CAS : PROMODIM - biblio.univ-antananarivo.mg

₪ TRAITEMENT DES FLUX D’INFORMATIONS DANS UN SYSTEME COMPTABLE ₪

MEMOIRE DE MAÎTRISE EN GESTION

CAS : PROMODIM

Présenté par : RRRRAZOARISOA AAAANDRIANANDRAINA

SSSSoloniaina VVVVeromanitra Sous l’encadrement de : Encadreur Pédagogique : Encadreur Professionnel :

RRRRAZAFINDRAKOTO Paul Max RAZAFINDRATSIMA Lantonirina Enseignant à l’Université d’Antananarivo Auditeur interne de la PROMODIM

ANNEE UNIVERSITAIRE : 2007 – 2008 Session : 11 AOUT 2008


REMERCIEMENTS

Aux termes des études effectuées au sein de l’Université d’Antananarivo, au

sein de la filière Gestion, option Finances et Comptabilité, je tiens à remercier tout

particulièrement :

� Dieu : qui a toujours veillé sur moi tout au long de ma vie, surtout durant mes

études, car sans sa bénédiction je ne serais jamais arrivé à ce stade.

� Toute ma famille qui n’a cessé de m’encourager et soutenu, en particulier mes

parents qui m’ont fait part de leur grands savoirs. Je suis très reconnaissante

des sacrifices que vous aviez endurés pour que je puisse arriver à ce stade. Ce

mémoire est la meilleure récompense que je vous dédie. Je vous adresse mes

vifs remerciements ainsi que mon amour inconditionnel.

Je tiens à remercier chaleureusement les personnes suivantes :

� Monsieur Wilson RAJERISON, Professeur, Président de l’Université

d’Antananarivo.

� Monsieur Ranovona ANDRIAMARO, Maître de Conférence, Doyen de la

Faculté de Droit, d’Economie, de Gestion et de Sociologie de l’Université

d’Antananarivo.

� Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène Olivier, Maître de conférence et

Chef de Département de la filière Gestion ;

� Madame RAVALITERA Farasoa, Directeur de Centre d’Etude et de Recherche

en Gestion

� Monsieur le Directeur Général du groupe Impérial Tobacco Madagascar,

Monsieur Jean-Claude STARCZAN, à qui j’exprime mes sincères

remerciements de m’avoir accepté dans la société.

� Madame Anja Elizabeth RASOLOFOMAHATRATRA, Directeur des

Ressources Humaines, à qui j’exprime ma profonde gratitude de m’avoir

autorisé à intégrer la société.

� Monsieur le Directeur Administratif et Financier, Monsieur Hervé

LAMBERT MOISAN, de m’avoir accepté au niveau de sa direction.


� Monsieur le responsable de la Comptabilité, Monsieur Jean Armand

RAMAMONJIARISOA, qui a su être un mentor et un appui considérable

durant tout mon séjour au sein de son département. Je lui adresse un profond

remerciement.

� Monsieurs les encadreurs, RAZAFINDRAKOTO Paul Max et

RAZAFINDRATSIMA Lantonirina, je tiens à vous remercier particulièrement

pour la disponibilité que vous m’avez témoignée. Vous avez accepté de

partager vos expériences professionnelles pour la bonne réalisation de ce

travail. Permettez moi de vous présenter mes sincères reconnaissances.

� Tout le personnel de la PROMODIM qui m’a offert une bonne ambiance et

m’a très bien accueilli dans leur grande famille. Et un grand remerciement

pour l’équipe Administratif et financier, qui a su être un guide inoubliable.

� A toutes les personnes qui ont contribué, de près ou de loin, à la réalisation de

ce mémoire.

A toutes et à tous, je vous adresse mes sincères remerciements et ma profonde

gratitude.


SOMMAIRE

INTRODUCTION

PARTIE -I : PRESENTATION DE LA RECHERCHE

CHAPITRE -I : L’ENTREPRISE D’ACCEUIL : PROMODIM

SECTION I : DEVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL

SECTION II : MISSIONS – BUTS - OBJECTIFS DE LA SOCIETE

PROMODIM

SECTION III : PROCESSUS ET INTERACTIONS

CHAPITRE -II : COMPOSANTES DE L’ENVIRONNEMENT DE LA

PROMODIM

SECTION I : SON ENVIRONNEMENT GENERAL

SECTION II : ENVIRONNEMENT DE PROXIMITE

CHAPITRE -III : THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME

D’INFORMATION

SECTION I : NATURE ET ROLE DE L’INFORMATION

SECTION II : LE ROLE DE L’INFORMATION POUR L’ENTREPRISE

SECTION III : LE SYSTEME D’IFORMATION PROPREMENT DITE

PARTIE -II : ANALYSE DE LA SITUATION

CHAPITRE -I : LES PRINCIPES COMPTABLES DE LA PROMOD IM SECTION I : LE CADRE COMPTABLE

SECTION II : MISSIONS ET OBJECTIFS PRINCIPALES DU SIEGE DE LA

COMPTABILITE

SECTION III : LES STRUCTURES RENCONTREES PAR LA PROMODIM

CHAPITRE –II : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FLUX

D’INFORMATIONS COMPTABLES DE LA PROMODIM

SECTION I : LES PROCEDURES COMPTABLES DE LA SOCIETE

SECTION II : LES OUTILS DE REALISATION DU TRAITEMENT


SECTION III : IMPORTANCE DE L’UTILISATION DES SUPPORTS DANS

LE TRAITEMENT COMPTABLE DU SIEG

CHAPITRE -III : DIAGNOSTIC GENERAL

SECTION I : FORCES ET FAIBLESSES

SECTION II : Opportunités et menaces

PARTIE -III : RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS

D’ACTIONS

CHAPITRE -I : OPTIMISATION DES FLUX D’INFORMATIONS

SECTION I : AMELIORATION DES INFORMATIONS CONVERGEANT

VERS LE SIEGE DE LA COMPTABILITE

SECTION II : RENOUVELLEMENT DE LA PROCEDURE COMPTABLE

SECTION III : REVISER LA STRUCTURE INSTAUREE

SECTION IV : RENFORCER LE NIVEAU DE CONTROLE

CHAPITRE –II : PERFORMANCE DE LA SOCIETE

SECTION I : AU NIVEAU DU MARCHE

SECTION II : AU NIVEAU DE LA CENTRALISATION

SECTION III : AU NIVEAU DE L’ATTEINTE DES MISSIONS ET

OBJECTIFS

SECTION IV : AU NIVEAU DE LA PERFORMANCE DES OUTILS ET DE

SES TRAITEMENTS

CHAPITRE –III : OPTIMISATION DES OUTILS DE REALISAT ION

COMPTABLE

SECTION I : FORMATION DU PERSONNEL

SECTION II : OPTIMISATION DES OUTILS DU SIEGE DE LA

COMPTABILITE

CONCLUSION

BIBLIOGRAPHIES

ANNEXES


LISTE DES TABLEAUX

TABLEAU 1 : Compte de résultat---------------------------------------------------------------36

TABLEAU 2 : Flux de trésorie-------------------------------------------------------------------39

TABLEAU 3 : Situation d’endettement---------------------------------------------------------41

TABLEAU 4 : Besoin en fonds de roulement------------------------------------------------- 43

TABLEAU 5 : Bilan------------------------------------------------------------------------------- 45

TABLEAU 6 : Bouclage balance emploi/ ressources ---------------------------------------- 46

TABLEAU 7 : Tableau récapitulatif des arrêtés effectués par la société------------------- 47

TABLEAU 8 : CALCUL IMPOT SUR LES REVENUS ------------------------------------48

TABLEAU 9 : Nature de vérification----------------------------------------------------------- 60

LISTE DES FIGURES

Figure1 : L’Impérial Tobacco Group ------------------------------------------------------------- 3

Figure2 : Localisation de l’Imperial Tobacco de Madagascar---------------------------------- 7

Figure 3 : Organigramme de la PROMODIM-----------------------------------------------------8

Figure 4 : Organigramme spécifique de la Direction Administrative et Financière----------9

Figure 5 : Réseau de liaison de PROMODIM----------------------------------------------------19

Figure 6 : Composante de l’environnement de la PROMODIM ------------------------------20

Figure 7 : Relation de la PROMODIM avec les composantes de son environnement -----22

Figure 8 : Etape du système d’information comptable------------------------------------------27

Figure 9 : Relations entre les membres du groupe-----------------------------------------------51

Figure 10 : Les principaux flux à comptabiliser au sein de la comptabilité de la société-- 52

Figure 11 : Procédure comptable de stocks-------------------------------------------------------58

Figure 12 : circuit de l’utilisation des informations-------------------------------------------- 66

Figure 13 : Situation de la Trésorerie-------------------------------------------------------------68

Figure 14 : Intégration vers un logiciel de base ------------------------------------------------ 71

LISTE DES GRAPHES

Graphe 1 : Diagramme de sa part de marché----------------------------------------------------23

Graphe 2 : Evaluation MFG/PRO sur le marché-----------------------------------------------88


* LISTE DES ABREVIATIONS *

ART : Article

BMI : Bordereau de Mouvement des Immobilisations

BFR : Besoin en fonds de roulement

CONV : Convention

DAC : Demande d’Autorisation de Crédit

FDC : Fichier De Contrôle Groupe

FPR : Fiche de Prix de Revient

IR : Impôts sur les revenus

ITM : Impérial Tobacco Madagascar

ITG : Impérial Tobacco Group

JFBR : Journal Financier Banque Recette

NIF : Numéro d’Identification Fiscal

NCR : Note de Crédit Rendu

PV : Procès Verbal

P : Produits


I N T R O D U C T I O N


INTRODUCTION

Actuellement, la mondialisation influence tous les domaines de l’économie

malgache. Etant le principal moteur de développement du pays, les entreprises sont les

premières à être touchées par ce phénomène. Afin de satisfaire les fonctionnalités

imposées, les entités locales doivent adopter des stratégies d’innovation, c'est-à-dire être

proactives et réactives aux changements surtout sur les plans technologie et gestion

d’entreprise. L’informatisation des systèmes comptables en est un grand exemple de ce

basculement.

La comptabilité est une des sciences de gestion qui a le plus évolué durant ces

dernières années. L’informatisation du traitement de l’information comptable et

l’émergence de nouveaux logiciels comptables modernes et performants en sont les

preuves concrètes de ce changement.

Parmi ces acteurs économiques, la PROMODIM est régie par les normes de

gestion imposées par sa société mère Impérial Tobacco Group (ITG) et est aussi tenue de

suivre les conventions comptables internationales et celles en vigueur sur le territoire

malgache. La comptabilisation des flux d’information est une des facettes de cette

gestion.

C’est dans ce contexte que l’information comptable est reconnue comme élément de base

pour toute gestion financière rationnelle. Vue l’ampleur des activités de la PROMODIM ,

le traitement de ces flux d’information nécessite l’usage de logiciels comptables

performants et ceci suivant des procédures comptables bien déterminées.

La question qui se pose est alors : comment les comptables parviennent-ils au bout de ce

procédé de traitement ? C’est l’objectif de notre analyse ; d’où le thème :

« TRAITEMENT DES FLUX D’INFORMATION DANS UN SYSTEME

COMPTABLE. CAS : PROMODIM ».

- 1 -


Il sera reparti en trois volets :

� La première partie intitulée «Présentation de la recherche » comporte trois

chapitres : l’entreprise d’accueil PROMODIM, composantes de

l’environnement de la PROMODIM et la théorie générale sur le système

d’information.

� La seconde partie est consacrée à l’Analyse de la situation. Elle est divisée

en trois chapitres distincts : les principes comptable de la PROMODIM, le

processus de traitement des flux d’informations comptable de la société et

le diagnostic général de l’analyse

� La dernière partie, par contre, est réservée aux Recommandations et

propositions d’actions comportant : l’optimisation de flux d’informations,

performance de la société et optimisation des outils de réalisation

comptable.

- 2 -


PARTIE – I

PRESENTATION DE LA

RECHERCHE


CHAPITRE –I

L’ENTREPRISE D’ACCUEIL : PROMODIM Avant d’entrer dans le fond de notre recherche, une connaissance générale de

l’entreprise d’accueil s’impose. C’est ce que nous allons développer tout au long de ce

chapitre.

SECTION I : DEVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL

I.1. Historique, Identification, Localisation

I.1.1. Historiques* :

La société PROMODIM fait partie du groupe IMPERIAL

TOBACCO MADAGASCAR qui est une filiale du géant britannique IMPERIAL

TOBACCO GROUP, société oeuvrant dans le secteur du tabac depuis 1901. Avant de

pouvoir parler de son historique il est important de parler de la cause qui a amené la

PROMODIM à intégrer le groupe.

Figure 1 : L’Impérial Tobacco Group :

____________________

*SOURCE : Donnée interne (Direction des Ressources Humaines)

- 3 -

IMPERIAL TOBACCO

TOBACCOR

CORALMA INTERNATIONAL

IMPERIAL TOBACCO MADAGASCAR

SOCTAM SITAM SACIMEM PROMODIM


►IMPERIAL TOBACCO

En 1987, à la suite de la crise sur le marché du tabac, l’Etat malgache

s’est rapproché du groupe Bolloré. La coopération de ce groupe avec la SEITA* (Société

d’Exploitation Industrielle des Tabacs et des Allumettes) leur a permis de pénétrer le

marché africain et d’être le numéro un mondial de producteur de cigarettes par

l’intermédiaire de leur représentant CORALMA INTERNATIONAL, une filiale

productrice de tabac.

En 2001, Bolloré a cédé 75% de ses parts dans le holding CORALMA au

groupe britannique Impérial qui œuvre dans le secteur du tabac depuis 1901. Agrée par

l’arrêté interministériel N°3731/89 du 07 juillet 1989, IMPERIAL TOBACCO

Madagascar regroupe désormais quatre sociétés couvrant les segments clés de la filière

tabac à Madagascar dont : SOCTAM, SITAM, SACIMEM et PROMODIM.

SOCTAM

La SOCTAM ou Société de Culture de Tabacs à Madagascar sise à Mahajanga a été

créée en 1989 et se spécialise dans la culture de tabacs. Elle emploie annuellement pour

ses plantations des salariés à temps pleins, des saisonniers, et travaille en étroite

collaboration avec 700 planteurs associés ou planteurs semi-industriels (PSI). Ces

planteurs cultivent en moyenne entre 2 à 10 hectares et font appel à la main d’œuvre

locale. De cette manière, les planteurs deviennent des fournisseurs pour la SOCTAM.

*SEITA : Organisme public Français gérant, pour le compte de l’Etat, la production et la commercialisation des tabacs

et allumettes.

- 4 -

SOCTAM SITAM SACIMEM PROMODOM Culture de Tabac traitement de tabac manufacture de cigarettes Distribution cigarettes

GROUPE IMPERIAL TOBACCO MADAGASCAR


SITAM

La SITAM ou Société Internationale des Tabacs Malgaches a été créée en 1994 et se

spécialise dans le traitement de tabacs provenant de la SOCTAM. Elle se charge de la

filtration et de la sélection des matières indispensables pour la fabrication de cigarettes.

Elle emploie 30 salariés permanents et 40 temporaires dans son usine de traitement de

feuilles à Majunga.

SACIMEM

La SACIMEM ou Société Anonyme de Cigarettes Mélia à Madagascar à été créée en

1956 et se spécialise dans la manufacture de cigarettes c'est-à-dire la transformation des

matières premières (tabac en feuilles) en cigarettes. Son usine à Antsirabe a démarré par

une production annuelle de 500 millions de cigarettes pour atteindre une production de

3000 millions en 2006. Les premières marques de cigarettes furent Marina, Oakland,

Melia rouge, Pink, Menthola. N’oublions pas la production par la SACIMEM dans les

années soixante des cigarettes Gitane ainsi que Good Look qui est devenue la fameuse

marque reconnue comme étant la cigarette Malgache.

Notons que son portefeuille de marques s’est développé au fil des années, en plus des

marques classiques : Mélia Bleue, Sigara Malagasy, Gauloise, Good Look menthol,Mélia

King Sise, Boston, Oxford, les cigarettes internationales West Light, West full font leur

apparition en 2003. Actuellement SACIMEM commercialise dix (10) marques vendues

exclusivement par PROMODIM et lance une nouvelle marque Mélia blonde.

PROMODIM

La PROMODIM ou Promotion et Distribution à Madagascar est, comme son nom

l’indique, une entreprise spécialisée dans la promotion, la vente et la distribution des

produits du tabac en occurrence les cigarettes produites par SACIMEM.

La PROMODIM a été créée le 17 juillet 1990 sous la forme d’une Société

Anonyme au capital de 200 000 Ariary. A l’époque, l’Etat a concédé la société

PROMODIM au Groupe CORALMA.

En 1991, la société à procédé à l’implantation de 11 agences reparties dans toute

l’île en vue d’une politique de développement et augmentation de surface de vente.

- 5 -


En 1992-1993, la PROMODIM a conclu des contrats d’exclusivité de vente avec la

PAPMAD et VARATRAFO. Cependant, elle s’est livrée à distribuer des produits autres que

des cigarettes.

En 1997, le groupe décide de revenir à son activité principale qui n’est autre que

celle du tabac ; il ne disposait plus des produits de PAPMAD et de VARATRAFO.

En 2001 et 2002, le groupe CORALMA est devenu un groupe manufacturier de

tabac Anglo-saxon, de IMPERIAL TOBACCO après sa vente.

En 2003, le groupe a inauguré l’usine de battage SITAM, sise à Mahajanga.

I.1.2-Identification :

1-Raison sociale : PROMODIM ou Promotion et Distribution à Madagascar

2-Forme juridique : Société Anonyme (SA)

3-Durée : 99ans

4-Registre de commerce : 10 692 Antananarivo

5-Identification statistique : 528 374

6-Identification fiscale : 105 001 747

7-Activité principale : elle assure la promotion et la distribution de cigarettes sur le

territoire Malgache

8-Tel : 261 20 22 353 72

9-Capital Social : 100 000 000 Ariary, constitué de 50 000 actions à 2 000 Ariary

10-Fax : 260 20 22 294 64

11-E- mail : [email protected]

12-Adresse : Immeuble Coralma Akorondrano, rue Rainivoninahitriniarivo,

101 Antananarivo

I.1.3. Localisation

La PROMODIM est une filiale du groupe Imperial Tobacco, ex-

groupe CORALMA ; une société anonyme dont le siège social se situe à Akorondrano,

Immeuble Coralma, rue Rainivoninahitriniarivo, 101 Antananarivo.

Voir le plan de sa localisation à la page suivante.

- 6 -


TOTAL

CORA

ZOOM

COURTS

SIPROMAD ITM MAGRO AUDITORIUM

IMMEUBLE DE

VERRE

LOGISTIQUE PETROLIERE

TOURE ZITAL

Figure2 : Localisation de l’Impérial Tobacco de Madagascar

I.2- Structure d’Organisation *

L’organigramme de la PROMODIM se présente comme suit :

___________________

*SOURCE : Donnée interne (Direction Ressource Humaine)

- 7-


Figure 3 : Organigramme de la PROMODIM

-8–

DIRECTION GENERALE

DIRECTION ADMINISTRATIVE

ET FINANCIERE

DIRECTION COMMERCIALE

ET MARKETING

DIRECTION RESSOURCES

HUMAINES

DEPARTEMENT RESSOURCE

HUMAINE PROMODIM

DEPARTEMENT COMPTABILITE

DEPARTEMENT CONTROLE DE

GESTION

DEPARTEMENT JURIDIQUE

DEPARTEMENT INFORMATIQUE

DEPARTEMENT TRESORERIE

DEPARTEMENT SERVICE GENERAL

DEPARTEMENT COMMERCIAL

ET TRADE

MARKETING

DEPARTEMENT

MARKETING INFORMATION

MARCHE

DEPARTEMENT

ADMINISTRATION

RESSOURCE HUMAINE GROUPE

CHARGE DE

MISSION TABAC

ASSISTANTE DE

DIRECTION


Figure 3 : Organigramme spécifique de la Direction Administrative et Financière *

___________________

*SOURCE : Donnée interne (Direction Ressource Humaine)

- 9 -

DIRECTION ADMINISTRATIVE

ET FINANCIERE

DEPARTEMENT COMPTABILITE

DEPARTEMENT CONTROLE

DE GESTION

DEPARTEMENT JURIDIQUE

DEPARTEMENT TRESORERIE

DEPARTEMENT INFORMATIQUE

5 COMPTABLES

2 CONTROLEURS

DE GESTION JUNIOR

3 CONTROLEURS

INTERNE

1 ASSISTANTE JURIDIQUE

DEPARTEMENT SERVICE GENERAL

1 GESTIONNAIRE TRESORERIE

1 ASSISTANT LOGISTISUE

1 GESTIONNAIRE

ACHAT

1 GESTIONNAIRE

PATRIMOINE


Le Conseil d’administration de la PROMODIM est composé de 7 membres :

▪ Un Président de Conseil d’administration

▪ Un Directeur Général

▪ 5 Administrateurs

Le conseil se réunit tous les ans.

La direction PROMODIM est composée :

▪ D’une Direction Générale,

▪ De trois directions : une direction commerciale, une direction administrative et

financière et une direction des ressources humaines, en charge de divers

départements/services.

I.3. Organisation Générale

Une fonction est un ensemble d’activité exercé en vue de la réalisation d’un

but commun1.

� La Direction Générale :

Cette Direction joue le rôle principal dans l’organisation, la supervision et

le contrôle des activités de la société. Sa mission principale consiste à gérer l’entreprise

en mettant en place une stratégie efficace et gagnante, à gérer les différentes ressources

dont il a la charge afin d’atteindre les objectifs préalablement établis et de veiller à la

rentabilité des actions (dividendes).

Elle a le choix sur la politique générale de l’entreprise, la fixation des objectifs quantifiés

et les dates que devront atteindre les moyens mises à sa disposition (humain, financier,

matériels), le choix et la conduite des hommes sous sa direction et plus particulièrement

des cadres : recrutements, des motivations ainsi que l’organisation de ses personnels

(syndicats et les délégués du personnel). Elle a le devoir, en étant la direction générale

d’une société appartenant à un groupe étranger, de le représenter à l’extérieur : les

actionnaires, les banques, les tiers, l’administration et pouvoirs publics.

____________________ 1 Cours Mr Cousin Germain, Organisation 1ér Année, 2004

- 10 -


� La Direction Commerciale :

Cette Direction s’occupe de tout ce qui concerne la vente et le marketing.

Pour ce faire, elle a sous sa responsabilité deux départements à savoir : le département

commercial et le département marketing.

� La Direction Administrative et Financière :

Cette direction s’occupe de tout ce qui concerne l’administration et la

finance. Plus précisément :

-La production des rapports financiers ;

-L’élaboration des budgets ;

-L’optimisation de la situation trésorerie ;

-La maintenance informatique ;

-Et le suivi des affaires juridiques.

� La direction des ressources humaines :

Cette direction s’occupe quand à elle de tout ce qui concerne les

ressources humaines : paie, gestion des congés et des absences, déclarations sociales,

recrutements, formation,….

I .4. Les directions fonctionnelles

� La Direction Commerciale et Trade Marketing :

Ce département constitue le pilier de la PROMODIM en tant que société

commerciale et se charge de la distribution auprès des agences et représentants. Le chef

des ventes s’occupe de regrouper et de gérer tout ce qui a trait à la vente de produits de

l’entreprise (voir annexe 2). Il a sous ses ordres les chefs de zone qui ont chacun une

responsabilité étendue à une zone bien déterminée. Dans chaque zone, il y a des agences

ou représentants, menées par les chefs d’agence. La PROMODIM possède des agences

dans les grandes villes et à Antsirabe ce qui fait en tout dix (10) agences dans tout

Madagascar et huit (8) représentants.

- 11 -


� La direction Marketing et Information du marché :

Il n’est plus autorisé par l’Etat Malgache de faire de la publicité sur les

cigarettes depuis 2004. Depuis cette direction se charge de l’étude du marché et de vente

aux détaillants et surtout la mise en place de la marque PROMODIM sur le marché.

� La direction Comptabilité :

Elle est chargée de la tenue de la comptabilité générale.

La comptabilité générale outre son caractère obligatoire, la tenue d’une comptabilité

régulière (la tenue des livres, de la confection des états financiers obligatoires à chaque

fin d’exercice, des déclarations fiscales périodiques…) sincère et fiable, constitue un

système d’information efficient sur lequel la direction se base pour les prises de décisions

stratégiques et de gestion.

� La direction Contrôle de Gestion et Contrôle Interne

• Le Contrôle de gestion se charge de :

-Faire ressortir un état financier avec un commentaire selon la

forme du guide du Reporting reflétant l’activité de l’Entreprise dans le mois, comparé par

rapport au budget (initial et réactualisé), par rapport à la même période de l’année

précédente, et en cumul également : Etat financier permettant le contrôle de gestion de

l’entreprise intégrant le suivi budgétaire.

- Utilisation des informations fournis par le service comptabilité

pour établir des états financiers (déjà établis par le groupe) et par la suite expliquer l’écart

par rapport au budget.

-Assurer la continuité d’un Reporting à un autre.

-Respecter les échéances imposées par la Direction Financière

Groupe et la Direction Financière Siège pour la production du Reporting.

• Le contrôle interne quand à lui se charge de :

-Rapprocher les stocks par rapport aux ventes,

-Assurer le contrôle des agences (assurer les activités globales des

agences sauf les actions commerciales),

-Rapprocher les ventes par rapport aux recettes,

- 12 -


-Contrôler l’utilisation des matériels mis à la disposition des

agences,

-Mettre à jour les procédures des agences,

-Contrôler mensuellement les tickets ainsi que les matériels

publicitaires.

� La direction Trésorerie

La direction Trésorerie de la PROMODIM se charge :

-de la détermination des Besoins en Fonds à court et à moyen

terme,

-de l’analyse des réalisations par rapport aux prévisions,

-de l’exécution des décisions de gestion en matière de trésorerie,

-du contrôle des opérations bancaires.

� La direction juridique

Elle se charge en générale :

• Actes sociaux :

-Rédaction de tout type de contrat passé par la société,

-Mise en harmonie des statuts avec les nouvelles dispositions de

la loi,

-Préparation des réunions du Conseils d’administration et de

l’assemblée générale (ayant lieu tout les ans au mois d’avril) ainsi

que la réalisation de toutes les formalités y afférentes.

• Assurances :

Ce département s’occupe de tout ce qui est souscription,

renouvellement et réalisation de l’assurance sur :

-Flotte Auto

-Globale Dommage

-Faculté Maritime

-Responsabilité Civilité Transport Terrestre

- 13 -


• Dossiers litigieux et contentieux :

Dans la plupart des cas, les dossiers sont confiés aux avocats qui

se chargent d’informer la Direction sur leur évolution.

• Veille juridique (hebdomadaire) :

Consiste à effectuer le suivi des textes par le biais du journal officiel

ou des médias pour une actualisation.

� La direction Informatique :

Elle se charge : de l’intégralité et l’optimisation du système informatique

du siège et de toutes les filiales du groupe à Madagascar ; de l’administration de

l’ensemble du réseau et des serveurs en cohérence avec les directives du groupe ; de la

gestion de l’entretien du parc informatique (ordinateur, Imprimantes,…) ; de la validité

juridique et techniques des logiciels (GESCOM, SAGE 500,…).

� La direction Ressources Humaines :

Elle s’occupe plus précisément de la gestion du personnel de la

PROMODIM, du GROUPE et de regrouper ainsi que mener à bien toutes les opérations

sociales.

Le travail concerne surtout la gestion de Paie, le recrutement, la gestion de carrière, le

social et la formation du personnel, le suivi des divers tableaux de bord du personnel.

� La direction Affaires Générales :

Elle s’occupe de la gestion du patrimoine : l’acquisition d’immobilisation,

inventaire, maintenance, cession.

Une sécurisation est faite entre l’acquisition et la cession d’immobilisation. Ces

tâches sont effectuées en collaboration avec d’autres directions et les prestataires

externes.

L’inventaire et la sécurisation du patrimoine sont effectués respectivement avec le

département Comptabilité et les prestataires de services de sécurité.

La maintenance est effectuée par des prestataires externes de la société (l’entreprise

Jumbo Net). L’acquisition, ainsi que la cession sont effectuées par la Direction.

- 14 -


� Chargé de mission tabac :

S’occupe de l’importation c’est-à-dire de la mise en place du DRMP

(Documents Records Management Projet) : ce sont des normes d’organisation de travail

du groupe ITG (Imperial Tobacco Groupe) que toutes les filiales dans le monde entier

doivent appliquer.

Mettre en place ces normes au niveau de ITM (Imperial Tobacco Madagascar) en

tenant compte de celles qui sont applicables et de celles qui ne le sont pas c’est-à-dire non

adaptées à la situation de Madagascar.

Pour ce faire, les opérations suivantes sont à effectuer :

-La prospection des clients (trouver des clients dans ces groupements

économiques régionaux) ;

-L’appréciation des informations sur la consommation ;

-Le suivi des évolutions/changements au niveau des procédures de la

douane ;

-L’appréciation de la concurrence

S’occupe aussi au niveau du tabac de l’approvisionnement de matières

premières (tabacs) pour SACIMEM.

Cet approvisionnement est fait auprès de deux producteurs faisant partie

du groupe (la SOCTAM et la SITAM).

Pour y arriver, il s’occupe :

-Du respect du calendrier de production de SACIMEM

-Du suivi de la situation de stock de ce dernier ;

-De l’adaptation de la production (en tabac BLOND par la SOCTAM ou

en tabac BRUN et tabac CORSE par l’OFMATA) selon les besoins de la SACIMEM.

-Du suivi de la qualité des produits et de l’état sanitaire des matières

premières (présence de lasloderme : sorte d’insecte parasite détruisant les feuilles de

tabac).

-De l’assurance du logistique de transport (du lieu de production jusqu’à la

manufacture) à savoir : transport des tabacs blonds vers SITAM sous forme de STRIPS et

transport des tabacs brun vers SACIMEM sous forme de MANOQUE ou LOOSE LEAF

(feuilles libres).

- 15 -


SECTION II : MISSION – BUT - OBJECTIFS DE LA SOCIETE

PROMODIM

Une mission : « Tâche à accomplir »2

Un but : « Objectif à atteindre » 2

Un objectif « c’est un But (ou une finalité) que l’on s’est fixé et qui se doit d’être réalisé

au travers d’un projet »2

L ’existence de la PROMODIM repose exclusivement sur la distribution de la

cigarette de la SACIMEM. Pour cela, elle doit se fixer un certain nombre de missions, de

buts, d’objectifs et les directions qui la composent doivent avoir des buts qui convergent

vers la réalisation de ses objectifs. En effet, la détermination de ces derniers forme le plan

de base de l’entreprise en question.

II.1. Mission

La mission au départ de la société était de promouvoir et de distribuer la

cigarette aux grossistes. Mais la nouvelle loi malgache de 2004 a interdit la promotion de

cigarette surtout au niveau de la cigarette pour une question de santé, la PROMODIM se

focalise sur la distribution uniquement.

II.2 . But

Elle est une société à but lucratif, mais elle est restée leader dans son domaine

grâce à la qualité de produits qu’elle offre et à ses innovations (nouvelles marques

comme Mélia blond,….).

__________________ 2 Encarta 2007

- 16 -


II.3 -Objectifs

Notons que l’objectif indique vers quoi il faut aller. Il est motivant quant il

répond à trois conditions :

-Exprimer une idée, une innovation

-Etre mesurable et chiffrable

-Etre limité par un délai

Pour cela, l’intention doit -être :

-Qualitative c’est-à-dire barrer la route à un concurrent et améliorer les

relations avec les tiers

-Quantitative c’est-à-dire une obtention d’un bon chiffre d’affaire, vente

d’un certain tonnage et enfin la réalisation d’un taux de rentabilité. La quantification de

l’intention permet ainsi à la PROMODIM de pouvoir contrôler son budget et en tirer des

jugements grâce aux résultat ainsi par la suite prendre des décisions et mesures

correctives en cas négatifs.

Mais les principaux objectifs de la PROMODIM reposent sur la rentabilité en tant

qu’entreprise commerciale et sans oublier la trésorerie.

� La rentabilité qui permet ainsi de prélever une part des richesses créées

pour : rémunérer le capital investi, le personnel, l’Etat, financer son

développement, régénérer sa trésorerie

� La trésorerie qui la pousse à toujours : rechercher la comptabilité adéquate

des moyens et des buts avec les ressources totales de la PROMODIM et

l’emploi de ses ressources, éviter de prendre d’engagement supérieur aux

possibilités de règlement (exemple : les fournisseurs) afin d’éviter d’être

emporté par une crise de trésorerie, à rechercher et programmer les

moyens de financement les plus sûres et plus économiques

La recherche de la rentabilité au sein de la PROMODIM n’éclipse pas

pour autant sa devise première celle de la satisfaction de la clientèle à travers la

satisfaction de ses besoins. En effet, elle essaye de maintenir la position de leader sur le

marché local des cigarettes qui avoisine les 95%.

- 17 -


SECTION III : PROCESSUS ET INTERACTIONS

III.1 . Ressources financières

Pour la bonne marche de l’entreprise, pour assurer son fonctionnement, des

capitaux sont indispensables. Le moyen financier de l’entreprise est l’une des causes qui

entraîne son développement ou son mauvais résultat .Il lui permet aussi d’atteindre ou

non les objectifs prédéfinis. Les fonds de roulement permettent de déterminer le moyen

financier de l’entreprise.

III.2 .Ressources matérielles

� Moyens de communications

La communication reste toujours une priorité à ne pas négliger surtout

pour une entreprise commerciale. DECAUDIN J., M. ,2003 défini la communication

comme étant «un moyen technique par lequel des personnes communiquent ; message

qu’elles transmettent ». Ces moyens facilitent les relations commerciales avec

l’environnement de la société ou à l’intérieur même de la société. Ils restent des outils

pour maintenir et garder le contact avec son environnement.

La PROMODIM utilise en générale : le téléphone, les Fax et l’Internet.

� Moyens de transport

Très utile, le moyen de transport permet à la société d’améliorer la qualité

de services, la rapidité des livraisons. SACIMEM s’occupe de la livraison des

marchandises vers la PROMODIM. Par contre, cette dernière s’occupe de

l’approvisionnement vers les agences avec l’aide de la SACIMEM et des prestataires de

service.

La PROMODIM n’utilise que des voitures pour le personnel (les cadres) et pour les

missions des commerciaux et des contrôleurs. Le plus souvent ce sont aussi le transport

aérien qu’ils utilisent vers les agences dans toute l’île et aussi les transports en commun.

- 18 -


� Moyen informatique

Le groupe ITM dispose un réseau informatique très large surtout

l’utilisation de l’Internet facilitant une connexion permanente vers l’extérieur et aidant

ainsi à connaître les nouvelles informations chaque jour (cours de change). Le groupe

utilise aussi des logiciels multiples qui assurent les opérations dans la société selon

chaque domaine (trésorerie, comptabilité,..). Le moyen informatique permet une

communication plus aisée entre service et direction et il en est de même pour le siège et

les agences. La PROMODIM utilise des serveurs (« ce qui relie » les ordinateurs) par des

câbles téléphonique pour se connecter avec le groupe et les agences, l’Internet est une

connexion permanente vers le siège ITG.

Figure 5 : Réseau de liaison de PROMODIM

Si telle est la présentation de la PROMODIM en générale, qu’en est- il des

composantes de son environnement ?

- 19 -

Promodim Sacimem

Agences

Réseau Madagascar

Impérial Tobacco Group

Internet

Soctam

Sitam


CHAPITRE –II

COMPOSANTES DE L’ENVIRONNEMENT DE LA

PROMODIM

Pour pouvoir prendre des décisions pertinentes, une entreprise, en tant que

système ouvert, doit tenir compte de son environnement ce qui inclue un certain nombre

de composants qui ne se limite pas à ses partenaires économiques (clients,

fournisseurs,…).

D’une manière plus étendue, on définit l’environnement d’une entreprise comme

étant « l’ensemble des éléments extérieurs à l’entreprise en relation avec ses activités »3.

Une définition que Philip KOTLER enrichie : « Il rassemble tous les acteurs, forces

extérieures à l’entreprise et pouvant affecter la façon dont elle se développe et maintient

des échanges satisfaisant avec le marché cible »4. Il veut dire que ce sont les

environnements de la PROMODIM qui la façonne.

Figure 6 : Composante de l’environnement de la PROMODIM

Clients Banques

Fournisseurs

Actionnaires Etat

Environnement PESTEL :

Politique/Economique

Sociale/Technique

Ecologique

Légale ou Juridique

La PROMODIM et son environnement

________________________ 3 Cours Mr Cousin Germain, Organisation 1ér Année

4KOTLER (P), « Marketing Management », édition Paris

- 20 -

Environnement de Proximité

PROMODIM

Environnement Générale


SECTION I : SON ENVIRONNEMENT GENERAL

Quand on parle d’environnement général, il s’agit surtout des facteurs suivants :

I.1. Facteurs Géographiques et Démographiques

I.1.1. Facteurs Géographiques :

Ils parlent surtout du climat idéal à la plantation. Le tabac est

produit par la SACIMEM et sa condition de plantation doit être prise en considération.

Pour cela, l’endroit le mieux adapté se trouve à Majunga d’où l’implantation de la

SOCTAM et la SITAM.

I.1.2- Facteurs Démographiques :

Ils parlent par contre de la structure d’âge que la PROMODIM

cherche à attirer et à viser pour son produit qui est la cigarette, constituant son activité

unique.

I.2. Facteurs Sociaux

Qui touchent particulièrement l’aspect interne à la PROMODIM en se

caractérisant par la motivation du personnel : 13éme mois, primes,…

I.3. Facteurs économiques

Ils encadrent surtout l’évolution des principales variables économiques :

inflation, évolution du taux de change,…Le groupe est particulièrement touché par son

évolution puisqu’il évolue avec des fournisseurs étrangers d’où la connaissance

journalière des cours de change.

I.4. Facteurs technologiques

Le développement de la PROMODIM ne peut mettre de côté la technologie.

Il concerne surtout l’évolution au niveau du traitement du tabac (machines industrielles)

et sa fabrication. En effet, le traitement de tabacs au sein de la SACIMEM auparavant se

fait manuellement et pour cela elle emploie des centaines de mains d’œuvre. Pourtant,

l’implantation des machines permet par la suite d’augmenter l’efficacité et ainsi suivre la

cadence de la demande et aussi de réduire le coût tout en améliorant la qualité. C’est

aussi une marque d’évolution et de croissance. - 21 -


I.5. Facteurs concurrentiels

L ’identification des forces qui agissent sur la position concurrentielle d’une

entreprise permet à cette dernière de mesurer l’intensité concurrentielle du marché. Dans

la définition de l’intensité concurrentielle d’un secteur d’activité, M.E Porter identifie 5

facteurs. L’analyse de ces facteurs permet alors à l’entreprise de se positionner par

rapport à son environnement concurrentiel qui, s’il est intense, limitera d’autant plus son

pouvoir de décision. Il le représente comme suit :

Figure 7: Relation de la PROMODIM avec les composantes de son environnement

Ce qu’il faut tirer de ce schéma, c’est que la concurrence prend une place

prépondérante dans l’environnement externe d’une entreprise et qu’elle mérite une étude

approfondie. Pour le cas de la PROMODIM, il en existe deux catégories à savoir les

concurrents directs et indirects.

Les concurrents directs sont les sociétés qui importent des marques étrangères.

En outre, les concurrents indirects qui sont les sociétés qui fabriquent des produits

de substitution composés par les cigares (robustos, cigaritos,….) et les poudres de tabacs

(paraky) qui sont encore beaucoup consommé à Madagascar.

- 22 -

Pouvoir de négociation

clients

Pouvoir de négociation fournisseurs

Degré de concurrence du marché

Existence de produits de substitution

Barrières à l’entrée

PROMODIM

Représentation de l’entreprise et des composants

de son environnement


Graphe 1 : Diagramme de sa part de marché

0%

20%

40%

60%

80%

100% PROMODIM

CONCURRENTS DIRECTS

CONCURRENTSINDIRECTS

La part de marché de la PROMODIM avoisine les 95% et détient le quasi monopole.

Cette part de marché se calcule ainsi :

PART DE MARCHE :

Son environnement général parle surtout des conditions qui entoure l’entreprise puisque

c’est une entreprise appartenant au secteur du tabac. Mais nous allons parler maintenant

de l’environnement qui est en étroite collaboration avec elle.

SECTION II : SON ENVIRONNEMENT DE PROXIMITE

I.1. Les clients

Les clients directs de la PROMODIM sont exclusivement des grossistes.

L’effectif de ces grossistes est plus de cent vingt (120). Tous ces clients sont codifiés au

moyen de la création d’un fichier où sont notés : le numéro de mise à jour du fichier

client ; le titre, le nom du client ; l’adresse et le numéro statistique ; le code client.

En effet, les clients de la PROMODIM devront être inscrits au registre de commerce, se

munir d’une carte professionnelle pour les grossistes en marchandises générales, d’une

carte d’identification statistique, attestation d’immatriculation, certificat d’existence…

- 23 -

Vente de l'entreprise

Vente de tous les concurrents


I.2. Les banques

L’Impérial Tobacco Madagascar entretient des relations étroites avec les

banques. Pour cela, le groupe est client de cinq banques de Madagascar à savoir la BNI

MADAGASCAR, la BMOI, la BOA, la BFV-SG et l’ ACCES BANQUE. Comme

PROMODIM possède des agences, ces banques procèdent par transfert les recettes des

agences vers les banques siège à Antananarivo.

Les comptes dans ces banques se divisent en deux : les comptes de recette cigarette

seulement et les comptes de fonctionnement. Les virements au compte de la société se

font journalièrement.

I.3. Les fournisseurs

Le groupe en entier entretient des relations de confiance envers les

fournisseurs. Le règlement de ces derniers se fait au comptant. Comme fournisseurs,

PROMODIM en possède 57 dont SACIMEM et cette dernière dispose 20 dont 12

fournisseurs groupe et 8 hors groupe.

Après avoir vu les composantes de l’environnement de la PROMODIM, il nous

est plus nécessaire d’entrer dans le vif du sujet qu’est le système d’information.

- 24 -


CHAPITRE –III

THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME

D’INFORMATION COMPTABLE

Afin de comprendre et mieux assimiler le fond de notre analyse, il nous est utile

de décrire le système d’information dans toutes ses formes.

SECTION I : NATURE ET ROLE DE L’INFORMATION

I.1. Définition d’un système d’information

La mise en place d’un système d’information dans l’entreprise répond à la

nécessité de gérer l’information d’une manière efficace (si l’on se réfère à l’éthymologie,

le mot « information » vient du verbe latin « informare » qui signifie « mettre en

forme »). Autant que la collecte d’information, sa gestion dans l’entreprise est essentielle

Une entreprise se gèrera mieux si elle dispose d’un ensemble d’informations suffisantes

(information disponible, pertinente, fiable, précise et récente) pour pouvoir agir avec

efficacité c’est-à-dire prendre les bonnes décisions au bon moment. La mise en place

d’un système d’information est donc essentielle.

On peut définir l’information comme étant un « élément de connaissance

susceptible d’être codé pour être conservé, traité ou communiqué » (le petit Larousse

illustré, 1996). Pour l’entreprise, le terme d’information fait référence à un ensemble de

connaissance de nature différente dont le rôle est essentiel à différentes phases de la prise

de décision.

I.2. La nature de l’information collectée par une entreprise

I.2.1. Les informations d’ordre comptable

Elles permettent tout à la fois d’avoir une idée sur la situation

patrimoniale d’une entreprise (au niveau surtout des dettes), sur la capacité à dégager un

profit (compte de résultat) mais permet aussi de calculer ses coûts de production et aidant

par la suite à fournir une idée de ses marges de manœuvre futur (plan d’actions).

- 25 -


I.2.2. Les informations d’ordre commercial

Elles aident à mesurer la production de l’entreprise et la demande qui lui

est adressée. Ces informations permettent d’évaluer l’impact d’une politique de prix

quant aux évolutions des modes de consommation (évolution de la demande).

I.2.3. Les informations d’ordre technique

Permettent à l’entreprise de définir son mode de production en tenant

compte entre autres les associées (planification des tâches …). La maîtrise de ces

informations techniques est indispensable pour définir un processus possible. De plus, le

suivi des innovations techniques permet de modifier le plus rapidement possible

l’organisation du système pour pouvoir conserver un avantage compétitif.

I.2.4. L’information d’ordre social

Une information qui est essentielle lors, par exemple, de la création de

l’entreprise (aspect juridique de l’entreprise). Généralement elle permet de déterminer le

cadre dans lequel l’entreprise va exercer son activité (activité licite/ illicite, pratiques à

l’environnement…).

Les sources d’information sont donc multiples et ces larges champs d’application

s’expliquent aussi par le rôle que cette information joue au niveau d’une entreprise.

SECTION II : LE ROLE DE L’INFORMATION POUR

L’ENTREPRISE

II.1. La prise de décision (en amont)

La collecte d’information doit être la plus complète possible dès qu’une

entreprise souhaite que ce soit opérationnelle ou stratégique. D’une part, une décision ne

serait pertinente que si elle repose sur une information pertinente, fiable, précise et

récente. D’autre part, parce que cette collecte d’information permet de définir le plus

précis fait qui se présente à l’entreprise lors de sa prise de décision. Que l’information

soit incomplète ou de mauvaise qualité, elle peut amener à prendre une décision contraire

à ses intérêts à court, moyen ou long terme.

- 26 -


II.2. Transmission de la prise de décision

Il ne faut pas oublier que l’entreprise doit être capable, après avoir pris une

décision de la transmettre aux membres de l’organisation de manière à ce qu’elle soit

comprise, accepté et appliquée par tous en conformité avec l’objectif. La compréhension

de l’information transmise en interne voire une transmission incomplète de l’information

peut amener les membres dans le sens contraire au but poursuivi par l’entreprise ce qui

est la source de nombreux dysfonctionnements internes.

II.3. Le suivi des conséquences de la prise de décision

Enfin, la collecte d’information va permettre à l’entreprise de mesurer les

décisions prises dans le passé ce qui nécessite de déterminer des critères d’évaluation de

la pertinence d’une décision financière de l’entreprise (amélioration des bénéfices), sur

l’amélioration de sa compétitivité (variation du chiffre d’affaire) ou encore sur

l’adaptation de son processus productif (augmentation des pannes, des stocks, réactivité

de l’appareil productif).

SECTION III : LE SYSTEME D’INFORMATION

PROPREMENT DITE

La gestion de l’information dans l’entreprise suit plusieurs étapes. La figure

suivante le démontre clairement :

Figure 8 : Etape du système d’information comptable

- 27 -

Collecte de l’information

Saisie de l’information

Traitement de l’information

Diffusion de l’information


III.1. La collecte de l’information

Il faut pour cela identifier de manière précise et si possible exhaustive les

sources internes et externes à l’entreprise sur les informations aidant ainsi une meilleure

prise de décision.

III.2. La saisie de l’information

Il faut par la suite saisir les informations c’est- à- dire les enregistrer sur

divers supports de manière à pouvoir les conserver. Il est préalable de définir les

modalités de cette saisie (quelle information saisir, de quelle manière, sur quel

support,…).Par exemple les bons de commandes qui sont envoyés par mail, fax ou par

courrier. Ils sont enregistrés sur un cahier de charges. L’ensemble de ces informations

peut faciliter les saisies et le contrôle.

III.3. Le traitement de l’information

Un décideur ne peut pas se contenter de l’information brute, il est donc

nécessaire de procéder à un traitement de l’information à pouvoir en tirer les

informations- clés utiles à l’entreprise. Car l’un des problèmes rencontrés par un décideur

est l’existence de changement. Il est de plus en plus important et indispensable de savoir

classer et hiérarchiser les informations selon leur degré d’importance pour n’en tirer que

l’essentiel à la prise de décision.

III.4. La diffusion de l’information

L’utilité de la mise en place d’un système d’information réside, il ne faut

pas l’oublier, dans sa capacité à donner des éléments importants à la décision. Il est donc

important d’identifier les destinataires finaux du processus de collecte d’information et de

mettre en place la diffusion de l’information au sein de l’entreprise.

- 28 -


EXEMPLES : La manière dont l’entreprise organise le traitement de l’information

comptable

-La collecte de l’information utilisée en comptabilité se fait par l’enregistrement

dans le comptes de l’entreprise de l’ensemble des flux entraînant une modification de la

situation patrimoniale de l’entreprise. Les flux sont enregistrés à partir d’une pièce

justificative de l’existence réelle de ce flux.

-La saisie de l’information : des systèmes informatisés d’enregistrement des

opérations ont été élaborés pour faciliter le traitement de l’information comptables

(logiciels comptables) qui repose sur des règles très précises d’enregistrement des

opérations.

-Le traitement de l’information : l’ensemble des opérations est ensuite présenté

dans des documents comptables de synthèse que sont le bilan (qui donne une présentation

de la situation patrimoniale de l’entreprise à un moment donnée) et le compte de résultat

(qui mesure la capacité d’une entreprise à réaliser des bénéfices du fait de ses opérations

de gestion). De plus, ces éléments font l’objet d’un retraitement dans le cadre soit de la

comptabilité analytique, soit dans le cadre de l’analyse financière de manière à en tirer un

ensemble d’information complémentaire utile à la prise de décision.

- La diffusion de l’information : les informations ainsi collectées font alors l’objet

d’une diffusion auprès des acteurs de l’entreprise et de certains de ses partenaires soit

dans le cadre de rencontres organisées périodiquement (présentation des comptes

mensuels) de manière institutionnelle (conseil d’administration) soit à des moments où

l’entreprise justifie certaines décisions grâce à l’exploitation des informations obtenues

par le système de gestion.

Après avoir développer les fonctions de l’information et du système

d’information, nous allons entrer dans le vif du sujet qui est l’analyse du processus de

traitement des flux d’informations dans le système comptable de la PROMODIM.

- 29 -


PARTIE –II

ANALYSE DE LA

SITUATION


CHAPITRE -I

LES PRINCIPES COMPTABLES DE LA PROMODIM

Avant de nous lancer dans l’analyse du processus de traitement comptable, nous

allons essayer de bien cerner le cadre comptable de la PROMODIM.

SECTION I : LE CADRE COMPTABLE

I.1. Définitions de la comptabilité

C’est un ensemble des méthodes permettant de saisir et de traiter

l’ information chiffrée qui circule dans une entreprise.

C’est aussi une technique quantitative de collecte de données, de traitement et

d’interprétation de l’information appliquée aux faits matériels, juridiques et économiques,

ayant une incidence patrimoniale, pour un sujet économique (entité) : individu, ménage,

entreprise, Etat,…

« La comptabilité est un ensemble de système d’organisation de l’information financière

permettant de saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non

correspondant aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une

image fidèle de la situation financière, de la performance et des variations de la situation

financière de l’entité à la date de clôture des comptes »5

I.2. Les fonctions de la comptabilité6

A l’origine, elle s’est longtemps confondue avec les méthodes mises en œuvre

pour enregistrer l’information chiffrée. Cet enregistrement de l’information revêtait une

utilité pour le chef d’entreprise, mais il répondait en outre à des besoins légaux. C’est

ainsi que le code de commerce Napoléonien, datant de 1807, permettait à la comptabilité

de faire la preuve en matière commerciale.

Depuis 1917, la comptabilité sert également à déterminer le bénéfice fiscal servant

de base au calcul de l’impôt sur les sociétés.

____________________ 5PLAN COMPTABLE GENERAL 2005, imprimerie Nationale, janvier 2005

6 ESSERTINE (P), PROVILLARD (P), comptabilité, e-Node et Pearson Education 2004

- 30 -


Enfin, depuis une période relativement récente, la comptabilité est devenue un

véritable outil de gestion.

I.3. La normalisation des lois comptables

I.3.1. Définition de la normalisation7

D’une manière générale, normaliser c’est soumettre des normes.

Une norme c’est une règle c’est- à – dire une formule qui indique ce qui doit être fait

dans un cas déterminé. L’établissement des règles servira par la suite à modeler une

activité. Pour ce qui concerne la comptabilité, la norme IAS (International Accounting

Standard) est la norme internationale applicable selon le PCG 2005 par toutes les

entreprises à Madagascar. En effet aujourd’hui, l’entreprise doit répondre à un certain

formalisme. Ceci s’explique par le fait qu’elle sert de moyen de preuve à l’égard des tiers

(les autorités fiscales par exemple, les pièces comptables servent notamment de base aux

contrôles fiscaux).

I.3.2. Objectifs de la normalisation comptable pour l’entreprise

Pour que la normalisation comptable soit complète, il faut que :

- La gestion dans l’entreprise soit rigoureuse et efficace.

-Les informations, les analyses, les contrôles internes et externes

soient offertes par des méthodes modernes de gestion comptable pour une prise de

décision éclairée.

-La satisfaction de besoin d’information économique soit pleine par

le biais des normes international IAS/ IFRS.

-L’entreprise dispose des outils comptables efficients.

SECTION II : MISSIONS ET OBJECTIFS PRINCIPAUX

DE LA COMPTABILITE

II.1. Missions principales de la direction comptable du siège

La comptabilité tient une place importante dans une entreprise et son rôle

ne devrait pas être minimisé. Comme objectif principale, la comptabilité au sein du siège

____________________ 7 Plan comptable général 2005, imprimerie Nationale, janvier 2005 - 31 -


est surtout de fournir des informations financières et comptables.

Le plan comptable général 2005 définit justement dans son chapitre 2 à la page 13 les

caractéristiques qualitatives de l’information financière :

-L’intelligibilité : l’information doit être intelligible pour les personnes qui

l’utilisent et aussi facilement compréhensible.

-La pertinence : l’information devrait influencer les décideurs de l’action

préventive grâce à l’information déjà passée ou l’information présente.

-La fiabilité : une information est fiable lorsqu’elle est exempte d’erreurs,

d’omissions et de préjugés significatifs, et lorsque son élaboration a été effectuée sur la

base des critères suivants : recherche d’une image fidèle, prééminence de la réalité sur

l’apparence, neutralité, prudence, exhaustivité.

-La recherche de l’image fidèle : implique le respect des règles comptables et les

principes. Au cas où cela n’est pas fructueuse, nécessité de le mentionner dans l’annexe.

-La comparabilité : l’information devrait être comparable suivant les normes et

aidant le responsable à pouvoir confronter dans le temps et dans l’espace ainsi que dans

la norme nationale et internationale.

Ces informations financières et comptables doivent respecter deux

facteurs indispensables : fournir dans les délais suivant une échéance et en garantir les

caractéristiques qualitatives définies par le plan comptable général 2005.

II.1.1.Fournir les informations financières dans les délais

La limitation au niveau du temps touche toute entreprise et elle a

une caractère obligatoire. Le temps joue un double rôle dans une entreprise, celui de

l’avantage ou du contrainte.

Le temps peut être une avantage car grâce à la limitation du temps, les

informations viennent plus vite et le groupe peut avoir une visualisation globale de la

situation financière. Les informations détenues par les décideurs leur permettent de

prendre les décisions en concordance avec les objectifs poursuivis par l’entreprise.

Dans son approche plus moderne, la prise de décision apparaît plutôt comme « un

processus d’engagement progressif, connecté à d’autres, marqué par l’existence reconnu

de plusieurs chemins pour parvenir au même et unique but » de L. SFEZ.

- 32 -


Dans sa prise de décision, le décideur peut choisir entre trois traditionnels types :

-Les décisions stratégiques : engagent l’entreprise sur une longue période.

L’entreprise va se positionner sur un marché de manière à retirer le maximum de profit

des ressources qu’elle mobilise.

-Les décisions administratives : elles permettent de définir comment les

moyens doivent être utilisées pour parvenir à réaliser les objectifs définis dans le cadre

des décisions stratégiques. Il s’agit alors d’organisation des ressources matérielles,

humaines, financières et technologiques au sein de l’entreprise.

-Les décisions opérationnelles : s’appliquent dans le cadre de la gestion

courante de l’entreprise et concerne les ressources allouées dans le cadre du processus

productif (gestion des stocks, gestion de la production, …).

II.1.2. Fournir des informations financières fiables

La fiabilité est souvent privilégiée car elle met l’accent sur

l’organisation des fonctions comptables et financières et sur la capacité de l’entreprise à

enregistrer fidèlement ses opérations et les restituer sous forme d’état de synthèse. Cette

focalisation sur l’information financière peut s’expliquer au vu des multiples

détournements de fonds qui ont frappé plusieurs entreprises, ce qui peut inciter les

sociétés à mettre en œuvre un dispositif efficace permettant de produire une information

financière de qualité reproduisant l’image fidèle de son patrimoine.

II.2 .Objectifs de la comptabilité du siège

La mise en place de ces informations financières repose sur les trois

objectifs qui suivent :

II.2.1 Le pilotage de l’entreprise :

La direction Administrative et Financière du groupe ITM fait un arrêté

mensuel pour faciliter la gestion de ses comptes et la prise de décision et aussi pour

respecter les échéances de certaines obligations fiscales et sociales.

- 33 -


Cet arrêté est appelé REPORTING. Ce dernier est un travail effectué par mois (reporting

mensuel). Il consiste à reporter les réalisations mensuelles et les prévisions non encore

réalisées. Pour cela, il faut donc procéder à une comparaison entre le budget et les

réalisations mensuelles.

Le reporting est utilisé pour un suivi de budget d’une part et pour une réactualisation

d’autre part. Pour ce faire, la direction financière du groupe ITG a élaboré un fichier

d’état standard utilisé uniformément par toutes les filiales du groupe.

Ce fichier comporte le reporting mensuel groupé en :

- Flash du Compte de Résultat,

- Flash de Trésorerie,

- Flash BFR (besoin en fonds de roulement),

- Flash Bilan,

- Bouclage.

- Etat de stocks

Mais chaque département concerné a chacun son flash à effectuer.

� Flash compte de résultat :

Il s’agit d’un tableau de compte de résultat de SACIMEM et de

PROMODIM figurants les produits et les charges et aussi l’Impôt sur les revenus (IBS).

Dans le flash du compte de résultat figure les formules suivantes :

VOLUME = Σ produit Coralma domestiques (ventes) + productions Licence + Exportation +

Licence export + Import + Tabac en feuille + Autres (chiffres d’affaire sur transport vente)

Le volume est à reporter dans le chiffre d’affaire.

MARGE SUR COUTS MATIERES = redevance de marques¹ + contribution²

¹ La redevance de marques est un pourcentage accordé par tige de cigarette aux

propriétaires des marques BOSTON, GAULOISE, OXFORD.

La redevance de marque se calcul par : REDEVANCE DE MARQUE = Prix de cession SACIMEM * t %

² La contribution est la part de fabrication calculé à la base de la structure de prix.

- 34 -


RESULTAT D’EXPLOITATION = total contribution + frais de fonctionnement + annexe de

résultat

Les frais de fonctionnement se composent de :

� Les frais de personnel : 641 (rémunération et gratification)

64141 (rémunération dirigeant)

6451 (œuvre sociale)

647/ 648 (autres charges)

� Les frais généraux :

- Fournitures consommés comme les carburants pour les

machines de fabrication de la SACIMEM, électricités….

Charges directes de production

- Services extérieurs : la télé- communication, fournitures,

mission

Charges vers les tiers

- Le transport et déplacement comme les voyages en avion

- Impôt et taxe concernant l’exploitation : taxe foncier,

patente

RESULTAT COURANT = Résultat d’exploitation + Résultat financier

RESULTAT NET = Résultat courant – Impôt sur les revenus (ex- IBS).

- 35 -


-36-


� Flash de Trésorerie :

Le tableau appelé FDC est à compléter mais pour plus de fiabilité, il est

préférable avant d’y insérer définitivement les donnés, de suivre les deux étapes suivantes

dans des fichiers Excel à savoir :

- Elaboration du suivi d’endettement financier net par le tableau des flux

de trésorerie selon la méthode directe.

- Pour compléter ce tableau, il faut partir des flux comptables imputés

préalablement d’une nature de trésorerie.

- Pour plus de fiabilité, il faut donc préalablement vérifier si les

imputations des flux comptables sont correctes avant de compléter le tableau.

- Elaboration du suivi d’endettement financier net par la balance de fin de

période (classe 5). L’endettement financier net par les flux doit être égal à l’endettement

financier net par la balance de fin de période.

• Contenu du tableau des flux de trésorerie Méthode directe

Les composantes du tableau des flux sont : (tableau 2)

* flux d’activité

* flux d’investissement

* flux financier

• Les formules permettant de calculer l’endettement financier

net de fin de période :

FLUX NET D’ACTIVITE = (Encaissement + Produits financiers) – (Décaissements + Frais

financiers)

FLUX NET D’INVESTISSEMENT = Acquisition d’immobilisations – Cession

d’immobilisations

- 37 -


CASH OPERATIONNEL = Flux net d’activité – Flux net d’investissement

FLUX FINANCIERS = Dividendes reçus – Dividendes versés

CASH NET = Cash opérationnel + Flux financiers

FLUX NETS FINANCIERS = Augmentation de capital + ∆ Endettement financier net

ENDETTEMENT FINANCIER NET DE FIN DE PERIODE (I ) = Endettement financier net

début de période + Flux nets financiers

- 38 -


-39-


• Situation d’endettement net :

- Les composants du tableau de suivi de l’endettement :

Il s’agit en général de l’ensemble de : * Facilités à court terme

* Disponible

* Dettes à long et moyen terme

Les formules qui les composent sont les suivantes :

TOTAL ENDETTEMENT NET À COURT TERME (CT) = Total facilités CT – Total

endettement net CT

ENDETTEMENT FINANCIER NET (II) = Total endettement LMT – Total endettement net CT

A noter que (I ) doit être égal à (II ) c’est- à- dire que l’endettement financier net de fin de

période doit être égal à l’endettement financier net.

- 40 -


- 41 -


� Flash BFR (Besoin en fonds de roulement) :

Le principe reste le même mais pour y arriver, il faut recueillir les données

à partir de la balance générale obtenue à partir du logiciel SAGE Compta 500 ;

• Les composantes de BFR :

Il y a les * Emplois : stocks, clients, autres actifs

* Ressources : fournisseurs, autres passifs

• Formules :

STOCKS NET = Stocks – Provision sure stocks

TOTAL CLIENTS = * Clients groupe + Clients hors groupe

CLIENTS NET = Clients – Provision sur clients

TOTAL FOURNISSEURS = ** Fournisseurs groupe + Fournisseurs hors groupe

AUTRES PASSIFS = Charges à payer + Produits constatés d’avance + Dettes envers l’Etat +

Dettes envers personnel + Dividendes à payer

BFR BRUT = Stocks Brut + Client Brut – Total fournisseurs + Autres actifs – Autres passifs

BFR NET = BFR Brut - Provisions

* lorsqu’il s’agit de fournisseurs ou de clients Groupe, il faut toujours les justifier par des

détails car il y a un rapprochement entre chaque filiale de group ITG.

** Tous les comptes de fournisseurs sont intégrer dans le BFR à partir de la balance

comptable sauf le compte 404 : fournisseurs d’immobilisation, qui est tout de suite

reporté dans le bilan.

- 42 -


-43-


� Flash bilan (tableau 5) :

Le bilan est un des éléments constitutifs des Etats financiers et figure

parmi les buts de la comptabilité. Il indique « un état récapitulatif de actifs, des passifs, et

des capitaux propres de l’entité à la date de clôture des comptes »8.

� Flash Bouclage Balance Emploi/ Ressources :

C’est un tableau de flux de trésorerie par la méthode indirecte (tableau 6).

Le contrôle ou bouclage consiste à rapprocher le flux d’activité obtenu par la méthode

directe avec celui obtenu par la méthode indirecte.

FLUX D’ACTIVITE (méthode indirecte) :

FLUX NET D’ACTIVITE = Résultat Net + Amortissement + Dotations/ Reprises Provision

+ ∆ BFR

____________________ 8PLAN COMPTABLE GENERAL 2005, Art 131-1, p 15

- 44 -


-45-


-46-


II.2.2. Etablissement d’états financiers annuels :

Un découpage de la vie de l’entreprise est nécessaire pour pouvoir

montrer une image fidèle de son patrimoine. D’où un exercice comptable allant du

01/01/N au 31/12/N. Pourtant elle ne peut pas permettre une vue complète de la situation

de la société. « Les états financiers sont une représentation financière structurée de la

situation financière et des transactions conduites par une entité. L’objectif des états

financier à usage général est de fournir des informations sur la situation financière, la

performance et les flux de trésorerie de l’entité qui soient utiles à un large éventail

d’utilisateurs »9.

La PROMODIM fait deux arrêtés annuels à savoir :

TABLEAU 7 : Tableau récapitulatif des arrêtés effectués par la société

NATURE ECHEANCE OBSERVATIONS

ARRÊTÉ

SOCIAL

Du 01/01/N+1 au 31/12/N+1

-L’arrêté social suit la loi Malgache.

-PROMODIM fait aussi celui de la

SACIMEM

ARRÊTÉ

CONSOLIDÉ

Du 01/10/N-1 au 30/09/N+1

-L’arrêté consolidé suit la loi

Britannique puisque l’ITM en est une

filiale.

-Fait par les membres du groupe et

consolidé par ITG.

La PROMODIM est une filiale d’une société Britannique ce qui lui oblige de faire deux

arrêtés annuels : arrêté social du 01/01/N+1 au 31/12/N+1 et une arrêté consolidé du

01/10/N-1 au 30/09/N+1. Par conséquent, les dividendes des actionnaires sont calculés à

partir de l’arrêté social suivant la loi Malgache. C’est une obligation envers la fiscalité

Malgache sous peine de pénalité. La fiscalité n’accepte le calcul des dividendes qu’à

partir de deux date d’arrêté : celle du 30 juin ou du 31décembre.

____________________ 9 PLAN COMPTABLE GENERAL 2005, Art 131-1, p 15

- 47 -


II.2.3. Obligations fiscales :

Quelque soit l’entreprise à Madagascar où ailleurs, elle est dans

l’obligation de payer des taxes selon les lois régies dans le Code Générale des Impôts.

Par ailleurs, La PROMODIM paye des milliards de taxes pour elle- même et pour

SACIMEM.

Les principaux taxes qu’elle est dans l’obligation de régler :

� Impôt sur les revenus :

Selon le code général des impôts : « L’impôt est établi chaque année sur

les résultats obtenus pendant l’exercice comptable de douze mois, clôturé au cours de

l’année précédente »10. Il y a aussi les Impôts sur les revenus salariaux suivant les

fourchettes définies par le code général des impôts et les impôts sur les capitaux

mobiliers, ainsi que les autres taxes et Impôts commerciaux, fonciers et autres.

TABLEAU 8 : CALCUL IMPOT SUR LES REVENUS

MOIS RESULTAT COURANT

RESULTAT AVANT IMPOT IRCM/DIVIDENDE + Pénalité et amendes fiscales + Provision sur stocks + taxes sur les véhicules de tourisme + dons et Libéralités + Dotation provision pour charges d'exploitation + Dotation provision créances

+ Différence de Conversion passif

DEDUCTION - Reprise/provision pour immobilisation

- Reprise/provision stocks RESULTAT EXTRAORDINAIRE

RESULTAT FISCAL BASE IMPOSABLE (IR 25% Théorique)

IR 25% ____________________ 10 CODE GENERALE DES IMPOTS 2008, ¹Art 01.01.09, p18 - 48 -


� Les taxes sur cigarettes :

I l y a :

- Droit d’Assises : Ceux qui sont soumis au Droit d’Assisses sont : « Les produits

récoltés, fabriqués, préparés, ou importés à Madagascar…Toutefois, d’une part, pour les

cigarettes dont le prix de référence ne dépasse pas celui fixé par Arrêté du Ministre

chargé de la réglementation fiscale, il est appliqué un abattement de 50 pour 100, d’autre

part, pour les cigarettes dont la fabrication met en œuvre un poids de tabacs produits à

Madagascar ou égal à 60 pour 100 du poids total du tabacs, il est appliqué un abattement

de 15 pour 100 »11.

- Taxe spéciale jeunesse et sport : La vente de cigarettes détruit la santé c’est pourquoi

l’Etat à attribuer ces taxes pour l’amélioration de la santé. Elle est fixée à 6Ar par paquet

de cigarette.

- Taxes sur la valeur ajouté/ marge : ce sont les taxes prisent sur le prix de vente

grossistes aux détaillant.

TVA SUR MARGE = Prix de vente grossistes au détaillant (HT) * 20%

� Droit d’Accises sur Importation (DA) :

Les faits générateurs du Droit d’Accise s’appliquent aux « produits

importés, par la déclaration en douanes lors de l’importation »12. Le paiement de la DA

ne se fait par contre que lorsque l’avis d’arrivé de marchandise de la douane est reçu. Son

taux est de 5% sur la valeur CAF (Coût [FOB] + Assurance + Frêt) + DD (droit de

douane)

� La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) :

La TVA est une « taxe perçue selon un système de paiement fractionnés

sur la valeur ajoutée apportée par chacun des opérateurs qui interviennent dans le circuit

de production et de distribution » 13.

____________________ 11 CODE GENERALE DES IMPOTS 2008, Art 03.01.03, p 17

12 CODE GENERAL DES IMPOTS 2008, Art 03.01.03, p64

13 DEFFAINS- CRAPSKY (C)., Comptabilité générale, Lexifac Gestion, 3ème édition 2002, p43

- 49 -


Par nature, sont assujettis à la TVA : « Les affaires réalisées à Madagascar

par les personnes physiques ou morales qui, habituellement et de manière indépendante

achètent pour revendre ou accomplissent des actes relevant d’une activité commerciales,

industrielle, agricole, artisanale, minière, hôtelier, de prestation de services ou de

profession libérales, sont soumises à la taxe sur la valeur ajoutée sauf exonération

expresse par le présent texte »14. La PROMODIM effectue une chiffre d’affaires

supérieur à 20 millions d’ariary ce qui fait d’elle une entreprise soumise obligatoirement

à la TVA comme précise le Code Général des Impôts dans son Art 60.01.04 sur les

personnes assujetties à la page 91.

Le taux de la TVA, « le taux normal de la taxe sur la valeur ajoutée est fixé à 20 pour

100 »15 depuis le 01/01/2008.

• Comptabilisation de la TVA au sein de la comptabilité

PROMODIM :

La déclaration de la taxe sur valeur ajoutée est prise dans le grand livre. Le

règlement devrait être viré à la banque avant le 15 du mois pour éviter une pénalisation.

Cependant, la TVA n’est pas une charge pour l’entreprise, même si celle-ci lui coûte en

frais de gestion et en charges financières liées aux incidences sur ses besoins de

financement. En effet, le consommateur de la taxe est destructeur final de produit ou de

service. « Dans la comptabilité de l’entreprise, la TVA facturée aux clients est portée au

compte de l’Etat à qui il faudra verser : c’est la TVA collectée. En revanche, la TVA

facturée par les fournisseurs constitue pour l’entreprise un avoir qu’elle déduira de la

TVA à réserver : c’est la TVA déductible »16. Tous les mois, l’entreprise effectue soit une

déclaration de crédit de taxe soit un paiement de taxe.

Le principe est que si :

- la TVA collectée ≥ TVA déductible → paiement

- la TVA collectée ≤ TVA déductible → crédit de taxe à reporter sur la

période suivante _____________________ 14 CODE GENERALE DES IMPOTS 2008, Art 06.01.02, p92

15 CODE GENERAL DES IMPOTS 2008, Art 60.01.13, p94

16 EGLEM (J-Y)/ MIKOL (A), « Mécanisme financière de l’entreprise », 1988, p13

- 50 -


SECTION III : LES STRUCTURES RENCONTREES PAR

LA PROMODIM

III.1. Structure décentralisée

Auparavant, la comptabilisation se faisait au sein de chaque membre du

groupe. Les relations qui existaient entre eux étaient que SOCTAM et SITAM

fournissent des marchandises à la SACIMEM. Cette dernière vend exclusivement les

cigarettes à la PROMODIM qui par ailleurs fournit les grossistes et les représentants. En

ce qui concerne les arrêtés, chaque société établit ses comptes (établissement des états

financiers). Les contrôleurs effectuent les vérifications des états financiers de chaque

membre.

Voila ce que montre la figure suivante :

Figure 9 : Relations entre les membres du groupe

Légende : → indique les flux de marchandises entre les quatre sociétés

- 51 -

PROMODIM SACIMEM

SOCTAM SITAM

Agences Et

Représentants


II.2. Structure centralisée :

Depuis 2003, une nouvelle structure est instaurée au sein de la

PROMODIM. Elle est devenue le siège de la comptabilisation de SACIMEM à part ceux

des agences. Cette structure est installée pour mieux perfectionner l’image fidèle du

groupe et pour mieux ressortir la valeur du patrimoine de l’entreprise. Le contrôle est

donc plus resserré et plus facilité et ainsi le siège pourra avoir une visualisation à temps

réel de la situation. D. Weiss l’explique par le fait que : « seuls ceux qui sont en mesure

de faire du changement un état naturel de l’organisation seront capables de s’adapter à

tous les processus d’évolution »17.

Les mouvements des agences et celui de SACIMEM sont désormais centralisés au

sein de la comptabilité de la PROMODIM.

Le principe est représenté comme suit :

Figure 10 : Les principaux flux à comptabiliser au sein de la comptabilité de la société :

Après avoir parlé du cadre comptable de la PROMODIM, nous allons entrer dans le

chapitre suivant sur sa façon de traiter les flux d’informations.

____________________ 17 WEISS (D), « Les nouvelles frontières de l’entreprise », Revue française de gestion, octobre 1994, p 40.

- 52 -

Factures Immobilisation Stocks

- Commande - achat - électricité - ……

- Matières 1ères - Produits semi- finis - Produits finis - Cigarettes

SACIMEM

PROMODIM

Comptabilité centralisée PROMODIM

Factures Ventes agences Mouvements bancaires Et

Situation De trésorerie

…..

…..

- Achats - Dépenses


CHAPITRE –II

LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FLUX

D’INFORMATIONS COMPTABLES DE LA

PROMODIM

Comme la PROMODIM traite des informations provenant de ses agences et de la

SACIMEM, elle a mis en place pour ce faire des procédures comptables et utilise des

outils de réalisation comptable que nous allons essayer d’exposer par la suite.

SECTION I : LES PROCEDURES COMPTABLES DE LA

SOCIETE

Le groupe met en place des procédures pilotes selon l’activité

effectuée dans l’entreprise pour avoir une nette visualisation des tâches de chaque

responsable. Mais voici les procédures des plus grands travaux traités dans la

comptabilité.

I.1. Les procédures d’investissement/ immobilisations

I.1.1. Les objectifs de la procédure

La procédure d’immobilisation a été élaborée pour s’assurer de la

cohérence totale avec les objectifs stratégiques de la société et que les investissements

respectent les procédures d’autorisation suivant une DAC (Demande d’Autorisation de

Crédit).

I.1.2. Descriptif de la procédure :

� Elaboration du budget d’investissement :

Pour qu’il y ait un investissement, et bien, il y a tout d’abord le besoin.

Chaque direction fait part de ses besoins en investissement qui seront analysés par le

contrôleur de gestion pour qu’il élabore le budget d’investissement.

Ce projet est alors envoyé à la direction du siège (Antananarivo) et ensuite envoyé pour

accord définitif à la direction Tobaccor.

- 53 –


� Mise en œuvre des investissements :

L ’accord obtenu, la société fait des appels d’offre. Les offres sont

analysées et envoyées au service de contrôle de gestion (avec élément justificatif) pour

qu’il puisse vérifier la conformité des prévisions par rapport au budget. Quand les offres

sont acceptées, il faut remplir la DAC. Cette dernière n’est pas nécessaire pour les

immobilisations inférieures à 1200 euros. L’établissement de la commande n’est lancé

qu’une fois que l’accord est transmis.

� Réceptions des biens :

A la réception des biens, la PROMODIM effectue un PV (Procès Verbal)

de réception indiquant la date de mise en service. Par la suite, il y a le suivi des DAC

(suivi de ces mouvements).

Les biens sont valorisés et calculés au coût historique. En somme, les éléments d’actif et

du passif, de change et des produits sont comptabilisés dans les états financiers sur la

base de leur constatation sans tenir compte des effets de variation de prix ou d’évolution

du pouvoir d’achat de la monnaie .

Exemple : achat de marchandise → Réception facture → comptabilisation

1000 euro à 2630 10 jours après, comptabilisation

à 2630 euro sans tenir compte

du changement du cours

Pour la valorisation, il faut : les factures, PV de réception, note de frais

d’approche (mécanicien étranger), facture, transitaires (SDVouSCAC), facture

d’assurance, frais de séjour moniteur (mécanicien étranger), frais d’installation, note de

débit de la banque et autres frais (séjour, manutention,…).

� Suivi des investissements et des décaissements :

• Pour le suivi des investissements, il faudrait que la DAC soit bien

visée par l’ITG* afin d’établir un grand livre des comptes

d’immobilisation.

• Vérifier que les matériels acquis soient mis en service (bon de

livraison) afin d’établir un tableau de suivi des investissements

selon le guide du reporting.

*Imperial Tobacco Group - 54 -


• Suivi des décaissements consistant à vérifier si les fournisseurs

d’immobilisations sont payés et que leurs comptes sont bien

mouvementés.

• S’assurer que le rapprochement des décaissements ITG (Imperial

Tobacco Group) est égal au flux d’investissements du reporting

Trésorerie

� L’inventaire :

Un Procès Verbal d’inventaire est établi, mentionnant la liste des biens

détenus par chaque bénéficiaire, le nombre, la qualité. Un compte rendu est ensuite

adressé à la Direction Générale pour information.

� Le désinvestissement :

Par définition, le désinvestissement indique la sortie ou reforme des

matériels. Un bordereau de mouvement des immobilisations ou BMI est établi (mais

toute cession d’immobilisation nécessite l’accord du conseil d’administration). Il existe

deux types de désinvestissement : vente ou cession, mis en rebut d’immobilisation.

I.2. Les procédures de vente :

I.2.1. Procédure de vente de la SACIMEM

Le premier objectif de la procédure de vente de la SACIMEM est de

s’assurer de l’approvisionnement régulier des agences de la PROMODIM.

I.2.2. Procédure de vente de la PROMODIM

L’objectif est de s’assurer que les clients grossistes sont bien

approvisionnés et que les recettes sont bien sécurisées.

� Dossier des clients de l’entreprise :

PROMODIM ne vend qu’à des grossistes. Pour le mode de paiement, ces

derniers règlent au comptant soit :- par chèque de banque

- bordereau de versement

- par virement bancaire (sur présentation de l’Avis de Crédit)

- 55 -


Pour être client de la PROMODIM, des dossiers sont nécessaires ( certificat d’inscription

au registre de commerce, carte professionnelle de l’exercice en cours, carte

d’identification statistique, NIF, certificat d’existence, certificat de résidence pour la

personne inscrite sur la carte) avant facture au nom du client. Le principe de la société est

qu’ « Aucune vente ne peut être effectuée tant que ces documents ne sont pas complets et

fournis ».

� Le Journal Financier Banque Recette (JFBR) :

Les recettes sont alors à comptabilisées au Journal Financier Banque

Recette.

Au débit on inscrit le montant des avis de crédit ou bordereau de versement.

Au crédit on inscrit les avis de débit que les banques font parvenir après le transfert au

compte PROMODIM siège des recettes versées (en précisant la date). Un arrêté

hebdomadaire des JFBR est établi dont le solde est à reporter pour la semaine suivante.

SOLDE A REPORTER = Report précédent + Recette de la semaine – Transfert de fonds

� La note de crédit :

Il y a établissement de la note de crédit que : si la somme versée par le

client excède le montant de la facture (montant minimale de 1 000 Ar). Pour ce faire, une

note de crédit en trois exemplaires est constituée pour le client mentionnant le montant

versé, le montant de la facture et le montant de la note de crédit émise.

Une note de crédit est alors remise au client pour qu’il puisse le présenter lors de son

prochain achat. Cette somme lui sera déduite à la prochaine facture (NCR : note de crédit

rendue).

� La facturation :

Après la réception et vérification de l’avis de paiement, quatre exemplaires

de facture sont à fournir : - pour le client ;

- pour l’agence ;

- pour le siège à envoyer hebdomadairement pour la

comptabilisation ;

- pour l’agent des contrôleurs internes.

- 56 -


I.3. Les procédures de gestion stocks

La présente procédure traite les opérations comptables des flux de matières

de la SACIMEM, à savoir : les approvisionnements, les entrées en stocks, la production,

les ventes.

� Les étapes de la procédure :

Il faut procéder : à la concordance entre états de stocks et balance des

comptes de stocks, contrôler les balances analytiques (le centre analytique 1 est bien

soldé et que le centre analytique 3 sur la production est soldé lui aussi), contrôle des états

financiers, s’assurer que les comptes auxiliaires des comptes de encours de route sont

bien soldés (sauf livraison partielle confirmé par le service approvisionnement).

� La comptabilisation des factures d’achats :

•••• Approvisionnement : la facture principale est à comptabiliser dans

le compte 60. (voir partie A du schéma)

•••• Comptabilisation des FPR (Fiche de Prix de Revient) envoyées

par la SACIMEM et vérification de la conformité du montant inscrit par rapport à la

facture et le reste sur écart. Le principe de la FPR c’est : valorisation entrée = Charges

comptabilisées + Estimation des facture à recevoir. (voir annexe 2)

•••• Etablissement des écritures d’estimation (soit sur le frêt, les

assurances, les droits de douanes et taxes d’importation, les honoraires GASY NET, les

honoraires du transitaire, les commissions du Bureau d’achat « CAITA »).

•••• S’assurer de l’exhaustivité des éléments constitutifs du prix de

revient dans le grand livre.

•••• Surveille les quatre flux dans la production : sorties matières pour

fabrication des produits semi- finis, les entrées en stocks de produits semi- finis

correspondants, les sorties de matières et produits semi- finis pour fabriquer les produits

finis, les entrées en stock des produits finis correspondants. (voir partie B schéma).

- 57 -


Figure 11 : Procédure comptable de stocks (interface SAGE)

A/ Comptabilisation des factures et/ou estimation de frais B/ Comptabilisation des flux matières (interface)

Il s’agit d’un processus d’écriture d’inventaire permanent c’est-à-dire :

- A la réception d’une facture, les marchandises sont sensées être encours (phase A).

- La réception effective de la marchandise annule cet encours (passage de l’encours vers

les stocks).

- La production (phase B) est que toute sortie de stocks est constatée en consommation de

matière (variation), la production fabriqué correspondante (semi ou fini) est constatée

pour la même valeur en encours ou production fini.

- Le déstockage final (livraison, vente) constitue le prix de revient des produits vendus.

Si la PROMODIM utilise ce procédure c’est que ça facilite l’aspect analytique et que ça

permet une lecture directe des comptes surtout au niveau coût et prix de revient.

- 58 -

1 000 710 220

Facture FOB Frais d’approche1 Frais d’approche2

1 000 710 220

401 ou 408

603

60/61/62/63

1 000 710 220

Compte auxiliaire 38

1 000 710 220

1 930

351-P semi-finis

1 100 mise en stocks P semi - finis 1 100

258 P semi en finis 258

60352000 variations stocks semi-finis

31/32 6032 variations stocks MP

1 930

750 Utilisation mat pour 750 Semi – finis 350 350

277 Utilisation mat pour 277 P finis

Ecritures issues FPR Entrées en stock matières

355-P finis 60350000- Variation de stock

535 Entrée en stock PF 535

375 sortie stock PF 375 MMAV

Ecritures à saisir manuellement (journal d’achat)

Ecritures déversées par l’interface (journal ODT)


I.4. Les procédures de gestion de paie

La paie est calculée par la Direction des ressources humaines mais les

écritures comptables sont passées auprès de la comptabilité.

En générale, il s’agit de la * réduction sur la salaire de base des :

- Cnaps (13%)

- Ostie (5%)

- Impôt général sur les revenus

- Acompte de l’avance sur salaire

- des retenues diverses et cession de solde

* de l’ajout des :

- Gratification

- Indemnités

- Congé payé

- Heures supplémentaires

- Primes

I.5. Les procédures de gestion de la trésorerie

I.5.1. Phases de la procédure :

La mise en place de la procédure de la trésorerie est de s’assurer

une gestion efficace respectant les phases quotidiennes, mensuelles et annuelles.

- Phases quotidiennes : l’établissement de la situation de trésorerie, mise à jour de la

situation bancaire, l’établissement de la situation d’endettement du groupe et d’entretenir

les relations avec les banques.

- Phases mensuelles : l’établissement du plan glissant et l’établissement des reporting

(flash trésorerie et BFR)

- Phases annuelles : l’établissement du budget de trésorerie et le renouvellement des

lignes de crédit.

- 59 -


I.5.2. Les étapes de la procédure

� Vérification des conditions bancaires :

Une vérification des conditions appliquées par la banque doit être faite à

partir des extraits de compte ou des avis reçus.

Le tableau suivant montre la nature des vérifications selon le type de documents reçus de

la banque.

TABLEAU 9 : Nature de vérification SUPPORTS BANCAIRES NATURE DES CONTRÔLES Avis de crédit ou de débit - Taux de change

- Commission de change et de transfert - Frais bancaires divers

Extrait de compte - Date de valeurs - Frais fixes divers - Rapprochement bancaire - Commissions de mouvements

Echelle d’intérêts et tickets d’agios - Taux d’intérêts - Commission de plus fort découvert - Commission de mouvement - Frais de gestion

Le compte des conditions bancaires doit porter sur chacun des principaux éléments

suivants :

- La date de valeur : date à laquelle une somme est effectivement débitée ou

créditée sur un compte. Elle sert de référence pour le calcul des intérêts éventuellement

produits. C’est la date à laquelle les agios commencent à courir. La date de valeur peut

être vérifiée directement sur l’extrait de compte.

- Commissions bancaires : ce sont les frais financiers de la banque comme :

commission sur opérations (regroupe les opérations de décaissements « opération de

débit », d’encaissement « opération de crédit »), commissions de compte (où l’on trouve

la commission de mouvement, la commission de plus fort découvert ou CPFD).

- 60 –


- Commission de mouvement : s’applique sur les mouvements débiteurs à partir

de l’échelle d’intérêts* à l’exception des mouvements suivants généralement exonérés :

virement de compte à compte reçu ou émis, remboursements d’emprunts, agios,

commissions et autres frais bancaires,…

* L ’échelle d’intérêts : elle est établie en général à la fin de chaque trimestre

civil : les écritures sont classées par date de valeur. Elle justifie les agios trimestriels et

reflète la gestion de trésorerie. Elle aboutit à la détermination de trois types essentiels de

prélèvements : les intérêts débiteurs, la CPFD, la commission de compte.

- La commission du plus fort découvert : correspond au total des plus forts

mouvements débiteurs durant les trois mois.

� Analyse de la situation d’endettement de l’entreprise :

L ’objectif de la trésorerie c’est de faire ressortir l’endettement 0, c’est l’idéal.

� Entretenir les relations avec les banques :

La trésorerie est en relation étroite avec la banque par le biais des

interlocuteurs (gestionnaires de compte). Il y a aussi les réclamations, les négociations

diverses comme pour le dépassement de découvert, les interventions pour le

renouvellement des lignes de crédit.

� Etablissement du plan glissant de trésorerie (voir annexe 3)

La prévision de trésorerie est essentielle car elle permet une prise de

décision rapide et éclairée en matière de choix de financement d’une part et le vérifier la

liquidité de l’entreprise d’autre part.

Le plan glissant de trésorerie de la PROMODIM est construit sur une base de quatre

semaines mais généralement cela peut être construit sur une durée allant de une semaine à

six semaines en fonction de la visibilité que l’entreprise veut avoir sur son activité.

Grâce au plan glissant, l’entreprise peut négocier un renouvellement de ligne de crédit en

cas de déficit et aussi d’éviter les mauvaises surprises car toutes opérations étant déjà

prévues à l’avance.

- 61 -


• Construction du plan glissant :

- les prévisions sont à répartir par jour,

- les données sont collectées à partir du budget mensualisé et sont de natures

différentes. Il peut s’agir de : ventes obtenues auprès des commerciaux, les décaissements

provenant du service approvisionnement, les petits décaissements émanant des

contrôleurs de gestion, les règlements fournisseurs locaux et étrangers, les taxes, le

règlement de la TVA, de la Cnaps et cotisations sociales, la paie, les investissements,…

SECTION II : LES OUTILS DE REALISATION DU

TRAITEMENT

II.1. Caractéristiques des outils comptables :

II.1.1. Définition :

I l s’agit notamment « des nouvelles technologies de l’information

et de la communication, qui ont d’abord été mises au service de l’automatisation des

processus de production (année 1970) avant de transformer considérablement l’ensemble

des organisations et des pratiques professionnelles »18. Ce sont des logiciels misent en

service pour aider à la réalisation des traitements comptables. Pour cela, ses outils

doivent être efficients.

II.1.2. Caractère d’un outil efficient 19

Pour qu’un outil comptable soit efficient, il lui faut :

- assurer le rôle de l’information comptable

- garantir que les documents normalisés qui sont produites traduisent

une image aussi fidèle que possible des réalités économique et

financière des entreprises.

____________________ 18 VALLERY (G), « Quels sont les effets des NTIC sur le travail et l’organisation », In C Lévy- Lebroyer

2006, p117 19 Mme Ranorovololona (2004), cours de comptabilité 1ère année

- 62 -


II.2. Les outils utilisés pour le traitement dans le siège de la

comptabilité de la PROMODIM

La comptabilité aujourd’hui nécessite l’utilisation des outils informatisés

pour le traitement comptable mais plus comme avant (écriture dans un livre). Le fait est

que ces outils sont nombreux et de plus en plus perfectionnés. C’est à l’entreprise de

choisir lequel utiliser.

Pour la PROMODIM, il diffère selon les départements mais en ce qui concerne la

comptabilité, elle utilise :

II.2.1. GESCOM 20

Ce logiciel, Gestion Commerciale, assure la gestion complète de la

chaîne commerciale (Devis- Facturation- Règlement) avec une prise en main rapide et

une saisie simplifiée pour la facturation.

� Capacité :

GESCOM est capable de gérer :

- jusqu’à 10 000 produits avec code article, désignation, unité, prix unitaire, taux de

remise et de TVA ;

- gestion de 10 taux de TVA ;

- gestion de 10 000 clients ;

- gestion de 30 taux de remises ;

- gestion de 10 références bancaires ;

- gestion de 30 modes de règlements

- gestion de 50 types d’échéance.

� Gestion simple des saisies :

- Imputation manuelle ou automatique du numéro du document ;

- Gestion de la TVA jusqu’à 4 taux différents pour un même document ;

- Choix des articles par un simple copier/coller ;

- Nombre de lignes/ article par document : illimitées ;

__________________ 20 www.GESCOM.fr - 63 -


- Possibilité de changer tout ou partie d’une ligne article (unité, le prix unitaire hors

taxe, la quantité) ;

- Possibilité de saisir un article non présent dans la liste des produits, en cours de

document ;

- Gestion des taux de remises par ligne article ou pour l’ensemble du document ;

- Gestion des frais de port soumis ou non ;

- Gestion des acomptes ;

- Calcul automatique de la date d’échéance ;

- Visualisation du document avant impression ;

- Edition et paramétrage des conditions générales de ventes ;

- Modèle de document facilement paramétrable ;

- Facilité de recherche des articles par code, par mot clef, par famille ;

- Bordereaux de chiffrage ;

- Liste des bons de livraison non facturés ;

- Préparation de commande client et regroupement par type de client ;

- Possibilité d’effectuer une facturation groupée ;

- Renseignement nécessaire à une liaison comptable ;

- Récapitulatif du chiffre d’affaire par client.

� Suivi des règlements clients :

- Option sur les débits ou les encaissements ;

- Gestion de règlement partiel ou total par facture ou avoir ;

- Edition des remises en banque (chèques, traites….) ;

- Lettrage des comptes ;

- Exportation de la base de données « documents » pour des tiers.

� Fiche article complète :

- Gestion de famille d’article ;

- Désignation de l’article sur plusieurs lignes possible (2 par défaut extensible à

plusieurs dizaines) ;

- Code article interne et fournisseur ;

- Imputation vente et achat ;

- 64 -


- Gestion du type d’article et prix de base utilisé pour le calcul du prix de vente en

valeur nette ou par un coefficient sur le prix d’achat de base

- Stock minimum, maximum, physique et virtuel (réservation) de l’article ;

- Conditionnement (poids, unité, quantité unitaire) ;

- Date de création de l’article, possibilité de suspendre les articles obsolète afin

d’épurer le fichier article, les articles suspendus disparaissent du fichier articles mais

restent accessibles (ex : consultation, vente).

� Consultation et éditions facilitées

� Gestion par articles ou par client en marge ou en chiffre d’affaire

� Traitement commercial

Pour le traitement commercial, la comptabilité du siège utilise ce logiciel

(GESCOM). En effet, toutes ses agences possèdent le logiciel. La création des fichiers

clients se fait au niveau de chaque agence mais c’est la récapitulation des ventes,

règlements, achats et mouvements de stocks seulement qui est envoyée par mail

journalièrement au siège. Ce procédé est mis en place pour faciliter la récapitulation des

ventes et recettes journalières. Les fichiers envoyés par les agences sont ensuite introduits

dans le GESCOM pour une intégration.

Ce sont les informations envoyées par les agences qui seront par la suite vérifiées par la

comptabilité (mouvement des stocks, note de crédit, remboursement des frais de

transport, taxes, les péréquations*,…) pour une vérification de la cohérence entre les

écritures des agences et celles du siège.

� Circuit des informations

Les informations prodiguées par les agences sont utilisées par les trois

départements différents à savoir : commercial, trésorerie, vente.

* avantages accordés par la PROMODIM pour ces clients en vue d’une grosse

commande.

- 65 -


Figure 12 : Circuit de l’utilisation des informations

II.2.2. MFG/PRO21 :

MFG/PRO est développé sur la base de la plate- forme version 10,

proposée par Progress Software. Cette plate forme peut supporter la base de données de

Progress Software mais également celle d’Oracle. Par ailleurs, elle intègre les standards

XML* et WEB* services et permet de développer des applications qui peuvent être

déployées sur Windows*, Unix ou Linux*.

L’interface utilisateur permet un accès aux menus via graphique qui présente le processus

global de travail en vigueur dans l’application.

____________________ 21 http://www.webmaster-hub.com

* XML : eXtensible Markup Languange, langage de description de document

* WEB : « toile », réseau internet permettant d’accéder à l’ensemble des sites de la planète * UNIX Système d’exploitation public comme Windows

* LINUX

- 66 -

TRESORERIE COMMERCIAL

VENTE

- recettes - règlements

- stocks

La totalité des états des agences

Informations des agences (règlements, ventes,…)


D’un point de vue technique, MFG/PRO repose sur une plate forme de développement

reconnue pour ses qualités et ses capacités d’évolution et il s’occupe du cadrage des

stocks initiaux, entrée papier courtage imprimerie, sorties, éclatement des coûts de vente.

D’un point de vue fonctionnel, le logiciel comprend des fonctions avancées ou

spécialisées qui sont particulièrement intéressantes dans un contexte industriel exigeant.

Traitement de stocks SACIMEM :

SACIMEM est une entreprise industrielle de grande envergure à

Madagascar en matière de production de cigarettes. Ses flux de matières et de stocks sont

donc très volumineux d’où le choix de ce logiciel (MFG/PRO) qui se spécialise sur la

question. Ce logiciel n’a été mise en place que depuis peu de temps et n’a été utilisé que

le mois d’avril 2008(avant c’était le logiciel MICROMAX). Mais le temps change et la

performance des outils aussi, ce qui à conduit le siège à opter pour un logiciel plus

adéquat.

Le traitement du MFG/PRO est basé à Antsirabe, mais ce sont les fichiers à

intégrer seulement que la SACIMEM envoie vers le siège pour une récapitulation de la

situation de stocks.

II.2.3. SAGE22 :

C’est un logiciel financier qui est implanté au cœur de l’entreprise.

Il est capable d’aider à la vision précise de la situation de l’entreprise et de son activité

aidant ainsi à prendre les bonnes orientations stratégiques. Mais c’est aussi un logiciel

très coûteux. Ce logiciel est composé de : - SAGE banque paiement

- SAGE immobilisation

- SAGE 500

Il permet de générer automatiquement sur les écritures à partir de ces composants :

Banque, Immobilisations, Gescom, Paie

Dans une même rubrique pourtant, SAGE comporte des différentes sortes comme :

� SAGE Banque paiement :

SAGE banque paiement est un module souple et complet de gestion, de

sécurisation et de télétransmission des moyens de paiement et des relevés bancaires.

____________________ 22 http://www.SAGE.fr - 67 -


• Capacités :

Ce logiciel permet une :

- Réduction des coûts opérationnels,

- Meilleure réactivité,

- Amélioration de la productivité,

- Réduction des délais de remise en banque,

- Sécurisation des échanges.

Les transferts de donnée s’effectuent en temps réel aussi bien en émission

qu’en réception avec les ensembles des banques (banques de la PROMODIM).

SAGE banque paiement fonctionne aussi bien en structure décentralisée

que centralisée. Dans le dernier cas, banque paiement s’appuie sur les modules Central

Com et Central Flux qui pilotent les communications bancaires de façon centralisée.

Traitement de la Trésorerie

La trésorerie de la PROMODIM utilise le logiciel Banque paiement pour

les saisies de trésorerie. Ce logiciel facilite longuement la vision de la situation de

l’entreprise par la collecte des informations envoyées par la banque. Sage banque

paiement permet la connexion en permanence entre l’entreprise et ses banques. En effet,

les banques envoient des mails journaliers concernant les relevés de compte du siège.

Figure 13 : Situation de la Trésorerie

- 68 –

Relevé par mail envoyé par la banque

Logiciel SAGE banque paiement 500

Logiciel SAGE trésorerie 500

Situation de

trésorerie


� SAGE Gestion des biens ou immobilisations :

C’est un logiciel de gestion des immobilisations, mis en conformité légale

en permanence, de dimension internationale, pour piloter le processus de gestion des

actifs des moyennes et des grandes entreprises, optimiser le délai de leurs arrêtés

comptables et les accompagner dans leur déploiement à l’étranger. Sa disponibilité dans

les architectures informatiques actuelles permet un déploiement rapide et appropriation

aisée. Ce logiciel gère les modes d’amortissement européens et américains, une solution

adoptée par des dizaines de pays.

Traitement des immobilisations

Les investissements sont traités par le logiciel SAGE immobilisation.

SAGE effectue la fiche des biens du groupe (affectation, centre analytique, affectation

géographique,…).

Il traite aussi les écritures d’amortissement mensuels, édite les écritures d’entrées

d’immobilisation (amortissement sur 5 ans linéairement), des biens obsolètes, procède à

l’état d’inventaires, effectue toutes les saisies d’immobilisation et éditions des tableaux

justificatifs mensuel des comptes de la classe 2 (acquisition, cession, amortissements

mensuels et cumulés).

� SAGE comptable 500 :

Le système de gestion est au cœur de l’entreprise : il doit donner au jour

le jour la vision la plus précise de sa santé et son activité pour aider à prendre les mesures

correctives. De plus il offre un véritable tableau de bord.

Il est donc vital pour l’entreprise d’opter pour ce logiciel. Il est la solution fiable et

complète capable de couvrir l’ensemble des problématiques financières de l’entreprise

avec toute la simplicité et la flexibilité et la flexibilité dont elle a besoin.

- 69 -


• Capacités :

I l tourne autour de trois domaines fonctionnels complémentaires :

- La gestion des investissements qui regroupe des fonctions qui assurent la gestion du

patrimoine existant et des prévisions d’investissement, éléments clés, pour une gestion

globale des actifs de l’entreprise.

- La maîtrise des dépenses qui permet le suivi de la chaîne des dépenses, de la demande

d’achat jusqu’au règlement en intégrant toutes les étapes d’élaboration, de suivi et de

contrôle budgétaire.

- SAGE intègre les comptabilités générales, budgétaires, d’engagement, auxiliaires et

propose toutes les étapes d’élaboration, de suivi et de contrôle budgétaire.

Avec ce logiciel, la gestion financière devient facile et aisée.

SECTION III : IMPORTANCE DE L’UTILISATION DES

SUPPORTS DANS LE TRAITEMENT

COMPTABLE DU SIEGE

III.1. Enchaînement des traitements

Sur le plateau de la finance du siège, toutes les informations sont inters

dépendants.

Exemple : dans un document envoyé par les agences, il y a des données que la

comptabilité a besoin, que la trésorerie a besoin, que le contrôleur de gestion a aussi

besoin…

Sans les informations prodiguées, ces saisies ne sont pas fiables. Pourtant, aucune

information n’est saisissable sans l’utilisation des outils performants pour enregistrer les

opérations du groupe.

Ceci étant, l’enchaînement des informations pour converger vers le siège y est beaucoup

pour quelque chose. La SACIMEM envoie, selon le service concerné, ses flux

d’informations ainsi que la PROMODIM pour une comptabilisation. Toute fois, il ne faut

pas minimiser le rôle des personnes qui y sont attachées.

- 70 -


Comme ont indiqué CROZIER et FIEDBERG (1977), « à la base de l’analyse

stratégique, l’idée selon laquelle, une organisation n’est pas un simple instrument

rationnellement mis en place pour atteindre un objectif. Elle constitue un construit social

permettant le développement de l’action collective »23.Ceci veut dire que ce sont les

actions de chaque membre de l’entreprise qui ont fait en sorte que les informations

deviennent un des moyens pour atteindre les objectifs fixés.

II.2. Intégration vers un logiciel de base : SAGE comptable 500

Chacune des saisies comptables, comme expliqué ci-dessus, est géré par des

logiciels différents. Ces informations seront par la suite intégrées au logiciel pilote

(SAGE COMPTABLE 500) pour faire ressortir les états financiers attendus.

L’intégration des données dans SAGE n’est pas toujours automatique.

Figure 14 : Intégration vers un logiciel de base

_____________________ 23 CROZIER (M) et FIEDBERG (E), « L’acteur et le système », édition Paris 1977, p 49

- 71 -

Stocks

Immobilisation

Trésorerie

SAGE COMPTABLE

500

Vente et Achat

MFG/PRO

GESCOM

SAGE Banque paiement

SAGE Immobilisation

: Intégration

Intégration automatique



Via Internet

Paie



Pour les logiciels : SAGE banque paiement, SAGE immobilisation, ils s’intègrent

facilement au SAGE comptable 500 et ils n’ont pas besoin de passer par interface. Par

contre pour GESCOM, l’intégration nécessite une interface.

SAGE comptable traite tous les flux comptables de l’entreprise ce qui fait de lui le

logiciel de base.

En matière de stocks, SAGE gère deux principaux comptes :

31→ 311 : fournitures pour fabrication des couvertures, ébauches MSM

312 : tabacs additifs

313 : fournitures SACIMEM

3131 : fournitures façonnées par l’imprimerie

314 : matières premières filtres

35→ 351 : produits intérimaires (mélanges et filtres fabriqués)

En matière de cours de route :

3801 : Cours de route tabacs et additifs

3804 : Cours de route fournitures SACIMEM

38041 : Cours de route fournitures façonnées MSM

En contre partie des mouvements de stock, les comptes de variation suivants :

603100 : consommation de tabacs et additifs

603108 : Variation de stocks de matières premières et fournitures

en contre partie du cours de route

603200 : Variation de stocks de matières premières et fournitures

603500 : Variation des stocks de produits finis (entrées)

603520 : Variation des stocks de produits semi-finis

603530 : Déstockage de produits finis (entrées)

Elle met à jour les stocks de SAGE grâce aux données du FPR (Fiche de Prix de Revient)

dans MFG/PRO.

En ce qui concerne la GESCOM, elle nécessite l’intermédiaire de l’interface pour

intégrer les données dans SAGE comptable 500.

Pour cela, il faut :- Importer dans le fichier PROMODIM tous les mouvements des

agences ;

- Valoriser les factures puis exporter les fichiers

dans GESCOM ;

- 72 -


- Intégration quand tous les ventes importés = ventes dans le journal

de ventes manuels ;

- utilisation de l’interface SAGE SAARI pour l’intégration

puisque les logiciels ne sont pas compatibles au SAGE.

Pour MFG/PRO, il n’a pas besoin de passer par interface. Il est intégré

automatiquement dans sage comptable. Cet outil est tenu à Antsirabe par SACIMEM

donc les écritures d’intégration sont transmises par courrier électronique.

Après être entrés en détail dans le processus de traitement de l’information

convergeant dans la comptabilité de la PROMODIM. Nous allons, par la suite, essayer

d’émettre un diagnostic général des acquis de cette deuxième partie.

- 73 -


CHAPITRE –III

DIAGNOSTIC GENERAL

SECTION I : FORCES ET FAIBLESSES

I.1. Forces

I.1.1. Au niveau de la circulation des informations

La centralisation de la comptabilité du groupe aide à renforcer le

niveau de contrôle et ainsi avoir une nette vision en temps réel de la situation financière

de l’entreprise et des membres du groupe (SACIMEM et des Agences et représentants

repartis dans l’île). Ce qui diminue considérablement les pertes de temps et aide par la

suite à atteindre les missions principales et les objectifs de la comptabilité du siège.

I.1.2. Au niveau de la procédure

La mise en place de la procédure soutient l’entreprise et ses acteurs

pour le respect des démarches à suivre et la conception des tâches à accomplir.

Elle indique aussi un moyen d’assurance de la planification des activités et une assurance

de prévoir toutes éventualités de quelconque erreur.

C’est aussi un moyen de s’assurer de la « compétence » des acteurs sur le respect de la

procédure24.

I.1.3. Au niveau des logiciels de traitements

Ce sont des logiciels performants dans leurs domaines respectifs que

l’entreprise a choisis. De dimension internationale, ils facilitent le pilotage de

l’entreprise, des processus de traitements, aisance dans la comptabilisation, rapidité

d’intégration, …

____________________ 24 LEBROYER (L), « La motivation au travail », 3ème édition 2006, édition paris, p87

- 74 -


Pour GESCOM, le logiciel accède à une facilité de gestion des clients et ventes et

aussi règlements de la PROMODIM.

Pour MFG/PRO :

- Permettent de prendre en charge les modes de gestion industrielle de la

SACIMEM qui correspond parfaitement à l’évolution pratiques observée ces dernières

années ;

- De guider le lancement de la facturation en séquences des tabacs passant

par les plus petits détails (flux liés aux stocks et approvisionnements) ;

- Faible coût total de possession.

Pour SAGE, le logiciel de base, il accède :

- au traitement de tous les flux financiers dans l’entreprise passant

par les écritures comptables jusqu’au flux de trésorerie ;

- à la facilité de fixation des principales missions de la comptabilité

(rapidité et souplesse) ;

- à l’aisance aux nombreuses sections qu’il offre : banque

- au paiement, SAGE gestion de biens ;

- à la facilité de contrôle de chaque centre analytique.

I.1.4. Au niveau de l’influence des outils dans la réalisation

Ils aident à la réalisation des objectifs et missions principales de la

comptabilité ; c’est le pourquoi de son utilisation et de sa sélection parmi tant d’autre

logiciel sur le marché. Les principaux soucis de la comptabilité sont surtout le respect du

temps accordé pour réaliser les écritures comptables et les analyses sur la situation des

états financières.

I.2. Faiblesses

I.2.1. Au niveau de la circulation des informations

Une lenteur au niveau de la circulation des informations provenant

des agences et de SACIMEM est constatée de temps en temps. Elle freine

considérablement les saisies et réduit le temps nécessaire pour une vérification pertinente.

- 75 -


I.2.2. Au niveau des procédures

Les procédures ne sont pas renouvelées (dossier de la dernière

procédure 2003), ce qui pourrait conduire à une omission de certains détails essentiels des

étapes de chaque démarche comptable.

I.2.3. Au niveau des outils de traitement

� MFG/PRO

- Le logiciel n’est pas encore maîtrisé ni par PROMODIM ni totalement par

SACIMEM puisqu’il n’a été utilisé que depuis le mois d’Avril 2008. Alors qu’un logiciel

s’apprend avec beaucoup de patience et se maîtrise petit à petit.

Le logiciel procède à un total éclatement des matières, ce qui entrave à l’intégration dans

SAGE. Il y a un problème de paramétrage.

Exemples : * Les additifs → devenus fourniture dans MFG/PRO

* Les filtres → devenus produit semi- fini

*PROMODIM par matières devient production au lieu de

contribution (centre analytique)

- Une obligation de vérification une à une des écritures de la PROMODIM

- Augmentation considérable des données donc plus d’erreurs à vérifier

� GESCOM

- Le logiciel de GESCOM utilisé par le groupe ne comporte que 10 caractères.

- La moindre erreur de saisie entraînera une incohérence au niveau de l’intégration vers

SAGE et nécessitera une obligation de voir une à une les informations codées du logiciel.

- Elle nécessite l’intervention d’une interface pour déverser les écritures vers SAGE.

- 76 -


SECTION II : OPPORTUNITES ET MENACES

II.1. Les opportunités

II.1.1. Au niveau de la PROMODIM

La centralisation des informations allége la société en ce qui

concerne la prise de décision à temps réel et une vision complète de la situation

financière. Elle permet aux responsables d’avoir une prise de mesures correctives. En

plus, une centralisation des informations accède à une facilitation de communication des

membres du groupe.

La centralisation n’est pas réalisable sans les outils performants qui aident l’entreprise à

atteindre ses objectifs. Les outils aident à fournir des informations fiables et concourent

au respect du délai que l’entreprise se doit de respecter.

L’entreprise bénéficiera d’une bonne organisation grâce à la mise en place des procédures

appliquées selon les travails de chaque département. Avec une bonne gestion, le groupe

IMPERIAL TOBACCO pourra aisément faire face à la mondialisation.

II.1.2. Au niveau de la comptabilité du siège

La fixation des missions principales et des objectifs au niveau de la

comptabilité permet de voir la priorité et la finalité du traitement.

Gratification d’un traitement comptable plus rapide et avancé par l’aide des logiciels

comptables en service.

Les procédures quand à eux renforcent les tâches de chaque responsable et une

conception des démarches à suivre selon les cas comptables. La mise en place des

procédures diminue le risque d’erreur et facilite le contrôle.

La convergence des informations vers le siège permet une fiabilité des informations

financières produites par la comptabilité donc approchant de près les objectifs qu’elle a

fixée. Plus de précision dans la comptabilisation avec l’aide de transmission des factures

au siège.

- 77 -


II.2. Les menaces


Les informations ne sont pas traitées à temps à cause du fait

qu’elles arrivent la plus part du temps en retard au siège et en grande masse (importante

volume de facture, de vente, de règlement,…)

- Les outils coûtent très chers et représentent un grand investissement. Un manque

d’information entraînera automatiquement une interprétation fausse du résultat.

- La centralisation des informations provoque une trop grande masse de

centralisation des décisions et une augmentation de décisions stratégiques.

- Les procédures ont été établies il y quatre ans, ce qui pourrait entraîné une

omission de certains détails importants pour la société.


Le souci du respect du temps, (obligation de terminer les écritures

comptables dans le temps à l’aide d’une date de Flash), oblige le personnel de la

comptabilité à se surmonter. En effet, les factures n’arrivent en masse qu’approchant la

date du flash (au niveau règlement et vente, avis de crédit et de débit de la banque, FPR).

Une augmentation des charges de travail par le fait que les factures soient nombreuses.

Les outils présentant des faiblesses représentent une perte de temps considérable à

chercher et analyser le problème.

Les informations ne sont pas fiables et nécessitent des travaux supplémentaires de

rapprochement entre la PROMODIM et ses agences ainsi que SACIMEM.

II.3. Les impacts


Un risque de pénalisation au niveau de la fiscalité pour cause de

retard de paiement si les traitements comptables ne sont pas prêts à temps. Les taxes sont

un très grand enjeu de la comptabilité en effet : TVA et DA.

- 78 -


Un mécontentement des actionnaires sur le mauvais résultat de la société si certaines

informations sont omises ou mal traitées comme faisant apparaître un grand écart sur

valorisation. Une perte sur investissement énorme si les outils comptables ne produisent

pas les résultats attendus depuis leur acquisition.

Une procédure d’installation infructueuse si la centralisation comptable n’est pas encore

maîtrisable depuis sa mise en place en 2003.


Obligation de terminer à temps les écritures quelque soit l’heure

(heure supplémentaire) avant la fin du flash.

Baisse de productivité du personnel devant une augmentation du travail à effectuer et

entraîne beaucoup plus de risque d’oubli et une automatisation des saisies.

Diminution de la vérification des écritures par manque de temps. Les informations se

communiquent mal, entraînant une plus grande erreur de saisie, faussant par la suite le

résultat de l’exercice comptable.

- 79 -


PARTIE -III

RECOMMANDATIONS ET PROPOSITIONS

D’ACTIONS


CHAPITRE –I

OPTIMISATION DES FLUX D’INFORMATIONS

Le plus grand problème dans la comptabilité de la PROMODIM réside dans le

traitement des informations. Nous allons leur proposer d’optimiser le traitement de ces

informations qui sont la base de la comptabilité de la PROMODIM.

SECTION I : AMELIORATIONS DES INFORMATIONS

CONVERGEANT VERS LE SIEGE DE LA

COMPTABILITE

I.1. Information des agences vers le siège

Les agences représentent la base de la PROMODIM puisqu’elles effectuent

des mouvements fondamentaux (transferts d’informations). Les pièces comptables

devraient être prioritaires et envoyées le plus tôt possible pour une vérification.

La performance des agences varie d’un endroit à l’autre ce qui provoque une lacune entre

chaque agence alors que les pièces comptables sont enregistrées par semaine.

Le plus adéquat serait de mettre en place des procédures pour l’envoi des factures : délai

minimal pour éviter de submerger le siège.

Comme résultat attendu :

- une rapidité au niveau de traitement,

- une visualisation de toutes les factures,

- diminution des risques d’omission au niveau des saisies du siège,

I.2. Informations de SACIMEM vers PROMODIM

Il en va de même pour les informations de SACIMEM qui devrait faire une

priorité les pièces comptables et avertir le siège au moindre mouvement sur place.

SACIMEM en effet possède le plus grand nombre de fournisseur du groupe que ce soit

étranger ou locaux et les charges de douanes sont considérables. Il faut par conséquent

établir des procédures reliant la PROMODIM et la SACIMEM et mettre des conditions

- 80 -


rapides d’envoi des factures, mode de calcul des estimations pour que l’écart entre les

deux entreprises soit le plus bas que possible, optimiser le courrier électronique reliant les

deux sociétés pour envoyer les renseignements sur les entrées et sorties de marchandises

de la SACIMEM.


- une présentation exacte de la situation de SACIMEM,

- une rapidité au niveau de paiement des fournisseurs,

- une réduction de risque d’erreur,

- saisie exacte des montants des factures entraînant une baisse d’estimation.

SECTION II : RENOUVELLEMENT DE LA PROCEDURE

COMPTABLE

II.1. Renouvellement dans le fond

La procédure a besoin d’être renouvelée puisque la dernière date de

publication a été en 2003.

Mise en place de la procédure de la MFG/PRO, logiciel nouvellement

implanté à la SACIMEM, pour que la PROMODIM puisse comprendre les résultats

affichés dans le fichier à intégrer.

Un renforcement des procédures de vente pour éviter les confusions comme le paiement

des clients vers son compte des versements qui devrait être sur le compte en banque de la

PROMODIM.


- baisse d’erreur au niveau de l’inventaire (immobilisation),

- visualisation des tâches de chaque acteur de la comptabilité,

- pilotage des priorités au niveau de la comptabilité,

- régularisation des anomalies survenues entre temps.

- 81 -


II.2. Renouvellement dans la forme

Les procédures ont besoin d’une mise à jour pour inciter les agents de la

comptabilité à s’intéresser à la tâche principale qu’ils effectuent même s’ils sont déjà

spécialisés dans chacun de leur domaine. Une procédure attractive attire l’attention du

personnel et les incite à prendre beaucoup plus d’attention.


- attractivité de la procédure entraînant l’intérêt du personnel à voir les petits détails.

SECTION III : REVISER LA STRUCTURE INSTAUREE

III.1. La situation de changement

Si la centralisation de la comptabilité du siège a été mise en place, c’est

pour une amélioration surtout au niveau du contrôle. Le changement est toujours difficile

à maîtriser mais doit être affermi. Comme tout changement, les inconvénients de la

centralisation sont nombreux comme ci- dessus, mais il faut impérativement inciter et

motiver le personnel à s’accommoder. Aider le personnel à se sentir concerné dans le

processus de réalisation. La centralisation entraîne une augmentation des charges pour le

personnel, mais il faut remplir la lacune par autre chose : organisation de jeux, de

distraction,….


- renforcement de la motivation du personnel.

III.2. Le niveau de contrôle

La PROMODIM est centralisateur des flux comptables et ça lui donne un

niveau très élevé de contrôle des agences et représentants ainsi que celle de la

SACIMEM. Comme définie Claude LOUCHE que, centraliser c’est comme une

« centralisation de l’autorité »25. Il faut donc par conséquent affermir le niveau de

____________________ 25 LOUCHE (C), « Introduction à la psychologie du travail et des organisations », Edition Armand Colin,

p38

- 82 –


contrôle au niveau de la collecte des informations intrants pour éviter toute omission qui

pourrait nuire à l’établissement des états financiers fiables.

Mise en place automatique de la vérification des factures de sorte à éviter une double

écriture ou une partie non comptabilisée.


- baisse considérable des risques d’omission,

- renforcement du niveau de contrôle,

- présentation exacte du patrimoine de l’entreprise.

SECTION IV : RENFORCER LE NIVEAU DE CONTRÔLE

Le contrôle est important dans un groupe. Comme la ROMODIM

fait partie d’un groupe et qu’elle est le siège de la comptabilité, elle devrait prendre en

charge aussi la comptabilisation de la SITAM et SOCTAM. Cela augmenterai le niveau

de contrôle et aidant par la suite à avoir une visualisation des états et situation en temps

réel du groupe. La centralisation des comptes de SITAM et de SOCTAM aide à

commenter le résultat de la SACIMEM parce cette dernière est en relation permanente

avec les deux sociétés.

Par exemple la baisse de production de cigarette, l’augmentation du coût d’acquisition

des matières premières,…

Même si la PROMODIM présente des inconvénients au niveau du traitement de

ses flux d’informations, elle présente malgré tout des performances que nous allons voir

dans le chapitre suivant.

- 83 -


CHAPITRE –II

PERFORMANCE DE LA SOCIETE

La société possède de grande performance que nous voyons par la suite.

SECTION I : AU NIVEAU DU MARCHE

La société grâce à une bonne organisation (le respect de la

procédure) maintient à distance ses concurrents notamment grâce au contrôle des

démarches de paiement des clients de la PROMODIM. Les actions déjà mises en place

entraînent une spécialisation des tâches ce qui diminue les risques d’erreur et les fautes

professionnelles.

SECTION II : AU NIVEAU DE LA CENTRALISATION

La société peut avoir le total contrôle sur les activités des agences

et des représentants ainsi que celui de la SACIMEM. Elle peut aisément voir du siège les

lacunes qu’il faut remplir ou les mesures correctives au niveau de fausse manipulation

des outils ou une manque de communication notamment au niveau de transmission des

factures.

SECTION III : AU NIVEAU DE L’ATTEINTE DES

MISSIONS ET OBJECTIFS

La société peut carrément atteindre les objectifs à l’aide de la mise

en place de la procédure et de la structure pour essayer de faciliter le respect du délais et

la fiabilité des états financiers. Pour cette raison, la PROMODIM ne présente aucun

retard pour le moment au niveau du paiement des taxes et l’établissement du reporting

pour une évaluation complète de la situation financière de la société.

Une procédure de règlement au comptant des clients leur permet de normaliser le

paiement des fournisseurs.

Par la mise en place de ces procédures, la PROMODIM ne présente aucun problème de

trésorerie qui est un grand avantage de la société.

- 84 -


SECTION IV : AU NIVEAU DE LA PERFORMANCE DES

OUTILS ET DE SES TRAITEMENTS

Les logiciels de base de la PROMODIM, en particulier SAGE,

sont performants dans tous les domaines et couvrent ses besoins. Ils permettent d’offrir

des informations pertinentes au jour le jour sur le patrimoine de l’entreprise. Ils offrent

une solution complète, souple et fiable.

De plus leur utilisation est déjà totalement maîtrisée par tous les personnels facilitant, par

la suite, le traitement et l’intégration des écritures de base pour fournir les informations

nécessaires à la réalisation des états financiers.

La performance de la société PROMODIM est due par de nombreux facteurs

notamment par l’utilisation des outils comptables. Ces derniers présentent des faiblesses

et c’est leur optimisation que nous allons proposer par la suite.

- 85 -


CHAPITRE –III

OPTIMISATION DES OUTILS DE REALISATION

COMPTABLE

Les outils informatiques de réalisation comptable sont nécessaires dans le

traitement des informations au sein de la comptabilité du siège, leur optimisation est donc

primordiale pour la bonne maîtrise des informations.

SECTION I : FORMATION DU PERSONNEL

I.1. Maîtrise du logiciel

Pour pouvoir maîtriser les outils comptables comme le nouveau concept

MFG/PRO et GESCOM par exemple, il faut former les personnels des agences. Il faut

qu’ils maîtrisent le concept comme la GESCOM pour éviter que le siège ne perde de

temps pour trouver l’erreur. Une seule barre d’espace de travers ou un chiffre manquant

au niveau de la saisie des agences peut engendrer des erreurs d’intégration. Un des

moyens est que le responsable de saisie des ventes et achats de la PROMODIM fasse une

formation des responsables utilisant le logiciel.

Pour ce qui est de la MFG/PRO, ce sont les personnels des deux sociétés qui devront

apprendre le logiciel et apprendre à le maîtriser ensemble.


- diminution des risques d’erreur entraînant un gain de temps lors de l’intégration,

- amélioration du niveau du personnel provoquant une cohérence des traitements,

- maîtrise petit à petit du logiciel utilisé,

- tissage de lien étroit entre les agences et la société.

I.2. FORMATION DES ACTEURS DE LA COMPTABILITE

La contrainte au niveau du temps ajoutant au volume de traitement comptable

dans le siège de la comptabilité entraînent, comme ce qui est dit précédemment, une

- 86 -


probabilité d’erreur. Le personnel, dans ce cas, a besoin d’une formation plus appuyée au

niveau du plan comptable 2005 et du code général des impôts.


- une nette amélioration de base du personnel. Il pourra avoir une vision exacte des

traitements suivant la logique comptable tout en minimisant le risque d’erreur,

- une conception sur les échéances au niveau du délai limité par le code général des

impôts entraînant le respect du temps.

SECTION II : OPTIMISATION DES OUTILS DU SIEGE DE

LA COMPTABILITE

II.1. GESCOM

Ce logiciel est utile à la PROMODIM puisqu’il lui permet de gérer

parfaitement sa clientèle. Mais il se limite à dix (10) caractères seulement pour cela, une

augmentation à vingt (20) caractères serait la meilleure solution. L’augmentation permet

un accroissement des espaces caractère pour les clients. Elle permet de saisir plus sur le

renseignement des clients (grossistes).

Par exemple le nom du client est trop long et que la saisie totale n’est pas possible.


- stockage de plus d’informations sur les clients de la PROMODIM qui lui est

nécessaire.

II.2. MFG/PRO

Le temps change et la technologie évolue. MFG/PRO est un logiciel nouveau

mis en service par son créateur qu’en 2005. Pour ça, il y aura toujours des facettes non

exploitables.

- 87 -


Graphe 2 : Evaluation MFG/PRO sur le marché

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Gestion multi- entités

Gestion des relationspartenairesGestion des fluxlogistiquesRichesse des donnéesde baseErgonomie etpersonnalisation

Le problème de la PROMODIM, qui est le paramétrage de plusieurs comptes

avant de pouvoir intégrer SAGE, devrait se résoudre avec le temps. Il est encore trop tôt

pour pronostiquer une faille du programme et remplacer l’outil. Par contre, la solution la

plus appropriée c’est la patience et l’acquisition petit à petit de la maîtrise du logiciel. Il

est improbable de le substituer car il représente beaucoup trop d’investissement et qu’il a

été mis en place par le siège TOBACCO GROUP.


- maîtrise du logiciel,

- diminution des erreurs au niveau de l’intégration dans SAGE,

- optimisation des écritures grâce à l’éclatement des comptes dans MFG/PRO aidant

ainsi à voir toutes les matières utilisées par la SACIMEM et leurs coûts,

- facilite le niveau de contrôle du siège.

- 88 -


C O N C L U S I O N


CONCLUSION

Le stage effectué au sein de la PROMODIM nous a aidé à s’initier dans la

vie professionnelle d’entreprise. Dans le département comptabilité, nous avons pu

concrétiser les études entreprises au sein de l’Université. Nous avons vu de nombreux

aspects de la comptabilité, à savoir, les différents traitements au niveau des achats, paies,

ventes, stocks, immobilisations,…Nous avons eu la chance de nous familiariser avec les

méthodes de traitement comptable (au niveau des saisies, des logiciels…), le respect des

règles (méthode de traitement suivant des règles de la PCG, délais, la fiscalité,…). Nous

avons ainsi constaté les avantages et inconvénients d’être dans le milieu de la

comptabilité comme les contraintes du temps, le respect des règles, les déclarations

(taxes).

Voyant tout cela et l’ayant vécu aussi, nous aurons un bagage énorme qui

nous servira plus tard dans notre vie professionnelle puisque nous avons été bien formés

et bien initiés. Ça nous a fourni une grande première comme expérience, et nous servira

de référence plus tard. Nous avons remarqué aussi que le temps, les hommes ainsi que

l’argent ont de la valeur.

A l’aide de ce que nous avons constaté, la PROMODIM est un modèle

pour les entreprises. Sa position actuelle démontre la grande différence entre les

entreprises publiques et les entreprises privées du point de vue de la méthode de gestion.

L’Etat devrait la prendre comme exemple pour que le fossé séparant les deux secteurs ne

soit plus aussi flagrant et pour aboutir à une concurrence équilibrée. La question reste à

savoir si, en utilisant les mêmes méthodes, le secteur public pourra-t-il concurrencer le

secteur privé ? Nous croyons, pour terminer cette démonstration, que cette question ne

serait pas posé si, à partir de l’efficience des exemples de méthodes strictes et

concluantes de gestion des entreprises privées, et particulièrement celles de la

PROMODIM, l’Etat suit la même voie pour la gestion publique. De même les problèmes

de mauvaise gouvernance, de gestion inefficace ne se poseraient plus.

- 89 -


B I B L I O G R A P H I E


* BIBLIOGRAPHIES *

OUVRAGES 1. COCH (L) et FRENCH (J), « Comment surmonter la résistance au

changement », In H Mendras 1968, p387

2. CROZIER (M) et FIEDBERG (E) , « L’acteur et le système », Edition

Paris1977, p 4

3. DEFFAINS- CRAPSKY (C), « Comptabilité générale », Lexifac Gestion,

3ème édition 2002, p43

4. ESSERTINE (P), PROVILLARD (P) , « La comptabilité », e-Node et

Pearson Education 2004.

5. EGLEM (J-Y)/ MIKOL (A) , « Mécanisme financière de l’entreprise »,

(1988), p13

6. KOTLER (P) , « Marketing Management », édition Paris

7. LOUCHE (C) , « Introduction à la psychologie du travail et des

organisations », Edition Armand Colin, p38

8. LEBROYER (L) , « La motivation au travail », 3ème édition, édition Paris

2006, p87

9. VALLERY (G) , « Quels sont les effets des NTIC sur le travail et

l’organisation »,

In C Lévy- Lebroyer 2006, p11


REVUE

10- WEISS (D), « Les nouvelles frontières de l’entreprise », Revue français de gestion, octobre 1994, p 40.

SUPPORT DE COURS Mr Cousin Germain (2004), Cours Organisation 1ér Année

Mme Ranorovololona (2004), cours de comptabilité 1ère année

CYBEROGRAPHIE www.GESCOM.fr

www.SAGE.fr

www.webmaster-hub.com

www.wikipedia.com

Encyclopédie encarta 2007


TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION ------------------------------------------------------------------ 01

PARTIE -I : PRESENTATION DE LA RECHERCHE------ 03

CHAPITRE -I : L’ENTREPRISE D’ACCEUIL : PROMODIM -- 03

SECTION I : DEVELOPPEMENT ORGANISATIONNEL-------------------------03

I.1- Historique, Identification, Localisation-------------------------------------03

I.1.1. Historiques--------------------------------------------------------------03

I.1.2. Identification----------------------------------------------------------- 06

I.1.3. Localisation------------------------------------------------------------- 06

I.2- Structure d’Organisation----------------------------------------------------- 07

I.3- Organisation Générale-------------------------------------------------------- 10

I.4- Organisation fonctionnelle--------------------------------------------------- 11

SECTION II : MISSIONS – BUTS - OBJECTIFS DE

LA SOCIETE PROMODIM---------------------------------------------16

II.1- Mission---------------------------------------------------------------- -------- 16

II.2-Buts----------------------------------------------------------------------------- 16

II.3-Objectifs----------------------------------------------------------------------- 17

SECTION III : PROCESSUS ET INTERACTIONS--------------------------------- 18

III.1. Ressources financières------------------------------------------------------ 18

III.2. Ressources matérielles--------------------------------------------- -------- 18

CHAPITRE II : COMPOSANTES DE L’ENVIRONNEMENT DE

LA PROMODIM ----------------------------------------------------- 20

SECTION I : SON ENVIRONNEMENT GENERAL------------------------------- 21

I.1. Facteurs Géographiques et Démographiques--------------------- -------- 21

I.1.1- Facteurs Géographiques-------------------------------------- --------21

I.1.2- Facteurs Démographiques---------------------------------- -------- 21

I.2. Facteurs Sociaux--------------------------------------------------------------- 21

I.3. Facteurs économiques---------------------------------------------------------21

I.4. Facteurs technologiques----------------------------------------------------- 21

I.5. Facteurs concurrentiels-------------------------------------------------------22


SECTION II : ENVIRONNEMENT DE PROXIMITE------------------------------- 23

II.1. Les clients------------------------------------------------------------- --------23

II.2. Les banques---------------------------------------------------------- -------- 24

II.3. Les fournisseurs--------------------------------------------------------------24

CHAPITRE III : THEORIES GENERALES SUR LE SYSTEME

D’INFORMATION------------------------------------------- 25

SECTION I : NATURE ET ROLE DE L’INFORMATION------------------------ 25

I.1. Définition d’un système d’information------------------------------------- 25

I.2. La nature de l’information collectée par une entreprise-------- 25

I.2.1. Les informations d’ordre comptable----------------------- --------25

I.2.2. Les informations d’ordre commercial------------------------------ 26

I.2.3. Les informations d’ordre technique------------------------- --------26

I.2.4. L’information d’ordre social-------------------------------- --------26

SECTION II : LE ROLE DE L’INFORMATION POUR L’ENTREPRISE----- 26

II.1. La prise de décision (en amont) -------------------------------------------- 27

II.2. Transmission de la prise de décision--------------------------------------- 27

II.3. Le suivi des conséquences de la prise de décision----------------------- 27

SECTION III : LE SYSTEME D’IFORMATION PROPREMENT DITE------- 27

3.1. La collecte de l’information----------------------------------------------- -28

3.2. La saisie de l’information---------------------------------------------------- 28

3.3. Le traitement de l’information ---------------------------------------------- 28

3.4. La diffusion de l’information------------------------------------------------ 28

PARTIE -II : ANALYSE DE LA SITUATION----------- ------ 30

CHAPITRE -1 : LES PRINCIPES COMPTABLES DE LA PROMODIM --------------------------------------------30 SECTION I : LE CADRE COMPTABLE--------------------------------------- --------30

I.1. Définitions de la comptabilité----------------------------------------------- 30

I.2. Les fonctions de la comptabilité -------------------------------------------- 30

I.3. La normalisation des lois comptables-------------------------------------- 31

I.3.1. Définition de la normalisation---------------------------------------- 31


I.3.2. Objectifs de la normalisation comptable pour l’entreprise------- 31

SECTION II : MISSIONS ET OBJECTIFS PRINCIPALES DU SIEGE

DE LA COMPTABILITE----------------------------------------------- 31

II.1. Missions principales de la direction comptable du siège--------------- 31

II.1.1. Fournir les informations financières dans les délais------------- 32

II.1.2. Fournir des informations financières fiables--------------------- 33

II.2. Objectifs de la comptabilité du siège-------------------------------------- 33

II.2.1. Le pilotage de l’entreprise------------------------------------------- 33

II.2.2. Etablissement d’états financiers annuels-------------------------- 47

II.2.3. Obligations fiscales--------------------------------------------------- 48

SECTION III : LES STRUCTURES RENCONTREES PAR LA PROMODIM-- 51

III.1. Structure décentralisée ---------------------------------------------------- 51

III.2. Structure centralisée------------------------------------------------------- 52

CHAPITRE –II : LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FLUX

D’INFORMATIONS COMPTABLES DE LA PROMODIM ------ 53

SECTION I : LES PROCEDURES COMPTABLES DE LA SOCIETE---------- 53

I.1. Les procédures d’investissements/immobilisations----------------------- 53

I.1.1. Les objectifs de la procédure----------------------------------------- 53

I.1.2. Descriptif de la procédure-------------------------------------------- 53

I.2. Les procédures de vente ----------------------------------------------------- 55

I.2.1. Procédure de vente de la SACIMEM------------------------------- 55

I.2.2. Procédure de vente de la PROMODIM----------------------------- 55

I.3. Les procédures de gestion de stocks---------------------------------------- 57

I.4. Les procédures de gestion de paie------------------------------------------- 59

I.5. Les procédures de gestion de la trésorerie--------------------------------- 59

I.5.1. Phases de la procédure---------------------------------------------- 59

I.5.2. Les étapes de la procédure-------------------------------------------- 60

SECTION II : LES OUTILS DE REALISATION DU TRAITEMENT------------ 62

II.1. Caractéristiques des outils comptables------------------------------------ 62

II.1.1. Définition------------------------------------------------------------- 62

II.1.2. Caractère d’un outil efficient--------------------------------------- 62

II.2. Les outils utilisés pour le traitement dans le siége


de la comptabilité de la PROMODIM------------------------------------ 63

II.2.1. GESCOM------------------------------------------------------------- 63

II.2.2 MFGPRO------------------------------------------------------------- 66

II.2.3. SAGE----------------------------------------------------------------- 67

SECTION III : IMPORTANCE DE L’UTILISATION DES SUPPORTS DANS LE

TRAITEMENT COMPTABLE DU SIEGE---------------------------------------------- 70

III.1. Enchaînement des traitements--------------------------------------------- 70

III.2. Intégration vers un logiciel de base : Sage Compta 500--------------- 71

CHAPITRE III .DIAGNOSTIC GENERAL -------------------------------- 74

SECTION I : FORCES ET FAIBLESSES--------------------------------------------- 66

I.1. Forces-------------------------------------------------------------------------- 74

I.1.1. Au niveau de la circulation des informations---------------------- 74

I.1.2. Au niveau de la procédure------------------------------------------- 74

I.1.3. Au niveau des logiciels de traitement------------------------------ 74

I.1.4. Au niveau de l’influence des outils dans la réalisation----------- 75

I.2. Faiblesses---------------------------------------------------------------------- 75

I.2.1. Au niveau de la circulation des informations---------------------- 75

I.2.2. Au niveau des procédures-------------------------------------------- 76

I.2.3. Au niveau des outils de traitement---------------------------------- 76

SECTION II : Opportunités et menaces------------------------------------------------ 77

II.1. Les opportunités-------------------------------------------------------------- 77

II.1.1. Au niveau de la PROMODIM-------------------------------------- 77

II.1.2. Au niveau de la comptabilité siège-------------------------------- 77

II.2. Les menaces------------------------------------------------------------------- 78


II.2.2. Au niveau de la comptabilité du siège----------------------------- 78

II.3. Les impacts-------------------------------------------------------------------- 78


II.3.2. Au niveau de la comptabilité siège-------------------------------- 78

PARTIE -III : RECOMMANDATIONS


ET PROPOSITIONS D’ACTIONS--------- 80

CHAPITRE -I : OPTIMISATION DES FLUX

D’INFORMATIONS --------------------------------------------- 80

SECTION I : AMELIORATION DES INFORMATIONS CONVERGEANT

VERS LE SIEGE DE LA COMPTABILITE------------------------- 80

I.1. Information des agences vers le siège-------------------------------------- 80

I.2. Information de SACIMEM vers PROMODIM--------------------------- 80

SECTION II : RENOUVELLEMENT DE LA PROCEDURE

COMPTABLE----------------------------------------------------------- 81

II.1. Renouvellement dans le fond----------------------------------------------- 81

II.2. Renouvellement dans la forme---------------------------------------------- 81

SECTION III : REVISER LA STRUCTURE INSTAUREE------------------------ 82

III.1. La situation de changement------------------------------------------------ 82

III.2. Le niveau de contrôle------------------------------------------------------- 82

SECTION IV : RENFORCER LE NIVEAU DE CONTROLE ------------------- 83

CHAPITRE –II : PERFORMANCE DE LA SOCIETE ----------------- 84

SECTION I : AU NIVEAU DU MARCHE-------------------------------------------- 84

SECTION II : AU NIVEAU DE LA CENTRALISATION------------------------- 84

SECTION III : AU NIVEAU DE L’ATTEINTE

DES MISSIONS ET OBJECTIFS----------------------------------- 84

SECTION IV : AU NIVEAU DE LA PERFORMANCE DES OUTILS

ET DE SES TRAITEMENTS----------------------------------------- 85

CHAPITRE –III : OPTIMISATION DES OUTILS

DE REALISATION COMPTABLE ----------------- 86

SECTION I : FORMATION DU PERSONNEL-------------------------------------- 86

I.1. Maîtrise du logiciel------------------------------------------------------------ 86

I.2. Formation des acteurs de la comptabilité----------------------------------- 86

SECTION II : OPTIMISATION DES OUTILS DU SIEGE

DE LA COMPTABILITE---------------------------------------------- 87


II.1. GESCOM---------------------------------------------------------------------- 87

II.2. MFG/PRO--------------------------------------------------------------------- 87

CONCLUSION ------------------------------------------------------------------------ 89


AN N E X E S



ANNEXE 2: FICHE DE PRIX DE REVIENT

SACIMEM N° PR 006/01/08

FICHE DE PRIX DE REVIENT

janv-08

DONNEES COMMANDE DONNEES ARTICLE

FOURNISSEUR CODE

N° CDE Date UNITE : N/A COMPTE (en cours en compte) DESIGNATION M/SES

PIECE DE RECHANGE

DEVISE EUR QTES COMMANDEES N/A

COURS 1 EUR = QTES RECUES N/A

MONTANT FOB Total RESTE A LIVRER N/A

Unitaire N/A POIDS BRUT

Montant FPR Total 157,00 N° LOT

Unitaire N/A N° BR

CONTENEUR DATE DE RECEPTION

DESIGANTION

COMPTE

DOCUMENTS

MP2 COMPTABILITE

Ecart Observations D'IMPUTATION MONTANT en Ariary

MONTANT en Ariary

FOB 60111600 FA N° 0,00

EMBALLAGE FA N° 0,00

COMMISS° B ACHAT 62211000 EST° 0,00 EST°6,5%

FRET 62411000 FA N° 0,00

ASSURANCE 61650000 0,00

FRAIS BANCAIRES 62750000 0,00

Domiciliation 0,00

Correspondant 0,00

Modification 0,00

Transfert 0,00

Utilisation

Charge ( C° FLAT) EST° 0,00 EST°0,45%

Acceptation

Frais cable 0,00

Transmission 0,00

0,00 DROITS ET TAXES EN DOUANE 0,00

Droit de douane 63421000 DCPTE DOUANE 0,00

DRI 63421000 0,00

Prestation Gasynet 62211000 DCPTE GASYNET 0,00

0,00

FRAIS PORTUAIRES EST° 0,00

HONORAIRES TRANSITAIRE 62241000 EST° 0,00 TOTAL ENTREE MAGASIN

DCPTE: décompte

EST°:estimation

