AFFELNET SIXIEME Application daide à la gestion et au pilotage de laffectation des élèves pour lentrée au collège en classe de sixième

AFFELNET SIXIEME

Application d’aide à la gestion et au pilotage de l’affectation des élèves pour l’entrée au collège en classe de sixième

Références CNIL

• Arrêté du 20 octobre 2008 (art.6) portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif au pilotage et à la gestion des élèves de l’enseignement du premier degré (BE1D)

• Récépissé CNIL du 12 août 2010 (Déclaration n°1427543 Affelnet 6ème)

2DGESCO B2-2 Janvier 2012


• Objectifs de l’application

• Périmètre de l’application

• Phases du processus

• Les utilisateurs de l’application

OBJECTIFS

• Gérer l’affectation des élèves en 6ème en tenant compte des mesures prises pour l’assouplissement de la carte scolaire

• Dématérialiser le dossier d’entrée en classe de 6ème dans un collège public

• Donner aux familles et aux collèges le résultat de l’affectation

• Disposer d’indicateurs départementaux sur l’affectation


Pourquoi utiliser AFFELNET 6°?• Remplacement des applications locales par une

application nationale maintenue et sécurisée

• Formalisation de l’offre de formation : une meilleure information pour les familles

• Mise à disposition d’un outil décisionnel au service de la politique d’affectation des élèves en 6°:

-connaissance de l’ensemble des demandes des familles-marge de manœuvre et d’appréciation pour la satisfaction des demandes de

dérogation-équité de traitement pour les élèves

• Procédure simplifiée d’inscription des élèves pour le principal de collège


PERIMETRE DE L’APPLICATION

Affelnet sixième est une application destinée à automatiser le processus d’affectation des élèves entrant dans un collège public en classe de sixième.


PERIMETRE DE L’APPLICATION

• Elèves concernés :

Les élèves susceptibles d’entrer au collège en classe de 6ème

• Etablissements concernés :

Les écoles élémentaires et primaires publiques Les collèges publics

N.B. le secteur privé n’est pas concerné par l’application


PHASES DU PROCESSUS

1 Constitution dans «BASE ELÈVES 1ER DEGRÉ» et transfert dans AFFELNET 6ème de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège


2 Saisie dans AFFELNET 6ème des demandes des familles

3 Affectation

4 Notification

5 Transfert des élèves affectés dans SCONET

Phase 1 : Constitution dans « BE1D » et transfert dans « AFFELNET 6ème" de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège

• 1ère étapeL’IA-DSDEN lance la campagne de constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collègeL’IA-DSDEN et les IEN suivent la campagne de

constitution des listes effectuées par les directeurs d’écoles publiques

• 2ème étapeLe directeur d’école publique sélectionne dans BE1D lesélèves susceptibles d’entrer dans un collège public dudépartement


Phase 1 : Constitution dans « BE1D » et transfert dans « AFFELNET 6ème" de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège

• 3ème étapeLe directeur d’école valide et transmet la liste des

élèves sélectionnés à l’IA-DSDEN

• 4ème étapeL’IA-DSDEN valide et transfère le fichier constitué del’ensemble des listes des élèves des écoles (y compris l’école virtuelle) de BE1D dans l’application

AFFELNET 6ème


Phase 2 : Saisie dans AFFELNET 6ème des

demandes des familles1ère étape : Mise à jour des informations concernant l’élève

• Le directeur d’école édite la fiche de liaison volet 1 pré-remplie des élèves susceptibles d’entrer au collège et la transmet aux responsables de l’élève

• Les responsables de l’élève mettent à jour les données concernant l’élève notamment son adresse à la rentrée scolaire si elle est différente de l’adresse actuelle de l’élève

• Le directeur d’école saisit les données modifiées par les responsables


Phase 2 :Saisie dans AFFELNET 6ème

des demandes des familles2ème étape : saisie de la demande d’affectation en collège par

les familles

• Le directeur d’école édite la fiche de liaison (volet 2) pré-remplie avec le collège de secteur correspondant à l’adresse de l’élève et la fait parvenir aux familles

• La famille exprime ses souhaits concernant la formation, la(les) langue(s) vivante(s) en classe de 6ème , ainsi qu’une éventuelle demande de dérogation .

• Le directeur d’école saisit les informations portées sur le volet 2


Phase 2 :Saisie dans AFFELNET 6ème des

demandes des familles

Pour les élèves ne figurant pas dans le fichier BE1D des écoles publiques

L’IA-DSDEN saisit* les dossiers d’entrée en 6ème des élèves :

- de l’école virtuelle- résidant hors du département- se présentant et ne relevant pas d’une école publique du département

* Le principal de collège de secteur peut effectuer cette saisie selon le paramétrage décidé par l’IA-DSDEN


Phase 3 : l’affectation Préalablement, l’IA-DSDEN a saisi dans AFFELNET 6ème :

• La capacité d’accueil des formations offertes dans les classes 6ème des collèges publics du département

• La liste des dérogations et leur rang de priorité

• Les décisions individuelles résultant :

- Des procédures d’appel pour le passage en classe de 6ème

- Des commissions statuant sur les demandes des élèves pour des formations contingentées (SEGPA, classes à horaires aménagés)


Phase 3 : l’affectation

• L’ IA-DSDEN lance l’algorithme de traitement des affectations

• A l’issue du traitement informatique l’ IA-DSDEN examine les cas non traités :

- élèves à affecter individuellement - élèves en attente d’une dérogation (nombre de places

disponibles < nombre d’élèves ayant la même priorité)

• L’ IA-DSDEN après avoir saisi les décisions des cas examinés relance l’algorithme, examine les cas…


Phase 3 : l’affectationChronologie du traitement de pré-affectation :

• Les élèves n'ayant pas demandé de dérogation sont affectés dans leur collège de secteur

• Les élèves ayant demandé une dérogation sont triés suivant la priorité donnée au motif de dérogation. L'affectation se fait par bloc d'élèves de même priorité, en fonction de la capacité de l'offre de formation

• Le traitement s'arrête quand il n'est plus possible d'affecter de blocs complets d'élèves. Les élèves non affectés sont mis en attente

• Le gestionnaire de l'IA examine les statistiques de l'affectation : il peut modifier certaines capacités d'offre de formation, et/ou affecter manuellement certains élèves ; le traitement de pré-affectation peut être relancé


Phase 3 : l’affectation

• L’ IA-DSDEN valide définitivement les résultats de l’affectation

• La liste des élèves n’ayant pas obtenu la dérogation demandée est éditée pour les services de l’IA

• Les listes des élèves affectés sont éditées :- par département pour l’ IA-DSDEN

- par collège d’affectation pour le Principal de collège

- par école d’origine pour le Directeur d’école


Phase 4 : la notification

• L’ IA-DSDEN transmet le résultat de l’affectation aux collèges publics du département

• Le Principal :

- édite le résultat pour les élèves affectés dans son collège

- envoie l’avis d’affectation aux responsables de l’élève

L’ IA-DSDEN peut également éditer et notifier l’avis d’affectation aux responsables des élèves


Phase 5 : le transfert AFFELNET/SCONET

• L’ IA-DSDEN transfère les dossiers des élèves affectés dans un collège du département dans SCONET

• Le principal de collège:- importe les dossiers des élèves affectés dans son établissement

dans sa base élèves

- inscrit l’élève et complète le dossier avec les responsables


20

Etapes principales de l’affectation 6ème en IA dans Affelnet 6ème

Paramétrer l’application

Consulter les statistiques

Valider l’affectation

Editer les notifications

Consulter les résultats de l’affectation

Lancer la pré-affectation

Paramétrage

Dossiers élèves

Affectation des élèves

Résultats

Exporter les résultats vers SCONET

Importer les données élèves (BE1D)

Saisir des candidatures individuelles

Valider la saisie

Suivi des écoles et des dossiers

21

Lancement de la campagne d’affectation en

6ème de collège par l’IA

Lancement de la campagne d’affectation en

6ème de collège par l’IA

Sélection dans BE1d des élèves susceptibles d’entrer au collège et validation de

la liste par le directeur d’école

Sélection dans BE1d des élèves susceptibles d’entrer au collège et validation de

la liste par le directeur d’école

Transfert des listes validées des élèves

susceptibles d’entrer au collège vers AFFELNET

6ème par l’IA

Transfert des listes validées des élèves

susceptibles d’entrer au collège vers AFFELNET

6ème par l’IA

BE1DRéception du fichier transféré de BE1d

Réception du fichier transféré de BE1d

Saisie des demandes des familles par les directeurs d’école dans AFFELNET

6ème

Saisie des demandes des élèves hors des écoles

publiques du département par l’IA

Saisie des demandes des familles par les directeurs d’école dans AFFELNET

6ème

Saisie des demandes des élèves hors des écoles

publiques du département par l’IA

Validation de l’affectation par l’IA :

chaque élève a un collège d’affectation

Validation de l’affectation par l’IA :

chaque élève a un collège d’affectation

Accès pour le collège à la liste des élèves affectés

Accès pour le collège à la liste des élèves affectés

Exportation des dossiers vers SCONET

Exportation des dossiers vers SCONET

Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés dans un collège

Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés dans un collège

Intégration des dossiers des élèves dans la base établissement du collège

par le principal

Intégration des dossiers des élèves dans la base établissement du collège

par le principal

BEEAFFELNET6

L’affectation des élèves et la liaison entre les applications concernées

ECOLEECOLE IAIA COLLEGECOLLEGE

AFFELNET 6ème

22

1.Vérification et validation de la liste des élèves issus de

BE1D

3.Saisie des dossiers

5.Envoi à l’inspection académique des

demandes d’assouplissement

BE1D

2.Collecte des demandes des familles par la fiche de liaison

4.Validation de la saisie

L’école

22AFFELNET-6ème 2011

BE1D

23

Paramétrage de l’application

Saisie individuelle et validation de la saisie

des dossiers

Pré-affectation

Importation des données de BE1D

AFFELNET 6ème

Validation de l’affectation

Edition des notifications

Exportation des données vers

SCONET

BEE

Le service académique

23AFFELNET-6ème 2011

Les utilisateurs de l’application

• L’administrateur

• Le gestionnaire IA

• Le directeur d’école

• L’IEN de circonscription

• Le principal de collège


Page accueil

25

Accueil

Paramètres de l’application

Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est

affiché dans le cadre

Calendrier des différentes activités du processus

d’affectation

Calendrier et actualités de l’affectation

Dossiers élèves

Affectation des élèves

Paramètres fonctionnels

Calendrier

Flash info

Signature

Maquette des notifications

Formations

Matières

Etablissements

Offre de formation

Motifs de dérogation

Etablissements d’origine

RésultatsSuivi d’exploitation

L’administrateur

• Configurer les paramètres techniques

• Assurer le suivi de l’exploitation

• Lancer les mises à jour de nomenclatures (établissement d’origine, formations, langues vivantes, motifs de dérogations)

• Créer les messages d’information

• Suivre la progression du travail et des traitements lancés par les départements


Le gestionnaire IA• Paramétrer l’application selon la politique

départementale et/ou académique.

• Importer les dossiers des élèves BE1D

• Suivre la saisie des directeurs d’école

• Traiter les demandes particulières

• Disposer d’outils pour affecter les élèves

• Exporter les dossiers des élèves affectés vers SCONET

• Peut éditer les notifications d’affectation


Le directeur d’école

• Sélectionner les élèves susceptibles d’aller en 6ème dans BE1D

• Compléter les dossiers des élèves après l’import dans Affelnet 6ème

• Saisir les demandes de l’élève

• Valider sa saisie lorsqu’il a terminé

• Suivre l’évolution des demandes de ses élèves


L’IEN de circonscription

• Suivre la saisie des écoles de la circonscription

• Suivre les affectations des élèves issus des écoles de la circonscription


Le principal de collège

• Saisir des candidatures individuelles

• Édition des notifications pour les responsables des élèves affectés dans son établissement


Documents

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