Guide de l’utilisateur - UPS · Les Préférences vous font gagner du temps en vous permettant de définir l’affichage de vos renseignements d’envoi . Cliquez sur le bouton

Guide de l’utilisateurQuantum ViewMC Manage

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Quantum ViewMC Manage — Guide de l'utilisateur

Table des matières

Quantum ViewMC Manage — Guide de l’utilisateur

Aperçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

Envois sortants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Envois entrants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Envois tiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Envois combinés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Importations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Plage de dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Filtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Ajouter/supprimer des champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Rechercher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Enregistrer et planifier des affichages personnalisés . . . . . . . . . . . 18

Alertes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Assistance technique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

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AperçuQuantum ViewMC est un éventail de services conçu pour accroître la visibilité des mouvements de marchandises . Cette visibilité peut vous aider à améliorer le rendement de pratiquement tous les secteurs fonctionnels de votre entreprise : service à la clientèle, ventes, comptes débiteurs, gestion des stocks, etc .

Quantum ViewMC ManageQuantum View Manage est une application Web gratuite qui permet à un ou plusieurs utilisateurs au sein de votre organisation de contrôler rapidement et facilement tous vos envois UPS®

à partir de tout ordinateur connecté à Internet . Quantum View Manage peut être configuré pour que vous puissiez voir vos envois UPS sortants/entrants/de tiers . La visibilité comprend à la fois les envois nationaux et internationaux utilisant les services de colis UPS ainsi que les services de fret terrestre, aérien et maritime .

Données Quantum ViewMC

L’application Quantum View Data est idéale pour les entreprises qui souhaitent intégrer la visibilité de l’information au sein de logiciels d’application et de bases de données internes . Les renseignements relatifs aux envois de vos colis entrants, sortants et tiers sont disponibles sur des fichiers de données au format CSV, fichier plat et XML pour intégrer facilement vos propres systèmes .

Quantum View NotifyMC

Quantum View Notify établit des mises à jour relatives au statut d’envoi prioritaire de colis et de fret . Que vous vouliez vous maintenir informé ou maintenir votre client informé, les notifications courriel (ou par SMS quand cela est possible)

vous permettent de déterminer facilement le moment où les marchandises sont envoyées et reçues ou quand une exception survient entre l’envoi et la réception .

Configuration du système requiseQuantum View Manage s’exécute entièrement à partir de votre navigateur . Une connexion Internet est donc nécessaire . Adobe Flash Player version 10 .2 ou ultérieure doit être installé sur votre ordinateur . Il est disponible gratuitement sur http://get.adobe.com/flashplayer . Pour les systèmes d’exploitation Microsoft® Windows®, UPS est compatible avec les navigateurs Firefox, Chrome et Internet Explorer . Pour les systèmes d’exploitation Apple®, nous sommes compatibles avec les navigateurs Firefox, Chrome et Safari . Les autres navigateurs et plateformes ne sont pas officiellement compatibles .

ConnexionDès votre inscription, UPS vous fera parvenir deux courriels séparés . Le premier vous fournira votre code d’utilisateur Quantum View Manage et l’autre, votre mot de passe temporaire . Rendez-vous sur ups.com® et cliquez sur Connexion en haut de la page . Les utilisateurs qui se connectent en utilisant un mot de passe temporaire doivent créer un nouveau mot de passe .

Si vous avez oublié votre code d’utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur Code d’utilisateur ou mot de passe oublié sur la page Connexion .

Remarque : Pour les codes d’utilisateur et les mots de passe, le système fait une distinction entre les majuscules et les minuscules. Si vous essayez de vous connecter sans succès trois fois de suite, votre code d’utilisateur sera bloqué pour une durée de 30 minutes.

Microsoft et Windows sont des marques déposées ou des marques de commerce de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d’autres pays.Apple est une marque de commerce d’Apple Inc., enregistrée aux États-Unis et dans d’autres pays.

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Aperçu (suite)

NavigationCliquez sur Quantum View Manage dans le menu Suivi sur ups.com L’application affichera un récapitulatif de vos envois organisé sous cinq onglets différents : Envois sortants, Envois entrants, Envois tiers, Combinés et Importations . Sélectionnez l’onglet approprié en fonction du type d’envoi que vous voulez consulter .

Pour utiliser un onglet approprié, un ou plusieurs privilèges doivent vous être attribués . Un privilège est un numéro de compte ou lieu de réception auquel vous avez accès dans Quantum View Manage . Pour obtenir des privilèges, veuillez communiquer avec l’Administrateur Quantum View de votre entreprise .

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Aperçu (suite)

PréférencesLes Préférences vous font gagner du temps en vous permettant de définir l’affichage de vos renseignements d’envoi . Cliquez sur le bouton Préférences vous gérer vos paramètres .

• Onglet par défaut : Vous pouvez utiliser jusqu’à cinq onglets . Vous pouvez sélectionner un onglet comme étant le premier onglet à s’afficher à chacune de vos connexions .

• Vue par défaut : Dans chaque onglet, plusieurs vues sont possibles . Vous pouvez sélectionner une vue comme étant la première à s’afficher chaque fois que vous visitez cet onglet . Ou sélectionner Ma dernière vue pour afficher la vue telle qu’elle était la dernière fois que vous avez utilisé Quantum View Manage .

• Nombre de jours disponibles pour l’affichage : Sélectionner la période à utiliser comme période par défaut pour chaque onglet .

• Fuseau horaire par défaut : Sélectionner le fuseau horaire généralement utilisé pour Quantum View Manage .

• Affichage du poids en : Les utilisateurs inscrits pour l’onglet Envois entrants peuvent décider si leur Récapitulatif d’envois entrants doit afficher le poids des livraisons prévues en livres ou en kilogrammes .

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Envois sortantsL’onglet Envois sortants affiche le récapitulatif des envois colis et fret envoyés par votre entreprise . Votre récapitulatif comprend les envois pour tous les comptes UPS attribués à vos privilèges Quantum View Manage . D’autres collaborateurs au sein de votre entreprise peuvent avoir des comptes différents et donc un récapitulatif différent du vôtre .

Le tableau Récapitulatif des envois sortants regroupe vos envois dans une rangée séparée pour chaque compte UPS qui vous est attribué . Ces comptes peuvent comprendre des comptes d’expédition de colis à six chiffres, des comptes d’expédition de fret terrestre à huit chiffres et des comptes d’acheminement de fret aérien et maritime à neuf chiffres selon les types de service UPS que votre entreprise utilise et les comptes spécifiques qui vous ont été attribués par votre administrateur Quantum View . Le récapitulatif affichera, le cas échéant, le pseudo du compte à la place du numéro de compte lui-même .

Le Récapitulatif d’envois sortants catégorise vos envois en une colonne séparée en fonction du statut actuel de chaque envoi .• Manifeste — Les renseignements relatifs à l’envoi (manifeste)

ont été envoyés à UPS par l’expéditeur mais l’envoi n’est pas encore parvenu au réseau UPS .

• En transit — Les envois à l’intérieur du réseau UPS sont acheminés vers leur destination finale et toutes les exceptions connues ont été résolues .

• Prêt à être livré — Les envois sont dans leur dernière phase de livraison vers leur destination finale, généralement le jour même ou le jour ouvrable suivant .

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Envois sortants (suite)

• Prêt pour le ramassage — Colis qui ont été livrés à un Point d’accèsMC UPS, et prêts à être ramassés par le destinataire .

• Exception — Envois pour lesquels une exception non résolue est enregistrée .

• Livré — Envois remis au destinataire à leur destination finale .• Annulé — Envois annulés par l’expéditeur après que l’information

du manifeste ait été envoyée à UPS .

La liste de Détails de l’envoi située juste en dessous du tableau récapitulatif fournit des renseignements supplémentaires concernant chaque envoi actuellement affiché dans votre récapitulatif . Sélectionnez un numéro de suivi dans la liste afin d’afficher davantage de renseignements sur cet envoi spécifique . Vous pouvez également envoyer par courriel les renseignements pour un maximum de vingt envois en cliquant sur le bouton Courriel . Ou télécharger la liste complète en cliquant sur le bouton Télécharger en CSV .

Quantum View Manage fournit différents outils de personnalisation d’affichage de votre envoi permettant le récapitulatif des envois considérés comme les plus importants . Vous pouvez même créer (et enregistrer) des affichages personnalisés multiples, chacun concernant un sous-ensemble particulier de la totalité de vos envois . Consultez les sections suivantes de ce Guide de l’utilisateur sur la façon d’utiliser ces outils :1 Plage de dates2 Filtres3 Ajouter/supprimer des champs4 Rechercher5 Enregistrer et planifier des affichages personnalisés6 Alertes

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Envois entrantsL’onglet Envois entrants affiche un récapitulatif des envois colis et fret qui sont destinés à votre entreprise . Votre récapitulatif comprend les envois à destination de tous les points de service UPS attribués à vos privilèges Quantum View Manage . D’autres collaborateurs au sein de votre entreprise peuvent avoir différents emplacements et donc, un récapitulatif différent du vôtre .

Le tableau Récapitulatif des envois entrants regroupe vos envois en une colonne séparée pour chaque emplacement UPS qui vous est attribué . Ces emplacements peuvent comprendre les adresses et/ou codes d’emplacement des destinataires associés à de petits envois de colis, des comptes d’expédition de fret terrestre à huit chiffres, des comptes d’acheminement de fret aérien et maritime à neuf chiffres en fonction des types d’envois UPS que votre compagnie reçoit et des emplacements spécifiques qui vous sont attribués par votre administrateur Quantum View . Le récapitulatif affichera, le cas échéant, le pseudo de l’emplacement à la place du numéro de compte lui-même .

Le Récapitulatif d’envois entrants catégorise vos envois en une colonne séparée en fonction de la date de livraison prévue de chaque envoi . Les envois pour lesquels la date de livraison prévue n’est pas disponible sont classés en une seule colonne au niveau du bord droit du tableau .

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Envois entrants (suite)

La liste des Détails de livraison située juste en dessous du tableau récapitulatif fournit des renseignements supplémentaires pour chaque envoi actuellement affiché dans votre récapitulatif . Sélectionnez un numéro de suivi dans la liste pour afficher davantage de renseignements concernant un envoi spécifique . Vous pouvez également envoyer par courriel les renseignements pour un maximum de 20 envois en cliquant sur le bouton Courriel . Ou télécharger la liste complète en cliquant sur le bouton Télécharger en CSV .

Quantum View Manage fournit différents outils de personnalisation d’affichage de votre envoi permettant le récapitulatif des envois considérés comme les plus importants . Vous pouvez même créer (et enregistrer) des affichages personnalisés multiples, chacun concernant un sous-ensemble particulier de la totalité de vos envois . Consultez les sections suivantes de ce Guide de l’utilisateur sur la façon d’utiliser ces outils :1 Plage de dates2 Filtres3 Ajouter/supprimer des champs4 Rechercher5 Enregistrer et planifier des affichages personnalisés6 Alertes

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Envois tiersL’onglet Envois tiers affiche un récapitulatif des envois colis et fret qui ont été envoyés par un tiers au nom de votre entreprise (vous n’êtes généralement que le payeur) . Votre récapitulatif comprend les envois pour tous les comptes UPS attribués à vos privilèges Quantum View Manage . D’autres collaborateurs au sein de votre entreprise peuvent avoir des comptes différents et donc un récapitulatif différent du vôtre .

Le tableau de Récapitulatif d’envois tiers regroupe vos envois en une colonne séparée pour chaque compte UPS qui vous est attribué . Ces comptes peuvent inclure des comptes d’expédition de colis à six chiffres, des comptes d’expédition de fret terrestre à huit chiffres et des comptes d’acheminement de fret aérien et maritime à neuf chiffres selon les types de services UPS utilisés par votre entreprise et les comptes spécifiques qui vous ont été attribués par votre administrateur Quantum View . Le récapitulatif affichera, le cas échéant, le pseudo du compte à la place du numéro de compte lui-même .

Le récapitulatif d’envois tiers catégorise vos envois en une colonne séparée en fonction du statut actuel de chaque envoi .• Manifeste — Les renseignements d’expédition (manifeste) ont été

envoyés à UPS par l’expéditeur mais l’envoi n’est pas encore parvenu au réseau UPS .

• En transit — Les envois à l’intérieur du réseau UPS sont acheminés vers leur destination finale et toutes les exceptions connues ont été résolues .

• Prêt à être livré — Les envois sont dans leur dernière phase de livraison vers leur destination finale, généralement le jour même ou le jour ouvrable suivant .

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Envois tiers (suite)

• Prêt pour le ramassage — Colis qui ont été livrés à un Point d’accèsMC UPS, et prêts à être ramassés par le destinataire .

• Exception — Envois pour lesquels une exception non résolue est enregistrée .

• Livré — Envois remis au destinataire à leur destination finale .• Annulé — Envois annulés par l’expéditeur après que l’information

du manifeste ait été envoyée à UPS .

La liste des Détails de livraison située juste en dessous du tableau récapitulatif fournit des renseignements supplémentaires pour chaque envoi actuellement affiché dans votre récapitulatif . Sélectionnez un numéro de suivi sur la liste afin d’afficher davantage de renseignements concernant un envoi spécifique . Vous pouvez également envoyer les renseignements par courriel pour un maximum de vingt envois en cliquant sur le bouton Courriel . Ou télécharger la liste complète en cliquant sur le bouton Télécharger en CSV .

Quantum View Manage fournit différents outils de personnalisation d’affichage de votre envoi permettant le récapitulatif des envois considérés comme les plus importants . Vous pouvez même créer (et enregistrer) des affichages personnalisés multiples, chacun concernant un sous-ensemble particulier de la totalité de vos envois . Consultez les sections suivantes de ce Guide de l’utilisateur sur la façon d’utiliser ces outils :

1 Plage de dates2 Filtres3 Ajouter/supprimer des champs4 Rechercher5 Enregistrer et planifier des affichages personnalisés6 Alertes

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Envois combinésL’onglet Envois combinés indique simplement une combinaison des envois affichés dans vos onglets Envois sortants, Envois entrants et Envois tiers . Il comprend tous les envois disponibles dans ces autres onglets combinés en une seule liste . D’autres collaborateurs au sein de votre entreprise peuvent avoir des comptes et emplacements différents et donc avoir un récapitulatif différent du vôtre .

Le récapitulatif décompte les Envois sortants, Envois entrants et Envois tiers actuellement affichés dans l’onglet Envois combinés . Si ce nombre dépasse le nombre maximum d’affichages que Quantum View Manage peut accepter, vous devez utiliser la plage des dates et les filtres pour afficher un nombre d’envois inférieur .

La liste des Détails des envois située juste en dessous du récapitulatif fournit davantage de renseignements sur chaque envoi actuellement affiché dans le récapitulatif . Sélectionnez un numéro de suivi dans la liste pour afficher davantage de renseignements concernant un envoi spécifique . Vous pouvez également envoyer les renseignements par courriel pour un maximum de vingt envois en cliquant sur le bouton Courriel . Ou télécharger la liste complète en cliquant sur le bouton Télécharger en CSV .

Quantum View Manage fournit différents outils de personnalisation d’affichage de votre envoi permettant uniquement le récapitulatif des envois considérés comme les plus importants . Vous pouvez même créer (et enregistrer) des affichages personnalisés multiples, chacun concernant un sous-ensemble particulier de la totalité de vos envois . Consultez les sections suivantes de ce Guide de l’utilisateur sur la façon d’utiliser ces outils :1 Plage de dates2 Filtres3 Ajouter/supprimer

des champs

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affichages personnalisés6 Alertes

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ImportationsL’onglet Importations affiche un récapitulatif des déclarations en douane déposées par le service de courtage d’UPS pour les colis importés par votre entreprise . Votre récapitulatif comprend les renseignements pour tous les comptes importateurs UPS attribués à vos privilèges Quantum View Manage . D’autres collaborateurs au sein de votre entreprise peuvent avoir des comptes différents et donc un récapitulatif différent du vôtre .

Le tableau récapitulatif des envois importés regroupe vos déclarations dans une colonne séparée pour chaque compte importateur UPS qui vous est attribué . Le récapitulatif affichera, le cas échéant, le pseudo du compte à la place du numéro de compte lui-même . Le tableau fournit ensuite un récapitulatif pour chaque compte du nombre d’envois (déclarations en douane déposées) effectués dans la plage de dates sélectionnée et des frais d’importation estimés associés à ces envois .

Remarque : Tous les frais affichés dans l’onglet Importations représentent des estimations basées sur les renseignements des déclarations en douane concernant ces envois. Les frais définitifs sont disponibles sur votre facture UPS.

Pays d’importation : Si vous avez les privilèges vous permettant de visionner les renseignements relatifs aux importations de votre entreprise dans plus d’un pays, sélectionnez le pays concerné sur le menu .

La liste des Détails des envois située juste en dessous du récapitulatif fournit davantage de renseignements sur chaque envoi actuellement affiché dans le récapitulatif . Sélectionnez un numéro de suivi dans la liste pour afficher davantage de renseignements concernant un envoi spécifique . Vous pouvez également envoyer les renseignements par courriel pour un maximum de vingt envois en cliquant sur le bouton Courriel . Ou télécharger la liste complète en cliquant sur le bouton Télécharger en CSV .

Cliquez sur le bouton Télécharger les images pour télécharger les images des documents des envois de la liste . Si la taille des documents dépasse le poids maximum que Quantum Manage View peut télécharger, vous devez utiliser la plage des dates et les filtres pour afficher un nombre d’envois inférieur .

Comme l’onglet Importations est conçu pour vous aider à suivre les déclarations en douane de votre entreprise, il fournit des renseignements sur les produits qui ne sont pas disponibles dans d’autres onglets :• Détails de facturation* — Renseignements et valeur du produit

obtenus à partir de la facture commerciale fournie par UPS .• Détails de marchandises* — Classification, valeur, droits, taxes

et frais relatifs au produit et déclarés aux douanes par UPS .*Si vous choisissez d’utiliser Quantum View Manage pour transmettre la facture ou les détails des marchandises par courriel, les données sensibles concernant vos produits, y compris leur valeur, seront indiquées.

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Importations (Suite)

Quantum View Manage fournit différents outils de personnalisation d’affichage de votre envoi permettant uniquement le récapitulatif des envois considérés comme les plus importants . Vous pouvez même créer (et enregistrer) des affichages personnalisés multiples, chacun concernant un sous-ensemble particulier de la totalité de vos envois . Consultez les sections suivantes de ce Guide de l’utilisateur sur la façon d’utiliser ces outils :1 Plage de dates2 Filtres3 Ajouter/supprimer des champs4 Rechercher5 Enregistrer et planifier des affichages personnalisés6 Alertes

Ressources d’importationL’onglet Importations fournit des outils supplémentaires pour renforcer le programme de conformité des importations de votre entreprise . Cliquez sur le bouton Ressources d’importation pour accéder aux outils suivants (disponibles en fonction du pays d’importation) :

Obtenir des images au niveau des comptesTéléchargez des images de tous les documents de comptes associés à un compte importateur UPS attribué à vos privilèges Quantum View Manage . Les documents de compte ne sont pas associés à une importation spécifique mais à toutes les importations relatives à ce compte .

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Importations (Suite)

Demander un cédéromDemandez un cédérom contenant des images des documents douaniers et commerciaux associés à un compte importateur UPS attribué à vos privilèges Quantum View Manage . Veuillez garder à l’esprit les renseignements suivants applicables à toutes les demandes :• Pour chacun des disques, des frais peuvent s’appliquer à votre

compte pour couvrir leur traitement et leur expédition .• Vous pouvez demander des disques d’importations pour les cinq

années précédentes (60 mois) .• Les temps de traitement et de livraison peuvent varier selon

la date à laquelle votre requête a été effectuée et le nombre d’images associées à ces importations .

• Tous les disques sont cryptés pour des raisons de sécurité . Un code d’utilisateur et un mot de passe associés au disque crypté sont nécessaires pour accéder au contenu du disque (les images de documents) . Une fois votre demande traitée, le code d’utilisateur et le mot de passe sont envoyés par courriel à l’adresse que vous avez communiquée dans votre requête .

• Le contenu du disque n’est pas accessible avec le code d’utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour Quantum View Manage . Seuls le code d’utilisateur et le mot de passe associés spécifiquement au disque lui-même permettront l’accès .

• Si vous ne pouvez pas localiser le code d’utilisateur et le mot de passe d’un disque, communiquez avec l’assistance Quantum View en envoyant un courriel à l’adresse imprimée sur le disque sans oublier de noter le Numéro de demande également imprimé sur le disque .

Mettre en ligne un catalogue de produitsMettez un fichier catalogue de produits en ligne pour aider UPS à classifier correctement vos marchandises importées . Veuillez garder à l’esprit les renseignements suivants applicables à tous les éléments mis en ligne :• Assurez-vous que les coordonnées apparaissant sur le formulaire

de mise en ligne sont correctes . Le service de courtage d’UPS vous contactera s’il y a des problèmes avec le catalogue de produits mis en ligne .

• Assurez-vous de préciser les bons comptes importateurs UPS à associer au catalogue de produits . Sélectionner un compte qui ne s’applique pas au catalogue peut être à l’origine d’erreurs de classification .

Communiquez avec le courtage en douaneGrâce à Quantum View Manage, il est facile et rapide d’envoyer une télécopie ou un courriel à l’équipe de courtage en douane d’UPS . Utilisez cet outil pour soumettre directement les renseignements à l’équipe par courriel ou pour imprimer une feuille d’envoi par télécopie . La télécopie peut s’avérer nécessaire si vous voulez accompagner votre message de documents .

Remarque : Si vous devez contacter le service de courtage d’UPS pour une importation spécifique, il est souvent préférable de la localiser dans votre récapitulatif puis de sélectionner son numéro de suivi pour afficher la page Détails de l’envoi. L’option Courriel courtage en douane en haut de la page enverra directement un courriel au service de courtage d’UPS et associera automatiquement votre courriel à l’envoi concerné.

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Plage de datesLe récapitulatif d’envois affiché comprendra uniquement les envois effectués dans la plage de dates spécifiée . Vous pouvez manuellement saisir une date de début et une date de fin ou vous pouvez cliquer sur l’icône calendrier pour sélectionner les dates du calendrier . Veuillez garder à l’esprit les renseignements suivants applicables aux plages de dates .• Vous pouvez sélectionner une plage de date de 45 jours

maximum .• Dans les onglets Envois sortants, Envois entrants, Envois tiers

et Envois combinés, vous pouvez sélectionner un type de date correspondant à la Date du manifeste (les renseignements de la date de l’envoi vous ont été envoyés à l’origine par UPS) ou à la Date de livraison prévue .

• Dans l’onglet Importations vous pouvez sélectionner un type de date correspondant à la Date de dédouanement, Date de dépôt de la déclaration, Date d’exportation, Date de soumission finale, Date d’importation ou Date d’envoi .

• Les renseignements d’expédition des colis, sauf pour ce qui est des colis retournés, sont conservés dans Quantum View Manage pendant les 45 jours suivant la date du manifeste .

• Les renseignements relatifs aux colis retournés et au fret sont conservés dans Quantum View Manage pendant les 120 jours suivant la date du manifeste .

• Les renseignements de la déclaration en douane (disponibles dans l’onglet Importations uniquement)sont conservés dans Quantum View Manage pendant les 365 jours suivant la date d’importation .

• Quand un envoi est plus ancien que les périodes de conservation des données mentionnées ci-dessus, il ne sera plus inclus dans votre récapitulatif même si vous avez sélectionné une plage de dates comprenant des dates plus anciennes .

• Vous pouvez sélectionner une plage de dates par défaut pour chaque onglet en cliquant sur le bouton Préférences .

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FiltresLes filtres sont un moyen efficace de passer rapidement d’un récapitulatif de nombreux envois aux seuls envois que vous souhaitez visionner . Les filtres sont utilisés pour exclure des envois de votre récapitulatif, excepté ceux ayant des caractéristiques ou des attributs correspondant aux filtres que vous avez sélectionnés . Par exemple, si vous voulez savoir si votre entreprise a récemment envoyé des colis qui vous sont renvoyés parce que le destinataire les a refusés, vous pouvez utiliser un filtre pour exclure de votre récapitulatif tous les envois sauf ceux ayant une exception de retour .

Vous pouvez filtrer votre affichage en cliquant sur n’importe quel hyperlien dans votre récapitulatif . Par exemple, si votre récapitulatif comprend différents comptes UPS, cliquer sur l’un d’entre eux filtrera rapidement votre affichage pour exclure tous les envois sauf ceux qui ont été traités avec le compte sélectionné .

Vous pouvez aussi filtrer vos affichages en cliquant sur le bouton Appliquer les filtres et en sélectionnant une ou plusieurs valeurs à partir de la liste des filtres disponibles .

Pour modifier ou supprimer des filtres, cliquez sur le bouton Appliquer des filtres pour effectuer des changements ou cliquez sur Supprimer tous les filtres pour tous les supprimer .

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Ajouter/supprimer des champsDans chaque onglet Quantum View Manage, la liste Détails de l’envoi, située sous le récapitulatif, fournit des renseignements supplémentaires sur chacun des envois actuellement affichés dans votre récapitulatif . Ces renseignements sont affichés sous forme tabulaire et peuvent être téléchargés au format CSV pour être utilisés en tant que tableur ou application de base de données .

Ces champs (éléments de données) qui constituent les colonnes de ce tableau peuvent être modifiés selon vos préférences en cliquant sur le lien Ajouter/Supprimer des champs . Une boîte de dialogue fournissant la liste des champs disponibles et des champs actuellement affichés apparaîtra alors . Utilisez simplement les flèches droite et gauche (ou faites un cliquer/glisser avec votre souris) pour déplacer les champs entre ces deux listes . Vous pouvez également utiliser les flèches haut et bas (ou les faire glisser avec votre souris) pour changer l’ordre dans lequel les champs sont affichés .

Remarque : Dans l’onglet Importations, vous avez également accès aux détails de facturation et de marchandises. Pour sélectionner ces champs, utilisez le menu Afficher les champs Pour sélectionner le type de champs de données à afficher dans la liste Champs disponibles. Attention, pour un même envoi, il est possible que les données de facturation et de marchandises apparaissent dans plusieurs colonnes de la liste de Détails des envois parce qu’un envoi peut inclure plusieurs factures et/ou marchandises.

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RechercherUtilisez le champ de recherche pour exclure de votre récapitulatif tous les envois sauf ceux dont la valeur correspond à votre champ de recherche . Vous pouvez effectuer une recherche très spécifique, comme un numéro de suivi, pour localiser un ou plusieurs envois . Ou vous pouvez en effectuer une moins spécifique, comme le nom d’une ville pour localiser un groupe d’envois plus important ayant quelque chose en commun .

Au fur et à mesure que vous entrez les caractères dans le champ de recherche, Quantum View Manage localise de façon dynamique les envois qui correspondent à votre recherche et exclut ceux qui ne lui correspondent pas . Par défaut, Quantum View Manage ira Rechercher tous les champs pour trouver les valeurs correspondantes . Par exemple :• Quand vous tapez « comp », Quantum View Manage recherchera

dans tous les champs de la liste Détails d’envoi les valeurs qui comprennent les lettres « comp » comme « Company » dans le champ Envoyer à nom ou « Compton » dans le champ Envoyer à ville .

• Si vous entrez ensuite la lettre « a », la liste des envois correspondants est moins importante étant donné que les envois vers Compton sont exclus (seuls les envois correspondant à la valeur « compa » demeurent) .

Si vous préférez ne pas rechercher tous les champs actuellement sélectionnés dans la liste des Détails d’envoi, vous pouvez sélectionner un champ spécifique dans le menu .

Remarque : Quand votre récapitulatif comprend de nombreux envois, il sera affiché en mode Grand volume. Vous pouvez toujours effectuer une recherche en mode Grand volume mais la fonctionnalité n’est plus dynamique (elle ne localisera pas les correspondances au fur et à mesure que vous tapez) et elle ne prend pas en charge pas la recherche de tous les champs au même moment. En mode Grand volume, vous devez sélectionner un champ spécifique à rechercher et vous devez cliquer sur le bouton Recherche pour commencer la recherche.

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Enregistrer et planifier des affichages personnalisésLes fonctionnalités Plage de dates, Filtres, Ajouter/Supprimer des champs et Recherche fournissent les outils de personnalisation de l’affichage du récapitulatif pour vous permettre de vous concentrer sur des envois particuliers . Enregistrer un affichage personnalisé vous permet à tout moment de récupérer instantanément les mêmes paramètres . Vous pouvez même créer (et enregistrer) des affichages personnalisés multiples, chacun concernant un sous-ensemble particulier de la totalité de vos envois .

Une fois qu’un affichage a été personnalisé selon vos préférences, cliquez sur le bouton Enregistrer affichage personnalisé en haut A gauche de l’onglet pour enregistrer vos paramètres

personnalisés . Vous devez attribuer un nom et une plage de dates à l’affichage personnalisé . • Nom de l’affichage personnalisé : Vous pouvez entrer un nom qui

vous aidera à vous rappeler le type de renseignements inclus dans l’affichage enregistré .

• Plage de dates générale : Règle automatiquement la plage de dates de l’affichage enregistré à la période de temps sélectionnée . Par exemple, si vous sélectionnez Les 7 derniers jours, les envois de la semaine précédente s’afficheront chaque fois que vous chargerez l’affichage personnalisé .

• Plage de dates exactes : Conserve les mêmes dates du calendrier dans l’affichage personnalisé . Au fur et à mesure que les envois dépassent la date de conservation des données de Quantum View Manage, cet affichage personnalisé diminuera de plus en plus pour finalement arriver à zéro envoi .

Remarque : Dans l’onglet Envois entrants, vous pouvez choisir si vous souhaitez inclure ou non les envois n’ayant pas de date de livraison prévue.

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Enregistrer et planifier des affichages personnalisés (suite)

Sélectionner un affichage personnalisé enregistréUne fois qu’un affichage personnalisé à a été enregistré, il sera placé dans la liste Affichages personnalisés enregistrés située en haut à gauche de l’onglet . Les champs Plage de dates, Filtres et Détails des envois sélectionnés, ainsi que les critères de recherche seront récupérés et un nouveau récapitulatif des envois correspondant à ces paramètres s’affichera . Les renseignements affichés dans le tableau récapitulatif et dans la liste d’envois correspondants seront actualisés avec les données les plus récentes à chaque chargement de l’affichage personnalisé enregistré .

Modifier un affichage personnalisé enregistréVous pouvez à tout moment modifier les paramètres associés à un affichage personnalisé enregistré . Pour cela, sélectionnez simplement l’affichage approprié dans le menu Affichages personnalisés enregistrés . Une fois l’affichage sélectionné, effectuez tous les changements désirés à vos paramètres (champs plage de dates, filtres, Détails des envois sélectionnés, critères de recherche) et cliquez sur le bouton Enregistrer l’affichage personnalisé . Pour remplacer les paramètres enregistrés auparavant par les paramètres modifiés, enregistrez sans modifier le nom . Pour conserver les paramètres déjà enregistrés et créer un nouvel affichage personnalisé avec les paramètres personnalisés, attribuez simplement un nouveau nom .

Supprimer un affichage personnalisé enregistré.Pour supprimer un affichage personnalisé, sélectionnez l’affichage approprié dans le menu Affichages personnalisés enregistrés et cliquez sur le bouton Supprimer cet affichage à droite du menu .

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Enregistrer et planifier des affichages personnalisés (suite)

Planifier un rapport d’affichage personnaliséPlanifier un rapport d’affichage personnalisé enregistré est une façon pratique de recevoir des renseignements sur les envois de cet affichage dans un format facile à intégrer à votre tableur, à votre base de données et à d’autres applications . Un rapport d’affichage personnalisé est un courriel comportant un lien; le destinataire du courriel peut cliquer dessus pour télécharger la liste des Détails d’envois de l’affichage enregistré . Cette liste apparaît au format Valeurs séparées par des virgules (CSV) et comprend des colonnes pour chaque champ de données sélectionné dans l’affichage enregistré .

Remarque : Le rapport comporte les renseignements existants au moment où il est exécuté et où le courriel est envoyé. Les renseignements ne sont pas mis à jour au moment où le rapport est téléchargé.

Pour planifier un rapport d’affichage personnalisé en même temps que vous enregistrez l’affichage, cliquez sur le bouton Enregistrer et planifier un rapport plutôt que sur le bouton Enregistrer . Ou, si vous avez déjà enregistré l’affichage personnalisé et que vous souhaitez le planifier, sélectionnez-le à partir du menu Affichages personnalisés enregistrés puis cliquez sur le bouton Planifier un rapport au-dessus de la liste des Détails d’envois . Vous pouvez planifier l’exécution d’un rapport quotidien, hebdomadaire ou mensuel . Ou sélectionnez Aucune récurrence pour un lancement immédiat et unique du rapport .

Pour modifier votre planification, sélectionnez l’affichage personnalisé du menu Affichages personnalisés enregistrés et cliquez sur le bouton Modifier un rapport . Vous pouvez changer la fréquence, la durée, le destinataire du courriel et le message personnel . Désactivez le rapport en décochant la case Exécuter un rapport périodique . (Vous pourrez cocher la case ultérieurement pour réactiver le rapport) .

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AlertesLes alertes vous permettent et permettent à d’autres d’être informés des événements et exceptions importants relatifs à vos envois . Pour commencer, cliquez sur le bouton Alertes situé en haut à droite de n’importe quel onglet Quantum View Manage .

Ajouter une nouvelle alertePour ajouter une nouvelle alerte, sélectionnez un Type d’alerte puis cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle alerte . En fonction des paramètres Quantum Manage View de votre entreprise et de l’onglet que vous utilisez, vous pouvez choisir les éléments suivants :• Confirmation de livraison : Courriel quotidien indiquant tous vos

envois livrés dans les dernières 24 heures . Parce qu’il est envoyé quotidiennement (plutôt que ponctuellement), vous pouvez sélectionner le moment de la journée où vous souhaitez qu’il soit envoyé .

• Exception : Un courriel est envoyé chaque fois qu’une exception se produit pour un envoi correspondant à vos critères d’alerte . Vous pouvez préciser les types d’exception importants pour vous .

• Acheminement de fret par UPS : Un courriel est envoyé lors d’événements critiques concernant vos acheminements de fret aérien et maritime .

• Envoi enregistré : Un courriel est envoyé chaque fois qu’une importation est enregistrée par les organismes gouvernementaux de dédouanement .

• Envoi dédouané : Un courriel est envoyé chaque fois qu’une importation est autorisée par les organismes gouvernementaux de dédouanement .

• Exception de dédouanement : Un courriel est envoyé chaque fois qu’une importation entraîne une exception qui peut affecter sa date de livraison prévue .

• Résolution de l’exception de dédouanement : Un courriel est envoyé chaque fois qu’une exception de dédouanement a été résolue .

• Droits : Un courriel est envoyé chaque fois que le service de courtage d’UPS a planifié le paiement de droits pour l’une de vos importations .

Assignez un nom à votre nouvelle alerte puis sélectionnez Services UPS et Comptes UPS des envois pour lesquels vous souhaitez l’envoi d’alertes . Enfin, entrez une adresse courriel pour un maximum de cinq destinataires d’alertes . Cliquez le bouton Sauvegarder pour ajouter la nouvelle alerte .

Vous pouvez également modifier ou supprimer une alerte . Il vous suffit pour cela de sélectionner le Type d’alerte, de choisir le Nom d’alerte dans la liste, puis de cliquer sur l’option Modifier ou Supprimer .

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AdministrationVotre entreprise peut désigner un ou plusieurs de ses employés en tant qu’administrateur Quantum View . Un administrateur a quatre tâches essentielles :• Ajouter des utilisateurs• Supprimer des utilisateurs• Attribuer des privilèges utilisateur• Créer les codes d’emplacement des envois entrantsSélectionnez Administrateur sur le menu Suivi de ups.com pour pouvoir accéder au menu Administration de la entreprise .

Ajouter des utilisateurs Chaque employé de votre entreprise qui a besoin d’accéder à Quantum View Manage et/ou Quantum View Data aura besoin d’avoir un code d’utilisateur associé à votre entreprise Quantum View .

Si l’employé que vous souhaitez ajouter à votre entreprise Quantum View a déjà un code d’utilisateur ups.com mais qu’il n’est pas associé à votre entreprise Quantum View, veuillez cliquer sur Inviter utilisateur entreprise rejoindre la entreprise 1 . Cette option permettra aux employés d’accéder à Quantum View en utilisant le code d’utilisateur et le mot de passe qu’ils utilisent déjà .

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Administration (suite)

Si l’employé que vous souhaitez ajouter à votre entreprise Quantum View a déjà un code d’utilisateur ups.com, cliquez sur Créer un utilisateur 1 . Cette option créera un nouveau code d’utilisateur pour l’employé et l’associera simultanément à votre entreprise Quantum View .• Quand vous créez un nouvel utilisateur, sélectionnez les

applications appropriées qu’il aura le droit d’utiliser . En fonction de leur disponibilité, ces applications peuvent comprendre Quantum View Manage, Quantum View Data, Claims et UPS Delivery Intercept® .

• Vous pouvez désigner le nouvel utilisateur comme administrateur . Attention, cette opération offrira à l’utilisateur les mêmes capacités administratives que les vôtres .

Supprimer des utilisateursTout employé de votre entreprise n’ayant plus accès à Quantum View doit être supprimé . Cliquez sur Rechercher un utilisateur 2 dans le menu administration pour localiser le code d’utilisateur

de l’employé . Cliquez sur le nom d’utilisateur 3 pour afficher le menu Administration utilisateur .• Pour supprimer entièrement le code d’utilisateur, cliquez sur

Supprimer l’utilisateur .• Pour suspendre l’accès de l’utilisateur à Quantum View mais

lui permettre de continuer d’accéder aux autres technologies UPS en utilisant son code d’utilisateur, cliquez sur Actualiser l’information utilisateur . Vous pouvez suspendre toutes les applications ayant été attribuées à l’utilisateur comme Quantum View Manage et Quantum View Data .

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Attribuer des privilèges utilisateurLes privilèges déterminent les onglets de Quantum View Manage auxquels l’utilisateur peut accéder et les comptes (ou emplacements) que l’utilisateur est autorisé à voir dans chacun de ces onglets . Les utilisateurs autorisés à utiliser Quantum View Data peuvent également s’abonner aux fichiers données pour tous les comptes/emplacements attribués à leurs privilèges Quantum View . Pour attribuer des privilèges, cliquez sur Gérer les services utilisateur dans le menu Administration utilisateur .

Cliquez sur Modifier à côté du service approprié pour sélectionner les comptes/emplacements que l’utilisateur est autorisé à voir . Vous ne pourrez pas attribuer de compte/emplacement à un utilisateur à moins que votre Représentant UPS ait ajouté ce compte au profil Quantum View de votre entreprise . Communiquez avec votre Représentant UPS s’il manque des comptes/emplacements .

Pour suspendre tous les privilèges d’un service particulier, cliquez sur Suspendre à côté du service approprié . Vous pourrez ensuite Réactiver ces privilèges à tout moment .

Remarque : Après avoir créé un nouvel utilisateur (ou si un utilisateur a accepté une invitation à rejoindre votre entreprise) vous devez attribuer des privilèges à l’utilisateur. L’utilisateur ne pourra accéder aux renseignements d’envoi dans Quantum View que lorsque les privilèges auront été attribués.

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Créer des codes d’emplacement des envois entrants.Un Code d’emplacement est un code utilisé pour identifier une adresse à laquelle votre entreprise reçoit des colis d’UPS .

Pour créer un journal Code d’emplacement dans ups.com, sélectionnez Administration dans le menu Suivi pour accéder au menu Administration de la entreprise . Sélectionnez Gérer les services de la entreprise, puis cliquez Créer à côté des Codes d’emplacement d’envois entrants .• Le Code d’emplacement peut avoir la valeur alphanumérique que

vous souhaitez tant qu’il contient entre 3 et 10 caractères et qu’il ne comprend pas de minuscules .

• Entrez l’adresse physique complète associée au Code d’emplacement puis cliquez sur Envoyer .

• Assurez-vous de fournir le Code d’emplacement à vos fournisseurs et d’attribuer le Code d’emplacement dans les privilèges d’Envois entrants aux employés appropriés .

Comment utiliser le Code d’emplacement Le processus pour utiliser un Code d’emplacement est le suivant :1. L’administrateur Quantum View de votre entreprise crée

un Code d’emplacement unique pour chacune des adresses physiques auxquelles votre entreprise reçoit des colis UPS .

2. L’administrateur attribue des privilèges pour le Code d’emplacement à tout utilisateur qui a besoin de voir les colis livrés à cette adresse dans Quantum View Manage (dans l’onglet Envois entrants) .

3. Votre entreprise fournit ce Code d’emplacement à tous les fournisseurs expédiant des colis UPS à cette adresse . Si le fournisseur expédie des colis à plusieurs de vos adresses, vous devez donner au vendeur un Code d’emplacement unique pour chaque adresse différente et s’assurer qu’il connaisse le Code d’emplacement associé à chaque adresse .

4. Quand vos fournisseurs vous envoient des colis UPS, ils doivent entrer le Code d’emplacement associé à l’adresse de destination du colis dans le champ Code d’emplacement du système d’expédition UPS qu’ils utilisent (UPS Internet Shipping, UPS CampusShipMC, WorldShipMC, etc .) .

5. Une fois que le fournisseur met en ligne les renseignements d’envoi à UPS, UPS peut lire le Code d’emplacement et fournir la visibilité nécessaire à ce colis dans l’onglet Envois entrants de Quantum View Manage (pour les utilisateurs auxquels les privilèges pour ce Code d’emplacement ont été attribués) .

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Assistance techniqueL’Assistance technique Quantum View est disponible par téléphone dans les pays suivants :

Allemagne 0800 100 2630

Australie 1800 148 934

Autriche 0800 312 407

Belgique 80021877

Brésil 55 11 5694 6606

Canada 1 877 336 1100

Chine 10 800 852 06 98

Corée du Sud 00798 8521 3669

Danemark 80 33 22 55

Espagne 90022 58 77

États-Unis 800 247 9035

Finlande 0800 1 877 2255

France 0805 025550

Hong Kong 8206 2133

Hongrie 068 0016482

Inde 00 0800 852 1113

Irlande 1800 202227

Italie 800 122732

Japon 00531 85 0020

Malaisie 800 80 4709

Mexique 01 800 714 6535

Norvège 800 32 255

Pays-Bas 8002225587

Philippines 1800 185 50023/1800 808 50020

Pologne 222030321

Porto Rico 800 247 9035

Portugal 800 783458

République tchèque 800 143 268

Roumanie +4021 233 88 77

Royaume-Uni 0800 331 6010

Russie 7 495 961 2211

Singapour 8008523362

Suède 020 120 2255

Suisse 0800 82 25 54

Taïwan 00801 855 662

Thaïlande 02 713 6050-54 (local)/001 800 852 3658

Turquie 90 212 4440066

Documents

Guide de l’utilisateur - UPS · Les Préférences vous font gagner du temps en vous permettant de définir l’affichage de vos renseignements d’envoi . Cliquez sur le bouton