Embed Size (px)
Citation preview
Le pouvoir de l’information dansvotre organisation
Julie Rodrigue
Expert-conseil en gestion d’information
21 mai 2015
www.gestion-indicium.ca
www.gestion-indicium.ca
Plan La gestion de quoi?
Les problèmes rencontrés
Les outils
La gestion de quoi?
www.gestion-indicium.ca
Pourquoi parler de gestion d’information?
Ressources financières Ressources humaines
Ressources matériellesRessources
informationnelles
Entreprise
www.gestion-indicium.ca
Gestion vs organisation
Planification
de la gestion
de
l’information
Collection,
création,
réception et
saisie
Organisation
Utilisation et
diffusion
Conservation,
protection et
préservation
Élimination
Évaluation
Processus de
gestion
d’informationToutes les entreprises gèrent
de l’information
• Interne
• Externe
www.gestion-indicium.ca
Ressources informationnelles
Base de données
Documents électroniques
Intranet
Courriels
Document papiersConnaissances
Internet
Extranet
Messagerie instantannéeRéseaux sociaux
Information reçue
www.gestion-indicium.ca
Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l’information et
jusqu’à 50 % pour la trouver
(Groupe Fujistu)
Mais je n’ai pas de problème…
www.gestion-indicium.ca
Les utilisateurs perdent en moyenne 30 minutes par jour à la recherche de
documents
C’est l’équivalent de 3900$ par employé par an en perte de productivité
(Harmon.ie)
www.gestion-indicium.ca
Quels sont les signes qu’il est temps de penser à sa gestion d’information?
Travailleurs autonomes/ microentreprises
Petites et moyennesentreprises
Grandes entreprises
www.gestion-indicium.ca
Toutes les entreprises doivent répondre au défis que posent:
L’augmentation phénoménale de l’information
Le repérage rapide de l’information
La réutilisation de l’information
La perte de connaissances
La concurrence
www.gestion-indicium.ca
Impacts d’une mauvaise gestion d’information
• Stress
• Perte de temps
• Perte d’information / perte de connaissances
• Mauvaise décision
• Perte de productivité
• Mauvaise transmission d’information
• « La main droite ne sait pas ce que fait la main gauche »
• …
Maintenant, comment je faisface au problème?
www.gestion-indicium.ca
Les outils à mettre en place
Architecture d’information
Gestion des processus
Directives (façons de faire)
Formation
Outils technologiques (si nécessaires)
www.gestion-indicium.ca
Architecture d’information
www.gestion-indicium.ca
www.gestion-indicium.ca
www.gestion-indicium.ca
Gestion des processus
VS
www.gestion-indicium.ca
Directives
Les normes, directives et procédures peuvent concerner :
La gestion des courriels
La numérisation des documents
Nomenclature des documents
La diffusion d’information sur les réseaux sociaux
La collecte d’information
Etc.
www.gestion-indicium.ca
Formation
Gestion du changement
Formation initiale
Mise en place d’un programme
Rappel
Formation des nouveaux employés
www.gestion-indicium.ca
Technologie - Contenant vs contenu
Volume d’information que les compagnies doivent gérer
Obligations légales
Repérage d’information
Automatisation de processus
Capturer Classifier Gérer Repérer Conserver
www.gestion-indicium.ca
Base de données
Documents électroniques
Intranet
Courriels
Document papiersConnaissances
Internet
Extranet
Messagerie instantannéeRéseaux sociaux
• Architecture
d’information
• Processus
• Directives
• Formation
• Outils
technologiques
www.gestion-indicium.ca
www.gestion-indicium.ca
Par où attaquer le problème ?
Réfléchir à
l’architecture
• Est-ce que j’ai
besoin de
technologie?
Déterminer les
façons de faire
• Ne pas oublier la
formation
Passer
à
l’action!
Identifier les points
douloureux
Recommandations
1. Gardez le tout simple!
2. Mettez en place un système qui répond à
VOS besoins… et non pas un système
théoriquement parfait
3. Évitez le syndrome du «tout garder»
4. N’oubliez pas que vous souhaitez changer
des façons de faire
5. Évaluez avec les nouvelles réalités
www.gestion-indicium.ca
Transformez votre chaos enproductivité!
Le but de la gestion d’information est de mettre en place une solution performante pour rendre
l’information pertinente accessible et utilisable
www.gestion-indicium.ca
