6 ABC Des Reunions Efficaces

8/9/2019 6 ABC Des Reunions Efficaces

http://slidepdf.com/reader/full/6-abc-des-reunions-efficaces 1/25

L'ABC DES RÉUNIONS

EFFICACES

Dans le b ut d'al léger le tex te (et d’innover !),ce d er n ie r a étérédigéà la f orme fémin in e.



2

Bonjour !

Bienvenue à l’atelier :

« L’ABC des réunions efficaces »

Cet atelier a pour but de vous familiariser avec divers éléments debase liés à l’organisation et à la tenue de réunions efficaces.

Cet atelier, qui favorise le développement de groupes bénévoles,vous est offert afin de renforcer les habiletés de bénévolat au seinde votre organisme ou de votre groupe.

Nous vous offrons cet appui afin d’ajouter quelques éléments à vos

connaissances déjà acquises.Nous vous encourageons à poser des questions à n’importe quelmoment durant l’atelier.

Nous espérons que cet atelier vous servira de guide et que vouspourrez l’utiliser, dans l’avenir, en tant que référence dans votreorganisme.

Bonne lecture !



3

A - NOTIONS DE BASE

A.1 - QU'EST-CE QU'UNE RÉUNION ?

Définition du dictionnaire Robert de « réunion » : Personnes venues en unmême lieu pour être ensemble (pour participer à une activité commune oucollective).

A.2 - POURQUOI FAIRE DES RÉUNIONS ?

Dans notre cas, on se réunit autour d'objectifs communs dans le butd'échanger de l'information, de décider d'un plan d'action et de leréaliser ou de le faire réaliser.



4

A.3 - POURQUOI ÊTRE EFFICACE DANS

NOS RÉUNIONS ?

A cause des contraintes :

Temps disponible pour laréalisation des projets.

Temps disponible qu'ont lesparticipantes à consacrer à la réunion(ex. : besoin d'aller se coucher, dechercher les enfants chez lagardienne, de se rendre à une autreréunion ou à un rendez-vous galant(« date »), etc.).

Qualité et quantité depersonnel.

Argent disponible pourréaliser un projet.

Notons que si personne du groupe n'est pressé et que les participantesont du plaisir à se rencontrer et que toutes sont d'accord, plus de temps

peut être pris pour sortir des points à l'ordre du jour et/ou prolonger laréunion de manière moins formelle. Il est d’ailleurs fortement conseillé,pour la cohésion et la santé du groupe, de se permettre au moins une foisl’an de faire une activité de loisir ensemble. Exemples : visiter un musée,voir un spectacle, faire un sport de plein air, un voyage, un pique-nique,

jouer aux cartes, etc.



5

Que faire pour être efficace ?

Préparer la réunion :

Consulter les membres à propos deleur disponibilité et choisir le lieu,l'heure et la date et en informer lesmembres (ce qui se faithabituellement en fin de réunion en

prévision de la prochaine réunionalors que les membres sont présentsau même endroit et facile àconsulter).

Déterminer le but de la réunionet l'ordre du jour (voir lasection sur la préparation del'ordre du jour), les points àdiscuter, leur ordre de priorité

et le temps de discussion qu'onleur allouera, les décisions àprendre et les échéances àrespecter.

Avoir des procédures deréunion et destechniques de prise de

décision adaptées auxbesoins et à lapersonnalité du groupe(voir section sur lesprocédures).

S'assurer d’un maximumd'information pertinentenécessaire à la prise de

décision éclairée etprésenter cetteinformation de manièreclaire et concise.



6

S'assurer de l'accès aux toiletteset à des rafraîchissements (au moins de l'eau).Si une pause doit être prise, une collationpourra être préparée. Si une personne avec unhandicap doit se présenter, veuillez vousassurer qu'elle pourra se rendre à la table deréunion et à la salle de bain.

Le groupeaurait-ilavantage àdisposer d'un

service degardiennagecommun pour lesenfants dechacune ?

Voir à la température ambiante,l'aération, l'éclairage,l'ameublement, la décoration, lasonorisation et l'insonorisation.Créez l'atmosphère etl'aménagement que vous jugezappropriés au type de réunion que

vous voulez tenir en tenant comptede vos moyens.

S'assurer de laprésence d'untéléphone(fonctionnel,bien sûr) etd'autres moyensde

communicationsi nécessaire(ex. : Internet).A-t-on besoind'équipementaudiovisuel(projecteur,tableau, lecteurde cassettes,

épinglettesd'identité, etc.),de rallongesélectriques ?



7

B - LES OUTILS DE BASE

B.1 –DÉTERMINER ET RÉDIGER L’ORDRE DU JOUR

On termine la réunion en consultant le groupe au sujet del’heure, la date, le lieu de la prochaine réunion s’il y a lieu et onlève la séance.



8

Réunion du Comité des Cent Watts (MB) Inc.Le lundi 10 mai 2004

Salle communautaire de Saint-Efficace

19 h 30

ORDRE DU JOUR

1. Ouverture de la réunion / prière

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

3. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du 12 avril 2004

4. Identifier les postes pour les nouveaux membres élus

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

6. Ouverture du courrier et paiement de factures

7. Suivi de la réunion annuelle

8. Soirée spectacle

9. Divers

10. Prochaine rencontre

11. Levée de la séance



9

B.2 – PROCÈS-VERBAL

Truc : Certaines personnes trouvent pratique d'utiliser l'ordre du jourcomme cadre de rédaction du procès-verbal : En préparant leur ordre du

jour, ils laissent assez d'espace entre les points à l'ordre du jour pour quele secrétaire puisse prendre ses notes de réunion. Ainsi, le même documentcontiendra l'ordre du jour et le déroulement de la réunion.

Quelquefois appelées les «minutes» ou «rapport de réunion», cetoutil de communication permet :

de garder en archive le contenu desréunions pour référence future etpour tenir informés les membres

absents.

de faire le suivi et de tracer la routedes dossiers et du groupe qui les gère.

Le procès-verbal contient habituellement :

La date, l’heure etl’endroit de laréunion.

Les noms de la présidente, vice-présidente, secrétaire, trésorière, etautres personnes présentes.



10

On vérifie ensemble le contenu des procès-verbaux au début des réunions eton les corrige s’il y a lieu. Notons que si le procès-verbal est expédié et lu partous les membres avant la prochaine réunion, seules les corrections (etdiscussions, s’il y a lieu) et l’adoption restent à faire. Il est d'ailleurs souventplus facile de vous concentrer à la maison et cette méthode vous donne plus detemps pour l'analyse et la recherche de solutions.

En tout temps, il est recommandé de noter les événements d’une réunionconcernant les activités d'un groupe constitué.

Notez que seuls les membres présents lors de la réunion concernée par unprocès-verbal peuvent en proposer et appuyer l’adoption.

Le nom des absentes et la raison del’absence si connue.

Le but de laréunion.

Un rapport concis et précis des délibérations :les propositions, les noms de celles quiappuient et de celles qui secondent lespropositions, un résumé des débats et lesrésultats des votes, si votes il y a.

La date de laprochaine réunion.

L’heure de lalevée de laséance





12

Yvon Arraché PrésidentJean Peuxpu Vice-présidentRose Desrosiers TrésorièreMarie Toépas SecrétaireMarc Rheault Conseiller

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier En date du 30 septembre 2002, voici les soldes de nos comptes à la Caisse

populaire :Compte chèques : 725,48 $Compte épargne : 2 542,72 $

35/02Rose Desrosiers / Marie Toépas

Le rapport financier est adopté tel que présenté.ADOPTÉE

6. Ouverture du courrier et paiement de factures Nous avons reçu une invitation du Centre de services bilingues – Région de la Montagne

pour assister à son ouverture officielle le 11 octobre 2004 à 10 h 00.

Mariette Kirouac a envoyé un courriel nous demandant si nous voulions faire unedemande de subvention auprès de la province pour des activités culturelles ayant lieuentre le 1er janvier et le 31 mars 2003. Cette demande doit être soumise avant le 1er novembre 2002. Le comité a décidé de produire une demande pour leur soirée variétéqui aura lieu le 22 février 2003. Marie demandera à Mariette de se procurer unformulaire de demande et de le remettre au comité.

Nous avons payé les factures suivantes :Payé à l’ordre de Raison No du

chèqueTotal

Centre récréatif de Saint-Efficace

Location de la salle pour la réunionannuelle

22 55,00 $

Centre récréatif de Saint-Efficace

Achat de deux billets pour le social du19 février offert par le comité duCentre récréatif

23 40,00 $

MTS Facture de téléphone pour le bureau 24 60,52 $Marie Toépas Dépenses encourues pour l’imprimerie et

l’envoi de la convocation à la réunionannuelle

25 40,00 $

Yvon Arraché Dépenses encourues pour la réunionannuelle

26 25,00$

Rose Desrosiers Dépenses encourues pour la réunionannuelle

27 125,00 $

Marie Toépas / Rose DesrosiersADOPTÉE

7. Suivi de la réunion annuelle Treize membres étaient présents à la réunion annuelle. Puisque Sébastien Imord

accepta d’agir en tant que présidente d’assemblée, nous lui enverrons une lettre de



13

remerciement. Marie demandera à Mariette combien on devrait payer Sébastienpour avoir fait cette tâche.

8. Soirée spectacle Marie a remis des billets à vendre au comité pour la soirée spectacle. Les billets

ont été distribués de cette façon :

Nom No de billets Nombre de billetsRose Desrosiers 85-100 16

Yvon Arraché 1-20 20Jean Peuxpu 21-36 16Marie Toépas 37-52 16

Les autres détails de la soirée spectacle seront discutés à une réunion cuisine fixée le 18mai 2004.

8.1 Demande de subvention Yvon, Rose et Marie vont rencontrer, avant la fin novembre, Mariette Kirouac pour

préparer la prochaine demande du programme Éveil artistique de la province.

8.2 Suivi de la réunion de distribution de fonds avec l’ACFM Nom Tâches Mise à jour

Rose Desrosiers Pourvoyeurs 850 $ pour 80 soupers avecmadame Dion

Yvon Arraché Permis de boisson Tout est en ordreJean Peuxpu Publicité Les annonces ont été

envoyées et distribuéeslundi le 7 octobre dernier.

Marie Toépas Décor Marie et sa nièces’occupent d’acheter tout lematériel et de faire lebricolage pour le décor.

Les autres détails de la soirée spectacle seront discutés à une réunion cuisine fixée le 4 juin 2004.

9. Divers Yvon nous donne une copie de la liste des activités culturelles de la région.

10. Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le lundi 7 juin 2004 à 19 h 00 dans le local.11. Levée de la séance La réunion s’est terminée à 22 h 14.



14

Réunion du Comité des Cent Watts (MB) Inc.Le lundi 10 mai 2004

Salle communautaire de Saint-Efficace à 19 h 30Procès-verbal

Membres présent absent excuséYvon Arraché Rose Desrosiers Jean Peuxpu Marie Toépas

Marc Rheault

1. Ouverture de la réunion / prière

2. Lecture et adoption de l’ordre du jour

3. Lecture et approbation du procès-verbal de la réunion du 12 avril 2004

4. Identifier les postes pour les nouveaux membres élus

Membres posteYvon ArrachéRose DesrosiersJean PeuxpuMarie ToépasMarc Rheault

5. Lecture et approbation du rapport financier et suivi du rapport financier

6. Ouverture du courrier et paiement de factures

7. Suivi de la réunion annuelle8. Soirée spectacle

9. Divers

10. Prochaine réunion



15

11. Levée de la séance

C - LES STRUCTURES

C.1 - LES RÔLES

Présidente :

Une réunion est un carrefour ou une intersection où s'entrecroisent idées et

informations. Comme pour une intersection urbaine, des règles doivents'appliquer afin d'éviter la confusion et le gaspillage de temps et d'énergie. Laprésidente est comme l’agent de circulation au milieu d’une intersectionurbaine. Elle s’assure que l’information circule bien, qu’elle reste pertinente,qu’elle atteigne sa destination, qu’elle soit claire et veille au respect despersonnes, des règlements et de l’ordre du jour.



16

La présidente, aussi :

Organise, convoque et dirige laréunion, et s'assure du suivi.

Se soumet aux décisions de lamajorité.

Explique comment procéder, faitobserver les règles et rappelle àl'ordre.

S'abstient de voter sauf s'il y aégalité des voix.

Amène les participantes à chemineret à prendre des décisions degroupe.

Proclame les résultats d’un vote(adopté ou rejeté).

Contrôle la durée des interventionset résume les propos.

Fournit des explications siquelqu'un veut que le sujet traitésoit clarifié.

Suit l'ordre du jour adopté etramène la discussion au sujettraité.

En cas de doute : écoute laminorité, respecte la majorité etfait ce qu’il lui semble équitable.

Veille à ce que les propositionssoient claires, précises et concises.

Essaie de prévenir les conflits etd'en favoriser pacifiquement etconstructivement la résolution lecas échéant.



17

Peut apporter de l’information aidant le processus de décision, mais ne peutparticiper activement aux discussions que si quelqu’un le remplace jusqu’à lafin de la discussion et du vote (s'il y a lieu). Habituellement, elle est alorsremplacée par la vice-présidente.

Vice-présidente :

Aide et soutient la présidente dans sa tâche et connaît les dossiers. Remplacela présidente au besoin.

La secrétaire :

Prend des notes lors des réunions en vue de rédiger les procès-verbaux. Ellegardera aussi à jour les autres registres qu’un organisme peut avoir et qui sontla constitution, les politiques, les procédures et les règlements.

La trésorière :



18

Fait la comptabilité de l'organisme. Peut ou doit prendre des notes, si lesdécisions prises en réunion lui donnent du travail de comptabilité afin de nerien oublier.

Parfois les rôles de secrétaire et de trésorière sonttenus par une seule et même personne qui porte alorsle titre de secrétaire-trésorière. Mais en général, ilest recommandé de répartir les tâches afin deménager les bénévoles.

Les autres membres :

Ont le pouvoir d'élire et de révoquer les administratrices, d'établir,de ratifier ou de rejeter les règlements.

Elles doivent être motivées par la cause de l'organisme, participer etêtre attentives au déroulement de la réunion et respectueuses despersonnes et des règlements préétablis.

Toutes ont le droit, le devoir et le privilège de s'entraider pour être efficacesdans les rôles qu'elles jouent dans leur conseil ou comité. Car une réunionefficace a pour base des membres efficaces.

Les dirigeantes de l'organisme représentent l'ensemble des membres. Ce sontelles qui décident quelle direction va prendre le bateau. La présidente n'a en

fait que peu de pouvoir et est l’instrument du pouvoir des membres. Elle est unpeu comme le gouvernail d'un navire, mais ne manœuvre qu'occasionnellement labarre, et jamais seule, de toute façon.



19

C.3 - LES TECHNIQUES DE PRISE DE DÉCISION

C.3.a - Méthode classique :Lorsqu'une question ou un problème est posé àl'assemblée, un premier tour de table est fait enlaissant une chance égale à chacune d'exprimer sonpoint de vue et d'apporter des informations pertinentesconcernant le sujet à l'étude. La présidente essaie alors de résumerles points de vue et de les concilier. D'autres tours de table peuvents'ajouter si la situation l'exige et si l'horaire le permet.

Une proposition est généralement faite lorsque quelqu'un juge que lesinformations sont suffisantes et que l'analyse de celles-ci est convenable

et permet la formulation d'une proposition suffisamment claire quiobtiendra de l'appui.



20

La personne qui se sent alors inspirée, dit alors : « Je propose que laproposition suivante soit adoptée : … »

Ensuite, cette proposition doit être appuyée par un autre membre quidit : « J'appuie ! » La présidente répète ensuite la proposition etnomme celle qui l’a proposée et celle qui l’a appuyée. Une propositionest alors obtenue et la discussion à son sujet peut commencer.

Un vote ou des modifications peuvent ensuite être faits. Si on vote,la règle habituelle est d'obtenir la majorité absolue soit 50 % + 1.Dans certains cas particuliers, il faudra un appui des 2/3 desmembres.

Si quelqu'un veut modifier une proposition avant même qu'elle ne soitadoptée, la personne qui a fait la proposition initiale et la personne qui

l'a appuyée doivent accepter la modification. Autrement, laproposition non modifiée passe au vote, et si la proposition estrejetée, on revient à la discussion afin de trouver une proposition pluspopulaire.

Une fois qu'une proposition estadoptée, elle devient

une résolution.

C’est la «chenille» qui

devient le «papillon».



21

Un amendement est une modification que l'on apporte soit à une proposition(seulement si le proposeur et l’appuyeur sont d’accord) ou à une résolution.

Comme pour la proposition, un amendement se propose, s'appuie et s'énonce

avant d'être discuté.

Si un membre veut prendre la parole au sujet d’une proposition, unamendement ou un sous-amendement, il faut d’abord qu’ils aient étéproposés par un membre de l’assemblée, acceptés par la présidente,puis appuyés par un autre membre de l’assemblée.

C.3.b - Prise de décision par consensus :

Méthode par laquelle un groupe entier de personnes peuten venir à un consentement* unanime sur une décision àprendre sur un sujet donné.

Les idées de toutes les participantes sont rassemblées etsynthétisées afin d’en arriver à une décision acceptable pour toutes.Cette méthode, quoique plus laborieuse, aurait l’avantage derenforcir les liens interpersonnels en plus d’en arriver à de meilleuressolutions à long terme.

*Notez là-dessus que consentement ne veut pas dire nécessairement plein

accord. Une personne peut avoir des réserves quant à une décision, maispeut vivre avec et décider de donner une chance à l'idée. Mais si unepersonne croit très fortement que, moralement parlant, la décisionproposée est inacceptable en sa conscience, elle a le devoir de bloquer lepassage de cette proposition, même si elle est la seule à s'opposer.



22

Pour plus d'information sur la prise de décision par consensus, voir lasection « bibliographie et ressources ».

C.3.c - Variante possible pour élaborer un programme, un pland'action, un horaire, etc. :

La vice-présidente écrit sur un tableau de conférence les propositions

de l'assemblée au fur et à mesure que les accords se forment,pendant que la présidente anime en cherchant le consensus.

C.4 - Techniques de recherche d'idées :

Remue-méninges :Le problème est posé, les participanteslancent les idées de solutions qui leur

viennent en tête et quelqu'un les prend en note sur untableau de conférence (flip chart ) ou un transparent. L’analyse nevient qu'après.

Sous-groupes de discussion :

On se répartit en petits groupes, quelqu’un

prend les idées en note, on revient ensemble,les porte-parole partagent les résultats quel'on peut écrire sur un tableau ou un transparent. Particulièrementutile dans le cas où l'assemblée est nombreuse.



23

Auto-examen ou remue-méninges personnel :

Dans le silence, chacun note ses idées et lespartage ensuite avec le groupe à tour de rôle.

Quelqu'un les note sur un tableau ou untransparent.

C.5- Les assemblées générales annuelles

Une assemblée générale annuelle

est une réunion des« membres » d'une association

quelconque.

Une réunion ordinaire

est une réunion desadministrateurs du conseil

d'administration ou depersonnes siégeant à un comité.

La loi sur les corporations impose une réunion des membres, uneassemblée générale à au moins tous les 18 mois... normalement elle a lieu

annuellement mais on peut la repousser à tous les 18 mois.



24

L'AGA est obligatoire pour revoir les états financiers vérifiés par lescomptables, apporter des changements aux règlements généraux(constitution), recevoir un rapport annuel (soit par une directrice

générale ou le conseil d'administration), élire les administratrices au

conseil d'administration.

Il est généralement recommandé de

choisir une personne qui n’est pasimpliquée dans l’organisme et surtout pas

dans le conseil d’administration pour fairel’animation d’une AGA.

Dans la mesure du possible, les agentes du Réseau communautaire

peuvent, selon leur disponibilité, faire l’animation d’AGA ou vousmettre en contact avec d’autres animatrices qualifiées.



25

Documents

6 ABC Des Reunions Efficaces