Prendre de vos nouvelles quelques mois avant la fin du projet Préparer avec vous les dernières...

Prendre de vos nouvelles quelques mois avant la fin du projet

Préparer avec vous les dernières phases du projet

L’évaluation du projet par le partenariat La valorisation des résultats La rédaction du rapport final

Vous rappeler les règles administratives et financières

Objet de la réunionObjet de la réunion

Tour de table – Présentation des projets Rappel des règles administratives et financières Evaluation du projet - Les résultats et les

produits Le rapport final

Attentes pour le contenu et les annexes Modèle du rapport qualitatif Calcul du solde final

La base de données Est Questions / Réponses

Plan Plan

Phase d’un projetPhase d’un projet

Pré –projet Période de financement Post projet

Mise en œuvre

Evaluation finale

ClôtureDémarrage

Réunion FinaleRapport Interne

Conclusion de l’évaluation

Rapport final Solde

Diffusion Exploitation

des résultats

On entend par mobilité, un voyage à l’étranger aller-retour effectué

Dans le cadre du projet

Depuis la Belgique

Soit dans une institution partenaire

Soit pour participer ou assister à un évènement organisé dans le cadre d’un projet ou réseau LLP (ou antérieur)

Règles administratives et financières Règles administratives et financières

Deux types de mobilités :

la mobilité des apprenants (élèves, stagiaires, publics…)

la mobilité du personnel y compris les accompagnants (parents, tuteurs) si

besoins spécifiques

Dans les deux cas : la personne doit appartenir à l’organisme qui reçoit la subvention

Règles administratives et financières Règles administratives et financières

Questions récurrentes

A qui l'évaluation est-elle destinée ?

Qui va la lire ?

L'évaluation est-elle formative? certificative ? Est-elle sanctionnante ?

Qu’en fait l’Agence ?

EvaluationEvaluation

Que signifie pour vous « Evaluer un projet »

Et en pratique?

Vérifier si l'on a rempli ses principales missions, touché de nouveaux publics, atteint ses objectifs, fait de bons choix méthodologiques

Occasion de faire passer grâce à une analyse pertinente des informations qui aideraient à la compréhension de la réalité du terrain et permettrait de nourrir la réflexion politique

Mettre les choses à plat

EvaluationEvaluation

Activité interne ou externe, périodique ou effectuée à des instants clés, pendant, à la fin ou après le projet, avec recul

Porte sur les grands critères : pertinence, efficacité, qualité, impact, durabilité.

Sur base d’indicateurs directs ou indirectsvérifiables, de façon objective aisément mesurablesmontrant l’ambition du projet

EvaluationEvaluation

Identification claire des enjeux de l’évaluation au niveau de l’organisation

Avoir un espace permettant de travailler et de penser dans ce sensest-ce que l'on peut sereinement interroger les pratiques ? est-ce que l'on peut travailler par essais et erreurs, interrogations, réajustements ?

Circulation de l’information au sein de l’institution, éventuellement de manière confidentielle

Evaluation : pré-requisEvaluation : pré-requis

Avoir la garantie de pouvoir un minimum aménager le futur au regard de la situation :

Relation de confiance au sein de l’équipe

Ne pas oublier qu’un projet est avant tout basé sur des interactions humaines : attention à une approche trop technicienne

Evaluation : pré-requisEvaluation : pré-requis

Evaluation : moments clésEvaluation : moments clés

Lors de chaque séminaireMesurer l’atteinte des objectifsVérifier le bon déroulement du projetSur base d’une grille prédéfinie

A mi-parcours Mesurer l’atteinte des objectifsRespect du programme de travail

En fin de projetAtteinte des objectifsQualité du partenariat Résultats -Impacts

Evaluation : contenu globalEvaluation : contenu global

Evaluation : contenu globalEvaluation : contenu global

Evaluation Finale

Réalisation des Objectifs

Le Partenariat Organisation du partenariat

TimingImplication des partenaires

Valorisation

Résultats

Activités

Impacts

Bénéficiaires , StaffInstitutions Communauté

Communication

Qualité

efficacitéProduits

Nouvelles méthodes

Methode d’évaluation

couts

Expériences

Enseignement en matière de politique

Coopération européenne

Evaluation des résultatsEvaluation des résultats

Evaluation des résultatsEvaluation des résultats

RESULTATS

Produits

Méthodes

Expérience acquise

Enseignement en politique

européenne Coopération européenne

Modules d’éducation et de

formation

Manuels, outils de formation

Nouveaux programmes et qualifications

Rapports, Etudes

Conférences, séminaires, colloques

Par les partenaires

Par les individusCréation d’un

réseau échange d’expérience

Nouveau partenariat ou

élargissement du partenariat Partage

d’expérience et de nouvelles pratiques

Dialogue et coopération

multiculturels

Processus et méthodes de coopération

Enseignement retenus en matière

de gestion

L’arbre à Produits L’arbre à Produits

Communication InformationMéthodologie

Evaluation

Formation: cours de gestion pour demandeurs d’emploi de plus de 45 ans

Gestion du projet

Guide auto-évaluation du candidat

Fiche d’évaluation finale

Guide du professeur Site web Brochures publicitaires

Plateforme de communication entre partenaires

Séminaires

Le produit phare :

Ce que l’on veut promouvoir au sein du partenariat

Ce que l’on voudrait, pour l’essentiel, qu’il « subsiste » après le projet

Ce que l’on trouve pertinent et primordial

L’arbre à produits L’arbre à produits

Evaluation des résultatsEvaluation des résultats

Questionnaires, interview

Réunion de révision du projet

Autoévaluation

Peer reviewing, ami critique

Evaluation croisée des projets

Et vous ?

Modes d’évaluationsModes d’évaluations

Le dossier de candidature les contrats signés dans le cadre du projet les documents de planification les documents de travail les rapports interne et externes les PV et compte-rendu de réunion le plan d’évaluation ainsi que les rapports d’évaluation le plan de dissémination et de valorisation + les documents la liste des produits+ les produits

Documents nécessairesDocuments nécessaires

Outils « Documents journées Outils « Documents journées thématiquesthématiques » »

Diffusion et exploitation des résultats Diffusion et exploitation des résultats

Le plan de communication

Que diffuser

?

Vers qui diffuser?

Comment diffuser ?Quand

diffuser?

Pourquoi

diffuser ?

Qui va s’en occuper?

Quel budget?

QUEL EST quel est le meilleur

partenaire pour ce job ?

Par quels

canaux

Diffusion des résultats Diffusion des résultats

Partenaires

du projet Institution

Environnement immédiat

Réseaux des partenaires du projet

MultiplicateursDécideurs

Responsablespolitiques

Grand public

UtilisateursBénéficiaires

finaux

Les outils de diffusion des résultats Les outils de diffusion des résultats

Type Outils

Distribution des produits Produits principauxLe site WebBulletin informatif Prospectus, brochure sur le projet

Contribution Medias Articles dans la presse, conférencesEmissions TV et Radios Contributions sur les réseaux sociaux , forum de discussion, partage de fichiers

Evènements Présentation, participation à des ateliers, des conférences, expositions, foires

Réseaux personnels Rendez vous avec les politiques, décideursConsultance, promotion informelle

Quand le projet est terminé.

Concerne l’utilisation et la multiplication des résultats

Augmenter l’impact des résultats, les intégrer au système éducatif local

La valorisation La valorisation

La valorisation La valorisation

EST EST

Une obligation contractuelle!

« Article 8. Diffusion. Le Bénéficiaire est tenu d’encoder les informations relatives à l’avancement et aux résultats du projet dans la base de données informatisée EST (Europe

Contenu : résumé du projet, réalisation ,résultats et possibilités de télécharger des documents vidéos, photos

Accès depuis le site web

Une manière de valoriser les projets!

Une obligation contractuelle« Article 6 – Publicité. Le Bénéficiaire s'engage à mentionner le soutien du Programme d'éducation

et de formation tout au long de la vie dans tout produit et matériel réalisé avec le soutien de la subvention ou dans tous les documents diffusés ou publiés, ainsi que dans toute déclaration et interview portant sur l’Action. Toute référence doit être accompagnée d'une mention établissant clairement que le contenu de la publication n'engage que son/ses éditeur(s) et que la Commission européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations qui y sont contenues. Tout matériel graphique doit être produit en accord avec les guides d'identité visuelle fournis par la Commission européenne sur http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html ».

Les logos de la DGEAC et de l’Agence Les logos de la DGEAC et de l’Agence

7 bonnes raisons pour un rapport de qualité

Raisons contractuelles Construction de compétences analytiques Assurance de versement du solde Amélioration des prochaines recherches de

subsides et de construction de projet Utilisation à des fins de valorisation interne Représente une preuve de professionnalisme Développement d’une relation de confiance

Le rapport final Le rapport final

Deux sections L’une à remplir par le coordinateur

conjointement avec l’ensemble des partenaires

Concerne le travail et l’organisation du partenariat dans son ensemble, les activités communes, les produits et résultats communs

Comprend un résumé du projet L’autre par votre institution

Concerne votre institution, son implication dans le partenariat, ses activités au niveau local, les mobilités et l’impact du projet

Contenu du rapport Contenu du rapport

Règles de base pour un rapport de Règles de base pour un rapport de qualité qualité

Un bon timing, consacrez assez de temps au rapport

Donnez informations complètes et précises

Rédigez résumé complet et agréable à lire

Faites des renvois explicites au dossier de candidature

mesure des écarts avec les réalisations effectives,

prise en compte des remarques des évaluateurs

Règles de base pour un rapport de Règles de base pour un rapport de qualité qualité

Montrez la différence avec le dossier de candidature

Démontrez la dimension européenne du projet Soyez structurés, clairs et intelligibles

Ecrivez pour une personne qui ne connaît pas le projet

Soyez honnête

Période couverte et soumission du Période couverte et soumission du rapport rapport

La période couverte est la durée totale du projet

La soumission doit se faire Endéans les deux mois après la fin du projet

Via un formulaire en ligne : Vous recevrez par mail une adresse électronique

Par un envoi à l‘Agence d’une copie papier signée du rapport électronique accompagnée des annexes demandées

Les annexesLes annexes

Preuves de réalisation des mobilités ( ticket de transport, attestation de présence)

Liste des résultats

Liste des produits et différents documents créesou utilisés pour la gestion du partenariat

Les produits eux-mêmes (format électronique )

Attention/ conservation dans votre institutions de toutes les pièces comptables(y compris devis et factures ) relatives au projet pendant 5 ans .

3 CAS DE FIGURE

Paiement intégral des subsides

Paiement partiel des subsides

Recouvrement de la subvention

Calcul de la subvention finale Calcul de la subvention finale

Les activités et les mobilités reprises dans le contrat ont bien été réalisées et le bénéficiaire peut apporter la preuve de leur réalisation 

les mobilités minimum ont bien été réalisées, elles étaient éligibles et pertinentes

les résultats prévus ont été atteints ou sont équivalents et tout aussi pertinents par rapport aux objectifs fixés

Les visites et les contrôles effectués par l’Agence ont confirmé les informations reprises dans le rapport final

Paiement intégral des subsides Paiement intégral des subsides

Le nombre minimum de mobilités n’a pas été réalisé ou le bénéficiaire ne peut apporter la preuve de leur réalisation ;

Les mobilités ou les actions réalisées n’étaient pas en lien avec les objectifs du projet ;

Les mobilités ont été effectuées en dehors de la période contractuelle ou sont considérées comme inéligibles ;

Les contrôles et visites n’ont pu confirmer que partiellement la réalité des mobilités et des actions.

Paiement partiel des subsides en Paiement partiel des subsides en fonction du nombre de mobilités fonction du nombre de mobilités

acceptées par l’Agence acceptées par l’Agence

Recouvrement de la subventionRecouvrement de la subvention

Les activités, les mobilités et les résultats décrits dans le rapport ne correspondent pas à ceux présentés dans le dossier de candidature ;

Les activités, les mobilités, les résultats ne sont pas pertinents par rapport au partenariat créé ;

Les contrôles et les visites de l’Agence n’ont pas permis de vérifier la réalité des actions et des mobilités et/ou ont mis en exergue des manquements ou des fraudes.