C’EST EN MANAGEANT QUE L’ON DEVIENT

MANAGER ! LES BASES INCONTOURNABLES

Impactance

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C’est en manageant que l’on devient manager !

Les bases incontournables

INTRODUCTION Vous venez d’être nommé à un poste de manager ou vous êtes en place depuis plusieurs années mais dans les deux cas vous avez une expérience et déjà des compétences. Au même titre qu’un sportif de grand niveau, vous allez progresser à la seule condition de vous entraîner dans les différentes tâches de management. A la grande différence du sportif, vous n’avez pas accès au terrain d’entraînement avant d’entrer en compétition. La plupart du temps, vous jouez sans avoir pu vous préparer ni psychologiquement ni stratégiquement à la situation de management qui arrive dans la structure.

Ce document est constitué de plusieurs règles dont le manager a besoin pour pouvoir être efficace tout au long de son parcours avec l’équipe. C’est un code de conduite basique qui vous fera progresser et qui vous permettra de guider votre équipe vers les objectifs que vous aurez fixé ensemble.

On ne naît pas manager , on le devient … …Et on ne cesse jamais de le devenir.

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REGLE 1

FAIRE EN SORTE QUE LES MEMBRES DE L’ÉQUIPE SOIENT IMPLIQUÉS.

Parmi les membres d’une équipe il y a les salariés motivés et il y a les autres : celles/ceux qui entrent dans la structure, regardent déjà l’heure en arrivant, guettent la pendule pour le départ et qui en font le moins possible entre les deux. Il sera difficile d’obtenir d’elles l’atteinte des objectifs. En revanche, si le climat social est positif et agréable, si les membres de l’effectif sont décidés à se donner à fond, si l’équipe est stimulée et impliquée, vous aurez de meilleures chances d’obtenir les résultats attendus. Il ne tient qu’à vous, manager, d’avoir avec vous une équipe de bêtes de somme ou une équipe de guerriers. Il est de votre responsabilité de savoir motiver, impliquer et fédérer sur plan émotionnel l’ensemble de vos salariés. C’est un véritable défis à relever quotidiennement ! Faire en sorte que l’équipe se soucie de ce qu’elle doit faire afin de redonner du sens au travail pour chacun. Dans le monde de la santé, où l’humain est au centre des préoccupations, il est primordial d’instaurer ce climat social où chaque comportement, chaque geste, chaque mot, chaque regard de la part du professionnel a un impact direct sur la qualité de la prise en charge du résident, du bénéficiaire, ou du patient. Amener les personnes à se soucier de ce qu’ils font est pourtant facile à faire. C’est tellement évident que la plupart des managers oublie cette règle. Tout le monde, vraiment tout le monde souhaite être valorisé et aime avoir le sentiment d’être utile dans sa fonction. La reconnaissance parfois décriée par les personnalités cyniques demeure un véritable carburant naturel pour faire tourner le moteur de la motivation. Servez-vous avec abondance de cette reconnaissance personnalisée pour chacun et observez l’implication, la prise d’initiative animer votre équipe. Il faut d’abord pour cela être vous même convaincu de l’efficacité de ce carburant. Il faut également vous même adopter un comportement positif et avoir le leadership qui correspond. Si vous êtes vous même impliqué et concerné un effet miroir se produira.

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REGLE 2

CONNAITRE VOTRE ÉQUIPE, CONNAITRE SON ORGANISATION, ET ADAPTER SON MANAGEMENT AINSI QUE SES OBJECTIFS.

Une équipe n’est pas qu’un ensemble de personnes. C’est aussi une organisation avec sa propre dynamique et ses propres règles. Le manager doit observer, connaitre tous les membres de son équipe et identifier les forces et faiblesses de chacun. Car chacun fonctionne très différemment. Et pour obtenir le meilleur de chacun, se donner le temps de l’observation et de l’évaluation est la meilleure attitude en tant que manager. Ce n’est qu’à partir de ce moment là qu’il faut donner des objectifs de progression, de manière individuelle, pour ainsi faire progresser tout le groupe. Plusieurs outils existent et nous aident à identifier les profils de chaque membres de l’équipe : HBDI, Process com, ou encore la méthode Belbin. Ainsi, au sein d’une même équipe, nous pouvons trouver : Les concepteurs, penseurs originaux, conceptuels, créateurs de novelles idées. Ils apportent des solutions souvent radicalement différentes avec beaucoup d’imagination. Les promoteurs peuvent être créatifs. Ils reprennent les idées pour les développer. Extravertis, ils aiment être populaires. Les coordinateurs sont très méthodiques, maitres d’eux-mêmes, se concentrent sur les objectifs et unifient une équipe. Les propulseurs focalisés sur la réussite, sont stimulés par des objectifs et par le fait d’obtenir des résultats. Les priseurs analysent, équilibrent, soupèsent. Ils sont calmes, neutres et très objectifs. Les soutiens apportent justement leur soutien, ils sont coopératifs, diplomates pour le bien de l’équipe. Les organisateurs possèdent un sens de l’organisation développé, aiment le travail bien fait et font preuve de bon sens. Les perfectionnistes vérifient les détails, rangent derrière eux, minutieux et méticuleux. Les experts acquièrent des compétences spécialisées, font preuve d’énergie et de dévouement à travers leur professionnalisme.

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Le manager qui saura faire évoluer chaque membre de l’équipe pour l’intérêt collectif, en tenant compte du profil de chacun, aura davantage de gage de réussite. Vous aurez franchi un étape importante si vous entendez des « nous » plutôt que des « je » ou des « moi ».

REGLE 3

RENDEZ VOTRE ÉQUIPE MEILLEURE QUE VOUS

Il s’agit au travers de cette « punch line », d’aborder une clefs essentielle au manager : la confiance. La confiance que vous devez porter à votre équipe ou à ses membres, et la confiance que votre équipe peut et doit vous accorder. L’une des stratégies pour y parvenir est de faire grandir vos collaborateurs en leur confiant des missions que vous maîtrisez. En faisant de vos adjoints vos alliés , ils sauront qu’avec vous, ils peuvent s’épanouir, avoir des idées, des responsabilités et les faire appliquer. Cette posture requiert un savoir lâcher prise total : tant sur le fond que sur la forme ( la perfection de votre collaborateur n’est peut-être pas la même que la votre). Lorsque l’objectif est atteint, le collaborateur ne verra aucun intérêt à vouloir vous jouer de mauvais tours.

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REGLE 4

AVOIR CONSCIENCE DE SON IMPORTANCE

Vous donnez le « LA ». Un groupe musical quelque soit l’inspiration ne peut démarrer sa partition sans avoir le « LA » de la part du leader, qu’il soit batteur ou encore chef d’orchestre. Au sein de l’équipe que vous managez, c’est vous qui donner le ton avec lequel votre équipe va travailler. Elle va s’inspirer de votre image pour vivre et travailler dans la structure. Souvenez-vous de l’effet miroir : vous êtes un manager râleur, réfractaire au changement d’organisation, pleurnichard, qui se plaint sans cesse de tout et de rien, qui rechigne à travailler parfois dur …votre équipe se conduira exactement de la même manière ! Vous pouvez aussi être le manager inspirant, qui aborde chaque mission avec optimisme, avec sourire et bonne humeur, sollicitant l’équipe en la laissant prendre des responsabilités, qui encourage et reconnait la qualité du travail, qui est équitable et juste dans ses choix…votre équipe se conduira exactement de la même manière !

REGLE 5

POSER UN CADRE DISCIPLINAIRE ET LE FAIRE RESPECTER

Au terme de vos observations, parlons de la question de la discipline dans la structure. Gérer une équipe c’est poser des limites et pratiquer la tolérance « zéro » sur les points importants et significatifs : inutile donc d’élaborer un règlement à rallonge. Respecter les règles et les faire respecter sans les déroger : la souplesse ( appliquée avec certains et pas avec d’autres) est source de danger, celui de perdre toute crédibilité en quelques secondes de complaisance mal placée .

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REGLE 6

OSEZ LAISSER VOTRE ÉQUIPE PRENDRE L’INITIATIVE ET LAISSER LA COMMETTRE DES ERREURS.

Impliquez votre équipe dans les processus de décision. Vous vous libérez ainsi du temps à consacrer pour des missions prioritaires. La confiance est une nouvelle fois une notion qui prend tout son sens. Ne passez pas tout votre temps à contrôler le travail de votre équipe. Elle commettra sans doute parfois des erreurs et vous en serez le premier responsable. Vous êtes le manager… Cependant c’est faire progresser son équipe que de lui laisser la possibilité de se tromper. Votre objectif est de faire en sorte qu’une erreur commise ne soit pas répétée. C’est une manière également de prendre soin de vous car demander à une équipe d’être irréprochable est impossible. Le lâcher prise sera salvateur pour la gestion de votre stress, qui d’ailleurs n’aura plus de raison d’être…

« Dites moi quelque chose et je m’en souviendrai une heure…Montrez moi quelque chose et je m’en souviendrai un jour…Laissez moi faire quelque chose, je m’en souviendrai à jamais ! » Proverbe chinois.

REGLE 7

ENCOURAGEZ VOS COLLABORATEURS

Bon courage ! …..Voila où nous en sommes arrivés de nos jours…Souhaiter à l’autre d’avoir du courage pour travailler. Cela interroge non ? Votre équipe travaille pour de nombreuses raisons et la première des raisons n’est pas, contrairement aux idées reçues, pour l’argent. Tout en haut de la liste, figure le besoin d’exister, de se sentir utile. Ce besoin sera comblé avec la satisfaction que les autres pourront ressentir de votre travail. autrement dit la reconnaissance. C’est ce qui nous fait tous avancer . Une

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énergie que l’on met dans notre moteur et qui nous fait accomplir des missions dans un état d’esprit positif. Une énergie durable et avant tout gratuite! Effectivement, vous n’avez pas de prise directe sur les moyens financiers, le matériel, l’environnement. En revanche vous avez la maîtrise totale sur les encouragements que vous voulez donner. Remplissez d’énergie les moteurs de votre équipe lorsqu’elle a réussit une mission. N’oubliez pas non plus de lui donner de l’énergie avant qu’elle accomplisse une mission particulièrement difficile. Attention, une reconnaissance faussement distribuée aura l’effet inverse du résultat désiré. Nous souhaitons en tant que manager instaurer un climat social positif, un climat d’entraide. La reconnaissance est une arme de construction massive…

REGLE 8

GARDER UNE TRACE DE TOUT CE QUE VOUS DÎTES ET DE TOUT CE QUE VOUS FAÎTES.

Pourquoi garder une trace de ce que l’on fait ou dit, à moins de penser à mal? En vérité, c’est tout l’inverse… La cohérence est un principe que chaque manager doit appliquer. Pour être cohérent il est utile, voire indispensable, d’écrire toutes les décisions, tous les actes, que vous prenez. Il vous sera alors plus facile d’argumenter , d’avoir le même comportement pour l’un ou pour l’autre, et de parer ainsi à toutes formes de jalousies , ressentiments, sentiments d’injustice, ou même de défiance. Rappelez vous tout simplement du fil conducteur de la communication : être clair et précis. Personne n’étant capable de mémoriser complètement son activité professionnelle dans les détails, il est préférable de laisser des traces.

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REGLE 9

INSUFFLEZ LOYAUTÉ ET ESPRIT D’ÉQUIPE

Vous n’êtes rien sans vos collaborateurs, avec eux vous êtes une équipe ! Vous allez passer plus de temps avec vos collaborateurs qu’avec votre famille et les membres de votre équipe passent plus de temps avec vous qu’avec leur famille. Vous avez donc tout intérêt à bien vous entendre! Pour y parvenir, insufflez loyauté et esprit d’équipe. Etre loyal, c’est être congruent dans ses paroles, dans ses actes, c’est se faire respecter pour inspirer confiance, pour que l’on puisse compter sur vous.

Pour mémo, il s’agit donc de : récompenser vos collaborateurs les féliciter se montrer aimable avec eux leur faire confiance les inspirer les conduire les motiver les faire progresser se soucier sincèrement d’eux

Vous reconnaissez-vous ? Accomplissez-vous réellement ses actions ? Pouvez-vous améliorer la façon dont vous les faites vivre ? La différence entre ce que l’on pense faire et ce que l’on fait est parfois, souvent , très grande. Instaurer un climat social positif ne coûte rien et relève d’un bon sens parfois perdu. Dire poliment bonjour le matin en le pensant, être bienveillant avec chacun des membres de l’équipe… Politesse, gentillesse, et bonté… Si la courtoisie semble « Old school » , le concept déplace pourtant des montagnes, ouvre des portes et permet d’obtenir de vos collaborateurs qu’ils prennent des tours de service qu’ils auraient autrement refusé. Cet état d’esprit permet de combattre toutes les frictions et de résoudre tous les dysfonctionnements. Rappelez-vous la métaphore du phare dans la tempête ….

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REGLE 10

FAIRE CONFIANCE ET LE MONTRER

Vous avez accepté de prendre un poste de manager avec toutes les responsabilités que cela suppose. Vous savez tout comme moi que l’ordinateur que vous utilisez peut tomber en panne. Vous avez une voiture qui aussi peut tomber en panne. Ce n’est pas pour autant que vous utilisez votre ordinateur et votre voiture avec inquiétude. Ce n’est pas pour autant que vous surveillez le moindre bruit, le moindre signe de faiblesse du moteur ou de la carte mère. Vos collaborateurs sont comme ses outils avec lesquels vous accomplissez différentes tâches. Ils peuvent se tromper, s’arrêter, s’épuiser, à vous d’accepter leurs limites. Votre intérêt, car il s’agit aussi de prendre soin de vous, est de les laisser travailler en autonomie. Elle sera ainsi motivée, responsable, et force de proposition. L’observation qui suit sera difficile à lire ou a admettre, elle est néanmoins juste. Si vous ne faites pas confiance à votre équipe, cherchez en la raison dans vos propres (in)compétences en management.

REGLE 11

MOTIVEZ CETTE ÉQUIPE PAR LE RENFORCEMENT POSITIF

Félicitez les membres de l’équipe avec simplicité. Parlez avec le « je » et ou le « nous », et pas au nom de « la direction ». Apportez de la gratitude de manière individuelle et collective. Ne tardez pas à donner votre satisfaction aux prouesses réalisées. Le secret est de d’informer des retombées positives d’un travail bien réalisé. Il est intéressant et gratifiant pour le collaborateur de savoir, que sa réussite a un impact sur les autres et sur vous.

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REGLE 12

L’ÉQUIPE APPORTE DES SOLUTIONS PAS DES PROBLÈMES

Et si vous leur demandiez de vous parler d’une solution afin que vous deviniez le problème ? Il est facile pour une équipe de venir voir son manager et de se plaindre d’un dysfonctionnement. C’est une habitude prise par une équipe qui ne sait pas prendre de décision seule. Prenez donc le réflexe de leur demander ce qu’ils feraient pour améliorer ou corriger le dysfonctionnement vécu. Ce qui signifie encore une fois que le manager doit savoir être à la fois présent et en retrait, et ne pas s’imposer comme le « sauveur ». Les compétences sont là, au sein de chaque membre de votre équipe.

REGLE 13

NE VOUS FAITES PAS DE SOUCIS

Vous avez choisi de vous engager dans une fonction et vous avez à coeur de faire toujours au mieux, voire plus que ce qui vous est demandé. Rappelez-vous que ce n’est qu’une mission… La terre ne s’arrêtera pas de tourner parce que vous avez du retard dans les différentes tâches ou parce que votre équipe ne vous semble pas performante. Prenez du plaisir à travailler, donnez ce que vous pouvez en étant fière de le faire. S’investir plus que de raison dans son travail peut avoir des conséquences professionnelles et extra professionnelles douloureuses. Il est tout à fait possible d’être productif, utile, efficace, assidu, fiable, responsable en s’amusant : c’est une question d’état d’esprit. Identifiez les situations qui requièrent une attitude sérieuse, celles qui vous invitent à la détente et aux rires et constatez l’effet produit sur votre entourage. Il existe plusieurs raisons pour perdre plaisir au travail. Trouvez quelque chose qui a de l’importance pour vous et utilisez cela pour passer le cap difficile, pour relativiser et voir qu’il y a pour vous une source beaucoup plus riche de bonheur.

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S’apaiser en réfléchissant à ce qui compte vraiment pour vous permettra certainement de résoudre beaucoup de situations difficiles.

REGLE 14

SE DEBARRASSER DU SUPERFLU

Il existe dans toutes les structures des règles et des organisations qui sont superflues, obsolètes, devenues chronophages et énergivores. La routine dans laquelle l’équipe est installée empêche celle-ci d’ouvrir les yeux sur les défauts. Il faut justement un regard neuf pour faire apparaitre au grand jour les réajustements dont ont besoin les organisations. C’est votre rôle de prendre de la hauteur et d’avoir ce nouveau regard tous les jours. L’objectif à atteindre étant de rendre le travail de l’équipe plus efficient.

REGLE 15

GRANDIR DE SES ERREURS

L’être humain n’est pas parfait….Et vous êtes jusqu’à preuve du contraire un être humain avec ses qualités et ses imperfections ( notez la subtilité!) Les missions qui vous sont confiées, sont très importantes pour une bonne qualité de prise en charge, pour une bonne qualité de travail de manière générale dans l’organisation comme dans la gestion des différents budgets. La pression que l’on peut parfois se mettre sur les épaules afin d’obtenir de bons résultats influence négativement notre comportement. Un manager qui admet qu’il a commis une erreur a attitude remarquable. Son équipe verra en lui un homme avec ses forces mais également ses faiblesses. Il paraîtra comme un manager capable de se remettre en question, à l’écoute de son équipe. Les erreurs sont géniales car elles nous apprennent où et comment nous nous sommes trompés. Elles renforcent notre expérience si on sait en tirer un enseignement.

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REGLE 16

PRÉVOIR UN PLAN B ET UN PLAN C ET PLAN D ….

Le mieux est de toujours anticiper… Je prends souvent l’exemple de la partie d’échecs que vous jouez avec les membres de votre équipe lors de réunions et d’entretiens. Vous avez pris l’habitude de préparer les réponses aux diverses objections que l’on vous renvoie. Prévoir que le premier plan marchera à la perfection est une erreur : il y a souvent un grain de sable pour enrayer la machine, qui vous oblige à trouver une solution et changer légèrement ou profondément les plans. Il faut être prêt à composer, à vous adapter, et à l’emporter malgré les difficultés.

REGLE 17

PORTE FERMÉE, PORTE OUVERTE

Le manager de proximité aura sa porte de bureau ouverte à certain moments, fermée à d’autres. Savoir fermer sa porte c’est pouvoir : - travailler concentré - tenir un entretien ou une réunion - faire comprendre à votre équipe que vous êtes le manager, tout simplement

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REGLE 18

GÉREZ VOTRE SANTÉ

Ménager sa santé est un sujet très facile à différer. Pourtant, un manager bien dans son corps et dans sa tête est un manager beaucoup plus efficace pour son équipe et pour lui même, et vous connaissez déjà la recette : - avoir une hygiène alimentaire saine ; - dormir suffisamment la nuit pour régénérer son cerveau et reposer son

organisme ; - faire des activités de loisirs ou sportives qui vont permettre de vider votre tête ; - apporter du confort dan son lieu de travail où l’on passe beaucoup de temps ; - installer des limites imperméables entre professionnel et personnel ;

REGLE 19

CRÉEZ UNE CULTURE D’ENTREPRISE FORTE

En tant que manager, c’est vous qui donnez le ton de ce que sera le climat social de la structure dans laquelle vous travaillez et in fine vous êtes garant de sa bonne réputation. A vous donc de déterminer le style de management, le style de communication que vous souhaitez. Vous pouvez hériter d’une situation qu’il faudra changer. Instaurez une culture d’entreprise qui permettra à votre équipe de se sentir en confiance et de prendre des initiatives, des décisions importantes. Avez-vous besoin d’une équipe capable de s’entraider, de se respecter les uns des autres, qui s’écoute, qui est heureuse de venir travailler? La réponse est oui bien évidemment … Rien est impossible, il faut parfois du temps pour que ce climat prenne place. Chaque décision que vous prendrez sera un pas de plus.

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REGLE 20

A VOUS DE L’INVENTER !

Je vous laisse créer cette dernière règle d’une liste non exhaustive. L’expérience que vous êtes en train de vous forger en tant que manager vous a sans doute appris qu’il est nécessaire de prendre du recul, de lâcher prise avec certaines personnes ou devant certaines situations. A contrario, il faut savoir parfois s’imposer et donner des limites. Faites-vous confiance avant tout. La meilleure personne de votre équipe, c’est vous. Il faut en être conscient. Non pas que vous soyez plus intelligent, plus expérimenté, ou indispensable…mais parce que vous êtes le guide, l’exemple que l’équipe va suivre. Faire progresser son équipe demande du cran, de la détermination et une passion débordante. Lorsque vous avez constitué une équipe qui fonctionne bien, les collaborateurs prennent l’habitude que ce soit vous et vous seul le manager. Pourtant vous avez dans votre équipe un ou des membres plus préformants que vous. Les équipes ne se « mutine » que lorsqu’elles en veulent ou lorsqu’ elle se méfient de leur hiérarchie.

Bon management !

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