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Délégation à la Qualité
Cahier des charges
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Formation à l’audit qualité interne
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Auteur : Délégation à la Qualité – Formation Permanente Nationale Date : 19/07/2011
1. Intitulé de l'action de formation Formation-action à l’audit interne selon le référentiel qualité INRA
2. Contexte/enjeux L’INRA, Institut National de la Recherche Agronomique, a engagé depuis 2000 une démarche qualité pour l’ensemble de ses unités de recherche et d’expérimentation. Un service ‘délégation à la qualité’ a été créé pour animer et soutenir cette démarche au niveau national. Elle est soutenue au niveau scientifique par un réseau de correspondants qualité de département de recherche et au niveau régional, par un réseau de correspondants qualité de centre. Chaque unité de recherche ou d’expérimentation a nommé au moins un animateur qualité. La politique qualité, définie par la direction générale, fixe deux objectifs :
- fiabilité des résultats mesurables - traçabilité des travaux de recherche
L’INRA s’est doté de son propre référentiel qualité, qui spécifie les exigences pour atteindre ces deux objectifs. L’INRA a mis en place un dispositif d’audit conseil qualité interne, pour évaluer la mise en place de la démarche dans les unités, et pour les conseiller dans cette mise en place. Certaines entités de l’INRA mettent en place un système de management de la qualité conforme à la norme ISO 9001, avec des audits qualité internes suivant cette norme. La délégation à la qualité a constitué un corpus d’une trentaine d’auditeurs déjà formés à l’audit qualité interne. Ce corpus est en évolution, avec un accroissement du nombre d’audits et le renouvellement des auditeurs. Pour former les nouveaux auditeurs, la délégation à la qualité et la Formation Nationale Permanente ont engagé et poursuivent la mise en place d’une action de formation à l’audit qualité interne, centrée sur le référentiel qualité INRA . Cette formation aura pour objectifs :
- diffuser et expliciter aux stagiaires les exigences du référentiel qualité INRA - expliciter la méthodologie de l’audit - mettre en application dans les unités de recherche et d’expérimentation cette méthodologie
3. Procédure : Le présent marché est un marché à bons de commande soumis aux dispositions du Code des Marchés Publics (CMP). Il est passé en application de l’article 28 du CMP (MAPA).
4. Objectifs de formation et attendus A l’issue de la formation, les stagiaires seront capables de mettre en œuvre la méthode d’audit et d’adopter les attitudes conformes aux règles de l’art et adaptées au contexte des unités de recherche ou d’expérimentation. La mise en application sur le terrain par réalisation d’audits en binôme permettra d’analyser les comportements et techniques d’audit des stagiaires. Le formateur devra émettre des recommandations sur les aptitudes des stagiaires, ce qui permettra à la délégation à la qualité de déterminer ou non leur intégration dans le corpus national d’auditeurs.
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L’action de formation sera réalisée en 3 parties :
� 1ère partie Théorie de l’audit interne (durée indicative : 2 jo urs) Objectifs : - Donner un langage commun sur le référentiel Qualité INRA aux stagiaires. - Présenter la méthodologie de l’audit qualité. - Préparer en binômes les audits de terrain.
� 2ème partie Réalisation d’un audit dans une unité de recherche ou d’expérimentation (durée indicative : 1 jour par sous-groupe de 2 personnes) Objectifs : - Mettre en application la méthodologie de l’audit par binômes sur le champ d’audit défini
conjointement avec l’unité auditée : de l’audit à la rédaction du rapport d’audit. Le référentiel d’audit sera majoritairement le référentiel qualité INRA et selon les besoins des stagiaires cela pourra être le référentiel ISO 9001.
- Vivre concrètement sur le terrain une situation réelle d’audit . - Déterminer pour chaque auditeur les points forts et les points d’amélioration en termes de
comportement et de méthodologie.
� 3ème partie Restitution et bilan des audits de terrain, en sall e (durée indicative : 1 jour) Objectifs : - Analyser les points forts et les points d’amélioration en termes de comportement et de méthodologie
des stagiaires. - Rédiger le rapport d’audit
5. Public concerné Cette formation concerne des correspondants qualité, animateurs qualité d’unités ou des responsables de systèmes de management de la qualité d’unités volontaires pour s’investir dans la pratique de l’audit au niveau de l’Institut soit un public de 20 à 80 personnes environ.
Ces futurs auditeurs ont par leur pratique professionnelle déjà une bonne maîtrise du référentiel que leur entité a choisi (référentiel qualité INRA ou norme ISO 9001, voire ISO 17025).
6. Conditions de réussite Le prestataire proposera une action en adéquation avec le référentiel qualité INRA et avec le contexte de mise en place de la qualité à l’INRA.
7. Forme du marché Le marché, conclu pour une durée de 3 ans à compter de sa date de signature, est un marché à bons de commande passé pour 2 sessions minimum et 8 sessions maximum sur sa durée, valable à compter de sa date de signature. Toutes les sessions feront l’objet de la transmission par l’INRA d’un bon de commande au prestataire, précisant les dates et lieux de formation.
8. Modalités pédagogiques La délégation à la qualité s’engage à :
- identifier les unités volontaires pour les audits de terrain - fournir une salle de formation adaptée au nombre de stagiaires, équipée d’un vidéo-projecteur, d’un
tableau blanc et d’un paperboard L’organisme de formation s’engage à :
- fournir un support de formation adapté aux besoins
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Un support de cours sous format papier sera distribué aux participants en début de formation. Le prestataire retenu concèdera à l’Inra le droit d’utiliser ou de faire utiliser ce support de cours en l’état ou modifié, de façon permanente ou temporaire, tout ou partie, par tout moyen et sous toutes ses formes. Cette concession ne vaut que pour les besoins découlant de l’objet du marché et pour la France. Le nombre envisagé de futurs auditeurs à chaque session est de 10 personnes au maximum.
9. Durée de l'action Chaque session de formation se déroulera a priori sur 8 jours se décomposant comme suit :
- Partie théorique : 1 séquence de 2 jours (10 personnes au maximum) ; - Mise en pratique (sur site INRA) : séquences de 1 jour pour des sous-groupes de deux personnes
soit 5 jours pour un groupe de 10 personnes ; - Restitution : 1 séquence de 1 jour (10 personnes au maximum).
Pour faciliter l’assimilation de la formation, le délai entre le premier et le dernier jour de la formation sera inférieur à 3 semaines.
10. Dates et lieu La formation s’effectuera, dans la mesure du possible, à Paris pour la partie théorique et en régions ou en région parisienne, dans des locaux mis à disposition par l'INRA, pour la partie pratique. Dans la mesure du possible, les dates seront fixées au moins un mois à l’avance en concertation avec le formateur. La première session doit pouvoir se dérouler dans le 4eme trimestre 2011. Horaire indicatif des sessions : 09h – 18h avec une pause méridienne d’une heure. 11. Canevas du programme
Cette répartition du programme dans le temps est donnée à titre indicatif. Une autre répartition pourra être proposée. Formation théorique
0- Présentation et attentes des stagiaires 1- Le référentiel interne INRA
a. Les principes b. Lecture et compréhension du référentiel qualité
2- Rôle de l’audit interne dans une démarche qualité 3- Principes de l’audit et typologie d’audits 4- Méthodologie de conduite d’audit
a. Aspects méthodologiques (s’appuyant sur les procédures d’audit qualité internes en vigueur à l’INRA)
b. Aspects relationnels 5- Préparation de l’audit de terrain
a. Préparation du guide d’audit b. Notification d’audit
Formation pratique
1- Réalisation d’un audit sur le terrain par binôme 2- Analyse à chaud 3- Rédaction du rapport d’audit 4- Retour d’expérience sur la réalisation de l’audit terrain
12. Evaluation de la formation
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Un questionnaire d'évaluation sera proposé aux stagiaires. La copie des questionnaires sera envoyée à la délégation à la qualité et à la Formation Permanente Nationale de l’INRA. Suite à l’analyse des questionnaires de la première session, un ajustement du programme ou des modalités pédagogiques pourra être envisagé pour les sessions suivantes en concertation avec un représentant de la délégation à la qualité et/ou le chargé de mission de la Formation Permanente Nationale de l’INRA en charge du dossier.
13. Forme attendue de la réponse Proposition chiffrée comprenant :
• Le programme détaillé proposé
• Les modalités et moyens pédagogiques proposés
• Les moyens mis à disposition des stagiaires
• Le CV des intervenants pressentis
• La proposition financière, comprenant le détail du coût complet de la prestation pédagogique, de reproduction des supports (option) et les frais de déplacement des intervenants,
• Quelques références de la société sur des formations équivalentes.
Les candidats doivent fournir une offre de base correspondant au descriptif de ce cahier des charges, et peuvent, en les justifiant, présenter des offres spécifiques (variantes).
La réponse peut émaner d’un seul organisme ou de plusieurs associant leurs compétences et leurs disponibilités au sein d’un groupement,
En cas d’absence du ou des consultants, le(s) consultant(s) proposé(s) en remplacement devra(ont) être agréé(s) par l’INRA une semaine avant la tenue effective d’un atelier ; le cas échéant, la formation n’aura pas lieu et le prestataire ne pourra, en aucun cas, présenter de facturation.
Dossier adminstratif :
- Le candidat fournira à l’appui de son offre les pièces administratives suivantes : DC5F et DC6.
- S’il est retenu, il devra fournir avant notification du marché la DC7 (attestation de paiement indiquant que le candidat est à jour de ses obligations fiscales et sociales) . Sans production de cette pièce dans un délai de 5 jours francs, le marché ne pourra pas être notifié.
14. Critères de sélection Le consultant formateur devra avoir une formation initiale dans les sciences de la vie et avoir déjà réalisé des formations à l’audit dans le milieu de la recherche. Si la proposition satisfait aux caractéristiques du cahier des charges, et l’intervenant aux conditions citées ci-dessus, les prestataires seront sélectionnés sur les critères suivants :
- La pertinence du programme et des modalités pédagogiques proposés par rapport aux besoins exprimés ;
- l’expérience des intervenants dans le domaine d’intervention, leur qualité pédagogique ; - l’articulation entre l’approche pédagogique retenue, le contenu et les objectifs pédagogiques ; - le coût de la prestation.
La réponse devra être adressée à l'INRA au plus tard le : cf. offre saisie sur le portail Inra et par e-mail à : [email protected], [email protected] et [email protected]
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Les offres adressées par courriel à la date indiquée ci-dessus devront obligatoirement être confirmées, à suivre, par un envoi postal à l’adresse suivante :
Inra – FPN A l’attention de Frédérique Malipier Rue de la Géraudière – BP 71627 44316 Nantes cedex 03
Les offres n’ayant pas fait l’objet d’un envoi postal ne pourront pas être étudiées.
15. Modalités de règlement
Le règlement sera effectué par virement administratif au compte du titulaire sur présentation de la facture correspondant aux prestations effectuées et selon l’échéancier qui sera fixé à la convention. Par application de l’article 98-1° du Code des Marc hé Publics modifié, le délai global de paiement sera de 30 jours maximum à compter de la réception de la facture dans les formes prescrites.
