Conduite et animation des reunions

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Cabinet ARIEL ASSISTANCE Formation - Communication globale – Evènementiel - Etudes et montage de projets - Prestations diverses

PRESENTE PAR


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CONSULTANT-FORMATEUR

Docteur KARAMOKO Abraham Mory

ENSEIGNANT DES UNIVERSITES ET DES GRANDES ECOLES

En:

Management – Leadership – Gestion des Ressources Humaines – Développement personnel et humain –

Communication – Art oratoire – Andragogie – Marketing--TVN – Technique d’expression écrite et

orale – Organisation et gestion d’ entreprise – Logistique/Transport

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I - INTRODUCTIONI - INTRODUCTION

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d’un groupe de personnes, un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus facilement acceptés de tous.

Néanmoins, les réunions sont « chronophages » (traduisez « consommatrices en matière de temps ») et doivent donc être les plus courtes possible et menées dans un souci d’efficacité, afin notamment de déboucher sur des actions concrètes


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II - SAVOIR ORGANISER UNE REUNIONII - SAVOIR ORGANISER UNE REUNION 1- définition de la conduite de réunion

On appelle conduite de réunion l’ensemble des actions à entreprendre afin d’organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de la faire suivre d’effets.

2 - l’organisation de la réunion

a - Avant la réunion


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Opportunité de la réunion

Avant tout chose, la raison d’être de la tenue d’une réunion doit être mûrement réfléchie :

- Quel est l’objectif de la réunion ? - Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ? - Une Web conférence ou réunion en classe virtuelle

(via Internet) suffirait-elle ?

Périmètre de la réunion (Nombre et qualité des participants, Durée, Ordre du jour)

Date de réservation de la salle

Prévenir les participants (Convocation, Invitation)


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b- Pendant la réunion

Les tours de table Désignation d'un rapporteur

Feuille d'émargement Récapitulatif du relevé de décision précédent

Rappel de l'ordre du jour Rédiger un relevé de décision et prévoir la date de la prochaine réunion.



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2 - La gestion de la reunion par les objectifs:

Identification des objectifs généraux

- Quelles sont nos activités ?

- Quels sont les résultats qu’on dois atteindre dans cette réunion et quand ?

- Qu’est ce qui est essentiel et important dans cette réunion?



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3 - les plans d’action

Le plan d’action permet :

- une visualisation concrète des actions,

- l’anticipation des problèmes et contraintes,

- le suivi des réalisations

- La maîtrise des temps d’exécution (délais).



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a - Démarche à suivre

- Analyser ses priorités

- Comparer avec la réalité

- Identifier les écarts

- Organiser

- Agir et contrôler.

- Analyser ce que nous avons à faire dans cette réunion ? (suivre l’ordre du jour de la

réunion )

- évaluer le temps dont vous disposez pour gérer cette réunion



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b - Résultats probables de la phase d’analyse

L’observation des réunions passées sur une période donnée permettra de relever les dysfonctionnements en matière de sa gestion d’une réunion

c- La phase de planification:

• définition des priorités,

• Respect des contraintes,

• Suppression des causes de dysfonctionnement,

• Choix d’outils appropriés.


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d- Comment établir des priorités?

À partir de la liste des activités à effectuer :

- Définir l’urgence et l’importance

- L’identification des tâches essentielles

- Ordonner la liste

- Évaluer la durée prévisible.



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Cocody – Angré, Bld Latrille (RCI) 13 BP 687 Abidjan 13

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