandes si quantités
disponibles insuffisantes
Saisie des commandes par lecteur code barre EAN13
sur port USB
3.5 GESTION DES DEVIS
Devis client transformable en commande en un clic
Saisie des devis par lecteur code barre EAN13 sur
port USB
3.6 OPTIONS PARAMÉTRABLES
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Gestion de 2 taux de TVA complémentaires
(paramétrage sur 1 ou 2 taux, et choix libre des noms
des taxes)
Autorisation de la mise en attente de commande si
quantité disponible insuffisante
Contrôle rigoureux des quantités commandées et
des quantités préparées
Possibilité de ne plus vérifier la disponibilité du stock
des articles
Gestion des quantités sur 0, 1 à 6 décimales
Uniquement quantités en
nombres entiers
Choix libre de la devise reprise sur les divers
documents imprimés
Titres des factures et des notes d’envoi
paramétrables
Documents édités personnalisables
En téléchargeant un logiciel tiers,
personnalisation complète des états
imprimables
Importation de votre Logo repris sur les documents
édités
Logo Stock It Easy 6® repris sur
les documents
imprimés
Choix de 10 caractéristiques paramétrables pour
personnaliser un article
Valorisation des commandes au prix de vente ou au
prix moyen pondéré
Gestion des accès sur 3 niveaux d'utilisation
Personnalisation de nombreux libellés pour toute
l'application
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Utilisation d'un lecteur code barre définie selon le
poste de travail
Application traduite en Français et en Anglais
Personnalisation du titre et du contenu des emails
générés
Message et titre par
défaut Entièrement paramétrable
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4 PRISE EN MAIN
4.1 BASE DE DONNÉES D’EXEMPLE
Une base de données est installée par défaut avec le logiciel, elle vous permet de voir les écrans « garnis »
de données, et de vous familiariser avec celui-ci.
Lorsque vous avez appris à vous familiariser avec le logiciel, vous devrez supprimer cette base de donnée
d’exemple, pour ce faire, cliquez sur le bouton RAZ DB qui est situé sur le menu principal de l'application,
une fois cette dernière effacée, le bouton disparaît et vous pouvez commencer à encoder vos données
réelles.
Les mises à jour ultérieur du logiciel n’écraseront pas vos données, en d’autre terme, la base de donné d’exemple n’est pas
installée si le programme d’installation détecte qu’il existe déjà une autre base de données.
4.2 PRINCIPES GÉNÉRAUX DE LA GESTION DES STOCKS
La gestion de stock est dépendante de plusieurs acteurs :
les fournisseurs, qui approvisionnent le stock
les clients, auxquels on expédie de la marchandise
les divers entrepôts dans lesquels on stock les articles
les fournisseurs chez qui sont référencés les articles.
Toutes ces données peuvent être encodées manuellement, ou bien importées via la fenêtre d'importation.
4.2.1 PREMIERS ENCODAGES
Il faut respecter un ordre logique de travail :
1. Créer les fournisseurs auprès desquels vous passerez commande des articles qui rempliront vos lieux de stockage.
2. Créer les articles qui seront attachés à ces fournisseurs (vous pouvez d'abord créer les articles, mais il faudra, pour
pouvoir les commander, préalablement assigner chaque article à son fournisseur encodé).
3. Créer le ou les lieux de stockage pour lesquels vous passerez des commandes fournisseurs, et à partir desquels vous
passerez les commandes clients. Après cette étape, vous pouvez passer des commandes fournisseur, et/ou
initialiser vos stocks.
4. Créer vos clients. A partir de cette étape, vous pouvez passer des commandes / retours clients et faire des devis.
4.2.2 ENTRÉES EN STOCK
Pour approvisionner le stock, il existe 6 solutions :
1. Encoder des commandes fournisseurs
Figure 1 Bouton
remise à zéro DB
exemple
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2. Encoder des retours clients
3. Encoder des autres entrées (initialisation, correction, …)
4. Importer des autres entrées via fichier
5. Faire des mises à jour depuis la transaction mise à jour rapide du stock
6. Transférer des articles d’un entrepôt à l’autre
4.2.3 SORTIES DE STOCK
1. Pour diminuer le stock, il existe 5 solutions :
2. Encoder des commandes clients
3. Encoder des autres sorties (casse, vol, correction, …)
4. Faire des mises à jour depuis la transaction mise à jour rapide du stock
5. Transférer des articles d’un entrepôt à l’autre
6. Importer des autres sorties via fichier
4.2.4 ENCOURS DE STOCK
L'Encours IN représente une entrée de stock en cours de traitement, plus particulièrement une commande fournisseur qui
est crée mais pas encore réceptionnée, ou un retour client créé et pas encore réceptionné.
L'encours OUT représente une sortie de stock en cours de traitement, plus particulièrement une commande client qui est
créée mais pas encore expédiée.
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5 SUPPORT GRATUIT
Un calcul incorrect, un bug, une information mal comprise ?
Donner toutes les informations nécessaires pour vous aider n’est pas facile. Avec le support gratuit, un wizard vous guide
pas à pas et récolte cette information qui nous permettra de vous aider le plus rapidement possible.
Les demandes de support effectuées à l’aide de l’outil « support gratuit » intégré dans Stock It Easy 6® (menu principal / ?/
Support gratuit) sont traitées prioritairement.
Identifiez-vous. L’adresse mail saisie ici est celle à laquelle nous vous répondrons.
Figure 2 Demande de support gratuit écran 1
Prenez soin de décrire précisément votre demande. Si votre demande porte sur des cas précis, donnez-nous les références
permettant de reproduire votre contexte.
Si l’application à rencontré une erreur fatale, une fenêtre d’erreur apparaitra et un bouton « copier » vous permettra de
copier le message d’erreur dans le presse papier de votre ordinateur. Recopier ce message (CTRL+V) dans le champs de
description du second écran du support gratuit.
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Figure 3 Demande de support gratuit écran 2
Vous pouvez envoyer votre demande de support directement depuis cet outil (option conseillée). Pour ce faire, vous devez
avoir préalablement saisi vos coordonnées de serveur mail dans les paramètres généraux, ou bien, vous pouvez toujours les
saisir dans cet écran.
Si votre demande nécessite l’envoi de votre base de données à notre support, cochez la case correspondante, votre base de
données ne sera utilisée qu’aux fins de vous aider dans votre demande, elle sera ensuite détruite de nos ordinateurs.
Si vous cochez la case « joindre le fichier de log », le fichier qui trace les diverses manipulations sur le programme au cours
de la semaine écoulée sera joint au mail. Ce fichier peut dans certains cas nous aider fortement à expliquer un mode de
fonctionnement spécifique du programme.
Vous pouvez encore préparer un fichier contenant des impressions d’écran, une explication plus complète, … l’enregistrer
sur votre ordinateur et le joindre à votre message via le bouton « joindre un fichier ».
Votre demande complète est maintenant visible dans le panneau de droite.
Si vos paramètres de messagerie sont correctement complétés, sélectionnez la case « envoyer depuis l’application » et les
pièces jointes que vous aurez sélectionnées seront automatiquement ajoutées à votre message.
Si vous ne connaissez pas vos paramètres de messagerie, cochez la seconde option. Si une application de messagerie est
installé sur votre ordinateur, un message s’ouvrira et l’adresse, le sujet et l’objet seront automatiquement complétés, vous
devrez ensuite sélectionner manuellement les éventuelles pièces jointes. Si vous n’avez pas de messagerie installée sur votre
ordinateur, le message sera copié dans le presse papier et vous devrez le copier (CTRL+V) dans le mail que vous préparez
depuis votre logiciel de messagerie sur un serveur web. Vous devrez envoyer ce message à l’adresse
« support@stockiteasy.com » en prenant soin de joindre les éventuelles pièces jointes.
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Figure 4 Demande de support écran 3
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6 MENU PRINCIPAL
Le menu principal est composé de 6 groupes principaux comportant chacun des boutons vers les fenêtres de l’application.
Figure 5 Menu principal
Le potentiomètre situé dans le coin supérieur droit de l’écran permet de définir l’opacité des 6 menus. Vous pouvez, via la
fenêtre des paramètres généraux, définir une couleur de fond spécifique pour chacune d’eux :
Figure 6 Menu principal personnalisé
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6.1 SIX GROUPES PRINCIPAUX
Chaque groupe représente un thème, nous distinguerons :
LES ENTRÉES
Commande fournisseur
Retour client
Autres entrées
Réassorts automatiques
LES SORTIES
Commande client
Devis client
Autres sorties
LES SIGNALÉTIQUES
Fournisseurs
Clients
Entrepôts
Articles
LES CONSULTATIONS
Stock
Mouvements
Statistiques
Top 5
LES STOCKS
Mises à jour des stocks
Contrôles divers
Transferts de stocks
Envoi vers site web
L’ADMINISTRATION
Sauvegardes
Restaurations
Paramètres
Importations
Gestion des utilisateurs
Effacement de la base de données exemple
6.2 MENU
Le menu permet de choisir la langue de l’application, actuellement vous pouvez sélectionner le français ou l’anglais.
Il permet également d’afficher l’aide, d’accéder au site de l’éditeur, de vérifier les informations de version, de désactiver ou
activer l’affichage des nombreuses bulles d’aide de l’application, d’accéder à la fenêtre de saisie du numéro de licence, et
d’activer ou de désactiver l’affichage des fenêtres « Le saviez-vous ? », fenêtres très utiles pour apprendre de nombreuses
astuces du logiciel qui améliorent sensiblement votre efficacité.
6.3 INFORMATIONS DE BASE
Dans le coin supérieur droit de l’écran s’affiche le numéro de version, qu’il est important de communiquer à l’assistance en
cas de demande, ainsi que le mode de l’utilisateur en cours.
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7 LES UTILISATEURS DE L’APPLICATION
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Utilisateurs
Créez dans cette fenêtre les utilisateurs de l'application en leur désignant leur niveau d'accès à l'application.
Si vous ne désirez plus gérez les accès, cochez la case prévue à cet effet, l'utilisateur courant aura toujours les droits
complets sur le programme.
7.1 LES DROITS ET LES NIVEAUX D'UTILISATEURS
Figure 7 Gestion des utilisateurs
Il existe 3 niveaux d'utilisation du programme :
1. Administrateur
2. Utilisateur
3. Visualisation
En fonction du niveau de l'utilisateur, l'accès à certaines fonctionnalités du programme et les droits sont différents.
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MODE ADMINISTRATEUR (AD)
La gestion de toutes les fonctions du programme sont permises.
MODE UTILISATEUR (UT)
La gestion des fonctions d'administration est interdite.
MODE VISUALISATION (VI)
Seul la consultation et l'édition de documents ou emails est possible.
Le niveau de l’utilisateur en cours est renseigné sur la fenêtre de démarrage du programme (Menu principal).
VALEURS PAR DÉFAUT DE L’UTILISATEUR
Afin d’augmenter la productivité d’utilisation du logiciel, il est possible d’assigner par défaut à un utilisateur :
Un entrepôt
Un fournisseur
Un client
Lorsque ceci est fait, toutes les fenêtres nécessitant la sélection d’un de ces 3 choix sera garnie par défaut avec la valeur
assignée à l’utilisateur en cours. Par exemple, pour les utilisateurs gérant toujours le même entrepôt, une fois cet entrepôt
assigné par défaut à l’utilisateur, celui-ci ne devra plus le sélectionner à chaque encodage de commande, d’entrée, de sortie,
… Par contre, il pourra toujours sélectionner un autre choix au besoin.
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8 SIGNALÉTIQUE ARTICLES
Il existe trois manières d’atteindre les fenêtres de gestion des articles :
1. Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur Articles
2. Via le menu principal, menu fichier / signalétiques / liste des articles
3. Depuis le signalétique du fournisseur, via le menu « Articles »
Vous pouvez afficher les détails, modifier ou supprimer (sous certaines réserves) un article.
Pour vous aider dans la sélection d’un article, vous pouvez filtrer par fournisseur et aussi par catégorie. Via l’entête des
colonnes il est encore possible d’affiner votre sélection.
En mode de lecture par code barre, vous pouvez directement sélectionner l’article par lecture de son code à barre.
Figure 8 Table des articles
Depuis le menu « Fichier / Imprimer / Etiquettes », vous pouvez imprimer les étiquettes. Leur format est paramétrable, voir
30.7 Mise en page des feuilles d’étiquettes.
Si vous avez paramétré le logiciel pour imprimer des étiquettes de type EAN13 (voir 30.14.7 Type de code barre lu), vous
pourrez affiner la sélection d’étiquettes à imprimer en réglant les paramètres de la fenêtre suivante, s’ouvrant lors de la
demande d’impression.
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Figure 9 Sélection des étiquettes à imprimer
8.1 LES ARTICLES COMPOSÉS
Un article composé est un article qui contient d’autres articles.
Par exemple, l’article « Ordinateur » sera composé de : 1 carte mère, 2 barrettes de mémoire, 1 boitier, 1 ventilateur, 1
lecteur DVD.
Les articles qui composent l’article « ordinateur » de notre exemple s’appelleront des articles composants.
Prenons un second exemple, avec des décimales : l’article composé « hamburger » contient les articles composants
suivants :
Article composé « hamburger »
Quantité Article composant
1 Tranche de viande
1 Tranche de fromage
0.015 Kilogrammes d’oignons
0.020 Kilogrammes de ketchup
1 Petit pain
La création d’articles composés permet de gagner un temps précieux dans la gestion de votre stock et dans la saisie des
commandes clients. Inutile d’encoder à chaque fois tous les articles qui composent un ensemble.
Vous évitez par la même occasion des erreurs de saisie.
Si un article est un composant d’article composé, il peut tout de même être commandé séparément dans une commande
client.
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Exemple : vous pouvez commander pour un client l’article composé « hamburger » ainsi que l’article composant « tranche de
viande ».
Un article composé ne peut pas être également le composant d’un autre article composé.
Exemple : l’article composé « hamburger » ne peut pas être le composant d’un article « Menu hamburger ».
Les articles composés peuvent être vendus aux clients, ils seront donc sélectionnés dans la commande client, ainsi que dans
le devis client, et les articles composants dépendants seront détaillés dans celle-ci.
Les articles composés peuvent contenir des articles composants issus de différents fournisseurs, c’est pour cette raison que
ceux-ci ne se commandent pas au composé, mais par composant.
Les articles composés ne sont pas comptabilisés tels quels dans les stocks, mais ce sont leurs composants qui sont pris en
compte dans les comptabilisations. On ne peut donc pas saisir un article composé dans la correction rapide de stock. Il faut
corriger via les autres entrées et les autres sorties ou corriger composant par composant.
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8.2 AJOUTER UN ARTICLE
Cliquez sur Ajouter
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
8.3 MODIFIER UN ARTICLE
Sélectionner l’article à modifier
Cliquez sur Modifier
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
8.4 SUPPRIMER UN ARTICLE
Un article ne peut-être supprimé que s'il n'a pas de stock référencé.
Cliquez sur Supprimer
Si l’article n'a pas de stock référencé (même si quantité = 0), il sera supprimé sans demande de confirmation préalable,
sinon, un message signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer, mais il sera mis en "sommeil". Il ne sera dés lors plus
visible dans aucun écran, sauf via la fenêtre article, menu fichier/dormants. De là, il est possible de le "réactiver", en
décochant la case « supprimé », il sera à nouveau visible dans toute l'application.
8.5 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN ARTICLE
Chaque article peut être caractérisé par un grand nombre de données, dont seule une petite partie est obligatoire. Nous
allons découvrir ici la description de chacune de ces caractéristiques.
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Figure 10 La fiche article
LA RÉFÉRENCE est calculée automatiquement lors de l'importation. Cette référence est propre au logiciel et sert
d’identifiant unique dans toute l’application.
LA RÉFÉRENCE ARTICLE est la référence que vous donnez à l’article. Cette référence permet de retrouver les articles
en lecture code barre 39 (si vous avez choisi ce mode de code barre). Dans ce mode, elle ne peut pas contenir de caractères
accentués (é,è,à …).
LE CODE EAN13, est calculé automatiquement sur base de la référence. Vous pouvez cependant saisir un autre code
EAN pour autant qu’il soit unique et valide.
LE CODE MNÉMONIQUE de l’article. Cette zone est utilisée dans les fonctions de tris des articles, vous pouvez
indiquer indifféremment un nom de famille d’article, une mention mnémotechnique, …
LE LIBELLÉ de l’article est son nom qui est repris dans toute l’application. Il peut contenir 100 caractères.
LE CODE DU FOURNISSEUR est le lien entre l’article et son fournisseur.
LA RÉFÉRENCE FOURNISSEUR de l’article
LE TAUX DE TVA appliqué sur l’article
LE SECOND TAUX DE TVA appliqué sur l’article (visible si définit comme tel dans les paramètres généraux)
LE PRIX D’ACHAT NET HTVA de l’article dans la devise de votre choix
Si le coefficient logistique est rempli ET que le prix net est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix logistique
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Ce prix est le prix qui correspond au prix d’achat chez le fournisseur
LE COEFFICIENT LOGISTIQUE
Ce coefficient représente le coefficient à ajouter au prix d’achat afin de constituer le prix logistique. Si le coefficient
logistique est rempli ET que le prix net est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix logistique
LE PRIX LOGISTIQUE HTVA de l’article dans la devise de votre choix.
Ce prix représente le prix d’achat augmenté des coûts logistiques. Ce prix est celui qui est pris en considération dans le calcul
du prix moyen pondéré.
Si le coefficient de vente est rempli ET que le prix logistique est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix de
vente
LE COEFFICIENT DE VENTE
Si le coefficient de vente est rempli ET que le prix logistique est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix de
vente
LE PRIX DE VENTE de l’article est le prix qui sera repris dans la commande client et dans la facture si la commande est
paramétrée en prix de vente.
LA QUANTITÉ MINIMALE, OPTIMALE ET MAXIMALE EN STOCK d’un article (quantité par entrepôt), permet
de définir des alertes de stock ainsi que de calculer les commandes de ré approvisionnement. Ces quantités sont
définissables entrepôt par entrepôt.
LE NOMBRE D'ÉTIQUETTES article à imprimer par défaut est utilisé si vous devez baliser des étagères, rack, ou
éventuellement étiqueter l’article.
LE CONDITIONNEMENT de l’article, est utilisé pour information.
L’UNITÉ DE CONDITIONNEMENT de l’article, est utilisée pour information.
LES ADRESSES DE RANGEMENT de l’article dans chacun de ses entrepôts sont soit saisies lors de la création de
l’article. (En savoir plus dans le chapitre « Gestion des adresses de rangement »).
LE POIDS de l’article
LES 10 INFORMATIONS SPÉCIFIQUES de l’article permettent de saisir des informations particulières à votre
entreprise. Il peut s’agir de caractéristiques telles que les dimensions, le millésime, les caractéristiques techniques, … Les
libellés de ces 10 caractéristiques sont personnalisables.
LA PHOTO d’un article est importée en cliquant sur le bouton « image ». Elle sera reprise sur la fiche article
correspondante.
LE NIVEAU DE STOCK de l’article pour chaque entrepôt existant, également en tant qu’article d’occasion si cela est
défini dans les paramètres, est repris dans un onglet particulier. Un clic droit dans l’onglet permet l’édition d’un graphe du
niveau de stock.
LES ARTICLES COMPOSANT UN ARTICLE COMPOSE
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Figure 11 Ajouter des composants à un article composé
Afin de créer un article composé, il suffit dans l’onglet « articles composés » de la fiche article, de lui ajouter les articles qui
le composeront, ainsi que leurs quantités respectives.
Pour ce faire :
double cliquez dans la table des articles composants de l’onglet article composé de la fiche article désirée. Ensuite, article composant par article composant, indiquez la quantité de chaque composant qui composent l’article
composé.
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Si vous voulez retirer un article composant de la composition de l’article composé, il suffit de double cliquer dans la table du
bas de l’écran.
Si vous désirez qu’un article « classique » devienne un article composé, il vous suffira de respecter la même procédure pour
lui adjoindre des composants, mais si du stock ou de l’encours existe pour cet article, il faudra avant tout terminer finaliser
les commandes de l’article et mettre son stock à 0.
MODIFIER UN ARTICLE COMPOSÉ
Un article composé se modifie comme un autre article. Si vous désirez modifier sa composition, il faut toutefois savoir que
les commandes en cours contenant cet article composé devront être terminées sur « l’ancienne » composition de l’article,
ou alors, il faudra supprimer la ligne de commande de l’article composé pour ensuite en ajouter une nouvelle. Un contrôle
vérifiera lors de l’ajout d’un article composé à une commande, que sa composition reste toujours identique au cours de
l’évolution de cette même commande.
LES CATÉGORIES D’UN ARTICLE
Un article peut appartenir à zéro, une ou plusieurs catégories.
Pour affecter un article à une catégorie, double cliquez dans la catégorie désirée dans l’arbre de sélection « Catégories
existantes ». Pour désaffecter l’article d’une catégorie, double cliquez dans la catégorie désirée dans la liste « Catégories
sélectionnées ».
Pour créer et organiser les catégories, voir le chapitre 10 Gestion des catégories.
Pour ajouter une catégorie à une sélection d’article, dans la fenêtre des articles :
1. Sélectionnez la catégorie que vous voulez ajouter à une série d’articles
2. Cliquez sur la case à cochez « Toutes » au dessus de l’arbre des catégories
3. Sélectionnez les articles désirés par un clic gauche dans chaque ligne concernée en maintenant la touche CTRL
enfoncée (ou CTRL+A si vous désirez sélectionnez tous les articles)
4. Faites un clic droit sur la catégorie sélectionnée au point 1, et cliquez sur le menu contextuel « Ajouter la
catégorie »
Pour remplacer toutes les catégories d’une sélection d’article par une autre, dans la fenêtre des articles :
1. Sélectionnez la catégorie que vous voulez assigner à une série d’articles
2. Cliquez sur la case à cochez « Toutes » au dessus de l’arbre des catégories
3. Sélectionnez les articles désirés par un clic gauche dans chaque ligne concernée en maintenant la touche CTRL
enfoncée (ou CTRL+A si vous désirez sélectionnez tous les articles)
4. Faites un clic droit sur la catégorie sélectionnée au point 1, et cliquez sur le menu contextuel « Remplacer la
catégorie »
Pour supprimer une catégorie d’une sélection d’article, dans la fenêtre des articles :
1. Sélectionnez la catégorie que vous voulez supprimer d’une série d’articles
2. Cliquez sur la case à cochez « Toutes » au dessus de l’arbre des catégories
3. Sélectionnez les articles désirés par un clic gauche dans chaque ligne concernée en maintenant la touche CTRL
enfoncée (ou CTRL+A si vous désirez sélectionnez tous les articles)
4. Faites un clic droit sur la catégorie sélectionnée au point 1, et cliquez sur le menu contextuel « Supprimer la
catégorie »
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8.6 SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE
Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
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8.7 PRÉSENTATION DES ARTICLES PAR VIGNETTE
Si vous utilisez des images pour illustrer vos articles et que leur nombre est restreint, vous pouvez les lister de manière
visuelle grâce à la liste des images des articles.
Depuis le menu principal, cliquez sur « Fichier / Signalétique / Article / Liste des articles mode vignette ».
Figure 12 Liste des articles par image
Un double clic sur la vignette d’un article ouvre sa fiche signalétique.
Un clic droit dans la vignette ouvre une boite de dialogue : vous pouvez choisir d’effectuer une entrée ou une sortie de
l’article sélectionné, après avoir choisi entrée ou sortie, la fenêtre suivante s’ouvre :
Figure 13 Choix du type de mouvement
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Figure 14 Mouvement via liste image des articles
Sélectionnez l’entrepôt, la quantité et un justificatif que vous retrouverez dans l’analyse des mouvements dans la zone
« Justificatif 2 ». Le nom de cette zone peut être renommé pour toute l’application via la gestion des libellés.
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9 GESTION DES ZONES COMPLÉMENTAIRES 1 ET 2
Vous pouvez ajouter deux zones complémentaires à vos commandes clients (voir 16.14 Ajouter quatre types d’information
complémentaires à la commande client).
Ces zones se nomment et s’activent depuis les paramètres généraux de l’application (voir 30.14.6 Activation de zones
complémentaires en commande client).
Pour alimenter ces deux zones, sélectionnez le menu « fichier / signalétique / Zone complémentaire 1 cde client » ou
« fichier / signalétique / Zone complémentaire 2 cde client » selon votre choix.
Le nom « Zone complémentaire 1 cde client » sera remplacé par celui que vous encoderez dans les paramètres généraux.
La fenêtre suivante s’ouvre.
Pour créer les valeurs de ces zones, il suffit de les encoder dans la table correspondante.
Vous pouvez modifier la valeur ou l’effacer.
Figure 15 Gestion des zones complémentaires cde client
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10 GESTION DES CATÉGORIES
Afin de mieux segmenter ses articles, il est possible de les affecter à une ou plusieurs catégories.
Une catégorie est une classification par arborescence. Tous les articles appartenant à un élément de l’arborescence
appartiennent par défaut à ses éléments supérieurs.
Depuis le menu principal, cliquez dans « Fichier / Signalétique / Catégories », la fenêtre suivante apparait :
Figure 16 Gestion des catégories
10.1 CRÉER UNE CATÉGORIE
Cliquez sur le menu « Ajouter ».
Saisissez un nom pour la catégorie, si la catégorie doit être sous une autre dans l’arborescence, cliquez sur la catégorie
parent dans le sélecteur de gauche. Si vous ne sélectionnez aucune catégorie parent, la catégorie créée sera une catégorie
de premier niveau (comme « Outils », «Horeca » et « Transport ») dans l’exemple ci-dessous.
Par défaut, les catégories s’affichent par ordre alphabétique au sein d’un même niveau d’arborescence, si vous désirez
modifier l’ordre d’affichage, veuillez saisir un ordre de tri (0,1,2,3…).
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Figure 17 Créer une catégorie
Vous pouvez créer autant de catégories sur autant de niveaux que nécessaire.
Lorsque vos créations sont terminées, fermez la fenêtre.
10.2 MODIFIER UNE CATÉGORIE
Pour modifier une catégorie, vous pouvez modifier son nom ou son ordre de tri directement depuis la fenêtre de gestion des
catégories.
Si vous désirez également modifier la catégorie parent, vous devez sélectionner la catégorie dans la fenêtre de gestion des
catégories, et cliquer dans le menu « Modifier ».
10.3 SUPPRIMER UNE CATÉGORIE
Sélectionnez la catégorie dans la fenêtre de gestion des catégories, et cliquer dans le menu « Supprimer».
Il faut pour supprimer une catégorie que celle-ci n’ait plus de catégories enfant, auquel cas il faut d’abord les supprimer.
La suppression n’a d’autre effet sur les articles que ceux-ci n’y sont plus affectés.
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11 GESTION DES ADRESSES DE RANGEMENT
Il peut être utile de définir un certain nombre d’adresses de rangement dans un entrepôt. Au fur et à mesure de la création
des articles, ces adresses peuvent leur être affectées. Vous pouvez de la sorte voir quelles zones de rangement sont encore
disponibles dans votre entrepôt.
Afin de faciliter la prise en main, lors du démarrage, si la version précédente est <= 5.05.04, le programme recopie toutes les
adresses déjà saisies pour chaque paire article / entrepôt dans la nouvelle table adresse.
Si des doublons existent au niveau des adresses précédemment saisies pour les articles (plus d’une fois la même adresse
pour un article dans un même entrepôt), ces adresses sont adaptées et un message vous permet d’ouvrir le fichier de LOG
pour consulter les modifications.
11.1 SAISIE ET CONSULTATION DES ADRESSES
La fenêtre de saisie des adresses est accessible de 2 façons :
Par le menu Fichier/Adresses de rangement de la fenêtre « Articles »
Par le menu Fichier/Adresses de rangement de la fenêtre « Stock»
Dans cette fenêtre se trouve 2 onglets :
L’ONGLET DE CONSULTATION permet de voir, pour un entrepôt sélectionné dans la liste, les adresses affectées à
cet entrepôt. Il est possible en sélectionnant les cases à cocher adéquates de filtrer sur les adresses libres, occupées ou les 2.
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Figure 18 Consultation des adresses de rangement
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L’ONGLET DE SAISIE permet d’encoder, de supprimer ou de modifier les adresses de l’entrepôt sélectionné dans la
liste.
Deux adresses identiques ne peuvent pas coexister pour un même entrepôt.
Figure 19 Saisie des adresses de rangement
11.2 AFFECTATION D’UNE ADRESSE À UN ARTICLE
Via la fiche article, dans l’onglet « Adresses », vous sélectionnez dans la liste déroulante sur la ligne de l’entrepôt de votre
choix les adresses disponibles (seules les adresses disponibles pour cet entrepôt sont affichées). En quittant la fiche article,
vous répondez par « Oui » lors de la demande de confirmation si vous désirez valider vos modifications.
Il est également possible à ce niveau de saisir une adresse pour un article. Un contrôle sera alors effectué sur l’éventuelle
présence d’une adresse identique dans la table des adresses sur cet entrepôt, si c’est le cas, vous serez invité à modifier
l’adresse saisie (on ne peut pas avoir deux adresses identiques pour un même entrepôt), sinon, l’adresse saisie est
enregistrée pour cet entrepôt et est affectée à l’article.
Si vous supprimez une adresse, celle-ci est effacée de la fiche article mais existe toujours dans la table adresse, seulement,
elle devient « libre ».
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Depuis le menu "Fichier\Libérer les adresses des articles dormants" vous pouvez en une seule manipulation libérer les
adresses des articles que vous auriez "mis en sommeil".
Figure 20 Affecter une adresse de rangement à un article
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12 SIGNALÉTIQUE FOURNISSEURS
Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur fournisseurs
Figure 21 Liste des fournisseurs
12.1 AJOUTER UN FOURNISSEUR
Cliquez sur Ajouter
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
12.2 MODIFIER UN FOURNISSEUR
Sélectionnez le fournisseur puis cliquez sur Modifier
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
12.3 SUPPRIMER UN FOURNISSEUR
Un fournisseur ne peut-être supprimé que s'il n'a pas d’article référencé.
Vous pouvez cependant le désactiver, il n’apparaitra dés lors plus dans les diverses listes du programme. Pour le réactiver, il
suffit de décocher la case « Désactiver », soit dans la liste, soit dans sa fiche. Attention, la désactivation d’un fournisseur
vous propose de désactiver tous ses articles encore actifs, cette opération est réversible.
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Sélectionnez le fournisseur puis cliquez sur Supprimer
Si le fournisseur n'a pas d’article référencé, il sera supprimé sans demande de confirmation préalable, sinon, le message
suivant Fournisseur référencé signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer tant que des articles lui seront
référencés.
12.4 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN FOURNISSEUR
Figure 22 Fiche fournisseur
LE CODE FOURNISSEUR est la clé unique, càd que ce code ne peut être repris pour plus d'un fournisseur.
LE CODE SOCIÉTÉ
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PAR EXEMPLE : SA, SPRL
LE NOM DU FOURNISSEUR
LA RUE DU FOURNISSEUR
NUMÉRO
BOITE
LA LOCALITÉ
LE CODE POSTAL
Le nom de la PERSONNE DE CONTACT du fournisseur
LE CODE PAYS du fournisseur
LE PAYS du fournisseur
LE N° TÉLÉPHONE du fournisseur
LE N° FAX du fournisseur
LE N° TVA du fournisseur
L’ADRESSE EMAIL du fournisseur
Saisir les adresses email des destinataires des mails client ou entrepôt séparé par des ;
LES CONDITIONS DE PAIEMENT du fournisseur seront reprises sur le bon de commande de ce fournisseur
LES NOTES
DEUX CHAMPS LIBRES permettant de saisir des données qui vous sont propres, les libellés de ces champs sont
modifiables depuis la gestion des libellés décrite au chapitre 30.6 Modifier certains libelles.
Dans le second onglet, vous pouvez ajouter des notes relatives au fournisseur, et mettre en page ces notes comme dans un
éditeur de texte.
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13 SIGNALÉTIQUE ENTREPÔTS
Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur Entrepôts
Figure 23 Liste des entrepôts
13.1 AJOUTER UN ENTREPÔT
Sélectionnez Entrepôt via l'onglet Entrepôt/Client
Cliquez sur Ajouter
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
13.2 MODIFIER UN ENTREPÔT
Sélectionnez Entrepôt via l'onglet Entrepôt/Client
Sélectionnez l’entrepôt puis cliquez sur Modifier
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
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13.3 SUPPRIMER UN ENTREPÔT
Un entrepôt ne peut-être supprimé que s'il n'a pas de commande référencée.
Vous pouvez cependant le désactiver, il n’apparaitra dés lors plus dans les diverses listes du programme. Pour le réactiver, il
suffit de décocher la case « Désactiver », soit dans la liste, soit dans sa fiche.
Sélectionnez Entrepôt via l'onglet Entrepôt/Client
Sélectionnez l’entrepôt puis cliquez sur Supprimer
Si l’entrepôt n'a pas de commande référencée, il sera supprimé sans demande de confirmation préalable, sinon, le message
suivant Entrepôt référencé signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer.
13.4 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN ENTREPÔT
Figure 24 Fiche entrepôt
LE CODE est l’identifiant de l’entrepôt à travers toute l’application, il commence obligatoirement par la lettre L.
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LE MNÉMONIQUE est le nom qui sera repris dans l’application
LE CODE SOCIÉTÉ par exemple SA ou SPRL
LE NOM est le nom réel de l’entrepôt
LES AUTRES RENSEIGNEMENTS sont identiques à ceux du fournisseur.
LE LOGO est le logo propre à un entrepôt, si vous désirez qu’un autre logo que le logo général de votre entreprise
importé depuis la fenêtre paramètres soit repris sur les documents édités pour cet entrepôt.
DEUX CHAMPS LIBRES permettant de saisir des données qui vous sont propres, les libellés de ces champs sont
modifiables depuis la gestion des libellés décrite au chapitre 30.6 Modifier certains libelles.
Pour importer un logo, cliquez sur le bouton « Logo » et suivez les instructions. Le logo doit être au format jpg.
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14 SIGNALÉTIQUE CLIENTS
Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur Clients
Figure 25 Liste des clients
14.1 AJOUTER UN CLIENT
Sélectionnez Client via l'onglet Entrepôt/Client
Cliquez sur Ajouter
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
14.2 MODIFIER UN CLIENT
Sélectionnez Client via l'onglet Entrepôt/Client
Sélectionnez le Client puis cliquez sur Modifier
Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.
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14.3 SUPPRIMER UN CLIENT
Un Client ne peut-être supprimé que s'il n'a pas de commande référencée.
Vous pouvez cependant le désactiver, il n’apparaitra dés lors plus dans les diverses listes du programme. Pour le réactiver, il
suffit de décocher la case « Désactiver », soit dans la liste, soit dans sa fiche.
Sélectionnez Client via l'onglet Entrepôt/Client
Sélectionnez le Client puis cliquez sur Supprimer
Si le Client n'a pas de commande référencée, il sera supprimé sans demande de confirmation préalable, sinon, le message
suivant Client référencé signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer.
14.4 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN CLIENT
Figure 26 fiche client
LE CODE est l’identifiant du client à travers toute l’application
LE MNÉMONIQUE est le nom qui sera repris dans l’application
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LE NOM est le nom réel du client
LES AUTRES RENSEIGNEMENTS sont identiques à ceux du fournisseur.
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15 COMMANDE FOURNISSEUR
La commande fournisseur est l’action de base qui permet de réapprovisionner le stock des articles référencés chez ce
dernier.
Figure 27 Commande fournisseur
Une commande peut exister en 4 « états » différents, ses comportements varieront en fonction de ces états.
1. REA (la commande est en cours de réalisation)
2. REC (la commande est en cours de réception)
3. RAR (reste à réceptionner : la commande est partiellement réceptionnée)
4. TER (la commande est réceptionnée et par conséquent terminée)
Tous les boutons sont accessibles par un raccourci clavier (repris en info bulle sur chacun d'eux pour s'habituer à les
connaitre).
15.1 CRÉER UNE COMMANDE FOURNISSEUR
Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Commandes fournisseurs
Sélectionnez le fournisseur
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Sélectionnez le lieu de stockage où livrer la marchandise
Cliquez sur « Créer commande »
15.2 AJOUTER UN ARTICLE À LA COMMANDE FOURNISSEUR
Par un double clic dans le tableau « recherche référence » sur la ligne désirée, vous ajoutez 1 pièce de celui-ci dans le bon de
commande.
Si vous désirez saisir plus d’un article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que nécessaire dans le tableau « recherche
référence », mais vous pouvez également changer la quantité dans la case « quantité » de la commande.
Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans la commande. Si vous désirez ajouter plus
d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite
scannez l'article, ou scannez autant de fois que désiré l’article.
15.2.1 SAISIE D’UN N° DE LOT, DE SÉRIE, DATE DE PÉREMPTION
Si l’extension « traçage et suivi » est activée, vous pouvez saisir le lot et/ou la date limite 1 et/ou la date limite 2 de la
quantité d’article voulue.
Si par exemple vous rentrez en stock (vous commandez) 100 articles A appartenant au lot X et 100 autres articles A
appartenant au lot Y, vous procédez comme suit :
Ajoutez l’article A dans la commande et indiquez 100 dans quantité (manuellement ou par lecteur code barre) ainsi que
« X » dans la colonne lot.
Ajoutez à nouveau l’article A et répondez non à la boite de dialogue qui apparaît : une nouvelle ligne de commande se crée,
indiquez également la quantité 100 et saisissez « Y » dans la colonne lot.
100 articles A seront affecté au lot X et 100 autres au lot Y. Le principe est identique pour les autres critères de traçage et de
suivi à définir dans les paramètres généraux de l’application.
Figure 28 Dissocier les critères de traçage et suivi dans une commande
15.3 MODIFIER UN ARTICLE DE LA COMMANDE FOURNISSEUR
Il suffit de modifier la quantité sur la ligne désirée ainsi que les caractéristiques de traçage et de suivi.
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15.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DE LA COMMANDE FOURNISSEUR
Sélectionnez la ligne de l'article à supprimer dans le tableau de commande.
Cliquez sur « Supprimer ligne ».
Validez par OUI ou NON le message de confirmation.
15.5 MODIFIER LE PRIX D’ACHAT NET OU LE COEFFICIENT LOGISTIQUE D’UN ARTICLE PENDANT LA
COMMANDE FOURNISSEUR
Il peut être utile de modifier le prix d’achat net ou le coefficient logistique d’un article lors de la saisie d’une commande
fournisseur pour différentes raisons, entre autres :
Le prix évolue d’une commande à l’autre
Vous n’êtes informé du nouveau prix qu’au moment où vous passez la commande
Le prix de l’article n’est pas un prix fixe
Vous utilisez le coefficient logistique pour imputer des coûts d’importation que vous ne connaissez qu’à la réception
de la commande
…
Lorsque vous êtes en saisie de commande fournisseur, et tant que la commande n’est pas
terminée, vous pouvez faire un clic droit dans la colonne prix ou coefficient de la ligne de
l’article dont vous voulez modifier le prix.
Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de l’article.
Après avoir modifié le prix (ou le coefficient), un message vous demande si vous voulez sauvegarder ce prix
dans la fiche de l’article, vous pouvez y répondre par oui ou non.
15.6 RÉCEPTIONNER UNE COMMANDE FOURNISSEUR
Les quantités commandées à un fournisseur ne sont pas forcément les quantités que vous recevez.
Dans ce cas, il est utile de valider chaque ligne de la commande et le cas échéant, de modifier la quantité reçue.
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Pour réceptionner une commande, cliquez sur le bouton « réceptionner la commande ».
Deux nouvelles colonnes apparaissent à coté de la colonne quantité : QUTEREC et STAT.
Par défaut, le contenu de la colonne QTEREC (quantité réceptionnée) est identique à celui de la colonne Quantité.
Vous pouvez modifier la quantité commandée si la quantité réceptionnée est différente.
Si vous avez reçu un article qui n'était pas commandé, vous pouvez aussi l'ajouter.
Dans tous les cas, pour chaque ligne de la commande, la colonne STAT (statut) doit être cochée pour valider la réception de
l'article. Si vous n’avez pas le temps de le faire ou que vous êtes certain que les quantités commandées sont identiques aux
quantités livrées, vous pouvez ne pas cochez toutes les lignes et autoriser la validation qui sera automatiquement proposée
dans ce cas lors de la clôture de la commande.
15.7 COMMENTER LES LIGNES DE COMMANDE FOURNISSEUR
Tant que la commande n’est pas terminée (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celle-ci. Une colonne
placée par défaut sur l’extrême droite de la commande (déplaçable) est disponible pour une saisie de 50 caractères
maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation de la commande, soit dans la
consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.
15.8 CLÔTURER UNE COMMANDE FOURNISSEUR
La commande, une fois réceptionnée, peut-être clôturée via le bouton « clôturer la commande ».
Si l’extension « traçage et suivi » est activée et que vous avez rendu obligatoire la saisie de certains critères dans les
paramètres généraux, vous devrez remplir tous ces critères avant de pouvoir terminer la commande.
Si la colonne STAT n’est pas cochée pour toutes les lignes, lors du clic sur le
bouton « clôturer », un message vous invitera à soit :
Ne rien faire (revenir dans la commande en l’état)
Réception partielle : càd clôturer uniquement les lignes pour lesquels la
colonne STAT est cochée, ce qui rendra immédiatement disponible les
articles de ces lignes dans le stock (entrée de stock validée)
Réception complète : càd clôturer toutes les lignes de la commande
automatiquement
15.8.1 RÉCEPTION PARTIELLE DE LA COMMANDE
En cas de réception d’une partie de la commande, celle-ci aura le statut RAR (reste à réceptionner). Les lignes d’articles déjà
réceptionnées seront dés lors inaccessibles en modification et seront mises en évidence par une couleur vert d’eau.
Figure 29 Réception partielle de la commande
fournisseur
Figure 30 Ligne de commande fournisseur clôturée
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15.9 IMPRESSIONS A PARTIR DE LA COMMANDE FOURNISSEUR
15.9.1 IMPRESSION DU BON DE RÉCEPTION
Si une commande est en statut REA , RAR ou REC, vous pouvez imprimer un bon de réception pour vous aider dans la
réception de la commande dans l'entrepôt.
Cliquez sur« imprimer la réception ».
En cas de réception partielle, le statut des différentes lignes est repris sur le document ainsi que la date de réception
éventuelle de chaque ligne.
Figure 31 Impression d'un bon de réception
15.9.2 GÉNÉRATION DE FICHIERS RÉCEPTION
Il peut vous être utile d’avoir une réception de commande sous forme de fichier plat, par exemple pour charger ce fichier sur
un terminal portable. Ceci est possible en sélectionnant dans la fenêtre de commande fournisseur le menu « »Fichier / Créer
fichier bon de réception ».
Un fichier contenant les différentes colonnes du tableau est créé dans le répertoire Synchro\Export\br
Le fichier est nommé selon la convention suivante: br, suivi d'un tiret bas, suivi du numéro de la commande et avec une
extension « csv ».
Par exemple, le fichier de réception de la commande 201202001 sera: br_201202001.csv
Le séparateur de colonnes utilisé est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont :
Référence ;Référence fournisseur ;Libellé ;Quantité ;Quantité réceptionnée ;Statut de réception ; date de réception ;Adresse
de rangement ;
Le statut de réception signifie non réceptionné, le statut signifie réceptionné.
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15.9.3 IMPRESSION DU BON DE COMMANDE
Vous pouvez imprimer le bon de commande à faxer au fournisseur.
Cliquez sur « imprimer la commande».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Commande».
Figure 32 Impression du bon de commande fournisseur
15.9.4 IMPRESSION DES ÉTIQUETTES DES ARTICLES DE LA COMMANDE
Vous pouvez imprimer les étiquettes des articles de la commande fournisseur.
Cliquez sur « imprimer la commande».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez une des deux options suivantes :
Les étiquettes des articles de la commande (1 étiquette par article) : permet de baliser un rack, une étagère, une
case picking
Autant d'étiquettes que d'articles commandés : permettent d’étiqueter tous les articles
Cliquez ensuite sur le bouton « Etiquettes ».
15.10 ENVOI PAR EMAIL DE LA COMMANDE FOURNISSEUR
En cliquant sur le bouton « Envoyer la commande », si tous vos paramètres d’email sont définis dans l’administration, vous
pouvez choisir d’envoyer la commande au destinataire défini pour son approbation, ou directement au fournisseur.
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Vous pouvez personnaliser le texte d’accompagnement de la commande, et le réutiliser pour des commandes ultérieures
dans la fenêtre qui s’affiche à ce moment.
15.11 SÉLECTIONNER UNE COMMANDE FOURNISSEUR
Dans l'écran de saisie d'une commande, cliquez sur Voir la liste des commandes
Un double clic sur la commande à visualiser ferme la fenêtre en cours et affiche la commande dans la fenêtre
nouvellement apparue.
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16 COMMANDE CLIENT
La commande client est l’action de base qui permet de diminuer le stock des articles commandés par ce dernier.
Une commande client peut exister en 5 « états » différents, ses comportements varieront en fonction de ces états.
1. REA (la commande est en cours de réalisation)
2. AT1 (certains articles de la commande ne sont pas en stock suffisant)
3. PRE (la commande est en cours de préparation)
4. AT2 (certains articles de la commande ne sont pas en stock suffisant lors de la préparation)
5. TER (la commande est préparée et par conséquent terminée)
Tous les boutons sont accessibles par un raccourci clavier (repris en info bulle sur chacun d'eux pour s'habituer à les
connaitre).
Figure 33 Commande client
16.1 CRÉER UNE COMMANDE CLIENT
Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Commandes clients
Sélectionnez le client
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Vous pouvez créer un nouveau client depuis la fenêtre de commande en cliquant dans le menu « fichier/Créer un nouveau
client ».
Sélectionnez le lieu de stockage où prélever les articles
Cliquez sur « Créer commande »
Vous pouvez à tout moment saisir un numéro de commande interne (complémentaire au numéro automatique du
programme) à votre commande via la zone « N° de commande interne » dans le coin supérieur droit.
Vous pouvez également modifier la date de commande ainsi que la date de livraison de la commande.
16.2 AJOUTER UN ARTICLE À LA COMMANDE CLIENT
Par un double clic dans le tableau « recherche référence » sur la ligne désirée, vous l'ajoutez dans le bon de commande.
Vous pouvez ensuite encoder la quantité à commander et , si la gestion des occasions est paramétrée , le type d'article
Neuf = O
Occasion = N
et valider la ligne en appuyant sur « ENTER ».
Si vous désirez saisir plus d’un article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que nécessaire dans le tableau « recherche
référence », mais vous pouvez également changer la quantité dans la case « quantité » de la commande.
Si dans les paramètres de l’application vous n’avez pas autorisé la mise en attente des commandes et que l'article n'est pas
en quantité suffisante dans le statut choisi (Neuf ou occasion) et dans le lieu de stockage choisi, il ne sera dés lors possible
que de commander au plus la quantité en stock.
16.2.1 SAISIR UN ARTICLE COMPOSÉ DANS LA COMMANDE CLIENT
Si l’extension « articles composés » est activée, il suffit d’ajouter l’article composé (défini dans sa fiche article), et l’article
composé ainsi que ses composants (dans leurs quantités respectives définies dans l’article composé) seront ajoutés dans la
commande.
16.2.2 SAISIE D’UN N° DE LOT, DE SÉRIE, DATE DE PÉREMPTION
Si l’extension « traçage et suivi » est activée, vous pouvez saisir le lot et/ou la date limite 1 et/ou la date limite 2 de la
quantité d’article voulue.
Si par exemple vous sortez du stock 100 articles A appartenant au lot X et 100 autres articles A appartenant au lot Y, vous
procédez comme suit :
Ajoutez l’article A dans la commande et indiquez 100 dans quantité (manuellement ou par lecteur code barre).
Cliquez dans la liste déroulante de la colonne « Lot », les lots existants pour cet article dans l’entrepôt de la commande
apparaissent dans la liste, sélectionnez le lot « Y » dans la liste (ce lot doit être préalablement rentré dans cet entrepôt pour
cet article).
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Ajoutez à nouveau l’article A et répondez non à la boite de dialogue qui apparaît : une nouvelle ligne de commande se crée,
cliquez dans la liste déroulante de la colonne « Lot », les lots existants pour cet article dans l’entrepôt de la commande
apparaissent dans la liste, sélectionnez le lot « X » dans la liste (ce lot doit être préalablement rentré dans cet entrepôt pour
cet article).
100 articles A seront affecté au lot X et 100 autres au lot Y. Le principe est identique pour les autres critères de traçage et de
suivi à définir dans les paramètres généraux de l’application.
La quantité autorisée à être sortie sera limitée à la quantité disponible de l’article dans cet entrepôt et pour ce lot, les
encours sont également pris en compte.
Figure 34 Dissocier un article par critère de suivi et traçage dans une commande client
Note : il n’est pas possible de spécifier de critères de suivi pour un article composé (mais il est toutefois possible de saisir les
critères composant par composant).
16.3 MODIFIER UN ARTICLE DE LA COMMANDE CLIENT
Il suffit de modifier la quantité sur la ligne désirée ainsi que les caractéristiques de traçage et de suivi.
16.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DE LA COMMANDE CLIENT
Sélectionnez la ligne de l'article à supprimer dans le tableau de commande.
Cliquez sur « Supprimer ligne ».
Validez par OUI ou NON le message apparaissant.
16.5 MODIFIER LE PRIX D’UN ARTICLE PENDANT LA COMMANDE CLIENT
Il peut être utile de modifier le prix d’un article lors de la saisie d’une commande client pour différentes raisons, entre
autres :
Le prix varie selon le client
Vous n’êtes informé du nouveau prix qu’au moment où vous passez la commande
Le prix de l’article n’est pas un prix fixe
Le prix n’est pas le prix d’un article réel mais d’un poste à prix variable à reprendre dans la commande, tel un coût
de main d’œuvre, …
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Lorsque vous êtes en saisie de commande client, et tant que la commande n’est pas terminée, vous pouvez faire un clic droit
dans la colonne prix de la ligne de l’article dont vous voulez modifier le prix.
Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de l’article.
Après avoir modifié le prix,
un message vous demande
si vous voulez sauvegarder
ce prix dans la fiche de
l’article, vous pouvez y
répondre par oui ou non.
Si le prix de l’article à été modifié dans la commande client, l’information dans la colonne « Origine du prix » pour cette
article sera « PCC » pour « prix commande client ». Vous savez ainsi définir que l’article dans cette commande est particulier
ou en tous les cas modifié lors de la saisie de la commande.
Le prix peut être modifié autant de fois que nécessaire tant que la commande n’est pas terminée.
16.5.1 ATTENTION : LE PRIX MODIFIÉ EST FONCTION DU MODE DE COMMANDE DÉFINI DANS LES
PARAMÈTRES DU LOGICIEL.
Si vous commandez en mode PMP, c’est le prix d’achat que vous saisissez dans la commande et c’est celui-ci que vous
mettez à jour éventuellement dans la fiche article.
Ce prix d’achat spécifique sera pris en compte dans le calcul du PMP de l’article.
Si vous commandez en mode PV, c’est le prix de vente que vous saisissez dans la commande et c’est celui-ci que vous
mettez à jour éventuellement dans la fiche article.
16.6 PRÉPARER UNE COMMANDE CLIENT
Les quantités préparées par le magasinier ne sont pas forcément les quantités que vous aviez commandées.
Pour préparer une commande, cliquez sur le bouton « Préparer la commande ».
Une nouvelle colonne apparaît à coté de la colonne Quantité : Qte Pré.
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Par défaut, le contenu de la colonne « Qte Pré » (quantité préparée) est identique à celui de la colonne Quantité, sauf si le
paramètre de remise à 0 lors des préparations est choisi.
Vous pouvez modifier la quantité préparée si celle-ci est différente ainsi que les caractéristiques de traçage et de suivi.
Si vous avez préparé un article qui n'était pas prévu, vous pouvez aussi l'ajouter.
16.7 CLÔTURER UNE COMMANDE CLIENT
La commande, une fois réceptionnée peut-être clôturée via le bouton « Clôturer la commande ».
16.7.1 GESTION DES MODES DE PAIEMENT
Si vous avez coché le paramètre général d’activation des modes de paiement, vous serez invité à sélectionner un mode de
paiement pour la commande.
Si vous n’avez pas encore encodé de mode de paiement, la fenêtre de gestion des modes de paiement s’ouvrira pour vous
permettre d’en encoder au moins un.
Cette fenêtre est accessible depuis le menu principal, menu « Fichier / Signalétique / Mode de paiement commande client ».
Figure 35 Encodage d'un mode de paiement
Pour créer un mode de paiement, il suffit de l’encoder dans la colonne « Mode de paiement ». Vous pouvez également
encoder une valeur numérique dans la colonne « Ordre de tri », ceci permet le tri des modes de paiement dans l’ordre que
vous définissez.
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Si un mode de paiement est affecté à une commande et que le mode gestion des modes de paiement est activé, le mode de
paiement est repris dans la fenêtre de commande client et dans la dernière colonne de la fenêtre de sélection des
commandes clients.
16.8 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE COMMANDE CLIENT
Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans la commande. Si vous désirez ajouter plus
d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite
scannez l'article.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
16.9 COMMENTER LES LIGNES DE COMMANDE CLIENT
Tant que la commande n’est pas terminée (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celle-ci. Une colonne
placée par défaut sur l’extrême droite de la commande (déplaçable) est disponible pour une saisie de 50 caractères
maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation de la commande, soit dans la
consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.
16.9.1 CONTRÔLE SUPPLÉMENTAIRE LIÉ AU SCANNER
Dans les statuts REA,AT1,PRE,AT2, un bouton « contrôler la préparation » apparait dans la barre d'outil. Il permet d'ouvrir
une fenêtre semi transparente qui se place devant la fenêtre de commande. Vous pouvez scanner les articles pour contrôler
la commande (commande réalisée ou préparée ou en attente).
Un bouton permet de comparer les quantités scannées des quantités de la commande (QTE si commande = REA ou AT1, et
QTEPRE si commande = PRE ou AT2).
Les différences sont sur fond rouge dans les 2 fenêtres respectives, et les articles/quantités identiques sur fond vert. Une
commande correctement vérifiée aura toutes les cases « quantité » de la commande sur fond vert (ni du blanc ni du rouge).
A la fermeture de cette fenêtre, la commande est retrouvée dans l'état initial (REA,AT1,PRE ou AT2).
16.10 MISE EN ATTENTE D’UNE COMMANDE
La mise en attente d’une commande est possible si le paramètre global de la page d'administration l'y autorise. Par défaut
cette fonction est désactivée.
Ce statut est un statut intermédiaire, renseigné par le code AT1 ou AT2 d'une commande client.
Une commande est en attente, si un ou plusieurs des articles qui la composent ne sont pas en stock suffisant au moment de
la création (AT1) et/ou de la préparation (AT2) de celle-ci.
Une commande en attente pourra être préparée (statut PRE) même si certains articles qui la composent ne sont pas en
quantité suffisante dans le stock au moment de la préparation (= au moment du passage du statut AT1 vers PRE), dans ce
cas le statut ne sera pas PRE mais AT2, le magasinier pourra imprimer la liste de préparation pour commencer à préparer sa
commande bien que tous les articles ne soient pas disponibles.
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Par extension, une commande préparée ne pourra être terminée (statut TER) que pour autant que tous les articles qui la
composent soit en quantité suffisante dans le stock au moment de la préparation (= au moment du passage du statut PRE
vers TER). On peut imaginer que l'on commande les 10 derniers articles d'un stock. La commande est REA. Lors de la
préparation, on remplace la quantité commandée de 10 par une quantité préparée de 11, le stock est dés lors insuffisant, la
commande passe du statut PRE vers AT2.
16.10.1 COMMENT FAIRE « PASSER » LE STATUT EN ATTENTE D'UN COMMANDE ?
Rentrer en stock les articles manquants
Diminuer la quantité des articles en rupture de la commande
Supprimer les articles en rupture de la commande
Une fois qu'une de ces actions est faite, rentrer dans la commande en attente (AT1 ou AT2) et cliquer sur le bouton 'Vérifier
les lignes en attente'. NB: de bouton n'est présent que si la commande est en attente.
16.10.2 QU'EST CE QUE L'ON ENTEND PAR « STOCK SUFFISANT » ?
Au moment de la création de la commande :
Stock suffisant SI quantité d'article commandé <= quantité en stock - quantité en encours out.
16.11 IMPRESSIONS A PARTIR DE LA COMMANDE CLIENT
L’ordre dans lequel seront imprimés les articles commandés sera l’ordre en cours dans la fenêtre de commande. Vous
pouvez donc modifier cet ordre dans la fenêtre avant de cliquer sur le bouton « imprimer la commande ».
16.11.1 IMPRESSION DU BON DE PRÉPARATION
Si une commande est en statut REA ou PRE, vous pouvez imprimer un bon de préparation pour vous aider à la préparer dans
l'entrepôt. Le bon de préparation s’imprime dans l’ordre alphabétique des adresses de rangement, et si aucune adresse
n’existe, dans l’ordre des références.
Cliquez sur« imprimer la préparation».
Il est possible également d’imprimer des bons de préparation en masse, en sélectionnant les commandes voulues dans la
fenêtre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton « Bon prépa. » situé dans le volet « Actions » à la gauche de la
fenêtre. Les bons de préparation des commandes en statut REA ou PRE seront imprimés sans aperçu avant impression.
16.11.2 GÉNÉRER UN FICHIER DE PRÉPARATION DE COMMANDE CLIENT
Il peut vous être utile d’avoir une préparation de commande client sous forme de fichier plat, par exemple pour charger ce
fichier sur un terminal portable. Ceci est possible en sélectionnant les commandes voulues dans la fenêtre de choix des
commandes, et en cliquant sur le bouton « Bon prépa. » situé dans le volet « Actions » à la gauche de la fenêtre, dans
l’encart « Générer ».
Un fichier contenant les différentes colonnes du tableau est créé dans le répertoire Synchro\Export\bp
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Le fichier est nommé selon la convention suivante: bp, suivi d'un tiret bas, suivi du numéro de la commande et avec une
extension "csv.
Par exemple, le fichier de préparation de la commande 201202001 sera: bp_201202001.csv
Le contenu du fichier est trié sur l’ordre alphabétique des adresses de rangement des articles. Le séparateur de colonnes
utilisé est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont :
Référence ;Libellé ;Quantité ;Quantité préparée ;Adresse de rangement ;Lot ;DLC ;DLUO
16.11.3 IMPRESSION DE LA NOTE D’ENVOI
Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la note d’envoi de la commande.
Cliquez sur « Imprimer la commande »
Répondez « oui » au message s’affichant.
Il est possible également d’imprimer des bons de livraison (ou note d’envoi) en masse, en sélectionnant les commandes
voulues dans la fenêtre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton « Bon de livrai. » situé dans le volet
« Actions » à la gauche de la fenêtre. Les bons de livraison des commandes en statut PRE ou TER seront imprimés sans
aperçu avant impression.
16.11.4 IMPRESSION DE LA FACTURE
Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la facture de la commande.
Si vous venez d’imprimer la note d’envoi, en fermant l’aperçu avant impression de celui-ci, répondez « oui » au message
suivant s’affichant. Sinon :
Cliquez sur « Imprimer la commande »
Répondez « non» au message s’affichant.
Répondez « oui » au message suivant s’affichant.
16.12 ENVOI PAR EMAIL DE LA COMMANDE CLIENT
En cliquant sur le bouton « Envoyer la commande », si tous vos paramètres d’email sont définis dans l’administration, vous
envoyez la commande au client en pièce jointe d’un email.
Vous pouvez personnaliser le texte d’accompagnement de la commande, et le ré utiliser pour des commandes ultérieures
dans la fenêtre qui s’affiche à ce moment.
16.13 SÉLECTIONNER UNE COMMANDE CLIENT
Dans l'écran de saisie d'une commande, cliquez sur Voir la liste des commandes
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Un double clic sur la commande à visualiser ferme la fenêtre en cours et affiche la commande dans la fenêtre nouvellement
apparue.
Figure 36 Sélection d'une commande client
16.13.1 FILTRER LES COMMANDES CLIENTS
Divers filtre pour choisir la commande sont réalisables en plus des sélections habituelles dans les colonnes. Vous pouvez
sélectionner l’entrepôt source de votre choix, ou tous les entrepôts.
16.13.2 PRÉPARER DES COMMANDES EN MASSE
Vous pouvez préparer toutes les commandes en statut REA de la sélection. Pour ce faire, sélectionner les commandes
désirées dans la liste en sélectionnant les lignes d’un clic droit avec la touche « ctrl » du clavier enfoncée. Si vous désirez
sélectionner toute les commandes du tableau, enfoncez les touches « ctrl » et « a » sur le clavier.
Cliquez ensuite sur le bouton « De REA vers PRE ». Seules les commandes en statut REA de la sélection seront préparées.
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16.13.3 CLÔTURER DES COMMANDES EN MASSE
Vous pouvez clôturer toutes les commandes en statut PRE de la sélection. Pour ce faire, sélectionner les commandes
désirées dans la liste en sélectionnant les lignes d’un clic droit avec la touche « ctrl » du clavier enfoncée. Si vous désirez
sélectionner toute les commandes du tableau, enfoncez les touches « ctrl » et « a » sur le clavier.
Cliquez ensuite sur le bouton « De PRE vers TER ». Seules les commandes en statut PRE de la sélection seront clôturées.
16.14 AJOUTER QUATRE TYPES D’INFORMATION COMPLÉMENTAIRES À LA COMMANDE CLIENT
Si votre besoin nécessite d’ajouter des critères de distinction des commandes clients, comme par exemple le nom d’un
préparateur, d’un chantier, d’un local, d’une personne, d’une indication quelconque qui vous permet ensuite de filtrer les
commandes client sur base de cette information, vous pouvez activer de une à quatre zones complémentaires dans la
commande client.
L’activation et le nommage de ces zones se fait depuis les paramètres généraux d’administration: 30.14.6 Activation de
zones complémentaires en commande client.
Ces zones correspondent à des listes, ces listes sont remplies avec vos données en y accédant par le menu principal, menu
Fichier / Signalétique / Zone complémentaire 1 cde client à Zone complémentaire 4 cde client. Ces entrées de menus sont
renommées en fonction du titre que vous donnerez à ces zones dans les paramètres généraux (nécessite le redémarrage de
l’application).
Figure 37 Zones complémentaires dans la commande client
Vous pouvez également retrouver des commandes sur base de ces zones complémentaires grâce aux listes de sélection et
aux colonnes correspondantes dans la fenêtre de sélection des commandes.
La zone complémentaire 3 à la particularité de contenir 2 informations, le nom de l’information que vous désirez y faire
figurer, et en regard de cette information, une adresse mail (optionnel). Si dans une commande client vous utilisez la zone
complémentaire 3 et que pour la valeur que vous attribuez à celle-ci dans une commande une adresse mail existe, une copie
de la commande et / ou de la facture sera envoyée à cette adresse en plus du client lors de l’envoi mail.
Il est également possible d’utiliser ces zones complémentaires comme liste de justificatifs dans les mouvements d’entrée et
de sortie, voir 20.1.2Justificatifs de mouvements personnalisés .
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17 COMMANDE CLIENT « RAPIDE »
Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir une gestion des encours OUT, par exemple si vous devez simplement encoder des
commandes déjà réalisées mais pas encore saisies dans votre application de gestion de stock, ou plus simplement si vous
désirez « lier » des mouvements de stock à un client rapidement.
La commande rapide client est accessible depuis le menu principal de deux façons :
Menu fichier / Commandes clients / Créer commande rapide client
Sorties / Commande rapide client
Dans ce mode de commande, vous préparez la commande en sélectionnant au préalable l’entrepôt d’où proviennent les
articles et le client à qui expédier les articles, cliquez ensuite sur le bouton « encoder », les quantités disponibles sur le
moment des articles apparaissent. Il n’est pas possible de commander des quantités supérieures à celles-ci.
Vous pouvez sélectionner les articles manuellement par recherche dans la liste, ou en vous aidant d’un lecteur code barre.
Une fois votre encodage terminé, il vous suffit d’enregistrer la commande en cliquant sur le bouton « enregistrer ». Celle-ci
sera ensuite consultable dans les commandes « classiques » sous le statut TER. Les éditions de documents possibles sont
identiques aux commandes passées en mode classique.
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Figure 38 Commande rapide client
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18 RETOUR CLIENT
Un retour peut exister en 3 « états » différents, ses comportements varieront en fonction de ces états.
1. REA (le retour est en cours de réalisation)
2. REC (le retour est réceptionné)
3. TER (le retour est préparé et par conséquent terminé)
18.1 CRÉER UN RETOUR CLIENT
Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Retours clients
Sélectionnez le client
Sélectionnez le lieu de stockage où remettre les articles
Cliquez sur « Créer retour »
Il est également possible de « retourner » une commande client existante. La seule condition étant que la commande soit
clôturée. Lorsque vous ouvrez une commande client clôturée, un bouton « Retourner la commande » apparaît dans le fond
de la barre d’outil, cliquez sur ce bouton génèrera automatiquement le retour correspond à cette commande. Il sera en état
« REA », ceci signifie que vous pourrez modifier le contenu de ce retour avant de le clôturer. Une même commande peut
être retournée plusieurs fois.
18.2 AJOUTER UN ARTICLE AU RETOUR CLIENT
Par un double clic dans le tableau « Recherche référence » sur la ligne désirée, vous l'ajoutez dans le bon de retour.
Vous pouvez ensuite encoder la quantité à commander et , le type d'article
Neuf = O
Occasion = N
et valider la ligne en appuyant sur « ENTER ».
Les caractéristiques de traçage et de suivi sont identiques à la commande client.
18.3 MODIFIER UN ARTICLE DU RETOUR CLIENT
Il suffit de modifier la quantité sur la ligne désirée ainsi que les caractéristiques de traçage et de suivi.
18.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DU RETOUR CLIENT
Se positionner sur la ligne de l'article à supprimer dans le tableau de retour.
Cliquez sur « Supprimer ligne ».
Validez par OUI ou NON le message apparaissant.
18.5 RÉCEPTIONNER UN RETOUR CLIENT
Les quantités retournées par le client ne sont pas forcément les quantités que vous recevez.
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Dans ce cas, il est utile de valider chaque ligne du retour et le cas échéant, de modifier la quantité reçue.
Pour réceptionner un retour, cliquer sur le bouton « Réceptionner le retour ».
Une nouvelle colonne apparaît à coté de la colonne Quantité : Qte réc.
Par défaut, le contenu de la colonne « Qté Réc » (quantité réceptionnée) est identique à celui de la colonne Quantité.
Vous pouvez modifier la quantité retournée si la quantité réceptionnée est différente.
Si vous avez reçu un article qui n'était pas commandé, vous pouvez aussi l'ajouter.
18.6 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE RETOUR CLIENT
Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans le retour. Si vous désirez ajouter plus d'un
article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite
scannez l'article.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
18.7 COMMENTER LES LIGNES DE RETOUR CLIENT
Tant que le retour n’est pas terminé (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celui-ci. Une colonne placée par
défaut sur l’extrême droite du retour (déplaçable) est disponible pour une saisie de 50 caractères maximum. Vous pouvez
par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation du retour, soit dans la consultation des statistiques de
mouvements et / ou de mouvements par article.
18.8 CLÔTURER UN RETOUR
Le retour, une fois réceptionné peut-être clôturée via le bouton « Clôture le retour ».
18.9 IMPRESSIONS A PARTIR DU RETOUR CLIENT
18.9.1 IMPRESSION DU BON DE RÉCEPTION
Si une commande est en statut REA ou REC, vous pouvez imprimer un bon de réception pour vous aider à la remettre en
stock.
L’ordre dans lequel seront imprimés les articles retournés sera l’ordre en cours dans la fenêtre du retour. Vous pouvez donc
modifier cet ordre dans la fenêtre avant de cliquer sur le bouton « imprimer la réception ».
Cliquez sur« imprimer la réception ».
18.9.2 IMPRESSION DE LA NOTE D’ENVOI
Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la note d’envoi du retour.
Cliquez sur « Imprimer le retour»
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Répondez « oui » au message s’affichant.
18.9.3 IMPRESSION DE LA FACTURE
Si le retour est en statut TER, vous pouvez imprimer la note de crédit à envoyer au client.
Si vous venez d’imprimer la note d’envoi, en fermant l’aperçu avant impression de celui-ci, répondez « oui » au message
suivant s’affichant. Sinon :
Cliquez sur « Imprimer le retour »
Répondez « non» au message s’affichant.
Répondez « oui » au message suivant s’affichant.
18.10 ENVOI PAR EMAIL DU RETOUR CLIENT
Voir envoie par email de la commande client.
18.11 VISUALISER UN RETOUR CLIENT.
Dans l'écran de saisie d'un retour client, cliquez sur Voir la liste des retours
Un double clic sur le retour à visualiser ferme la fenêtre en cours et affiche la commande dans la fenêtre nouvellement
apparue.
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19 EDITER UN RAPPORT DES VENTES
Depuis la fenêtre « choix des commandes clients » cliquez dans le menu « Fichier / Editer un rapport des ventes », ou
encore, depuis le menu principal cliquez dans « Fichier / Sorties / commande client / Editer un rapport des ventes ».
La fenêtre suivante apparait :
Figure 39 Editer le rapport des ventes
Faites votre sélection, puis cliquez sur le bouton « Imprimer » ou « Envoi par mail ». L’envoi par mail est effectué par défaut
au destinataire désigné comme responsable de l’approbation des commandes fournisseurs.
Le rapport des ventes se base sur les commandes et retours clients (pas les autres entrées et sorties) saisies dans les limites
que vous indiquez lors de votre sélection.
Si les modes de paiement sont activés, leur ventilation est faite en bas de document.
Si vous désirez ventiler le rapport par client, cochez la case « Ventilation ».
Si vous avez choisi de gérer les zones complémentaires de commande client, celles-ci seront disponibles dans la sélection de
votre rapport.
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Figure 40 Rapport des ventes
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20 AUTRES ENTRÉES ET SORTIES
20.1 LES AUTRES ENTRÉES
Une autre entrée est une entrée dans le stock d'un article n'étant pas issu d'une commande ou d'un retour client.
Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Autres entrées
Figure 41 Entrées diverses
20.1.1 ENTRER UN ARTICLE EN STOCK
1. Sélectionnez l’entrepôt.
2. Sélectionnez l’article à l’aide de l’onglet « Rechercher article » ou en scannant son étiquette à l’aide du lecteur code
barre si vous l’avez configuré.
3. Encodez la quantité.
4. Sélectionnez type d'article si le mode occasion est paramétré.
5. Encodez ou sélectionnez le justificatif de l'entrée.
6. Validez votre entrée par un clic sur le bouton « Valider entrée » .
20.1.2 JUSTIFICATIFS DE MOUVEMENTS PERSONNALISÉS
Vous pouvez rendre la saisie du justificatif obligatoire ou optionnelle grâce à la case à cocher en entête de la colonne
justificatif.
Il est également possible de gérer un second justificatif optionnel (voir paramètres généraux).
Afin de rendre plus spécifique les justificatifs d’entrée ou de sortie, vous pouvez remplacer les listes existantes par défaut
par des listes personnalisées. Pour ce faire, dans les paramètres généraux ; onglet commande, cochez 1 ou 2 des 4 zones
complémentaires de commande client (case à cocher de droite, colonne « justificatifs »). Ces listes remplaceront désormais
les listes par défaut. Pour les remplir, rendez-vous dans le menu principal, menu « Fichier / Signalétiques / Zone
complémentaire 1 cde client à Zone complémentaire 4 cde client.
20.1.3 CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI DES MOUVEMENTS
En fonction des critères activés dans les caractéristiques de traçage et de suivi des paramètres généraux, vous pouvez/devez
saisir ceux-ci lors de l’entrée d’un article en stock (les zones de saisie n’apparaissent qu’en fonction des paramètres
généraux activés).
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20.2 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE AUTRE ENTRÉE
Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé, la quantité sera pré garnie à 1. Si vous désirez
ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code
barre et ensuite scannez l'article.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
20.3 LES AUTRES SORTIES
Une autre sortie est une sortie du stock d'un article n'étant pas issu d'une commande client.
Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Autres sorties
Figure 42 Sorties diverses
20.3.1 SORTIR UN ARTICLE DU STOCK
1. Sélectionnez l’entrepôt.
2. Sélectionnez type d'article si le mode occasion est paramétré.
3. Seuls les articles ayant un stock > 0 dans l’entrepôt sélectionné apparaîtront dans la liste des articles à sortir.
4. Sélectionnez l’article à l’aide de l’onglet « Rechercher article » ou en scannant son étiquette à l’aide du lecteur code
barre si vous l’avez configuré.
5. Encodez la quantité.
6. Encodez ou sélectionnez le justificatif de l'entrée puis validez votre entrée par un clic sur le bouton « Valider
entrée ».
20.3.2 JUSTIFICATIFS DE MOUVEMENTS PERSONNALISÉS
Vous pouvez rendre la saisie du premier justificatif obligatoire ou optionnelle grâce à la case à cocher en entête de la
colonne justificatif.
Vous pouvez également saisir un second justificatif pour vous aider à classifier vos mouvements.
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Afin de rendre plus spécifique les justificatifs d’entrée ou de sortie, vous pouvez remplacer les listes existantes par défaut
par des listes personnalisées. Pour ce faire, dans les paramètres généraux ; onglet commande, cochez 1 ou 2 des 4 zones
complémentaires de commande client (case à cocher de droite, colonne « justificatifs »). Ces listes remplaceront désormais
les listes par défaut. Pour les remplir, rendez-vous dans le menu principal, menu « Fichier / Signalétiques / Zone
complémentaire 1 cde client à Zone complémentaire 4 cde client.
20.3.3 CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI DES MOUVEMENTS
En fonction des critères activés dans les caractéristiques de traçage et de suivi des paramètres généraux, vous pouvez/devez
saisir ceux-ci lors de l’entrée d’un article en stock dans la liste déroulante qui reprend tous les critères de suivi existants pour
l’article dans l’entrepôt sélectionné (cette liste n’apparaît qu’en fonction des paramètres généraux activés).
20.4 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE AUTRE SORTIE
Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé, la quantité sera pré garnie à 1. Si vous désirez
ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code
barre et ensuite scannez l'article.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
Note : les articles composés sont gérés via les autres entrées et sorties, chaque composants des articles composés sont
ajoutés ou retirés du stock à partir de la saisie de l’article composé correspondant.
Note 2 : la gestion du traçage et du suivi n’est pas possible pour un article composé.
20.5 RÉALISER DES AUTRES ENTRÉES ET SORTIES ET DES INVENTAIRES PAR IMPORTATION DE
FICHIER
DEPUIS LE MENU PRINCIPAL, sélectionnez « Fichier » puis « Entrées » ou « Sorties » ou « Stock » et ensuite
« Importation d’entrées » ou « Importation de sorties » ou « Importation d’inventaire ».
DEPUIS LA FENÊTRE « Autres entrées » ou « Autres sorties », vous sélectionnez le menu « fichier/Importer par
fichier ».
Une fenêtre « Importation de mouvements » s’ouvre.
Depuis cette fenêtre, vous pouvez importer des mouvements de stock depuis des fichiers textes. Ceci peut par exemple être
pratique si vous voulez reproduire des entrées ou sorties qui vous ont été données via un tableur du type Excel, ou bien si
vous désirez sortir des commandes issue de votre site web d’E-commerce, ou issus d’une douchette de lecture de code
barre, etc.
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Figure 43 Fenêtre d'importation de fichier de mouvements de stock
20.5.1 SAISIR LES DÉTAILS D’IMPORTATION
Vous devez tout d’abord spécifiez sur quel entrepôt vous désirez effectuer le mouvement.
Ensuite, choisissez s’il s’agit d’une entrée ou d’une sortie ou d’un inventaire.
Si vous avez choisi de gérer les articles d’occasion, vous pourrez sélectionner s’il s’agit d’un fichier d’articles neufs ou
d’articles d’occasion.
Par défaut, le programme va lire la référence de l’article dans la première position de la ligne du fichier, et la quantité du
mouvement dans la seconde. Ces positions peuvent être spécifiées par vous-même en indiquant le numéro de celle-ci dans
les cases « Référence » et « Quantité » respectives.
Si vous utilisez l’extension de gestion traçage et suivi, les cases « Lot », « DLC » et « DLUO » apparaitront selon vos critères
de gestion définis dans les paramètres généraux du traçage et du suivi. Dans ce cas, précisez également les numéros des
colonnes ou trouver chaque information, si ces informations ne se trouvent pas dans le fichier à importer, effacez le contenu
des cases concernées.
Une date « DLC » ou « DLUO » doit obligatoirement être au format AAAAMMJJ dans le fichier d’importation, par exemple le
15 janvier 2010 doit être écrit 20100115.
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Vous devez également préciser quel sera le séparateur de colonne à interpréter dans le fichier, par défaut, le ; est
sélectionné. Si vos quantités contiennent des décimales, spécifié également le séparateur de décimales.
Tous ces choix sont sauvegardés, vous ne devrez pas les ressaisir à chaque fois.
Sélectionnez ensuite le fichier à l’aide du bouton « … ».
20.5.2 IMPORTER LE FICHIER
Cliquez ensuite sur le bouton « Importer ».
Le programme va lire le fichier sur base des informations que vous avez saisie, les lignes commençant par le sigle # seront
ignorées.
Ligne par ligne, le programme va rechercher l’article sur base de la référence de la ligne. Il va effectuer la recherche à trois
niveaux :
Tout d’abord, il va rechercher l’article sur base de sa référence « Stock It Easy 6® », simplement appelée « Référence » dans
le programme. Pour ce faire, il complètera automatiquement la référence lue par des 0 à gauche afin d’atteindre un nombre
de 6 chiffres, par exemple « 12 » sera interprété comme « 000012 ».
Si l’article n’est pas trouvé sur la référence, la recherche va s’effectuer à l’identique sur la référence article.
Si la référence article n’est pas trouvée, la recherche va s’effectuer sur la référence fournisseur.
Si la référence fournisseur n’est pas trouvée, la recherche va s’effectuer sur le code barre de l’article.
Afin que vous puissiez visualiser sur quelle référence l’article à été trouvé, celle-ci se colorie en vert par article trouvé.
Il est important de savoir que la recherche sur référence article ou sur référence fournisseur ne peut ramener un résultat
valable que si vous avez saisi des références uniques pour toute votre base d’articles, sinon, le premier article dont la
référence est trouvée sera affiché.
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Figure 44 Fichier de mouvements importé
Si l’article n’est pas trouvé, il sera surligné en rouge.
Si vous avez spécifié une sortie de stock, l’importation du fichier va consulter le stock disponible en tenant compte des
quantités en encours out, si le stock est insuffisant pour honorer la sortie, la ligne est surlignée en rouge et un message
d’erreur lui est assigné.
Si votre l’article trouvé est « dormant », il sera affiché mais surligné en rouge et impossible à modifier, ce mouvement ne
pourra pas être enregistré.
Si l’article est un article composé, il sera affiché mais surligné en rouge et impossible à modifier, ce mouvement ne pourra
pas être enregistré. Il est toutefois prévu d’améliorer l’utilisation de cette fonction à ce type d’articles ainsi qu’aux articles
définis par des critères de traçage et suivi (Lots, DLC et dLUO).
Si vous importez un fichier d’inventaire, si dans le fichier il existe plusieurs lignes faisant référence au même article, les
quantités de ces lignes seront additionnées pour qu’il ne reste dans la fenêtre qu’une seule ligne par article.
Le fichier importé est copié dans le sous répertoire synchro/archive de l’application.
20.5.3 MODIFIER LES QUANTITÉS IMPORTÉES
Si vous importez un fichier d’inventaire, seuls les stocks des articles dont la quantité lue dans le fichier est différente de la
quantité en stock seront mis à jour. Lorsque ces quantités sont différentes, elles sont mises en évidence par une couleur
orange.
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A ce stade, aucun mouvement de stock n’est encore enregistré dans Stock It Easy 6®, vous pouvez encore, ligne par ligne,
aller modifier la quantité lue dans le fichier. Si vous avez choisi d’importer une sortie, la nouvelle quantité saisie sera
réévaluée afin de savoir si le stock est en quantité suffisante pour la sortie demandée. Si vous ne désirez pas enregistrer le
mouvement d’un article du fichier, il suffit de saisir 0 comme quantité de mouvement.
Les modifications faites à l’écran ne modifie ni le fichier d’origine, ni le fichier sauvegardé.
20.5.4 ENREGISTRER LES MOUVEMENTS DE STOCK
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Les lignes sans message d’erreur et ayant une quantité de mouvement > 0 seront enregistrées en tant qu’entrée ou sortie de
stock. Cette action est dés lors définitive.
20.5.5 ENREGISTRER LES INVENTAIRES DE STOCK
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
Les lignes sans message d’erreur et ayant une quantité <> de la quantité en stock seront enregistrées et remplaceront les
quantités du stock. Cette action est dés lors définitive.
Figure 45 Confirmation de l'enregistrement des mouvements
20.6 PROGRAMMER L’IMPORTATION AUTOMATIQUE DES FICHIERS
Stock It Easy 6® peut importer automatiquement ou semi-automatiquement les fichiers d’entrées ou de sorties ou
d’inventaire définis au chapitre précédent.
Pour cela, il suffit de cocher les cases adéquates dans les paramètres généraux d’administration (voir 30.21 Importation
automatique de fichiers).
Avant de mettre en place l’importation automatique des fichiers, il est important de tester ces fichiers avec l’importation
classique, dans quel cas, vous pourriez programmer l’importation de fichiers illisibles par l’application et ne vous en rendre
compte que trop tard.
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L’importation automatique utilisera les mêmes paramètres de lecture de fichier (ordre des colonnes, séparateur) que les
derniers définis dans la fenêtre.
Il existe dans l’arborescence des données de l’application (voir 35.1 Gestion des répertoires), un répertoire nommé
« SYNCHRO ».
Déposez dans le sous répertoire IN les fichiers comprenant les mouvements que vous désirez faire entrer dans le stock.
Déposez dans le sous répertoire OUT les fichiers comprenant les mouvements que vous désirez faire sortir du stock.
Déposez dans le sous répertoire inventaire les fichiers comprenant l’inventaire que vous désirez mettre à jour.
Afin de déterminer le stock sur lequel les mouvements doivent être imputés, il faut précisez le code de celui-ci dans le nom
du fichier, entouré directement de tirets.
Par exemple, si le code de votre entrepôt à Paris (défini dans le signalétique des entrepôts) est le code PAR1, le nom de
votre fichier devra contenir le texte -PAR1- à n’importe quel endroit du nom du fichier.
Par exemple monfichierdentrees-PAR1-.txt, ou monfichier-PAR1-.dentrees.txt
Toutes les minutes, l’application lit le répertoire IN, si un fichier s’y trouve, une recherche de l’entrepôt correspondant est
faite sur le nom du fichier, s’il est trouvé, les lignes du fichier sont injectées comme entrées dans le stock correspondant au
code trouvé.
Si des lignes ne peuvent pas être injectées, un message correspondant est repris dans le fichier de log.
Le fichier est ensuite déplacé vers le sous répertoire « synchro/archive/in » et la date et l’heure sont ajoutées à son nom.
Si le code d’un entrepôt existant ne peut être trouvé dans le nom du fichier, celui-ci reste dans le répertoire « in » et n’est
pas traité, laisser des fichiers non identifiés par un entrepôt dans ces répertoires consomme inutilement les ressources de
votre ordinateur.
Le mécanisme est identique pour les fichiers déposés dans le répertoire « out », à la grande différence que les mouvements
seront imputés en sortie de stock dans l’entrepôt correspondant.
Le mécanisme est identique pour les fichiers déposés dans le répertoire « inventaire», la quantité lue pour l’article dans
l’entrepôt correspondant remplacera la quantité en stock précédente.
20.6.1 AUTOMATIQUE OU SEMI-AUTOMATIQUE ?
En mode semi automatique, le fichier est importé automatiquement mais l’enregistrement définitif n’est pas effectué, la
fenêtre s’ouvre et vous pouvez contrôler ou modifier les lignes importées avant de valider l’enregistrement.
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21 DEVIS CLIENT
Vous pouvez soumettre un devis à un client.
Figure 46 Devis client
21.1 CRÉER UN DEVIS CLIENT
Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Devis client
Sélectionnez le client
Sélectionnez le lieu de stockage ou prélever les articles
Cliquez sur « Créer devis »
21.2 AJOUTER UN ARTICLE À UN DEVIS CLIENT
Par un double clic dans le tableau « recherche référence » sur la ligne désirée, vous l'ajoutez dans le devis.
Vous pouvez ensuite encoder la quantité et valider la ligne en appuyant sur « ENTER ».
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Si vous désirez saisir plus d’un article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que nécessaire dans le tableau « recherche
référence », mais vous pouvez également changer la quantité dans la case « quantité » du devis.
21.3 MODIFIER UN ARTICLE D’UN DEVIS CLIENT
Il suffit de modifier la quantité sur la ligne désirée.
21.4 SUPPRIMER UN ARTICLE D’UN DEVIS CLIENT
Sélectionnez la ligne de l'article à supprimer dans le tableau du devis.
Cliquez sur « Supprimer ligne ».
Validez par OUI ou NON le message apparaissant.
21.5 MODIFIER LE PRIX D’UN ARTICLE PENDANT LE DEVIS CLIENT
Il peut être utile de modifier le prix d’un article lors de la saisie du devis client pour différentes raisons, entre autres :
Le prix varie selon le client
Vous n’êtes informé du nouveau prix qu’au moment où vous passez le devis
Le prix de l’article n’est pas un prix fixe
Le prix n’est pas le prix d’un article réel mais d’un poste à prix variable à reprendre dans la commande, tel un coût
de main d’œuvre, …
Lorsque vous êtes en saisie de devis client, et tant que celui-ci n’est pas terminée, vous pouvez
faire un clic droit dans la colonne prix de la ligne de l’article dont vous voulez modifier le prix.
Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de l’article.
Après avoir modifié le prix,
un message vous demande
si vous voulez sauvegarder
ce prix dans la fiche de
l’article, vous pouvez y
répondre par oui ou non.
Le prix peut être modifié autant de fois que nécessaire tant que le devis n’est pas terminée.
21.6 IMPRIMER UN DEVIS CL IENT
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Une fois clôturé, le devis peut être imprimé.
Cliquez sur « Imprimer le devis »
21.7 TRANSFORMER UN DEVIS EN COMMANDE CLIENT
Si le devis est accepté par le client, il n’est pas nécessaire de le saisir à nouveau en commande client. D’un simple clic sur le
bouton « Convertir en commande », le devis est automatiquement transformé en commande client. Vous retrouverez cette
commande dans la sélection de commandes client, en statut REA.
Si le stock des articles dans l’entrepôt du devis était insuffisant, un message d’information vous invitera à réassortir le stock
afin de convertir le devis si la mise en attente n’est pas autorisée. Si celle-ci est autorisée et que la quantité d’article en stock
est insuffisante, la commande sera convertie mais en statut AT1 au lieu de REA.
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22 RÉ APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE
Des commandes de réassort automatiques peuvent être générées afin de réapprovisionner le stock rapidement et sur base
de critères prédéfinis.
Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Réassort automatique
Au choix, vous pouvez commander des réassorts :
pour les articles dont la quantité en stock = 0
pour des articles dont la valeur du stock minimum (pour autant qu'elle soit <> 0 dans la fiche article pour le lieu de
stockage défini) est < à la quantité présente dans chaque lieu de stockage respectif.
Pour tous les articles
Vous pouvez également spécifier de ne pas tenir compte des quantités en Encours In (commandes fournisseurs en cours), et
/ ou des quantités en Encours Out (commandes clients en cours). Par défaut, les quantités en E_IN et E_OUT sont prises en
compte.
La quantité commandée par défaut est la différence entre la quantité réellement en stock et le stock minimum / optimal /
maximum de l'article en fonction du choix de votre sélection.
Les quantités en E_IN et E_OUT sont également prisent en compte selon votre sélection.
Exemple : Article 000001, entrepôt L001 :
Stock minimum = 100
Quantité en stock = 10
Encours In = 50
Encours Out = 40
La formule de base est :
Quantité à réassortir = Stock minimum - (Quantité en stock + encours In - encours Out)
Si je tiens compte des E_IN et E_OUT (par défaut) :
Quantité à réassortir = 100-(10+50-40) = 80
Si je tiens compte des E_IN :
Quantité à réassortir = 100-(10+50) = 40
Si je tiens compte des E_OUT :
Quantité à réassortir = 100-(10-40) = 130
Si je ne tiens pas compte des E_IN et E_OUT :
Quantité à réassortir = 100-10 = 90
La quantité commandée sera celle nécessaire à retrouver le stock minimum, en fonction ou non des encours in et out.
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Un paramètre supplémentaire vous permet de commander une quantité forfaitaire en plus du stock minimum, déterminée
soit par une quantité fixe, soit par un pourcentage. Ce choix est valable pour toutes les commandes de la sélection (càd tous
stocks et tous articles des commandes sélectionnées confondus).
Exemple :
1° Sur base de l'exemple précédent, je choisis de réassortir le stock minimum +10 pièces, le stock minimum dans la formule
passera donc à 100 + 10 = 110
2° Sur base de l'exemple précédent, je choisis de réassortir le stock minimum +20 %, le stock minimum dans la formule
passera donc à 100 * 1,20 = 120
Il est souhaitable de commander une quantité supérieure au stock minimum, afin de ne pas être constamment en rupture
de stock.
Vous pouvez également commandez une quantité permettant d’atteindre la quantité optimale définie pour chaque article
dans l’entrepôt concerné.
Dans le même esprit, vous pouvez commander une quantité permettant d’atteindre la quantité maximale définie pour
chaque article dans l’entrepôt concerné.
Dans tous les cas, la commande est toujours modifiable avant envoi.
Les commandes basées sur la sélection spécifiées sont dans un premier temps proposées dans un tableau récapitulatif.
Vous pouvez les désélectionner en décochant la case prévue en regard de la commande choisie.
Ensuite, en cliquant sur le bouton « Générer », les commandes sont créées.
Vous les retrouverez via le menu commandes fournisseurs, dans le statut « En cours », vous pouvez encore les modifier
(ajout, suppression d'articles, modification des quantités, annulation de la commande …), et ensuite les terminer et les
envoyer.
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23 STOCKS
Figure 47 Consultation des stocks
23.1 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DE LA COMMANDE FOURNISSEUR
En fonction de l'état de la commande, les articles commandés seront considérés comme étant :
En encours IN si en commande en statut REA
En encours IN si en commande en statut REC (sur base de la quantité réceptionnée)
En encours IN si en commande en statut RAR et ligne de la commande non clôturée
En + dans le stock si en commande en statut RAR et ligne de la commande clôturée
En + dans le stock si en commande TER
23.2 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DU RETOUR CLIENT
En fonction de l'état du retour, les articles retournés seront considérés comme étant :
En encours IN si retour en statut REA
En encours IN si retour en statut REC (sur base de la quantité préparée)
En + dans le stock si retour TER
23.3 L'ÉVOLUTION DU STOCK LORS DE L'ENCODAGE D'UNE "AUTRE ENTRÉE"
Les articles encodés via Autres entrées seront considérés comme en + dans le stock.
23.4 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DE LA COMMANDE CLIENT
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En fonction de l'état de la commande, les articles commandés seront considérés comme étant :
En encours OUT si en commande en statut REA ou AT1
En encours OUT si en commande en statut PRE (sur base de la quantité préparée) ou AT2
En - dans le stock si en commande TER
23.5 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DE LA COMMANDE RAPIDE CLIENT
En fonction de l'état de la commande, les articles commandés seront considérés comme étant :
En - dans le stock si commande enregistrée (TER)
23.6 L'ÉVOLUTION DU STOCK LORS DE L'ENCODAGE D ’UNE "AUTRE SORTIE"
Les articles encodés via Autres sorties seront considérés comme en - dans le stock.
23.7 CONSULTER LE STOCK
Via le menu principal, dans le groupe Consultations, cliquez sur Stock
Sélectionnez les fournisseurs pour lesquels vous voulez comptabiliser le stock
Sélectionnez les entrepôts pour lesquels vous voulez comptabiliser le stock
Sélectionnez si vous désirez inclure les articles supprimés
Cochez si vous désirez visualiser les encours
Cochez si vous désirez visualiser les adresses de rangement
Cochez si vous désirez visualiser le prix logistique, le PMP, le prix de vente, chaque prix par article et par entrepôt
Cochez si vous désirez visualiser le stock théorique (stock réel – encours out + encours in)
Cochez si vous désirez visualiser les articles sans stock pour la sélection d’entrepôt
Cliquez sur le bouton « Calculer »
Par entrepôt, vous visualisez dans un seul tableau les stocks, encours In et encours OUT de tous les articles.
Vous pouvez également consulter la valorisation du stock de chaque entrepôt en prix d’achat, de vente et en prix moyen
pondéré.
23.8 CONSULTER LE STOCK SELON LES CRITÈRES DE SUIVI ET DE TRAÇAGE
Si l’extension « traçage et suivi » est activée, cliquez sur le menu « Traçage et suivi », la fenêtre suivante s’ouvre.
Dans celle –ci, vous sélectionnez l’entrepôt à consulter. Les articles possédant des quantités en stock définies avec des
critères de traçage et suivi apparaissent dans la table. Les liste de critères (présentes selon le paramétrage général) sont
alimentées selon l’entrepôt sélectionné. Vous pouvez affiner votre choix en faisant des sélections dans ces listes.
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Figure 48 Visualisation des stocks ayant des critères de traçage et suivi
23.9 SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE
Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
23.10 EXPORTER VOTRE ÉTAT DE STOCK VERS EXCEL OU CALC
Via le menu Fichier / Exporter vers Excel, vous pouvez exporter le stock tel qu’il est affiché dans la fenêtre dans un tableau
microsoft office excel ou open office calc, à l’emplacement de votre choix.
Le fichier créé reprend:
le titre des colonnes
toutes les lignes de la table
le total de la valeur
les colonnes dans l'ordre affiché dans la table
Les colonnes que vous avez masquées ne sont pas reprises
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24 TRANSFERT DE STOCK D ’UN ENTREPÔT À L’AUTRE
Il peut être fort utile de transférer des articles d’un lieu de stockage vers un autre, sans pour autant de voir encoder des
sorties d’une part et des entrées d’autre part.
Figure 49 Transfert d'articles
Le transfert de stock peut se faire depuis deux endroits différents :
Menu principal / Stock / Transférer des stocks
Fichier / Stock / Transfert entre entrepôts
Sélectionnez l’entrepôt source d’où partiront les articles, et l’entrepôt de destination qui recevra les articles.
Vous pouvez sélectionner un justificatif ou en saisir un, ce justificatif sera tracé dans chaque mouvement produit par le
transfert.
Cliquez ensuite sur le bouton « Encoder ».
Seules les références disponibles à ce moment dans l’entrepôt source apparaissent dans la liste.
Vous pouvez sélectionner les articles manuellement par recherche dans la liste, ou en vous aidant d’un lecteur code barre.
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Une fois votre encodage terminé, il vous suffit d’enregistrer le transfert en cliquant sur le bouton « Transférer » et de
valider par « oui » le message de confirmation.
Ensuite, un message vous invite à imprimer le bon de transfert, ce bon est uniquement disponible à ce moment (vous
pourrez cependant l’enregistrer depuis l’aperçu avant impression).
Les mouvements d’entrées et de sorties de stock relatifs au transfert sont dés lors enregistrés.
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25 SAISIE D’INVENTAIRE OU CORRECTION RAPIDE DE STOCK
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Mettre à jour le stock
Figure 50 Correction de stock / saisie d'inventaire
Cet écran permet de rectifier les quantités en stock d'un ou plusieurs articles, par exemple suite à un inventaire, dans un
entrepôt spécifique.
Sélectionnez l’entrepôt
Sélectionnez un justificatif
Si vous travaillez avec un lecteur code barre, scanner l’étiquette de l’article et saisissez la quantité voulue, puis tapez
« Enter »
Si vous ne travaillez pas avec un lecteur code barre, positionnez vous sur la ligne désirée puis saisissez la quantité voulue
dans la colonne « Stock corrigé »
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25.1.1 SAISIR L’INVENTAIRE PAR CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI : LOT / N° DE SÉRIE / DATE DE
PÉREMPTION / …
Si l’extension « traçage et suivi » est activé, un clic droit dans la ligne d’un article vous permet d’accéder à une fenêtre qui
reprend les différents détails de stock selon les critères que vous avez saisis en entrée et / ou sortie de stock.
Pour corriger les quantités d’un détail de stock, saisissez la quantité corrigée dans la colonne quantité de la ligne désirée et
tapez « enter ».
Si pour un article dans un entrepôt, une partie de sa quantité en stock n’est pas qualifiée par des critères de traçage et suivi,
cette quantité non détaillée n’apparaitra pas dans ce détail. Vous devrez saisir la quantité dans le tableau général de
correction.
Exemple :
Article 00001 entrepôt E1 :
Stock total : 200
Stock détail lot 1 : 120
Stock détail lot 2 : 50
Soit 200-120-50 = 30 pièces ne sont pas qualifiées par des critères de traçage et suivi
Si la quantité du lot 1 ou 2 doit être corrigée, je corrige à partir de l’écran ci-dessous dans la ligne correspondante.
Si la quantité non qualifiée par des critères de traçage et suivi doit changer, par exemple 25 au lieu de 30, je modifie dans la
fenêtre générale de correction de stock en remplaçant 200 par 195.
Figure 51 Corriger le stock d'un article avec des critères de traçage et suivi
25.1.2 IMPRIMER L’INVENTAIRE
Sélectionnez le menu « Fichier / Imprimer »
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Avant d’imprimer, il peut être utile de trier les colonnes dans la fenêtre. En effet, l’impression des articles se fait sur base du
tri dans la fenêtre, il est sans doute intéressant d’imprimer sur base de la référence, de l’adresse ou du libellé de l’article,
selon votre organisation.
25.1.3 CRÉER UN FICHIER D’INVENTAIRE
Avant de créer le fichier, il peut être utile de trier les colonnes dans la fenêtre. En effet, l'orde du fichier se fait sur base du tri
dans la fenêtre, il est sans doute intéressant d’imprimer sur base de la référence, de l’adresse ou du libellé de l’article, selon
votre organisation.
Un fichier contenant les différentes colonnes du tableau est créé dans le répertoire Synchro\Export\invent
Le fichier est nommé selon la convention suivante: inventaire, suivi d'un tiret bas, suivi du code de l'entrepôt, suivi d'un tiret
bas, suivi de la date et de l'heure, au format AAAAMMJJHHMM, et avec une extension "csv.
Par exemple, le fichier d'inventaire de l'entrepôt dont le code est ENT1, généré le 01/02/2012 à 14h23 sera:
inventaire_ENT1_201202011423.csv
Si le même fichier est généré dans la même minute, le précédent sera écrasé.
Le séparateur de colonnes utilisé est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont :
Référence ;Référence article ; Référence fournisseur ;Libellé ;Quantité en stock ;Quantité corrigée ;Adresse de rangement ;
Ces fichiers peuvent ensuite être manipulés par des terminaux portables ou tout autre fonctionnalité de votre entreprise.
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26 ENVOI DES ARTICLES, DES IMAGES ET DES STOCKS VERS UN SITE INTERNET
Moyennant l’achat de l’extension « Exportation de fichiers vers sites internet », il est possible de créer des fichiers structurés
de données au format CSV contenant des informations relatives aux articles et à leurs stocks, et d’envoyer ces fichiers ainsi
que les photos des articles, par FTP, vers le site internet de votre choix.
Une fois ce fichier sur le site internet, vous pouvez lire et intégrer ce fichier à vos données dans votre site internet (site
marchand ou autre). De nombreux outils gratuits ou non existent sur le marché, en fonction du type de site marchand que
vous possédez. Demandez à votre webmaster comment intégrer ces fichiers.
26.1 LE PRINCIPE DES EXPORTATIONS PAR FTP
Stock It Easy 6® vous permet d’exporter vos données vers un ou plusieurs sites internet. Le site internet doit être assimilé à
un entrepôt. Si vous devez gérer les articles et le stock de plusieurs sites internet, vous devrez créer autant d’entrepôts
correspondants.
Stock It Easy 6® va mémoriser chaque demande d’exportation que vous faites, site par site. Si, entre deux exportations :
de nouveaux articles ont été créés
des articles ont été modifiés
des stocks ont évolués
des images d’articles ont été ajoutées ou mises à jour
L’exportation va créer un fichier structuré contenant toutes ces informations, et va l’envoyer sur le site web tel que vous
l’avez défini.
Pour réaliser l’exportation, cliquez sur le bouton « Export WWW » dans le menu « Stock » de la fenêtre principale.
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Figure 52 Exportation de fichiers FTP
26.2 EXPORTER DES DONNÉES VERS UN SITE INTERNET
Sélectionnez l’entrepôt (site web). Si aucun paramètre de connexion FTP n’est établi pour cet entrepôt, une fenêtre de mise
à jour de ces paramètres s’ouvre. Vous devez saisir les bons paramètres avant toute connexion.
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Figure 53 Paramètres de compte FTP
LE CODE est le code de l’entrepôt (site web) sélectionné.
NOM DU SERVEUR FTP : indiquez ici soit le nom soit l’adresse IP du serveur FTP de votre site web
NOM DU COMPTE FTP : il s’agit du compte utilisateur FTP (ce compte doit avoir des droits en écriture)
Mot de passe du compte FTP
PORT FTP : le plus souvent, il s’agit du port 21
RÉPERTOIRE FTP DES FICHIERS : répertoire sur lequel envoyer les fichiers CSV, ce répertoire doit exister (il n’est pas créé
par le programme) et être accessible en écriture.
RÉPERTOIRE FTP DES PHOTOS : répertoire sur lequel envoyer les images des articles.
Les répertoires FTP : Indiquez le nom et chemin absolu du répertoire de destination. Ce répertoire est situé sur le serveur
FTP. Les parties du chemin sont séparées par des « slash » (barre oblique normale, "/"). Le chemin commence par une
« slash ». Lors de la connexion à un site FTP, le répertoire initial, le "home directory" de l'utilisateur n'est pas forcément la
racine du serveur FTP, pensez-y lors de l’indication de votre chemin absolu.
TEST FTP : Avant de pouvoir faire un premier envoi, il est obligatoire de faire un test FTP, il s’agit simplement de cliquer sur
le bouton « Test FTP ». Une connexion avec le serveur FTP sur base des critères encodés est réalisée. Si le serveur est
connecté, un message l’indique et vous pouvez ensuite réaliser votre premier envoi, dans le cas contraire, vous devrez
corrigez vos paramètres de connexion. Notez que ni la présence des répertoires ni leurs droits en écriture ne sont testés.
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102
Si vous devez modifier ces données, sélectionnez l’entrepôt dans la liste de la fenêtre « Exportation », puis sélectionnez le
menu « Fichier/Configuration FTP ».
26.2.1 CRÉATION DU FICHIER CSV D’EXPORTATION
Si, depuis la dernière création de fichier pour cet entrepôt, vous avez créé ou modifié des articles ou les stocks des articles,
un fichier comportant ces données sera créé lorsque vous cliquerez sur le bouton « Exporter ».
Un message vous invitera ensuite à envoyer ce fichier directement par FTP sur le site web défini pour cet entrepôt. Cliquez
sur oui, ou cliquez sur non, dans ce cas, vous pourrez toujours renvoyer ce fichier plus tard en double cliquant dans la ligne
correspondante dans la table des fichiers exportés.
Lorsque le fichier est envoyé, la date d’envoi est remplie et est sur fond vert dans la table des fichiers exportés, dans le cas
contraire, la date d’envoi est vide et est sur fond rouge.
Si vous faites un clic droit dans la colonne fichier, un menu contextuel s’ouvre et vous permet, pour le fichier de la ligne
correspondante d’éditer ce fichier, ou de le supprimer.
26.2.2 SUPPRIMER UN FICHIER CSV D’EXPORTATION
Faites un clic droit dans la colonne fichier sur la ligne désirée, un menu contextuel s’ouvre, cliquez sur « supprimer le
fichier ». Si le fichier est le dernier fichier créé pour cet entrepôt, il sera supprimé. Si il n’est pas le dernier, vous ne pourrez
le supprimer qu’en supprimant tous les autres fichiers de cet entrepôt en partant du dernier à celui désiré, ceci afin de
conserver la cohérence des fichiers à intégrer dans votre site web.
Notez que la suppression ne se fait qu’au niveau de votre poste de travail, jamais sur le site web. Pour les supprimer du site
web, vous devez le faire à l’aide de votre client FTP.
La suppression permet de pouvoir régénérer des fichiers à partir d’une date bien définie, car les critères de date de début lié
à la création d’un fichier sont effacés avec celui-ci.
26.2.3 LA STRUCTURE DU FICHIER CSV CRÉÉ
Afin de pouvoir l’exploiter à partir de votre site web, vous devez connaître la structure du fichier CSV généré à partir de
l’exportation web Stock It Easy 6®.
Voici dans l’ordre croissant les colonnes générées, un titre de colonne est toujours repris dans la première ligne du fichier :
N° de la colonne Donnée Valeurs admises
1 Ajout article
1 si nouvel article, 0 le cas contraire
2
Modification article
1 si article existant modifié , 0 le cas contraire
3 Modification stock
1 si modification du stock , 0 le cas contraire
4 Référence
Référence Stock It Easy 6®
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5
Référence article
Utilisez par exemple cette référence comme lien unique avec la référence du site web
6
Référence fournisseur
Utilisez par exemple cette référence comme lien unique avec la référence du site web
7
Code EAN13
Utilisez par exemple cette référence comme lien unique avec la référence du site web
8 Mnémonique
9 Libellé
10 Code fournisseur
11 Prix achat
12 Coéfficient
13 prix de vente
14 TVA
15 TVA2
16 Poids
17 Article composé
18 Nombre etiquettes
19 PCB
20 SPCB
21 Conditionement
22 Unité de conditionnement
23 Adresse de rangement
Dans l’entrepôt (site web)sélectionné
24 Article dormant
25 Quantité en stock
Dans l’entrepôt (site web)sélectionné
26 Stock minimum
Dans l’entrepôt (site web)sélectionné
27 Stock optimum
Dans l’entrepôt (site web)sélectionné
28 Stock maximum
Dans l’entrepôt (site web)sélectionné
29 Date de création
30 Heure de création
31 Date de modification
32 Heure de modification
33 Date dernière MAJ stock
34 Heure dernière MAJ stock
35 Champs facultatif 1
Transformés en HTML avant export, de plus, les
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36 Champs facultatif 2 caractères « ; » sont remplacés par des « , » 37 Champs facultatif 3
38 Champs facultatif 4
39 Champs facultatif 5
40 Champs facultatif 6
41 Champs facultatif 7
42 Champs facultatif 8
43 Champs facultatif 9
44 Champs facultatif 10
45
ID Catégories
Identifiant numérique des catégories associées à l’article séparées par un|
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26.2.4 ENVOI DES IMAGES D’ARTICLE PAR FTP
Il est possible d’envoyer, en même temps que le fichier CSV créé, les images d’article ayant été ajoutées et / ou modifiées
depuis le dernier envoi pour cet entrepôt (site web). Pour ce faire, vous devez cocher la case « Envoyer les images », et il
faut obligatoirement qu’un répertoire FTP pour les images soit défini dans les paramètres FTP de l’entrepôt.
Les images sont alors envoyées dans le répertoire renseigné.
Afin de les lier automatiquement à la fiche article sur votre site web, il peut être utile de renommer les photos, non pas sur
base de la référence Stock It Easy 6®, mais sur base de la référence article, fournisseur ou bien du code EAN. Dans ce cas,
cochez le mode de nommage voulu avant d’exporter (vos noms de fichier sur votre ordinateur ne sera pas
modifié).L’extension du fichier sera toujours « .jpg ».
Attention, dans ce mode de fonctionnement, la référence servant de nom de fichier doit toujours être complétée dans la
fiche article, et ne doit jamais être identique pour des articles différents, dans quel cas il ne serait pas possible de les
distinguer. Attention aussi qu’en cas d’utilisation de la référence article ou fournisseur, si ces références contiennent des
caractères accentués, ceux-ci ne seront peut être pas copié correctement sur le serveur du site web.
26.2.5 CONSULTER LE RÉSULTAT D’ENVOI DES FICHIERS
Le tableau récapitulatif des fichiers exportés permet de savoir, par entrepôt (site web), si un fichier est envoyé ou pas, son
nom, sa séquence, ses dates de début et de fin de prise en compte des modifications et ajouts, et les quantités d’articles
ajoutés ou mis à jour, ainsi que le nombre de photos mises à jour.
Si des problèmes se sont passés lors de l’envoi et que celui-ci a échoué, il faut lire le tableau de rapport des envois par FTP.
Pour ce faire, sélectionnez « fichier/Rapport des envois FTP ». La fenêtre suivante apparaît :
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Figure 54 Rapport d'envois par FTP
En cas d’échec de l’envoi ou d’échec de la génération du fichier, cet écran sera utile pour consulter les messages d’erreur et
les corriger afin de réussir ses prochains envois.
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27 LES CONTRÔLES DIVERS
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Contrôles divers
Figure 55 Contrôles du stock
Il est possible d’effectuer divers contrôles sur les articles en stock.
ARTICLES SANS PRIX D’ACHAT : cliquez sur le bouton « Contrôle prix 0 » afin de lister tous les articles sans prix
d’achat.
RÉINITIALISER LES CODES EAN : cliquez sur le bouton « Ré init EAN » pour recalculer tous les codes EAN à partir de
la référence.
27.1.1 CONTRÔLER LES STOCKS DES ARTICLES
Avant de cliquer sur le bouton « Stocks », sélectionnez via les cases à cocher les contrôles que vous désirez faire, à savoir :
Lister les articles avec un stock sous le seuil minimum
Lister les articles en quantité nulle en stock
Lister les articles en quantités < 0 (anomalies)
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Lister les articles avec un stock supérieur à leur stock maximum
Ces divers contrôles peuvent être effectués sur le stock réel ou le stock théorique (stock réel – encours out + encours in),
cochez la case adéquate pour le calcul.
27.1.2 CORRECTIONS DU PMP
Cliquez sur le bouton « Contrôle PMP » si vous remarquez des anomalies de calcul du prix moyen pondéré.
Cochez la case « Avec correction » si vous désirez enregistrer les corrections, sinon, une liste des erreurs sera affichée pour
information mais sans correction dans la base de données.
27.1.3 CORRECTION DES TOTAUX DE COMMANDES ET DEVIS
Cliquez sur le bouton « Contrôle total commande » si vous remarquez des anomalies dans les totaux des commandes ou
devis. Vous devez également cocher si vous désirez contrôler les commandes fournisseurs, clients ou les devis.
S’il existe des erreurs, ces erreurs n’auront eu aucune répercussion sur les éditions en générale car les montants des totaux
sont calculés sur base de la somme des lignes de commande. Le seul inconvénient provient du total qui est affiché dans la
fenêtre de sélection de la commande (pour information). Dans certaines versions et situations particulières, les totaux ne se
calculaient pas correctement.
Cochez la case « Avec correction » si vous désirez enregistrer les corrections, sinon, une liste des erreurs sera affichée pour
information mais sans correction dans la base de données.
27.1.4 METTRE À JOUR LES TAUX DE TVA
Vous sélectionnez le taux de TVA à mettre à jour.
Vous saisissez ensuite le taux qui remplacera dans les fiches articles concernées le taux sélectionné dans le champ
« Remplacé par ».
Vous cliquez sur le bouton « Remplacer » en regard de votre nouveau taux saisi.
Tous les articles ayant le taux sélectionné dans la liste auront comme nouveau taux celui saisi dans le champ « Remplacé
par ».
Les taux sont uniquement mis à jour dans les fiches articles, jamais dans les commandes terminées ou en cours de
réalisation (sauf si vous revalidez chaque ligne de la commande non encore terminée).
Si vous utilisez 2 taux de TVA (voir administration 30.10 Choisir d’utiliser 1 ou 2 taux de TVA), la mise à jour sera possible
pour le premier taux et/ou pour le second taux.
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28 HISTORIQUE DE STOCK PAR ARTICLE
Via le menu principal, dans le groupe Consultations, cliquez sur Statistiques
Figure 56 Statistiques par article
Les statistiques des articles concernent tous les mouvements qui provoquent une évolution du stock ainsi que les encours
IN et OUT.
L’évolution du PMP peut être analysé, ainsi que l’origine des divers mouvements qui ont fait fluctuer le stock de l’article.
Pour analyser un article, sélectionnez le ou les stocks voulus et double cliquez sur l’article choisi. Il est possible de réduire la
recherche par type de mouvement (encours In, Out, entrée ou sortie de stock).
En sélectionnant un ou plusieurs fournisseurs, vous élargissez la liste des articles en fonction de leurs fournisseurs.
Vous pouvez inclure ou exclure des entrepôts de la liste des mouvements de l’article.
Une date de début et une date de fin permet de cibler des périodes de mouvements comprises entre ces bornes. Les
dernières sélections de dates sont mémorisées.
Un clic droit dans le tableau ouvre le graphe d’évolution du stock de l’article.
Figure 57 Graphe historique stock article
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Vous y trouvez l’évolution du stock de l’article, ainsi que son stock moyen et son stock minimum.
28.1 SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE
Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en
vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé.
Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur
(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).
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29 ANALYSE DES MOUVEMENTS DE STOCK
Depuis le menu principal, cliquez sur le bouton « Mouvements ».
Figure 58 Analyse des mouvements
A partir de cette fenêtre, il est possible d’effectuer de puissantes recherches de mouvements sur de très nombreux critères.
Ces recherches peuvent être plus ou moins longue en fonction des critères choisis, du nombre de ligne affichée (vous le
choisissez en bas à droite de l’écran) et de la taille de votre base de données.
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30 ADMINISTRATION DES PARAMÈTRES GÉNÉRAUX
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Paramètres
Sélectionnez l’onglet « Paramètres », la fenêtre suivante s’ouvre :
Figure 59 Administration des paramètres généraux
30.1 ACTIVER OU NON LA GESTION DES OCCASIONS
Certains articles sont considérés comme dévalorisés.
Ces articles doivent être repris comme tels dans le stock.
Lors d'un retour client, l'article sera repris à 50% (paramétrable) de la valeur en PMP du même article neuf si il existe déjà en
stock, le cas échéant, à 50% de la valeur catalogue de l'article neuf.
L'article d'occasion possède son propre PMP.
Lors d'une commande client, on peu lui vendre un article neuf ou d'occasion, si le mode « Occasion » est défini, les fenêtres
de l’application présenteront le choix « Neuf » ou « Occasion » à chaque fois que ce sera nécessaire.
30.2 CHOIX DE LA LANGUE
Vous pouvez choisir d’utiliser le programme en français ou en anglais. Ce choix est propre à l’utilisateur en cours sur le poste
de travail.
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30.3 MODE DE FACTURATION EN PRIX MOYEN PONDÉRÉ OU EN PRIX DE VENTE
Ce choix est très important et dépend de la finalité de l'utilisation du logiciel:
Si vous utilisez le logiciel pour gérer votre stock et le distribuer à votre prix coutant (par exemple dans vos succursales),
alors choisissez le mode de facturation au PMP.
Si vous réalisez une activité commerciale avec votre stock, et que vous voulez gérer un prix de vente différent de votre prix
d'achat, alors choisissez le mode de facturation PV.
Ces choix peuvent être changés en cours d'utilisation du programme, mais, il est alors fort délicat de s'y retrouver. Par
ailleurs, une commande créée dans un mode de facturation ne pourra être ré ouverte dans un autre.
Le PMP est unique pour les différents lieux de stockage et est donc lié à la référence article.
30.4 NOMBRE DE DÉCIMALES
Par défaut, l’application gère les quantités en stock à l’unité.
Pour certains types d’articles, il est plus utile de gérer le stock sur plusieurs décimales (1 à 6 décimales possible), par
exemple des articles vendus au mètre, …
Sélectionner le nombre de décimales (0,1 … 6) désiré, toutes les fenêtres de l’application gérant les quantités seront
adaptées.
30.5 IMPORTATION DU LOGO DE VOTRE SOCIÉTÉ
Si vous désirez importez un logo qui sera repris sur les différents documents imprimés et sur la page principale du logiciel,
importez ce logo au format JPG en cliquant sur le bouton « logo ».
Si vous désirez un logo spécifique pour un entrepôt, faites la même opération depuis la fiche de création de l’entrepôt. Tous
les documents spécifiques à cet entrepôt seront garnis de son logo spécifique.
30.6 MODIFIER CERTAINS LIBELLES
Certains libellés de l’application peuvent être personnalisés. C’est le cas notamment des 10 champs d’information
spécifiques des articles, mais aussi certaines zones de certaines fenêtres.
Cliquez sur le bouton « Libellés ».
Dans la fenêtre, triez le tableau en cliquant sur l’entête de colonne « Fenêtre » ou « Zone ».
Si la ligne « Libellé » correspondante est vide, le nom du champ « zone » de la fenêtre « fenêtre » sera celui par défaut, par
exemple :
La fenêtre « Fiche fournisseur » est présentée avec les libellés par défaut :
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Si vous modifiez la fenêtre « Libellés » comme suit :
La fenêtre « Fiche fournisseur » est présentée avec les libellés saisis :
Cette fonctionnalité permet d’adapter le logiciel au jargon éventuellement utilisé dans votre entreprise.
30.7 MISE EN PAGE DES FEU ILLES D’ÉTIQUETTES
En cliquant sur le bouton « Etiquettes », une fenêtre s’ouvre. Celle-ci vous permet de paramétrer vos pages d’étiquettes afin
d’ajuster éventuellement la mise en page par défaut. La feuille prise en compte est toujours au format A4.
Vous pouvez également, en cochant la case « Afficher le logo sur l’étiquette » ajouter le logo enregistré sur l’étiquette
article.
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Figure 60 Paramètre des étiquettes
30.8 GESTION DES ACCÈS UTILISATEURS
Si vous êtes connecté en tant qu’administrateur, vous pouvez choisir de ne plus gérer les accès de l’application (choix par
défaut).
Dans ce cas, l’utilisateur ADMIN sera toujours utilisé par défaut, avec les droits « administrateur » sur l’application.
30.9 RÉ INDEXATION DE LA BASE DE DONNÉES
En cliquant sur ce bouton, vous réindexez la base de données.
En fonction de la taille de celle-ci, cette action peut durant +- longtemps.
Si vous constatez des lenteurs ou des disfonctionnement dans l’application, vous pouvez faire cette action.
Il est possible de forcer la ré indexation de la base de données lors de chaque lancement de l’application :
Faites un clic droit sur le raccourci de Stock It Easy 6®
Sélectionnez « Propriétés »
Ajoutez le mot INDEX dans « Cible » comme illustré ci-dessous :
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30.10 CHOISIR D’UTILISER 1 OU 2 TAUX DE TVA
Par défaut, l’application n’utilise qu’un seul taux de TVA.
Dans certains pays, il est utile d’avoir 2 taux différents, et il est probable que ces taxes ne portent pas le nom de « TVA »
dans chaque pays.
Vous pouvez donc choisir d’utiliser 2 taux, dans ce cas, tous les écrans et documents imprimés nécessitant 2 taux seront
automatiquement adaptés.
Le mode de calcul sur 2 taux est le suivant :
Prix de vente * (1+Taux TVA1/100) * (1+Taux TVA2/100)
Exemple avec un prix de vente HTVA de 100, un premier taux de 7.5% et un second de 5% :
100 * (1+7.5/100) * (1+5/100) = 112.875
En renommant les noms par défaut des taxes, vous reportez le nouveau nom de chacune des taxes au sein de toute
l’application et des impressions des documents.
30.11 ADMINISTRATION DES EMAILS
Sélectionnez l’onglet «Mail »
30.11.1 VOTRE SERVEUR MAIL
Si vous désirez envoyer des documents par email, vous devez paramétrer les données suivantes :
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NOM D'UTILISATEUR MAIL
Il s’agit du UserName SMTP, c’est le nom d’utilisateur du compte SMTP utilisé par la messagerie installée sur l’ordinateur.
Vous trouverez ce nom dans les paramètres du compte de messagerie de votre logiciel de messagerie.
NOM DU SERVEUR MAIL
Il s’agit du nom du serveur mail fournit par votre gestionnaire d’accès de messagerie, ou, votre administrateur de réseau.
Vous trouverez ce nom dans les paramètres du compte de messagerie de votre logiciel de messagerie.
EXPÉDITEUR PAR DÉFAUT
Si vous n’avez pas spécifié d’adresse email pour l’utilisateur de Stock It Easy 6® via la gestion des utilisateurs, vous pouvez
utiliser une adresse globale qui sera celle définie pour tous les envois d’emails réalisés par l’application.
MOT DE PASSE DE L’UTILISATEUR DU SERVEUR MAIL (FACULTATIF)
Si un mot de passe est défini pour le compte de l’utilisateur du serveur de mail, insérez-le ici.
PORT DU SERVEUR DE MAIL (FACULTATIF)
Si aucun port n’est spécifié, le port 25 est pris par défaut, sinon, vous devez encodez ici le numéro de port de votre serveur
de mail.
TESTER LES PARAMÈTRES DE MAIL
Cliquez sur le bouton « Test Mail », en cas de succès de l’envoi, un mail est envoyé de l’adresse « expéditeur » vers cette
même adresse. En cas d’échec, un message complet de l’erreur est affiché.
30.11.2 MAIL D’APPROBATION DES COMMANDES
La commande fournisseur sera d’abord envoyée à ce destinataire si vous choisissez lors de l’envoi de celle-ci par email de
l’envoyer au destinataire pour approbation. Ceci est utile si vous désirez valider les commandes d’un collaborateur avant
l’envoi définitif au fournisseur.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.3 MAIL ARCHIVE
La sauvegarde par email de la base de données sera envoyée à cet adresse email.
30.11.4 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES CLIENTS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des commandes clients.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.5 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES COMMANDES CLIENTS
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Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des commandes clients.
C’est par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi d’email dans votre compte de messagerie
personnelle.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.6 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES CLIENTS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des commandes clients.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.7 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES COMMANDES CLIENTS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des commandes clients.
C’est par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi d’email dans votre compte de messagerie
personnelle.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.8 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES DEVIS CLIENTS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des devis clients.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.9 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES DEVIS CLIENTS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des devis clients.
C’est par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi d’email dans votre compte de messagerie
personnelle.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.10 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES FOURNISSEURS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des commandes fournisseurs.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.11.11 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES COMMANDES FOURNISSEURS
Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des commandes fournisseurs.
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C’est par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi d’email dans votre compte de messagerie
personnelle.
Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;
30.12 LECTEUR DE CODE BARRE
Sélectionnez l’onglet « Scanner »
Si vous désirez travailler avec l’aide d’un lecteur de code barre branché sur le port USB, sélectionnez « USB », sinon,
sélectionnez « Aucun » (par défaut).
30.13 ADMINISTRATION DES DOCUMENTS
Sélectionnez l’onglet « Documents »
Sont gérées ici les données figurant sur les factures et notes de crédit.
Il est possible :
De choisir la devise figurant sur les factures.
De choisir les libellés figurant sur les factures et les notes de crédit.
De choisir le mode de numérotation des factures et des notes de crédit.
De saisir un texte et sa mise en forme. Ce texte sera repris sur le pied de page des factures.
La référence d’un article reprise sur les documents suivants peut être modifiée, par défaut, il s’agit toujours de la référence
interne au logiciel.
Vous pouvez, par document (facture, devis, bon d’expédition ou bon de préparation), choisir d’imprimer la référence
interne, ou la référence article ou la référence fournisseur.
30.14 ADMINISTRATION DES COMMANDES CLIENTS
Sélectionnez l’onglet « Commandes »
30.14.1 MISE EN ATTENTE DES COMMANDES
Voir 16.10 Mise en attente d’une commande
30.14.2 CONTRÔLER LA DISPONIBILITÉ EN STOCK DES ARTICLES
Le contrôle du stock des articles est le fonctionnement de base de Stock It Easy 6®, mais dans certains cas, il est utile
d’autoriser des sorties alors que la quantité disponible d’un article est insuffisante, par exemple quand vous n’avez pas eu le
temps d’encoder les entrées et que des sorties doivent être encodées d’urgence.
Vous pouvez donc, en cliquant sur « Non », désactiver le contrôle de disponibilité de stock. Attention, dans ce cas, des stocks
négatifs vont apparaître (les sorties sont tout de même comptabilisées), et le calcul du prix moyen pondéré d’un article dans
pareil situation risque de devenir incorrect.
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30.14.3 SAISIE MANUELLE D’UN NUMÉRO D’ENVOI
Si vous cochez cette option, vous serez obligé, pour pouvoir clôturer une commande client, de saisir son numéro d’envoi.
Cette option peut être utile si vous envoyez vos commandes par transporteur, pour gardez le N° d’envoi lié à la commande
dans la base de donné.
30.14.4 PRÉPARATION DES COMMANDES CLIENTS
QUANTITÉS COMMANDÉES
Il est possible de choisir si lors de la préparation d'une commande client, la quantité préparée de chaque article est recopiée
depuis la quantité commandée (option par défaut), ou si cette quantité est remise à 0.
Cette seconde option est utile si vous re-scannez tous vos articles lors de la préparation, lorsque vous clôturez la commande,
un message vous averti si les quantités commandées et préparées ne sont pas identiques.
TOLÉRANCE DE PRÉPARATION
Vous pouvez choisir si la quantité préparée doit être obligatoirement identique à la quantité commandée, ou si des
différences sont admises (par défaut).
30.14.5 ACTIVER LA GESTION DES MODES DE PAIEMENT
Si vous cochez cette case, lors de la clôture d’une commande client (en mode classique ou en commande rapide), vous serez
invité à sélectionner un mode de paiement pour cette commande. Si vous n’avez encore saisi aucun mode de paiement, la
fenêtre de création des modes de paiement s’ouvrira pour vous permettre d’en créer au moins un.
Figure 61 Activer les modes de paiement
30.14.6 ACTIVATION DE ZONES COMPLÉMENTAIRES EN COMMANDE CLIENT
Figure 62 Activer les zones complémentaires de commande client
Pour activer une zone, cocher la case « Activer la zone complémentaire » correspondante.
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Donnez le nom voulu à cette zone, par exemple, « Chantier ». Toutes les utilisations de cette zone s’appelleront désormais
« Chantier ».
Pour en savoir plus sur la gestion de ces zones, voir le chapitre correspondant : 16.14 Ajouter quatre types d’information
complémentaires à la commande client.
Ces zones peuvent également servir de liste de justificatif des mouvements d’entrée et de sortie, pour ce faire, cocher la
case de droite correspondante en regard des zones (2 maximum) que vous désirez utiliser comme liste de justificatif.
30.14.7 TYPE DE CODE BARRE LU
Stock It Easy 6® peut lire 2 types de code barre différents. Nous préconisons la lecture du code barre européen, EAN13.
Toutes les lectures se feront sur base du format spécifié ici.
EAN13
L’EAN13 ou European Article Number est le format le plus répandu de code barre en Europe. C’est le code barre utilisé sur la
majorité des produits que l’on trouve dans le commerce.
Si vous choisissez ce type de code barre et que vous utilisez un lecteur code barre avec l’application, veillez à ne pas
programmer de retour chariot (aussi appelé carriage return dans les manuels d’utilisation de ceux-ci) en fin de lecture, le
logiciel le gère seul.
Le logiciel génère un code barre EAN13 automatiquement lors de la création de l’article, celui-ci est basé sur la référence de
l’article dans Stock It Easy 6®, reprise sous le libellé « Référence ».
CODE BARRE 39
Ce code barre est un système plus ancien, il est basé sur les caractères saisis dans la zone « Référence article » de l’article.
Cette référence doit être unique dans la base de données articles. Elle ne peut contenir que des chiffres et des lettres en
majuscules.
30.15 UTILISATION RÉSEAU
Sélectionnez l’onglet « Réseau »
Un message prévient l’utilisateur des conséquences d’une mise à jour d’un paramètre lorsque d’autres utilisateurs sont
connectés à la base de données simultanément.
30.16 UTILISATEURS
Sélectionnez l’onglet «Utilisateurs»
Les utilisateurs connectés simultanément sur la base de données sont repris dans le tableau.
30.17 LE PARAMÉTRAGE DE LA GESTION DES ARTICLES COMPOSÉS
La fenêtre d’administration vous permet de gérer plusieurs paramètres relatifs aux articles composés.
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Par défaut, dés qu’un article est composé, la couleur de la ligne l’identifiant dans une liste est mise en évidence sous un fond
vert. Cette couleur peut être modifiée à votre convenance par sa sélection dans le panneau « Couleur d’identification de
l’article composé ».
Figure 63 Paramètres de l'extension articles composés
30.17.1 IMPRESSIONS DES BONS DE PRÉPARATION
Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article composé sur le bon de préparation, ou uniquement faire
apparaitre l’article composé, en cochant la case adéquate.
30.17.2 IMPRESSION DE LA NOTE D’ENVOI
Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article composé sur la note d’envoi, ou uniquement faire apparaitre
l’article composé, en cochant la case adéquate.
Vous pouvez faire apparaitre le prix des articles composants un article composé sur la note d’envoi, ou uniquement faire
apparaitre le prix de l’article composé, en cochant la case adéquate.
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30.17.3 IMPRESSION DE LA FACTURE
Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article composé sur la facture, ou uniquement faire apparaitre
l’article composé, en cochant la case adéquate.
Vous pouvez faire apparaitre le prix des articles composants un article composé sur la facture, ou uniquement faire
apparaitre le prix de l’article composé, en cochant la case adéquate.
30.18 LE PARAMÉTRAGE DU TRAÇAGE ET DU SUIVI DES ARTICLES (LOTS / N° DE SÉRIE / DATES DE
PÉREMPTION / …)
La gestion de stock des articles nécessite dans certains cas un traçage et un suivi précis des mouvements sur base de
certains critères.
L'extension "traçage et suivi" du logiciel de gestion de stock Stock It Easy 6® permet de gérer facilement le suivi des articles
dans l'entrée, la sortie, la commande envers les clients et les fournisseurs.
Figure 64 Paramètres du traçage et suivi de stock
30.18.1 DÉFINIR DE 1 À 3 CRITÈRES POUR QUALIFIER UN SUIVI DE STOCK
Vous pouvez ainsi qualifier un mouvement de stock pour une quantité d'un article donné par:
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Un identifiant
Une date au choix
Une seconde date au choix
30.18.2 PARAMÉTRAGE DES CRITÈRES DE TRAÇAGE ET DE SUIVI
Ces 3 critères sont paramétrables, par exemple:
Si vous gérez le stockage d'articles pharmaceutiques, vous serez certainement intéressé de différencier chaque entrées et
sorties de stock par un N° de lot de fabrication.
Dans le cas de la gestion du stock de composants informatiques, le numéro de série sera un critère important de suivi.
Dans la gestion de produits alimentaires, vous seriez sans doute intéressé par le traçage des dates de péremption, et
pourquoi pas en plus, de la date limite d'utilisation optimale?
Votre business ne réclame que l'utilisation d'un seul critère de suivi, ou des 2 ou des trois? C'est vous qui définissez ce choix
dans les paramètres de l'application.
Vous préférez utiliser le terme "Lot" ou "Numéro de série" ou bien encore "Numéro de fabrication", aucun problème, c'est
vous qui déterminez comment doit se nommer chacune des 3 zones possibles de suivi dans toute l'application.
Vous préférez pour tous les mouvements, obligatoirement saisir le ou les critères de suivi de votre choix? Vous définissez
vous-même les contrôles à effectuer afin de ne pas oublier la saisie de critères, ou bien vous permettez une saisie plus
souple de ces critères.
30.18.3 ALERTE SUR BASE DES DATES DE PÉREMPTION
Vous désirez être alerté si des articles dans votre stock atteignent prochainement la date saisie en DLC ou DLUO ?
Vous devez simplement cochez « Alerte automatique … » pour chaque type de date sur laquelle vous désirez une alerte, et
spécifier le nombre de jour à dater du jour en cours pour lesquels vous désirez avoir une alerte.
Exemple : Vous désirez une alerte si date atteinte dans 15 jours.
Nous sommes le 1er
mai.
A chaque ouverture du programme, une liste affichera les articles dont la date est <= au 15 mai.
Si des dates sont <= à la date du jour, celles-ci sont mises en évidence sur un fond rouge.
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Figure 65 Alertes de stock selon les critères de date du traçage et suivi
30.19 SUPPRIMER TOUS LES CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI
Lors de la première installation de Stock It Easy 6®, vous pouvez tester les critères de traçage et suivi gratuitement pendant
15 jours. Si passé ce délai vous ne désirez pas continuer à utiliser cette fonctionnalité mais que vous avez cependant
enregistré des mouvements contenant des critères de traçage et suivi, un message vous le signalera à l’ouverture du
programme et vous proposera de supprimer tous les critères de traçage et suivi enregistré dans vos stocks. Si vous confirmez
ce choix, tous ces critères seront effacés et vous pourrez reprendre une utilisation « classique » de la gestion de vos stocks.
Attention, cette action est irréversible.
Si vous avez encodé des critères de traçage et de suivi et que vous ne désirez plus les gérer, un bouton « Effacer » est situé
sur l’onglet « Traçage et suivi » de la fenêtre des paramètres généraux. En cliquant sur ce bouton et en répondant « Oui »
aux deux messages de confirmation s’affichant, vous effacerez définitivement toutes les informations de traçage et suivi de
la gestion de votre stock.
30.20 PARAMÉTRAGE DES ALERTES DE STOCK
Il est possible de contrôler de manière automatique à l’ouverture du programme les différentes alertes de stock selon vos
critères prédéfinis.
Vous pouvez choisir entre 3 modes de fonctionnement :
Ne pas faire de contrôle automatique
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Ouvrir la fenêtre de contrôle à l’ouverture du programme et exécuter automatiquement le contrôle sur base des
critères définis dans la fenêtre de contrôle (voir Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi
trouvable.).
Exécuter un contrôle sur base des critères prédéfinis dans l’administration des paramètres généraux
Quantités < stock minimum
Articles sans stock
Articles en stock négatif
Quantités > stock maximum
Si il existe des alertes de stock sur base du 3ème
mode de contrôle, un fichier Excel est créé et un message vous propose de
l’ouvrir dés sa création.
Ces alertes peuvent être effectués sur le stock réel ou le stock théorique (stock réel – encours out + encours in), cochez la
case adéquate pour le calcul.
Figure 66 Paramétrage des alertes de stock
30.21 IMPORTATION AUTOMATIQUE DE FICHIERS
Si vous désirez que Stock It Easy 6® importe automatiquement toutes les minutes les fichiers de mouvements d’entrées ou
de sorties ou encore les fichiers d’inventaire, cochez les cases correspondantes dans l’onglet « Importations » de la fenêtre
des paramètres généraux d’administration.
Vous pouvez également, par type d’importation, spécifier si vous désirez une importation semi-automatique, dans ce cas,
l’importation du fichier se fera automatiquement mais la validation finale ne sera pas effectuée automatiquement, la
fenêtre sera soumise à votre validation, vous pouvez ainsi contrôler et modifier les données importées.
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Attention, si vous n’avez besoin que ponctuellement de cette lecture automatique, il est conseillé de ne laisser l’option
cochée que le temps nécessaire afin de ne pas consommer de ressources inutiles.
Pour plus de détails sur l’importation automatique, lire le chapitre 20.6 Programmer l’importation automatique des fichiers.
30.22 CHANGER LE « LOOK » DE STOCK IT EASY 6®
Il est possible d’appliquer un gabarit à Stock It Easy 6®. Depuis notre site internet, téléchargez un gabarit et enregistrez-le
sur votre ordinateur.
Dans l’onglet « Apparence », cliquez sur le bouton « installer » et suivez les instructions.
Cliquez ensuite dans la liste sur le nom du gabarit installé, celui-ci est directement appliqué.
Si vous désirez retrouver le gabarit original, vous devez cliquer sur le bouton « Ré initialiser » et ensuite redémarrer
l’application.
Figure 67 Gabarits Stock It Easy
30.22.1 RESTAURER LES PARAMÈTRES D’AFFICHAGE
Dans certains cas, il peut arriver que l’affichage de certaines fenêtres ne soit plus optimisé (chevauchements etc). En
cliquant sur le bouton « Réinitialiser » du panneau paramètres d’affichage de l’onglet « Apparence », tous les paramètres
d’affichage des fenêtres et des tableaux seront restaurés par défaut.
30.23 MODIFIER LES MODÈLES D’ÉTAT
Un état est un document produit par Stock It Easy 6®. Il existe 17 types d’états différents. De nouveaux états sont
régulièrement proposés sur notre site internet. Vous pouvez télécharger et installer de nouveaux états en cliquant sur le
bouton « Installer » dans l’onglet « Modèles documents ».
Une fois le modèle installé, il vous suffit de choisir le type du modèle installé dans l’explorateur de gauche, de sélectionner le
modèle désiré dans l’explorateur de droite, faire un clic droit et choisir l’option « Définir par défaut ». Vous pouvez
également choisir l’option « Aperçu » afin de voir un aperçu du modèle sélectionné.
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31 CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DES IMPRESSIONS
De nombreux documents peuvent être édités avec Stock It Easy 6®.
Tous ces documents ont une mise en page par défaut, il est néanmoins possible de les adapter à vos besoins.
De nombreuses possibilités sont offertes par l’aperçu avant impression, citons entre autres :
Envoi par email
Export en pdf
Export en word
Export en excel
Retouches
Annotations
Recherches
Figure 68 Aperçu avant impression
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32 IMPORTATION DE DONNÉES EXTERNES VERS LA BASE DE DONNÉES
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Importations
Figure 69 Importations
Vous pouvez importer des données externes vers les tables:
Fournisseurs
Clients
Entrepôts
Articles
Mouvements (voir chapitre 20.5)
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Ceci afin de vous faire gagner un temps précieux si vous aviez déjà une description de vos données sous un autre format.
Attention! Si les consignes d'importation définies dans l'aide ne sont pas scrupuleusement respectées, vous pourriez avoir une
base de données incohérente, voir inutilisable!
Cet outil est livré uniquement dans le but de vous faire économiser du temps de recopiage d'une base de données existante,
veuillez tout de même y consacrer le temps nécessaire à son bon fonctionnement.
L'importation se fera à partir d'un fichier plat type texte ou csv.
Vous êtes libre de choisir le séparateur de champs (pour les fichiers csv il s’agit du point-virgule ( ;), pour les fichiers textes il
s’agit souvent d’une tabulation).
Vous pouvez également spécifier le séparateur de décimales utilisé et signaler si le fichier contient une ligne de titre (qu'il
faut donc éviter d'importer).
Le plus simple est de partir d’un fichier Excel (ou open office calc), soit vous collez sont contenu dans le bloc notes, soit vous
enregistrez le fichier au format csv.
Vous n'êtes pas obligé de déplacer toutes les colonnes de votre fichier, mais de spécifier les N° de colonne dans la fenêtre
d'importation en regard des zones respectives. Il est tjrs possible de repositionner les valeurs de colonne initiales en cliquant
sur le bouton « Ré initialiser ».
Sélectionnez la table que vous désirez garnir avec les données de votre fichier en sélectionnant l’onglet correspondant (articles, fournisseurs, client)
Cochez « Passer la première ligne » si celle-ci contient les titres des colonnes, afin d’éviter de les importer
Sélectionnez le séparateur de colonnes ( ; pour CSV, tabulation ou autre)
Sélectionnez le séparateur de décimales
Saisissez les numéros de colonnes correspondant aux valeurs dans votre fichier, si l’information n’existe pas dans votre fichier, tapez 0
Cliquez sur « importer ».
Les données obligatoires, optionnelles, soumises à contrôle ou générées automatiquement respectent les mêmes règles que lors de la création manuelle, reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Vos données, avant d’être importées dans la base de données sont vérifiées et présentées dans un second écran vous permettant de vérifier si l’importation est correcte, et également de modifier encore ce qui est nécessaire.
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Figure 70 Préparation des importations
Divers contrôles existent, les contrôles bloquants surlignent la ligne concernée en rouge et son importation sera impossible,
les contrôles non bloquants tels que référence fournisseur en double seront mis en évidence par une couleur orange dans la
cellule concernée.
L’importation va définir automatiquement si les lignes importées sont à ajouter ou à modifier. Cette information est
dépendante de ce que vous importez.
Articles : si la référence matériel est importée dans le fichier, le programme vérifie son existence dans la base de données, si
l’article est trouvé sur base de celle-ci, la ligne est présentée en vert, lors de l’enregistrement, toutes les données de l’article
(sauf les adresses de rangement) seront remplacées par celle présentes sur la ligne verte (même les zones vides). Si la
référence n’est pas trouvée ou si elle n’est pas importée, la ligne article sera en couleur claire et sera une ligne ajoutée.
Concernant les articles, il est également possible d’importer les photos de ceux-ci en spécifiant le chemin de l’image
correspond à l’article à importer. Une copie de l’image est faite lors de l’importation, à deux conditions : l’image doit exister
et l’extension doit être « .jpg ».
Fournisseurs, entrepôts et clients sont modifiés sur base du code importé, si le code n’est pas trouvé dans la base de
données, la ligne est ajoutée dans la table respective.
Pour valider l’importation, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
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33 PARAMÉTRER LE BACKUP DE VOS DONNÉES
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Sauvegarde
Une sauvegarde de la base de données peut-être créée de 4 manières différentes :
AUTOMATIQUEMENT
A la fermeture du programme, la base de données est archivée dans le répertoire /ARCHIVES sous le répertoire d'exécution
du programme.
Les 10 dernières sauvegardes sont conservées.
MODE MULTI UTILISATEURS
Le backup automatique à la fermeture ne se réalise que lorsque le dernier utilisateur quitte le programme car il n'est pas
possible de faire un backup alors que des enregistrements sont bloqués par certains utilisateurs.
MANUELLEMENT
Via le menu ADMINISTRATION/Créer sauvegarde.
Choisissez le répertoire sur lequel sauvegarder la base de données.
Cliquez sur le bouton « sauvegarde ».
EN LIGNE DE COMMANDE
Avec le paramètre ARCHIVAGE (démarrer/exécuter/ parcourir et choisir le programme gestock.exe, dans la ligne de
commande après gestock.exe laissez un espace puis tapez ARCHIVAGE):
L'avantage de ce mode est que vous pouvez le planifier pour par exemple le lancer quotidiennement de nuit...
PAR ENVOI VIA EMAIL
Si le support est « Email », assurez vous d'être connecté à un serveur mail et d'avoir spécifié les données nécessaires à la
gestion des mails (Menu ADMINISTRATION/Paramètres).
Cliquez sur le bouton « Par Email ».
MODE MULTI UTILISATEURS
Si plusieurs utilisateurs sont connectés, un message d’avertissement est visible dans la fenêtre de sauvegarde.
Assurez-vous que plus aucun utilisateur ne soit en session au moment de la sauvegarde. Si vous sauvegardez une base de
données et que certains utilisateurs bloquent encore l’accès à certains éléments de celle-ci, la sauvegarde risque d’être
effectuée partiellement, elle peut par conséquent devenir incohérente ou instable.
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34 RESTAURER UNE BASE DE DONNÉES
Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Restauration
Une version antérieure de la base de données peut-être restaurée, si toutefois la version de cette dernière est antérieure à
la version en cours, celle-ci sera automatiquement mise à jour.
Lors d’une restauration, la base de données restaurée écrase la base de données en cours.
Sélectionnez la source à restaurer, soit depuis un archivage automatique (ne sont visibles que les versions compatibles), soit
depuis un répertoire dans lequel vous avez fait une sauvegarde manuelle.
Cliquez sur le bouton « Restaurer ».
En fin de restauration, vous serez invité à redémarrer l’application.
MODE MULTI UTILISATEURS
Si plusieurs utilisateurs sont connectés, un message d’avertissement est visible dans la fenêtre de restauration.
Assurez-vous que plus aucun utilisateur ne soit en session au moment de la restauration. Si vous restaurez une base de
données et que certains utilisateurs bloquent encore l’accès à certains éléments de celle-ci, la restauration risque d’être
effectuée partiellement, et elle peut par conséquent devenir incohérente ou instable.
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35 STRUCTURE DES RÉPERTOIRES ET DES FICHIERS DE L’APPLICATION
35.1 GESTION DES RÉPERTOIRES
L’EXÉCUTABLE s’installe par défaut dans un sous répertoire « StockItEasy» du répertoire « program files ».
Sont repris dans ce répertoire :
L’exécutable
Les librairies
Le fichier d’initialisation
L’exécutable de désinstallation
Les fichiers d’aide
Quelques fichiers nécessaires au fonctionnement de l’application
LES DONNÉES DE L’APPLICATION sont stockées dans des sous répertoires du dossier « StockItEasy» créé dans
« Documents and Settings\All Users\Application Data\ » (Windows XP) OU « C:\ProgramData\StockItEasy » (Windows
Seven »).
Sont repris dans ce répertoire :
Le sous répertoire « data »
Toute la base de données de l’application
Le sous répertoire « data\img »
Les photos des articles, les logos des divers entrepôts repris sur les documents correspondants
Le sous répertoire « log »
Les fichiers de log de l’utilisation de l’application
Le sous répertoire « archive »
Les fichiers de back up automatique de la base de données
Le sous répertoire « gabarit », inutilisé actuellement
Le sous répertoire « synchro » et divers autres sous répertoires dépendant, nécessaire pour des cas d’utilisations
spécifiques
35.2 GESTION DE LA BASE DE REGISTRE
Les données nécessaires au paramétrage de l’utilisateur local de l’application sont stockées dans la base de registre de
Windows, au niveau de la clé : HKEY_CURRENT_USER\Software\StockItEasy
Nous retrouvons ici :
La langue de l’utilisateur
Le choix de gestion des accès
Les paramètres de l’IHM de l’application (taille et position des fenêtres etc)
35.3 GESTION DU FICHIER D ’INITIALISATION
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Dans le fichier INI de l’application sont mémorisés les chemins des sous répertoires de l’application, ainsi que le flag de
suppression de la base de données d’exemple.
35.4 GESTION DES PARAMÈTRES GÉNÉRAUX DE L’APPLICATION
Les paramètres communs aux différents utilisateurs de l’application sont stockés dans la base de données.
Cette gestion des répertoires et de la base de registre est respectueuse des recommandations de l’UAC (User Account
Control) de Windows Vista et Windows 7.
Pour les mises à jour de versions antérieures à la version 5, il est possible que les tous répertoires de l’application soient
situés dans le répertoire d’installation (par défaut « program files »).
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36 INSTALLATION RÉSEAU
36.1 INSTALLATION RÉSEAU SIMPLE
Stock It Easy 6® peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanément, sur plusieurs ordinateurs d'un même réseau.
Pour ce faire, il faut installer le programme sur le serveur ou l'ordinateur tenant lieu de serveur, et sur les ordinateurs des
utilisateurs, il faut simplement utiliser un raccourci vers le programme installé sur le serveur.
1. Installez Stock It Easy 6® sur le serveur
2. Lancez l'application, puis fermez l'application
3. Par défaut, la base de données ainsi que d'autres répertoires se sont créés dans le répertoire : « C:\Documents and
Settings\All Users\Application Data\StockItEasy »
4. Déplacez ce répertoire sur une autre partition du disque (indispensable), par exemple la partition E:/
5. Partagez ce nouveau répertoire (et tous les sous répertoires) afin que les autres ordinateurs du groupe puissent y
avoir accès, en lecture et écriture
6. Par défaut, le programme se trouve dans le répertoire : « C:\Program Files\StockItEasy »
7. Dans ce répertoire, ouvrez le fichier « stockiteasy.ini », et remplacez pour chaque occurrence du mot REPERTOIRE (il y
en a 6) le chemin des répertoires de l'application par le nouveau chemin mais avec le nom complet du serveur et plus la
lettre du lecteur, par exemple :
a. REPERTOIRE= C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy\data\ (chemin de
l'application avant d'avoir déplacé les dossiers)
b. Doit devenir REPERTOIRE=\\MonNomServeur\StockItEasy\data\ (nouveau chemin ou vous avez copié les
dossiers)
c. Vous ne connaissez pas le nom du serveur ? Faites un clic droit sur « poste de travail », prenez l'onglet « Nom
de l'ordinateur », choisissez le nom complet de l'ordinateur
d. Dans l'exemple ci-dessus, \\MonNomServeur remplace E:\
8. Enregistrez vos modifications
9. Partagez le répertoire ou se trouve le programme, par défaut : « C:\Program Files\StockItEasy », en lecture et écriture
10. Lancez le programme, vérifiez que vous êtes bien connecté sur votre base de données, si ce n'est pas le cas, une des
consignes ci-dessus n'a pas été scrupuleusement respectée et le programme aura certainement recréé une base de données
vide ailleurs
11. Si le point 10 est ok, vous devez maintenant connecter vos ordinateurs « clients » au serveur
12. Depuis l'ordinateur « client », vérifiez que vous avez bien accès aux 2 répertoires partagés créés précédemment sur le
serveur
13. Connectez le répertoire partagé « \\MonNomServeur\StockItEasy données » via l'explorateur, menu « outils » /
« connecter un lecteur réseau », et cocher « se reconnecter à l'ouverture »
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14. créez un raccourci du programme geststock.exe sur votre ordinateur client à depuis l'explorateur, clic droit sur
geststock.exe et choisir « envoyer vers » / « Bureau (créer un raccourci) »
15. Vous pouvez maintenant lancer le programme depuis le raccourci créé sur l'ordinateur client, si vous avez plusieurs
ordinateurs clients, répétez la procédure depuis le point 12
16. Pour rappel, si vous utilisez une version avec clé de licence, une clé de licence valide différente doit être installée sur
chaque ordinateur.
36.2 INSTALLATION EN MODE CLIENT / SERVEUR
Ci-dessous vous trouverez un résumé des principes de fonctionnement de l’installation en mode client / serveur. Un manuel
détaillé disponible sur notre site web lors de l’achat d’une licence explique en détail l’installation et l’administration de
l’application dans ce mode d’utilisation.
Ce mode d’installation nécessite l’achat d’une version client / serveur de Stock It Easy 6®. Pour ce faire, il vous suffit
d’acquérir une licence via notre site internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à
l’adresse email enregistrée lors de votre achat, avec le lien de téléchargement de la version d’installation de Stock It Easy 6®
client /serveur. Encodez cette clé d’activation dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors
de l’ouverture du logiciel. Cette licence est nécessaire pour le premier poste en mode client serveur. Pour les autres
ordinateurs connectés à la base de données client / serveur, un numéro de licence « classique » suffit.
36.2.1 GRANDS PRINCIPES DE L’INSTALLATION EN MODE CLIENT SERVEUR.
Vous installez sur un serveur (ou un PC toujours connecté au réseau et accessible depuis les postes clients) :
1. Un serveur de base de données ainsi qu’une console d’administration de la base de données.
2. Une application de référence pour l’installation de Stock It Easy 6® sur les postes clients.
Note : ces deux installations peuvent être réalisées sur des serveurs différents.
A partir des postes clients, vous devez avoir accès au répertoire d’installation de l’application, lancez l’installeur, celui-ci
installera automatiquement le logiciel sur le poste de travail. Lors de son premier lancement, vous devrez spécifier l’adresse
du serveur hébergeant la base de données, ainsi que les informations de connexion à celle-ci. Cette opération doit être
répétée sur tous les postes devant se connecter à la base de données.
36.2.1.1 MISES À JOUR DE L’APPLICATION DE RÉFÉRENCE.
En achetant la licence d’utilisation client / serveur, vous recevez un lien de téléchargement de l’application de référence. Ce
lien est valable 1 an, il vous permet de mettre à jour l’application en fonction des améliorations et correctifs en cours de la
version 6 de Stock It Easy 6®. Vous mettez ainsi à jour l’application de référence et éventuellement le serveur de base de
données.
36.2.1.2 MISES À JOUR DE L’APPLICATION SUR LE POSTE CLIENT
Lorsque l’utilisateur lance l’application sur son ordinateur, celle-ci vérifie automatiquement si une version plus récente
existe sur le serveur d’installation, si c’est le cas, il peut lancer la mise à jour lui-même.
36.2.2 CLIENT / SERVEUR OU CLASSIQUE ?
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Client serveur ou réseau ? http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=hyperfilesql-clientserveur-classic-
reseau,7,227
Principe de fonctionnement client
/ serveur
http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-
clientserveur,7,225
Principe de fonctionnement
classique en réseau
http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-
classic-reseau,7,224
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37 INSTALLATION PORTABLE
Par défaut, Stock It Easy 6® s'installe sur un ordinateur et la base de données est unique pour l'ordinateur, et partagée par
les différents utilisateurs de l'ordinateur.
Il est cependant possible d'utiliser plusieurs bases de données sur un même ordinateur, par exemple si vous désirez
différencier certaines de vos activités.
Pour ce faire, suivez les instructions suivantes:
1. Installez Stock It Easy 6® sur l'ordinateur
2. Lancez l'application, puis fermez l'application
3. Par défaut, la base de données ainsi que d'autres répertoires se sont créés dans le répertoire : « C:\Documents and
Settings\All Users\Application Data\StockItEasy » (sous Vista et Seven : « C:\Program Data\StockItEasy »)
4. Déplacez le contenu de ce répertoire dans le répertoire d'installation de l'application (par défaut, le programme se
trouve dans le répertoire : « C:\Program Files\StockItEasy »). Vous pouvez si vous le désirez déplacer tout le répertoire ainsi
créé dans un nouveau répertoire de votre choix, voir une clé USB.
5. Dans ce répertoire, ouvrez le fichier « stockiteasy.ini », et remplacez pour chaque occurrence du mot REPERTOIRE (il y
en a 4) le chemin des répertoires de l'application par le nouveau chemin, par exemple :
a. REPERTOIRE= C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy\StockItEasy\data\ à (chemin de
l'application avant d'avoir déplacé les dossiers)
b. Doit devenir REPERTOIRE=C:\Program Files\StockItEasy\data\ (nouveau chemin ou vous avez copié les dossiers)
6. Enregistrez vos modifications
9. Effacez le fichier C:\Program Files\StockItEasy\geststock.REP
10. Lancez le programme, vérifiez que vous êtes bien connecté sur votre base de données, si ce n'est pas le cas, une des
consignes ci-dessus n'a pas été scrupuleusement respectée et le programme aura certainement recréé une base de données
vide ailleurs
11. Pour rappel, si vous utilisez une version avec clé de licence, une clé de licence valide différente doit être installée sur
chaque ordinateur.
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38 TABLE DES ILLUSTRATIONS
Figure 1 Bouton remise à zéro DB exemple............................................................................................................................... 18
Figure 2 Demande de support gratuit écran 1 ........................................................................................................................... 20
Figure 3 Demande de support gratuit écran 2 ........................................................................................................................... 21
Figure 4 Demande de support écran 3 ....................................................................................................................................... 22
Figure 5 Menu principal .............................................................................................................................................................. 23
Figure 6 Menu principal personnalisé ........................................................................................................................................ 23
Figure 7 Gestion des utilisateurs ................................................................................................................................................ 25
Figure 8 Table des articles .......................................................................................................................................................... 27
Figure 9 Sélection des étiquettes à imprimer ............................................................................................................................. 28
Figure 10 La fiche article ............................................................................................................................................................. 31
Figure 11 Ajouter des composants à un article composé ........................................................................................................... 33
Figure 12 Liste des articles par image ......................................................................................................................................... 36
Figure 13 Choix du type de mouvement .................................................................................................................................... 36
Figure 14 Mouvement via liste image des articles ..................................................................................................................... 37
Figure 15 Gestion des zones complémentaires cde client ......................................................................................................... 38
Figure 16 Gestion des catégories................................................................................................................................................ 39
Figure 17 Créer une catégorie .................................................................................................................................................... 40
Figure 18 Consultation des adresses de rangement................................................................................................................... 42
Figure 19 Saisie des adresses de rangement .............................................................................................................................. 43
Figure 20 Affecter une adresse de rangement à un article ........................................................................................................ 44
Figure 21 Liste des fournisseurs ................................................................................................................................................. 45
Figure 22 Fiche fournisseur ........................................................................................................................................................ 46
Figure 23 Liste des entrepôts ..................................................................................................................................................... 48
Figure 24 Fiche entrepôt ............................................................................................................................................................ 49
Figure 25 Liste des clients ........................................................................................................................................................... 51
Figure 26 fiche client .................................................................................................................................................................. 52
Figure 27 Commande fournisseur .............................................................................................................................................. 54
Figure 28 Dissocier les critères de traçage et suivi dans une commande .................................................................................. 55
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Figure 29 Réception partielle de la commande fournisseur....................................................................................................... 57
Figure 30 Ligne de commande fournisseur clôturée .................................................................................................................. 57
Figure 31 Impression d'un bon de réception .............................................................................................................................. 58
Figure 32 Impression du bon de commande fournisseur ........................................................................................................... 59
Figure 33 Commande client ........................................................................................................................................................ 61
Figure 34 Dissocier un article par critère de suivi et traçage dans une commande client ......................................................... 63
Figure 35 Encodage d'un mode de paiement ............................................................................................................................. 65
Figure 36 Sélection d'une commande client .............................................................................................................................. 69
Figure 37 Zones complémentaires dans la commande client .................................................................................................... 70
Figure 38 Commande rapide client ............................................................................................................................................ 72
Figure 39 Editer le rapport des ventes ....................................................................................................................................... 76
Figure 40 Rapport des ventes ..................................................................................................................................................... 77
Figure 41 Entrées diverses .......................................................................................................................................................... 78
Figure 42 Sorties diverses ........................................................................................................................................................... 79
Figure 43 Fenêtre d'importation de fichier de mouvements de stock ....................................................................................... 81
Figure 44 Fichier de mouvements importé ................................................................................................................................ 83
Figure 45 Confirmation de l'enregistrement des mouvements.................................................................................................. 84
Figure 46 Devis client .................................................................................................................................................................. 86
Figure 47 Consultation des stocks .............................................................................................................................................. 91
Figure 48 Visualisation des stocks ayant des critères de traçage et suivi................................................................................... 93
Figure 49 Transfert d'articles ...................................................................................................................................................... 94
Figure 50 Correction de stock / saisie d'inventaire .................................................................................................................... 96
Figure 51 Corriger le stock d'un article avec des critères de traçage et suivi ............................................................................. 97
Figure 52 Exportation de fichiers FTP ....................................................................................................................................... 100
Figure 53 Paramètres de compte FTP....................................................................................................................................... 101
Figure 54 Rapport d'envois par FTP .......................................................................................................................................... 106
Figure 55 Contrôles du stock .................................................................................................................................................... 107
Figure 56 Statistiques par article .............................................................................................................................................. 110
Figure 57 Graphe historique stock article ................................................................................................................................ 110
STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012
Version 6.15.01
143
Figure 58 Analyse des mouvements ......................................................................................................................................... 112
Figure 59 Administration des paramètres généraux ................................................................................................................ 113
Figure 60 Paramètre des étiquettes ......................................................................................................................................... 116
Figure 61 Activer les modes de paiement ................................................................................................................................ 121
Figure 62 Activer les zones complémentaires de commande client ........................................................................................ 121
Figure 63 Paramètres de l'extension articles composés .......................................................................................................... 123
Figure 64 Paramètres du traçage et suivi de stock ................................................................................................................... 124
Figure 65 Alertes de stock selon les critères de date du traçage et suivi ................................................................................. 126
Figure 66 Paramétrage des alertes de stock ............................................................................................................................ 127
Figure 67 Gabarits Stock It Easy................................................................................................................................................ 128
Figure 68 Aperçu avant impression .......................................................................................................................................... 129
Figure 69 Importations ............................................................................................................................................................. 130
Figure 70 Préparation des importations ................................................................................................................................... 132
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