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MA DSN PHASE 3 EN TOUTE SIMPLICITE
Les DSN de signalement
Ca y est ! Votre dossier de paie est paramétré,vos premières déclarations envoyées,
la DSN phase 3 est lancée.
Une première étape de franchie.
Malgré tout, vous vous sentez encore un peu perdu, vous n’êtes pastoujours certain ni de vos pratiques ni des données véhiculées par laDSN et vous avez le sentiment d’avoir perdu de l’autonomie face à unepaie dont les imbrications sont de plus en plus nombreuses.
Il nous apparait donc nécessaire de mettre en place un transfert decompétences qui vous donnera les moyens de reprendre en main votrepaie.
L’objectif de nos supports thématiques est de vous permettred’appréhender sereinement toutes les étapes nécessaires àl’établissement de vos DSN, de la tenue de la fiche du personnel àl’envoi des déclarations.
Les supports SERVIAL sont là pour vous aider et l’équipe paie reste à votre écoute :
- par téléphone au 04 72 52 22 33
- par mail à l’adresse [email protected]
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DSN signalement arrêt de travail
La théorie p. 5
L’arrêt initial p. 6
La reprise anticipée p. 8
La prolongation p. 9
L’envoi p. 10
Les points de vigilance p. 11
DSN fin de contrat
La théorie p. 14
La pratique p. 15
Les points de vigilance p. 17
Les DSN de signalement : Sommaire
DSN SIGNALEMENT ARRETS DE TRAVAIL
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La DSN signalement arrêts de travail : La théorie
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Dans le contexte de la DSN, la fonction Arrêts de travail du menu « Gestion / Arrêts de travail » devient le point d'entrée de tous les arrêts de travail.
Une DSN de signalement « arrêt de travail » est établie par évènement de nature : maladie, maternité, paternité …
Une DSN de signalement « reprise anticipée » est faite si le salarié reprend son travaille avant la date de reprise normale.
Quand doit être envoyé le signalement d'arrêt de travail ?
Si subrogation : le 5 ou le 15 du mois suivant, avec la DSN mensuelle.
Si pas de subrogation : au cours du mois (dans les 5 jours ouvrés suivant la datede connaissance de l'évènement).
Rappel des règles de substitution
L’historique nécessaire pour transmettre un signalement arrêt de travail est de 3DSN mensuelles pour le cas général.
Font exception :• dans le cas ou sur les 3 derniers mois, le salarié a travaillé moins de
150h alors un historique de 6 mois de DSN mensuelles est demandé,• les VRP, pour lesquels est attendu un historique de 12 mois,• les AT-MP, pour lesquels un historique de 12 mois est nécessaire.
A noter également qu’il est nécessaire pour chaque mois d’historique, que lesalaire rétabli soit présent.
Particularités de l’arrêt de travail Paternité
Attention, une DSN de signalement « Arrêt de travail de nature Paternité » nedoit pas être envoyée par anticipation.Le signalement arrêt de travail ne doit être transmis qu'à partir du démarrageeffectif de l'arrêt paternité.Tout arrêt paternité qui n'est pas pris dans son intégralité (11 ou 18 jours) doitfaire l'objet d’une DSN "Reprise anticipée".
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La DSN signalement arrêt de travail : l’arrêt initial
Les arrêts de travail doivent être saisis dans la fonction « Arrêts de travail » dumenu gestion, soit en cliquant sur « + » soit en accédant aux fonctions par leclic droit de la souris.
Tous les arrêts de travail devront être associés à un salarié et à une natured’absence : maladie, maternité …
Selon le paramétrage de votre dossier, la validation de l’arrêt de travail généreradirectement l’absence dans le bulletin du salarié (période, motif et valorisation).
L’absence reste modifiable dans le bulletin du salarié.
La date de reprise ne doit pas systématiquement être alimentée.Elle ne doit l'être que dans le cas où elle est connue et passée au moment del'envoi du signalement.
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Auparavant, lors de la création d’un arrêt subrogé, la Paie proposait une date defin de subrogation égale à la date de la fin d’arrêt. Dorénavant, le champ restevierge, vous devez l’alimenter :
- lors de la saisie d’un arrêt subrogé, il faut modifier la date de fin desubrogation. Par exemple, si le salarié a droit, conventionnellement, à 3 mois desubrogation, alors que l’arrêt ne dure qu’une semaine, il faut indiquer les 3 moisdans la période de subrogation portée par le signalement arrêt de travail.
- Dans le cas de prolongation d’un arrêt déjà envoyé, en signalement, avec unedate de fin de subrogation égale à la fin d’arrêt, il faudra prendre contact avec laCPAM pour l’informer de la situation.
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Le seul cas de transmission d’un signalement de reprise est la reprise anticipée.Si la reprise a lieu à la date prévue, il n’y a pas de DSN à établir.
L’utilisateur renseignera, directement dans l’arrêt, la date de reprise anticipée.
Pour générer cette DSN, il faut retourner sur l'arrêt de travail initial, cocher« Anticipée » et saisir la date réelle de reprise.La DSN mensuelle véhiculera la nouvelle date de reprise réelle.
Après modification de l’arrêt, il faut l’émettre à nouveau en DSN.
La DSN signalement arrêt de travail : la reprise anticipée
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La DSN signalement arrêt de travail : la prolongation
En cas de prolongation d’arrêt de travail, il ne faut pas transmettre de DSNsignalement Arrêt de travail. Il faut simplement prolonger l’arrêt initial.
La CNAM est informée d’une prolongation d'arrêt de travail via :
- l’arrêt papier du médecin,- la prochaine DSN mensuelle qui véhiculera la nouvelle date defin prévue de l’arrêt de travail.
Pour une prolongation d’arrêt, il n’y a pas de DSN de signalement à produire.
En revanche, la prolongation doit être portée dans la DSN mensuelle.
La prolongation devra être déclarée dans la gestion des arrêts de travail.
Il faudra se positionner sur l’arrêt initial et en demander la prolongation soit parl’icone soit en utilisant le clic droit.
Automatiquement, un arrêt de travail de type prolongation sera crée.
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La DSN signalement arrêt de travail : l ’envoi
Une fois les arrêts de travail saisis, il convient de procéder à leurtransformation en DSN, soit en cliquant sur le bouton « DSN – Arrêts detravail », soit par un clic droit dans la liste des arrêts de travail puis « DSN –Arrêts de travail »
Le module Déclarations Sociales démarre en Mode DSN Arrêt de travail etpropose les différentes options de transfert des données.
Tous les arrêts de travail validés sont repris dans la DSN mensuelle :
- La date et le motif de reprise sont renseignés si la reprise a eu lieu,
- Pour un arrêt sur 2 mois, la date et le motif de reprise seront renseignéssur la DSN mensuelle du 2ème mois
Pour rappel les arrêts de type prolongation ne font pas l’objet d’une DSN designalement.
Pensez bien à utiliser les outils de contrôle mis à votre disposition.
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La DSN signalement arrêt de travail : les points de vigilance
Le salaire rétabli : il correspond au salaire que le salarié aurait dû toucher s’il n’avait pas été absent durant le mois. Il est alimenté directement par les rubriques de brut du bulletin et doit être systématiquement contrôlé dans la DSN mensuelle.
Si vous constatez une anomalie de calcul pour le salaire rétabli, veuillez vous rapprocher du support SERVIAL pour vérification et réajustement.
J’ai saisi une absence mais je ne suis pas d’accord avec le nombre d’heures calculées
Il ne faut jamais forcer le nombre d’heures dans le corps du bulletin. Cela est aussi valable pour les heures supplémentaires. Certains calculs de paie ne s’appuient pas sur les éléments visibles dans le corps du bulletin mais sur des constantes.
Il faut donc se rendre dans les valeurs de base et ajuster la valorisation horaire à la hausse ou à la baisse en utilisant la colonne « Valeur ».
Le salaire brut de mon salarié est négatif, que dois-je faire ?
Sans intervention de votre part, un salaire brut négatif aura pour effet de fausser le calcul du plafond de la Sécurité Sociale.Ainsi, toutes les rubriques dont l’assiette est la tranche A ne se calculeront pas. Par exemple, la rubrique 2200 « URSSAF Vieillesse plafonnée » sera absente du bulletin car non valorisée.
Dans ce cas, il faut se rendre dans les valeurs de base du bulletin salarié et saisir un plancher théorique négatif plus important que son salaire brut.Mettre par exemple -9999.
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DSN SIGNALEMENT FIN DE CONTRAT
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La DSN signalement fin de contrat : La théorie
Le signalement de « Fin de contrat » doit être envoyé dans les 5 jours quisuivent le départ du salarié.
La fin de contrat de travail sera reportée dans la DSN mensuelle.
La reconstitution de l’AED est réalisée à partir du signalement de fin de contratet des données de paie mensuelles du salarié sur les 12 derniers mois antérieursau dernier jour travaillé payé.
Attention, le signalement pourra donner lieu à reconstitution de l’AEDuniquement si les conditions suivantes sont respectées :
- Le NIR doit être correct,
- L’historique des DSN mensuelles doit être suffisant,
- Pas de chevauchement de périodes de paie,
- Pas de cumul négatif des rémunérations ou des durées d’absence.
Nous attirons votre attention sur le caractère non libératoire à ce jour de laproduction de signalements de fin de contrat de travail.
Vous devez impérativement consulter le tableau de bord de la DSN et récupérerl’AER, en retour du signalement, et la remettre au salarié.
Si l’AER n’apparaît pas, cela signifie que la qualité de vos données antérieuresn’est pas suffisante pour la produire et que vous devez, en conséquence, utiliserl’ancienne procédure.
Les informations relatives à la sortie sont saisies en paie avant établissement dubulletin, dans la fiche du personnel en utilisant exclusivement le bouton « Détailcontrat » disponible dans l’onglet «contrat ».
Tous les champs doivent être renseignés : date de fin du contrat, dernier jourtravaillé payé, motif de rupture, réalisation du préavis.
De plus, en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle, les dates denotification, d’engagement et de signature sont obligatoires.
Lors de la validation des changements, il faut enregistrer le changement desituation administrative du salarié.
Veillez à bien utiliser les rubriques existantes, sans en modifier la destination,notamment pour les sommes liées à la rupture.
Attention à ne pas confondre « indemnité de congés payés » et « indemnitéscompensatrice de congés ».
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La DSN signalement fin de contrat : la pratique
Les signalements de fin de contrat de travail sont crées à partir de la liste dessalariés, menu clic droit – Etats administratifs / DSN – fin de contrat de travail.
Le module DS se lance en mode « DSN fin de contrat » et propose différentesoptions de transferts des données.
Une fois votre DSN établie, pensez bien à utiliser les outils de contrôle mis àvotre disposition.
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Contrat court : salarié avec entrée et sortie dans le mois.
Il est impossible d’envoyer une DSN de signalement dans le mois (arrêt detravail ou fin de contrat) tant qu’aucune DSN mensuelle n’a encore ététransmise pour ce salarié.
Il faut attendre l’envoi de la première DSN mensuelle pour signaler un arrêtde travail ou la rupture du contrat de travail.
Déclarer un bulletin après le départ du salarié (bulletincomplémentaire)
Pour déclarer un bulletin pour un salarié sorti, il convient de réaliser lesmanipulations suivantes :- cocher "Bulletin complémentaire à réaliser" en page "Contrat" de la fichedu personnel,- ne pas supprimer les éléments de l’onglet paie, notamment la duréecontractuelle du contrat,- enregistrer le changement de situation,- réaliser le bulletin en Gestion / Bulletin salarié- sur le bulletin, le bouton "Période" reprend par défaut les dates du dernierbulletin clôturé pour ce salarié. Les dates peuvent être modifiées maistoujours pour être rattachées à un bulletin déjà clôturé.
Après la clôture mensuelle, il faut revenir sur la fiche du salarié, décocherdans l’onglet contrat « bulletin complémentaire à réaliser » et enregistrer lechangement de situation.
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La DSN signalement fin de contrat : les points de vigilance
Sur le mois d’embauche ou de départ, le nombre de jours de congéspayés acquis est faux.
Les congés payés acquis sont alimentés par une constante de type« valeur ». Ce nombre est donc de 2,5 ou 2,08 selon votre méthode dedécompte.
Lors de l’établissement de la première ou de la dernière paie, il convient deproratiser ce nombre. C’est l’arrondi supérieur qui devra être porté dans lebulletin du salarié dans l’onglet « Congés / Absences ».
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