Institut de Formation des Bibliothécaires

Sylvie BARDOU

Accès à l'Internet pour le public de la section médicaleParis Ouest R. Poincaré (Paris V)

Projet Professionnel Personnel de bibliothécaireGestion de projet

1998

Sous la direction de Madame Frédérique MONDONMaître de conférences associée à l’IFB

tuteur pédagogique

Tuteur scientifiqueSusanne PETERSMaître de conférences associée à l’IFB.

Tuteur ProfessionnelBrigitte DEGEORGISConservateur en chef , BIUM.

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SOMMAIRE

1. INTRODUCTION.................................................................................................................................4

2. OBJECTIFS...........................................................................................................................................4

3. CONTEXTE..........................................................................................................................................5

3.1. L'Université ......................................................................................................................................5

3.2. Le Service commun de documentation ............................................................................................5

3.3. La section .........................................................................................................................................6

3.3.1. Les locaux ...................................................................................................................................6

3.3.2. L'équipement...............................................................................................................................6

3.3.3. Les ressources documentaires .....................................................................................................6

3.3.4. Le personnel ................................................................................................................................7

3.3.5. Organisation relationnelle ...........................................................................................................8

3.3.6. Organisation informatique ..........................................................................................................8

4. TYPOLOGIE DU PUBLIC...................................................................................................................9

5. AUTRES EXPERIENCES OBSERVEES AILLEURS........................................................................9

6. ANALYSE DU PROJET ....................................................................................................................11

6.1. Qu’est-ce que l’ Internet ?..............................................................................................................11

6.2. Les partenaires ...............................................................................................................................12

6.3. Comment repérer les attentes des usagers ? ...................................................................................12

6.4. Quels services ? Comment ? ..........................................................................................................14

6.4.1. Les services ...............................................................................................................................14

6.4.2. La recherche documentaire .......................................................................................................17

6.4.3. Infrastructure.............................................................................................................................21

6.5. Contraintes .....................................................................................................................................23

6.5.1. Sécurisation...............................................................................................................................23

6.5.2. Contraintes juridiques ...............................................................................................................24

6.5.3. Les coûts ...................................................................................................................................24

7. MISE EN PLACE DU SERVICE .......................................................................................................26

7.1. Un nouveau service ........................................................................................................................26

7.1.1. Formation du personnel.............................................................................................................26

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7.1.2. Pourquoi communiquer ? ..........................................................................................................26

7.1.3. Sous quelles formes communiquer ?.........................................................................................27

7.1.4. Etape test ...................................................................................................................................27

7.1.5. Conditions d’accès ....................................................................................................................27

7.2. Formation des utilisateurs : ............................................................................................................28

7.2.1. Un manuel d’utilisation.............................................................................................................28

7.2.2. Des séances de formation..........................................................................................................28

7.2.3. Formation permanente ..............................................................................................................29

7.3. Calendrier prévisionnel de la mise en place du service..................................................................30

7.4. Evaluation ......................................................................................................................................31

7.5. L’impact sur les autres services ....................................................................................................32

8. CONCLUSION ...................................................................................................................................33

9. BIBLIOGRAPHIE ..............................................................................................................................34

10. ANNEXES ..........................................................................................................................................36

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1. INTRODUCTION

L’arrivée de l’Internet contribue au développement de l’information scientifique, technique etmédicale. Cet outil, utilisé d’abord dans le milieu de l’enseignement et de la recherche, atransformé les modes de production, d’échange et de diffusion de l’information. Avec cenouveau moyen de communication, les bibliothèques ont accès à de nouvelles sourcesd’informations distantes et elles réfléchissent à l’organisation de nouveaux servicesdocumentaires. Comment intégrer ces nouvelles possibilités d’informations aux fonctionstraditionnelles des bibliothèques ? Ces nouveaux services sont-ils identiques pour tous lespublics ? Cette évolution ouvre de nouvelles perspectives d’échange et de coopération. Les bibliothèquesuniversitaires ont pour mission de faciliter l'accès à la documentation et aux nouvellestechnologies de l'information pour l'enseignement et la recherche. Elles ne peuvent pas ignorerl’Internet qui semble démultiplier les possibilités d’échange et qui modifie les modesd'appropriation du savoir. Leurs missions se voient ainsi prolongées :elles doivent garantir l'accès à ce nouvel outil d'accès à l'information et à la connaissance.Dans ce contexte d’évolution des moyens de diffusion de l’information, le Service commun dedocumentation de Paris V veut offrir ce nouveau service à son public afin d’améliorer l’accès àl’information.Ce projet a pour but d'étudier les conditions de mise en place et d'organisation à la sectionmédicale de Garches.

2. OBJECTIFS

En offrant ce nouveau service, la bibliothèque veut répondre à plusieurs objectifs :

• Permettre au public de découvrir le réseau et lui assurer une formation.

• Faciliter la recherche documentaire avec l'interrogation de bases de données (Medline, PascalBiomed) et l'accès aux catalogues des autres bibliothèques et donner ainsi accès à denombreuses références bibliographiques.

• Elargir l'offre documentaire en présentant des liens avec des sites médicaux et des journauxélectroniques et compléter ainsi sa politique d’acquisition.

Situation du projet dans les objectifs de l'établissement :

Ce projet s’inscrit dans les objectifs du Service commun de documentation :

• Mise en place d’un système intégré de gestion de bibliothèque fiable, adapté au futur systèmeuniversitaire. Il intègre les données locales de toutes les sections et assure les différentesfonctions bibliothéconomiques (catalogage, prêt…)

• des accès électroniques disponibles actuellement (réseau de cédéroms, accès Internet). Ilpermettra l’accès au catalogue et aux banques de données vQa Internet pour l’utilisateur final.

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3.3.4. Le personnel

La section se compose de trois personnes : un magasinier, un CES et un bibliothécaire(moi-même). Le magasinier est plus particulièrement chargé du prêt entre bibliothèques, dela communication des documents, de l'équipement des livres, de l'accueil du public.Le CES est affecté à l'accueil du public et effectue la communication des documents et lesréclamations.La bibliothécaire est responsable de la section et s'occupe de la gestion du budget, desacquisitions, de la régie de recettes, de la comptabilité, de la formation des lecteurs à larecherche documentaire informatisée.

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3.3.5. Organisation relationnelle

3.3.6. Organisation informatique

DIRECTION

AUTRES

BIBLIOTHÈQUES

MÉDICALES

BIUMUNITÉS

INSERM

HÔPITAL DE

GARCHES

PEB

PEBBIBLIOTHEQUE DU

CHU-GARCHES

AdministratifHierarchique

Administratif

Administratif

Documentaire

PUBLICETUDIANTS

CHERCHEURS

PRATICIENS

HOSPITALIERS

RÉSEAU RENATER

PC Pentium sousWindows 95

PC 386 sous DOS aveclecteur de CD-Rom

TRANSPAC

PC 575 sous DOS aveclecteur de CD-Rom

Terminal avecModem

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4. TYPOLOGIE DU PUBLIC

D'après l'ESGBU, enquête statistique générale auprès des bibliothèques universitaires, il y a 459 lecteurs inscrits au service du prêt. Ces chiffres ne prennent en compte que les lecteursempruntant des ouvrages régulièrement et ne comprennent pas tous les utilisateurs qui viennentpour des recherches ponctuelles. Nous ne pouvons pour l’instant avoir des indications sur lepublic qu’à partir du système de prêt. Il faudrait pour avoir des chiffres plus précis, un systèmed’inscription pour les consultations ou un système de gestion des entrées et sorties. Les lecteurs inscrits se répartissent ainsi :

Lecteurs de l'Université Paris V :• 1e cycle : 63

• 2e cycle : 247

• 3e cycle : 37

• Enseignants-chercheurs : 20

Lecteurs hors Paris V :• Etudiants : 37

• Enseignants- chercheurs : 60

Il est important de connaître les services rendus et le volume des prestations de la section pourévaluer son activité. Les chiffres relevés dans l’ESGBU concernent l’année 1996.Prêt à domicile : 5153 prêts.Prêt entre bibliothèques (PEB) : 1074 demandes d’emprunt et 333 demandes reçues provenantd’autres bibliothèques.Recherche bibliographique sur cédérom, en ligne et formation des utilisateurs (Medline, CCN).Gestion hebdomadaire de profils documentaires sur Current contents pour quelques médecins.

5. AUTRES EXPERIENCES OBSERVEES AILLEURS

Aujourd'hui, beaucoup de bibliothèques offrent un accès à l'Internet. Il me paraît intéressantd'analyser d'autres expériences similaires et d'en dégager certaines constantes avant depoursuivre mon travail.La configuration et l'utilisation de ce service diffèrent selon les missions spécifiques desétablissements. J'ai consulté les listes Biblio-fr pour connaître les différentes expériences.L’accès est généralement gratuit dans les BU qui se connectent via Renater et il est payant dansles bibliothèques de lecture publique qui se connectent par l’intermédiaire d’un prestataire deservice (provider) leur proposant un abonnement.

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On trouve deux types d'organisation de la page d'accueil. Elle est conçue spécifiquement pourl'accès interne de la bibliothèque ou bien elle s'appuie sur la page web de la bibliothèque et estaccessible au public extérieur. La plupart des bibliothèques ont ouvert un serveur et présententleurs site comme un lieu de réorientation par grands thèmes.

Pour les grands établissements, comme la BPI, la BNF, la BIUM ou la BM de Lyon accueillantun public important, hétérogène, il est difficile de donner un accès complet à l'Internet et dansces conditions là, la messagerie, FTP, les news ne sont pas accessibles.D’après les différentes expériences relevées en décembre 1997 sur la liste Biblio-fr. et d’aprèsles visites de bibliothèques, les BU proposent toutes des conditions d’accès différentes : libreaccès total (CHU St Antoine, BU Montpellier), accès bridé (SCD de Lyon3) ou les deux typesd’accès dans le même établissement (SICD Grenoble1, section sciences).Les problèmes qui se posent le plus souvent sont : l'affluence croissante avec la demande trèsimportante, les conditions de sécurité et l'utilisation uniquement documentaire.Le nombre de postes s’avère insuffisant dans certains cas en raison de la forte demande et lespostes sont occupés en permanence car la durée des recherches est importante. Les bibliothèqueschoisissent alors un mode d’accès sur réservation pour une durée d’accès limitée.Les questions de sécurité préoccupent les bibliothécaires qui recherchent des solutionstechniques telles que le bridage. Comme le remarque Marc Sabin de l’IEP de Lyon sur Biblio-fr,« la formation est plus efficace que la répression ».

Une charte d’utilisation d’Internet à signer par les étudiants et la proximité d’un bureau d’accueillimitent les utilisations frauduleuses.

J'ai retenu l'expérience de la section médecine de l'Hôpital de Bicêtre (Université de Paris-Sud-Paris XI) qui offre un accès public à l' Internet depuis juin 1996. Cette section s'adresse à unmême public que celui de la section médicale où je suis affectée : 2e , 3e cycle et enseignants-chercheurs. Cependant ce public est plus important puisqu’il y a 3500 étudiants inscrits au prêt.Mais les centres d’intérêt et les pratiques du public étant identiques à ceux de la section deGarches, il est intéressant de connaître les modes de formation et d’information destinés aupublic.La salle informatique de la bibliothèque offre en libre accès :

• Quatre postes pour l'interrogation Medline.

• Un poste pour l'interrogation du Journal Citation reports et les Current contents.

• Un poste dédié à Internet.L'Université propose en outre une salle informatique équipée de PC permettant l'accès àl'Internet pour les formations aux étudiants.Les lecteurs ont un accès libre à l' Internet. Ne leur sont proposés ni l'impression, ni des logicielsde messagerie. Le déchargement de fichiers sur disquette est possible car un logiciel antivirus Fprot mis à jour régulièrement assure la sécurité. Des disquettes sont en vente au poste derenseignements. La personne qui assure la permanence de service public, veille au bon

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fonctionnement de ce service. Elle s’assure de l’utilisation documentaire du poste et peutapporter une aide technique ou documentaire. L’accès est libre mais pour faciliter les recherches, un classement des sites est proposé aupublic. Cette organisation des signets est très souvent modifiée par les lecteurs et doit êtreremise à jour régulièrement. Elle comprend les principaux serveurs santé, les accès Medline, desbibliothèques, des listes de diffusion, des fournisseurs d’accès… La mise en place d'un logicieltelnet est prévu prochainement pour donner l'accès à des catalogues de bibliothèques.J'ai rencontré Françoise Daillant qui est chargée du suivi de ce projet et qui met à jourrégulièrement les informations et les signets sélectionnés. Elle propose au public par unaffichage sur place, les principales caractéristiques des bases de données en médecine, un guided’utilisation de Medline et la liste des journaux accessibles via Medline. Les sites sélectionnés de Pubmed et de IGM qui comprennent Premedline facilitentl'interrogation de Medline depuis 1966 complétant ainsi l'interrogation des cédéroms qui necouvrent pas la même période. Le site du CHU de Rouen cst proposé en premier lieu offrantainsi de multiples liens vers d'autres sites.

J’ai retenu de ces expériences que ce sont principalement l’organisation de l’accès (paged’accueil, sélection pertinente de sites) et la présence d’une médiation qui conditionnent le bonfonctionnement du service et peuvent permettre un accès libre à l'Internet.

6. ANALYSE DU PROJET

6.1. Qu’est-ce que l’ Internet ?

L'Internet est un réseau de réseaux. Il permet aux données d’emprunter plusieurs cheminsentre deux ordinateurs reliés par des câbles ou par des lignes téléphoniques. Il n’y a aucunestructure de gestion centralisée. Un langage commun appelé TCP/IP (Transmission ControlProtocol/Internet Protocol) permet d’orienter les données correctement.L'Internet offre un ensemble d'outils:

• Accéder aux serveurs d’information World Wide Web.

• Envoyer du courrier instantanément par le courrier électronique.

• Participer à des discussions dans les forums.

• Transférer facilement des fichiers entre deux ordinateurs grâce au protocole FTP : Filetranfer protocol.

• Avoir accès à un ordinateur distant grâce au protocole Telnet.Toutes ces fonctions sont possibles mais c’est l’arrivée d’Interface basée sur le principe del’hypertexte comme le World Wide Web qui a permis de faciliter et de généraliser l’accèsà tous ces outils et qui explique l’essor actuel de l’Internet. Ce nouveau moyen decommunication permet de se former, s’informer, échanger, rechercher des articles ou desréférences bibliographiques et il facilite ainsi le travail du chercheur. Le courrier

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électronique est un moyen de dialoguer rapidement avec des partenaires d'autres pays. Cetéchange permet à la communauté de chercheurs de former des groupes de travail et dediffuser rapidement leurs travaux. En médecine, l'Internet présente un intérêt documentairecar le médecin peut obtenir des références et des documents sans avoir à se déplacer. Il aun intérêt pédagogique car c'est un nouveau vecteur de l'enseignement à distance et ilapporte un mode d'aide au diagnostic.

6.2. Les partenaires

Plusieurs partenaires seront associés au projet.Dans le cadre de la réinformatisation, la Direction du SCD de Paris V coordonnera pourl’ensemble des sections l’acquisition du matériel et la maintenance. Depuis janvier 98, unCES est engagé par la direction pour assurer les différents travaux liés à l’informatisation. Deplus, une société de service assure trente heures par mois pour les travaux d’informatisation.Le SGIR, Service Général Informatique et Réseaux de l'Université René Descartes, gère lesystème d’exploitation Unix et le réseau de l’Université. Il assurera l’administration desmachines et veillera à la sécurisation des réseaux internes et des accès.Le département Enseignement et Recherche du SGIR développe des logiciels d'enseignementassisté par ordinateur dans le domaine médical et il les diffuse sur le serveur de l'Université.Les laboratoires nous indiqueront leur domaines d’intérêt pour la recherche documentaire etles services documentaires dont ils disposent.Le personnel de la section participera à la formation des utilisateurs dans le cadre du servicepublic.

6.3. Comment repérer les attentes des usagers ?

Offrir un nouveau service aux usagers, c'est mettre à leur disposition des moyens et descompétences afin de satisfaire leurs besoins. Ce service comprend : l'accès, l'environnementmatériel, l'accueil, l'information, les conseils, le suivi.Il me paraît important d'établir des contacts avec les usagers pour leur offrir les servicescorrespondants à leur attente. Comment écouter les usagers ?Le dialogue peut s'établir par :

• contacts par écrit : enquêtes, sondages, questionnaires...

• contacts par téléphone.

• contacts directs de personne à personne.Ces deux derniers me semblent les mieux adaptés à cette petite section et les moins coûteuxdans un premier temps. Mais pour compléter ces premières réponses, une enquête écritepermettra de clarifier les objectifs du service. Le succès de cette démarche nécessitel'implication de tout le personnel dans la relation avec l'usager. Il est donc essentiel d'associerles deux personnes de la section à cette réflexion. Les dysfonctionnements seront ainsi mieuxdétectés et les objectifs mieux définis et connus.

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Il serait intéressant d'abord d' identifier les utilisateurs potentiels, puis de savoir s'ils ont déjàutilisé Internet, quelles applications les intéresseraient dans le cadre de leurs études et enfinde connaître leur savoir-faire afin d'envisager une formation ultérieure. (cf. Enquête enannexe 1)

Lors de mon stage dans une antenne hospitalière et durant mon activité à Garches, j'aieffectué des sondages qui donnent déjà quelques indications.Les étudiants 2e cycle, préparant l'internat utilisent très peu Internet dans le cadre de leursétudes puisqu'ils consultent principalement les cours polycopiés des professeurs et lesmanuels. Leurs besoins documentaires sont restreints et pour eux l'intérêt serait de sefamiliariser avec un nouvel outil. En revanche, les 3e cycle et les enseignants-chercheurs sont très intéressés par ce projetpuisqu'ils demandent fréquemment des articles de périodiques et souhaitent l'accès au réseau.Leurs recherches portent sur des domaines très pointus et sur des articles récents déjàsignalés sur Internet. Ils ont peu de temps pour se documenter, ne connaissent pas les modesde recherche bibliographique et souhaitent avoir une documentation immédiate. Ils envisagentla possibilité de constituer leur propre bibliothèque électronique à partir des documentsrecueillis sur l'Internet.Jean-Philippe Accart1 dans un article de Documentaliste, analyse les besoins documentairesdes différentes catégories de la population médicale et souligne l’importance de la formationmédicale continue dans la carrière des médecins.

Les besoins du public inscrit :

J’effectuerai l'enquête en interrogeant directement les usagers afin de recueillir des réponsesimmédiates. C'est une période d'observation pour connaître la demande et pouvoir adapter parla suite l'accès à l'information spécialisée et la formation aux utilisateurs. L’enquête nous feraconnaître aussi les usagers qui permettront d’optimiser le service.

Connaître le public potentiel :

Pour identifier le public potentiel de la bibliothèque, j'ai contacté la personne responsable dela gestion financière des équipes de recherche au sein de l'UFR Paris-Ouest.Il y a 9 équipes de recherche qui se répartissent ainsi :

• 3 équipes associées INSERM implantées à Paris, à Boulogne et à Poissy. Seule l'équipe dePoissy utilise nos services. Ses recherches portent sur la biologie moléculaire, l'obésité.

• 2 équipes d'accueil dont une localisée à Garches spécialisée en réanimation et médecined'urgence.

1 Santé publique et aide à la décision, le rôle des bibliothèques et services de documentation. Documentaliste-Sciences de l'information, 1996, vol.33, n° 3, p. 161-166.

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• 3 jeunes équipes implantées à Paris, Boulogne et Garches. L'équipe de Garches estspécialisée en microbiologie.

• 1 équipe pluri-formations située à Boulogne A. Paré.Un entretien avec le chef de service de chacune des équipes situées à l'Hôpital me permettrade connaître les pratiques documentaires des chercheurs afin d'améliorer leur recherched'information et de tester leur volonté de collaboration.

La demande d’un nouveau service :

Il y a actuellement une forte demande des lecteurs dans les bibliothèques pour l’Internet maison doit aussi tenir compte de la volonté gouvernementale de développer des services publicsen réseaux. Face au retard pris dans la présence de services français sur l’Internet, face aufaible taux d’équipement des ménages en microordinateurs, les pouvoirs publics, après leDiscours du Premier ministre à Hourtin, ont lancé le 16 janvier 1998, le programme d’actionen faveur du multimédia. Dans le domaine de la santé, le programme d’informatisationprévoit des cartes à mémoires : la carte Vitale, type de carnet de santé pour les assurés sociauxet la carte CPS, carte de professionnel de santé. L’utilisation des cartes CPS permettrait deconstituer un réseau Internet sécurisé dénommé Réseau de santé sociale (RSS).L’utilisation de l’Internet, en pratique clinique n’a pas été encore développée dans les serviceshospitaliers où les étudiants effectuent leurs stages. Compte tenu du nombre exponentiel desites Internet consacrés à la santé, on peut penser que la pratique du web se généralisera etqu’elle permettra d’améliorer la formation médicale initiale et continue.

6.4. Quels services ? Comment ?

6.4.1. Les services

L’accès à l’Internet

Parmi les services proposés par les bibliothèques deux options sont possibles :

• Filtrer les recherches sur Internet en limitant l'accès à la recherche documentaire et enverrouillant les accès vers d’autres sites.

Cette solution implique l’utilisation de logiciel comme Archimed Internet Explorer . C’estun navigateur qui bride les postes et ne donne accès qu’à une liste de sites sélectionnés.

• Sécuriser le matériel et les applications en bloquant les fichiers Windows et en lesprotégeant contre les virus grâce à un logiciel antivirus mis à jour très régulièrement.

La première option réduirait considérablement l'intérêt du réseau puisqu'elle limiterait lespossibilités de recherche en proposant seulement les sites sélectionnés. La mise à jourd'une liste importante de sites demande un gros travail de maintenance et cette censurepréalable ne convient pas aux besoins de la recherche.

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Nous préférons la deuxième solution qui respecte la liberté de naviguer de l'utilisateur etcorrespond mieux à l'esprit du réseau : gratuité et libre accès. L’emplacement des postesrassemblés dans un espace unique à proximité du poste de service public faciliteral’assistance et le contrôle de la sécurité.Cependant pour rappeler la mission principale de documentation d'une bibliothèqueuniversitaire et pour que ces postes soient avant tout des outils de recherche documentaire,nous afficherons près des postes des panneaux indiquant l'utilisation documentaire : Posteréservé à la recherche documentaire.Nous tenons à ce que notre salle de lecture reste un lieu d’étude et la présence d'unepersonne en permanence dans le cadre des horaires de service public devrait suffire pourlimiter les autres utilisations. Une sélection de signets organisés facilitera la recherchedocumentaire.

Nous pouvons offrir un poste banalisé qui permet plusieurs utilisations :

• Interrogation du catalogue de la bibliothèque par l’intermédiaire d’un OPAC.

• Accès à un lecteur de cédéroms.

• Accès à l'Internet.

• Accès à d’autres catalogues de bibliothèques.C’est sûrement cette solution qui sera à terme, généralisée dans toutes les bibliothèques etqui est prévue dans la mise en place du système d’information qui permettra d’intégrer lesaccès aux documents et aux différents services électroniques. Mais d’après les expériencesdes autres bibliothèques, il s'avère préférable d'avoir dans un premier temps, un poste dédiéà l'accès Internet et non un poste banalisé. En effet, l'intérêt suscité par ce poste pourraitempêcher les autres consultations de cédéroms. L’utilisation d’Internet nécessite plus detemps que l’interrogation de l’OPAC ou celle d’un cédérom et il y aurait un risqued’attente. De plus, le lecteur doit pouvoir identifier clairement les documents consultés etconnaître leur provenance sans confusion entre les documents qu'il trouve sur place et ceuxpossédés par d'autres bibliothèques.

Le public pourra utiliser les fonctions classiques d’Internet (pages Web, telnet et FTP).Mais nous n’offrirons pas d’accès à la messagerie car cela impliquerait une gestion desboîtes aux lettres et une utilisation du poste à des fins personnelles. Un réseau Intranetpermet la gestion souple des ressources propres à l'Université et des services d'accèscontrôlé qui doivent identifier obligatoirement l'utilisateur tels que FTP ou l'accès au texteintégral pour les abonnements de périodiques. Le service SwetsNet offre des méthodesd'accès personnalisés selon le profil de l' utilisateur lui proposant un service d'alerte. Dèsqu'un document correspond avec son profil, il peut être prévenu de sa disponibilité. Lessommaires des titres qui l'intéressent peuvent être communiqués par courrier électronique.Les services proposés sur le serveur, comme par exemple l'accès à des banques de données(Medline et PascalBiomed) ou bien l'accès à des journaux électroniques seront disponiblesà toute heure à l'extérieur de la bibliothèque. Ainsi un public plus large peut être intéressé

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par ces services et cela facilitera les recherches du personnel hospitalier sur son lieu detravail et celles des équipes de recherche rattachées au CHU mais éloignéesgéographiquement.

La page d’accueil

L’organisation de la page d’accueil est importante pour un poste en libre accès car elle estle point d’orientation des recherches et elle assure des liens vers des sites sélectionnés. Elleest accessible au public à l’intérieur de l’établissement et au public qui a accès au site del’Université. Elle a pour objectif de faire connaître toutes les ressources possibles et ellepermet de situer un nouveau service et de l’intégrer dans l’environnement documentairede la bibliothèque. Sa présentation doit être uniformisée pour l’ensemble des sites du SCD. (cf. copie d’écran en annexe 2)Son organisation requiert de nombreuses compétences et collaborations au sein du SCD.Le logiciel Frontpage de Microsoft facilite la mise en page et la gestion des liens entreinformations. Des balises entre les documents intègrent des commandes de renvoi. Lechoix des sites sélectionnés doit correspondre aux collections de la bibliothèque, lescompléter tout en s’appuyant sur les besoins du public. Les différentes rubriques donnentaccès à des pages de liens complétant les informations et guidant le lecteur pour une bonneutilisation des ressources documentaires. La rubrique collections donne par exemple accèsà une page développant la classification de la NLM utilisée dans la bibliothèque et guideainsi le lecteur pour une meilleur utilisation du libre-accès.La page web de la bibliothèque sert de page d’accueil du service Internet. Elle indique :

• Les renseignements pratiques : Horaires, conditions d’accès…

• Les collections disponibles sur place.

• Les services.

• Les ressources électroniques sur le Net.La page d’accueil va au-delà d’une simple information puisqu’elle offre la possibilité dedialoguer avec le responsable du service en cliquant directement sur le nom, d’apporterpar exemple, des suggestions d’achats ou de réorganisation des services.

Les usages

Il est possible d’offrir aux étudiants la possibilité d’imprimer les recherches ou bien de lesenregistrer sur disquette. D’après les informations recueillies sur les listes Biblio.fr et sur leBulletin de l’ABF, no 174 de 1997, les usages diffèrent selon les bibliothèques. Les coûtssont soit supportés par les BU, soit par les utilisateurs.La possibilité d’imprimer implique une gestion lourde et coûteuse. Nous avons troispossibilités pour limiter les coûts de l’impression :Soit la documentation est uniquement enregistrée sur disquette et il n’y a pas d’impressionpossible comme par exemple au Kremlin Bicêtre (Paris XI).

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Soit il est possible à la fois de récupérer l’information sur disquette et d’imprimer etl’étudiant apporte le papier nécessaire à l’impression comme à la BIU de Montpellier.Soit on limite l’impression à 20 pages en paramétrant l’imprimante et l’étudiant gardeaussi la possibilité d’enregistrer sur disquette.Cette troisième possibilité a l’avantage de ne pas pénaliser les étudiants qui ne sont pasencore équipés de matériel informatique. De plus, d’après les différentes expériences, on aconstaté que l’impression est beaucoup moins utilisée quand il y a une possibilité desauvegarder l’information sur disquette. Nous testerons donc cette possibilité là pendant lapériode d’essai et nous évaluerons ainsi les besoins des utilisateurs. L’impression seragratuite pendant cette période d’évaluation puis, selon le nombre d’utilisateurs, on pourraenvisager un système de carte comme pour la photocopieuse. Une gestion du paiement del’impression à l’unité serait trop complexe et coûteuse. La vente de disquettes au bureaud’accueil pose moins de contraintes.

6.4.2. La recherche documentaire

Le recensement des sites

Nous sélectionnerons des adresses selon leur intérêt et nous les enregistrerons dans lecarnet d’adresses (bookmark) qui permet de mémoriser les coordonnées de la page quinous intéresse. Le menu proposé par le navigateur permet de structurer la liste des sitesfavoris qui deviennent alors directement accessibles. Nous pouvons les organiser selontrois axes : les principaux sites de référence en médecine, les bases de données, lespublications électroniques. Le caractère éphémère de l’information sur le web nousobligera à mettre à jour très régulièrement le carnet d’adresses. Un site peut disparaître,changer d’adresse ou ne plus être joint facilement et immédiatement. Il peut ne plusconvenir au public et cela implique un travail permanent de vérification. Un dispositif deveille permet de connaître de nouveaux sites susceptibles d’intéresser notre public et de leslui signaler. Le temps consacré à la sélection représente au minimum une demi-journée parsemaine. Différents critères d’évaluation déterminent ce choix.L’évaluation de la forme :Convivialité du site.Lisibilité et mise en page.Liens permettant la navigation.

L’évaluation du fonds :Identification du producteur.Public visé.Date de mise à jour du site.Information signalétique ou texte intégral.Site généraliste ou spécialisé.

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La copie de notre bookmark sur une disquette permettra de remettre à jour régulièrementnotre sélection si les lecteurs ajoutent des adresses non pertinentes. Après leur évaluation,ces sites pourront être directement accessibles et intégrés à la page d’accueil de labibliothèque mise à jour tous les deux mois.

L’organisation des signets

Les sites de référence :Les principaux sites de référence en médecine sont des espaces d’information trèsactualisés et ils sont le point de départ d’une recherche sur le web. En effet, il est difficilede s’orienter sur la Toile avec plus de 15000 sites médicaux. Il est important de signalerces sites de référence qui sont très bien organisés mais il faut aussi les compléter pard’autres adresses selon les recherches spécialisées des utilisateurs de la bibliothèque.

Principaux sites de référence en France :

• BIUM, Bibliothèque interuniversitaire de médecine : http://www.bium.univ-paris5.frqui présente entre autres des dossiers d'actualité et des annonces de congrès.

• CHU de Rouen : http://www.chu-rouen.fr Il propose des sites classés par spécialité etpar pathologie. Il a mis en place une structure de contrôle de la qualité et il évalue ainsila validité de l’information de santé en cataloguant et en indexant les sites2.

• RNSP http://www.b3e.jussieu.fr/rnsp/ Réseau national de santé publique qui a pourmission la surveillance épidémiologique met à disposition des donnéesépidémiologiques des maladies à déclaration obligatoire et les numéros du BEH,Bulletin épidémiologique hebdomadaire dans leur intégralité depuis 1996.

• Anesthésie-réanimation (Bruno Grenier) : http://www.invivo.net/bg/index.html

Aux Etats-Unis :

• ACPAmerican college of physicians : http://www.acponline.org/index.html on y trouveune sélection d’articles et les sommaires des 4 revues publiées par l’ACP. Ce site estspécialisé en informatique médicale.

• NLM : National library of medicine : http://nlm.nih.gov. .

• Oregon health sciences university : http://www.ohsu.edu qui donne une liste de sitesd’éducation pour la santé et développe un espace sur la toxicologie.

Des sites pour la formation médicale continue :

• University of Washington CME teaching files : http://www.rad.washington.edu

• Medconnect Interactive Education Cases : http://www.medconnect.com/home-cas.htm

2 THIRION Benoît, DARMONI Stefan J. Les sites médicaux francophones sur Internet. BBF, 1998, t. 43, n° 3, p.42-45.

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Les catalogues des autres bibliothèques aideront le lecteur à localiser les ouvrages.Les catalogues d’éditeurs de médecine (Masson, Elsevier…) pourront aider àl’identification d’ouvrages.Une sélection de moteurs de recherche les plus utilisés : Yahoo, AltaVista, InfoSeek...Des annuaires médicaux : Medical World Search : http://www.mwsearch.comMedWeb : http://www.gen.emory.edu/MEDWEB/keyword.html

Les bases de données les plus utilisées :Medline est la principale base de données bibliographique de la National Library ofMedicine (NLM) . Elle recense depuis 1966, les publications périodiques médicales, 3800titres dont 86 en France (9 millions d’articles) et elle est distribuée sous différentes formes(consultation en ligne, Cd-rom, Internet). La NLM , depuis le 26 juin 1997, offre un accèscomplet et gratuit à sa base de données qui est indexée quotidiennement sur le réseau. Lesdeux logiciels d’interrogation, Pubmed et IGM, Internet Grateful Med sont gratuits. Lesmots clés utilisés sont ceux du thésaurus Mesh.Pubmed a deux atouts : il gère la base de données Premedline qui inclut les articles les plusrécents avant l’indexation sur Medline et il a mis en place des liens vers le texte intégralpour une centaine de revues accessibles par abonnement.Cette interrogation complètera efficacement nos recherches sur cédéroms qui ne démarrentqu’en 1993 dans notre section.En génétique et biologie moléculaire, nous avons des bases de données : Genbank auxUSA, EMBL, European molecular biology laboratory en Europe…Des bases de données comme Uncover (http://uncweb.carl.org/ ) ou celle de l’ INIST(http://fce.inist.fr/public/fre/conslt.htm) assurent la fourniture de documents primaires,essentiellement des articles de périodiques après l’ouverture d’un compte.L’INIST a mis en accès gratuit son catalogue sur le web (6 millions d’articles depériodiques depuis 1990). Le service Article@INIST propose des articles et desmonographies du fonds de l’INIST.

Les publications électroniques :Les supports électroniques facilitent la diffusion de l’information scientifique et techniquequi connaît un essor important sur Internet. On y trouve des périodiques mais aussi lalittérature grise, c’est à dire les rapports de recherche, les pré-publications, les congrès, lesthèses et tous les documents qui ne sont pas commercialisés.

Les périodiques :La diffusion de la presse scientifique sous forme électronique connaît un développementtrès rapide et on comptait 2500 titres disponibles fin 1997. «…si les développements se

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poursuivent à ce rythme ; il est prévu, selon la même source, au minimum un triplement de

ce nombre dans les deux ans à venir. »3

Les coûts des abonnements papier ont subi une hausse exponentielle ces dernières années.Les bibliothécaires et les éditeurs se voient confrontés à de nouveaux modes de diffusionde l’information. De plus, les délais de publication sur papier sont trop importants. Dansdes domaines comme la médecine clinique ou l’informatique, où les avancées sont trèsrapides, l’information scientifique a un caractère d’urgence.Les grands éditeurs scientifiques sont présents sur Internet. Ils mettent en place des basesde données permettant des recherches sur leurs revues. Le plus souvent, les revues existantdéjà sur papier offrent sur un site web leur sommaire avant la publication (Elsevier,Masson…). Ces éditeurs développent plusieurs options selon les titres :

• Abonnement papier + accès électronique avec un surcoût.

• Abonnement papier + accès électronique gratuit.

• Abonnement papier.

• Accès électronique seul.

• Paiement à l’article.

Les agences d’abonnement (Dawson, Silverplatter, Swets, Ovid…) s’organisent en servicepour négocier des licences auprès des éditeurs et pour faciliter la gestion des droits d’accèsen utilisant des mots de passe et en filtrant les adresses IP des postes de l'établissement.Ces distributeurs proposent des bases de données avec des services personnalisés.Swetscan, par exemple est une base de sommaires (+ de 14000 titres) sur différentssupports avec les tarifs suivants, soit 45 F par titre par an, soit 25200 F pour les 14000titres.Swetsnet offre un interface unique de recherche pour un ensemble de publicationsélectroniques et un lien immédiat avec la version plein-texte pour certains titres.Cependant, cette base de données n’en est qu’à ses débuts et on peut constater des retardsimportants pour certaines revues par rapport à la publication version papier.Ces distributeurs donnent un accès avec un mot de passe pour une période test. Après deuxmois de test sur Swetsnet et sur First search d' OCLC, dans les différentes sections deParis V, nous avons accès à PascalBiomed et à l’intégralité de la base de sommairesSwetsnet, ainsi que 13 titres de périodiques en texte intégral sur certains sites (Liste destitres en annexe 3).La section est abonnée seulement à une quarantaine de titres et face à la forte demanded’articles de périodiques étrangers, il serait intéressant de pouvoir compléter l’offredocumentaire par un accès électronique à plusieurs titres.

3 CHARTRON Ghislaine, MARANDIN Clarisse. La presse scientifique électronique : analyse de l'offre desintermédiaires. BBF, 1998, T. 43, n°3, p.28-40.

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Certains journaux mettent en ligne une partie de leur contenu sur des sites en accès libre :des sommaires et des résumés, certains articles en texte intégral. JAMA, Journal of theAmerican Medical Association, publie par exemple, un article en texte intégral parsemaine.JAMA : http://www.ama-assn.org/public/journals/jamahome.htmNew England journal of Medicine : http://www.nejm.orgQuotidien du médecin : http://www.quotimed.comPour la Science : http://www.pourlascience.com

La littérature griseL’INIST, Institut de l’information scientifique et technique est chargé de collecter lalittérature grise en France et alimente les bases de données : Pascal, Francis et SIGLE, basede données européenne de littérature grise. Après une recherche sur l’ensemble du fonds(périodiques, rapports, ouvrages, congrès), une commande d’article peut être envoyéedirectement après l’ouverture d’un compte.

L’INSERM , constitué de 270 laboratoires de recherche a mis en place le réseau Dic-Doc4.Une des équipes, au Kremlin-Bicêtre, est chargée de rassembler la littérature grise,colloques de l’Inserm, rapports de contrats de recherche et de permettre une diffusioncontrôlé en interne sur l’Intranet et en externe sur l’Internet en tenant compte des niveauxde confidentialité. Il est intéressant pour les étudiants et chercheurs d’avoir cet accès rapideà des références de littérature grise.

6.4.3. Infrastructure

Il faut faire appel à un prestataire de services d’accès à Internet pour accéder au réseau.Notre prestataire de service est Renater (Réseau national de télécommunication pourl’enseignement et la recherche). C’est le plus grand prestataire dédié aux utilisateurs del’enseignement et de la recherche et financé par les membres du GIP (groupementd’intérêt public) suivant un régime forfaitaire. Le centre hospitalo-universitaire estconnecté à Internet via le réseau Renater. Nous bénéficions ainsi d’une configurationprête à l’emploi, installée par le service informatique de l’Université. Il suffit de s’adresserà l’opérateur du réseau Renater pour les démarches nécessaires à la connexion :

• Installation d’un routeur qui assure l’interconnexion des liens et indique où envoyer lepaquet d’informations en fonction du destinataire.

• Attribution de numéros.

• Noms de machines : Chaque machine se voit attribuée un nom unique.

4 LUBKOV, Michel. L'INSERM exploite une base Intranet. Archimag, juin 1995, n°105.

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Réseau de l’Université :

Matériel :

On prévoit deux postes de consultation dans la salle de lecture publique qui assureront unaccès permanent au réseau. Ils seront installés à proximité de l’accueil car cerapprochement permet l’aide au lecteur, le dépannage et le contrôle d’une bonneutilisation.Un logiciel de navigation (Netscape ou Microsoft Internet Explorer) sera retenu. Netscapeest plus rapide que Internet Explorer qui propose en revanche plus d’options mais unenavigation plus lente.

• 2 PC Pentium.

• 1 imprimante laser.

• 2 cartes Ethernet.

• Un logiciel de navigation tel que Netscape.

• Un logiciel antivirus. (2 licences)

TRANSPAC UniversitéRENATER

Internet

Serveurd'adresses

Gestionnaire demessagerie

WEB

SERVEURS

ROUTEURS

RESEAUX

GarchesCochin

NeckerA. Paré

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6.5. Contraintes

6.5.1. Sécurisation

Lors de la mise à la disposition du public d’un accès Internet, se pose la question de lasécurisation des accès. Cet accès peut être configuré sur 3 niveaux distincts :

• Le matériel.

• Le système d’exploitation.

• Les logiciels en libre service.

Sécurisation au niveau du matériel

Les PC possède ce que l’on appelle un SetUp (gestion de la configuration du PC) quipermet de définir un mot de passe administrateur afin de protéger la configurationmatérielle de la machine.On peut définir un second niveau de protection par ce que l’on appelle un mot de passeutilisateur. Ce mot de passe interdit le redémarrage de la machine par une personne nonhabilitée.

Sécurisation au niveau du système d’exploitation

La version Windows 95 autorise un accès différent pour plusieurs utilisateurs. Ceci estrendu possible par l’utilisation de mots de passe différents en fonction de l’utilisateur. Cequi permet différents niveaux d’utilisation. On peut prévoir 3 niveaux d’utilisation :

• Niveau administrateur du réseau.

• Niveau bibliothécaire pour la gestion locale des micros.

• Niveau de base pour l’usager.On définira un accès par mot de passe pour l’administrateur afin de lui permettre de gérerla configuration de la machine.L’accès des autres utilisateurs sera réalisé sans mot de passe en limitant les accès auxlogiciels en libre service.

Sécurisation des logiciels en libre service

Certains logiciels (Nescape par exemple) permettent de définir une configuration avec unaccès limité à des fonctionnalités. Il est possible de modifier les différents menus proposéspar le logiciel afin de contrôler précisément son utilisation (accès à la messagerie, accès àl’impression, etc…).L’installation d’un logiciel antivirus mis à jour très régulièrement est indispensable.

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6.5.2. Contraintes juridiques

Ce nouveau service est sous la responsabilité de la bibliothèque tout comme le service dephotocopie. Le droit d’auteur s’applique également à tous les documents sur le web et lasauvegarde ou l’impression de pages web sont soumises au droit de reproduction. La copieest autorisée pour l’usage personnel 5 et il est important d’en informer les usagers.La présence du personnel limite les utilisations abusives mais il est préférable de prévoirune clause dans la charte d’utilisation ou un message à l’écran indiquant les droitsd’utilisation. La surveillance des impressions en un point centralisé employée dans lesgrandes bibliothèques ne me paraît pas appropriée à une petite structure où le service estplus personnalisé. Mais on peut vérifier régulièrement les sites visités en configurant lenavigateur (consultation historique depuis 20 jours par exemple).

6.5.3. Les coûts

Coûts en personnel :

La mise en place de ce service nécessite un investissement en temps et en personnel.Avant l’ouverture du service :Pour l’organisation du site web de la bibliothèque, il faut compter sur un poste debibliothécaire ou documentaliste à temps plein pendant trois ou quatre mois pour lacréation de la maquette et la préparation du site web. Il faut que chaque section puissemettre à jour et enrichir les adresses de sites suivant les spécialités de chacun et que cettepersonne assure la formation d’un responsable de chaque section pour la rédaction de lapage d'accueil (2 journées par section).Pour la section, plusieurs séances de formation du personnel sont nécessaires. Les deuxpersonnes de la section qui assurent le service public, doivent pouvoir renseigner lesutilisateurs.La formation des utilisateurs exige une préparation. La récolte des données de l’enquête etdes sondages et leur exploitation facilitera cette préparation. Il faut prévoir la rédactiondes documents d’accompagnement. Les séances de formation sont programmées pour deuxfois deux heures hebdomadaires à l’ouverture du service et à la rentrée universitaire.

Après l’ouverture du service :La mise à jour des sites doit être faite très régulièrement. Cela demande au minimum unedemi-journée hebdomadaire pour naviguer, évaluer et sélectionner d’autres sitesintéressants. De plus, un temps supplémentaire est consacré à la consultation de lamessagerie et à l’envoi des réponses.

5 DUJOL, Anne. Revues scientifiques médicales et droit d'auteur. BBF, 1996, t.41, n° 1, p.75-82.

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La mise en place d’une évaluation du service nécessite la tenue régulière de statistiques defréquentation, la récolte de données et leur exploitation. Elle permet de savoir si lesconditions matérielles sont satisfaisantes.

Coûts en matériel :

Il faut prévoir l’achat de 2 postes informatiques et celui d’une imprimante laser.Equipement (TTC)2PC : 20 000F2 cartes Ethernet : 760 FImprimante laser : 2500 FLogiciel antivirus (2 licences) : 600FFonctionnementCartouche d’encre pour imprimante laser : 450 F

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7. MISE EN PLACE DU SERVICE

7.1. Un nouveau service

7.1.1. Formation du personnel

D'après Hervé Le Crosnier6 « Toutes les utilisations du réseau font naître une demande

très importante de formation » . L’utilisation professionnelle du réseau repose sur laformation permanente des bibliothécaires. La messagerie devient un outil indispensablepour connaître les pratiques des autres bibliothèques et pour communiquer rapidemententre professionnels. La recherche d’informations bibliographiques dans les catalogues etla recherche d’informations pour renseigner les utilisateurs doivent être maîtrisées. Face àl’abondance des sources d’informations, le rôle du bibliothécaire évolue rapidement. Denouvelles compétences sont nécessaires avec le développement d’un nouveau concept debibliothèque. Comme le remarque Christian Lupovici7 « Le rôle de guide, de conseil, de

formateur à l' utilisation des outils et des réseaux devient donc prépondérant ».

Avant de faire connaître ce nouveau service aux usagers, il faut se former soi-même etformer le personnel qui participe au service public afin d'être opérationnels. J’assurerai laformation de mes deux collègues après avoir suivi moi-même un complément de formationpour :

• Les techniques d’utilisation.

• La connaissance des principaux sites.Puis il s’agira d’informer les usagers de la nature du nouveau service, leur montrer que l’ona compris leurs attentes.

7.1.2. Pourquoi communiquer ?

• Pour faire connaître le nouveau service.

• Expliquer le fonctionnement de ce nouvel outil.

• Fixer les limites de demandes de service.

• Expliquer comment être bon utilisateur.

• Donner des techniques d’utilisation.

• Faire connaître les ressources électroniques.

6 Pour un développement conjoint d’Internet et des bibliothèques. BBF, 1998, t. 43, no 3, p. 18-26.7 Les bibliothèques et le défi de l’édition électronique. BBF, 1996, t. 41, no 1, p. 26-31.

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7.1.3. Sous quelles formes communiquer ?

• Courrier.

• Affiches dans la salle de lecture et à l’entrée de la bibliothèque.

• Dépliant donnant les principales informations.

• Charte mise en forme en une page.

• Remise directe d’un document et commentaires directs.

7.1.4. Etape test

Cette étape indispensable permettra de repérer les dysfonctionnements, réajuster le serviceet enfin faire un choix final à retenir. Nous observerons par exemple, le temps moyend’attente pour l’accès au poste, pour savoir si le nombre de postes est suffisant et sinécessaire, mettre en place rapidement un système de réservation.La durée de ce test : Deux mois.Nous voulons connaître le nombre d’utilisateurs et leur compétence afin de définir plusprécisément le mode d’accès et ensuite, pour mettre en place une formation adaptée.Pour cela, nous mettrons à disposition des utilisateurs près de l’accès, un cahier indiquant : Date , nom, fonction, service, temps passé, nombre de références pertinentes, nombre deréférences imprimées, formation O/N (Oui-Non).Pour savoir si le choix des sites sélectionnés est pertinent, nous pouvons consulterl'historique afin de connaître les sites les plus visités.Ce système nous aidera à mieux connaître les pratiques des utilisateurs et complètera notreenquête.

7.1.5. Conditions d’accès

Les Bibliothèques universitaires ont choisi différentes options pour le mode d’accès :Libre accès total, sur rendez-vous ou bien les deux types d’accès comme au SCDI deGrenoble. Par mesure de sécurité, cet établissement demande pour les postes non bridés,que la carte étudiant soit déposée en début d’heure de consultation afin d’établir à toutmoment, un contrôle de l’utilisation au niveau de l’université et éviter ainsi toutedélinquance sur le réseau. Les choix diffèrent selon l’affluence du public et selon lagratuité de l’accès ou pas.

Le libre accès total pendant la période test paraît préférable pour une petite sectioncomme la nôtre. L’inscription sur un cahier nous donnera des indications utiles pourl’évaluation du service. Une charte d’utilisation commune aux différentes sections del’Université de Paris V doit être mise à la disposition des lecteurs et elle précisera lesconditions d’utilisation. (cf. exemple en annexe 4)

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Si la demande dépasse les possibilités d’accueil, une réservation du poste d’accès peutalors être rapidement mise en place avec soit un affichage du planning de la semaine etune inscription de l’étudiant par tranche d’une heure, soit une réservation mise à jour par lapersonne en service public. En revanche, les séances de formation doivent êtreprogrammées.

7.2. Formation des utilisateurs :

L’utilisation de tout nouveau service passe par la formation des utilisateurs. Il est importantqu’ils s’approprient ce nouvel outil de recherche, qu’ils l’intègrent dans leurs pratiques derecherche, puis, qu’ils soient autonomes.La recherche d’information sur le web requiert beaucoup de temps et peut découragercertains s’il n’y a pas de résultat. Nous pouvons orienter cette formation suivant troisaxes :

• Des documents d’information.

• Des séances de formation.

• Une formation permanente.

7.2.1. Un manuel d’utilisation

Les documents écrits à disposition du public doivent répondre à trois critères : clarté,concision, attractivité et ils doivent correspondre au public concerné.Un manuel d’utilisation, à proximité du poste d’accès donnera plus d’autonomie auxutilisateurs. Ce guide d’utilisation pour l’interrogation sera plus pratique sous forme declasseur pour une mise à jour régulière. Il indiquera le mode d’emploi :

• Pour accéder à un site dont on connaît l’adresse.

• Pour connaître les sites correspondant à un thème particulier (moteurs de recherche,signets)

• Pour sauvegarder une adresse intéressante.

7.2.2. Des séances de formation

Elles peuvent être programmées dès l’ouverture du service après inscription des étudiantspar groupe de 5 à 6 personnes. Un affichage indique deux plages horaires fixes parsemaine. Ces séances pourront être renouvelées à la rentrée universitaire pour les nouveauxinscrits, pour un groupe inscrit à l’avance et préparées en fonction de la demande dupublic. Les deux plages horaires de formation correspondent à deux séances et deuxniveaux de formation. Le niveau de formation sera déterminé à l’inscription.

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Deux objectifs selon le niveau :

• Initier le public à la navigation sur le web.

• Rendre les usagers plus autonomes dans leurs recherches documentaires spécialisées.

InitiationDifférentes fonctions d’Internet.VocabulairePrésentation de l’écran de base : la barre de menus, barre des outils qui offre des raccourcispour les opérations très utilisées.Localisation ou adresse URL.Repérage de sites spécialisés.Enregistrement d’une adresse.

Recherche spécialiséeCes séances porteront sur les types d’outils permettant d’explorer les ressources d’Internetet leur utilisation.Classifications, index (Yahoo, Nomade…)Recherche par mots clés ou dans une arborescence de sujets.Recherche dans les annuaires médicaux.(MedWeb, CliniWeb…)

Robots de recherche (AltaVista, Ecila…)Recherche par mots clés et utilisation des opérateurs booléens.

Méta-outils (MetaCrawler…)Interrogation de plusieurs robots à partir d’une seule clé de recherche.

7.2.3. Formation permanente

La mise en place d’un nouveau service engendre de nouvelles pratiques du public et unbesoin de formation, de contact avec le personnel. Les services d’accueil sont souventbeaucoup plus sollicités après les séances de formation et cela entraîne également unaccroissement des demandes de prêts ou de consultations.Cette formation répondra à des demandes ponctuelles et sera exercée par le personnel enservice public. C’est un service de proximité qui vise à donner le plus d’informationspossibles aux usagers. Il s’agit de répondre aux problèmes rencontrés par l’utilisateur etd’apporter une aide technique ou bien documentaire, de gérer des situations difficiles(panne). Lors des réunions ou des discussions, les difficultés rencontrées en situation deservice peuvent être prises en compte et cet échange contribue à l’amélioration du service .

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Des écrans d’aide peuvent être conçus pour faciliter l’autonomie du lecteur. On crée unguide d’utilisation en ligne ou bien on récupère ce qui existe déjà.Des liens utiles vers des sites de formation à Internet sont à signaler : Le site de l’INSA deLyon, Méthode SAPRISTI (Sentiers d’accès et pistes de recherche d’informationscientifique et technique sur l’Internet), celui de l'URFIST de Strasbourg ou bien celui deParis X-Mediadix.Des ouvrages sur présentoir à proximité du poste d’accès permettent de se documenter oude rechercher d’autres sites.

7.3. Calendrier prévisionnel de la mise en place du service

Dernier semestre 98Achat du matériel.Enquête.Sélection de sites.Rédaction de la page d’accueil.

Premier trimestre 99Connexion au réseau Renater.Paramétrage des logiciels.Rédaction de la charte pour les utilisateurs.Formation du personnel.Rédaction des documents d’accompagnement.

Deuxieme trimestre 99Communication au public.Ouverture du service.Etape test.Séances de formation.Mise à jour de la sélection des sites.

Troisième et quatrième trimestre 99Evaluation.Veille documentaire.Mise à jour de la sélection des sites.

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7.4. Evaluation

L’évaluation est un dispositif de recueils d’informations sur l’activité d’un service. Elle estindispensable dans la mise en place d’un nouveau service. Elle permet de vérifier si les résultatscorrespondent aux objectifs visés. C’est un moyen de repérer les points faibles et de les traiterafin d’améliorer le service. La création d’indicateurs va faciliter l’observation et va permettre des’adapter aux évolutions de la demande. Un indicateur va mesurer un écart par rapport à unesituation satisfaisante. L’évaluation quantitative va permettre de mesurer la montée en puissance du service. Lesindicateurs quantitatifs qui nous intéressent seront :Nombre d’utilisateurs par rapport au nombre total de lecteurs inscrits.Nombre d’utilisateurs formés par rapport au nombre total d'utilisateurs.

L’évaluation qualitative nous indiquera si le service proposé est conforme aux attentes desusagers. Les indicateurs seront :Nombre de demandes d’aide et de formation par rapport au nombre de consultations.Nombre de lecteurs satisfaits de leur consultation par rapport au nombre de consultants.

Evaluation quantitative

Nous avons besoin d’informations quantitatives pour savoir si le nombre de poste est suffisant etpour organiser la gestion du mode d’accès. Nous devons connaître le nombre d’utilisateurs parjour et la durée de connexion. Nous pouvons soit introduire un compteur au niveau de la paged’accueil, soit utiliser un cahier pour l’inscription des lecteurs à chaque consultation.Nous devons recueillir également le nombre de demandes de formation pour planifier lesséances.Ce système nous permettra de connaître le degré d’utilisation du service et le taux de lecteursformés/total des lecteurs. Ces données seront exploitées sur plusieurs années pour connaîtrel’évolution de ce service.

Evaluation qualitative

L’objectif est de savoir si le service proposé est conforme aux attentes des usagers. Pourmesurer la qualité du service offert, une enquête de satisfaction peut être réalisée. La méthode lamoins lourde et la moins contraignante pour l’usager serait un enregistrement automatique enligne très lisible avec un espace libre pour les commentaires.Notre enquête porterait sur la qualité de la mise à disposition : conditions matérielles, assistancetechnique et documentaire (Nombre de pannes, nombre d’aide).Elle porterait sur la pertinence du choix des sites sélectionnés.

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7.5. L’impact sur les autres services

La bibliothèque n’offre pas une liste de services mais intègre ce service au systèmed’information global. Elle l’intègre au niveau de la recherche bibliographique et au niveau desdifférentes tâches du personnel.Les catalogues doivent être alors conçus, à l’avenir, de manière à fournir des passerelles versd’autres ressources et les notices seraient liées à des sites ou à des documents numérisés. On nepeut pas continuer à séparer les services électroniques d’une part et d’autre part le catalogue.L’introduction d’un champ 856 dans les notices bibliographiques est une des voies d’intégrationdes documents électroniques aux documents traditionnels. Cette intégration de nouvellesressources impose une réflexion globale et une extension du format bibliographique.La création de ce service tendra à modifier d’autres services tels que le PEB ou les acquisitions.En donnant accès à des catalogues de bibliothèques et à des bases de données, nous apportonsau lecteur de nombreuses références bibliographiques supplémentaires. Le chercheur peut alorsse procurer le document qui l’intéresse soit par l’intermédiaire du prêt entre bibliothèques (PEB),soit en le commandant directement sur l’Internet après l’ouverture d’un compte. Ces deuxservices sont payants. « Les bibliothèques ont un rôle à jouer dans la valorisation des ressources

d'Internet, tant des ressources marchandes (en achetant des documents multimédias, les

bibliothèques favorisent la création) que des ressouces publiques et de diffusion libre8…»

Les nouveaux services proposés par les éditeurs n’en sont qu’à leur début et ces services serontplus ou moins développés selon l’intérêt du public. Cependant, on peut prévoir undéveloppement des services à distance car les usagers qui ont accès facilement aux cataloguesdepuis leur poste de travail, voudront naturellement un accès au document primaire. On peutproposer des formulaires de demande de prêt mais aussi des formulaires de suggestion d’achatsur le serveur de la bibliothèque.Les bibliothèques seront amenées à négocier avec les éditeurs ou avec des intermédiaires pourl’accès au texte intégral. Cet achat ne doit pas être supporté par un budget spécial mais fairepartie d’une politique globale d’acquisition qui nécessite une réflexion commune sur larépartition de la documentation électronique au sein de l’Université. Cela implique une réellecoopération des services de documentation.La politique d’acquisition doit tenir compte des documents numériques sélectionnés surl’Internet. En effet, les sites sélectionnés et les abonnements électroniques complètent lescollections existantes et recouvrent les spécialités qui intéressent notre public : traumatologie,réanimation, médecine d’urgence. L’Internet est un outil qui permet une extension à noscollections. Un site comme la Conférence Hippocrate, par exemple, complète la consultation desannales et exerce les étudiants préparant le concours de l’internat. Les documents multimédiascomprenant textes, images et son, consultables de façon interactive, sont de plus en plusdemandés et deviennent indispensables à la formation médicale. Ainsi des sites d’imageriemédicale complètent les cédéroms disponibles à la bibliothèque.

8 LE CROSNIER, Hervé. Pour un développement conjoint d'Internet et des bibliothèques. BBF, 1998, t. 43 , n°3,p.18-26.

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Il est important d’établir une veille documentaire sur certains sujets intéressant la section. Ainsion trouve des services de recherche d'information, les techniques de "push" qui envoientautomatiquement des données vers l'utilisateur selon des requêtes établies par avance. Lesdernières versions de Netscape ou d'Internet Explorer offrent ce nouvel outil. Cette veille doitassurer la visite régulière des sites sélectionnés.

8. CONCLUSION

La mise en place d’un accès public Internet ne doit pas se juxtaposer aux autres services maiss’intégrer dans le travail quotidien d’une bibliothèque. Cette intégration fait partie de l’évolutiondes bibliothèques qui doivent s’adapter à de nouveaux moyens de diffusion de l’informationscientifique et technique.La diversification des supports qui s’insèrent dans les collections traditionnelles entraîne lacréation de nouveaux services aux usagers. Il devient important de mieux connaître le public.L’inflation documentaire et le développement des supports impliquent une sélection pertinentede l’information et l’organisation d’un service d’accès à l’information pour un public ciblé. Cetteévolution exige de nouvelles compétences qu’il faut acquérir en développant la formationpermanente. Le bibliothécaire tend à devenir un guide, un conseiller pour l’informationscientifique et technique. C’est aussi un formateur dans l’utilisation des nouvelles technologies.La formation aux usagers devient un service indispensable si l’on veut démocratiser l’accès àl’information.Pour correspondre aux besoins des usagers, le développement des documents électroniques doitse faire dans le cadre de la politique documentaire de l’Université. Ainsi ce nouveau service seraun des éléments de la constitution d’un système d’information intégré et évolutif qui associerales différentes composantes documentaires de l’Université.

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9. BIBLIOGRAPHIE

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SIMERAY, Alain, dir. L’Internet professionnel : témoignages, expériences, conseils pratiques dela communauté d’enseignement et de recherche. Paris : Ed. CNRS, 1995.

THIRION, Benoit, DARMONI, Stefan. L’Internet, les bibliothèques et la médecine, l’expériencedu CHU de Rouen. Documentaliste-Sciences de l’information, 1996, vol.33, no 3, p.171-175.

La Recherche d’information sur les réseaux. Internet : pour en savoir plus : cours INRIA, 30septembre-4 octobre 1996, Trégastel (Côtes d’Armor) Paris : ADBS, 1996.

BARDOU SYLVIE IFB

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10. ANNEXES

1. Questionnaire d'enquête.2. Copie d'écran de la page d'accueil.3. Liste des titres disponibles en texte intégral.4. Exemple de charte d'utilisation.

SECTION MEDICALE PARIS OUEST RAYMOND POINCAREGARCHES

Formation suivie

Etudiant Cycle : Année : Spécialité :

Enseignant Chercheur Spécialité :

INTERNET

Avez-vous déjà utilisé Internet? Oui : Non :

Dans le cadre de vos études : votre travail : vos loisirs :

Si oui, chez vous ? autre bibliothèque: autres lieux:

Si nous installons Internet à la Bibliothèque, quelles sont les applications qui vousintéresseraient?

OUI NON

Listes de discussion

News

Recherches par thèmes

Interrogations de bases de données

FTP : récupération de fichier

Consultation de catalogues de bibliothèques

Sites médicaux

Si vous consultez régulièrement l'Internet, OUI NON

avez-vous déjà recherché une information précise ?

L'avez-vous trouvée?

Quels sites consultez-vous fréquemment :