- Suivi des versements DRAAF- Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels de l’association

Suivi de la subvention de fonctionnement

Pourquoi cet outil ?

Pour vérifier les calculs effectués par l’administration

Pour bien calculer le montant dû et le montant perçu sur l’année civile (permet le contrôle des versements effectués par la DRAAF) …

…. et sur l’année scolaire (permet de calculer précisément quels montants inscrire dans les comptes de l’association)

Parce qu’il est important que tous les établissements utilisent le même mode de calcul

Principes de base

Le tableau Excel utilisé par les établissements comprend :

Une feuille mode d’emploiUne feuille de calcul

La feuille de calcul est verrouillée, pour protéger les formules de calculIl ne faut ni ajouter ni supprimer de ligne, ni de colonne

Quel est le montant de subvention du sur une année civile ?

Chaque année, l’administration calcule le « droit à subvention » d’un établissement pour une année N à une date où elle ne connaît pas encore les effectifs de l’enquête lourde de la rentrée N. Elle retient

donc l’effectif de l’enquête lourde N-1.Exemple pour l’année 20011 :

Effectifs janvier 2011 x valeur subvention 2011 x 8/12

+ Effectifs rentrée 2010 x valeur subvention 2011 x 4/12

effectifs janvier2011 taux2011

Montant subvention

due

effectifs rentrée

octobre2010 taux2011

Montant subvention

dueInternes 2 800 € - € 2 800 € - € Demi-pens. 1 923 € - € 1 923 € - € Externes 1 562 € - € 1 562 € - € Total Part2011 - € Part2011 - €

- €

DROITS A SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT AU TITRE DE L'ANNE 2011

Total dû au titre de2011

Quel est le montant de subvention du sur une année civile (suite) ?

Or le montant réellement dû pour l’année 2011, c’est :Effectifs janvier 2011 x valeur subvention 2011 x 8/12

+ Effectifs septembre 2011 x valeur subvention 2011 x 4/12

C’est pourquoi, chaque début d’année, il faut calculer une régularisation sur l’année précédente. Ainsi, en 2012, l’administration versera une régularisation sur le montant dû au titre de 2011, calculée comme suit : (effectifs rentrée 2011 – effectifs rentrée 2010) x valeur subvention 2011

effectifs rentrée

octobre2010

effectifs rentrée

octobre2011 taux2011

régularisation (>0 si à

percevoir, <0 si trop perçu)

Internes 2 800 € Demi-pens. 1 923 € Externes 1 562 € Total

- €

Calcul de la régularisation 2011

Rappel (positif) ou trop perçu (négatif)

Quel est le montant de subvention dû sur une année civile (suite) ?

Enfin, si l’administration ne dispose pas des crédits suffisants pour verser avant la fin de l’année civile la totalité de la somme due, on constate en fin d’année un report de charges, qui s’ajoutera au

moment dû au titre de l’année suivante

Ainsi, pour l’année 2011, le montant dû est ainsi calculé :

Régularisation 2010

+ droits calculés au titre de 2011

+ report de charges au 31/12/2010

Calcul de la subvention attendue sur 2011

1

2

3

effectifs rentrée

octobre2009

effectifs rentrée

octobre2010 taux2010

régularisation (>0 si à

percevoir, <0 si trop perçu)

Internes 2 605 € Demi-pens. 1 825 € Externes 1 510 € Total

- €

effectifs janvier2011 taux2011

Montant subvention

due

effectifs rentrée

octobre2010 taux2011

Montant subvention

dueInternes 2 800 € - € 2 800 € - € Demi-pens. 1 923 € - € 1 923 € - € Externes 1 562 € - € 1 562 € - € Total Part2011 - € Part2011 - €

- € - € - € - € Total à percevoir en 2011 :

ANNEE CIVILE 2011

Calcul de la régularisation 2010

Rappel (positif) ou trop perçu (négatif)

DROITS A SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT AU TITRE DE L'ANNE 2011

Total dû au titre de2011Rappel (>0) ou trop perçu (<0)

Report de charges de 2010

Suivi des sommes versées par la DRAAF

Le suivi des montants versés par la DRAAF permet de déterminer en fin d’année le report de charges sur l’année suivante

Montant dû

Versements

report

Attention : bien inscrire ici les dates de versement (= arrivée sur les comptes de l’association)

- €

Date encaissement

Montant

total - € Report de charges de2011

- €

SOMMES VERSEES PAR DRAAF SUR L'ANNEE2011

Nature1er versement/acompte(*)2ème versement/acompte3ème versement/acompte4ème versement/acompte

Total à percevoir en 2011 :

(*) : inclut rappel ou trop perçu2010 + report de charges2010 + acompte2011

Exemplesuivi

Année 2011

effectifs rentrée

octobre2009

effectifs rentrée

octobre2010 taux2010

régularisation (>0 si à

percevoir, <0 si trop perçu)

Internes 132 123 2 605 € - 7 815 € Demi-pens. 194 182 1 825 € - 7 300 € Externes 66 64 1 510 € - 1 007 € Total 392 369

16 122 €-

effectifs janvier2011 taux2011

Montant subvention

due

effectifs rentrée

octobre2010 taux2011

Montant subvention

dueInternes 115 2 800 € 214 667 € 123 2 800 € 114 800 € Demi-pens. 178 1 923 € 228 196 € 182 1 923 € 116 662 € Externes 67 1 562 € 69 769 € 64 1 562 € 33 323 € Total 360 Part2011 512 632 € 369 Part2011 264 785 €

777 417 € 16 122 €- 23 545 €

784 840 €

Date encaissement

Montant

23/01/2011 489 928 € 11/06/2011 25 782 € 23/09/2011 158 337 € 03/11/2011 110 793 €

total 784 840 € Report de charges de2011

- €

SOMMES VERSEES PAR DRAAF SUR L'ANNEE2011

Nature1er versement/acompte(*)2ème versement/acompte3ème versement/acompte4ème versement/acompte

Total à percevoir en 2011 :

(*) : inclut rappel ou trop perçu2010 + report de charges2010 + acompte2011

CONTRÔLE DE LA SUBVENTION DE FONCTIONNEMENTANNEE CIVILE 2011

Calcul de la régularisation 2010

Rappel (positif) ou trop perçu (négatif)

DROITS A SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT AU TITRE DE L'ANNE 2011

Total dû au titre de2011Rappel (>0) ou trop perçu (<0)

Report de charges de 2010

Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels

L’exercice de l’association couvrant en général l’année scolaire (1er septembre – 31 août), le montant à inscrire en produits dans le compte de résultats est calculé comme suit (exemple exercice 2010-2011) :

Effectifs rentrée 2010 x valeur subvention 2010 x 4/12+ Effectifs janvier 2011 x valeur subvention 2011 x 8/12

Ce calcul est effectué automatiquement sur la feuille Excel

Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels (suite)

En réalité, l’association n’aura jamais perçu exactement la somme due entre le 1er septembre N-1 et le 31 août N

Il faut donc inscrire au bilan au 31 août N le montant à recevoir (Actif) ou le montant perçu d’avance (Passif). Le calcul est fait automatiquement sur la feuille Excel, selon la formule suivante :

Solde inscrit au bilan au 31/08 N-1+ montant dû sur l’exercice (inscrit en produits)– montant perçu entre le 01/09 N-1 et le 31/08 N

Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels (suite)

Ces calculs sont automatisés sur la feuille Excel

COMPTES ANNUELS DE L'ASSOCIATION - AFFECTATION DE LA SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT

CALCUL DE LA SUBVENTION DE FONCTIONNEMENT DUE AU TITRE DE L'ANNEE SCOLAIRE 2010-2011

effectifs rentrée

octobre 2010 taux 2010

Montant subvention

dueeffectifs janvier

2011 taux 2011Montant

subvention dueInternes 2 605 € - € 2 800 € - € Demi-pens. 1 825 € - € 1 923 € - € Externes 1 510 € - € 1 562 € - € Total Part 2010 - € Part 2011 - €

Total dû 2010-2011

- €

Bilan 31/08/10 - Actif (Etat, subvt fonctionnement à recevoir) (positif), ou Passif (Etat, subvt fonctionnement - perçu d'avance) (négatif) : Compte de résultat 2010-2011- en produits (7065) :

Bilan 31/08/11 - Si >0 Actif (Etat, subvt fonctionnement - à recevoir) Si <0 Passif (Etat, subvt fonctionnement - perçu d'avance) :

remplir la case B63

Les données à saisir

Effectifs rentrée : ce sont les effectifs déclarés lors de l’enquête lourde d’octobre, moins les élèves « non subventionnés » : ainsi, si le nombre d’élèves d’une classe dépasse 45, les élèves au-delà du 45ème ne donnent pas droit à subvention (enlever alors un externe pour le 46ème, un DP pour le 47ème, un interne pour le 48ème, un deuxième externe pour le 49ème, etc)

Effectifs janvier = effectifs remontés lors de l’enquête de janvier (même principe que ci-dessus)

Les données à saisir (suite)

Valeurs annuelles de la subvention par élève en fonction du régime (ces valeurs sont déjà portées sur le document Excel pour 2007, 2008, 2009, 2010 et 2011)

Report de charges n-1 : il est en principe calculé par la DRAAF et indiqué à chaque établissement sur l’un des bordereaux de versement de l’année n

Montant à percevoir, ou perçu d’avance, inscrit au bilan au 31/08/n-1 : inscrire ce montant dans la cellule correspondante du fichier (inscrire 0,01 si rien n’a été porté au bilan)

Un dernier mot …

Bien lire le mode d’emploi avant de commencer à remplir le tableauMontrer ce tableau à votre expert comptable et à votre commissaire aux comptesComplétez le à chaque versement de la DRAAF : bien indiquer sur le tableau les dates d’encaissement (et non les dates de réception des avis de la DRAAF) et la somme réellement encaissée au titre de la subvention de fonctionnement à chaque versement (ne pas mélanger avec Art 44)Transmettez le à votre DREAP à chaque fois qu’il vous le demandera

… et en cas de difficulté : alexis.leroy@cneap.fr

Suivi de la subvention de fonctionnement

- Suivi des versements DRAAF- Calcul des montants à inscrire dans les comptes annuels de l’association