Chapitre 1 Suivi administratif des dossiers du personnel... · Assurer le suivi administratif du personnel 3.1.1 Suivi des formalités et procédures d’embauche et de départ 3.1.2

Chapitre 1 Suivi administratif des dossiers dupersonnelRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesAssurer le suivi administratif du personnel 3.1.1 Suivi des formalités et procédures d’embauche et de

départ3.1.2 Organisation et suivi des dossiers du personnel3.1.7 Communication avec la direction, les salariés, lesinstances représentatives du personnel de la PME, lesspécialistes de gestion du personnel et l’administration

Missions

Mission 1 Réaliser les formalités administratives liées à l’embauche

1. Établissez la déclaration préalable à l’embauche de Florian Stein. Pour cela, procurez-vous le formulaire Cerfa n° 14738*01 sur le site http://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/cerfa_14738_01.pdf.

Bloc 3 – Gérer le personnel et contribuer à la gestion des RH de la PME 1

2. Fixez la date de la visite d’information et de prévention médicale de Florian Stein puis rédigez uncourriel à son attention dans lequel vous lui communiquez tous les renseignements utiles concernant cette visite.

Depuis le 1er janvier 2017, la visite d’information et de prévention a remplacé la visite médicaled’embauche. Elle est obligatoire pour tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail. L’objectif dece suivi est d’informer le salarié sur les risques liés à son poste de travail et de lui communiquer lesmoyens de préventions pour éviter tout risque pour sa santé et sa sécurité.Elle est effectuée soit par un médecin du travail, soit par un professionnel de santé. La visited’information et de prévention doit s’effectuer dans les trois mois qui suivent la prise de poste et estrenouvelée au plus tard tous les 5 ans lorsque le poste ne comporte pas de risques spécifiques.

La date d’embauche de Florian Stein est le 1er juin N à 9 h, pour un poste de correcteur/traducteur. Sonposte ne comportant pas de risques spécifiques, la visite d’information et de prévention doit donc êtreréalisée dans les trois mois qui suivent cette prise de poste, soit entre le 1er juin N et le 31 août N.

De : assistant(e)@esther-traduction.comÀ : [email protected] : 29 mai NObjet : Visite d’information et de prévention médicale

Bonjour Monsieur Stein,

Vous allez prendre vos nouvelles fonctions en tant que correcteur/traducteur dans notre entreprise,Esther Traduction, le 1er juin N.

À ce titre, vous devez effectuer une visite d’information et de prévention médicale le [insérez une dateentre le 1er juin et le 31 août N] à [insérer un horaire] sur le site de notre service de santé au travailSantraplus, situé au 35, rue de Tourville, 76600 Le Havre.

Cette visite obligatoire sera l’occasion d’échanger avec un professionnel de la santé. Les informationsmédicales que vous lui communiquerez resteront confidentielles.

À l’issue de cette visite, une attestation de suivi vous sera délivrée.

Je vous remercie de bien vouloir confirmer votre présence à cette visite d’information et de préventionpar retour de courriel.

Bien cordialement,

L’assistant(e) de gestion de Mme Sanier, directrice

Remarque : l’article R. 4624-15 du décret n°2016-1908 du 27 décembre 2016 en son article premierprévoit que lorsque le travailleur a bénéficié d’une visite d’information et de prévention dans les 5 ansprécédant son embauche, l’organisation d’une nouvelle visite n’est pas requise dès lors que l’ensembledes conditions suivantes sont réunies :

- le travailleur occupe un poste identique présentant des risques d’exposition équivalents ;- une attestation de suivi a été délivrée par le professionnel de santé ;- aucun avis d’inaptitude n’a été émis au cours des 5 dernières années.

2 Chapitre 1 – Suivi administratif des dossiers du personnel

Mission 2 Préparer et adapter si nécessaire les contrats de travail du personnel

3. Rédigez une note à l’attention de Mme Sanier pour la rassurer sur les types de contrat choisis pour chacun des nouveaux embauchés.

4. Complétez votre note en indiquant à Esther Sanier les formalités à respecter pour passer d’un CDI à temps complet à un CDI à temps partiel, sachant qu’aucun accord d’entreprise n’a été négocié sur ce thème.

Proposition de corrigé de la note d’information

Note d’information

Madame,

Vous venez d’engager deux nouveaux salariés dans l’entreprise et vous souhaitez savoir si le type decontrat choisi pour chacun d’entre eux est bien adapté aux motifs de leur recours.

Par ailleurs, suite à la demande de Mme Gimalac, gestionnaire paie, vous aimeriez connaître lesformalités à accomplir lorsqu’un salarié actuellement en contrat de travail à durée indéterminée à tempsplein souhaite bénéficier d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps partiel.

Dans une première partie, je vous indiquerai si la forme de contrat de travail choisie pour chacune desdeux embauches est bien adaptée aux circonstances et dans une deuxième partie, je vous présenterai lesformalités à respecter pour passer d’un CDI à temps plein à un CDI à temps partiel.

I. Choix du type de contrat de travail.

Le contrat de travail est un contrat par lequel une personne (le salarié) s’engage à effectuer un travailpour le compte et sous la direction d’une autre personne (l’employeur) moyennant une rémunération. Ilpeut être établi selon les formes que les parties contractantes décident d’adopter.

M. Stein a été embauché pour un poste de correcteur/traducteur en contrat à durée indéterminée, pour unemploi voué à être durable. Le contrat de travail à durée indéterminée est la forme « normale etgénérale » de la relation de travail d’après l’article L 1221-2 du Code du travail. Il est indiqué pour régirla relation de travail concernant tous les emplois stables et durables liés à l’activité normale del’entreprise. M. Stein a été embauché pour succéder à Helena Yung, qui vient de donner sa démission etqui était elle-même embauchée en CDI. On peut donc affirmer que le contrat de travail à duréeindéterminée pour l’embauche de M. Stein est bien adapté à son motif de recours.

Peter York est correcteur traducteur anglophone et doit partir en congé formation dans un mois. Il estprévu de recourir à un contrat de travail à durée déterminée pour pourvoir temporairement à sonremplacement. Le contrat de travail à durée déterminée est un contrat qui est conclu pour une tâcheprécise et temporaire, telle que le remplacement d’un salarié absent. Quel que soit son motif, il ne peutavoir ni pour objet ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale etpermanente de l’entreprise.

Peter York sera absent pendant la durée de son congé formation pour une durée déterminée. Il est donclogique dans ce cas de recourir à un CDD pour procéder à son remplacement. De plus, le métier de


De : Assistant(e) de gestion À : Mme Sanier, directrice

Objet : Gestion des contrats de travail du personnel

Date : insérer la date de rédaction de lanote

traducteur/correcteur étant assez spécialisé et qualifié, un contrat de travail temporaire ou d’intérim,outre son coût plus élevé qu’un simple contrat à durée déterminée, ne semble pas indiqué dans cettesituation.Le recours à un CDD est donc bien la forme la mieux adaptée au remplacement de M. York.

II. Les formalités à respecter pour passer d’un CDI à temps plein à un CDI à temps partiel.

Sophie Gimalac a été recrutée au poste de gestionnaire paie en CDI à temps plein le 1er février 2010.Elle souhaite dorénavant bénéficier d’un CDI à temps partiel.

Aucun accord d’entreprise n’a été négocié entre Esther Traduction et les représentants du personnel surce thème. Aussi, pour connaître les formalités à respecter dans ce cas précis, il faut se référer à laconvention collective nationale du personnel des prestataires de services dans le domaine du secteurtertiaire en son chapitre Ier (titre III sous-titre 2), consacré au CDI à temps partiel.

L’article 21 de la convention collective précise que « tout salarié engagé sous contrat de travail à duréeindéterminée ayant plus de 6 mois d’ancienneté dans l’entreprise peut demander, s’il est à temps plein,un emploi à temps partiel pour une durée indéterminée ou pour une durée limitée, selon des modalitésdéterminées par accord avec l’employeur ».

Sophie Gimalac, qui a plus de 10 ans d’ancienneté, est donc tout à fait en droit de demander cetaménagement d’horaire. Elle devra formuler sa demande par lettre recommandée avec accusé deréception ou remise en main propre contre décharge auprès de l’employeur, 6 semaines au moins avantla date à laquelle elle souhaite voir entrer en vigueur son nouvel horaire. Cette demande devra préciserl’horaire souhaité ainsi que ses modalités de répartition.

L'employeur devra, au plus tard dans les 15 jours suivant la première présentation de cette demande,répondre au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise contre décharge.

En cas d'acceptation par l’employeur de la demande, un avenant spécifiant les mentions obligatoirespropres au contrat de travail à temps partiel sera établi.En cas de refus, l'employeur devra en préciser les motifs par écrit, soit par lettre recommandée avecaccusé de réception, soit par lettre remise en main propre contre décharge. La demande du salarié resteraprise en compte dans l'ordre des priorités si l'emploi correspondant à ses qualifications devientdisponible.

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

L’assistant(e) de gestion

5. Répondez par courriel à la demande de Sophie Gimalac.

De : assistant(e)@esther-traduction.comÀ : sophie.gimalac@ esther-traduction.comObjet : Re : Demande de contrat de travail à temps partiel

Chère Mme Gimalac,

Vous occupez actuellement le poste de gestionnaire paie en contrat à durée indéterminée à temps plein etvous désirez dorénavant bénéficier d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps partiel, afin deconsacrer plus de temps à vos trois enfants le mercredi.

Après examen de votre dossier, il ressort que vous possédez bien l’ancienneté requise pour effectuer


cette requête. Vous devez formuler votre demande par lettre recommandée avec accusé de réception, ou vous pouvezla remettre à Mme Sanier en main propre contre décharge, six semaines au moins avant la date à laquellevous souhaitez voir entrer en vigueur votre nouvel horaire. Vous devrez préciser dans cette demandel’horaire souhaité ainsi que ses modalités de répartition.

Une réponse vous sera apportée dans les 15 jours suivant la réception de votre courrier.

En cas d’acceptation de votre demande, un avenant à votre contrat sera établi.En cas de refus, votre demande restera prise en compte dans l’ordre des priorités si un emploicorrespondant à vos qualifications devient disponible.

Je reste à votre disposition pour tout complément d’information.

Bien cordialement,L’assistant(e) de gestion

Mission 3 Réaliser les formalités administratives liées au départ d’un salarié

6. Rédigez un courrier à l’attention d’Helena Yung dans lequel vous lui indiquerez les obligations à respecter suite à sa démission. Vous en profiterez pour lui donner la liste des documents qu’on lui remettra suite à son départ.

Esther Traduction21 rue Desnos76600 Le Havre

Mme Helena Yung3 rue de la Paroisse

76600 Le Havre

Au Havre, le 28 octobre N.Objet : Formalités à accomplir suite à votre démission

Madame,

Nous avons bien pris note de votre volonté de démissionner de votre poste de traductrice confirmée, àpartir du 30 octobre N, afin de vous mettre à votre compte.

Pour rendre effective votre démission, et cela conformément à la convention collective applicable à notresociété, vous devez formaliser celle-ci par écrit et me la remettre en main propre contre récépissé, ou mel’adresser par lettre recommandée avec accusé de réception.

De plus, votre statut de cadre vous contraint à effectuer un préavis d’une durée de trois mois, sous peine dedevoir verser à la société une indemnité compensatrice.

À l’issue de cette période de préavis, nous vous remettrons un certificat de travail, une attestation pôleemploi et un chèque correspondant au montant inscrit sur votre reçu pour solde de tout compte.


Le reçu pour solde de tout compte est un document faisant l’inventaire des sommes dues par l’entreprise àl’occasion de la rupture du contrat. Vous pourrez signer ce reçu directement dans le bureau deMme Gimalac, gestionnaire paie, au moment de votre départ.

Je reste à votre disposition pour tout complément d’information.Veuillez agréer, Madame, nos salutations distinguées.

Mme Sanier, Directrice Générale

Pour aller plus loin :Le contrat de travail du salarié peut prévoir une clause de non-concurrence. Cette clause vise à limiter laliberté d’un salarié d’exercer après la rupture de son contrat des fonctions équivalentes chez un concurrentou à son propre compte. Elle doit être limitée dans le temps et dans l’espace et viser une activitéspécifique. En contrepartie, le salarié reçoit une indemnité financière.

7. Établissez le certificat de travail d’Helena Yung.

Le certificat de travail est un document qui doit être délivré obligatoirement par l’employeur àl’expiration de tout contrat de travail, dès la fin du préavis du salarié, qu’il soit effectué ou non par cedernier. Il doit être tenu à disposition du salarié dans l’entreprise ou lui être remis avec le dernier bulletinde salaire. Il doit être obligatoirement signé par l’employeur. Enfin, le certificat de travail ne doitcomporter aucune mention pouvant porter préjudice au salarié.

Esther Traduction,21 rue Desnos76600 Le Havre

CERTIFICAT DE TRAVAIL

La société Esther Traduction certifie que Madame YUNG Helena, demeurant au 3, rue de la Paroisse76600 Le Havre, a travaillé en tant que traductrice confirmée du 1er février 2010 au 31 octobre 2019.

Madame JUNG Helena et ses ayants droit bénéficient du maintien à titre gratuit des garanties frais desanté et des garanties de prévoyance jusqu'au 31 octobre 2020* dans les conditions prévues à l'articleL. 911-8 du Code de la sécurité sociale.

Fait au Havre, le 30 octobre 2019.

Esther Sanier, Directrice générale

*Selon l’article L. 911-8 du Code de la sécurité sociale, le maintien des garanties est applicable àcompter de la date de cessation du contrat de travail et pendant une durée égale à la périoded'indemnisation du chômage, dans la limite de la durée du dernier contrat de travail ou, le cas échéant,des derniers contrats de travail lorsqu'ils sont consécutifs chez le même employeur. Cette durée estappréciée en mois, le cas échéant arrondie au nombre supérieur, sans pouvoir excéder douze mois.


Pour aller plus loin :Chaque mouvement du personnel doit donner lieu à une mise à jour de la base de données dans le PGI del’entreprise. Vous trouverez en fin d’ouvrage un atelier PGI vous permettant de réaliser ce type de tâcheavec vos étudiants.De même, le registre du personnel doit également être mis à jour à chaque nouvelle entrée et/ou sortie depersonnel. Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ansà partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.Pour plus d’information sur le registre du personnel, vous pouvez consulter le site : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F1784


https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F1784

Entraînement

Exercice 1

Rédigez un mémo à l’attention de Mme Sanier dans lequel vous l’informerez sur le statut de travailleur indépendant et lui indiquerez les avantages et les précautions à prendre lorsqu’une entreprise (donneur d’ordre) a recours à ce type de contrat. Vous compléterez lesinformations que vous avez déjà collectées par des recherches sur Internet.

Pour collecter plus d’informations, les étudiants peuvent se rendre sur le site suivant : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F1691


Objet : Statut de travailleur indépendant. Date du jour

Mémo

Esther Traduction vient de signer un important contrat avec un nouveau client pour la traduction d’unedizaine d’ouvrages en anglais. Aucun correcteur(trice)/traducteur(trice) en langue anglaise n’étantactuellement disponible, vous avez envisagé de recourir aux services d’un prestataire indépendant pourhonorer ce nouveau contrat. Aussi, vous m’avez demandé de vous informer plus avant sur le statut detravailleur indépendant avant de prendre votre décision.

Je vous présenterai d’abord le statut de travailleur indépendant puis j’aborderai dans un deuxième tempsles avantages de recourir à ce type de statut pour faire face à un accroissement temporaire d’activité,enfin je terminerai par vous indiquer les précautions à prendre lorsque l’on a recours à ce type de contrat.

I. Le statut de travailleur indépendant.Le travailleur indépendant (ou freelance) exécute une mission pour son propre compte. Il est autonomedans la gestion de son organisation, dans le choix de ses clients et dans la tarification de ses services.

Contrairement au salarié, il ne dispose donc pas d’un contrat de travail et n’est aucunement lié par unlien de subordination permanent avec l'entreprise pour laquelle il exécute sa mission.

L’entreprise devra conclure un contrat de prestation de service avec le travailleur indépendantsélectionné.

II. Les avantages de ce statut pour l’entreprise Esther Traduction.De plus en plus d’entreprises ont recours aujourd’hui aux services de prestataires indépendants.

La principale raison de cet engouement se trouve dans la flexibilité de cette solution. En effet, le recoursà un travailleur indépendant permet de disposer des ressources nécessaires au moment où l’entreprise ena besoin, et cela pour une durée limitée dans le temps.

Une autre raison réside dans la simplicité du recours à ce type de contrat. En effet, pour faire appel à untravailleur indépendant, il n’y a pas besoin de mettre en œuvre une procédure de recrutement longue etcoûteuse, contrairement à une embauche en CDD ou en CDI.

Enfin, le travailleur indépendant est en général un expert dans son domaine ; il pourra même apporter



des idées nouvelles et/ou un regard neuf sur les processus de l’entreprise.

III. Les précautions à prendre.L’employeur qui signe un contrat de prestation de service avec un indépendant doit tout d’abordrespecter un certain nombre d’obligations légales. Ainsi, il appartient à l’employeur, comme toutdonneur d’ordre, de vérifier que le prestataire de services qu’il souhaite engager possède bien le statut detravailleur indépendant et qu’il s’acquitte correctement de ses obligations de déclaration et de paiementdes cotisations sociales. Pour cela, l’employeur doit procéder au recueil et au contrôle de l’attestation defourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations dite « Attestation de vigilance ». Cetteattestation est la plupart du temps fournie par l’Urssaf. Elle doit être datée de moins de six mois à lasignature du contrat. Cette vérification devra être effectuée ensuite tous les 6 mois jusqu’à la fin ducontrat.

De plus, il est recommandé de demander à son prestataire son attestation de couverture en responsabilitéprofessionnelle, dans le cas où celui-ci causerait un dommage dans le cadre de son activitéprofessionnelle.

Enfin, le travailleur indépendant doit impérativement rester autonome dans la gestion de sonorganisation, dans le choix de ses clients et dans la tarification de ses prestations. Il ne doit y avoir aucunlien de subordination entre le travailleur indépendant et son employeur. En effet, si un lien desubordination de fait peut être établi entre le travailleur indépendant et le donneur d'ordre (l’employeur),la relation contractuelle pourra être requalifiée par le juge en contrat de travail à durée indéterminée avecles conséquences que cela entraîne, notamment en ce qui concerne la rupture du contrat.

En conclusion, faire appel à un travailleur indépendant pour répondre à des missions ponctuelles est unesolution qui présente des avantages non négligeables pour notre entreprise, tels que la souplesse, larapidité et la simplicité de mise en œuvre. Il serait même judicieux de mettre en place un partenariat avecquelques travailleurs indépendants afin d’être encore plus réactifs dans la gestion de nos besoins enpersonnel. Il faudra toutefois vérifier que le prestataire de service sélectionné possède bien le statut detravailleur indépendant et qu’en tant que tel il s’acquitte de ses obligations sociales et légales. Enfin, ilfaudra veiller à ce que ce travailleur indépendant ne subisse aucun lien de subordination de la part del’employeur.

Je reste à votre disposition pour tout complément d’informations.

L’assistant de gestion


Exercice 2

1. Établissez la liste de contrôle des formalités administratives et légales à réaliser pour l’embauche de cette nouvelle salariée.

N° Tâches Date prévue Observations

1 Faire compléter à Lucie Bortaine une fiche administrative de renseignements.

18/10Au moment de la signature de sa lettre d’engagement.2 Vérifier s’il s’agit d’un travailleur

étranger non européen.18/10

3

Effectuer la DPAE.Entre le 13/10

et le 21/10

Au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard un jour avant la mise au travail effective dusalarié.

4 Inscrire le salarié aux caisses de retraites complémentaires (Agirc-Arrco qui ont fusionné depuis le 1er janvier 2019).

22/10

5 Établir le contrat de travail à durée indéterminée.

30/10 Voir lettre d’engagement.

6 Inscrire la nouvelle arrivante sur le registre unique du personnel.

22/10 Dès la prise de fonction.

7 Organiser la visite d’information et de prévention.

Entre le 22/10 et le 22/01

Au maximum dans les 3 mois à partir de la prise de fonction.

2. Complétez le modèle de promesse d’embauche.

L’étudiant(e) trouvera toutes les informations nécessaires pour compléter la promesse d’embauche dansles ressources 2 et 3, hormis celles concernant la période d’essai. Il (elle) devra aller chercher dans laconvention collective de l’entreprise (voir ressource 2) les informations sur la période d’essai. L’objectifici étant d’apprendre au futur assistant(e) de gestion à déchiffrer ce type de document.Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier : GP_15313_BLOC3_CHAP1_ConventionCollective.pdfL’indication de cette période d’essai se trouve dans le chapitre II relatif aux contrats de travail et auxconditions de travail en son article 13 sur la période d'essai et l’embauchage.Ce chapitre précise que sauf dispositions contraires, la durée de la période d’essai des contrats à duréeindéterminée ne peut excéder un mois.

CHOCOLATERIE NOS DOUCEURSLucie Bortaine28, bd des frères Vigouroux92140 Clamart

À Paris, le 18 octobre N,

Madame,

Suite à votre entretien de recrutement qui a eu lieu le 15/10/N, nous vous informons de notre décision devous embaucher en tant que vendeuse qualifiée en magasin, dans le cadre d'un contrat de travail à duréeindéterminée (CDI).


Vous travaillerez au sein du siège social, 35, rue Lafayette, 75009 Paris, et aurez pour fonctions demettre en œuvre et coordonner les techniques de vente. En contrepartie, vous toucherez un salaire de1 844,10 euros bruts pour une durée de travail hebdomadaire de 35 h.

Votre contrat à durée indéterminée débutera le 22/10/N. Votre période d'essai sera d’une durée d’unmois.

Nous vous remercions de bien vouloir nous adresser votre réponse dans un délai de 8 jours ouvrables àcompter de la réception du présent courrier. À défaut, la présente lettre deviendra caduque.

En cas d’acceptation, vos conditions d'embauche seront par la suite formalisées dans un contrat detravail, que nous signerons le 30/10/N à 9 h dans nos locaux situés 35, rue Lafayette, 75009 Paris, sicette date vous convient.

Veuillez agréer, Madame Bortaine, nos sincères salutations.

M. Cazan, directeur général

Exercice 3

1. Réalisez un tutoriel sous la forme de votre choix (diaporama, vidéo…) afin d’expliquer la procédure à suivre suite au départ d’un salarié.

Ce tutoriel devra contenir les informations suivantes.Lors du départ d’un salarié et cela quelle qu’en soit la cause, l’employeur a l’obligation de lui remettre lesdocuments suivants :

Un certificat de travail.Il doit être délivré par l’employeur à l’expiration de tout contrat de travail, dès la fin du préavis, qu’il soiteffectué ou non par le salarié. Il est tenu à disposition du salarié dans l’entreprise ou lui est remis avec ledernier bulletin de salaire. Il doit être obligatoirement signé par l’employeur. Le certificat de travail doitcontenir les mentions suivantes : logo et nom de l’entreprise, nom et prénom du salarié, dates d’entrée etde sortie du salarié, nature du ou des emploi(s) occupé(s) (fonction, poste) et leurs périodes respectives. Ildoit également mentionner le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance.Enfin, le certificat ne doit comporter aucune mention pouvant porter préjudice au salarié.

L’attestation pôle emploi.Elle est indispensable au salarié pour faire valoir ses droits à l’allocation-chômage. Cette attestation doitêtre effectuée en ligne sur le site de Pôle emploi, dans l’espace employeur.

Un reçu pour solde de tout compte.Ce document obligatoire fait l’inventaire des sommes versées au salarié : indemnité de rupture, salaire dumois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis s’il y a lieu, etc.). Il est établi endouble exemplaire, dont l’un est remis au salarié avec le dernier bulletin de salaire. Le salarié est libre designer ou non le reçu.

Enfin, l’assistant(e) de gestion devra penser à mettre à jour la base de données dans le PGI de l’entrepriseainsi que le registre du personnel.Pour rappel, les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement.

Pour aller plus loin : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F21789


2. Préparez un modèle-type de solde de tout compte pour faciliter le travail de votre remplaçant(e).

Le site du service public : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R44596 propose unmodèle de reçu pour solde de tout compte.

BATIRENOV

Reçu pour solde de tout compte

Je soussigné(e) [titre de civilité, nom et prénom du salarié], demeurant à [adresse du salarié], atteste avoirreçu pour solde de tout compte de la société [nom de la société], la somme de [somme totale en touteslettres] euros au moyen de [moyen de paiement] correspondant aux éléments suivants [détail précis dessommes versées au salarié, en distinguant celles qui sont soumises à cotisation et celles qui ne le sont pas(1)].

Ce reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire, dont un exemplaire m’a été remis.

Fait à [lieu], le [date][Signature du salarié(2)]

(1) Salaire, primes, indemnités de rupture du contrat ou de congés payés…(2) Signature du salarié non obligatoire


https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R44596

Chapitre 2 Gestion des temps de travail individuelset collectifsRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesAssurer le suivi administratif du personnel 3.1.3 Gestion du temps de travail, des absences et des congés

3.1.7 Communication avec la direction, les salariés, lesinstances représentatives du personnel de la PME, lesspécialistes de gestion du personnel et l’administration

Missions

Mission 1 Gérer le temps de travail individuel et collectif

1. Rédigez un courriel synthétique à votre responsable qui précise le cadre réglementaire sur l’annualisation du temps de travail et les heures supplémentaires.

De : [email protected]À : [email protected] : temps de travail et heures supplémentaires.

Monsieur,

Vous trouverez ci-après le cadre réglementaire sur l’annualisation du temps de travail et les heuressupplémentaires.

Annualisation du temps de travail :Mise en place : si périodes de fortes activités et de moindre activité.Avantage : limite les heures supplémentaires, l’emploi d’intérim, le chômage partiel.Durée de travail :

- journalière maximum : 10 h (8 h pour les moins de 18 ans) ;- hebdomadaire maximum : 48 h (35 h pour les moins de 18 ans) sur une même semaine ;- hebdomadaire maximum sur 12 semaines consécutives : 44 h.

Heures supplémentaires :- Entre la 36ème et la 43ème heure : taux majoré de 25 %.- À partir de la 44ème heure : taux majoré de 50 %.

Possibilité pour un temps partiel d’heures supplémentaires, avec un taux de majoration de 10 %minimum.

Bien cordialement

Assistant(e) RH


mailto:[email protected]

2. Rédigez une note à l’attention des salariés pour annoncer les intentions de l’entreprise. Vous rappellerez les notions de travail individuel et collectif, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

NOTE

Comme nous vous l’avions annoncé, il a été décidé d’instaurer de nouveaux horaires de travail.

Il sera donc mis en place une modulation des temps de travail à compter du (date) selon les modalités ci-après.

Un temps de travail individualisé vous permettra de commencer ou de terminer votre journée en fonctionde vos contraintes personnelles ou professionnelles. Ce temps de travail individualisé sera associé à unepériode de travail collectif où chacun devra obligatoirement être présent.

Plages horaires variables Pause méridienne Plages horaires fixesEntre 07 h 00 et 09 h 30 Entre 11 h 45 et 14 h 15 De 09 h 30 à 11 h 45Entre 16 h 30 et 19 h 00 Min. 45 min. – max. 2 h 30 De 14 h 15 à 16 h 30

Vous pourrez ainsi moduler sur la semaine votre temps de travail tout en veillant à respecter, pour lebien-être de tous, les consignes ci-après :

- durée quotidienne maximale d’une journée de travail : 10 h ;- pause méridienne : entre 45 minutes et 2 h 30 ;- possibilité de report d’heures sur la semaine suivante (au maximum 3 h, avec une limite de 10 h

par mois) ;- prise en compte des contraintes liées à l’organisation de votre service.

Cette nouvelle organisation offre de nombreux avantages, mais il reste à chacun d’entre vous de bienrespecter la procédure et d’anticiper les périodes charnières de notre entreprise, afin que tout se dérouledans les meilleures conditions.

Nous comptons sur votre collaboration et restons à votre disposition pour toute question.

M. Legrand, responsable RH

2 Chapitre 2 – Gestion des temps de travail individuels et collectifs

De : M. Legrand, responsable RH À : Salariés

Objet : Nouveaux horaires Le Havre, le (date du jour)

3. Proposez un support de communication écrite pour informer le personnel sur les nouveaux horaires de l’entreprise. Celui-ci sera affiché sur le panneau réservé aux affichages obligatoires, et inséré sur Intranet.

HORAIRES DE TRAVAILSERVICES SUPPORT

(Achats, Administratif, Ressources Humaines, Comptable et financier, Communication,Informatique, Qualité-Sécurité-Environnement)

Du lundi au vendredi de :

INSPECTION DU TRAVAIL

Inspecteur du Travail : xxxAdresse : 79 rue Jules Siegfried, 76600 Le HavreTéléphone : 02 35 19 56 56

MÉDECINE DU TRAVAIL

Docteur : xxx

NUMÉROS SECOURS

Pompiers : 18 SAMU : 15 Centre antipoison : 0825 812 822Police : 17 EDF GDF : 09 69 32 15 15 Hôpital : 02 32 73 39 20

ACCORDS COLLECTIFS ET CONVENTION COLLECTIVE APPLICABLES

Intitulé de la convention collective applicable dans l’entreprise : Convention collective nationale traducteur interprète - Syntec

Mission 2 Contrôler le temps de travail

4. Informez les salariés, par un document qui sera joint à la fiche de paie, de la mise en place du nouveau système de contrôle du temps de travail au semestre prochain.

Esther traductionM. LegrandResponsable RH

À : « nom » « prénom »« fonction » « service »

Le « date du jour »Objet : système de contrôle du temps de travail


Plages horaires variables Pause méridienne Plages horaires fixesEntre 07 h 00 et 09 h 30Entre 16 h 30 et 19 h 00

Entre 11 h 45 et 14 h 15Min. 45 minutes – max. 2 h 30

De 09 h 30 à 11 h 45De 14 h 15 à 16 h 30

« Titre »,

À partir du semestre prochain, un nouveau système de contrôle du temps de travail sera mis en place, vianotre PGI, sous la responsabilité de la direction.

Vous devrez, à chaque entrée ou sortie de service, badger afin d’enregistrer votre temps de travaileffectif.

Ces nouvelles modalités de contrôle d’accès aux locaux permettront une gestion correcte des horaires dechacun, avec la possibilité d’un réajustement en cas d’erreurs constatées.

Ce mode de gestion, conformément à la législation, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Vous disposez d’un droit d’accès aux documents comptabilisant vos horaires de travail et pouvez, parconséquent, en obtenir une copie sur demande auprès de nos services.

Les données relatives aux accès seront supprimées trois mois après leur enregistrement. Les donnéesutilisées pour le suivi du temps de travail, y compris les données relatives aux motifs des absences,seront conservées pendant 5 ans.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Bien cordialement.

M. Legrand, responsable RH

Textes de référence Le Règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) Le Code civil : Article 9 (protection de l’intimité de la vie privée) Le Code du travail : Article L. 1121-1 (droits et libertés dans l’entreprise), Article L. 1222-3 et

L. 1222-4 (information des employés) Le Code pénal : Articles 226-1 et suivants (protection de la vie privée)

5. Automatisez avec un tableur le planning de gestion des temps de travail pour les six premiers mois, avec un récapitulatif semestriel. Ce planning sera en lien avec le système de pointage avec le PGI et permettra de calculer les ratios nécessaires (absences, congés et remplacements).

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP2_Missions.xlsx.

Indicateur d’absences :Taux d’absentéisme = (Nombre d’heures d’absence de la période/Nombre d’heures de travail théoriquesur la période) x 100

8 indicateurs d’absentéisme :- Le nombre de journées théoriquement prestées.- Le nombre de journées d’absence.- Le nombre de journées d’absence pour maladies.- Le nombre de journées d’absence pour maternité.- Le nombre de journées d’absence suite à un accident de travail, un accident de trajet ou une

maladie professionnelle.- Le nombre de journées d’absence autorisées (évènements familiaux principalement).- Le nombre de journées d’absence pour d’autres causes.- Une répartition des absences selon leur durée.


Mission 3 Gérer les congés et absences

6. Présentez les modifications à opérer sur le document de demande d’absence et de congés pour en faire un document en ligne.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP2_Missions_Formulaire.docx.

DEMANDE DE CONGÉS ET ABSENCES

Nom : Prénom : Demande de : congés absence Date de la demande :

Service : RH Fonction : assistant-e

CONGÉS ANNUELS ABSENCES RTT

Vœux 1 du au Vœux 2 du au Vœux 3 du au

du au motif : maladiedurée :

Rythme : Date/jour semaine journée matin après-midi

Avis responsable :accepté V1Motif si refus :

Visa responsable : Avis responsable : Motif si refus :

VISA RESPONSABLE SERVICE VISA DRH

Mail : [email protected] ENVOI


non

non

non

non

non

oui

oui

oui

oui

oui

7. Schématisez l’ordre de priorité à respecter pour l’attribution des congés d’été.


Congés accordé enpriorité

Congés non prioritaire

Enfant ?Conjointmarié/pacsé ?

Conjointsalarié

Esther ?

Demande de congés

Contrainteemployeurextérieur ?

Âgeprioritaire

?

Anciennetéprioritaire

?

Entraînement

Exercice 1

Élaborez un support de communication de votre choix (carte heuristique, Prezi,diaporama…) présentant le télétravail, les enjeux pour l’entreprise ainsi que les avantages etles contraintes pour les salariés, afin que Mme Sanier puisse y réfléchir.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher les fichiers :- GP_15313_BLOC3_CHAP2_Exercices.docx- GP_15313_BLOC3_CHAP2_Exercices.mvdx- GP_15313_BLOC3_CHAP2_Exercices.pdf- GP_15313_BLOC3_CHAP2_Exercices.pptx

Schéma heuristique réalisé sous Mindview qui permet ensuite de transformer le document en PDF,PowerPoint, document Word

Exercice 2

1. Analysez les demandes de congés et rendez compte de vos décisions à votre manager.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP2_Exercices.xlsx. 1ère étape :

Donner oralement les consignes aux étudiants pour l’attribution de congés :- priorité aux parents avec enfants scolarisés ;- puis aux couples tous deux salariés dans l’entreprise ;- le cuisinier sera remplacé par Elena Simoni ;- minimum : 3 serveurs présents, 1 responsable, une des deux secrétaires.

2ème étape :Élaborer un tableau + planning (cf. fichier Excel)

3ème étape :L’étudiant pourra rendre compte oralement à son responsable en lui transmettant son planning.L’enseignant pourra, en jeux de rôle, se positionner en tant que responsable et demander à l’étudiant dejustifier ses choix.


2. Informez, par courriel, chaque salarié dont la période n’est pas accordée en justifiant le choix effectué.

Motifs :- Ricaud Lucie : priorité a été donnée au nombre d’enfants.- Spoder Karl : nécessité de la présence d’un responsable.- Nakrouch Samia : attribution des congés selon la date de naissance.

Texte :Madame, Monsieur,Vous avez posé une demande de congé du … au …Toutefois, nous n’avons pas pu vous accorder cette période pour la raison suivante : (motif).Ceci a été décidé en respect des règles d’attribution de congés. C’est pourquoi nous vous demandons debien vouloir nous soumettre une autre période, en prenant en compte le planning des congés ci-joint.Bien cordialement,La responsable RH


Exercice 3

1. Informez, dans une note de synthèse, votre responsable des conditions de mise en œuvre de cette modulation du temps de travail.

De : L’assistant(e) À : M. DuroyObjet : Modulation du temps de travailPJ : Avenant CC ; Annexe 1

Date :

NOTE DE SYNTHÈSEMonsieur,

Vous envisagez de passer à l’annualisation du temps de travail afin de limiter le recours aux CDD et defidéliser ainsi vos salariés, notamment le personnel de nationalité étrangère.Je commencerai par définir l’annualisation du temps de travail, puis vous exposerai les conditions de samise en place.

I. DéfinitionAnnualiser le temps de travail, c’est répartir la durée du travail sur tout ou partie de l'année pour mieuxmaîtriser les variations de l'activité de l'entreprise, et ce dans la limite du plafond annuel de 1 607 heures.Ce principe évite de recourir à des intérimaires ou à des CDD dans les périodes de forte activité et auchômage technique dans les périodes de faible activité.L’employeur a deux possibilités en matière de rémunération. Soit il opte pour une rémunération enrapport avec le travail réellement effectué par mois : celle-ci sera donc variable d'un mois sur l'autre ; soitil lisse la rémunération sur l'année entière : le salarié perçoit alors une rémunération identique tous lesmois. Cet avantage est alors indiqué dans l'accord collectif ou dans la convention signé avec lesinstitutions représentatives du personnel (IRP).

II. Conditions de mise en placeL’annualisation du temps de travail concerne un service ou une équipe entière et ne peut-être en aucuncas s’appliquer à une seule personne.Toute mise en place doit résulter d’un accord ou d’une convention.

L’employeur doit, dans un premier temps, consulter les IRP afin de s'entendre sur un accord collectif ouune convention qui expose les modalités précises de cet aménagement. Cet accord collectif doit êtretransmis à l'inspection du travail.Dans le cas où aucun accord collectif n'a pu être signé avec les représentants du personnel, l’employeurpeut tout de même instaurer un aménagement des horaires de travail, mais uniquement pour des périodesde quatre semaines.

Pour un bon fonctionnement il est impératif de respecter certaines règles : L'aménagement du temps de travail ne peut se faire que par année civile. Aucun aménagement supérieur à un an ne peut être envisagé. Le salarié doit être prévenu au moins 7 jours avant une modification de son emploi du temps. La durée du travail effectif (hors temps de pause) ne peut pas excéder 10 heures par jour. La durée du travail ne peut pas dépasser 48 heures par semaine (sauf exception)

Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.


HÔTEL RESTAURANTLES HIRONDELLES

Cordialement,

L’assistant(e)

PJ : Avenant CC ; Annexe 1 :Convention collective nationale des hôtels, cafés restaurants (HCR) du 30 avril 1997 - Textes Attachés -Avenant n° 2 du 5 février 2007 relatif à l'aménagement du temps de travail - Article 19 https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCCArticle.do;jsessionid=63194E21A7B91E2D34AB942F5619E406.tpdila24v_1?cidTexte=KALITEXT000005670080&idArticle=KALIARTI000005826405&categorieLien=cid

2. Rédigez une note d’information en français et en anglais à l’attention du personnel pour les informer de la mise en place de l’annualisation à compter de janvier prochain.

De : La direction À : Salariés et saisonniersObjet : Modulation du temps de travail Date :

NOTE

En vue de fidéliser nos salariés et du fait de la saisonnalité de notre activité, nous avons décidé d'adaptervos conditions de travail aux périodes hautes et basses. Nous allons donc passer à l’annualisation de votre temps de travail.

Ce système vous permettra, par un contrat en CDI, d’avoir une stabilisation financière, avec unerémunération lissée sur l'année. Vous disposerez ainsi du même salaire les douze mois.

Ce dispositif sera mis en place à partir du 1er janvier N+1. Chacun d’entre vous, suite à l’entretienprofessionnel annuel, se verra éventuellement proposer un CDI.

Nous restons à votre disposition pour toute question.

La direction

From : The management To employees and seasonal workers

Objet : Working time modulation Date :

NOTE

In order to retain our employees and due to the seasonality of our business we have decided to adapt yourworking conditions to the high and low periods of work.We will therefore move to the annualization of your working time.

This system will allow you, by a permanent contract, to have a financial stabilization, with a




https://www.legifrance.gouv.fr/affichIDCCArticle.do;jsessionid=63194E21A7B91E2D34AB942F5619E406.tpdila24v_1?cidTexte=KALITEXT000005670080&idArticle=KALIARTI000005826405&categorieLien=cid



remuneration over the year. You will thus have the same wages on the twelve months.

This device will be implemented from 1 January N + 1. Each of you, following the annual professionalinterview, will potentially be offered a permanent contract.

We remain at your disposal for any questions.

The management


Chapitre 3 Préparation et contrôle des éléments de lapaieRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesPréparer les éléments de la paie et communiquer sur ceséléments

3.1.4 Préparation et contrôle des éléments de la paie3.1.5 Réalisation des déclarations sociales3.1.7 Communication avec la direction, les salariés, les instancesreprésentatives du personnel de la PME, les spécialistes de gestiondu personnel et l’administration

Missions

Mission 1 Procéder à l’élaboration de la paie

1. Listez les éléments à recueillir pour préparer le traitement de la paie.

ÉlémentsInformation

Contact – serviceIndividuelle Collective

Taux de cotisations x URSAFFSalaire de base x RHRelevés d’heures x Responsable de serviceHeures supplémentaires x RHRTT x RHAbsences rémunérées + motif x Responsable de serviceAbsences non rémunérées + motif x Responsable de serviceCongés payés x RHArrêts maladie x RHAcomptes x Service paiePrimes diverses x x Service paiePrimes transports x x Service paiePrimes repas x x Service paiePrimes exceptionnelles x x Service paieRégularisations x Service paieCommissions x Service paieRappels de salaires x Service paieRetenues sur salaires x Service paie

2. Mettez en place une veille documentaire sociale pour obtenir toutes les informations légales.

À partir de Google Alerts : Cliquez sur « créer une alerte ». Dans les options, sélectionnez la fréquence. Dans « créer une alerte à propos de… », renseignez les éléments souhaités ou adresses des sites.

Exemple de sites : http://www.documentation-sociale.org/ https://www.rhinfo.com/ https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-taux-de-cotisations.html https://www.impots.gouv.fr/portail/professionnel

Un mail vous sera ensuite envoyé, selon la fréquence choisie.


https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-taux-de-cotisations.html

https://www.impots.gouv.fr/portail/professionnel

http://www.documentation-sociale.org/

https://www.rhinfo.com/

3. Formalisez par un schéma la procédure d’élaboration de la paie.

Autre proposition de schéma :

Assistant RH Responsables services Responsable RH Service paie Salariés

2 Chapitre 3 – Préparation et contrôle des éléments de la paie

Le 29 Vérifier la réglementation sociale

Collecte données

Individuelles : auprès des responsables de servicesCollectives : auprès du service RHContrôle des données

Saisie des données

Saisie des données dans le tableau des éléments variablesSaisie des données via le PGIValidation des saisies

Traitement de la paie

Édition des bulletins de paieTransmission au service paieContrôleDiffusion aux salariés

Paiement des salaires

Selon le calendrier de paie établit

Le 29

Contrôle desinformations

légales

MAJ des taux

Contrôle

Saisie desdonnées

Contrôle

Validation dessaisies

ContrôleAjustements

Diffusion salariés

Données salarialesindividuelles

Données salarialescollectives

Édition des bulletin de paie

Avis derégularisation

Mission 2 Analyser et interpréter un bulletin de paie

4. Repérez les composants d’un bulletin de paie et réalisez un schéma qui sera transmis aux salariésdans le cadre de la mise en place du prélèvement à la source. (Ressource 4, 5)

Les composants du bulletin de paie :

TAUX MONTANT151,67 12,527 € 1 900,00 €

-

-

-

1 900,00 €

1 900,00 € - 13,00% 247,00 €

1 900,00 € 7,03 € 0,37% 7,03 €

23,50 € 23,50 €

1 900,00 € - 1,10% 20,90 €

1 900,00 € 6,90% 131,10 € 8,55% 162,45 €

1 900,00 € 0,40% 7,60 € 1,90% 36,10 €

1 900,00 € 3,90% 74,10 € 5,85% 111,15 €

0,00 € 9,00% 0,00 € 13,45% 0,00 €

1 900,00 € - 3,45% 65,55 €

1 900,00 € 0,95% 4,20% 79,80 €

1 900,00 € - 1,67% 31,75 €

1 900,00 € 0,02% 0,38 €

1 897,29 € 6,80% 129,02 € -

1 897,29 € 2,90% 55,02 € -

- -233,32 €

427,37 € 552,29 €

21,00 € 3,60 75,60 € 5,4 113,4

23,50 €

1 397,03 €

27,60 €

1 551,14 € - € 0

1 397,02 €

1 397,03 €

Heures Heurs suppl. Brut Base S.S. Plafond S.S. Net imposable Ch. Patronales Total versé Allègement

mensuel 151,67 1 900,00 € 1 901,00 € 3 311,00 € 1 551,14 € 665,70 € 2 565,70 € 267,52 €

annuel 758,35 9 500,00 € 9 505,00 € 16 448,19 € 7 701,55 € 2874,9 12374,9 1 337,60 €

CP ACQUIS PRIS SOLDES

N-1 0 0 0

N 10,42 0,5 9,92

Ancienneté :Emploi :statut professionnel

DURAND Pierre

02/07/20184 moisTechnicienETAM

SALARIÉNom et Prénom :Adresse :N° de Sécurité Sociale :Début du contrat :

Titres-restaurants

Réintégration fiscale

Dans votre intéret, et pour vous aider a faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée. Pour toute question concernant ce bulletin de paie, vous pouvez consulter le site www.servicepublic.fr

TOTAL DES COTISATIONS ET CONTRIBUTIONS

1 397,03 €

dont évolution de la rémunération liée a la suppression des cotisations chômage et maladie

Impôt sur le revenu prélevé a la source - préfiguration taux personnalisé

Net a payer après Impôt sur le revenu - préfiguration

Net payé

Net à payer avant impôt sur le revenu

nom :Adresse :

ESTHER TRADUCTIONEMPLOYEUR

BULLETIN DE PAIE

Période : du 01/11/2018 au 30/11/2018

CSG non imposable à l'impôt sur le revenu

CSG/CRDS imposable à l'impôt sur le revenu

ALLÈGEMENT DE COTISATIONS Cumul des réductions (hors taux réduit allocations familiales)

N° APEN° SIRETConvention collective

Primes

AUTRES CONTRIBUTIONS DUES PAR L'EMPLOYEURCumul des contributions exclusivement patronales hors famille et AGS (seul le montant est obligatoire)

ASSURANCE CHÔMAGE

DÉSIGNATION

Salaire de base

RETRAITE

Absences non rémunérées

Rémunération brute

Heures supplémentaires

BASE

SANTÉ

COTISATIONS STATUTAIRES OU PRÉVUES PAR LA CONVENTION COLLECTIVE

NET PAYE :

paiement le 06/12/2018 par virement

Charges patronalesTAUX A déduire A payer

FAMILLE - SÉCURITÉ SOCIALE

Sécurité Sociale plafonnée

Sécurité Sociale déplafonnée

Complémentaire tranche 1

Complémentaire tranche 2

Sécurité sociale - Maladie Maternité Invalidité Décès

Complémentaire Incapacité Invalidité Décès

Complémentaire Santé

ACCIDENT DU TRAVAIL- MALADIE PROFESSIONNELLE


5

3

1

2

4

Rubrique ContenuZ

ON

E 1

Iden

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cati

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lari

é1 Identification employeur

Nom, adresse, désignation de l’établissement dont dépend le salarié (sibesoin).

2 Informations employeurNuméro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi (codeAPE ou code NAF) et numéro d’inscription de l’employeur au répertoirenational des entreprises et des établissements (numéro Siret).

3 Convention collectiveConvention collective de branche applicable au salarié ou, à défaut,référence au Code du travail concernant la durée des congés payés et lesdélais de préavis, en cas de cessation de la relation de travail.

4 Identification salariéNom, emploi, position dans la classification conventionnelle (niveau et/oucoefficient).

5 Activité salariéPériode et nombre d’heures de travail, en distinguant les heures au tauxnormal et les heures supplémentaires (en mentionnant les taux appliquésaux heures correspondantes).

ZO

NE

2

Sal

aire 6 Accessoires salaire

Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés auforfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel enheures ou en jours).Nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base decalcul n’est pas la durée du travail.Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisationssalariales et patronales.

7 Salaire brut Montant de la rémunération brute.

ZO

NE

3

Cot

isat

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soci

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8Assiette et tauxcotisations sociales

Montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge del’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions.Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avantdéduction des exonérations et exemptions.Nature et montant des autres versements et retenues (notamment, prise encharge des frais de transport domicile-travail).

ZO

NE

4

Net

à p

ayer

et

net

imp

osab

le

9 Net à payerMontant net à payer avant impôt sur le revenu et montant de l’impôt sur lerevenu prélevé à la source.

10 Paiement du salaire Date de paiement du net à payer.

11 CongésDates de congés et montant de l’indemnité correspondante (lorsqu’unepériode de congés annuels est comprise dans la période de paieconsidérée).

12Exonérations et exemptions

Montant total des exonérations et exemptions de cotisations etcontributions sociales.

13allégement de cotisationsde protection sociale

Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à lasuppression des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite,famille et chômage.

14 Charges patronalesMontant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié(7), cotisations et contributions à la charge de l’employeur (8), déductionfaite des exonérations et allégements de charges sociales) (12).

ZO

NE

5

Men

tion

sfi

nal

es 15Rubrique dédiée au bulletin de paie

Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portailwww.service-public.fr.

16 Durée de conservationMention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation dedurée.

MENTIONS INTERDITESL’exercice du droit de grève.Les fonctions de représentant du personnel.

Piste de réflexion :L’étudiant fera au préalable une recherche sur internet sur les modalités de la mise en place duprélèvement à la source. https://www.impots.gouv.fr/portail/calcul-du-prelevement-la-source https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source

Le prélèvement à la source est une réforme du mode de recouvrement de l’impôt qui a démarré au1er janvier 2019. Le principe consiste à prélever directement, via votre employeur, l’impôt sur vos


https://www.economie.gouv.fr/prelevement-a-la-source

https://www.impots.gouv.fr/portail/calcul-du-prelevement-la-source

http://www.service-public.fr/

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19846






revenus. Cela permet de supprimer le décalage d’un an qui existait auparavant dans le paiement del’impôt. La totalité des contribuables et des revenus sont concernés par ce nouveau mode de paiement del’impôt.

PRÉLÈVEMENT A LA SOURCE

AVANT 2019 JANVIER 2019

PROCÉDURE

5. Vérifiez si les taux sont à jour dans les différentes tables du PGI.L’étudiant(e) se rendra sur le site de l’Urssaf pour vérifier les taux actuels, en utilisant la veille mise enplace au préalable. https ://www.urssaf.fr/portail/home/taux-baremes.htmlPuis connexion au PGI et vérification des taux.

6. Identifiez le mode de calcul des congés retenus, au regard de la législation.Sur son bulletin de paie de novembre, on constate dans la zone congés payés que le salarié a acquis en N10,42 jours de congés payés. Il a été embauché en juillet N, soit une ancienneté de 5 mois.

Calcul des congés payés :En jours ouvrés : 2,08 x 5 mois, soit 10,40 jours acquis.En jours ouvrables : 2,5 x 5 mois, soit 12,5 jours acquis.Le mode de calcul retenu par la société est donc en jours ouvrés.


Revenus 2019Revenus 2015 Revenus 2016

Imposés en 2019

Imposés en 2016

Imposés en 2017

À tout moment, je peux :

- Signaler des changements de ma situation

- Sous conditions, demander à modifier mon taux de prélèvement à l’administration fiscale

Printemps 2018

Déclaration des revenus 2017

Indication du taux de prélèvement

personnalisé applicable en janvier 2019

Aout/septembre 2018

Réception de l'avis d'imposition

Indication taux prélèvement pour 2019

Septembre 2018

Envoi du taux de prélèvement par

l’adminisrtration à l’organisme payeur :

employeur

janvier 2019 Application du prélèvement à la source

Mars 2019

Versement acompte 30 % du crédit impôt services à domicile-

garde d’enfants dû au titre de 2018

Printemps 2019

Déclaration revenus 2018

Indication du taux de prélèvement applicable

en septembre 2019

https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-baremes.html

Mission 3 Collecter les éléments variables de la paie

7. Concevez un support pour recueillir auprès de chaque responsable les éléments variables nécessaires à la préparation de la paie pour chacun des membres de leur équipe.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP3_Missions.xlsx.Les étudiants devront mettre en place un tableau Excel avec un onglet par service, pour collecterl’ensemble des données puis pour faciliter la saisie des informations sous le PGI.Ils pourront l’automatiser pour calculer le total des heures effectuées, les heures supplémentaires, etc.

8. Transmettez ce document par courriel à l’ensemble des responsables ainsi qu’à Mme Gimalac.

De : [email protected]À : Responsables de service (groupe)Cc : [email protected] : Préparation de la paieP.J : GP_15313_BLOC3_CHAP3_Missions.xlsx.Bonjour,

Chaque fin de mois, vous devez nous transmettre, pour l’élaboration des salaires, différentesinformations (absences, congés, etc.). Afin d’en faciliter la collecte, un nouvel outil a été élaboré.

Vous trouverez ce document ci-joint, ainsi que sur l’Intranet, dans l’espace RH-salariés.

Je vous remercie de bien vouloir le renseigner chaque mois et me le transmettre avant le 25 du mois.

Bien cordialement

Assistant(e) RH


9. Établissez l’échéancier mensuel des dates de virement de la paie.

ÉCHÉANCIER PAIEMENT PAIE : Année NJanvie

rFévrie

rMars Avril Mai Juin Juillet Août

Septembre

Octobre

Novembre

Décembre

03 07 07 04 02 06 04 01 05 03 07 05

Mission 4 Communiquer avec les salariés

10. Vérifiez le respect de la règle du RCE par rapport à la situation de Mme Dupuis.

RCE partielBase horaire : 151,67 heuresTaux horaire 14,93 €Heure supplémentaire 10 hMontant HS 10 h x 14,93 = 149,30 €

11. Calculez les RCE acquis pour le mois de décembre.

Au titre du RCE 10 h x 25 % = 2,5 heuresTotal RCE 2,5 h pour décembre

12. Adressez une réponse personnalisée à Mme Dupuis par courriel en mettant Mme Gimalac et M. Legrand en copie.

De : [email protected]À : [email protected] : [email protected];[email protected] Objet : Heures supplémentaires décembre N

Madame,

Après vérification, nous avons constaté qu’il n’y avait pas d’erreur au niveau du règlement de vos heuressupplémentaires.





En effet, comme annoncé, nous avons mis en place depuis septembre dernier le dispositif RCE (ReposCompensateur Équivalent) partiel.

Ce dispositif permet le remplacement d’une partie du paiement des heures supplémentaires par un reposcompensateur équivalent (article L. 3121-24 modifié par la Loi n°2015-994 du 17 août 2015 – Art 19 duCode du travail).

Par ce dispositif, vos dix heures supplémentaires sont payées au taux horaire de base, soit pour décembre149,30 €, et elles vous donnent droit à un repos compensateur de 10 h x 25 %, soit 2,5 h.

Je reste à votre disposition pour toute question supplémentaire.Bien cordialement,

Assistant(e) RH


Entraînement

Exercice 1

1. Calculez les heures effectives travaillées par les salariés.Erratum : Une erreur s’est glissée dans l’ouvrage étudiant : le salaire annoncé est net et non brut.

Nom PrénomDatedébut

Date finSalaire net

mensuelhors prime

Base Prime transport(1) Primepanier(2)

Blondel Lucie 01/07/N 30/09/N 1 594,36 35 hLIA transport 43 € + LIA Vélo 20 €

6,50

El Aradhi Isman 01/08/N 31/08/N 1 131,20 35 hLIA transport 20 €/mois

6,5

(1) Prise en charge des frais de transport en commun : 50 % du coût d’abonnement.(2) Par jour ouvrable.

Blondel Lucie a effectué sur la durée de son contrat de 3 mois : 3 x 35 h x 4 sem. = 420 heures.El Aradhi Isman a effectué sur la durée de son contrat de 1 mois : 35 heures x 4 sem. = 140 heures

2. Déterminez pour chacun les indemnités auxquelles il a droit.

Éléments à transmettre aux étudiants ou faire rechercher sur le site : https://www.salaire-brut-en-net.fr/

Salaire brut : Blondel : 2 044 €El Aradhi : 1 450 €

Blondel El AradhiEnsemble des rémunérations brutes perçues

2 044 x 3 6 132,00 1 450 1 450,00

Prime transport (43 + 20) x 3 x 50 % 94,50 20 € x 50 % 10,00

Prime de panier6,50 € x 5 jrs x 4 sem.

x 3 mois390,00 6,50 € x 5 jrs x 4 sem. 130,00

Total rémunérations brutes 6 616,50 1 590,00Indemnité de fin de contrat : prime de précarité 10 %

661.50Pas de prime : job

étudiantIndemnité de congés payés 727,82 159,00

Total solde de tout compte(2 044 + 31.5 + 130)+ 661,50 + 727,82

3 594,82 1 749,00

3. Rédigez leur reçu pour solde de tout compte.

21 rue Desnos76600 LE HAVRE

REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE


https://www.salaire-brut-en-net.fr/

Je, soussignée Mme BLONDEL Lucie, domiciliée (adresse), employée par la société ESTHERTRADUCTION, reconnais avoir reçu pour solde de tout compte la somme de 3 594,82 € (trois mille cinqcent quatre-vingt-quatorze et quatre-vingt-deux centimes), en paiement des salaires, accessoires desalaires, remboursements de frais et toutes indemnités, quels qu’en soient la nature ou le montant, quim’étaient dus au titre de l’exécution et de la cessation de mon contrat de travail.

Conformément aux dispositions de l’article 1234-20 du Code du travail, j’ai le droit de dénoncer cedocument dans les six mois qui suivent sa signature.

Je reconnais avoir reçu mon certificat de travail, le BIAF et l’attestation Pôle Emploi me permettant defaire valoir mes droits au chômage.

Fait au Havre, en double exemplaire, le (date du jour).

Esther SANIER Lucie BLONDELDirectrice générale Signature précédée de la mention manuscrite« bon pour solde de tout compte, sous réserve d’encaissement »

21 rue Desnos76600 LE HAVRE

REÇU POUR SOLDE DE TOUT COMPTE

Je, soussigné M. El Aradhi Isman, domicilié (adresse), employé par la société ESTHER TRADUCTION,reconnais avoir reçu pour solde de tout compte la somme de 1 749,00 € (mille sept cent quarante-neufeuros et zéro centimes) en paiement des salaires, accessoires de salaires, remboursements de frais ettoutes indemnités, quels qu’en soient la nature ou le montant, qui m’étaient dus au titre de l’exécution etde la cessation de mon contrat de travail.

Conformément aux dispositions de l’article 1234-20 du Code du travail, j’ai le droit de dénoncer cedocument dans les six mois qui suivent sa signature.

Je reconnais avoir reçu mon certificat de travail, le BIAF et l’attestation Pôle Emploi me permettant defaire valoir mes droits au chômage.

Fait au Havre, en double exemplaire, le (date du jour).

Esther SANIER Isman EL ARADHIDirectrice générale Signature précédée de la mention manuscrite « bon pour solde de tout compte, sous réserve d’encaissement »


4. Convoquez les 2 salariés par courriel afin de leur remettre l’ensemble des pièces liées à la fin de leur contrat.

De : [email protected]À : [email protected] : fin de contratMadame,

Votre contrat de travail au sein de notre entreprise se termine au 30/09/N.Afin que je puisse vous remettre vos documents de fin de contrat, merci de passer au service RH.Ces documents vous permettront de faire valoir vos droits auprès des différents organismes, notammentvos droits au chômage.


Assistant(e) RH

De : [email protected]À : [email protected] : fin de contratMonsieur,

Votre contrat de travail au sein de notre entreprise se termine au 31/08/N.Afin que je puisse vous remettre vos documents de fin de contrat, merci de passer au service RH.Ces documents vous permettront de faire valoir vos droits auprès des différents organismes, notammentvos droits au chômage.


Assistant(e) RH

Pour aller plus loin : Faire réaliser l’attestation d’emploi :

https://www.legalplace.fr/contrats/attestation-travail/ https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F2867

Une recherche sur le BIAF : https://www.easycdd.com/Legislation-des-CDD/Terminer-un-contrat-CDD/Le-BIAF https://rfsocial.grouperf.com/depeches/43023.html http://form.fongecifrhonealpes.fr/data/document/biaf.pdf

Faire rechercher sur le PGI les documents types (modèles) de fin de contrat de CDD.


http://form.fongecifrhonealpes.fr/data/document/biaf.pdf

https://rfsocial.grouperf.com/depeches/43023.html

https://www.easycdd.com/Legislation-des-CDD/Terminer-un-contrat-CDD/Le-BIAF





https://www.legalplace.fr/contrats/attestation-travail/

Exercice 2

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC2_CHAP3_Exercices.xlsx.

1. Calculez la retenue pour absence de M. Lespar.

tota l H. normales HS 25 % HS 50%

semaine 14 7 7 7 8 9 38 35 3

semaine 15 7 8 10 7 7 39 35 4

semaine 16 8 R ANJ 7 7 22 35

semaine 17 CP CP CP CP CP 0 35

semaine 18 CP 0 35

AJ : abence justifiée

RELEVE HEURES MENSUELLES avril

A : absence conv famil.

F : absence pour formation

LESPAR Michel

M : Maladie

plombier-chauffagiste nbre heures réalisées

salaire base 2 758 €

F : Férié

CP : Congés Payés

M. Lespar a une journée d’absence non justifiée en semaine 16, soit 7 h.Calcul : (salaire mensuel x Nbre heure absence)/Nbre heure moisRetenue sur salaire = 2 758 x 7/151,67 = 127,29 €

2. Déterminez la retenue pour absence maladie de M. Briska.

tota l H. normales HS 25 % HS 50%

semaine 14 7 7 7 7 7 35 35

semaine 15 7 7 7 7 7 35 35

semaine 16 7 M M M M 7 35

semaine 17 M M M M M 0 35

semaine 18 7 7 35

F : Férié AJ : abence justifiée

RELEVE HEURES MENSUELLES avril

technicien SAV nbre heures réalisées

salaire base smic 1521,22

BRISKA Igor

CP : Congés Payés A : absence conv famil.

M : Maladie F : absence pour formation

M. Briska a neuf jours d’absence pour maladie. Selon le règlement intérieur de l’entreprise, le salaire estmaintenu à partir du 4ème jour, ce qui signifie trois jours de carences pendant lesquels il ne perçoit pas derémunération.Calcul = salaire x 7 h x 3 jrs/151,67Retenue = (1 521,22 x 7 x 3)/151.67 = 210,63 €

3. Calculez le montant des heures supplémentaires.

Seul M. Lespar a effectué des heures supplémentaires.Salaire de base : 2 758,00 €Taux horaire : 2 758/151,67 = 18,18 €

3 h à 25 % semaine 14 = 3 x 18,18 x 1,25 = 68,18 €4 h à 25 % semaine 15 = 4 x 18,18 x 1,25 = 90,90 €Il percevra pour le mois d’avril 159,08 € d’heures supplémentaires.


4. Déterminez si M. Lespar peut obtenir un repos compensateur.

Faire rechercher aux étudiants la règle d’attribution du repos compensateur. Dans l’immédiat, on nepeut pas le savoir, car on ne dispose pas du contingent annuel d’heures supplémentaires des salariés.

5. Calculez l’indemnité de congés payés de M. Lespar en appliquant la méthode du 1/10, puis du maintien du salaire.

Règle du 1/10ème Règle du maintien du salaireSalaire de base 2 758 x 12 = 33 096 € 2 758 x 12 = 33 096 €

33 096/10 = 3 309,60 pour un congéde 30 jours

Heures non travaillées en CP6 x 7 = 42 h7 h /jours pour 21 jrs ouvrés

Pour 6 jours : 3 309,60 x 6/30 2 758 x 42 h/7 h x 21 jrsIndemnité de congés payés 661,92 € 785,72

Le salarié perçoit le montant le plus favorable, soit 785,72 € pour ses 6 jours de congés payés.

6. Complétez le tableau de calcul du salaire brut de ces 2 salariés.

Décompte salaire brut LESPAR BRISKANombre d’heures travaillées 99,00 84,00Taux horaire normal 18,18 € 10,03 €Salaire de base pour 151,67 heures 2 758,00 € 1 521,22 €Montant HS à 25 % + 158,68 € - €Montant HS à 50 % + - € - €Primes +Heures absences congés payés - 785,72 €Congés payés du 23/04 au 30/04 + 785,72 €Absence pour évènements familiaux +RTT +Absence pour maladie - 210,63 €Absence non justifiée - 127,29 €Salaire brut total 2 789,39 € 1 310,59 €

Exercice 3 :

Selon le PGI, le mode opératoire varie. Cet exercice permettra de s’entraîner sur une courte base dedonnées qui pourra être prolongée par la suite en créant les contrats de travail, puis une fin de contrat.

1. Créez les fiches des salariés dans le PGI.

2. Connectez-vous sur le site www.urssaf.fr pour obtenir les taux actuels en vigueur et mettez à joursi besoin les taux de cotisations.

3. Actualisez, à partir de la fiche mensuelle, le dossier de M. Loudvic.


http://www.urssaf.fr/

Chapitre 4 Instances représentatives du personnel etnégociation collective dans l’entrepriseRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesOrganiser les élections des représentants du personnel 3.1.6. Mise en place des modalités de représentation du personnel et

de négociation au sein de l’entreprise3.1.7. Communication avec la direction, les salariés, les instancesreprésentatives du personnel de la PME, les spécialistes de gestiondu personnel et l’administration

Missions

Mission 1 Effectuer une veille documentaire concernant les instances représentatives dupersonnel

L’assistant(e) de gestion doit être capable de collecter et de traiter des informations dans le domaine desressources humaines pour réaliser ses missions. Pour cela, il (elle) doit être capable de mettre en placedes outils de veille sociale. Sur ce sujet, l’étudiant(e) pourra se reporter aux fiches outils n° 2 :« L’alerte avec Google Alerts » et n° 3 : « La veille informationnelle et la recherche d’informations ».

1. Recherchez les informations nécessaires sur le CSE (composition, missions, compétences et fonctionnement) en privilégiant les sites officiels et mettez en place une veille sociale sur ce sujet.

L’objectif est de préparer la réunion qui aura lieu dans un mois et au cours de laquelle le comité social etéconomique sera présenté aux salariés. Ce délai permet de mettre en place une veille informationnelleafin de suivre les dernières actualités. Les résultats des alertes, reçus par courriel, devront être triés enfonction des critères de validation d’une information de qualité : pertinence, fiabilité, actualité…Une recherche ponctuelle peut aussi être menée, en privilégiant les sites fiables, c'est-à-dire les sitesofficiels gouvernementaux tels que : https://www.service-public.fr https://travail-emploi.gouv.fr/dialogue-social/le-comite-social-et-economique/article/cse-attributions http://www.inrs.fr/demarche/comite-social-economique/conditions-mise-en-place.html

Pour présenter le CSE aux salariés de la société Esther Traduction, l’assistant(e) de gestion devracollecter au minimum les informations suivantes :

I. Présentation de la nouvelle instanceLe Comité social et économique (CSE) est devenu l’unique instance représentative du personnel depuisl’ordonnance du 22 septembre 2017. Il doit être mis en place obligatoirement dans les entreprises dontl’effectif de 11 salariés est atteint sur une période de douze mois consécutifs.II. Composition du CSE

Le Comité social et économique est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel élue dontle nombre de délégués varie en fonction de l’effectif de l’entreprise. L’employeur est le président ducomité et peut convier, pour les questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, lemédecin du travail ou son représentant et la personne chargée de la sécurité dans l’entreprise. Il peutégalement se faire assister de trois personnes de son choix.III. Missions et compétences de la délégation du personnel du CSELes membres délégués élus du CSE ont des missions plus ou moins étendues selon l’effectif del’entreprise.Dans les entreprises dont l’effectif est compris entre 11 et 50 salariés, leurs missions consistent à :

- présenter les réclamations individuelles ou collectives des salariés à l’employeur ;- veiller à l’application de la réglementation du travail dans l’entreprise ;- promouvoir l’amélioration de la santé, la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise ;- réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles.

Dans les entreprises de plus de 50 salariés, leurs missions comportent également :


https://www.service-public.fr/

http://www.inrs.fr/demarche/comite-social-economique/conditions-mise-en-place.html

https://travail-emploi.gouv.fr/dialogue-social/le-comite-social-et-economique/article/cse-attributions

- la défense des intérêts collectifs des salariés sur toutes questions relatives à la gestion et àl’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formationprofessionnelle et aux techniques de production ;

- la gestion et le contrôle des activités sociales et culturelles ;- la prévention des risques liés à la santé et la sécurité et un rôle renforcé dans l’amélioration des

conditions de travail : réalisations d’inspection, d’enquêtes, droit d’alerte…- l'information et la consultation sur les orientations stratégiques, sur la situation économique et la

politique sociale de l’entreprise.IV. Fonctionnement du CSEPour exercer ses missions, le CSE dispose notamment :

- de la possibilité de communiquer avec les autres salariés par voie d’affichage par exemple ;- d’un local ;- d’un budget de fonctionnement et d’un budget dédié aux activités culturelles et sociales (dans les

entreprises de plus de 50 salariés) ;- d’heures de délégation ;- d’un droit de se réunir au moins 6 fois par an ;- d’un droit de suivre une formation économique ;- d’une protection renforcée contre le licenciement.

2. Préparez un support de communication de votre choix pour présenter le CSE lors de la réunion avec les salariés.

Une fois les informations collectées et traitées, l’assistant(e) de gestion pourra les présenter sur le supportde son choix : diaporama classique sur Powerpoint ou autres logiciels de PréAO (présentation assistée parordinateur) plus dynamiques, tels que Prezi.

Pour aller plus loinConsultez le site de démonstration du logiciel Prezi.https://prezi.com/fr/?rc=paid0sem0branded0search0&gclid=Cj0KCQiA5Y3kBRDwARIsAwloL48OCi_ERZJCxRR5OwM8MKK1hVJUyELGs0_3dyoc9Ys1Lowxo86pG8aAqN3EALw_wcBavec

3. Réalisez par groupe de trois une courte vidéo sous la forme de questions/réponses pour expliquerqui peut être électeur et éligible à ces élections. Cette vidéo sera projetée lors de la réunion.

À l’ère de la digitalisation, cet exercice a pour objectif de permettre aux étudiants(e)s de se familiariseravec les outils multimédias de plus en plus utilisés dans les entreprises.Les étudiants(e)s devront au préalable préparer leur scénario, se répartir les rôles et s’entraîner horscaméra. Cette vidéo pourra être ensuite intégrée à leur diaporama par exemple.Le scénario sous forme de questions/réponses doit donner un côté dynamique à la présentation.Proposition de plan de la vidéo

- Phrase d’accroche et/ou introduction.- Qui peut être électeur ?- Qui peut être éligible ?- Conclusion.

Conseils devant la caméra- Être dynamique.- Ne pas lire.- Être souriant, naturel et détendu.

2 Chapitre 4 – Instances représentatives du personnel et négociation collective dans l’entreprise

Mission 2 Participer à la mise en place des élections des représentants du personnel

Pistes pédagogiquesAfin d’aider les étudiant(e)s dans cette deuxième mission, il est possible de leur faire concevoir avecl’outil SmartArt de Word une frise retraçant les principales dates clés de ces élections.Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP4_Mission2_frise.docx.Cette frise peut également être projetée par le professeur avant la réalisation des missions parl’étudiant(e).

4. Proposez un courrier invitant les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral.

D’après l’article L 2314-5 du Code du travail, l’employeur doit inviter les organisations syndicales CGTet CFDT à négocier le protocole d’accord préélectoral, car elles sont représentatives dans la société (ausens de l’article L 2121-1 du Code du travail). Selon l’article L 2314-5, l’employeur doit égalementconvier les autres organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel, àsavoir la CFTC et la CFE-CGC et FO.Un courrier devra donc être adressé à chacune des organisations syndicales et devra préciser la dateenvisagée pour le premier tour de scrutin. Une fois le courrier élaboré, il suffira de l’enregistrer commemodèle afin de l’adresser à toutes les organisations syndicales concernées.L'invitation à négocier mentionnée au présent article doit parvenir au plus tard quinze jours avant la datede la première réunion de négociation.

Lettre d’invitation personnalisée adressée au délégué syndical CFDT afin de négocier le PAP

Esther Traduction21 rue Desnos76600 Le Havre

M. Dufié Patrick9 rue du Moulin76700 HARFLEURAu Havre, le 12/09/N,

Lettre recommandée avec accusé de réceptionObjet : Invitation à négocier le protocole d’accord préélectoral

Monsieur Dufié,

Esther Traduction va procéder à l’élection des membres de la délégation au Comité social et économique.La date envisagée pour le premier tour du scrutin est fixée au 5 décembre N.

Vous êtes invité à participer à une réunion en vue de la négociation du protocole d'accord préélectoral.Cette réunion aura lieu le 30/09/N à 14 h au siège social de l’entreprise, 21 rue Desnos, 76600 Le Havre.

L’effectif de l’entreprise étant de 60 salariés, le nombre de délégués à élire est de 4 titulaires et de 4suppléants. Dans le même temps et dans la perspective du premier tour de scrutin, nous vous invitons àpréparer la liste de vos candidats.

Veuillez agréer, Monsieur Défié, nos salutations distinguées.

Mme Sanier, Directrice Générale


5. Complétez une partie du protocole d’accord préélectoral.

Protocole d’accord préélectoral d’Esther Traduction

Entre la direction de la société Esther Traduction dont le siège social est situé 21 rue Desnos,76600 Le Havre, représentée par Mme Sanier Esther, en sa qualité de directrice généraleD’une part,et les organisations syndicales suivantes :CGT représentée par Mme EL Kalif Samira en vertu du mandat qui lui a été conféré,CFDT représentée par M. Dufié Patrick en vertu du mandat qui lui a été conféré,D’autre part,Il a été convenu ce qui suit, en vue des élections de la délégation du personnel du comité social etéconomique et en application des articles L 2314-4 et suivants du Code du travail.

Article 1 : Date, horaire et lieu des électionsLa date des élections est fixée pour le premier tour de scrutin le 5/12/N, de 9 h à 18 h. Si un deuxième tourest nécessaire, il aura lieu le 20/12/N dans les mêmes conditions d’horaires et de lieu.

Les opérations électorales se dérouleront au siège social de l’entreprise Esther Traduction, 21 rue Desnos76600 Le Havre.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaqueélecteur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Article 2 : Nombre de sièges à pourvoir et composition des collèges électorauxCompte tenu de l’effectif actuel qui est de 60 salariés en date du 30/09/N comprenant :52 CDI dont 4 temps partiels, 6 CDD dont 0 temps partiel, 2 contrats de travail temporaires en surcroîtoccasionnel de travail, aucun salarié d’entreprises extérieures présents depuis plus d’un an dans l’entreprise.Le nombre de sièges à pourvoir est de 4 pour les titulaires et de 4 pour les suppléants se répartissant de lafaçon suivante : 2 titulaires et 2 suppléants, pour le premier collège comprenant les employés, techniciens,agents de maîtrise et assimilés ; 2 titulaires et 2 suppléants, pour le deuxième collège comprenant lesingénieurs, cadres et chefs de service.

Article 3 : Modalité de scrutinLe scrutin a lieu à bulletin secret (L. 2314-26) et sous enveloppe. Il a lieu sur le temps de travail (L. 2314-27). En l’absence d’accord ou de décision unilatérale de l’employeur pour autoriser le recours au voteélectronique, ce mode de scrutin est exclu.

Article 5 : Personnel électeur et éligibleLes conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-18 et suivants du Codedu travail. La liste du personnel électeur et éligible est établie par l’employeur et affichée 30 jours au moinsavant la date du scrutin. Cette liste indique les noms, prénoms, âge et ancienneté des électeurs et précisepour chacun s’il remplit les conditions d’éligibilité.

Article 6 : Information du personnel – Appel et dépôt des candidatures60 jours au moins avant la date du scrutin, le personnel est informé du déroulement des élections parl’intermédiaire d’une note qui sera déposée sur l’Intranet de la société et affichée à l’emplacement réservéaux informations syndicales. Cette note constitue, un appel aux candidatures.Les organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5 du Code du travail doivent communiquer la liste deleur(s) candidat(s) pour le premier tour à la direction 21 jours pleins au moins avant la date du scrutin. Leslistes sont communiquées par lettre recommandée ou remises contre récépissé. […]


Les listes des candidats sont affichées par la direction dès qu’elle en a eu connaissance, et au plus tard 15jours avant le scrutin.Si un second tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Tout changement doit être porté à laconnaissance de l’employeur au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt des candidatures.

Article 7 : Représentation équilibrée des femmes et des hommesLa répartition entre hommes et femmes dans chaque collège est la suivante :Le premier collège est composé de 58 % de femmes et de 42 % d’hommes soit un nombre de sièges pourles femmes de 1 et un nombre de sièges pour les hommes de 1.Le deuxième collège est composé de 62 % de femmes et de 38 % d’hommes soit un nombre de sièges pourles femmes de 1 et un nombre de sièges pour les hommes de 1. […]

Article 12 : Durée et publicité de l’accordLe présent protocole d’accord est conclu pour les élections de la délégation du personnel du comité social etéconomique dont le premier tour se déroulera le 5/12/N et le cas échéant le second tour le 20/12/N. Unecopie de ce protocole d’accord préélectoral sera transmise à l’inspection du travail et un exemplaire seraaffiché à l’emplacement réservé aux informations syndicales.

Fait au Havre, le 30 septembre N en 4 exemplaires dont un pour chaque partie.Signatures des parties

Mme Sanier M. Dufié Mme El Kalif El Kalif

6. Informez les salariés sur l’organisation de ces élections par le moyen qui vous semble le plus approprié.

Lorsque le seuil de onze salariés a été franchi dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l’articleL. 2311-2, l’employeur informe le personnel tous les quatre ans de l’organisation des élections par toutmoyen permettant de conférer date certaine à cette information.Le Protocole d’accord préélectoral de la société prévoit d’informer les salariés par l’intermédiaire d’unenote qui sera déposée sur l’Intranet de la société et affichée à l’emplacement réservé aux informationssyndicales. Cette note constitue un appel aux candidatures.Une note de service semble le support de communication le plus approprié car l’information provient dela direction qui a l’obligation d’informer le personnel de l’organisation des élections du CSE au moins 60jours avant la date du premier tour des élections. Pour rédiger cette note de service, l’étudiant(e) peut sereporter à la fiche outil n° 4 « Les notes ».

De : La direction À : ensemble du personnelObjet : Organisation des élections du Comité social et économique

Date : 5/10/N

Note de service n° XX

Les élections de vos représentants au Comité social et économique doivent être organisées.

Le protocole d’accord préélectoral concernant l’organisation de ces élections a été conclu le 30/09 entre ladirection et les organisations syndicales.


La date du premier tour du scrutin pour ces élections a été fixée au 5/12/N.

Pour tout complément d’informations, vous pouvez vous adresser au secrétariat de la direction.

Esther Sanier, Directrice Générale

7. Établissez une liste de contrôle des différentes tâches à accomplir pour préparer l’organisation matérielle des élections du 1er tour.

L'employeur doit mettre à la disposition des électeurs les moyens matériels nécessaires pour leurpermettre de voter et pour garantir la liberté et la sincérité du vote. Il appartient donc à l’assistant(e) degestion de veiller à ce que ce matériel de vote soit disponible en quantité et respecte la réglementation envigueur.

N° Tâches Date Observations

1Transmettre une copie du protocole d’accord préélectoral à l’inspection du travail.

J - 65(1/10)

PAP négocié le 30/09.

2Afficher un exemplaire du PAP à l’emplacement réservé aux informations syndicales.

J - 65

3Réaliser la note à l’attention du personnel pour les informer de l’organisation des élections du CSE.

J - 60

4Afficher les listes du personnel électeur et éligible.

J - 30

5Faire l’inventaire des isoloirs existants dans l’entreprise et en vérifier l’état ; sinon prévoir un moyen d’isolement dans une pièce adjacente.

J - 28

6 Réserver la salle où se déroulera le vote. J - 25

7Faire l’inventaire des urnes existantes ou prévoir d’en acheter. J - 22

Prévoir 4 urnes distinctes avec cadenas pour les titulaires et les suppléants de chaque collège.

8 Afficher la liste des candidats. J -20

9Faire l’inventaire des enveloppes existantes et prévoir si besoin d’en acheter. J - 15

Modèle uniforme et opaque, pouvant être de couleur différente (selon titulaires/suppléants).

10Faire imprimer les bulletins de vote.

J - 12Sur papier blanc.

11Préparer la liste d’émargement.

J - 10

12Installer le matériel de vote.

J - 1Mettre les bulletins de vote et les enveloppes à disposition et en quantité suffisante.

13Veiller au bon déroulement du vote avec les organisations syndicales.

Jour J

14 Après dépouillement, ranger le matériel de vote. J + 1

15En l'absence de deuxième tour, envoyer le procès-verbal à l'inspection du travail et au centre de J + 2


traitement des élections professionnelles.

Pour aller plus loinPour plus d’informations consultez le site : https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/deroulement-du-scrutin

Mission 3 Favoriser la négociation collective au sein de l’entreprise

8. Réalisez une note à l’attention de Mme Sanier dans laquelle vous lui rappellerez la législation en vigueur en matière d’heures supplémentaires et lui présenterez les statistiques relatives à l’évolution des salaires dans le secteur privé.

Pour rédiger cette note, l’étudiant(e) pourra se reporter à la fiche outil n° 4 : « Les notes ».


Objet : Préparation de la négociation collective sur la revalorisation des salaires et la majoration des heures supplémentaires

Date : insérer date

Note de synthèse

Comme chaque année, les organisations syndicales souhaitent négocier une revalorisation des salaires. Devotre côté, vous souhaitez profiter de cette négociation pour négocier une baisse de majoration des heuressupplémentaires, sachant que la convention collective nationale se réfère en la matière aux dispositionslégales en vigueur.Afin de vous accompagner dans cette négociation, vous trouverez dans une première partie le rappel de lalégislation en vigueur en matière d’heures supplémentaires et dans une seconde partie les dernièresstatistiques relatives à l’évolution des salaires dans le secteur privé.

I. Rappel de la législation en vigueur en matière d’heures supplémentairesToute heure réalisée au-delà de la durée légale de 35 heures (ou d’une durée équivalente) à la demande del’employeur est considérée comme étant une heure supplémentaire.Ces heures supplémentaires ouvrent droit à une majoration de salaire au profit du salarié. Pour cela,différents taux de majoration sont appliqués au taux horaire.

Les taux de majoration des heures supplémentaires peuvent être fixés par convention ou accord collectifd'entreprise ou d'établissement (ou, à défaut, par convention ou accord de branche). Cependant, ils nepeuvent être inférieurs à 10 %.

À défaut d'accord ou de convention, les taux de majoration horaire sont fixés à :- 25 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (de la 36e à la

43eheure) ;- 50 % pour les heures suivantes.

Le contingent des heures supplémentaire est fixé à 220 heures par salarié et par an à défaut d’accord ou deconvention. Les heures supplémentaires effectuées au-delà du contingent annuel ouvrent droit, en plus desmajorations prévues, à une contrepartie obligatoire en repos.


https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/deroulement-du-scrutin

II. Dernières statistiques sur les salaires dans le secteur privéDans les entreprises où sont constituées une ou plusieurs sections syndicales d’organisations représentativeset dans lesquelles est présent au moins un délégué syndical, l’employeur doit engager au moins une foistous les quatre ans une négociation sur la rémunération.Selon les statistiques rapportées par la Dares, fin mars 2018, le salaire mensuel de base de l’ensemble dessalariés augmente de 1,5 % sur un an quand l’indice des prix à la consommation (pour l’ensemble desménages et hors tabac) augmente de 1,3 % sur la même période.

Je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire sur ces sujets.

L'assistant(e) de gestion

9. Rédigez un courriel à l’attention de Mme Sanier dans lequel vous lui indiquerez si l’accord collectif d’entreprise qui a été conclu est valable.

Un accord d’entreprise est un texte négocié et signé entre la direction de l’entreprise et les représentantsdes salariés. Ces dernières années, la tendance est d’accorder un rôle de plus en plus important auxaccords d’entreprise, afin de mieux adapter les normes collectives aux réalités d’une entreprise donnée.Depuis la Loi du 8 août 2016, relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisationdes parcours professionnels, les accords d’entreprise peuvent déroger aux dispositions conventionnellesdans davantage de domaines, en particulier sur toutes les thématiques liées à la durée ou aux horaires detravail.

De : assistant(e)@esther-traduction.comÀ : [email protected] : 3 février NObjet : Validité de l’accord collectif conclu le 2/02/N

Madame,

Un accord d’entreprise a été conclu le 2 février dernier concernant la réévaluation des salaires desemployés et la reconsidération du taux de majoration des heures supplémentaires.Cet accord a été signé par vous-même, en tant que représentant de l’employeur, et par M. Patrick Dufié ensa qualité de délégué syndical représentant la CFDT.

La CFDT ayant remporté 58 % des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires aucomité social et économique, sa signature concernant cet accord d’entreprise suffit à le valider selon leprincipe de l’accord majoritaire initié par la loi Travail de 2016.

Cet accord d’entreprise peut donc être régulièrement déposé à la Direction régionale des entreprises, de laconcurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi conformément à l’article D2231-4 du Code dutravail.

Je reste à votre disposition pour tout complément d’information.

Cordialement,



Entraînement

Exercice 1

1. Réalisez la liste de diffusion des membres du CSE sur Outlook ou Gmail par exemple. Vous consulterez un tutoriel de réalisation d’une liste de diffusion sur Internet si besoin.

Mme Sanier a chargé son(sa) collaborateur(trice) de planifier et d’organiser toutes les réunionsobligatoires du CSE. À défaut d’accord collectif, le nombre de réunions à programmer devra être aumoins de 6, à raison d’une réunion tous les deux mois. Cela suppose de nombreux échanges decourriels entre les membres de la délégation du personnel du CSE et la direction (documentation àenvoyer, convocation aux réunions…). La préparation et la gestion de ces réunions requièrent donc de lapart de l’assistant(e) de gestion des capacités à configurer et à paramétrer son compte de messagerieélectronique afin de le rendre efficient.La création d’un groupe de contacts ou liste de diffusion avec l’ensemble des coordonnées des membresdu CSE apparaît des plus appropriée. Il suffira ensuite à l’assistant(e) de saisir le nom du groupe ou lelibellé dans la barre des destinataires pour voir s'afficher tous les membres du CSE. Des contacts pourrontêtre supprimés de cette liste selon les besoins de chaque réunion.

Exemple de création d’une liste de diffusion avec Gmail

1. Cliquez sur cette icône pour ouvrir lesapplications de Gmail.

2. Cliquez sur « Plus ».

3. Créez le libellé « CSE ESTHER TRADUCTION ».

4. Ouvrez votre libellé et créez les fiches des contacts que vous voulez voir apparaître dansvotre groupe, en cliquant à chaque fois sur l’icône « créer un contact ».

5. Choisissez « Nouveau message », saisissez dans la barre des destinataires votre libellé et la liste de vos contacts apparaîtra.

Liste de diffusion des membres du CSE obtenue


2. Établissez un planning des réunions du CSE sur l’année. Vous prendrez toutes les précautions afin de satisfaire l’ensemble des parties concernées.

Rappel : Le nombre de réunions du CSE est fixé par accord collectif, sans pouvoir être inférieur à six paran. En l’absence d’accord, le CSE se réunit au moins une fois tous les deux mois dans les entreprises demoins de 300 salariés.

La première réunion du CSE doit être programmée le 15/02 N. Il faudra ensuite programmer au moins 5autres réunions, à raison d’une réunion tous les deux mois. Les jours et horaires de ces réunions devrontêtre fixés de manière à respecter, dans la mesure du possible, l’équilibre entre la vie privée et l’activitéprofessionnelle des membres de la délégation du CSE (par exemple, éviter le mercredi, les veilles deweek-end et jours fériés ainsi que les plages horaires trop matinales ou tardives).

3. Préparez le courriel de convocation des membres du CSE pour participer à la première réunion.

De : [email protected]À : « CSE ESTHER TRADUCTION »Date : 5 février NObjet : Réunions du CSEP.J : Comptes des anciens membres, calendrier des réunions de l’année.

Madame, Monsieur,

Les résultats des élections du CSE viennent d’être proclamés. Une première réunion doit être organiséepour mettre en place cette nouvelle instance représentative du personnel.

Cette réunion aura lieu le 15 février N, de 9 h à 11 h, en salle de conférence.

L’ordre du jour prévu est le suivant.


- Constitution du bureau : désignation du secrétaire et du trésorier.- Élaboration du règlement intérieur du CSE.- Présentation des comptes par les anciens membres.- Présentation de la BDES (base de données économiques et sociales).- Validation du calendrier des réunions de l’année.

Pour rappel, seuls les délégués titulaires peuvent assister aux réunions du CSE. Toutefois, en casd’indisponibilité, vous pouvez vous faire remplacer par l’un des 4 suppléants figurant sur la listeofficielle.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.

Cordialement,

Mme Sanier, directrice générale

Exercice 2

1. Calculez les effectifs de la société MStore à partir des données extraites du registre du personnel et en vous aidant du site https://www.elections-professionnelles.travail.gouv.fr/web/guest/formalites-prealables.

M. Bernard, qui représente l’employeur de la société MStore, voudrait savoir s’il doit mettre en place unCSE. Pour cela, il est nécessaire de calculer l’effectif de la société sur une période de douze moisconsécutifs, afin de déterminer si le seuil de 11 salariés a été franchi, conformément à l'article L.2311-2du Code du travail.

Tableau de décompte des effectifs

Règle à appliquer Effectif comptabilisé

Chaque salarié en contrat à durée indéterminéeà temps plein compte pour une unité, quelle quesoit la date d’entrée dans l’entreprise.

CDI temps plein = 8

Le salarié à temps partiel, quelle que soit lanature de son contrat de travail, est pris encompte dans l’effectif en divisant la sommetotale des horaires inscrits dans son contrat detravail par la durée légale ou conventionnelle detravail.

CDI à temps partiel = 2 x (28/35) = 0.8 x 2 = 1.6 unité

Est pris en compte dans l’effectif de l’entrepriseau prorata de son temps de présence, au coursde douze mois précédents :le salarié en contrat à durée déterminée ;le salarié temporaire ;le salarié mis à disposition de l’entreprise parune entreprise extérieure à condition qu’il soitprésent dans les locaux de l’entrepriseutilisatrice et y travaille depuis au moins un an.

1 CDD pour accroissement d’activité de plus d’un an + 1 CDD de 6 mois + 1 salarié mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure depuis 6 mois= (12 + 6 + 6) / 12 = 2

L’employeur ou son représentant, lorsqu’il estdoté d’un contrat de travail, est inclus dansl’effectif.

M. Bernard = 1


Règle à appliquer Effectif comptabilisé

Ne sont pas pris en compte dans le calcul deseffectifs de l’entreprise :les CDD pour remplacement d’un salariéabsent ; les contrats d’alternance.

CDD de 2 mois pour le remplacement d’un salariéabsent = 0Contrat d’alternance = 0

TOTAL effectif comptabilisé Plus de 12 salariés (12,6)

2. Rédigez une courte note structurée à l’attention de M. Bernard dans laquelle vous lui préciserez s’il doit mettre en place un CSE.

De : Assistant(e) de gestion À : M. Bernard, gérantObjet : Décompte des effectifs de la société etmodalités des élections du CSEP.J : Tableau de décompte des effectifs

Date : insérer la date de rédaction de lanote

Note CSE

Les effectifs de l'entreprise ont augmenté ces deux dernières années, suite à l’accroissement de notreactivité. La loi exige un seuil de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs pour mettre en place un Comitésocial et économique. C'est désormais le cas de MStore.Vous trouverez ci-après les règles de calcul des effectifs de notre entreprise, ainsi que les modalitésd’organisation des élections de la délégation du personnel au CSE.

I. Règles de calcul des effectifs de l’entreprise.L’employeur doit mettre en place un CSE si l’effectif de 11 salariés est atteint pendant douze moisconsécutifs (L.2311-2).

Pour calculer ces effectifs, il faut tenir compte du type de contrat de chaque salarié et de la durée detravail effectuée par celui-ci.

- Le contrat de travail à durée indéterminée à temps plein compte pour une unité, quelle que soit ladate d’entrée dans l’entreprise.

- Pour les contrats de travail à durée déterminée, temporaire ou encore pour les salariés d’entreprisesous-traitantes ou prestataires mis à disposition d’une entreprise dite utilisatrice, il faudra prendreen compte le temps de présence du salarié dans l’entreprise.

- Pour le salarié à temps partiel, quelle que soit la nature de son contrat de travail, est prise encompte dans l’effectif la somme totale des horaires inscrits dans son contrat de travail divisée parla durée légale ou conventionnelle de travail.

Toutefois, pour le salarié en contrat à durée déterminée à temps partiel, on applique une double règle : larègle de la prise en compte en fonction du temps de présence au cours des 12 mois précédents et celle dela prise en compte au prorata du temps de travail.

En appliquant scrupuleusement ces règles de calcul des effectifs, on obtient un effectif de plus de 12salariés sur douze mois consécutifs.L’entreprise MStore doit donc bien organiser les élections du CSE.


II. Modalités d’organisation de ces élections.L’effectif de l’entreprise ayant été calculé, le nombre de sièges à pourvoir doit être déterminé.

1. Déterminer le nombre de siège à pourvoir.Le nombre de membres composant la délégation du personnel du comité social et économique estdéterminé en fonction du nombre de salariés dans l’établissement ou dans l’entreprise.Toutefois, le nombre de sièges peut être augmenté par accord entre l'employeur et les organisationssyndicales intéressées, conclu à la condition de double majorité.Àdéfaut d’accord, la délégation du personnel doit être composée, pour un effectif compris entre 11 et 24salariés, d’un titulaire et d’un suppléant.

2. Informer les salariés et les organisations syndicales de l’organisation des élections.L’employeur doit informer le personnel de l’organisation des élections « par tout moyen permettant deconférer date certaine à cette information ».Le document diffusé au personnel doit préciser la dateenvisagée pour le 1er tour qui doit se tenir en principe au plus tard le 90ème jour suivant la diffusion decette information, que ce soit une première mise en place du CSE ou un renouvellement de l’instance(L.2314-4, Code du travail).L'employeur doit également informer les organisations syndicales de l'organisation des élections, lesinviter à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir leurs listes de candidats aux élections.L’information se fait par tout moyen pour les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respectdes valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont lechamp professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concerné ou par courrier pourles autres.Toutefois, l’ordonnance du 22 septembre 2017 prévoit que dans les entreprises dont l’effectif est comprisentre 11 et 20 salariés, l’invitation à la négociation du protocole d’accord préélectoral ne doit êtreenvoyée que si un salarié s’est porté candidat dans un délai de 30 jours à compter de l’information faiteaux salariés.

3. Négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP) avec les organisations syndicales.Si un salarié s’est porté candidat, un PAP devra être négocié avec les organisations syndicales. Cettenégociation portera entre autres sur la répartition du personnel et des sièges entre les collèges, lesmodalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales et, éventuellement, l’augmentationdu nombre de sièges par rapport aux seuils réglementaires.

4. Les autres étapes à mettre en place.Une fois le PAP négocié et valablement signé par les organisations syndicales concernées, il faut établirles listes électorales, créer le bureau de vote et organiser matériellement le scrutin du 1er tour et du 2ème

tour si besoin.

Je me tiens à votre disposition pour tout complément d’informations.



Exercice 3

1. Complétez la fiche d’analyse d’une négociation afin de préparer cette dernière.

Critères d’analyse Analyse

Objet Mise en place d’un vote par voie électronique pour les prochaines élections du CSE.

Date prévue Au minimum trois mois avant d’organiser les nouvelles élections professionnelles.

Lieu ConseilPlus

Parties en présence (acteurs)

Employeur ou son représentant d’une part,Organisations syndicales : Confédération française des travailleurs chrétiens CFTC et Confédération française de l’encadrement – Confédération générale des cadres (CFE – CGC) d’autre part.

Enjeux ou intérêts des parties

Employeur :- Faciliter l’organisation des prochaines élections de la délégation du personnel

au CSE.Organisations syndicales :

- Veiller à l’équité et à la sécurité du système dans le but d’éviter les fraudes.- Veiller au respect de la confidentialité des votes.

Objectif(s) à atteindre

Employeur : convaincre les organisations syndicales d’accepter ce mode de scrutin.Organisations syndicales : obtenir des garanties en termes de sécurisation et d’équité du système choisi.

Marges de manœuvre (latitude ou moyens dont on dispose)

Employeur : coût raisonnable, respect de la législation en vigueur.Organisations syndicales : niveau de sécurisation attendu, intérêt des salariés.

Liste des arguments en faveur du vote électronique (pouvant convaincre les organisations syndicales)

Un effort de classement des arguments par l’étudiant(e) est attendu

Solution pratique pour les organisateurs des élections :- le dépouillement se fait automatiquement en quelques minutes ;- possibilité de suivre le taux de participation en temps réel ;- souplesse du paramétrage permettant le téléchargement des listes électorales

et tous types d’autres documents. Solution simple d’utilisation pour les électeurs :

- outil de vote en ligne conçu pour être accessible à tous les électeurs ;- assistance en ligne si besoin ;- sites de vote disponible en plusieurs langues.

Accessibilité favorisée :- absence de contrainte horaire ou géographique, car le vote se fait à distance

via Internet (indispensable étant donné les nombreux déplacements des consultants) ;

- les électeurs peuvent voter depuis leur domicile, via une tablette, un Smartphone ou un ordinateur.

Système garantissant la sécurité et la confidentialité des données :- solution de vote qui garantit l’anonymat et la confidentialité des données

conformément aux recommandations de la CNIL et du RGPD ;- solution garantie par des experts formés au sein de la CNIL.

Possibilité de personnaliser la solution de vote :- accompagnement personnalisé possible ;- personnalisation de la prestation (charte graphique et logo)…


Critères d’analyse Analyse

Traitement des objections ou contre-arguments que pourrait opposer l’autre partie (exemples)

Objections ou contre-arguments que pourrait opposer l’autre partie

Réponses possibles aux objections soulevées

- Le vote par voie électronique pose un problème d’accessibilité.

- Problème de sécurité et de confidentialité des votes.

- Assistance en ligne si besoin.- Absence de contrainte horaire ou

géographique car le vote se fait à distance via Internet.

- Les électeurs peuvent voter depuis leur domicile, via une tablette, un Smartphone ou un ordinateur, ce qui encourage la participation…

- Choix de faire appel à un prestataire tel queVoxaly qui offre une solution de vote garantissant l’anonymat et la confidentialité des données.

- Respect du cahier des charges conformément aux dispositions des articlesR. 2314-6 et suivants du Code du travail…

2. Recherchez sur Internet les précautions à prendre pour mettre en place un système de vote électronique

Sur ce sujet les étudiant(e)s pourront consulter les sites officiels suivants : https://travail-emploi.gouv.fr/dialogue-social/le-comite-social-et-economique/article/cse-election-de-la-delegation-du-personnel https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=F7A8C62F1BAD8E284AA5E283B6A2C955.tplgfr38s_2?idSectionTA=LEGISCTA000036415504&cidTexte=LEGITEXT000006072050&dateTexte=20190401

3. Présentez les résultats de vos recherches à Mme Sanier sous la forme d’un mémo.

De : Assistant(e) de gestion À : Mme Ourabine, DRHObjet : Précautions à prendre pour mettre enplace un système de vote électronique

Date : insérer la date de rédactiondu mémo

MÉMO

Madame,

Vous souhaitez mettre en place pour les prochaines élections professionnelles une solution de vote parvoie électronique. Voici les différentes précautions à prendre pour mettre en œuvre ce système en toutesécurité.Pour rappel, les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique, sur le lieu de travail ou àdistance, sont fixées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.

I. Conception et mise en place du dispositif.La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestatairechoisi par l’employeur sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R.


https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=F7A8C62F1BAD8E284AA5E283B6A2C955.tplgfr38s_2?idSectionTA=LEGISCTA000036415504&cidTexte=LEGITEXT000006072050&dateTexte=20190401



https://travail-emploi.gouv.fr/dialogue-social/le-comite-social-et-economique/article/cse-election-de-la-delegation-du-personnel

https://travail-emploi.gouv.fr/dialogue-social/le-comite-social-et-economique/article/cse-election-de-la-delegation-du-personnel

2314-6 et suivants du Code du travail.Le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles desfichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité del’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement desvotes.

De plus, l’employeur a l’obligation de : mettre en place une cellule d’assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à

la surveillance du système de vote électronique ; mettre à la disposition de chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des

opérations électorales ; faire en sorte que les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote

bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

II. Déroulement du vote.Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heuresd’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres dubureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérationsélectorales.Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par lemoyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité.Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.Tout système de vote électronique doit comporter un dispositif de secours susceptible de prendre le relaisen cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

III. Clôture du scrutin et dépouillement.Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par lesserveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrementdifférentes, sur les trois qui doivent être éditées. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran etfait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement, afin de garantir l’impossibilité dereprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.Une fois le vote terminé, l’employeur (ou, le cas échéant, le prestataire qu’il a retenu) doit conserver sousscellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’àla décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmessources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats etde sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée denouveau.

Je reste à votre disposition pour tout complément d’informations.



Chapitre 5 Recrutement et intégration des nouveauxsalariés dans la PMERÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesParticiper a la gestion des ressources humaines 3.2.1 Aide au recrutement

3.2.2 Intégration des nouveaux membres3.2.6 Communication avec la direction et les salariés de laPME, les organismes de formation, les organismes paritairescollecteurs, les prestataires externes du recrutement.

Missions

Mission 1 Préparer une campagne de recrutement

1. Calculez les effectifs nécessaires à un et deux ans, ainsi que les écarts entre la situation actuelle et lesbesoins.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier : GP_15313_BLOC3_CHAP5_Missions.xlsx. (Q.1)

Effectifsactuels

Besoinsà 1 an

Effectifsprobables

à 1 anÉcarts

Besoins à2 ans

Effectifsprobables

à 2 ansÉcarts

Employés 2 2 2 0 2 2 0

Opérateurs 23 25 20,7 4,3 26 23,5 2,5

Techniciens étude R&D 4 5 3 2 5 5 0

Agents de maîtrise (administratifs)

3 3 3 0 4 3 1

Cadres administratifs et commerciaux

2 2 2 0 2 2 0

Cadres production, R&D

7 7 7 0 7 7 0

Direction 1 1 1 0 1 1 0

2. Concevez la fiche de poste et le profil de poste de concepteur que vous soumettrez à la validation de M. Victor.

Fiche de poste

Date : 26/03/N Version : 1 Rédacteur : Assistant(e) RH

Fonction :Concepteur

Responsable hiérarchique direct : M. Louis

Finalité du poste

Missions Temps (%)

- Prendre en charge le dossier confié en supervisant son bon déroulementjusqu’a la mise en fabrication.- Être garant de la faisabilité technique du produit et de son industrialisation.- S’assurer de la validation des procédures prévues et de l’adéquation avec lecahier des charges du client, en lien avec les services de l’entreprise

40 %

30 %30 %

Bloc 3 – Gérer le personnel et contribuer a la gestion des RH de la PME 1

(devis/commercial/production)

Principales liaisons internes/externes

Internes - Bureau d’études (autres concepteurs).- Service commercial.- Service production.

Externes - Clients.- Fournisseurs.

Moyens

Humain

Financiers

Matériels Outils de découpe - logiciels spécialisés en conception de PLV.

Marge d’autonomie

Limitée

Élargie X

Entière

Profil de poste

Critères Souhaitable Essentiel

Savoirs - qualification - expérience

Formation requise : bac +2/+3 spécialisé en conception.

Expérience professionnelle : 3 a 5 ans en conception PLV.

X

X

Compétences techniques/savoir-faire

- Maîtrise d’Arttios Cad.- Conception.- Gestion de projet.- Sens des volumes.- Prototypage.- Utilisation d’outils de découpe.- Éco conception.- Ergonomie.

X

XX

XX

XXX

Compétences comportementales/savoir-être

- Patience.- Diplomatie.- Persévérance.- Souci d’amélioration continue.- Autonomie.- Ouverture d’esprit.

X

X

X

XXX

2 Chapitre 5 – Recrutement et intégration des nouveaux salariés dans la PME

Mission 2 Lancer un appel à candidatures et analyser les réponses

3. Comparez les différents canaux mobilisables pour ce recrutement dans un tableau en fonction des critères suivants : avantages, limites, coûts, délai.

Les canaux de recrutement

Canal Avantages Limites Coût Délai

Pôle emploi

Première voie a exploiter pour des postes « courants ».

Pour les métiers tropspécifiques (cas de concepteur), il y a unrisque d'absence dans la base de données.

Gratuit. Délai important pourles profils spécifiques.

Cooptation et auto-recrutement

- Candidatures bien adaptées en général aux postes a pourvoir.

- Adaptation plus rapide dès le départ.

Un apport a la marge(mais pratique pour certains métiers en tension). Une prime est versée au collaborateur qui présente un candidat qui est embauché.

Prime au collaborateur.

Délai potentiellement raccourci par ce biais.

Candidatures spontanées (constitution d’une CVthèque)

Le nombre et la qualité des candidatures dépendent de l’image externe de l’entreprise.

Filtrage nécessaire : les profils ne sont pas nécessairement adaptés aux besoins.

Gratuit (mais contrainte de temps pour gérer la CVthèque et opérer le filtrage)

Court, si les profils nécessaires sont présents dans la CVthèque.

Affichage in situ

Voie la plus directe de l’embauche externe.

Limité au marché dutravail local, donc peu adapté pour des postes spécifiques.

Coût de l’affichage (plus ou moins élevéselon la taille).

Variable

Petites annonces

Outil de communication a la fois interne et externe, il peut être mobilisé pour le recrutement. Le message doit être le plus complet (rédaction de l’annonce) et le plus ciblé (choix du média).

Délais parfois plus long que par les moyens précédents.

Variable selon le média choisi.

Rapide si le média choisi est pertinent (presse professionnelle par exemple).

Écoles, centres de formation, annuaires

Pratique pour recruter des débutants qualifiés. Une opération de présélection peut éventuellement être faite par l’école.

Contacts réguliers nécessaires avec les écoles.

Variable selon les écoles (peut être élevé).

Rapide si le recrutement est effectué au bon moment (en fin de formation).


Les canaux de recrutement

Canal Avantages Limites Coût Délai

Après un stage

Une des sélections les plus efficaces : l'adaptation au poste est réduite et le stagiaire connaît déjal'entreprise.

Recrutement limité quantitativement et acertains types de postes.

Limité. Pratiquement immédiat.

Intérim (travail temporaire)

Présélection effectuée par des professionnels, donc gain de temps.

La qualité du recrutement est fonction de la compétence de l’interlocuteur.La loi réglemente le travail temporaire.

Variable selon postes et agences.

Peut être court si l'entreprise est compétente.

Internet : site ou blog de l’entreprise

Offre diffusée en masse qui permet une grande visibilité rapidement, si le site est qualitatif.

Nécessité de disposer de ressources en internepour gérer et mettre a jour le site.Visibilité variable enfonction de la qualitédu site.

Coût assez élevé dans le cas du recours a un prestataire extérieur ;si le site est géré en interne, temps de la personne chargée de la maintenance.

Assez rapide.

Réseaux sociaux professionnels : Viadeo, LinkedIn…

Accès a un nombre important de candidatures, avec une présentation plusdétaillée qu’un simple CV.

Chronophage, risquede profils non mis a jour.

Peu élevé a priori mais dépendant du temps que l'on y consacre.

Rapide, si le profil nécessaire est présent sur les réseaux.

Twitter

Très interactif. Il est impératif d’être(presque) toujours connecté (et d’avoir créé un compte Twitter).

Gratuit. Rapide, si le profil nécessaire est présent sur les réseaux.

Facebook

- Proche de la cooptation, selon quel’entreprise ait une page Facebook professionnelle ou non.- Réseau très vaste.

Notoriété nécessaire. Gratuit. Rapide, si le profil nécessaire est présent sur les réseaux.

Sur un salon de l’emploi

Possibilité d’organiser des mini-entretiens de recrutement.

- Temps bref pour évaluer la personnalité des candidats ;- Recruteurs a mobiliser.

Variable selon les salons

Participation au salon : 1 journée + les autres de recrutement.


4. Calculez le coût prévisionnel du recrutement de concepteur.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier : GP_15313_BLOC3_CHAP5_Missions.xlsx. (Q.4)

Phases du recrutementDurée

prévue (enheures)

Qui ?Coût

horaireCoût

additionnelCoûttotal

Définir le profil du poste 2,00 M. Louis 49,58 99,16

Définir le profil du candidat 2,00 M. Louis 49,58 99,16

Rédiger poste/profil 2,50 Vous 19,20 48,00

Rédiger les annonces 1,50 Vous 19,20 28,80

Publier les annonces 1,00 Vous 19,20 790 809,20

Opérer la première présélection 5,83M. Louis et

vous68,78 401,22

Constituer et envoyer les dossiers de candidature

1,25 Vous 19,20 24,00

Préparer les entretiens 2,00 Vous 19,20 38,40

Convoquer les candidats 0,42 Vous 19,20 8,00

Recevoir les candidats 0,83 Vous 19,20 16,00

Faire passer les tests 2 600,00 2 600,00

Faire passer l'entretien 5,00 M. Louis 49,58 247,91

Prendre la décision 1,50M. Louis et

vous68,78 103,17

Répondre aux candidats non sélectionnés

0,67 Vous 19,20 12,80

Réaliser les formalités d'embauche du (de la) candidat(e) sélectionné(e)

2,00 Vous 19,20 38,40

Total 4 574,22

M. Louis : coût horaire = (4 700/151,67) x 1,60 = 49,58Vous : coût horaire = (1 820/151,67) x 1,60 = 19,20

5. Réalisez l’annonce qui sera publiée sur le site Internet de Maber.

Maber est une entreprise familiale de façonnage qui propose une gamme complète et personnalisable depublicités sur les lieux de vente : totem, arche, comptoir, présentoir, etc.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Concepteur(trice).Vous prendrez en charge les dossiers qui vous seront confiés, en supervisant leur bon déroulement jusqu'ala mise en fabrication. Vous serez garant(e) de la faisabilité technique du produit et de son industrialisation.Poste en CDI.

Votre profil : de formation supérieure, Bac +2/+3 minimum, votre expérience (3 ans minimum) enconception vous a permis de développer des compétences en gestion de projet et l’exigence de la qualité.Vous savez faire preuve d’autonomie, de persévérance et de patience.


Maîtrise d'ArtiosCAD souhaitée.

Postulez !

Mission 3 Préparer et organiser les entretiens de recrutement

6. Recherchez des informations sur les objectifs, avantages et limites des principaux tests de recrutement et présentez-les de manière synthétique dans un tableau.

Test Objectif Avantages Limites

Test de personnalité(les plus utilisés lors d’un recrutement)

Identifier les principaux traits de la personnalité du candidat

Comparer les caractéristiques du candidat aux aptitudes nécessaires pour le poste a pourvoir (questions sur des sujets très divers : goûts, opinions, habitudes, etc.).

Résultats pouvant être faussés par un candidat entraîné.

Résultats pouvant être influencés par l’état psychologique du candidat.

Simples outils parmi d’autres pour aider les recruteurs dans leurs décisions et leur indiquer une tendance générale.

Test projectifCerner la personnalité d’uncandidat.

Évaluer la façon dont le candidat va réagir a un problème ou une situation donnés.

Test psychotechnique

Tester la logique, la spatialisation et la réactivité des candidats.

Tests présentant une suite de dominos ou de cartes qu’il s’agit de compléter en prenant en compte la position et les caractéristiques des dominos ou des cartes présentés.

Test de management

Mettre en évidence les compétences managériales du candidat.

Vérifier la capacité d’un candidat a manager une ou plusieurs équipes.

Test de communication

Identifier les compétences clés des candidats (l’écoute, la gestuelle, la communication, etc.)

Déterminer le type de communicant qu’ils sont.


Test Objectif Avantages Limites

GraphologieDéduire caractéristiques psychologiques d’un individu.

Test de personnalité basé sur l’écriture manuscrite.

Longtemps pratiquée en France, son utilisation est en régression (remise en cause du caractère scientifique de la méthode).

Test d’aptitudeVérifier les capacités des candidats un savoir-faire précis.

Tester, par des exercices techniques, les connaissances lexicales, les capacités de raisonnement et de synthèse (aptitude verbale), les bases des mathématiques (aptitude numérique), les aptitudes cognitives des candidats.

7. Préparez les convocations pour la journée de sélection à l’attention des candidats présélectionnés.

Comme le montre la zone destinataire, il est intéressant pour la rédaction de cette convocation d'utiliser latechnique du publipostage.

3 007 rue Madeleine Legrand49300 Cholet

«Civilité» «Prénom» «Nom»«Adresse_1»«Code_postal» «Ville»

Cholet, le «Date»Objet : Votre candidature

«Civilité» «Nom»,

Votre candidature au poste de concepteur a retenu toute notre attention. Nous souhaitons en approfondircertains points.

Nous vous remercions de bien vouloir vous présenter a notre siège social le «Date_journée_sélection», pourune journée de sélection qui débutera a 8 h 30.

Veuillez agréer, «Civilité», l’expression de nos sentiments distingués.

F. VictorDirecteur Administratif et Financier


8. Concevez un guide d’entretien qui aidera les managers concernés.

Objectifs de l’entretien de recrutement.Évaluer l’adéquation du candidat avec la culture de l’entreprise et les exigences du poste proposé etpermettre au candidat de vérifier ses motivations pour le poste et l’entreprise.

Principes de l’entretien de recrutement.L’entretien de recrutement doit être un échange structuré et bienveillant. Le recruteur ne doit laisser dansl’ombre aucun point susceptible de le faire douter du candidat ; il doit donc faire en sorte de le connaître lemieux possible. Il doit également être irréprochable sur la forme et parfaitement respectueux de la personnequ’il reçoit : ponctualité, conditions de l’entretien, etc.

3 étapes clés : accueillir ; explorer ; conclure. Durée de l’entretien de recrutement.

En général, une heure d’entretien est nécessaire pour bien évaluer une candidature.

Questions possibles

Type Principe Exemples

Fermée Implique une réponse par oui ou par non. Elle permet de cerner précisément les faits, les opinions.Plutôt a la fin d’un sujet.

Êtes-vous… ?De combien de… ?

Ouverte N'implique pas une réponse par oui ou par non. Elle oblige le candidat a parler,a développer sa pensée.

Pourquoi… ?Qu’est-ce que… ?

Miroir Renvoie un énoncé au candidat. Candidat : Bien sûr, mais c’est trop loin !Recruteur : C’est trop loin ?

Relais Approfondit un énoncé. En quoi… ?Par exemple… ?C’est-a-dire… ?

Dirigée suggestive

Posée de façon affirmative, elle fait le « pari » de la réponse.

Vous avez encadré cinq personnes, n’est-ce pas ?Vous ne pourrez pas vous déplacer ?

Contre-question Répond a une question par une autre question.

Candidat : Avez-vous reçu mon courriel ?Recruteur : De quel courriel parlez-vous ?

- Les questions sur la motivation du candidat.Pour valider la motivation du candidat pour le poste proposé, pour comprendre pourquoi il a répondu,pourquoi il a quitté ou va quitter son poste actuel…Ex. : Pourquoi aimeriez-vous entrer dans notre entreprise ? Quelles sont les expériences qui vous ont apportéle plus de satisfaction ? Pourquoi pensez-vous que ce poste peut vous convenir ? Qu’attendez-vous de votremanager ?

- Les questions en rapport avec les compétences essentielles du profil de poste.Par exemple, pour la compétence « souci de l’amélioration continue », questions possibles : Pour vous, quesignifie la qualité dans une entreprise ? Pensez-vous que l’on puisse toujours améliorer les outils et lesméthodes d’une entreprise ? Vous sentez-vous concerné par la qualité ?

- Les questions sur l’expérience professionnelle du candidat.Ex. : Pourquoi avez-vous choisi cette formation et cette spécialité ? Pourquoi avez-vous choisi cetteentreprise pour ce stage ? Qu’avez-vous appris lors de cette formation/lors de cette expérience ? Quellesétaient vos relations avec votre précédent manager ?

- À éviter : les questions « piège », pour faire dire quelque chose au candidat a son insu (celas’apparente a de la manipulation), et les questions « polémiques » qui mettent en cause le candidat.

Le type d’attitude (voir la classification des attitudes proposée par E. H. Porter).


Il faut essayer d’éviter l’attitude d’interprétation qui amène le recruteur a ne comprendre que ce qu’il veutbien comprendre, l’attitude d’évaluation, qui induit un point de vue moral personnel et un jugement de lapart du recruteur, l’attitude de questionnement (d’enquête/investigatrice) qui oriente les questions sur ce quiest important pour le recrutement (risque de manipulation), l’attitude de conseil/aide qui pousse a l’action,sans chercher a en savoir davantage.Le recruteur doit faire en sorte d’adopter une attitude de compréhension (empathie) : celle-ci reflète un effortpour comprendre l’autre ; le candidat qui se sent écouté pourra développer et approfondir ce qu'il a a dire,sans être perturbé par le recruteur.

9. Élaborez une grille de sélection, permettant de départager les candidats reçus en entretien sur la base des compétences essentielles requises pour le poste à pourvoir.

Compétences essentielles Pondération Candidat 1 Candidat 2Notationpondérée

Maîtrise d’Arttios Cad 10

Conception/sens des volumes 5

Prototypage/utilisation d’outils de découpe

7

Patience, persévérance 10

Souci de l’amélioration continue 7

Autonomie 5

Total 44

Remarque : Certaines compétences proches sont réunies pour simplifier l’évaluation. Les candidats sontnotés de 1 (la moins bonne note) à 5 (la meilleure note).

Mission 4 Réaliser les formalités d’embauche et accueillir un nouvel employé

10. Rédigez une note à l’attention de Mme Bernad et M. Victor pour présenter l’intérêt d’une intégration réussie et proposer un plan d’intégration en conséquence.

De : Assistant(e) À : Mme Bernad, directrice générale, François Victor, directeur administratif et financier.

Objet : Intégration des nouveauxsalariés.

Date du jour

Note n °XX

Le développement de notre entreprise nécessite que nous recrutions de nouveaux collaborateurs. Ceux-cidoivent être intégrés dans les meilleures conditions possible.Vous m’avez demandé de réfléchir a cette phase cruciale du recrutement. Dans une première partie, jevous présenterai l’intérêt d’une intégration réussie et dans une seconde partie, je vous proposerai un pland’intégration.


I. L’intérêt d’une intégration réussie(Idées à développer)Intégration : période cruciale car elle permet de valider le recrutement, pour l’entreprise et pour lenouveau salarié.Objectifs :

- faciliter l’insertion professionnelle du salarié ;- valoriser l’image de l’entreprise (marque employeur) au travers de son attention portée aux

nouvelles recrues ;- transmettre la culture et les valeurs de l’entreprise ;- valider les compétences du collaborateur en lui confiant des responsabilités permettant de les

vérifier ;- rendre le nouveau salarié opérationnel le plus rapidement possible.- impliquer certains collaborateurs en les valorisant par le rôle joué dans l’intégration.

II. Le plan d’intégration(Idées à développer)Le premier jour représente un enjeu et un moment de stress pour le nouveau collaborateur ; il estnécessaire de prévoir son déroulement précis. Voici quelques conseils :

- être présent dès son arrivée, lui faire visiter les locaux ;- déposer sur son bureau tickets restaurant, livret d’accueil, contrat de mutuelle, badge, etc.- prévoir un moment de convivialité pour faire plus ample connaissance.

La poursuite de l’intégration :- désigner un ou plusieurs tuteurs/référents ;- prévoir des entretiens avec ses collègues ;- fixer dès le début des objectifs clairs ;- prévoir des entretiens d’étape, pour faire le point très régulièrement.

La période d’intégration est déterminante pour la compréhension par le nouveau collaborateur dufonctionnement de l’entreprise, et donc pour l’atteinte de ses objectifs. Il est donc extrêmement importantde la réussir.

Je suis a votre disposition pour toute information complémentaire.

L’assistant(e)


Entraînement

Exercice 1

1. Présentez sous la forme d’un schéma le processus de recrutement en indiquant les principales étapes et en précisant les questions à se poser à chacune de ces étapes.

Analyse préalable du besoin Nature emploi ? Qualification ? Besoin permanent ou pas ? Durée du travail ? Diplôme requis ?

Vérifications préalables Priorités de réemploi ? Interdictions d'emploi ? Restrictions possibles ? Droits a un reclassement ?

Contrat CDI ? CDD ? Intérim ? Contrat aidé ? Contrat en alternance ?

Rédaction de l'offre Informations obligatoires ? Mentions interdites ? Dérogations ?

Diffusion de l'offre Contraintes de diffusion interne ? Moyens de diffusion externe ?

Sélection des candidats Licéité des méthodes ? Quelles obligations vis-a-vis du candidat ? Obligations CNIL ?

Promesse d'embauche Formalisme ? Contenu ?

Formalités d'embauche Clause non-concurrence ? Autres vérifications ?

Formalités postérieures à l'embauche Informations obligatoires du recruté ? Registre du personnel ? Visite médicale ? Plan d'intégration ?


2. Recherchez les dispositions légales qui encadrent le recrutement et rédigez un document à remettre aux candidats présélectionnés, qui précise ce cadre juridique.

Les principales recommandations formulées par la CNIL : informer le candidat de l’issue donnée a sa candidature, dans un délai raisonnable ; informer le candidat des méthodes de recrutement qui vont être utilisées (types de tests, leur nombre,

entretiens, mises en situation, etc.) ; les données collectées ne doivent servir qu’a évaluer la capacité du candidat a occuper l’emploi

proposé (qualification, expérience, etc.)

Questions licites, relatives :- a l’état civil ;- aux diplômes et certificats de scolarité ;- aux relevés de notes ;- au permis de conduire (s’il est nécessaire a l’exécution du poste) ;- aux antécédents professionnels ;- aux clauses de non-concurrence.

Questions illicites, relatives :- a la vie privée ;- a l’état de santé ;- aux convictions religieuses, politiques, sociales, syndicales.

Sur les dispositions légales qui encadrent le recrutement, voir les articles L. 1221-6 a L. 1221-9 du Code dutravail. https://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do;jsessionid=6A2A94A16655BE14BE92D4015B85FC08.tplgfr24s_1?idSectionTA=LEGISCTA000006189415&cidTexte=LEGITEXT000006072050&dateTexte=20190716

3 Présentez une liste des tâches nécessaires à l’organisation des entretiens et permettant d’en contrôlerl’exécution.

Entretien de recrutement

Tâche À faire le Fait leAvant l’entretienPrévoir le jour et l’heureRédiger les convocationsRassembler les informations : fiche de poste, dossier ducandidat, profil de posteRepérer les éléments a approfondir pendant l’entretienPréparer les questions (utiliser le guide d’entretien)Choisir et réserver un endroit calmePendant l’entretienAccueillir le candidat, lui souhaiter la bienvenueIndiquer le déroulement prévu et les différentes phasesProcéder a l’entretien (respecter le temps imparti a chaque étapeet compléter la grille d’évaluation)Conclure l’entretien (remercier et reconduire le candidat)Après l’entretienCompléter (éventuellement) certains points de la grilleComparer les différents candidatsDépartager (si nécessaire) des candidats et prendre la décisionde recrutement.

Exercice 212 Chapitre 5 – Recrutement et intégration des nouveaux salariés dans la PME

Concevez un projet de questionnaire qui sera soumis aux salariés intégrés ces derniers mois chez Maber ainsi qu’aux futures recrues.

Votre intégration chez Maber

Nous souhaitons savoir si votre intégration dans notre entreprise s’est bien déroulée. En effet, celle-ci estcruciale pour la réussite de tous. Nous comptons sur votre sincérité, gage d’amélioration du processusd’intégration pour les futurs embauchés. Les réponses seront bien sûr confidentielles.

1. Au cours de la première journée, avez-vous : visité les locaux de l’entreprise oui non eu un entretien :

avec votre responsable hiérarchique oui non avec votre référent oui non

2. Estimez-vous avoir été bien informée(e) sur : l’histoire de Maber oui non les produits/services proposés par Maber oui non l’organisation globale de Maber oui non les aspects pratiques (pause, parking, etc.) oui non

3. Les documents suivants ont-ils été mis à votre disposition ? le livret d’accueil dès le 1er jour dans la semaine la fiche de poste dès le 1er jour dans la semaine

4. Les ressources matérielles ont-elles été mises à votre disposition dès le 1er jour ? poste et codes informatiques oui non

Si non, précisez sous quel délai : ........................... badge et clés oui non

Si non, précisez sous quel délai : ........................... mobilier oui non

Si non, précisez sous quel délai : ........................... fournitures oui non

Si non, précisez sous quel délai : ...........................

5. Avez-vous bénéficié d’entretiens au moins 2 fois par mois pendant votre périoded’intégration ?

avec votre supérieur hiérarchique oui non avec votre référent oui non

6. Concernant l’évaluation globale de votre période d’intégration(notez ces affirmations de 1 - pas d’accord du tout a 5 - tout a fait d’accord) j’ai atteint rapidement les objectifs assignés par mon supérieur hiérarchique

je me sens complètement intégré(e)

j’ai été bien accueilli(e) par mes collègues

je connais le fonctionnement de l’entreprise

Avez-vous des remarques/suggestions à formuler sur l’intégration dans l’entreprise ?..........................................................................................................................................................................................................................................................................................


.............................................................................................................................................Période d’arrivée :Moins de 2 mois Moins de 6 mois Moins d’un an

Merci d’avoir complété ce questionnaire.

Exercice 3

Élaborez un diaporama à l’attention de Lina Mulvet dans lequel vous présenterez ce qu’est la GPEC, les avantages de cette démarche pour une PME et l’aide possible apportée par l’État.

Diapositive 1 – La GPEC : les avantages pour Repasdom.

Diapositive 2 – Sommaire : La GPEC : qu’est-ce que c’est ?- Quels avantages pour Repasdom ?- Quelle aide possible ?

Diapositive 3 – La GPEC : qu’est-ce que c’est ?- Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences- Donner une vision claire de l’évolution des métiers et des besoins futurs en termes de compétences,

de formation et d’organisation- Anticiper les besoins futurs en compétences individuelles et collectives- Faire converger l’économique et le social et optimiser les compétences dont dispose l’entreprise.

Diapositive 4 – Les avantages de la GPEC pour Repasdom.- Anticiper nos besoins prévisibles en ressources humaines.- Organiser sereinement les transferts en compétences et la montée en compétences de tous les

collaborateurs.- Optimiser notre politique de formation.

Diapositive 5 – Des enjeux individuels et collectifs pour Repasdom.- Détecter les compétences de nos collaborateurs : répondre a leurs besoins d’évolution- Valoriser les compétences collectives des équipes : motiver nos collaborateurs- Améliorer notre performance économique et sociale.

Diapositive 6 – Quelle aide possible ?- La prestation de conseil en ressources humaines permet de bénéficier d’un accompagnement

personnalisé et adapté a nos besoins sur les questions de gestion des ressources humaines.- Depuis le 8 mars 2016, une entreprise de moins de 300 salariés n’appartenant pas a un groupe de 300

salariés ou plus peut bénéficier d’un accompagnement en ressources humaines, cofinancé par l’État.

Diapositive 7 – Contenu, durée et montant de l’aide- Accompagnement réalisé en fonction de nos besoins, par un prestataire référencé par la Direccte.- Accompagnement modulable : prestation courte (1 a 10 jours d’intervention) ou longue (10 a 20

jours) sur une durée de 12 mois ; maximum total de 30 jours d’intervention.- Aide (au maximum) de 15 000 € HT : prise en charge, par subvention de l’État, de 50 % des frais liés

au coût de la prestation.

Diapositive 8 – Procédure a suivre- Adresser une demande précise et motivée a la Direccte : description prévisionnelle du projet,

localisation, coûts prévisionnels et nom du prestataire réalisant l’intervention.- Cofinancements possibles (collectivités locales, OPCA).

Diapositive 9 – Conclusion14 Chapitre 5 – Recrutement et intégration des nouveaux salariés dans la PME

La prestation de « conseil en ressources humaines » : une opportunité pour notre entreprise de structurer lagestion des ressources humaines et, en particulier, de mettre en œuvre une démarche de GPEC, source deperformance économique et sociale pour notre entreprise.

Exercice 4

1. Rédigez une note, à l’attention de votre responsable, dans laquelle vous lui présentez ce qu’est le sourcing dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

Les étudiants respecteront les conditions de forme d’une note (telles que mise en œuvre dans la partie« Missions » du corrigé).

Note sur le sourcing

Introduction Éléments a développer

- Définition du sourcing dans le domaine de la gestion des ressources humaines : activité qui a pourobjectif d’identifier des candidats correspondant aux profils recherchés par l’entreprise et, plusprécisément, les différents canaux possibles de recherche de candidats et de diffusion des offresd’emploi : candidatures internes, annuaires des anciens des écoles, agence d’intérim, annonce dans lapresse spécialisée, etc.

- En amont de la procédure de recrutement, externe et/ou interne (bourse aux emplois accessible auxsalariés sur l’intranet de l’entreprise).

- Pratiques de sourcing fortement modifiées par Internet et l’e-recrutement : développement des sitesd’emploi et des jobboards, des portails d’emploi, de recrutement, et des supports de diffusion d’offresd’emploi. Ces sites offrent trois types de services : dépôt d’offres d’emploi, consultation des CV de laCVthèque et achats de produits de communication tels que des bannières.

- Impact de l’e-sourcing : une plus grande fluidité dans la mise en relation entre offre et demanded’emploi. Avantages pour l’entreprise : recueillir des profils de candidats davantage en adéquation avecl’offre et diversifier les profils.

- Qualité et efficacité du sourcing sont fonction de l’attractivité de l’entreprise, et donc de la qualité de samarque employeur. Conclusion

2 Concevez un guide d’entretien téléphonique qui aidera F. Lavanot lors d’un prochain recrutement.

Objectifs de l’entretien téléphonique :- faire un tri des candidatures en éliminant celles qui ne répondent aux critères essentiels ;- tester la capacité du candidat a être clair et compréhensible au téléphone (compétence essentielle

pour certains postes) ;- en savoir plus sur la motivation du candidat.

Étapes :- Avoir préparé le dossier du candidat.- Prévoir du temps et du calme.- S’assurer de la disponibilité du candidat.- Rappeler rapidement le poste concerné, l’entreprise, sa situation géographique.- Demander au candidat s’il est toujours disponible et intéressé.- 1er type de questions : le poste correspond-il aux attentes du candidat ?- 2ème type de questions : le candidat remplit-il visiblement tous mes critères essentiels ?- 3ème type de questions : le candidat pourrait-il bien fonctionner avec son manager et avec l'équipe ?- Au recruteur d’aborder la question de la rémunération.- Remercier le candidat et lui donner un délai précis (et rapide) de réponse pour la suite du

recrutement.


3. Recherchez des informations sur le RGPD et ses conséquences en matière de gestion des ressources humaines dans les PME

4. Présentez le résultat de vos recherches dans un diaporama.

Ce diaporama prend, en partie, appui sur un guide publié par la CNIL, en collaboration avec Bpifrance, àl’attention des TPE/PME.

Diapositive 1 – Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) - Slatex – Date.

Diapositive 2 – Sommaire - Pourquoi ce règlement ?- Quels avantages pour Slatex ?- De quoi parle-t-on ?- Comment passer a l’action ?

Diapositive 3 – Pourquoi ce règlement ?- Offrir un cadre juridique unique pour le traitement des données personnelles dans l’Union

Européenne.- Permettre aux professionnels de développer leurs activités numériques en se fondant sur la confiance

des utilisateurs.- Inciter les professionnels a plus de transparence dans leurs relations avec leurs interlocuteurs :

clients, salariés, prospects, fournisseurs, etc.

Diapositive 4 – Le RGPD : une opportunité économique pour Slatex.Nous conformer a la nouvelle réglementation sur la protection des données.Nous questionner sur notre approche de la data et notre transformation numérique.

Diapositive 5 – Le RGPD : avantages pour notre entreprise- Renforcer la confiance.- Améliorer notre efficacité commerciale.- Mieux gérer notre entreprise.- Améliorer la sécurité des données de notre entreprise.- Rassurer nos clients et donc développer notre activité.

Diapositive 6 – Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?- « Toute information se rapportant a une personne physique identifiée ou identifiable. »- Une personne identifiée directement ou indirectement : par un identifiant (n° client), un numéro (de

téléphone), etc.- Identification d’une personne physique réalisée a partir d’une seule donnée ou du croisement d’un

ensemble de données.

Diapositive 7 – Qu’est-ce qu’un traitement de données personnelles ?Opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé,avec un objectif légal et légitime au regard de notre activité professionnelle.

Diapositive 8 – Les bons réflexes de la protection des données personnelles :- ne collecter que les données vraiment nécessaires ;- être transparent ;- penser aux droits des personnes ;- garder la maîtrise de nos données ;- identifier les risques ;- sécuriser nos données.

Diapositive 9 – RGPD et recrutement


- Le consentement au traitement des données est impératif de la part des candidats que noussouhaitons ajouter a nos viviers.

- Droit a l’information : consultation possible par les candidats des informations stockées lesconcernant.

- Droit a l’oubli.- En cas de fuite de données, en notifier tous les candidats dans un délai de 48 h.- Sécurité, confidentialité et sauvegarde des données : il est préférable de stocker nos données sur des

serveurs dans l’Union Européenne.

Diapositive 10 – ConclusionCollecter et traiter des données personnelles, c’est informer les personnes sur ce que nous faisons de leursdonnées et respecter leurs droits.


Chapitre 6 Évaluation des salariés et actions deformationRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesParticiper a la gestion des ressources humaines 3.2.3 Préparation et suivi des actions de formation

3.2.4 Préparation et mise en place de l’évaluation despersonnels3.2.6 Communication avec la direction et les salariés de laPME, les organismes de formation, les organismes paritairescollecteurs, les prestataires externes du recrutement.

Missions

Mission 1 Préparer la mise en place d’un nouveau dispositif d’évaluation

1. Concevez un support de communication a transmettre a tous les salariés pour présenter le nouveau dispositif d’évaluation.

L’entretien annuel d’évaluation (EAE)• Un moment unique d’échange entre manager et collaborateur.

Un dialogue constructif• Chacun écoute l’autre, en toute confiance.• Le manager ne juge pas son collaborateur.• Le manager cherche a comprendre ce qui s’est passé pendant l’année.

Avec une discussion centrée sur :• L’amélioration des résultats.• Le développement individuel.

Les bénéfices de l’EAE pour le collaborateur• Définir son évolution de carrière.• Exprimer ce qu’il pense de son travail actuel.• Savoir ce que sa hiérarchie pense de son travail.• Connaître ses axes de progrès possibles.• Savoir comment passer a l’action.


2. Rédigez une note sur le cadre juridique de l’évaluation des personnels a l’attention du directeur administratif et financier.

De : Assistant(e) de gestion À : M. Victor, directeur administratif et financier.

Objet : Cadre juridique de l’évaluation des personnels.

Date du jour

Note n °XX

Dans le cadre de la GPEC, pour mieux connaître nos ressources humaines, notre entreprise souhaiterepenser les modalités de l’évaluation individuelle.Pour préciser le cadre juridique de l’évaluation des personnels, je discuterai dans une première partie ducaractère obligatoire de l’évaluation des personnels, puis, dans une seconde partie, je préciserai les droitset les obligations de l’employeur en matière d’évaluation des salariés.

I. Caractère obligatoire de l’évaluation des personnels

La loi n’impose pas a l’employeur d’évaluer ses salariés. Cependant, il est tout a fait en droit de le faire,en faisant le point, par exemple, sur la réalisation des objectifs fixés. En effet, l’employeur tient de sonpouvoir de direction le droit d’évaluer le travail de ses salariés.Par ailleurs, l’évaluation permettra a l’employeur de :

- justifier de ses efforts au titre de son obligation générale d’adaptation au poste de travail dusalarié ;

- objectiver une éventuelle différence de rémunération ou de traitement.

Le salarié ne peut pas refuser d’être évalué par son employeur s’il a préalablement été informé desméthodes et techniques d’évaluation professionnelles utilisées dans l’entreprise. Celles-ci doivent êtreobjectives et transparentes.Lorsqu’elle est mise en œuvre dans l’entreprise, l’évaluation peut prendre différentes formes ; dans notreentreprise, ce sera essentiellement celle d’un entretien annuel d’évaluation.

II. Droits et obligations de l’employeur en matière d’évaluation des salariés

L’article L. 1222-2 du Code du travail prévoit que les informations demandées a un salarié ne peuventavoir pour finalité que d’apprécier ses aptitudes professionnelles. Les évaluateurs doivent donc s’interdirede collecter, notamment, des éléments en rapport avec la vie privée des salariés.Ceux-ci doivent être expressément informés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle,avant leur mise en œuvre. En application de la loi Informatique et Libertés, ils doivent également êtreinformés de l’identité du responsable, de la finalité poursuivie, du caractère obligatoire ou facultatif desréponses, des conséquences d’un défaut de réponse, des destinataires ainsi que de leur droit d’accès.L’information des institutions représentatives du personnel doit obligatoirement avoir lieu avant la tenuedes entretiens.Les zones commentaires sont a utiliser avec la plus grande prudence : les appréciations y figurant doiventêtre pertinentes, adéquates et non excessives, donc purement objectives. Le responsable doit faire en sorted’empêcher que des commentaires subjectifs, outranciers, voire insultants, y figurent.Les salariés peuvent accéder a tout moment aux informations les concernant.Les données d’évaluation ne peuvent être conservées au-dela de la période d’emploi de la personne

2 Chapitre 6 – Évaluation des salariés et actions de formation

concernée. Toutefois, il est possible de conserver ces informations plus longtemps, notamment lorsqu’ils’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stockersur un serveur spécifique, accessible a un nombre limité de personnes, et prévoir une tracabilité desopérations de consultation.Les fichiers informatisés qui comportent des données personnelles doivent être déclarés a la CNIL.

Ces différents éléments devraient nous permettre de tenir des entretiens d’évaluation en toutetransparence. Je me tiens a votre disposition pour toute information complémentaire.


Mission 2 Préparer et accompagner les entretiens d’évaluation

3. Préparez un diaporama a destination des managers présentant les principaux conseils en matière deconduites et d’attitudes pour les entretiens d’évaluation.

Diapositive 1 – L’entretien annuel d’évaluation - Maber

Diapositive 2 – Sommaire :- avant l’entretien ;- pendant l’entretien ;- après l’entretien (conclusion).

Diapositive 3 – Avant l’entretien :- préparer l’entretien en prenant connaissance des missions et objectifs du collaborateur et de son

profil de poste ;- noter les événements positifs/négatifs (les faits).

Diapositive 4 – Pendant l’entretien- Accueillir le collaborateur : dans un lieu calme, avec la garantie de ne pas être dérangés.- Définir l’objectif et rappeler le déroulement de l’entretien : préciser le temps imparti et les modalités.

Diapositive 5 – Pendant l’entretienDemander au collaborateur sa perception de l’année écoulée : il doit pouvoir exprimer son ressenti ; chacundoit faire part de sa perception, sans juger celle de l’autre.

Diapositive 6 – Pendant l’entretien- Reprendre ce qui a été défini antérieurement : objectifs, compétences a acquérir/a renforcer,

formations nécessaires, comportements a maintenir, renforcer, faire évoluer, etc.- Mesurer les écarts, en accord avec les deux parties.

Diapositive 7 – Pendant l’entretien- Définir les objectifs et axes de progrès pour l’année a venir.- Aborder les formations et l’évolution du collaborateur.- Objectif : Rendre le collaborateur acteur de sa carrière et le responsabiliser.

Diapositive 8 – Pendant l’entretien- Demander au collaborateur ses remarques sur l’entretien.- Lui donner la possibilité de revenir sur un sujet ou d’en aborder d’autres.- Préciser/corriger éventuellement certains propos.- Échanger et comprendre en cas de désaccord.

Diapositive 9 – Après l’entretien- À la fin de l’entretien, en exprimer sa perception.- Conclure par un propos positif et constructif.


Diapositive 10 – Après l’entretien (conclusion)- Ne pas oublier que toutes les informations échangées pendant l’entretien doivent rester

confidentielles.- Formaliser l’entretien par une trace écrite (compte rendu).

4. Élaborez un guide méthodologique pour les collaborateurs qui sera mis a disposition sur l’intranet.

Éléments du guide :

Dans le cadre de la GPEC, notre entreprise met en place des entretiens annuels d’évaluation.Ce guide va vous permettre de vous préparer a ce moment qui est l’occasion de faire un point sur l’annéeécoulée avec votre manager.Toute l’année, vous devez noter les faits marquants, vos réussites et vos échecs. C’est cette préparation quivous permettra d’avoir un dialogue sincère et constructif avec votre manager.

Préparez-vous : relisez les notes prises pendant l'année. Remémorez-vous les objectifs fixés en début d'année. Repérez les changements qui ont eu lieu en cours d'année et qui ont impacté vos missions/tâches. Distinguez trois réussites et trois échecs. Évaluez les formations suivies et les compétences développées. Identifiez vos objectifs futurs, vos souhaits d'évolution, vos besoins de formations.

Remarque : les étudiants sont invités à présenter les éléments du guide méthodologique de manière claire,ludique et graphique (plaquette de présentation avec éventuellement des images pertinentes, illustrant lesdifférents points).

5. Proposez a M. Victor la partie commune de la grille d’évaluation.

Grille d’évaluation (partie commune)

Caractéristique PropositionÀ cocher(1 case)

Précisions éventuelles(faits)

Comportement général

Toujours d’humeur égaleD’humeur agréableLunatiqueNégatif

Rôle joué dans l’évolution de l’entreprise

Est moteurS’impliqueSubitFreine

Esprit d’équipe

Propose spontanément son aideAide a la demande de ses collèguesAide a la demande de son responsableN’apporte pas son aide

Esprit d’initiative

Propose souvent des améliorationsPrend parfois des initiativesApplique les consignesN’applique pas les consignes

Communication Transmet ce qu’il sait et demande quandil ne sait pasCommunique partiellement


Grille d’évaluation (partie commune)

Caractéristique PropositionÀ cocher(1 case)

Précisions éventuelles(faits)

Communique insuffisammentPratique la rétention d’information

Sens du service (interne et externe)

Très bonBonMoyenInsuffisant

Remarque : d’autres critères d’évaluation peuvent bien sûr être pertinents ; attention cependant à ne pasles multiplier, sinon, cela complexifie l’évaluation.

Mission 3 Préparer l’élaboration d’un plan de formation

6. Rédigez une note de synthèse, accompagnée d’un schéma récapitulant les dispositifs de formation, al’attention de votre responsable.


Objet : Cadre juridique de la formation professionnelle.P.J. : Les dispositifs de formation

Date du jour

Note n °XX

Notre entreprise, pour mieux faire face a la concurrence, doit disposer des ressources humaines adaptées.Pour ce faire, la formation permet a nos salariés de développer les compétences nécessaires.Pour faire le point sur le cadre juridique de la formation professionnelle, je préciserai, dans une premièrepartie, les obligations de l’employeur en matière de formation professionnelle, et, dans une deuxièmepartie, je présenterai les grandes réformes de la formation professionnelle.

I. Les obligations de l’employeur

De facon générale, l’employeur doit permettre l’adaptation permanente du salarié a son poste de travail etle développement des compétences, notamment par un plan de formation. Depuis 2004, l’employeur n’estplus uniquement tenu d’assurer l’adaptation de ses salariés a leur poste de travail, mais est égalementchargé de maintenir la capacité des salariés a occuper un emploi au regard de l’évolution des emplois, destechnologies et des organisations. L’employeur est aujourd’hui responsable de l’employabilité de sessalariés.Les actions de formation sont considérées comme du temps de travail effectif et doivent être rémunéréescomme tel.L’employeur doit participer au financement des actions de formation continue de son personnel et desdemandeurs d’emploi, en payant une taxe annuelle dont le montant dépend du nombre de salariés. Celaconcerne tous les employeurs, quels que soient le nombre de salariés, la nature de l’activité ou le statutjuridique.


II. Les grandes réformes de la formation professionnelle

L’Accord National Interprofessionnel (ANI) de 2003 et celui de 2004 sur la formation professionnelle toutau long de la vie ont créé des dispositifs tels que le droit individuel a la formation et le contrat deprofessionnalisation, et modifié le plan de formation. L’ANI de 2010 a rendu l’entretien professionnelobligatoire pour les salariés de plus de 45 ans et modifié les modalités de financement de la formation.La loi du 5 mars 2014 a créé le compte personnel de formation et rendu obligatoire l’entretienprofessionnel tous les 2 ans, et tous les 6 ans avec un bilan sur les 6 dernières années.La loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel, promulguée le 5 septembre 2018, réformel’apprentissage et la formation professionnelle.Une nouvelle application CPF (compte personnel de formation) donnera un accès simple et égal a laformation a tous les actifs. Elle permettra de comparer la qualité des formations des organismes certifiés,le taux de réussite et la satisfaction des utilisateurs.Tous ceux qui le souhaitent pourront se faire conseiller sur leur projet professionnel, en faisant appel a desconseils en évolution professionnelle gratuits présents sur tout le territoire. Chaque actif disposera sur sonCPF de 500 € par an pour se former (800 € pour les moins qualifiés, soit respectivement 5 000 € et8 000 € sur dix ans).

Ces différentes réformes montrent bien l’importance de la formation professionnelle et le rôle quel’entreprise peut jouer pour accompagner ses collaborateurs dans le développement de leurs compétenceset de leur employabilité, plus généralement.

Je suis a votre disposition pour tout renseignement complémentaire.


P.J. : Schéma sur les dispositifs de la formation professionnelle



Les leviers de la formation

professionnelle en 2019

Plan de formation

VAE (Validation des

acquis de l'expérience)

Entretien professionnel

Apprentissage

Bilan de compétences

Contrat de profession-nalisation

Titres professionnels

Congé individuel de

formation (CIF)

Périodes de mise en

situation en milieu

professionnel (PMSMP)

Compte personnel de

formation

7. Concevez un tableau pour sélectionner et comparer les organismes de formation.

Choix d’un organisme de formation

Critères de choixCommentaire

s

CoûtsDurée de

laformation

Format de la

formation *Intervenant

Programme proposé

Total

Organisme1

Organisme 2

Organisme 3

Organisme 4

* : e-learning, présentiel, mix

Remarque : plusieurs possibilités pour évaluer chaque organisme par rapport aux critères définis :attribuer une note de 1 à 5 ; attribuer des + ou des -, etc.Dans tous les cas, choisir une échelle de notation courte pour ne pas complexifier l’évaluation. Il est également envisageable de pondérer les critères, pour leur affecter plus ou moins d’importance dans l’évaluation globale.

8. Élaborez un tableau permettant de recueillir les besoins de formation.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP6_Missions.xlsx (Q.8).

Recueil des besoins de formation

JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOÛT SEPT. OCT. NOV. DÉC.

1 : Formations d'adaptation au poste de travail, ou liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi

2 : Formations liées au dévelopement des compétences

N+1Catégorie* Personne concernée Formations Interne Externe


9. Testez votre tableau en le complétant avec deux besoins de formation.


Recueil des besoins de formation

JANV. FEV. MARS AVRIL MAI JUIN JUIL. AOÛT SEPT. OCT. NOV. DÉC.

2 NAÏWEN Priscilla Management de proximité X X X

1 Opérateur 1 Impression sur touts types de supports X X





1 : Formations d'adaptation au poste de travail, ou liées à l'évolution ou au maintien dans l'emploi

2 : Formations liées au dévelopement des compétences

N+1Catégorie*

Personne

concernéeFormations Interne Externe

Mission 4 Organiser et évaluer des actions de formation

10. Élaborez le budget de formation « RGPD » sur tableur.


Budget de formation "RGPD"

Élément de coût Coût unitaire Quantité Coût total

Formation 1 450,00 1 1 450,00

Déplacement (train) 170,00 1 170,00

Restauration 25,00 3 75,00

Hébergement 145,00 1 145,00

Total 1 840,00

Remarque : le prix de la nuitée comprend le petit-déjeuner

11. Élaborez le planning des formations concernant le premier trimestre N+1.


Planning des formations 1er trimestre N+1

Sem.1 Sem.2 Sem.3 Sem.4 Sem.1 Sem.2 Sem.3 Sem.4 Sem.1 Sem.2 Sem.3 Sem.4

RGPD F. Victor

2 jours

consécutifsXX

Management

proximité P. Naïwen 3 jours (2+1)XX X

Impression P. Gallot (G1) 3 jours (1+2) X XX

Impression M. Verbier (G1) 3 jours (1+2) X XX

Impression L. Louata (G2) 3 jours (1+2) X XX

Impression G. Hung (G2) 3 jours (1+2) X XX

Impression A. Mehda (G2) 3 jours (1+2) X XX

MARSFormation

suivieSalarié concerné Durée

JANVIER N+1 FÉVRIER N+1


12. Concevez un questionnaire de satisfaction a destination des stagiaires.

Le questionnaire de satisfaction est réalisé « à chaud », juste après la formation.

Votre satisfaction après la formation « Intitulé de la formation »

Vous venez de suivre la formation « Intitulé de la formation », nous vous demandons de compléter cequestionnaire. Cela nous permettra de savoir ce que vous en avez pensé et ainsi d’améliorer les prochainesactions de formation (merci de ne cocher qu’une case par critère).

CritèresTrès

satisfaisantSatisfaisant Insuffisant

Trèsinsuffisant

I. L’organisation

Réception des informations : délai

Planification de la formation

Gestion du temps (durée totale, pauses)

Respect des engagements (objectifs, dates)

II. Les moyens utilisés

Accessibilité des locaux

État des locaux

Matériel adapté

Matériel en état

III. La pédagogie

Contenu conforme aux objectifs énoncés

Intérêt des objectifs et utilité de laformation

Le formateur

- a pris en compte l’hétérogénéité du groupe

- a su adapter le rythme et le contenu au groupe

- a donné des exemples intéressants

- a démontré les savoirs nécessaires

- s’est montré disponible

IV. Les participants

Ambiance générale

Motivation

Attention

Participation

Hétérogénéité

Vous pouvez ajouter ci-dessous un commentaire qui vous paraît nécessaire pour améliorer les formations avenir.…………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………….

Merci d’avoir complété ce questionnaire.


Entraînement

Exercice 1

1. Rédigez une note a l’attention de votre responsable pour lui présenter l’intérêt de la mise en œuvre d’un cahier des charges de demande de formation.


Objet : Cahier des charges dedemande de formationP.J. : Cahier des charges type

Date du jour

Note n °XX

Dans le cadre de la GPEC, notre entreprise fait en sorte que nos collaborateurs développent lescompétences nécessaires, en particulier via des formations adaptées. Nous nous devons donc de choisirdes actions de formation pertinentes.Vous m’avez demandé de rechercher des informations sur le cahier des charges de demande de formation.Dans une première partie, je vous présenterai les intérêts d’un tel cahier des charges, puis, dans uneseconde partie, je préciserai les différents éléments constitutifs de ce cahier.

Les étudiants développeront de manière rédigée les éléments du plan suivant :I. Définition et intérêts d’un cahier des charges de demande de formation

- document qui permet au responsable de formation d’exprimer ses besoins, d’acheter de la formationrépondant a ses objectifs et de mettre sous contrôle la qualité du processus de formation engagé ;

- document clé de communication externe, avec les prestataires ;- outil d’expression : rend compte du contexte dans lequel le projet de formation a émergé ; formalise la

demande ;- document qui doit être élaboré avec soin, en respectant certains critères.II. Éléments constitutifs du cahier des charges

- informations sur l’entreprise, sur les personnes a former ;- informations sur les objectifs visés par la formation ;- contraintes en matière de planning, de lieu, etc.

La rédaction d’un cahier de charges nous permettra donc de sélectionner des organismes de formationrépondant précisément a nos besoins.

Je reste a votre disposition pour toute information complémentaire.




2. Concevez un cahier des charges-type, qui sera joint a la note élaborée précédemment.

Contexte de la demande

- Activité de l’entreprise- Valeurs partagées- Type de partenariat souhaité avec l’organisme de formation

Caractéristiques des salariés a former

- Intitulé de poste- Typologie des salariés a former (nombre de personnes, éventuellement moyenne d’âge)

Activités du poste concernées par la formation

- Activités du poste étant impactées par la formation a suivre

Résultats attendus pour le salarié

- Changements attendus pour le salarié dans son poste

Résultats attendus pour l’entreprise

- Changements attendus pour l’entreprise dans le cadre de cette formation

Précisions a communiquer a l’organisme

Par exemple, des contraintes sur :- L’organisation- Le lieu- L’agenda des salariés a former


Exercice 2

1. Concevez un document synthétique qui sera diffusé sur l’intranet de Maber et qui présentera l’entretien professionnel.


L'entretien professionnel

Un rendez-vous obligatoire entre votre employeur et

vous-même

Tous les 2 ans, pendant le temps de travail

- pour tous les salariés : CDD, CDI, contrat de travail temporaire...

- CR communiqué au salarié

Pour vous informer sur votre évolution professionnelle

Envisager vos perspectives d'évolution professionnelle

Identifier vos besoins de formations

Faire le point : qualifications, changement

de poste, promotion

Tous les 6 ans, un état des lieux de votre parcours

professionnel

Au moins une action de formation suivie

Au moins un élément de certification professionnelle acquis par la formation ou la

VAE

Au moins une progression salariale ou professionnelle

2. Rédigez un courriel a l’attention des salariés pour les informer de la mise en ligne de ce document etles inciter a le lire.

De : Assistant(e) de gestionÀ : À tous les salariés de MaberObjet : L’entretien professionnel.

Bonjour

L’entretien professionnel se distingue de l’entretien annuel d’évaluation et vous permet de mieuxconnaître vos perspectives d’évolution professionnelle. C’est donc un moment très important pour vous etvotre carrière.Un document présentant cet entretien est dès a présent disponible sur l’intranet.

Ne tardez pas a le consulter pour en connaître l’essentiel et n’hésitez pas a me solliciter pour en savoirplus !

Cordialement,

Assistant(e) de gestion

Exercice 3

Concevez un diaporama permettant a Mme Auboin de prendre connaissance des informations quevous avez rassemblées.

Diapositive 1 – L’action de formation en situation de travail (AFEST) - HomeServices

Diapositive 2 – Sommaire :- Définition- Enjeux- Intérêts- Conclusion

Diapositive 3 – Définition- La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel définit l’action de

formation comme « un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel ». Ellepeut être réalisée en tout ou partie a distance, ou en situation de travail. (Art. L.6313-2)

Diapositive 4 – Définition- Deux séquences : une mise en situation de travail préparée, organisée et aménagée a des fins

didactiques ; une séquence réflexive, en rupture avec l’activité productive, animée par un tiers.- Séquences articulées et répétées autant de fois que nécessaire pour produire les apprentissages visés.

Diapositive 5 – Enjeux- Mettre de la formation dans le travail.- Ne plus considérer la situation de travail comme le moyen « d’appliquer » ce qui a été vu en

formation.- Faire des mises en situation le matériau de la formation.

Diapositive 6 – Enjeux- Accompagner et sécuriser l’intégration des salariés au sein de l’entreprise, mais aussi fidéliser et

contribuer au développement de l’entreprise, de sa performance, de sa qualité de service.


Diapositive 7 – Intérêts pour le salarié formé- Savoir-faire partagé par le tuteur interne a l’entreprise. - Apprenant accompagné vers l’acquisition de compétences.

Diapositive 8 – Intérêts pour les deux parties- Le salarié apprenant se situe plus facilement dans l’entreprise.- Il comprend mieux ce qui est attendu de lui.- Gain en termes d’efficacité et de performance pour la structure.

Diapositive 9 – Comment ?- Intervention possible de l’Afpa : séquences de formation de terrain scénarisées.- Accompagnement de l’entreprise : co-construction du parcours de professionnalisation, appui au

tuteur interne, suivi du bénéficiaire et de son parcours ; intervention sur l’ingénierie et rôle de coachpédagogique.

Diapositive 10 – ConclusionL’AFEST : donner de la valeur a la formation sur le terrain, reconnaître et/ou conforter la compétence del’entreprise en matière de formation.


Chapitre 7 Préparation et suivi des tableaux de bordsociauxRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesParticiper à la gestion des ressources humaines 3.2.5 Préparation et suivi des tableaux de bord sociaux

Missions

Mission 1 Appréhender la notion de tableaux de bord social et comprendre les modalités decalcul des indicateurs de performance sociale

1. Rédigez une note d’information à destination de votre manager portant sur les points suivants : la notion de tableau social, son utilité, le type de données qu’on y trouve et les modalités d’élaboration.

De : Assistant(e) de gestion À : François Victor, directeur administratif

Objet : Tableau de bord social. Date du jour

NOTE D’INFORMATION

Le tableau de bord social est un outil de pilotage nécessaire à la gestion de l’entreprise. Il permet depiloter l’entreprise, mais surtout de contrôler son évolution et d’anticiper les difficultés. Sans tableau debord, il est difficile pour le dirigeant de se projeter dans l’avenir.

C’est un outil de gestion qui présente de façon synthétique et claire les activités et résultats del’entreprise sous forme d’indicateurs permettant de contrôler la réalisation des objectifs.

Les différents indicateurs quantitatifs ou qualitatifs identifiés pour une situation donnée se doivent d’êtreobservables et mesurables, clairs et spécifiques.Ils peuvent servir à montrer les changements obtenus ou les progrès accomplis par un programme, en vuede la réalisation d’un projet. Il faut retenir au moins un indicateur par projet ; par exemple, le nombre d’arrêt de travail pourcaractériser le bien-être social, le taux de satisfaction des clients pour analyser le service après-vente, etc.

Modalités d’élaboration : Définir les objectifs. Choisir les indicateurs de performance. Définir la périodicité. Mettre en forme les données dans un tableau de bord.



2. Créez un tableau pour présenter les indicateurs pertinents, leurs modes de calcul et l’intérêt de chacun des indicateurs pour l’entreprise.

Indicateurs de performance sociale

Nature de l’indicateur Mode de calcul Intérêt

Turnover Nombre de départs durant l’année/Effectif moyen

Indicateur de climat social

Taux de démission Total des démissions/Total des départs

Taux d’absentéisme Nombre heures absence sur la période/Nombre d’heures théoriques sur la période

Taux de fréquence des accidents de travail (AT)

Pour 1 million d’heures travaillées :Nombre d’AT avec arrêt x 1 000 000/Nombre d’heures travaillées

Taux d’encadrement Effectif cadres et techniciens/Effectif total Indicateur structurel

Ratio de productivité C.A./Effectif Indicateur économique et financier

2 Chapitre 7 – Préparation et suivi des tableaux de bord sociaux

Mission 2 Réaliser le tableau de bord sur la motivation du personnel

3. Concevez, à partir du fichier Excel et de l’enquête menée auprès des employés, les tableaux croisés dynamiques en prenant en compte les consignes de votre manager.


4. Réalisez à partir de ces tableaux les graphiques correspondants.


5. Intégrez les graphiques dans un tableau de bord en prenant pour exemple le tableau de bord social (TBS) de 2017.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP7_Missions_TBS2018.pdf.


6. Élaborez un diaporama dans lequel vous proposerez votre analyse ainsi que des pistes d’améliorations qui sera, après validation par la direction, transmis au CSE.


MOTIVATION DUPERSONNEL

Constats 2018

- Évolution de l’effectif- Climat social- Absentéismes

Pistes d’amélioration

Former les salariés : Valoriser les compétences Former à la sécurité Former aux risques routiers

(commerciaux)

Pistes d’amélioration

Impliquer les salariés : Avoir un projet d’équipe Créer du lien dans l’équipe Favoriser les conditions de travail

AbsentéismeIntégrer les graphiques

façonnage : 49 % commercial : 30 %

Climat social

Satisfaction globale Qualité de la relation Qualité du travail

Évolution de l’effectifIntégrer les graphiques

Un gros pic en en 2012, mais stagnation en moyenne à 5 ou 6 recrutements.

Mixité de 23 hommes pour 15 femmes. Moyenne d’âge : 37,2 ans. Majoritairement en CDI. 6 contrats partiels.

Mission 3 Préparer le bilan social

7. Construisez une note de synthèse afin de transmettre à votre directeur le résultat de vos recherches.

De : Assistant(e) de gestion À : François Victor, directeur administratif

Objet : Performance sociale. Date du jour

NOTE DE SYNTHÈSE

La performance sociale d’une entreprise se doit d’être mesurée. Pour cela il existe différents outils, telque le bilan social ou encore le bilan social individuel.

I. Le bilan socialEn dessous de 300 employés, il n’est pas obligatoire mais reste un outil intéressant pour analyser lasituation de l’entreprise et ainsi améliorer la gestion des ressources humaines.Il a pour objectif, le plus souvent sur une période de trois ans, d’analyser les situations en vue deproposer des axes d’amélioration.Au travers d’indicateurs, il permet une vision précise des données chiffrées en matière sociale, telles queles écarts de salaires, le turnover, l’absentéisme, etc.Une fois réalisé, il doit être transmis au CSE pour avis et consultation et être mis à disposition dessalariés qui souhaitent le consulter.

II. Le bilan social individuelC’est un outil de fidélisation des collaborateurs, sans caractère d’obligation légale, mais intéressant àproduire pour les entreprises de moins de 300 salariés.Il a pour objectif de présenter à chacun des collaborateurs un bilan personnel de sa rémunération, desavantages perçus et ainsi de favoriser la communication des collaborateurs.Il regroupe dans un seul document les différentes composantes de la rémunération globale ducollaborateur (informations sur le salaire, les primes, les éléments variables liés à sa performanceindividuelle, la protection sociale, la constitution de son épargne salariale ou encore sa formation).Il sera chaque année remis au salarié sur support papier ou sur support électronique (intranet, fichierélectronique de type PDF, etc.). Il pourra servir de base lors de l’entretien individuel.


8. Proposez une maquette (structure type) du bilan social individuel sous tableur afin que celle-ci soit validée par le comité de direction avant sa mise en place.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP7_Missions_BSI.xlsx.

Quelques exemples de BSI https://www.next-decision.fr/images/pilotage-rh/docs/pilotage-rh-bsi.pdf https://www.anteeo.com/wordpress/wp-content/uploads/2011/12/BSIok.pdf https://www.herel.fr/exemple-bsi - galerie de BSI7


https://www.anteeo.com/wordpress/wp-content/uploads/2011/12/BSIok.pdf

https://www.next-decision.fr/images/pilotage-rh/docs/pilotage-rh-bsi.pdf

https://www.herel.fr/exemple-bsi%20-%20galerie%20de%20BSI7

9. Automatisez les formules afin de rendre cet outil opérationnel par toute personne du service.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP7_Missions_BSI.xlsx.Les formules seront à automatiser avec le fichier du personnel, le fichier paie…En jaune les zones automatisées ou à automatiser avec le fichier paie ou formation.


M. Allan BERBETTO

(année en cours)

(depuis fichier paie)

graphique qui s era extra i t du fi chier paie

opérateur

au sein du service Façonnage

Mon contrat de travail est Temps partiel en CDI

Mon pourcentage de temps de travail au 31/12 est de %

Mes jours de congés pris en (année) sont de jours

Mes jours de RTT pris en (année) sont de jours

Mon solde de congé au 31/12 : jours

Mon solde de RTT au 31/12 : jours

(nbre heures)

(nbre heures)

(nbre heures)

participation - €

intéressement - €

Ma formation

- (thème)

- (thème)

- (thème)

Mon épargne salariale

VOTRE BILAN SOCIAL INDIVIDUEL POUR L'ANNEE

Vous occupez la fonction de

votre salaire annuel :

Ma rémunération, mes avantages :

Mon travail, mes compétences, mon poste

Mon temps de travail

depuis 01/10/2016

Entraînement

Exercice 1

Créez la matrice du bilan social sous tableur en veillant à automatiser les calculs par des formules chaque fois que cela est possible. Ainsi, cette maquette, pourra être utilisée sans difficulté par les futur(e)s stagiaire si nécessaire.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP7_Exercice1.xlsx.

Maquette du bilan social à créer sous Excel, avec un onglet pour chaque année. Ensuite, faire la liaisonavec le fichier des données de la mission 2 pour intégrer les graphiques ou tableaux.

EMPLOI

REMUNERATION

CONDITIONS DE SANTE ET SECURITE

FORMATION

Exercice 2

1. Créez un tableur et mettez en œuvre la fonction filtre dans lequel vous insérerez les données quantitatives sur l’entreprise.


2. Présentez ces données via un outil collaboratif tel que Trello ou Padlet (outils gratuits).

https://trello.com/ https://fr.padlet.com/


https://fr.padlet.com/

3. Rédigez un courriel à l’attention des salariés pour les informer de la mise en ligne prochaine de ce nouvel outil collaboratif, en insistant sur l’intérêt de celui-ci.

De : [email protected]À : salarié[email protected] : Mise en place d’un baromètre social.

Mesdames, Messieurs,

Afin de vous tenir informé des données sociales de votre entreprise, nous avons mis en place un outil enligne, consultable sur www.trello.fr.

Cet outil affichera différents indicateurs tels que les absences, l’évolution de notre effectif, les heures deformation dispensées, etc., données qui seront mises à jour régulièrement.Vous pourrez avoir accès à ces informations en vous inscrivant sur la plateforme par retour du maild’invitation que vous recevrez dès demain.

N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et observations.Bien cordialement,


Exercice 3

1. Réalisez le tableau de bord du turnover N-1 de l’entreprise à partir des données au 31/12/N-1.


216

nbre CDI 180 nbre altern. 3 nbre stag. 2

nbre CDD 25 recours CTT 8

TABLEAU DE BORD

TURNOVER

EFFECTIF MOYEN



http://www.trello.fr/

mailto:salari%C3%[email protected]

2. Rédigez un rapport qui fera état de la situation actuelle et apportez quelques solutions afin de limiter le turnover de l’entreprise.

Rapport : Turnover

IntroductionRappel des faits : problème de recrutement et de fidélisation des salariés.

Partie 1 : constatLe turnover est important certaines périodes de l’année :

- mai-juin : 11,78 % ;- janvier : 8,78 % ;- décembre : 8,32 %.

Cela fait suite aux périodes de fête, pendant lesquelles la production est intense.

On constate de nombreux départs avec rupture de contrat, notamment 28 % durant la période d’essai :- rupture conventionnelle : 5 %- démission : 21 %- licenciements : 4 %- départ durant période d’essai : 28 %- fin de période d’essai : 20 %

Par ailleurs, le recrutement de contrat à courte durée est trop élevé : 17 CDD et 26 CTT contre 43 CDIsur l’année.

Partie 2 : solutionsPour fidéliser les salariés, il faudrait mettre en place :

- des primes sur le CA pour les périodes d’activité ;- des tarifs préférentiels élargis aux familles proches des salariés ;- une formation au niveau de l’atelier de fumage ; la mise en sécurité et la limitation des risques

médicaux liés au fumage ;- l’amélioration des conditions de travail : zone de repos aménagée, vêtements renouvelés

régulièrement, etc. ;- etc.

ConclusionUn turnover de 0 % n’est pas envisageable, car il est important d’avoir un regard nouveau sur lefonctionnement de l’entreprise. Néanmoins, il est primordial de fidéliser les salariés afin de les motiver àrester dans l’entreprise. En effet, cela se ressentira sur la qualité des produits, et donc sur la satisfactiondes clients.

3. Menez une enquête auprès du personnel sous forme d’un questionnaire reprenant les thèmes listés par votre directeur.


Le ../../….

ENQUÊTE À DESTINATION DES SALARIÉS

Afin d’améliorer au mieux vos conditions de travail au sein de la société, nous vous demandons de bienvouloir répondre à ce questionnaire avant le : ../../….

Conditions de travail Bon Moyen MauvaisÉvaluez vos conditions de travail :Évaluez l’évolution de vos conditions de travail :Évaluez votre espace de travail :Évaluez l’équilibre vie privée et vie professionnelle :

Poste de travail Oui Non Sans opinionVotre poste correspond-il à vos compétences ?Votre poste correspond-il à vos envies ?Souhaiteriez-vous voir évoluer vos missions ?Souhaiteriez-vous changer de poste ?Vos horaires de travail vous conviennent-ils ?Estimez-vous que votre salaire correspond à votre travail ?

Votre santé Oui Non Sans opinionVos conditions de travail ont-elles engendré des conséquences sur votre état de santé ?Avez-vous fait ou faites-vous l’objet d’un traitement médical à ce sujet ?

Parmi les éléments suivants, lesquels sont un motifd’insatisfaction :

Oui Non Sans opinion

Pression de la hiérarchieManque d’informations descendantesHarcèlement moral et/ou sexuelManque de considérationManque de reconnaissanceLourdeur des procéduresMauvaise ambianceEffectifs insuffisantsFormations insuffisantesCharge de travail trop importanteRythme de travail élevéOutils trop complexesMauvaises conditions matérielles

Avez-vous le sentiment que votre employeur s’occupecorrectement :

Oui Non Sans opinion

De votre formation ?Du suivi de votre carrière ?De vos conditions de travail ?


Autres commentaires :…………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….

Merci d’avoir pris le temps de répondre à ce questionnaire.


Chapitre 8 Contribution à la cohésion du personnelet à la mise en place d'outils collaboratifsRÉFÉRENTIEL

Compétence TâchesContribuer à la cohésion interne du personnel de l’entreprise 3.3.1. Contribution à la qualité des relations interpersonnelles

3.3.2. Contribution à la mise en place d’un travail collaboratif

Missions

Mission 1 Gérer les freins et accompagner le changement

1. Rédigez un courriel à votre manager dans lequel vous lui rappelez les enjeux de la communication interne avec les salariés et son importance pour accompagner le changement.

Piste pédagogiqueQuelques rappels sur les caractéristiques de la rédaction d'un courriel.

Message écrit dont le contenu doit être bref mais construit (introduction complète, développementstructuré et conclusion).

Style direct, clair et concis. Objet obligatoire et explicite. Règles de structuration d'un écrit professionnel : appellation (Madame, Monsieur…), formule de

politesse à adapter en fonction du destinataire et du contexte d'écrit.

De : Assistant(e) de gestionÀ : Marcelle BernadObjet : Enjeux de la communication interne

Chère Madame,

Dans le cadre du déménagement, les employés manifestent des inquiétudes et questionnent les chefs deservice. La communication interne est une clé de voûte pour accompagner les changements et clarifierla stratégie de la direction.

La direction générale doit s'appuyer sur les chefs de service pour faire le lien avec les employés sur leterrain. Les responsables de service doivent relayer l'information de la manière la plus transparentepossible pour éviter sa déformation et la propagation de ragots nuisibles au bon déroulement deschangements impulsés.

Pour être efficace, la communication interne doit choisir l'information pertinente à diffuser afin que lessalariés ne soient pas noyés, et sélectionner le moyen de diffusion le plus large possible (les réseauxsociaux d'entreprises ou l'aménagement d'espaces dédiés).

Communiquer en interne est essentiel et nécessaire pour expliciter la stratégie et les changementsdécidés par la direction. Cela permettra de limiter les résistances et les freins au changement.

Cordialement,



2. Concevez un questionnaire pour recueillir les avis ou les inquiétudes des collaborateurs sur le déménagement.

Plusieurs moyens de communication interne existent pour recueillir les avis des salariés sur ledéménagement et se distinguent selon les modes de circulation (selon la ligne hiérarchique − ascendanteou descendante, fondée sur la collaboration et le lien fonctionnel) et selon les objectifs assignés (informerou échanger).Dans notre cas, il faut recueillir les avis. Un questionnaire mis en ligne semble pertinent !Thématiques de questions à poser.

Impact du déménagement sur la distance domicile/travail.Ex. : Combien de kilomètres supplémentaires le déménagement vous fait-il parcourir ?

Organisation dans les nouveaux locaux.Ex. : Est-ce que l'aménagement des bureaux en open space vous convient ? Pourquoi ?Quelle solution vous semble la plus simple pour déménager vos dossiers ?De quels matériels nouveaux ou supplémentaires avez-vous besoin ?

Les premiers jours dans les nouveaux locaux.Exemples : Pensez-vous que le déménagement va réduire votre activité/votre productivité ?Croyez-vous que vous travaillerez dans le même service ou avec les mêmes clients ?Avez-vous besoin d'une formation sur la nouvelle plateforme Maber-Co ?

3. Proposez, après avoir analysé les données issues du questionnaire, d’autres moyens de recueillir les avis.

Le retour des questionnaires montre une faible implication des salariés dans la réponse aux questionnaires(62,5 %) et un taux de questionnaires exploitables assez bas (52,5 %).Ce genre de questionnaire propose de nombreuses questions ouvertes, puisqu'il s'agit de recueillir desavis, qui peuvent inciter les salariés à ne pas répondre ou de manière incomplète. Pour peu que lequestionnaire soit administré en ligne et c'est l'échec assuré.Si le questionnaire est maintenu comme moyen de recueil, il faut qu'il soit administré en face-à-face etnon en ligne, pour inciter les salariés à y répondre de manière complète.Il devra être court et anonyme. Il faudra également communiquer les résultats de l'enquête et montrer quel'avis des participants a été entendu. Les chefs de service ont un rôle à jouer dans la réussite de cetteenquête, en s'impliquant auprès des employés.

Si le questionnaire est exclu, il est possible de passer par les réseaux sociaux pour échanger avec lessalariés et recueillir leur impression. Les autres moyens à disposition sont :

- les boîtes à idées, réelle ou virtuelle, qui permettent de recueillir les avis en tout anonymat ;- les réunions d'information avec partage du temps de parole, respect des avis et des points de vue et

écoute ;- les échanges informels lors des pauses ;- la constitution d'un focus groupe, groupe de travail formel basé sur le volontariat, auquel on va

proposer un changement d’organisation. Cela permet de recueillir l’opinion des collaborateurs touten se donnant la possibilité d’effectuer des rectifications, en identifiant les éléments moteurs duprojet (personnes qui vont se positionner en relais et sur qui l’entreprise, le dirigeant ou lemanager vont pouvoir compter dans leur communication), mais aussi les résistances au projet etleurs arguments ; cette technique permet de recueillir les attitudes, les opinions et les zones derésistance des participants.

2 Chapitre 8 – Contribution à la cohésion du personnel et à la mise en place d'outils collaboratifs

4. Rédigez une note de synthèse, à l’attention de Marcelle Bernad, dans laquelle vous identifiez les freins au bon déroulement du déménagement, analysez les sources de conflits entre les salariés et proposez des solutions pour limiter les résistances et dépasser les éventuels conflits.

Piste pédagogiqueRappel sur la construction d'une note de synthèse (Fiche 7 - GPME communication) :

C'est un document professionnel qui répond à un formalisme (mentions obligatoires, structureapparente, annexe éventuelle) et une présentation normée dans sa mise en page. Il doit respecterla charte graphique de l'entreprise.

Il comporte des mentions obligatoires telles que logo, émetteur (prénom, nom, fonction),destinataire (prénom, nom, fonction), lieu et date, objet/titre, pièce jointe.

Plan détaillé

I. Freins au bon déroulement du déménagement1. Impact sur les situations personnelles

Contraintes personnelles fortes : enfants à charge, nourrice, allongement de la durée des trajets… Contraintes financières : coûts de transport supplémentaires, dépense en garde d'enfant

supplémentaires, achat d'un véhicule…2. Impact sur les conditions de travailCes situations personnelles variées vont avoir un impact sur les conditions de travail du personnel(changement d’habitude, travail en open space…). Un changement mal accepté pourrait conduire à desblocages, des tensions et des conflits dans le domaine professionnel.3. Impact en termes organisationnel et budgétaireL’entreprise devra tenir compte de plusieurs paramètres pour mener à bien sa restructuration. L’analysedoit prendre en compte différents types de contraintes.

Contraintes financières : les propositions de solutions doivent éviter les affrontements, sansoublier toutefois la dimension coût (à proportionner aux enjeux). L’accompagnement proposé parl’entreprise ne se fera pas sans limite. Il faudra réfléchir à des critères d’attribution desindemnisations.

Contraintes psychologiques : prise en compte de la résistance au changement et de la nécessité defaire adhérer les salariés au projet ; réorganisation de l’espace de travail : passage à l’open space.

II. Propositions de solutions argumentéesL’objectif est d’informer, de rassurer et d’anticiper le déménagement afin d’apporter des solutionsadaptées. Il s’agit pour l’entreprise d’accompagner le personnel sur le plan individuel et professionnel.L’information doit être claire et apporter des réponses aux questionnements et aux craintes des salariés.1. Afin de recueillir des informations sur les situations personnelles et affiner le diagnostic

Création d’un questionnaire personnel en vue de mesurer l’impact réel du déménagement sur lessituations personnelles des salariés, pour mieux comprendre les contraintes de chacun et permettred’apporter une réponse individualisée. Les résultats des questionnaires préparerontl’accompagnement de la hiérarchie auprès du personnel avec apport d’une réponse adaptée lorsdes entretiens individuels.

Organisation d’entretiens personnalisés : l’objectif est de permettre à chaque salarié qui lesouhaite de pouvoir exprimer ses craintes et inquiétudes (créneaux horaires à définir et à bloquersur l’agenda du manager).

2. Afin d’accompagner les salariés et tenir compte de leurs nouvelles contraintes financièresProposer des solutions d’indemnisation adaptées aux différentes situations personnelles :

indemnisation kilométrique au réel (annexe 3 calculs des remboursements) ou forfaitaire sur un an(par exemple) ;

prise en charge éventuelle (après étude individualisée) d’un abonnement SNCF pour les salariésintéressés et réflexion sur la mise en place éventuelle d’une navette.

D’autres solutions financières plus ponctuelles peuvent être mises en place afin de compenser lesdégradations au niveau de la vie privée :


indemnisation forfaitaire si déménagement envisagé pour se rapprocher du lieu de travail ; proposition d’une prime exceptionnelle liée à la perturbation du changement de site ; prise en charge temporaire des frais de garde d’enfants supplémentaires (voire, après étude

création d’une crèche ou partenariat avec établissement existant) ; assurance du maintien de la prime sur objectif (clients en charge inchangés).

3. Afin de communiquer et rassurer les salariés sur l’organisation du déménagement et leschangements probables sur l’organisation du serviceOrganiser une réunion d’information ayant pour objectif de :

rassurer les salariés sur la répartition des tâches (pas de changement majeur) ; rappeler qu’il n’y a pas de licenciement envisagé ; informer du recours à un aménageur d’espaces qui consultera chacun pour connaître ses besoins et

ses souhaits en matière d’espace de travail ; diffuser un planning prévisionnel l’ensemble des grandes étapes sur les prochains 6 mois ; organiser une réunion exceptionnelle du CHSCT.

En conclusion : on attend que le candidat souligne la complémentarité des différentes solutions etdistingue celles qui seront faciles à mettre en œuvre dans des délais rapides et à un coût faible de celles,plus complexes qui demandent une programmation dans le temps assortie d’un budget prévisionnel.

Mission 2 Mettre en œuvre une plateforme collaborative et faciliter l'utilisation des outils decommunication

5. Informez les salariés, dans une note d'information, de la règle retenue pour définir les adresses des collaborateurs.

Il s'agit de faire une note d'information qui explique la règle de nommage retenue pour les adresses del'ensemble des collaborateurs de l'entreprise.Rappel sur la note (Fiches 5 - GPME communication) : Elle transmet un message court, concis etexplicatif. Elle comporte des mentions obligatoires et un formalisme.

De : La Direction À : Ensemble du personnel

Objet : Règle de nommage des adresses e-mail sur Maber-Co.

11/02/201N

NOTE D'INFORMATION

Pour faciliter la communication par mail sur la plateforme Maber-Co, une règle de nommage simple aété retenue. Toutes les adresses répondent au format suivant :nom.pré[email protected]

Cette règle permet de trouver l'adresse de n'importe quel membre du personnel.


mailto:nom.pr%C3%[email protected]

6. Proposez dans un mode opératoire quelques astuces pour optimiser l’utilisation de leur messagerie.

Il existe une multitude de messageries qui peuvent prendre en charge les courriels. Les fonctionnalitéssont différemment agencées, mais les outils basiques se retrouvent dans toutes, comme :

- la création de sous-dossiers dans la boîte de réception ;- la mise en place de règles qui rangent automatiquement les courriels dans les sous dossiers

correspondant ;- les outils de recherche qui permettent, en tapant un nom, de retrouver l'ensemble des courriels qui

contient ce nom ;- les filtres permettant de retrouver facilement les courriels en fonction des dates, des expéditeurs,

des catégories (lu ou non lu), des pièces jointes ou des objets.- la signature automatique qui joue le rôle de carte de visite en rappelant votre organisation, votre

fonction et vos coordonnées. Elle peut être incluse directement.

Piste pédagogiquePlusieurs modes opératoires peuvent être demandés dans le cadre de l'utilisation de la messagerie. Nousavons retenu ici celui de la signature.

Étape 1. Créer un nouveau courrier.Étape 2. Cliquer sur « Une signature ».

Étape 3. Sélectionner « Signatures ».

Étape 4. Créer une nouvelle signature ; lui donner un nom.


Étape 5. Ajouter les éléments essentiels à la signature (logo, nom, fonction, téléphone) et cliquer sur OK.

Étape 6. Rédiger un nouveau mail

7. Rédigez une procédure pour expliquer l’utilisation du cloud et du partage des documents entre collaborateurs.

Le cloud est un lieu de stockage qui permet un accès permanent, pratique et en fonction des besoins, à unréseau partagé et à un ensemble de ressources (fichiers, photos, bases de données, planning…). Laplateforme Maber-Co dispose d’un cloud auquel tous les employés peuvent accéder depuis n'importe quelsupport (PC, tablette, smartphone) connecté au réseau, pour stocker, archiver et partager des ressources.

Piste PédagogiqueDemander aux étudiants de réaliser la procédure sous la forme d'un schéma, d'une fiche de procédure oud'un mode opératoire à partir de n'importe quelle plateforme collaborative utilisée en classe : Googledrive, one drive…

Exemples de fiches de procédure pour le partage et le stockage.

PROCÉDURE d'utilisation du Maber-CloudPersonnes concernéesDate de créationÉTAPES1. Ouvrir la plateforme Maber-Co et entrer les identifiants et le mot de passe.2. Accéder aux applications de Maber-Co.3. Ouvrir Maber-Cloud.4. Ouvrir l'explorateur de fichier de votre ordinateur.5. Sélectionner le ou les fichiers à stocker.6. Glisser la sélection vers Maber-Cloud et le transfert se fait automatiquement.

PROCÉDURE de partage de documentPersonnes concernées


Date de créationÉTAPES1. Ouvrir la plateforme Maber-Co et entrer les identifiants et le mot de passe.2. Accéder aux applications de Maber-Co.3. Ouvrir Maber-Cloud.4. Rechercher le fichier ou le dossier à partager.5. Avec le clic droit, sélectionner partager.6. Entrer l'adresse de la personne avec qui vous souhaitez partager le document.7. Sélectionner les paramètres de partage et choisir les droits de partage (lecture,modification…) et valider une éventuelle date limite de partage.

Astuce : il est possible d'organiser le cloud comme un explorateur classique en créant des dossiers et dessous-dossiers.L'ensemble des dossiers ou fichiers partagés peuvent se retrouver en cliquant sur « partagés » dans lacolonne de gauche.

Mission 3 Développer le partage collaboratif et la conception des documents

8. Créez un modèle de document de lettre commerciale.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP7_Missions.dotx.Piste pédagogiqueLe document type peut être réalisé sur n'importe quel logiciel de traitement de texte. Il doit êtreenregistré sous la forme d'un modèle (*.dot sur Word par exemple) et créé selon la charte graphiqueprésentée en ressource 9.L'intérêt du modèle de lettre est qu'il s'agit d'un document non modifiable sous sa forme native. Celapermet d'harmoniser les courriers et de conserver une identité visuelle de l'entreprise.Le fichier peut être mis à disposition sur le cloud de l'entreprise et partagé avec l'ensemble du personnelsous un dossier "Modèles de document". Il est possible d'envoyer un courriel avec le lien de partage dudocument à l'ensemble du personnel.

9. Rédigez un courriel à votre responsable dans lequel vous lui soumettez ce document et lui proposez des solutions pour le diffuser et le faire utiliser par tous les salariés.

Piste pédagogiqueQuelques rappels sur les caractéristiques de la rédaction d'un courriel.

Message écrit dont le contenu doit être bref mais construit (introduction complète, développementstructuré et conclusion).

Style direct, clair et concis. Objet obligatoire et explicite. Règles de structuration d'un écrit professionnel : appellation (Madame, Monsieur…), formule de

politesse à adapter en fonction du destinataire et du contexte d'écrit.

De : Assistant(e) de gestionÀ : Marcelle BernadObjet : Enjeux de la communication internePJ : Modèle de lettre commerciale

Chère Madame,

Vous trouverez en pièce jointe le modèle de lettre commerciale, pour validation.Voici quelques solutions pour la diffuser et la faire utiliser.Envoyer le fichier par courriel à l'ensemble du personnel (mais il y a un risque que certains oublient de


l'enregistrer).Créer un dossier sur le Maber-Cloud dans lequel l'ensemble des modèles de documents sera classé et misà disposition de tous.Sensibiliser à l'utilisation des modèles de documents en argumentant sur l'harmonisation des usages,notamment la charte graphique, sur le gain de temps, sur la notoriété de l'entreprise…

Cordialement,


10. Schématisez la manière d’optimiser le stockage et les règles d’archivage en vigueur chez Maber.

Il s'agit ici de faire prendre conscience aux employés que le stockage doit être optimisé et qu'il faut trier,classer, archiver ou supprimer les documents régulièrement pour faciliter leur utilisation.


oui

Entraînement

Exercice 1

1. Élaborez une liste des tâches que vous devez effectuer et affectez pour chacune le module de la plateforme correspondant.

Tâches ModuleAvertir les clients du déménagement et de l'agrandissement des locaux

Réseau social d'entreprise ou e-mailing

Mettre à disposition des photos de la nouvelle collection

Réseau social d'entreprise

Faire parvenir au manager les photos et les rapports de performance

Partage de document sur le Maber-Cloud

Réunion entre les nouveaux fournisseurs et les membres de l'équipe commerciale

Voix, vidéos & réunion

Envoyer le devis JEANBART CourrielCréer un modèle de devis et le partager Maber-CloudFixer un rendez-vous pour la rédaction d'un rapport commun

Agenda & co-création de contenu

Mettre en place une veille informationnelle sur le principal concurrent

Sites & gestion de contenu

2. Rédigez le message à transmettre à nos clients via le réseau social de l’entreprise concernant l'agrandissement et le déménagement de l'entreprise.

Un changement de locaux peut constituer un vecteur pour renforcer votre image de marque. Il fautprofiter du déménagement pour faire passer un message fort à vos clients : « nous allons déménager pourréduire nos coûts et conserver des prix de vente raisonnables », ou « le regroupement de nos équipes vanous permettre d'accroître encore notre qualité de service ».Quel que soit le contenu de votre message, il doit donner à vos clients le sentiment qu'ils ont quelquechose à gagner dans votre déménagement.Informez vos partenaires le plus tôt possible de la date prévue et de vos futures coordonnées. Cela peut sefaire par une mention sous les signatures des courriels des collaborateurs, dans un bandeau déroulant survotre site Web, par l'envoi d'un courrier à tous vos clients…Il est aussi possible d'organiser un cocktail d'inauguration de vos nouveaux locaux, auquel vous convierezvos clients, prospects et autres partenaires.

Exemple de message« Chers clients, comme vous le savez déjà, la société Maber a déménagé afin d'améliorer la qualité de sesservices et de ses produits. Pour partager avec vous le plaisir de travailler dans nos nouveaux locaux etconsolider nos relations, nous vous invitons à venir nous rencontrer désormais au 42, rue de laBrossardière, à Mauléon. »


3. Concevez un modèle de devis automatisé qui pourrait être utilisé par tous les employés du servicecommercial et qui tienne compte des changements à la suite du déménagement.

Vous pouvez télécharger sur le site Foucher le fichier GP_15313_BLOC3_CHAP7_Exercice1.xltx.

4. Informez par courriel vos collaborateurs de la mise à disposition de ce devis sur la plateforme Maber-Co.

De : Assistant(e) de gestionÀ : Ensemble du personnelCc : Mme BernadObjet : Modèle de devis

Chers collègues,

Un modèle de devis est désormais accessible sur la plateforme Maber-Co dans le dossier Modèle dedocument.

Cliquez sur le lien pour y accéder directement.L’utilisation de ce modèle de devis est obligatoire pour toutes les relations commerciales, à compterd’aujourd’hui.

Cordialement,L’assistant(e) de gestion


Enregistrer sous un format modèle *.xlt

Insertion du logoChangement d’adresse, du numéro de téléphone et de l’adresse courriel

Exercice 2

1. Informez votre responsable par un courriel de l’intérêt d’une boîte à idées pour Natura jeux et précisez quelle forme de boîte choisir et comment la mettre en place en interne.

De : Assistant(e) de gestionÀ : Vincent LaforgueObjet : Boîte à idéesPJ : Note sur l’objectif et l’intérêt de mettre en place une boîte à idées

Monsieur,

Vous m’avez demandé d’étudier plusieurs solutions modernes qui permettraient d’améliorer lacommunication et d’impliquer davantage les salariés.Aujourd’hui les entreprises ont besoin d’être réactives voire proactives pour faire face à la concurrencetoujours plus importante. Pour innover, il existe un outil, c’est la boîte à idées 2.0, sans papiers volants niboîte en carton.La boîte à idées est un outil de collecte d'informations (avis, idées, projet, revendication,questionnement…) auprès des membres d'une PME. Elle permet d'impliquer les salariés dans la stratégieet le développement de l'entreprise.C'est également un outil de détection des dysfonctionnements qui permettra la mise en place de solutionscorrectrices.Elle permet enfin de stimuler l'esprit de création des salariés et de faire émerger des idées novatrices, trèsutiles dans notre domaine d'activité.Vous trouverez en pièce jointe une note plus détaillée sur les avantages pour notre entreprise de la miseen place d'un tel dispositif.


Pièce jointe du courriel.

Prénom NOMAssistant(e) de M. Laforgue

À Vincent LaforgueDirecteur généralLe 13/02/2019

Note sur l’objectif et l’intérêt de mettre en place une boîte à idées

Monsieur,

Natura Jeux connaît un développement et une croissance qui génèrent l’emploi de nouveaux salariés. Cesnouveaux salariés ne se sentent pas réellement intégrés et sont moins impliqués dans la stratégie de notresociété. La communication entre les salariés ne se fait pas aisément. De plus, l’agrandissement de nosateliers et l’éloignement des autres services cloisonnent davantage les différents secteurs de l’entreprise.

Dans ce cadre, vous m’avez demandé d’étudier plusieurs solutions modernes qui permettraientd’améliorer la communication et d’impliquer davantage les salariés.


Dans une entreprise, chaque collaborateur peut être source de créativité si on lui laisse la chance deproposer ses idées. Une boîte à idées digitalisée peut aider notre entreprise à évoluer et innover. Ellepermet :

- la création d’idées et la mobilisation des employés par le travail collaboratif ;- la construction, l’enrichissement et l’évaluation des idées en temps réel ;- la discussion, l'échange et le partage autour d’idées ;- la création d'arbres à idées pour arriver à L’IDÉE ;- une vue unique sur l’ensemble des idées générées et des multiples combinaisons possibles.

Voici quelques exemples d’utilisation :amélioration de produits/services ;

- développement de nouveaux produits/services/marchés ;- amélioration de l’expérience client ;- optimisation des processus et recherche de pistes d’efficience.

Voici 3 bonnes raisons de mettre en place un tel outil.1. Parce qu'une boîte à idées en ligne modernise l'entreprise.

Les dernières générations, appelées « digital natives », représenteront en 2020 75 % de la populationactive. Pour eux, l’utilisation d’outils digitaux au quotidien est une évidence, y compris au travail. Leurdonner la possibilité d’exposer leurs idées sur des outils en ligne augmentera leur satisfaction au travailet permettra de les impliquer davantage.

2. Parce que deux cerveaux valent mieux qu’un, et ainsi de suite…Grâce à ce type d’outils, l'entreprise permet la synergie des idées et tire profit de l’intelligence collective.À tout moment et n’importe où, les collaborateurs peuvent avoir accès à l'intranet pour y noter unenouvelle idée, aimer et commenter celle d’un(e) autre, réagir à une suggestion et pousser l’idée plus loin.La boîte à idées est un excellent moyen de développer l’innovation à moindre coût.

3. Parce que la boîte à idées est un formidable outil de cohésion.La boîte à idées en ligne permet de donner facilement aux employés la possibilité de faire partieintégrante de la stratégie de l’entreprise, d'apporter leur pierre à l’édifice, d’échanger, de partager… Ilsse sentiront ainsi écoutés et en phase avec l’entreprise.Chacun peut déposer son idée, voter, commenter ou enrichir les idées qu’il apprécie. C’est un moyenpour des collaborateurs qui ne se sont jamais parlé d’échanger, de se trouver des points communs ou dese soutenir. Aujourd’hui l’ambiance au travail est un des facteurs-clés d’engagement des employés, etdonc de productivité ; en France environ 43 % des salariés affirment que l’ambiance au travail l’emportesur le salaire.

Je préconise donc la mise en place d'une boîte à idées numérique, excellent outil de communication et decohésion des salariés.



2. Rédigez un rapport présentant les avantages et les inconvénients de créer un réseau social pour Natura Jeux et proposez quelques noms de réseau social d’entreprise susceptibles d’intéresser votremanager.

Prénom NOMAssistant(e) de M. Laforgue

À Vincent LaforgueDirecteur généralLe 13/02/2019

Rapport sur les avantages et les inconvénients de mettre en place un réseau social d'entreprise.

Monsieur,

Natura Jeux connaît un développement et une croissance qui génèrent l’emploi de nouveaux salariés.Ces nouveaux salariés ne se sentent pas réellement intégrés et sont moins impliqués dans la stratégie denotre société. Vous m'avez confié que la communication en interne a été négligée ces dernières annéeset que vous aimeriez instaurer une culture d’entreprise plus forte pour créer une cohésion d’équipe.Notre entreprise a besoin d'utiliser des outils modernes de communication. J'ai donc effectué desrecherches sur l’intérêt de développer un réseau social d’entreprise.

Les entreprises choisissent de développer un réseau social d’entreprise pour permettre les relations entreles salariés, organiser une veille informationnelle et permettre la création d’un collectif d’entreprise.Voici en résumé, quelques avantages et inconvénients dont il faudra tenir compte dans notre stratégie.

I. Les avantages d’un RSE bien utilisé.

1. Le développement de la productivité.Les RSE développent la collaboration entre les membres de l’organisation et favorisent le partage desconnaissances et la mise en commun des ressources de l’entreprise. L’accès simple, rapide et direct auxinformations représente un gain de temps considérable, qui permet aux salariés de se concentrer surd’autres tâches.

2. Le sentiment d’appartenir à un collectif et une cohésion renforcée.La multiplication des échanges entre les membres de l’organisation, quel que soit le service ou lesstatuts, développe un sentiment d’appartenance et renforce l’esprit de cohésion. Même si les relationssont virtuelles et à distance, les salariés se rapprochent au travers d’une culture commune et d’échangesréguliers.Le RSE favorise également l’intégration des nouveaux arrivants, en leur fournissant un accès immédiataux ressources. La culture d’entreprise transparaît plus rapidement et des éléments essentiels de travailsont à leur disposition, comme des procédures, la charte graphique, des éléments d’informations sur lesévénements organisés, etc. Les nouvelles recrues peuvent aussi, grâce à cet outil, tisser des liens avecleurs collègues.

Les réseaux sociaux d’entreprises présentent donc de nombreux avantages, tant pour les salariés quepour l’entreprise. Toutefois, l’utilisation des RSE n’est pas sans présenter quelques inconvénients dontil faut tenir compte.


II. Les risques potentiels.

1. L’acquisition des réflexes dans l’utilisation des RSE.Il faut obtenir l’adhésion des salariés pour assurer le développement du RSE. Certains pourraient y voirune charge de travail supplémentaire, ou manifester des réticences s’ils ne sont pas habitués au digital.Tout changement induit doit se faire en accord avec les membres de l’entreprise et il est nécessaire deprévoir une période de sensibilisation et d’accompagnement. En effet, tous les salariés ne sont pasconvertis aux outils numériques ; il sera nécessaire d’identifier ceux qui maîtrisent et ceux qui nemaîtrisent pas ces outils. La mise en place d’un tutorat entre les initiés et les novices prémunira de lafracture numérique et renforcera également la cohésion et la collaboration.

2. La maîtrise des échanges et des pratiques dans les RSE.Les RSE restent des outils professionnels qui doivent être utilisés dans un cadre professionnel. Il fautencadrer son usage par un règlement, de type charte informatique, pour éviter les dérives (échangesinappropriés, règlements de compte, utilisation à des fins personnelles, etc.). L’objectif est d’éviter aumaximum les écarts, en termes de temps passé sur le RSE mais aussi en termes de nature d’utilisation.La nomination d’un administrateur ou d’un modérateur est nécessaire pour veiller à la bonne utilisationdu RSE. L’administrateur pourra également être le référent pour l’ensemble du personnel et venir enassistance aux utilisateurs.

Parmi les RSE, fréquemment utilisés, on trouve des solutions bureautiques, comme Office 365,Yammer ou G Suite, et des solutions orientées gestion de projet ou espace collaboratif, comme Asana.

En résumé, les RSE sont des outils incontournables pour les entreprises qui désirent entrer dans l’èredigitale. Leur implantation est favorable à la collaboration et la cohésion des employés, et permet desgains de productivité, pour autant que certaines précautions soient mises en place.



http://www.journaldunet.com/solutions/dsi/1172834-microsoft-office-365-1/

http://www.journaldunet.com/solutions/dsi/1175187-google-apps-for-work/

https://www.yammer.com/?locale=fr

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Chapitre 1 Suivi administratif des dossiers du personnel... · Assurer le suivi administratif du personnel 3.1.1 Suivi des formalités et procédures d’embauche et de départ 3.1.2