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GED à pièce stratégique du SI
GED à référentiel stratégique
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Il y a quelques années, la GED (Gestion Electronique de Documents) était considérée comme un mal
nécessaire pour partager les données au sein des projets de construction et de gestion d’infrastructures. Mais la donne a changé. Les besoins ont évolué et un simple outil de GED « annexe » n’est plus suffisant pour répondre aux nouvelles méthodes de travail et aux contraintes de volumétrie.
Pourquoi cette évolution ?
Le marché des grands projets d’infrastructures est en plein transformation depuis plusieurs années avec le développement des PPP (Partenariats Publics Privés) qui poussent les sociétés à avoir une vision sur l’ensemble du cycle de vie (étude, construction, exploitation) mais aussi avec la part de plus en plus importante que prennent les équipements dans les projets et les nouvelles exigences et réglementation comme les contraintes environnementales.
Toutes ces évolutions impliquent le développement de nouveaux savoir-faire, de nouvelles technologies, de nouveaux métiers, de nouveaux équipements… Ces éléments sont directement créateurs de complexité et multiplient le nombre d’intervenants sur les projets. Les spécificités de ces métiers renforcent les besoins de collaboration mais aussi de confidentialité pour protéger le savoir-faire dans ces domaines très concurrentiels. En complément, ces compétences clés sont rares et il faut améliorer la productivité pour permettre aux acteurs de se concentrer sur leur valeur ajoutée.
Ces grands groupes ont donc besoin de faciliter l’accès des différents acteurs et de gérer des projets
de plus en plus importants impliquant des processus complexes et un volume de données croissant tout en assurant la maîtrise de la confidentialité. La marge des sociétés n’est plus uniquement liée au coût de construction mais aussi au coût d’exploitation, d’entretien et de gestion des obsolescences.
Ces besoins reposent directement sur la capacité à disposer d’un référentiel métier transverse au
projet et disponible durant tout son cycle de vie. Cette pièce « référentiel » est ainsi devenue un élément stratégique du système d’information et va
donc bien au-delà d’une simple armoire à plans. D’un site de stockage, le besoin est passé à un référentiel projet.
Mais cette évolution ne doit pas se faire au détriment d’une augmentation des coûts et des délais de
déploiement. Elle ne peut donc pas passer par des applications développées spécifiquement pour chaque projet. Un nouveau type d’application devait donc voir le jour pour répondre à ces impératifs :
Gérer la continuité entre l’avant-vente, le projet et la maintenance
Gérer les exigences et leurs relations avec les données et les documents,
Accélérer la gestion des réserves qui correspond à des paiements considérables.
Certains industriels et les ingénieristes subissent ces outils comme des contraintes. Il faut pourtant
réussir à les voir comme des opportunités, ou même des transformateurs de business. Une gestion de données efficace n’est plus uniquement un passage obligé pour collaborer. C’est devenu, face à l’évolution du marché, un accélérateur de projet et un moyen direct de piloter l’avancement et donc les recettes. Dans de nombreux projets la GED est devenu un moyen de garantir les paiements en fournissant les documents, preuve de l’état d’avancement du projet. En effet la maturité des documents est l’exact reflet de l’état du projet et devient la représentation physique de toutes les études et travaux effectués.
GED à référentiel stratégique
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Quel positionnement pour ce nouveau type d’application?
Pour répondre à ces nouveaux besoins, on retrouve aujourd’hui 4 briques stratégiques au sein des SI des grands projets sur les phases de planification, de construction et de maintenance.
: Référentiel de données global qui inclut :
GED
Gestion des conformités et exigences
Gestion des configurations
Gestion des réserves
…
Annuaire & Planification
Base géographique
BI
On voit bien que la GED n’est ici qu’une partie du référentiel global, à laquelle viennent s’ajouter de nombreux applicatifs métiers nécessaires pour gérer efficacement les données et les processus.
Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter : [email protected]
