Budgets et tableaux bord - Conseil supérieur de l'Ordre

Atelier « Le tableau de bord pour tous »

Pôle LES MISSIONS DE DEMAIN

www.experts‐comptables.fr/65

Budgets et tableaux de bord

SOMMAIRE

1- Budgets

- Fiche produit

- Lettre de mission

- Démarche

2- Tableaux de bord

- Fiche produit

- Lettre de mission

- Démarche

3- Tableaux de bord flash

- Fiche produit

- Lettre de mission

- Référentiel

1‐ Budgets

2007 - G11 A- La fiche produit.doc

LES FICHES PRODUITS

BUDGET MENSUEL SUR UN EXERCICE

Positionnement Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 6 7

Choix outils et méthodes

Organisation de l’entreprise

Tenue de comptabilité

Bilan Optimisation de l’organisation Tableau de bord

Famille, cible, compétence

Famille Comptabilité Compétence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)

TE : 4 Est apte à établir un budget d’exploitation et de trésorerie

Cible

Marché 2 : toutes Marché 1 : - Secteur d’activité en crise - Secteur d’activité en forte évolution technologique - Entreprise à trésorerie fragile

CU : 4 Connaissance suffisante de l’activité, du secteur et de l’environnement Recul par rapport à la cohérence et aux variations de postes

Tarif Sur devis CO : 4 Maîtrise de soi

Caractéristiques de la mission

Compris dans la mission : La mise à disposition d’un questionnaire:

Un guide de réflexion et un recueil d’informations Une réunion avec le client:

. Point sur l’historique et la situation de départ

. Exposé des projets

. Saisie et traitement des informations

. Contrôle de cohérence

. Analyse et commentaires Une approche des prévisions sur 12 mois suivant le schéma suivant:

. L'activité

. Les moyens mis en oeuvre

. La prévision d'exploitation

. La prévision de trésorerie

. Le bilan prévisionnel

. Le calcul du FR et BFR

Non compris dans la mission : L’analyse de l’écart budgétaire L’intervention du cabinet dans l’évaluation du chiffre d’affaires et de la marge brute Les modifications substantielles sur le dossier

Intérêts pour le cabinet Développement de l’image de conseil Opportunités pour vendre d’autres missions

- Tableau de bord - Organisation...

Création d’un chiffre d’affaires récurrent pour certains clients Meilleure préparation de la mission bilan (budget fait en fin d’exercice) Optimisation du temps passé en révision (budget fait en début d’exercice) Meilleure connaissance de son entreprise et de son secteur d’activité Meilleure compréhension du chef d’entreprise, de sa façon de « fonctionner », de manager son équipe. Apport pédagogique: meilleure compréhension des mécanismes du budget pour le chef d’entreprise

Utilité pour le client Anticipation des risques Prise de conscience Réflexion Sécurité Dialogue Economie

Les Outils

De Production :

Nom du fichier ou de l’outil

Commercial

Nom du fichier ou de l’outil

MISSION D’ELABORATION DE VOTRE BUDGET PREVISIONNEL D’EXPLOITATION

CONTENU

Une réunion avec le client:

. Point sur l’historique et la situation de départ

. Exposé des projets

. Saisie et traitement des informations

. Contrôle de cohérence

. Analyse et commentaires Une approche des prévisions sur 12 mois suivant le schéma suivant:

. L'activité

. Les moyens mis en oeuvre

. La prévision d'exploitation

. La prévision de trésorerie

. Le bilan prévisionnel

. Le calcul du FR et BFR

- Identification des différentes hypothèses de base, fournis par le client (notamment le chiffre d’affaires la marge brute et le coût des investissements). - Traduction dans les comptes prévisionnels sur un an de ces différentes hypothèses de base, en tenant

compte notamment des principes comptables et des règles d'évaluation en vigueur dans les sociétés, - Mise en forme des comptes prévisionnels sur un an.

METHODOLOGIE Le cabinet fournit à l’entreprise une check list d’informations. L’entreprise la remplit et la retourne au cabinet. Le cabinet élabore un budget provisoire qui est présenté au client pour analyse commune et modification éventuelle. Ce dossier est établi à partir des hypothèses communiquées par les dirigeant, notamment celles sur le chiffre d’affaires, la marge brute et le coût des investissements Les hypothèses correspondent aux estimations les plus probables. Les conclusions de notre mission se limiteront à l’établissement d’un compte rendu des travaux ne comportant aucune opinion ou autre forme d’avis sur le dossier. Une plaquette définitive est ensuite remise à l’entreprise. BUDGET Pour cette mission, nos honoraires annuels s’établissent à euros H.T. Ils sont réglés par prélèvements automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés égalitairement sur l’exercice comptable. Les frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et évalués à 10 % des honoraires indiqués ci-dessus. Des frais de déplacement (trajet, hôtel, restaurant) sont facturés s’il y a lieu. Le barème retenu est l’indemnité kilométrique de l’Administration fiscale pour les véhicules . INTERVENANTS ET DELAIS Le responsable de dossier effectue réalise lui même le budget dès la fin de l’exercice précédent ou à la remise du bilan N-1 (au choix de l’entreprise). Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord Date et Signature du client

Synthèse de la démarche d’établissement du budget :

Etablir un budget personnalisé avec rapidité

Entretien è Construction du budget è Alimentation

du budget è Consultation è Plaquettes et diaporamas

ENTRETIEN PREALABLE

Le budget est défini annuellement avec le client à partir d’un entretien mené à l’aide du questionnaire papier, qui est un guide méthodologique servant à recueillir les informations nécessaires.

CONSTRUCTION DU BUDGET

Mise en place de la structure du budget

Temps de traitement court Temps de traitement long

1) Structure du budget N à

partir du dossier N-1

Vous disposez d’un dossier N-

1 dont la structure est

reprise pour N.

2) Structure du budget

automatiséeVous disposez

d’une balance N-1, vous utilisez la

création automatique des postes à partir de

la balance.

3) Structure du budget assistée

Vous disposez d’une balance N-1, vous

utilisez la conception des postes par le glisser/déplacer.

4) Structure du budget manuelle

Vous voulez traiter le budget manuellement sans éléments de N-1.

1) Structure du budget N à partir du dossier N-1 :

Vous pouvez reprendre la structure du budget, soit à partir du réalisé en N-1, soit à partir du budget N-1 avec ou sans les chiffres. - Sélectionnez le dossier qui servira de base à votre nouveau budget sans l’ouvrir.- Créez un nouveau dossier (‘Clic droit/Créer..’ ou bouton ‘Créer’), sélectionnez l’onglet ‘Créer un nouvel

exercice’ dans la fenêtre qui s’affiche.- Choisissez le type de reprise de données (budget avec chiffres ou non, réalisé avec chiffres).

2) Structure du budget automatisée à partir de la balance N-1 :

A partir du menu ‘Mise en place du budget/Construction du budget’ vous sélectionnez le bouton ‘Acquisition de la balance’ dans l’onglet ‘Balance comptable’. Vous importez la balance (générale ou analytique) préalablement exportée à partir de votre outil de production comptable. Puis vous cliquez sur le bouton ‘Création des postes selon les comptes de la balance’ dans l’onglet ‘Création des postes’. Les postes du budget seront ainsi pré-alimentés avec les liens comptables et les montants de N-1. Il vous faut ensuite retravailler ce budget et affiner sa construction.

3) Structure du budget assistée :

A partir du menu ‘Mise en place du budget/Construction du budget’ vous sélectionnez le bouton ‘Acquisition de la balance’ dans l’onglet ‘Balance comptable’. Vous importez la balance (générale ou analytique) préalablement exportée à partir de votre outil de production comptable.

Dans la partie ‘Exploitation’ du questionnaire, vous affichez la balance en cliquant sur l’icône .Puis par un simple glisser/déplacer des comptes de la balance affichée dans la liste des postes, vous créez les postes avec les liens comptables. Vous pouvez ensuite modifier les postes ainsi créés, afin de les adapter à la structure du budget.

4) Création manuelle du budget et de ses postes :Vous créez vos postes à votre convenance et disposez d’une totale liberté pour la conception de la structure du budget.

Dans les cas 1), 2) et 3), il faut ensuite sélectionner la fonction Mise à jour du budget afin de pré alimenter les postes du budget en fonction du N-1.Le budget sera retravaillé au moment de l’alimentation.

Finalisation de la structure Finalisation de la structure du budget en fonction des attentes et du niveau du détail souhaité par le client :

- Regroupement des postes par niveaux- Rattachement des liens comptables- Rattachement des achats et des variations de stocks aux produits correspondants…- Regroupement de charges sur un poste

ALIMENTATION DU BUDGET

Existant N-1 è• Emprunts• Immobilisations• Crédits-bails

Vous saisissez les données antérieures au prévisionnel

Activité è • Négoce• Production

- Prévision de CA en % d’évolution par rapport à N-1- Gestion de la saisonnalité- Délais de règlements- Achats de marchandises ou de matières en taux d’achats consommés

Investissements nécessaires è

Vous saisissez les investissements et vous pouvez consulter l’impact sur le bilan, le compte de résultat et le plan d’amortissement

Financement è

Toutes les formes de financement sont disponibles :• Apport en capital• Apport en compte courant• Subventions• Emprunts• Leasing

Charges de personnel è

Vous établissez le budget de charges de personnel :• Salariés et non salariés (en % d’évolution par rapport à N-1)• Règlement des salaires en fin ou début de mois• Commissions / CA• Primes

Charges externes è

Vous alimentez les charges externes :• Charges fixes (en % d’évolution par rapport à N-1) • Périodicité de facturation et délais de règlements• Charges variables en proportion de tout ou partie des produits

Autres è

Vous complétez les autres éléments du budget :• Gestion automatique des intérêts sur C/C, du taux de placement des disponibilités et du taux de rémunération des découverts• Budget de TVA, IS par tranches…

CONSULTATION

Visualisation en un clic de l’impact du prévisionnel par mois sur :- Le compte de résultat- Le seuil de rentabilité- Le besoin en fonds de roulement

- Le bilan- La trésorerie mensuelle- Les autres tableaux…

PLAQUETTES ET DIAPORAMAS

Plaquettes è Vous disposez de modèles de plaquettes et diaporamas pré-

paramétrés et personnalisables, déclinés par type d’activités, ainsi que des modèles intégrant le comparatif avec le secteur d’activité choisi.

Diaporamas è

2‐ Tableaux de bord

2007 - G30 A - La fiche Produit.doc

LES FICHES PRODUITS

TABLEAU DE BORD DEVELOPPE





Bilan Optimisation de l’organisation Budget -Tableau de bord


Famille Comptabilité Compétence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)

TE : 5 Sait faire un tableau de bord Sait faire un contrôle budgétaire

Cible Marché 2 : toutes

CU : 5 Possède une connaissance approfondie des grandes fonctions de l’entreprise Possède une bonne culture économique

Tarif Sur devis CO : 5 Capable de s’adapter à l’autre Sait gérer des conflits de basse intensité


Compris dans la mission : POUR LA MISE EN PLACE

Détermination des informations de gestion souhaitées par l’entreprise Paramétrages informatique et comptable Mise en place d’une liste d’informations à collecter spécifiques et remis du questionnaire de Gescap Suivi Formation du service comptable de l’entreprise à l’élaboration de cette liste d’informations ainsi que des

procédures comptables à respecter En cas de souhait de contrôle budgétaire, le budget d’exploitation doit être réalisé avant (voir mission G11)

POUR L’ETABLISSEMENT DU TB Les documents doivent parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le tableau de bord soit rendu avant le

30 (délai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la réception des informations). Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs.

Etablissement des documents suivants : 1) Au niveau de l’exploitation :

- Suivi de l’activité commerciale - Progression par rapport à l’exercice précédent - La marge commerciale - Le résultat d’exploitation

2) Au niveau du contrôle budgétaire : - Les retards et dépassements d’objectifs - Les gains et dépassements d’enveloppes de charges.

Cette prestation fera l’objet systématiquement, d’un entretien avec le chef d’entreprise et d’une analyse spécifique de notre part.

Non compris dans la mission : L’intervention du cabinet dans l’évaluation du chiffre d’affaires et de la marge brute Les modifications substantielles sur le dossier

Intérêts pour le cabinet Etre plus proche du client tout au long de l’année Outil de différenciation Valorise l’image du cabinet Nouvelle démarche (apprentissage pour tous) Communication renforcée entre le cabinet et son client Potentiel récurrent de chiffre d’affaires

Utilité pour le client Suivre régulièrement les principaux chiffres avec un outil :

Simple clair Bien présenté Facilement lisible

Avoir une information régulière

Les Outils

De Production :

Nom du fichier ou de l’outil Logiciel GESCAP SUIVI G30 P- Mettre en place un tableau de bord .pdf (extrait de Gescap Suivi) G30 P- Questionnaire de préparation mensuelle.pdf G30 P- Liens comptables.pdf G30 P- Contrôle mensuel.pdf G30 P- Contrôle dossier permanent.pdf G30 P - Dossier d'aide à la révision.pdf

Commercial

Nom du fichier ou de l’outil G30 C-Le mailing.doc G30 C-Le mailing refus TB.doc G30 C- Exemple de Présentation de la mission.ppt G30 C- Accroche TB.ppt G30 C - La lettre de mission de mise en place.doc G30 C - La lettre de mission annuelle.doc

MISSION DE MISE EN PLACE D‘UN TABLEAU DE BORD CONTENU DE LA MISSION Détermination des informations de gestion souhaitées par l’entreprise Paramétrages informatique et comptable mise en place d’une check liste d’informations spécifiques Formation du service comptable de l’entreprise à l’élaboration de cette check liste ainsi que des procédures comptables à respecter METHODOLOGIE Pour la réalisation de cette mission, l’entreprise est à jour trimestriellement dans l’élaboration et le contrôle de sa comptabilité. Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validité des informations transmises. Le cabinet récupère la disquette comptable du trimestre concerné et met à jour son dossier en fonction de la check list. Il effectue un contrôle indiciaire puis édite les états désirés par l’entreprise. Cette mission suppose l’établissement préalable d’un budget prévisionnel, et doit être avalisée par l’établissement d’une situation semestrielle au minimum. BUDGET Pour cette mission, nos honoraires ponctuels s’établissent à euros HT. Ils sont réglés par prélèvements automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés égalitairement sur l’exercice comptable. Les frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et évalués à 10 % des honoraires indiqués ci-dessus.

Des frais de déplacement (trajet, hôtel, restaurant) sont facturés s’il y a lieu. Le barème retenu est l’indemnité kilométrique de l’administration fiscale pour les véhicules . INTERVENANTS ET DELAIS Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs.

Bon pour accord Signature du client

- ETABLISSEMENT D’UN TABLEAU DE BORD CONTENU DE LA MISSION Etablissement des documents suivants : 1) Au niveau de l’exploitation : - Suivi de l’activité commerciale - Progression par rapport à l’exercice précédent - La marge commerciale - Le résultat d’exploitation 2) Au niveau du contrôle budgétaire : - Les retards et dépassements d’objectifs - Les gains et dépassements d’enveloppes de charges. METHODOLOGIE Pour la réalisation de cette mission, l’entreprise est à jour dans l’élaboration et le contrôle de sa comptabilité. Elle remplit et nous remet une check list confirmant la validité des informations transmises. Le cabinet récupère la disquette comptable de la période concerné et met à jour son dossier en fonction de la check list. Il effectue un contrôle indiciaire puis édite les états désirés par l’entreprise. Cette mission suppose l’établissement préalable d’un budget prévisionnel, et doit être avalisée par l’établissement d’une situation semestrielle au minimum. BUDGET : Pour cette mission, nos honoraires s’établissent à euros HT par tableau de bord.

(soit 10 tableaux de bord x € HT ).

Ils sont réglés par prélèvements automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés

égalitairement sur l’exercice comptable. Les frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et

évalués à 10 % des honoraires indiqués ci-dessus. Des frais de déplacement (trajet, hôtel, restaurant) sont

facturés s’il y a lieu. Le barème retenu est l’indemnité kilométrique de l’Administration fiscale pour les

véhicules . INTERVENANTS ET DELAIS : Cette prestation fera l’objet systématiquement, d’un entretien avec le chef d’entreprise et d’une analyse spécifique de notre part. Les documents doivent nous parvenir avant le 20 du mois suivant afin que le tableau de bord soit rendu avant le 30 (délai de travail pour le cabinet : 5 jours suivant la réception des informations). Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs.


Synthèse de la démarche d’établissement du suivi budgétaire :

Etablir efficacement un tableau de bord sur mesure

Entretien èConstruction du tableau

de bordè Approvisionnement

du réalisé è Consultation èPlaquettes

et diaporamas

REUNION PERIODIQUE

L’entretien initial en début d’exercice avec le client permet de définir la périodicité du tableau de bord, ainsi que les indicateurs qui seront utilisés. Périodiquement, un point avec le client est nécessaire pour préparer le tableau de bord et le lui transmettre.

CONSTRUCTION DU TABLEAU DE BORD (mise en place de la structure)

Amortissements des immobilisations è Import à partir de la balance ou reprise des amortissements du

budget.

Existant N-1 è

Vous ajustez les données de l’exercice antérieur en fonction du réalisé :• Emprunts.• crédits-bails.• Négoce.

Renseignements financiers è • Taux de TVA moyen.

• Dividendes distribués… Personnalisation du tableau de bord è Vous regroupez si besoin les postes en fonction du niveau de

détail souhaité. Préparation des abonnements è

Vous sélectionnez les charges et produits qui peuvent être abonnés :• Charges récurrentes telles que : locations, assurances…

Paramétrage du tableau de bord : source è

Pour les charges et les produits, vous paramétrez la source qui alimentera le tableau de bord :• Compta saisie.• Abonné.• Abonné budget.• Compta importée. Quand la source d’un poste n’est pas ‘compta importée’, le montant saisi ou abonné vient se substituer aux montants importés à partir de la balance, lors de l’alimentation du tableau de bord.

Typage des charges sensibles è Vous sélectionnez les charges dites sensibles, qui appellent une

surveillance particulière telles que : carburant, publicité… Travail sur la structure du tableau de bord è En fonction des attentes du client et du détail souhaité.

APPROVISIONNEMENT DU REALISE

Importation à partir de la balance du réalisé è Comptes de gestion (classe 6 et 7).

Visualisation et contrôle de la balance importée è

• Vert : poste rattaché au suivi.• Rouge : poste non rattaché au suivi ou rattaché plusieurs fois.• Bleu : poste abonné.

Mise à jour des postes du réalisé è • Entraîne l’alimentation des postes du tableau de bord dont la

source est compta importée à partir de la balance du réalisé.

Compléter et travailler les postes du suivi è

• Regrouper les postes et compléter la saisie extra comptable en utilisant la navigation rapide : un filtre permet de sélectionner une source choisie (exemple : accéder directement aux postes typés ‘compta saisie’). Pour activer ce filtre, cliquez sur le bouton :

,

et utilisez pour passer au poste suivant. Ajustement des montants comptabilisés è

Prise en compte des éléments du cut-off et des éléments non comptabilisés, en cliquant sur le bouton ‘…’ à droite du montant réalisé.

Saisie des valeurs financières è

Vous complétez l’import de la balance des comptes de gestion par la saisie du montant des disponibilités, des créances clients…, afin de disposer des données financières dans votre tableau de bord.

Alimentation des indicateurs de gestion et des UO

è

Des indicateurs de gestion sont disponibles par défaut tels que Valeur du carnet de commande…Vous pouvez personnaliser le tableau de bord en créant vos propres indicateurs pour un suivi budgétaire.

CONSULTATION

Visualisation en un clic de l’impact du réalisé sur :- Le contrôle budgétaire- Le budgété ajusté du réalisé (projection)- L’analyse des charges sensibles- Le palmarès

- Le contrôle des objectifs- Le contrôle des charges- Le contrôle des abonnements

PLAQUETTES ET DIAPORAMAS

Plaquettes è Des modèles de plaquettes et de diaporamas sont pré-

paramétrés.Vous pouvez les personnaliser ou concevoir vos propres modèles.

Diaporamas è

3‐ Tableaux de bord flash

2007 - G33 A- La fiche produit.doc

LES FICHES PRODUITS

TABLEAU DE BORD FLASH





Bilan Optimisation de l’organisation Tableau de bord


Famille Gestion Compétence (TEchnique, CUlturelle, Comportementale)

TE : 4 Pour la saisie : aucune Pour l’analyse : niveau collaborateur confirmé

Cible

Dans l’attente d’un logiciel de segmentation, on retiendra la cible suivante : Les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à (limites du réel simplifié) : 750 000 € pour les activités de vente 200 000 € pour les prestataires de

services

CU : 3 Bonne connaissance du secteur d’activité du client Bonne connaissance de l’environnement économique local

Tarif Sur devis CO : 3 Capacité à prendre du recul Rigueur et respect des délais


Compris dans la mission : La fourniture des supports de collecte des informations Le traitement des informations reçues La fourniture du Flash. Celui ci peut être proposé :

Avec des informations plus ou moins détaillées plaquettes degré 1,2 sans budget ni charges sensibles plaquettes degré 3 avec charges sensibles mais sans budget plaquettes degré 4 avec budget et charges sensibles toutes ces plaquettes peuvent être mensuelles ou trimestrielles et sont adaptées à à l’activité du client : négoce, production ou mixte.

Avec une présentation selon l’activité du client (modèle épicier ou autre modèle Cabex) Le commentaire du Flash

Non compris dans la mission : Retraitement du document si les informations données sont erronées « Recadrage » du budget en cours d’année sauf si une situation est effectuée D’autre part :

La responsabilité du cabinet n’est pas engagée en cas d’écarts importants dus à une évolution non signalée des postes budgétés ou d’une erreur de transmission des informations par le client.

Les délais d’envois ne peuvent être respectés en cas de retard dans la collecte des informations.

Conditions d’intervention L’entreprise envoie la check list d’informations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs. Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reçues (sans retraitement, ni rapprochement avec la comptabilité ou le bilan) et fait parvenir les documents décrits ci-dessus avant le 25 du mois suivant.

Intérêts pour le cabinet Etre plus proche du client tout au long de l’année Outil de différenciation Valorise l’image du cabinet Nouvelle démarche (apprentissage pour tous) Communication renforcée entre le cabinet et son client Potentiel récurrent de chiffre d’affaires

Utilité pour le client Suivre régulièrement les principaux chiffres avec un outil :



ETABLISSEMENT DE TABLEAUX DE BORD FLASH CONTENU DE LA MISSION Etablissement des documents (au choix) faisant apparaître : - Le résultat mensuel, - Le résultat cumulé, - La présentation graphique du poids des informations utiles, - Les principaux postes de contrôles budgétaires : . retard et dépassement d’objectifs (chiffre d’affaires) . gains et dépassement d’enveloppes des principaux postes de charges METHODOLOGIE L’établissement de ces documents se fait par l’envoi au cabinet d’une liste d’informations. Au préalable sur vos indications nous définissons un budget synthétique : - les recettes prévisionnelles, - les charges fixes que vous désirez abonner, - les charges sensibles (variables) que vous désirez suivre. Le résultat mensuel est établi à partir de données prévisionnelles basées : - sur l’exercice précèdent, - vos prévisions d’activités. Il ne peut avoir donc la même fiabilité que le résultat annuel déterminé au bilan. Il sert d’indicateur provisoire à usage interne à l’entreprise. Il ne devra donc pas être communiqué à des tiers (fournisseurs, banquiers, ...) BUDGET Pour cette mission, nos honoraires s’établissent à «MISSION_HONORAIRES» euros HT par tableau de bord. (soit tableaux de bord x montant = HT annuels). Ils sont réglés par prélèvements automatiques débutant à la signature du contrat. Ils sont étalés égalitairement sur l’exercice comptable. Les frais, débours et taxes seront mentionnés distinctement et évalués en plus des honoraires indiqués ci dessus. INTERVENANTS ET DELAIS L’entreprise envoie la check list d’informations au plus tard le 15 du mois suivant au cabinet. Le responsable de dossier effectue les travaux dès que l’entreprise lui a fait parvenir l’ensemble des informations et des justificatifs. Le collaborateur responsable de dossier saisit les informations reçues (sans retraitement, ni rapprochement avec la comptabilité ou le bilan) et fait parvenir les documents décrits ci-dessus avant le 25 du mois suivant.


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LE TABLEAU DE

BORD FLASH

Référentiel mission

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SOMMAIRE

PRESENTATION DE LA MISSION......................................................................................................... 3

1) FAMILLE ................................................................................................................................................. 3 2) CIBLE...................................................................................................................................................... 3 3) CARACTERISTIQUES DE LA MISSION ........................................................................................................ 4 4) TECUCO ............................................................................................................................................... 4 5) INTERETS POUR LE CABINET.................................................................................................................... 4

ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION............................................................................... 5

1) PRIX OU FOURCHETTE DE PRIX ................................................................................................................ 5 2) AVANTAGES POUR LE CLIENT ................................................................................................................. 5 3) BENEFICES POUR LE CLIENT .................................................................................................................... 6 4) PROCESSUS MARKETING ET COMMERCIAL .............................................................................................. 7

PRODUCTION DE LA MISSION........................................................................................................... 10

1) OUTILS DE PRODUCTION ....................................................................................................................... 10 2) SUPPORTS A TRANSMETTRE .................................................................................................................. 10 3) APPROVISIONNEMENT........................................................................................................................... 10 4) TRAITEMENT......................................................................................................................................... 11 5) CONTROLE QUALITE............................................................................................................................. 13 6) RESTITUTION ........................................................................................................................................ 13 7) TEMPS DE PRODUCTION ........................................................................................................................ 13 8) AMELIORATION DE LA PRESTATION ...................................................................................................... 13

Page 3 / 13

PRESENTATION DE LA MISSION

1) Famille

Compta Gestion Juridique Fiscal Social Audit Conseil

2) Cible

Activité 1 Activité 2 Homme 1 Homme 2 Activité et

dirigeant

1 2 3 4 5 6 7

Phases Lorsque le client est en phase 3, une plaquette degré 4 pourra être utilisée. Pour les clients en phase 1 ou 2, une plaquette de degré 1 à 3 devra être utilisée. L’objectif de cette diversité de plaquettes est de pouvoir fournir des informations utiles à un maximum de clients.

Autres critères

Dans l’attente d’un logiciel de segmentation, on retiendra la cible suivante : Les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à (limites du réel simplifié) : 750 000 € pour les activités de vente 200 000 € pour les prestataires de services

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3) Caractéristiques de la mission

Compris dans la mission : La fourniture des supports de collecte des informations Le traitement des informations reçues La fourniture du Flash. Celui ci peut être proposé :

Avec des informations plus ou moins détaillées plaquettes degré 1,2 sans budget ni charges sensibles plaquettes degré 3 avec charges sensibles mais sans budget

plaquettes degré 4 avec budget et charges sensibles toutes ces plaquettes peuvent être mensuelles ou trimestrielles et sont adaptées à à l’activité du client : négoce, production ou mixte. Avec une présentation selon l’activité du client (modèle épicier ou autre modèle Cabex)

Le commentaire du Flash

Non compris dans la mission :

Retraitement du document si les informations données sont erronées « Recadrage » du budget en cours d’année sauf si une situation est effectuée D’autre part :

La responsabilité du cabinet n’est pas engagée en cas d’écarts importants dus à une évolution non signalée des postes budgétés ou d’une erreur de transmission des informations par le client.

Les délais d’envois ne peuvent être respectés en cas de retard dans la collecte des informations.

4) TECUCO

Compétences techniques

Niveau 4 : Pour la saisie : aucune Pour l’analyse : niveau collaborateur confirmé

Compétences culturelles

Niveau 4 : Bonne connaissance du secteur d’activité du client Bonne connaissance de l’environnement économique local

Compétences comportementales

Niveau 4 : Capacité à prendre du recul Rigueur et respect des délais

5) Intérêts pour le cabinet Etre plus proche du client tout au long de l’année Outil de différenciation Valorise l’image du cabinet Nouvelle démarche (apprentissage pour tous) Communication renforcée entre le cabinet et son client Potentiel récurrent de chiffre d’affaires

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ARGUMENTAIRES DE VENTE DE LA MISSION

1) Prix ou fourchette de prix De ½ heure (soit environ 30 €) par mois pour le flash mensuel non commenté à 4 heures par

trimestre (soit 240 €) par trimestre pour le flash trimestriel commenté. Il s’agit là de prix maximums conseillés. Le partenaire Cabex est libre de fixer les prix à sa seule

convenance en fonction de chaque situation particulière.

2) Avantages pour le client Par rapport à la situation actuelle : Suivre régulièrement les principaux chiffres avec un outil :



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3) Bénéfices pour le client Bénéfices argent : Si trésorerie excédentaire placement

Si excédent de 7 500 €, placé à 3%, 225 € de gain Si frais financiers éviter découvert

Si déficit de 7 500 €, découvert 12%, 900 € d’économie Si dérapage d’un poste de charge intervenir sur le poste

Exemple : si budget frais de 4 500 €, et que le tableau de bord indique que l’on se dirige vers 6 000 €, il va pouvoir limiter à 5 200 € et économiser 800 € de frais

800 € de frais financés par 800 € de marge, pour un taux de marge de 50%, 1 600€ de CA Si surprise par rapport au niveau de bénéfice anticiper un investissement

Si 7 500 €, amorti sur 5 ans et investissement en juillet, amortissement en dégressif = 1 500 € soit une économie de 500 € en IS

Si variation du CA augmentation des charges et possible baisse de la marge et/ou de la trésorerie

Un point de marge qui s’en va c’est 4 500 € le tableau de bord peut permettre de prendre des dispositions Augmenter le prix unitaire, si PU=45 €, et quantité de 10 000, 0,20 € d’augmentation = 2 000 € Augmenter les quantités vendues, si 100 de plus = 4 500 € Jouer sur les achats : 3% sur son principal fournisseur qui pèse 45 000 € = 1 350 €

Eviter un dépôt de bilan Réguler les prélèvements personnels et éviter de se trouver en découvert à la fin de l’année en

raison de prélèvements excessifs Si dû client important baisser les impayés

Ex : si dû total de 50 000 €, réduire d’un mois Gain de 50 000 x 3% x 1/12 = 125 € si trésorerie excédentaire Economie de 50 000 x 12% x 1/12 = 500 €

Autorisation découvert régulièrement dépassée : Ex : Si écart de 15 000 €, taux d’usure 15%, taux de découvert autorisée 12%,

économie 15 000 x 3% = 450 € Créateurs

Voir dérapages de charges ou de CA et réagir Si dérapage de 5 000 €, correction de 500 €

Eviter un arrêt d’activité dès les premières années Refus d’un financement par le banquier le tableau permettra d’obtenir le crédit, peut être à un

meilleur taux. Bénéfices temps : Le client fait lui même le tableau de bord

Combien de temps passe t’il à le faire ? Pour quel degré de satisfaction (s’il le pouvait quel point souhaiterait il améliorer) ?

Gagner du temps dans les discussions avec le banquier Pose régulièrement des questions ou ses associés ou actionnaires

Temps passer par le client à s’interroger ou à répondre aux questions de ses associés Se rassurer ==> temps gagné

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4) Processus marketing et commercial

Plan marketing (méthodes de commercialisation)

Méthode 1 Méthode 2 Méthode 3

Mailing

Avec relance téléphone J+10

Cf. Annexe

RDV bilan

Cette méthode permet d’établir immédiatement le budget avec le

client en s’appuyant sur les comptes annuels

Fiche de présentation

Cf. Annexe

La démarche commerciale

Etapes de préparation Temps passé pour vendre De 1 à 2 heures suivant le client et la discussion sur les clignotants

Préparation du mailing Cf. mailing de référence en annexe Réunion collaborateurs A organiser

Ciblage des clients Cf. segmentation et critères de ciblage

Formation collaborateurs Formation technique au produit Formation commerciale (préparation d’une vente)

Opportunités de vente, clignotants et éléments déclenchant la mission

Le client est surpris du résultat bénéficiaire Le client est surpris d’une perte Trésorerie déficitaire Trésorerie non utilisée Charges financiers importantes Dérapage important d’un poste de charge Dû client qui augmente Diminution ou augmentation significative du CA Diminution ou augmentation significative de la marge Client relativement organisé Il pose régulièrement des questions sur ses charges, son CA, sa marge, … Client qui a du mal à payer Solde bancaire qui se dégrade Autorisation de découvert dépassée régulièrement Refus récent d’un financement par le banquier Client hésitant régulièrement à investir ou à embaucher Créateurs Période de restriction Volonté de céder Frais généraux plus élevé que la moyenne Dépôts de bilan fréquents dans l’activité Transmission prochaine à un tiers Le client a déjà son tableau de bord Associés ou actionnaires posant régulièrement des questions

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Plan d’entretien de vente de la mission 1. Préparation 2. Entrée en

matière 3. Découverte 4. Proposition 5. Conclusion

Les étapes « Entrée en matière » et « Conclusion » suivent toujours le même plan.

3. Etape de découverte Questions de situation

Comment tenez vous la comptabilité ? Quels sont les postes de charges sensibles ? Quels sont ceux qui sont modulables ou maîtrisables ? Quelles sont vos relations avec le banquier ? Comment gérez vous la trésorerie, que faites vous de l’excédent, que faites vous pour diminuer le découvert, quel est

le taux de découvert ? Comment suivez vous l’évolution du CA, des principales charges, de la marge, des heures facturées ? Comment déterminez vous ce que vous pouvez prélever. Comment contrôler vous : marge, CA, charges, etc. ? Qui s’occupe de la gestion et de la relance ? Quelles relations avez vous avec vos associés, quel type de question

posent ils, quel support avez vous pour leur répondre, combien de temps cela vous prend t’il ? Questions de motivation

Pourquoi avez vous des frais financiers et surtout qu’elle est la cause profonde (qu’est ce qui les provoque) ? Pour quelles raisons souhaitez vous un état des comptes ? Qu’est ce qui fait que vous demandez souvent des chiffres ?

Comment expliquez vous la variation du CA, de la marge, des charges ? Si vous aviez connu plus tôt le résultat, qu’est ce que vous auriez fait ? Qu’est ce qui fait que les banquiers vous refusent un taux ou un crédit ? Pourquoi hésitez vous à placer, à embaucher, à investir ? Comment décidez vous de payer un fournisseur plutôt qu’un autre à une date donnée ? Si vous achetiez une entreprise, qu’est ce que vous demanderiez au vendeur comme informations ? Vous avez déjà un tableau de bord, qu’est ce que vous en retirez ? Qu’est ce qui fait que vous m’interrogez souvent ? Qu’est ce qui fait que vos confrères ont déposé le bilan ?

Questions de satisfaction Quel avantage trouveriez vous à connaître vos chiffres plus tôt ? Vous avez un tableau de bord, qu’est ce qui est bien, qu’est ce qui est à améliorer ?

Questions de projection

Combien voulez vous prélever par mois ? Quelles sont vos prévisions de CA, de marge, de charges ? Quelle influence votre nouvelle activité va avoir sur vos résultats, sur votre trésorerie ? Quelles évolutions, quelles perspectives d’embauche ? Si vous deviez avoir des chiffres clés, quelle serait la périodicité idéale ? Qu’est qui risque d’arriver si vos charges augmentent plus que prévu ?

Questions d’implication

Qu’est ce qu’on peut faire pour vous ? Comment pourrions nous vous aider ?

Sans oublier votre dernière question : Y’a t’il quelque chose que vous souhaitez préciser, un point sur lequel je ne vous aurai pas interrogé, un point que vous souhaiteriez développer.

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4. Etapes de proposition : présentation de la mission

Caractéristiques Avantages Bénéfices

(Pour mémoire , reprendre les différentes parties concernées)

Documents à remettre et/ou à présenter lors de la

proposition

Exemples de tableau de bord Flash Sortir avant le rendez vous quelques pages exemples.

Etape de proposition : réponse aux objections

1. Accepter 2. Qualifier 3. Reformuler 4. Isoler 5. Pré vendre 6. Répondre

Seule la phase « Répondre » sera développée ici dans la mesure où les 5 premières étapes suivent systématiquement le même canevas.

Ca va m’avancer à quoi de connaître chaque mois l’état de mon activité ? Ca ne va pas faire venir plus de clients.

Mettre en avant les clignotants relevés et chiffrés, l’état de l’activité dans le secteur, les dérapages s’il y en a eu et donc les risques.

« Vous parler de faire venir plus de clients, votre objectif est d’avoir plus de clients ? » Si tel est le cas : « Un plan de développement ça se prépare. Aucun développement réussi n’est possible si un suivi régulier n’est pas en place ». Si son objectif n’est pas de faire plus de clients, attention au non renouvellement de clientèle et donc à la pérennité de l’entreprise. Revenir sur les clignotants.

Tous les ans, je perds un peu de chiffre d’affaires ? Je le sais, c’est pas nouveau, mais j’arriverais bien à la retraite.

Que devient l’entreprise lorsque le client prend sa retraite ? S’il souhaite trouver un repreneur, il doit réagir pour redresser la barre. Une affaire en perte de vitesse sera bradée ou mourra de sa belle mort. Aucune transmission réussie possible pour une entreprise non dynamique. Trouver des exemples dans son secteur d’activité ou d’autres.

Une entreprise en perte de vitesse peut très bien se retrouver en dépôt de bilan et ce bien avant sa retraite (clignotants constatés).

C’est trop cher, avec tout ce que vous me prenez déjà.

Faire le comparatif entre le coût à l’année de cette mission et le chiffrage du bénéfice pour le client. Lui montrer qu’il gagne de l’argent globalement avec cette mission.

Si le client a déjà un prélèvement forfaitaire élevé (ancien client) un peu fourre tout lui expliquer que le tableau de bord oblige à une bonne organisation comptable, ce qui va permettre de gagner ensuite du temps sur le traitement comptable, et donc de revoir les honoraires comptables après un an de fonctionnement. Ne pas lui proposer le tableau de bord dans le forfait qu’il a déjà, c’est très mauvais commercialement et pour la suite de nos relations. Chaque prestation a un prix distinct. De plus, cela donne l’image que, pendant des années on lui a facturé des sommes non justifiées puisqu’il n’y avait que la comptabilité de faite (car le client n’a aucun souvenir du conseil non formalisé).

Moi je sais déjà combien je gagne tous les mois, j’ai déjà mon suivi.

Lui demander qu’il nous montre ce qu’il tient pour faire son suivi. Soit c’est concret (une feuille de brouillon) soit c’est dans sa tête. Lui montrer ensuite les clignotants chiffrés de son activité et lui expliquer que son suivi ne lui permet pas de contrôler certains éléments et que cela lui coûte cher. Lui montrer à l’aide des documents modèles Flash et le chiffrage du bénéfice que notre suivi est économique, fiable et facilement lisible. Lui vendre le bénéfice temps (le temps qu’il passe à remplir son tableau de bord pourra être mieux utilisé ailleurs).

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PRODUCTION DE LA MISSION

1) Outils de production Gescap Suivi Flash

Classeur avec 4 intercalaires (Flash trimestriel) ou 12 intercalaires (Flash mensuel) pour que le

client puisse ranger ses Flash (si le cabinet décide de le fournir compte tenu du coût de la mission).

2) Supports à transmettre En début de mission Classeur avec 4 ou 12 intercalaires (éventuellement)

Fiches de collecte d’informations

Chaque mois ou chaque trimestre

Le dossier du Flash déterminé avec le client : Avec des informations plus ou moins détaillées

plaquettes degré 1,2 sans budget ni charges sensibles plaquettes degré 3 avec charges sensibles mais sans budget

Plaquettes degré 4 avec budget et charges sensibles toutes ces plaquettes peuvent être mensuelles ou trimestrielles et sont adaptées à à l’activité du client : négoce, production ou mixte. Avec une présentation selon l’activité du client (modèle épicier ou autre modèle Cabex)

3) Approvisionnement Pour la mise en place : La balance N-1 Les charges fixes (loyer, maintenance, assurances, honoraires …) Les tableaux d’emprunts Les crédits baux Les amortissements N-1 Les objectifs du CA (CA et rémunération souhaitée) Les taux de marge ou d’utilisation de matières premières

Remarque : le budget peut facilement être établi avec le client lors du commentaire des comptes annuels. Cette méthode permet non seulement d’avoir toutes les informations disponibles mais aussi que le client s’approprie les objectifs. Chaque mois ou chaque trimestre : La fiche de collecte des informations

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4) Traitement Le premier mois :

On établit le budget (avec le client lors du commentaire des comptes annuels si possible) :

Chiffre d’affaires prévu réparti par mois selon la saisonnalité Budget des charges

Les charges sensibles sont choisies Les autres charges budgétées sont envoyées dans le réalise Le classeur est remis au client (éventuellement)

C’est lors de la création du dossier dans Suivi Flash qu’il faudra choisir le modèle. Cabex fournit son propre modèle à l’intérieur duquel sont proposées plusieurs plaquettes. Selon la plaquette, les informations seront plus ou moins détaillées : degré 1 à 4 . Ces plaquettes se distinguent aussi par l’activité du client : négoce, production ou les 2. Enfin, elles peuvent être mensuelles ou trimestrielles. Vous pouvez avoir 2 modifications principales à apporter aux plaquettes proposées par Cabex. Modifier le nom de votre cabinet sur la page de garde (pour les plaquettes degré 1)

Lorsque vous êtes sur la liste des dossiers, vérifiez que vous êtes bien en profil « Concepteur ». Puis ouvrez le dossier concerné. Cliquez ensuite sur le bouton « Commentaires » en bas du navigateur ou bien appuyez sur la touche [F4].

Choisissez le commentaire « Page de garde degré 1 » et modifiez le nom du cabinet dans le traitement de texte.

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Le premier mois (suite) :

Modifier ou supprimer le logo du cabinet Tout comme dans le premier point, vérifiez que vous êtes bien en profil « Concepteur » avant d’ouvrir votre dossier. Allez dans « Impression » et choisissez la plaquette qui vous intéresse dans le navigateur.

Placez vous sur l’onglet « Paramétrage » et sélectionnez dans la liste « Logo cabinet ». Double cliquez dessus pour aller sélectionner le logo de votre cabinet.

Vous pouvez modifier la taille, la position du logo, … Si vous désirez le supprimer, contentez vous, après l’avoir sélectionné, de cliquer sur la croix dans la barre de boutons du haut ou d’appuyer sur la touche [Suppr].

Les modifications décrites ci dessus permettent de modifier le dossier d’un client. Il

est possible de faire ces mêmes modifications dans le modèle Cabex. Dans ce cas, tous les dossiers clients créés par la suite et basés sur ce modèle comprendront les modifications. Soyez donc très prudent en le réalisant et faites, au préalable, une sauvegarde du modèle original.

Les mois suivants :

J+1 à

J+8

Secrétaire : Reçoit les fiches de collecte des informations

J+8 à

J+10

Secrétaire : Les regroupe, les contrôle Appelle le client si des informations manquent

J+10

Secrétaire : Remet à chaque collaborateur la chemise de ses clients

J+10 à

J+12

Collaborateur : Classe les photocopies des nouveaux contrats Saisit les Flash en une seule fois Imprime les documents Les envoie agrafés, perforés pour faciliter le classement et portant la mention

« Confidentiel ».

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5) Contrôle Qualité

Le collaborateur Vérifie que les sommes saisies correspondent à l’information fournie par le

client Fait ses remarques sur les chiffres

Le contrôleur Appose son visa sur le produit fini avant envoi

6) Restitution Pour le Flash trimestriel, prévoir systématiquement un entretien téléphonique avec le client.

Pour le Flash mensuel, prévoir cet entretien téléphonique uniquement si les chiffres le

nécessitent

7) Temps de production Budget :

De 2 à 4 heures par an Flash mensuel :

De 15 minutes (degré 1) à 1heure (degré 4) par dossier par mois Flash trimestriel :

15 minutes par trimestre pour le commentaire téléphonique

8) Amélioration de la prestation Chaque année, le cabinet se réunit pour analyser : L’amélioration de la méthode de réalisation

Pointage des éléments exceptionnels non signalés La qualité de la présentation Les besoins exprimés par le client :

Analyse des charges sensibles Compréhension des tableaux