Embed Size (px)
Citation preview
Les fonctions archivage sur jedeclare.com
63ème Congrès
CMSA
Banques
Du portail télédéclaratif unique …
CabinetOGA
URSSAF
ASSEDIC
DGI
CRC CNAV
DADSU
EDI-TDFC
EDI-TVA
DUCS EDI
DRP-MSA
DUE
63ème Congrès
… à la plateforme d’intermédiation globale
Cabinet
Télédéclarations
Banques
Archivage légal
Facturesélectroniques
63ème Congrès
L’archivage électronique de documents
Quels documents ? Documents existant préalablement sous forme papier
Documents numériques dès leur création (mails, factures électroniques…
Archiver les documents sur supports informatiquescomment faire ?
que retrouvera-t-on dans dix ou vingt ans ? comment s’assurer que les documents dématérialisés seront encore lisibles ? Que les supports ne seront pas endommagés et que leurs formats seront toujours connus ?
les documents produits auront-ils la moindre valeur de preuve ?
63ème Congrès
Distinguer
Sauvegarde Copie de données d'un support sur un autre (backup) pour permettre la restauration en cas de panne matérielle ou logicielle
Archivagerecueillir, classer et conserver des documents à des fins de consultation ultérieure. implique de conserver les documents d'une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle après plusieurs années
Archivage légalajoute des moyens supplémentaires qui permettront d'authentifier le document et son auteur afin qu'il possède une valeur de preuvesur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales.
63ème Congrès
L’archivage légal
Type de documents Durée de conservation
Factures clients / fournisseurs Bons de réception et de livraison
Bons de commande Pièces justificatives de TVA
Correspondance commerciale Contrats commerciaux
Commandes clients Bulletins de paie Images chèque Marchés Publics
Documents nécessaire à la reconstitution
de carrière
10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce)
30 ans (code civil) 30 ans (code civil)
5 ans (code du Travail et de la Sécurité sociale)
10 ans (code du commerce) 10 ans (code du commerce)
Illimitée (code du travail)
L’archivage est une obligation légale quelle que soit la nature du document
La durée de conservation : Indépendante du support (papier ou numérique)Liée à la nature du document
En matière civile: jusqu’à 30 ansEn matière fiscale: 6 ans En matière commerciale : de 1 à 10 ans
63ème Congrès
De la preuve papier à la preuve électronique
Loi du 13 mars 2000 (modifiant le code civil), un document électronique signé a la même valeur légale. Sous réserve d’être : « Conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »
63ème Congrès
Valeur juridique d’un document électronique
Un document électronique :un document natif électronique comportant ou pas une signature électroniqueun document électronique issu de la numérisation d’un document papier. Dans ce cas, l’original reste le document papier et constitue la preuve en cas de litige.
Pour qu’un document électronique ait une valeur juridique, il doit :
Être signé authentification de l’auteur
Être archivé dans des conditions garantissant son intégrité horodatage du documentpérennité du support et du format
Les cycles technologiques sont généralement largement inférieurs à la durée d'archivage légal des documents.
restitution avec garantie que le document n’a pas été modifié.
63ème Congrès
Votre solution d’archivage
Transm
ission du fic
hier à arch
iver
Cabinet
Avis de D
épôt Signé (A
DS)
Accusé
de Contrô
le Signé (A
CS)
Avis de R
éceptio
n Signé (A
RS)
incluant l’
Accusé
d’Arch
ivage S
écuris
é
(AAS)
63ème Congrès
Transmettre le fichier à archiver
Automatique à partir de votre logiciel
Mail à [email protected]
Upload sur le site jedeclare.com
63ème Congrès
Transmettre le fichier à archiver
Caractéristiques du fichier transmis
Pour archivage : un fichier .ZIP, .RAR, … limité à 4 Mo Possibilité d’éclatement
Formats imposés pour archivage légal : Car une fois un document signé, il est impossible de le changer de format si ce dernier cesse par exemple d’être supporté par son éditeur. format images TIFF. format PDF/Aon conserve aussi la visionneuse
63ème Congrès
Archiver un fichier par « upload »
63ème Congrès
Suivi des flux archivage
63ème Congrès
Classement et recherche « arborescente »
63ème Congrès
Classement et recherche « arborescente »
63ème Congrès
Des mots clés associés à chaque fichier
La date du document
L’exercice de rattachement
Le numéro de dossier
Le SIRET du client
La référence du document d’origine
Et des mots clés libres
Par exemple contrat de travail, Dupont …
63ème Congrès
Recherche multicritère sur mots clés
63ème Congrès
A quel prix ?
100 € pour 100 Mo archivés pendant 10 ans
63ème Congrès
CDC Arkhinéo SAS de droit français créée en avril 2001 est filiale à 100% du Groupe caisse des dépôts
Le rôle de consignation de la CDC constitue l’une de ses missions historiques inscrite dans les textes fondateurs.
La filiation de CDC Arkhinéo au Groupe CDC assure la pérennité de la structure et la sécurité du service
Informatique CDCCOFFRE-FORT ELECTRONIQUE® CDC Arkhinéo
La référence en matière de confiance…
63ème Congrès
Tout sur jedeclare.com
www.jedeclare.com : plateforme globale d’intermédiation pour vous inscriretélécharger tous les formulairesconnaître la liste des destinataires DUCS et DADS-Uconnaître la tarification
et bien sûr l’espace privé pour : créer vos comptes et dossiersenvoyer et suivre vos télédéclarationsmettre en œuvre les services jedeclare.comsuivre votre consommation et votre facturation
www.jedeclare.info : le site internet dédié à toutes les actualités jedeclare.comLes fiches rapides de mise en œuvre par téléprocédureLes guides complets pour une mise en œuvre pas à pasLa presse pour retrouver en lignes les articles mensuels de SICLes e-mailing pour ne rien manquer des informations et nouveautésLes conférences pour télécharger les supports d’animation témathiqueLa vie du Club des utilisateurs jedeclare.comL’agenda des rencontres en région
Le service assistance clients : Tél : 08 90 71 06 13 E-mail : [email protected]
Demande de rendez-vous commercial :Tél 01 44 15 62 99
