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CARLABELLA ABSENCES & NOTES DE FRAIS 1 Introduction Afin de faciliter la gestion des absences et notes de frais, un portail est mis à votre disposition. Il est accessible depuis n’importe

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  • CARLABELLA

    ABSENCES & NOTES DE FRAIS -

    SALARIÉS

    Dernière mise à jour : le 23/10/2019

    Cette notice explique le fonctionnement de Carlabella, pour la saisie des absences et notes de

    frais des salariés

  • SOMMAIRE

    Introduction ............................................................................................................................................... Page 1

    Première utilisation .................................................................................................................................... Page 1

    ____ La connexion ................................................................................................................................... Page 1

    ____ Changement du mot de passe ........................................................................................................ Page 2

    Comment utiliser Carlabella ...................................................................................................................... Page 2

    ____ Les boutons .................................................................................................................................... Page 2

    ____ Le menu .......................................................................................................................................... Page 3

    _________ Mes données ........................................................................................................................ Page 3

    ______________ Ma fiche ...................................................................................................................... Page 3

    ______________ Mon mot de passe ...................................................................................................... Page 3

    ______________ Mes véhicules ............................................................................................................. Page 3

    _________ Absences .............................................................................................................................. Page 4

    ______________ Saisie .......................................................................................................................... Page 4

    ______________ Compteurs Absences ................................................................................................. Page 4

    ______________ Créer une demande ................................................................................................... Page 5

    ______________ Annuler une demande ................................................................................................ Page 6

    ______________ Suivi ............................................................................................................................ Page 7

    _________ Notes de frais........................................................................................................................ Page 8

    ______________ Saisie .......................................................................................................................... Page 8

    ______________ Créer une ligne de frais .............................................................................................. Page 8

    ______________ Suivi .......................................................................................................................... Page 11

  • 1

    Introduction Afin de faciliter la gestion des absences et notes de frais, un portail est mis à votre disposition. Il est accessible depuis n’importe quel navigateur internet à l’adresse suivante :

    https://fimca.carlabella.com Sur cet espace, vous pourrez faire diverses demandes, telles que :

    ❖ Demande d’absence de congé payé ;

    ❖ Demande d’absence de RTT ;

    ❖ Demande d’absence sans solde ;

    ❖ Demande de remboursement de note de frais ;

    Première utilisation Pour vous connecter à la plateforme, il est nécessaire de saisir les informations demandées, à savoir le domaine, le nom d’utilisateur et le mot de passe.

    ➢ La connexion :

    Saisir le domaine, qui sera toujours FIMCA (en

    majuscules ou minuscules)

    Saisir votre nom d’utilisateur (en majuscules

    ou minuscules)

    Saisir votre mot de passe

    Vous pouvez changer la langue ici

  • 2

    Par défaut, ces informations sont les suivantes :

    Domaine : FIMCA Utilisateur : Première lettre du prénom + le nom (en cas de nom composé, nous mettons soit les deux parties accolées, soit uniquement le premier, en fonction de la longueur) Mot de Passe : Numéro de Sécurité Sociale sans la clé (ce mot de passe est provisoire et devra être changé à la première connexion)

    ➢ Changement du mot de passe : Lors de votre première visite, il vous sera demandé de modifier votre mot de passe. Cette opération est obligatoire pour pouvoir naviguer sur Carlabella. Il suffit de suivre les indications affichées à l’écran.

    Une fois le mot de passe modifié, une confirmation apparaît sur l’écran, et vous pouvez utiliser Carlabella pour effectuer vos demandes.

    Comment utiliser Carlabella

    ➢ Les boutons : En haut de la page, vous trouverez plusieurs boutons avec diverses fonctionnalités.

  • 3

    Permet de télécharger cette notice d’utilisation. Permet de sauvegarder des pages et d’y accéder rapidement. Lorsque vous êtes sur une page que vous utilisez souvent (par exemple la saisie de congés), cliquez sur cette icône puis sur l’icône + afin de l’enregistrer. Ensuite, depuis n’importe quelle page, cliquez à nouveau sur l’icône puis sur le lien enregistré pour y accéder directement. Permet d’accéder à mes-acces.fr regroupant les adresses web des différents logiciels ainsi que les notices d’utilisations. Permet d’accéder à votre planning, et potentiellement à celui de votre service, en fonction du paramétrage.

    ➢ Le menu :

    Sur la gauche de votre écran, vous trouverez le menu de navigation. Si vous ne voyez pas le menu, il est possible qu’il

    soit masqué (cette action est possible en cliquant sur . Pour l’afficher à nouveau, cliquez sur l’icône dans le bandeau en haut à gauche (elle apparait uniquement lorsque le menu n’est pas affiché).

    Vous pouvez à tout moment revenir sur le premier niveau du menu de navigation en cliquant sur .

    o Mes données :

    ▪ Ma fiche : ici, vous pourrez accéder aux informations vous concernant qui ont été renseignées dans Carlabella. Seules les informations indispensables au bon fonctionnement de la plateforme ont été renseignées.

    ▪ Mon mot de passe : Vous pourrez ici modifier votre mot de passe. ▪ Mes véhicules : S’il vous arrive d’avoir des notes de frais d’indemnités kilométriques, il est indispensable de

    renseigner ici votre véhicule au préalable avant de pouvoir faire votre note. Sur le formulaire à remplir, les lettres entre parenthèses comme par exemple « Code (A.) » correspondent à l’emplacement de l’information sur la carte grise.

  • 4

    o Absences :

    ▪ Saisie : Permet d’effectuer la saisie ou l’annulation de vos congés, mais également de voir vos compteurs. L’écran se décompose ainsi :

    • Compteurs Absences :

    Vous pouvez accéder à vos compteurs en cliquant sur le bouton « Compteurs Absences ».

    En cliquant sur ce bouton vous arrivez à un écran regroupant vos compteurs de CP et, si vous en avez, vos compteurs de RTT.

    Vous trouverez ci-dessous à quoi correspondent chaque colonne :

    o Acquis à prendre : congés N-1 acquis au 01/06 de la période en cours + les congés N-2 restants au 31/05 de la période précédente ;

    o En cours d’acquisition : congés N en cours d’acquisition (soit 2,08 jours par mois pour le cas général) ; o Pris : congés qui ont été pris du 01/06 au 31/05, et décomptés du compteur N-1. Sont pris en compte

    uniquement les congés déjà intégrés dans le logiciel de traitement des paies ; o Pris par anticipation : congés qui ont été pris du 01/06 au 31/05, et décompté du compteur N (dans le cas

    où vous n’avez pas ou plus de congés à prendre N-1). Sont pris en compte uniquement les congés déjà intégrés dans le logiciel de traitement des paies ;

    o Solde N-1 : congés N-1 restant à prendre. Pour trouver ce nombre de jours, il suffit de faire l’opération suivante : Acquis à prendre – Pris (pour retrouver facilement la formule, vous pouvez vous reporter aux lettres entre parenthèses)

    Créer une nouvelle

    demande d’absence

    Afficher ses

    compteurs

    « En saisie » pour effectuer une demande,

    « Annulable » pour annuler des congés

  • 5

    o Solde N : congés N restant à prendre. Pour trouver ce nombre de jours, il suffit de faire l’opération suivante : En cours d’acquisition – Pris par anticipation (pour retrouver facilement la formule, vous pouvez vous reporter aux lettres entre parenthèses)

    o Solde prévisionnel : congés restant à prendre (N et N-1 cumulés). Pour trouver ce nombre de jours, il suffit de faire l’opération suivante : Solde N-1 + Solde N