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28- 31 OCTOBRE 2012
Forum Panafricain de Haut
La problématique de l’audit, du contrôle
et de l’évaluation des institutions de l’Etat et des politiques
économiques et sociales en Afrique:
Fondements, évaluation, défis et stratégies
l’utilisation des technologies de l’information et de
communication dans l’audit, le contrôle et l’inspection des
institutions de l’Etat et des politiques du gouvernement
Introduction
Auditeur & TIC
CAAT
nouvelles techniques
Etude de cas
Conclusion
Introduction
La technologie utilisée par l’auditeur, le contrôleur interne ou les
commissaires des comptes afin d'émettre une opinion a
considérablement évolué.
Jusqu'aux années 30, les auditeurs appréhendaient leur activité
comme une vérification, le plus souvent exhaustive, de l’application
des procédures et de la réglementation. Les praticiens ont ensuite
développé, durant la période 1940-1960, une approche plus
structurée de contrôle.
Dans un nouveau contexte économique, avec la crise financière, une
concurrence qui devient de plus en plus accrue, la recherche des
avantages compétitifs avec l’introduction des nouvelles technologies
de l’information et de la communication, tous les agents économiques
cherchent une efficacité optimale avec le minimum de risques . et ce
en instaurant un système d’information plus intégré, flexible et
facilement contrôlable.
Introduction
Face à ces nouveaux défis les contrôleurs que ce soit interne ou
externe à l’entreprise s’intéressent d’une part de ces nouveaux
systèmes d’information assez complexe pour pouvoir exercer leur
mission et d’autre part à introduire les nouvelles technologies de
l’information et de la communication dans leurs méthodes de travail
afin d être plus efficace.
1-AUDIT &IT
« L'ensemble des technologies informatiques et de télécommunication
permettant le traitement et l'échange d'informations et la
communication construite autour de l'ordinateur et du téléphone »
YAICH, A. (2001)
Ces technologies sont l'ensemble des techniques et processus
permettant à l'information de circuler dans l'entreprise.
La dépendance des entreprises envers leurs systèmes informatiques a
été augmentée face à l'évolution des technologies d'information et de
communication qui a affecté tout son système. En effet, la
dématérialisation des documents tendant à devenir totale (zéro
papiers) ce qui augmente la vulnérabilité du système d'information et
engendre pour l'entreprise de nouveaux risques qu'elle est appelée à
maîtriser.
1-1Définitions & états des lieux
1-AUDIT &IT
En effet, les systèmes informatiques actuels permettent de plus en plus :
Une mise à jour et un partage des données en temps réel
Une intégration des systèmes d'information financiers et opérationnels
(ERP ou PGI)
Des échanges économiques interactifs de l'entreprise, non seulement
avec les clients, et ses fournisseurs mais aussi avec l’état (déclaration
fiscale, sécurité sociale…..)
Dans ce contexte, les auditeurs internes, les services d’inspections ne
peuvent en aucun ignorer ces nouvelles technologies dans la
planification et l’exécution de leurs travaux ;
1-1 Définitions & états des lieux
1-AUDIT &IT
Avoir une documentation homogène d’audit
Supprimer les risques liés aux papiers
Simplifier l’archivage annuel des dossiers ;
Simplifier et sécuriser l’audit d’un dossier multi sites
Permettre de traiter une plus grande masse d’informations difficiles à
gérer manuellement ;
Mettre en évidence la stratégie d’audit ou la piste d’audit (remonter
de l’opinion vers le contrôle vers le risque) ;
Simplifier et sécuriser les opérations de supervision (ou de revue).
Sécuriser l’accès à l’information par des tiers.
1-2-Objectifs
1-AUDIT &IT
La compétence limitée des auditeurs en matière informatique
Le coût d’investissement élevé à mettre en œuvre pour le
développement de certains logiciels
la dépendance vis à vis des informaticiens dont on fait appel pour
assurer l’installation des différents outils informatiques et résoudre
certains problèmes techniques.
1-3-Contraintes
1-AUDIT &IT
Le problème d’acceptation des technologies de l’information continue
d’être une préoccupation majeure pour les chercheurs en Systèmes
d’Information préoccupés par les études d’impacts des TIC et les
déterminants de leur bonne utilisation
Toutefois, Agarwal et Prasad, ont démontré que le succès ne dépend
pas seulement des gains d'efficacité et d'efficience et donc de
l'augmentation attendue de la performance, mais plutôt, de
l'acceptation de la nouvelle technologie.
En effet, si les auditeurs, utilisateurs des nouvelles technologies
manquent de les accepter, il n’y aura pas d'impact sur leur
performance.
1-4 Perception de l’auditeur interne des NTIC
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Les techniques traditionnelles les plus utilisées pour attester la sincérité
et la régularité sont, souvent effectuées manuellement, se caractérisent
par leur complexité et leur déficience aussi bien au niveau de la
fiabilité de l’opinion de l’auditeur qu’au niveau du budget (temps et
coût) consacré, dans un environnement informatique.
Selon l'ISA 401 de l'IFAC, un environnement informatique existe
lorsqu'un ordinateur, quels que soient son type et ses capacités, est
utilisé pour le traitement d'informations financières d'importance
significatives pour l'audit, que cet ordinateur soit exploité par l'entité
ou par un tiers.
2-1-Définitions
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
En réalité, L'auditeur a à sa disposition tout un ensemble d'outils
informatiques sur chaque phase de sa mission :
Étape préliminaire : Outils de requêtes et collecte d’information,
outils d’éditions, outils d’accès à Internet, etc.
Conduite de mission : Outils de restitution, Outils de gestion
documentaire, Outils de planification, Outils de gestion de papier de
travail
Travail terrain : Outils de détection d’anomalies, de fraudes, basés
sur l’analyse de données nombreuses ou des techniques
d’échantillonnage, Outils de calculs et de comparaisons pour réaliser
des tests analytiques et statistiques, Outils pour rechercher et croiser
des informations
2-1-Définitions
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Il y a aussi des outils plus spécialisés qui permettent de réaliser des
tests d'audit en milieu informatisé, généralement à la disposition des
auditeurs informatiques, comme par exemple :
Générateur de données de tests
Utilitaires standards
Logiciels de gestion des changements
SCARF (systems control audit review file) et EAM
(embedded audit modules)
SNAPSHOT
AUDIT HOOKS
ITF (integrated test facilities)
CIS (continuous and intermittent simulation)
2-1-Définitions
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Il y a aussi des outils plus spécialisés qui permettent de réaliser des
tests d'audit en milieu informatisé, généralement à la disposition des
auditeurs informatiques, comme par exemple :
Générateur de données de tests
Utilitaires standards
Logiciels de gestion des changements
SCARF (systems control audit review file) et EAM
(embedded audit modules)
SNAPSHOT
AUDIT HOOKS
ITF (integrated test facilities)
CIS (continuous and intermittent simulation)
2-1-Définitions
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Les techniques d’audit assistées par ordinateur sont à la disposition du
commissaire aux comptes pour analyser les données de l’entreprise,
parallèlement aux techniques de sondages sur les procédures :
elles sont utilisées pour quantifier un risque ayant fait l’objet d’une
évaluation de niveau modéré ou élevé, sachant qu’il est fortement
déconseillé d’entreprendre une analyse de données sans étude du
contrôle interne préalable,
elles permettent de vérifier les calculs effectués par les systèmes de
l’entreprise, mais également d’effectuer d’autres opérations de gestion
sur les données :
* rapprochement ligne par ligne entre différents fichiers,
* recherche de doublons,
* extraction d’anomalies d’un fichier
2-2-Objectifs
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Ces techniques s’appuient sur des fichiers contenant les
données extraites du système d’information de l’entreprise et se
différencient des notions :
d’automatisation des dossiers de travail,
d’informatisation du processus d’élaboration des comptes,
de requêtes effectuées directement dans les bases de données du
système d’information de l’entreprise.
La directive de l’IFAC n° 1009 publiée en 1998, relative à
l'utilisation des techniques d'audit assistées par ordinateur, souligne
que les techniques informatiques permettent d'améliorer l'efficacité et
l'efficience des procédures d'audit.
Aussi, dans le cas où il n'y a pas de documents de saisie ou
de chemin d'audit visible, elles permettent d'inventer des tests de
conformité et des contrôles substantifs appropriés.
2-2-Objectifs
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
On peut affirmer que même si on a quelquefois l’impression
qu’il n’y a pas de hausse de productivité suite à l’automatisation d’une
activité, en y regardant de plus près, on s’aperçoit qu’il y a eu
enrichissement de la tâche.
En outre, les chercheurs estiment que l’utilisation des
techniques informatiques dans la mission d’audit peut réaliser une
économie du temps et une amélioration de la qualité de vérification.
Le développement des nouvelles technologies d’audit met
l’accent sur l’amélioration des décisions d’audit à partir de schémas
devant conduire l’auditeur à l’émission d’une opinion selon une
traçabilité identifiable
2-2-Objectifs
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
La décision de mettre en œuvre des techniques d’audit
assistées par ordinateur, dans le cadre de la mission d’audit, implique
les choix suivants :
faut-il se doter de compétences en interne ou faut-il faire appel à des
experts extérieurs ?
quel est l’effectif requis et comment intégrer les techniques d’audit
assistées par ordinateur dans la réalisation des procédures d’audit ?
la capacité des ordinateurs dont dispose le cabinet est-elle suffisante
ou faut-il investir dans un matériel plus puissant ?
quels sont les logiciels informatiques requis pour ce type de travaux
et lequel choisir ?
quel est le coût engendré par la mise en place de cette technique
quels sont les critères de réussite de la mise en place d’une telle
technique ?
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Le type de « clientèle » a une influence dans le choix des
moyens humains et matériels mis en œuvre.
Dans le cas d’une « clientèle »majoritairement composée d’entreprises
ayant un nombre de transactions commerciales conséquent (achats,
ventes, téléphonie, courtiers d’assurance, banques, etc.), la mission ne
peut plus être menée sans prendre en compte les systèmes
d’information et fait nécessairement intervenir des outils
informatiques. Ces contraintes pèsent sur les controleurs internes, les
services d’inspections et des comissaires aux comptes qui devront être
doté de moyens suffisants pour répondre à des demandes de travaux
beaucoup plus complexes que s’il s’agissait d’une entité de moindre
taille.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Ceci est d’autant plus vrai lorsque certains processus font l’objet de
complexités particulières (tarification avec plusieurs niveaux de remise,
processus de provisionnement des stocks s’appuyant sur plusieurs
critères, etc.).
L’utilisation d’un logiciel de traitement des données est alors
appropriée. Les fonctionnalités en standard de ce type de logiciel
facilitent les rapprochements, les exécutent plus rapidement et limitent
les risques d’erreur. De plus, la capacité de traitement de ces logiciels
est quasi illimitée.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
La stratégie adoptée par les services de contrôle est un autre
critère déterminant les moyens à mettre en œuvre. Selon les moyens
qui lui sont alloués et la confiance témoignée dans la mise en place
des techniques d’audit assistées par ordinateur, il pourra être envisagé
de créer une véritable cellule d’expertise grâce au recrutement d’une
personne expérimentée et à l’acquisition de matériels adéquats.
Cette approche est recommandée si l’on envisage de recourir aux
techniques d’audit assistées par ordinateur sur toutes les missions.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
L’étude de ces facteurs permet de retenir l’une des deux stratégies
suivantes :
Stratégie « ambitieuse » pour les structures étant prêtes à
s’investir dans cette activité et à développer une véritable expertise en
analyse de données,
Si l’auditeur interne ou le commissaire des comptes souhaite
développer une expertise en analyse de données, il doit se doter de
moyens appropriés, en considérant le coût
la mise en place des techniques d’audit assistées par ordinateur, le
contexte et la nature des missions concernées, posent un certain
nombre d’exigences au niveau informatique. En effet, il faut pouvoir
compter sur une capacité de traitement importante, des
fonctionnalités facilitant les traitements, la possibilité d’automatiser
certaines tâches, etc. En considérant ces contraintes, l’utilisation d’un
logiciel dédié au traitement des données peut permettre un meilleur
audit en rationalisation les tests.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Les logiciels de traitement des données disposent de fonctionnalités
particulièrement adaptées à cette activité, notamment :
La traçabilité
L’intangibilité des données
La reprise et la conversion des données
La facilité d’utilisation
l’automatisation des travaux récurrents.
Ces logiciels permettent d’obtenir une meilleure qualité et une
meilleure productivité que les outils bureautiques standards :
L’effacement des données initiales est impossible du fait de
l’intangibilité des données,
Le contrôle des travaux est effectué au moyen du système de
conservation des historiques,
La mise en place de programmes standardisés permet de gagner en
productivité.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Stratégie « prudente » pour les structures souhaitant faire de
l’analyse de données tout en limitant les investissements.
Si les services de contrôle ne disposent pas des moyens suffisants pour
investir dans du matériel spécifique il est possible d’utiliser un logiciel
bureautique, de type tableur standard. Il peut s’agir d’une solution
transitoire avant d’entreprendre des investissements plus importants.
La stratégie « prudente » présente l’avantage d’utiliser les moyens déjà
existants :
Le logiciel utilisé est un tableur, installé généralement en standard sur
tous les postes utilisant des outils bureautiques. Son utilisation est
connue des collaborateurs,
Un collaborateur expérimenté du cabinet pourra effectuer les
opérations de tests avec le tableur. Il devra posséder une bonne
connaissance des techniques d’audit.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Stratégie « prudente » pour les structures souhaitant faire de
l’analyse de données tout en limitant les investissements.
Si les services de contrôle ne disposent pas des moyens suffisants pour
investir dans du matériel spécifique il est possible d’utiliser un logiciel
bureautique, de type tableur standard. Il peut s’agir d’une solution
transitoire avant d’entreprendre des investissements plus importants.
La stratégie « prudente » présente l’avantage d’utiliser les moyens déjà
existants :
Le logiciel utilisé est un tableur, installé généralement en standard sur
tous les postes utilisant des outils bureautiques. Son utilisation est
connue des collaborateurs,
Un collaborateur expérimenté du cabinet pourra effectuer les
opérations de tests avec le tableur. Il devra posséder une bonne
connaissance des techniques d’audit.
2-3 Identification des ressources nécessaires à la mise en
œuvre des techniques d'audit assistées par ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Face au volume considérable de données et à la complexité de plus en
plus accrue des systèmes d’information utilisés par les entreprises, le
commissaire aux comptes doit faire face aux exigences suivantes :
effectuer les tests répondant aux objectifs de l’audit,
transformer des masses de données en informations : ceci passe par
l’utilisation des données disponibles sur l’ensemble du système
d’information pour contrôler les comptes,
automatiser les travaux d’audit habituellement effectués
manuellement, en prenant en compte le fait que la récupération de
ces données et leur mise en forme sont entièrement automatisées dans
les systèmes de l’entreprise.
2-4 Pratique des techniques d'audit assistées par
ordinateur
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Les étapes suivantes doivent être respectées :
s’assurer que les critères choisis seront probants par rapport à
l’objectif visé par le test,
mettre en forme et classer les données
analyser les résultats
présenter les résultats
Le tableau suivant présente une correspondance entre les objectifs du
commissaire aux comptes et la traduction en terme de techniques
d’audit assistées par ordinateur
2-5 Procédures Préalable
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Besoins du commissaire aux comptes Intervention sur les données
• Analyser les stocks en fonction du dépôt, de la zone géographique, de la famille
d’articles, etc.
• Répartir les stocks en valeur (faible, moyenne, importante)
Agréger une population selon des critères numériques ou selon la nature commune des
éléments
Rechercher :
• Les stocks négatifs
• Les prix à valeur nulle
• Les montants les plus importants
• Les clients créditeurs
Exporter les champs utiles dans un nouveau fichier
• Trier un fichier pour faciliter la lisibilité ultérieure
• Sélectionner les valeurs les plus importantes (factures, ventes, achats, clients)
Trier une population selon des critères numériques ou selon la nature commune des
éléments
• Rechercher les doublons (facture, salaire double, double facture fournisseur)
• Créer des fichiers cumulés (par exemple : balance clients à partir d’un grand livre
auxiliaire client)
Agréger une population selon des critères numériques ou selon la nature commune des
éléments pour création d’un fichier exploitable
Exploiter les données sous un autre logiciel Exporter certains champs du fichier dans un nouveau fichier de format différent et
exploitable sur un autre logiciel
Rassembler dans un seul fichier les informations qu’un client fournit dans plusieurs fichiers Mettre plusieurs fichiers les uns à la suite des autres dans un nouveau fichier
Disposer de statistiques (moyenne, somme et nombre de valeurs positives et négatives,
valeurs extrêmes, etc.)
Calculer la moyenne, minimum, maximum et les valeurs extrêmes
Mise en place d’algorithmes (valorisation et dépréciation des stocks, dépréciation des
stocks, comptes clients, dotations aux amortissements, etc.)
Insérer un champ calculé dans le fichier
Confirmation clients et fournisseurs
Inventaire statistique (stocks, immobilisations)
Sélectionner statistiquement des données dans le fichier
• Comparer des fichiers pour détecter les anomalies (expédition sans vente, réception
sans achat)
• Rassembler dans un seul fichier les informations issues de deux autres fichiers :
valorisation des stocks avec quantités dans l’un et prix de revient dans l’autre
Rapprocher deux fichiers disposant d’une même clé
2-Techniques d’audit assisté par
ordinateur
Ces techniques sont de nature à :
permettre l’obtention d’éléments probants dans un environnement
dématérialisé,
dépasser le stade du sondage dont l’exploitation est toujours
délicate compte tenu des difficultés de mise en œuvre et de la non
exhaustivité des contrôles,
identifier systématiquement toutes les anomalies répondant aux
critères de sélection et / ou de calcul retenus,
procéder à des traitements par simulation pour mesurer l’impact de
changements de méthode,
aborder des contrôles fastidieux et complexes sur des populations
nécessitant un nombre de calculs difficilement réalisables par une
approche manuelle.
2-6 Avantages
3- L’AUDIT CONTINU
Relativement à l’utilisation des CAATs, une nouvelle démarche d’audit
est depuis peu mise en exergue, qui permettrait entre autres
d’améliorer la capacité des auditeurs internes ou externes à répondre
aux nouveaux exigences .
L’audit continu est « une méthode ou une démarche qui permet aux
auditeurs de fournir une assurance écrite sur un sujet en utilisant une
série de rapports émis simultanément, ou après un court délai, à des
évènements relatifs au sujet traité. »
David Coderre, auteur notamment sur l'audit continu, en
donne la définition suivante : "une structure unifiée qui réunit
évaluation des risques et des contrôles, planification d'audit, outils
d'analyse numériques et toutes autres techniques et technologies d'aide
à l'audit."
3- L’AUDIT CONTINU
L'audit continu se compose alors essentiellement de deux volets :
L’évaluation continue du contrôle, qui se focalise sur la détection au
plus tôt des déficiences de contrôle
L’évaluation continue des risques, qui met en lumière les processus
ou les systèmes qui présentent un niveau de risque mal appréhendé
par le système de contrôles permanents.
Par ailleurs, on doit affirmer qu'en l'absence de contrôles permanents
adéquats, l'audit doit réaliser des tests approfondis de corroborations,
la plupart du temps sous forme de dispositifs informatisés.
Les programmes ou les requêtes informatiques réalisés dans ce cadre
peuvent alors être livrés aux entités auditées à l'issue de la mission
pour enrichir les dispositifs de contrôle permanent.
Ainsi l'audit continu a tout son sens, que le contrôle permanent soit
continu ou non.
3- L’AUDIT CONTINU
En conclusion, on peut inférer de ces éléments une définition «
syncrétique » :
« l’audit continu est une démarche d’audit
caractérisée par l’usage intensif de CAATs,
exercés avec une fréquence proportionnée aux
évènements ou risques à traiter ».
4- L’importance du Choix
Des différentes enquêtes ont été réalisées en France et en Canada ont
démontré que les auditeurs et les commissionnaires aux comptes
n’arrivent pas à utiliser correctement les logiciels d’audit pour la
simple raison qu’on a choisi un outil qui ne convient pas au travail à
réaliser. Bien souvent, les auditeurs ne savent pas ce qu’il est possible
de faire du fait de leur méconnaissance de l’offre du marché.
Ils ont ainsi tendance à ne s’intéresser qu’à l’automatisation des tâches
qu’ils réalisent manuellement, limitant ainsi l’étendue des possibilités.
Voici les étapes nécessaires à l’expression des besoins des services
d’audit :
4- L’importance du Choix
Voici les étapes nécessaires à l’expression des besoins des services
d’audit que ce soit assistée par ordinateur ou tout autres techniques
favorisant l’utilisation des technologies:
Définir les missions, objectifs, et priorités
Apprécier les risques
Étudier les options
Évaluer le logiciel
Faire fonctionner l’outil
Privilégier l'existant et les logiciels libres
Cycle stocks
A. Objectif
Réaliser un examen analytique des stocks.
B. Test
A partir des états de stocks, effectuer des rapprochements par
rapport aux inventaires antérieurs.
C. Réalisation
Cycle Stocks
Besoin Intervention sur les données
Rassembler dans un seul fichier les informations
issues de deux autres fichiers (en l’espèce, la
valorisation des stocks sur deux années
consécutives)
Rapprocher les deux fichiers disposant d’une
même clé
Trier le fichier pour faciliter la lisibilité ultérieure Tri
Créer un fichier cumulé (par exemple par famille
d’articles) Cumul
Identifier :
• Les variations significatives de prix moyen
• Les variations significatives de quantité
Extraction
Procédures à mettre en oeuvre :
Cycle Stocks
D. Anomalies possibles
Cet examen analytique des stocks permet de détecter :
des variations anormales de certaines catégories de stocks et
peut révéler par exemples, des stocks absents, des oublis de
comptage, des stocks comptés en double, des erreurs sur le
prix de revient (dues à des erreurs sur la prise en compte des
remises ou à des erreurs dans les unités de valorisation),
des problèmes liés à l’activité ou d’identifier des opérations
spéculatives liées aux matières premières (achat de plastique
en grande quantité avant une montée des prix du pétrole).
E. Recommandations
Disposer d’un fichier permettant une analyse par famille,
soit dans un champ spécifique, soit par l’analyse des
caractères de la référence.
Disposer d’inventaires fréquents pour effectuer des analyses
sur des périodes inférieures à un an.
Conclusion
L’innovation technologique, une influence
déterminante sur l’audit interne .
L’audit interne doit adapter son rôle à un
environnement en constante évolution. Parmi les
évolutions majeures de l’environnement économique,
l’innovation technologique aura l’impact le plus fort sur
la fonction d’auditeur interne. Les technologies de
l’information et de la communication qu’elle aura un
impact modéré à très fort sur le rôle et la responsabilité
de l’audit interne. Les nouvelles réglementations, les
changements dans la gestion des risques, l’importance
croissante de la gouvernance d’entreprise et les
problématiques de déontologie et de conformité auront
également une influence importante sur leurs fonctions.
28- 31 OCTOBRE 2012
MERCI POUR VOTRE ATTENTION
Zyed ROUISSI
Administrateur conseiller
Chef d’unité Audit Interne
Chargé de mission de la coopération internationale
Tel: +21671856823
Fax: +21671857803