Gérer l’information en tant qu’actif :Méthodologie pour une tenue de documents

efficace

Le moment est bon pour réaliser des gains considérables

- BAC joue un rôle clé pour aider et conseiller les ministères qui visent la conformité avec la Directive sur la tenue de documents;

- une couverture de disposition globale et claire est un élément important de la Directive;

- il s’agit d’une occasion de travailler en étroite collaboration et plus efficacement que jamais, afin d’atteindre des résultats significatifs.

Les deux font la paire

BAC doit : faciliter la GI au sein du gouvernement du Canada (GC), en

particulier de l’information numérique s’assurer que l’information à valeur continue est identifiée et

préservée être reponsable des décisions finales de ce qui est gardé et

ce qui est supprimé

Les institutions doivent être conformes avec la Directive d’ici 2014: identifier l’information nécessaire aux opérations décider qui doit saisir et gérer l’information s’assurer que l’information est en sécurité et accessible détruire l’information lorsqu’elle ne sert plus documenter le tout

Que nous disent les institutions?

« Donnez-moi une autorisation de disposition plus rapidement. »

« Comment tenir compte des risques impliqués? » « Aidez-moi à comprendre ce que je dois conserver et

ce que vous voulez. » « Laissez-moi détruire mon legs documentaire. » « Donnez-moi des outils faciles à utiliser. » « Aidez-moi à relever le défi du numérique d’ici 2017. » « Aidez-moi à être conforme à la Directive d’ici 2014. » « Rendez la GI intuitive et en continuité avec les

opérations. »

Où s’en va-t-on?

- Convergence des pratiques opérationnelles et de la technologie

- Environnement de travail entièrement numérique et portable

- Gestion de l’information plus écologique, plus efficace et moins onéreuse

La culture change, avec ou sans nous

Notre réponse : la Méthodologie de tenue de documents

Un processus qui est :

Plus rapide : blocs de 3-6 moisCollaboratif : équipes d’experts dédiées (institutions et

BAC)Nourri par une analyse de risquesAdapte des outils génériques aux contextes

particuliersTire profit des connaissances existantes Sur le Web et intégré

Comment y arriver : les étapes de la MTD

ACTIVITÉS CONTINUES

TD continue &disposition

Le bureau numérique déployé

TD continue &disposition

Le bureau numérique déployé

66

ÉVALUATION UNIQUE

Collecte de données

Contexte institutionnel et contrôles en TD

Collecte de données

Contexte institutionnel et contrôles en TD

33

Coup d’envoiMobiliser les intervenants clés face à la valeur opérationnelle

et archivistique

Coup d’envoiMobiliser les intervenants clés face à la valeur opérationnelle

et archivistique

22

Détermination de la valeur et mise en place des contrôles

Ressources documentaires institutionnelles

Détermination de la valeur et mise en place des contrôles

Ressources documentaires institutionnelles

44

Combiner le tout

Cadre institutionnel en TD

Combiner le tout

Cadre institutionnel en TD

55

Suivi &Reddition de comptes

Suivi &Reddition de comptes

77

Planification &Priorisation

Planification institutionnelle

Planification &Priorisation

Planification institutionnelle

11PLANIFICATION

Phase de Planification et

Priorisation

Septembre 2011 – Décembre 2011

Phase d’évaluation

unique

TD continue et phase de

disposition

Diagnostic et degré de préparation

État de la situation Rapport environnemental

Énoncé de valeur préliminaire et évaluation des risques

Approche, protocole d’entente et plan du projet

Disposition en amont

Instrument de responsabilité en TD

Rapports de diligence requise

Disposition globale (par groupement)

Groupements 3 – 6 mois

Désignation pour les Recordkeepers

Dépôts et contrôles en TD

Certification et formation

Lacunes et plan d'action

Janvier 2012 – Mars 2014

Continue

Compléter Phase 2

«ce qu’on sait » «ce qu’on doit savoir »

Exigences pour la conformité avec la Directive en TD

Produits de la Méthodologie en TD

Rôles pour les spécialistes en GI

1 2 3

Disposition continue

La vision: juste une application

• Les personnes travaillent où elles le veulent• Elles connaissent leurs responsabilités en matière de TD• Elles peuvent déterminer et étiqueter l’information immédiatement dès la saisie• Elles peuvent récupérer les ressources documentaires, et ce, tant qu’elles en ont besoin

Pourquoi ça marche

- La méthodologie repose sur les leçons apprises et les résultats des projets pilotes des trois dernières années sur divers éléments de la tenue de documents;

- La méthodologie tire profit du travail des institutions et transforme d’autres processus de reddition de comptes et de responsabilité;

- La méthodologie s’adapte au niveau de complexité et aux connaissances en matière de tenue de documents des institutions;

- La méthodologie est basée sur un modèle de prestation de services qui tient compte de la complexité et du profil de risque des organisations.

Qu’avez-vous à y gagner?

Un processus qui comprend : Des exigences et des outils d’engagement pour la conformité

avec la Directive sur la tenue de documents La conformité avec la Directive d’ici 2014 grâce à :

un instrument de responsabilisation en TD harmonisé avec l’AAP, qui comprend les rapports liés à l’information

L’assignation des responsables de la tenue de documents dès la saisie

rôles des spécialistes en GI Disposition complète

décisions de conserver/détruire pour vos RD décisions exécutoires prévues tout au long du processus capacités de transfert numérique d’ici 2017

La suite [révisé]

1. Lettre de Daniel Caron, incluant le Sondage d’initiation (17 mai 2011)

2. Rencontres avec les organisations du GC — formation générique et début de la planification (Été et automne 2011)

3. Phase de planification et de formation (sept. – déc.)

4. Phase de mise en œuvre avec tous les organisations du GC (jan. 2012 – juin 2014)