Les informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers d'affaires des administrations publiques: une étude du R A M P

PGI-84 /WS/7

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

DEC, im Paris, 1984

Original anglais PGI-84/WS/7 Paris, 1984

LES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONTENUES DANS LES DOSSIERS D'AFFAIRES

DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES : UNE ETUDE DU RAMP

réalisée par

K.D.G. WIMALARATNE

Programme général d'information et UNISIST

Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

Notice recommandée :

Wimalaratne, K.D.G. - Les Informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers d'affaires des administrations publiques : une étude du RAMP réalisée par K.D.G. Wimalaratne /pour le/ Programme général d'information et UNISIST. Paris : Unesco, 1984. - 67 p. ; 30 cm. - (PGI-84/WS/7)

I. Titre

II. Unesco. Programme général d'information et UNISIST

III. Programme de gestion des documents et des archives (RAMP)

©Unesco, 1984

PREFACE

Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, plus particulièrement des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de 1'Unesco a mis au point un programme à long terme : le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, RAMP).

Le RAMP reflète dans ses éléments essentiels les grands thèmes du Programme général d'information lui-même. Il comprend ainsi des projets, des études et d'autres activités destinés à :

1. Promouvoir la formulation de politiques et de plans concernant l'information (aux niveaux national, régional et international).

2. Promouvoir et diffuser les méthodes, règles et normes pour le traitement de l'information.

3. Contribuer au développement des infrastructures de l'information.

4. Contribuer au développement de systèmes d'information spécialisés dans les domaines de l'éducation, de la culture et de la communication, des sciences exactes et naturelles et des sciences sociales.

5. Promouvoir la formation pratique et théorique des professionnels et des utilisateurs de l'information.

La présente étude, réalisée en vertu d'un contrat conclu avec le Conseil international des archives (CIA), est destinée à aider les archivistes, les respon­sables de la gestion de documents, voire les spécialistes de l'information, en particulier ceux qui exercent dans les pays en développement, à identifier - dans un but d'exploitation immédiate ou bien d'archivage - les dossiers d'affaires qui contiennent des informations scientifiques et techniques, principalement quand tel n'est pas le thème principal du dossier. L'étude se borne aux systèmes de classement manuels, et principalement à ceux fondés sur le principe du respect de l'ordre primitif, et devrait être des plus utiles aux pays en développement qui utilisent encore ces systèmes d'archivage.

Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, Unesco, 7 place de Fontenoy, 75700 Paris. On pourra se procurer à la même adresse les autres études réalisées dans le cadre du RAMP dont la liste est annexée au présent document.

(i)

Table des matières

Chapitre 1

Chapitre 2

Chapitre 3

Chapitre 4

Chapitre 5

Chapitre 6

Chapitre 7

Chapitre 8

Chapitre 9

Chapitre 10

Chapitre 11

Chapitre 12

Chapitre 13

Chapitre 14

Page

Introduction 1

L'importance des informations scientifiques et techniques pour le développement 4

Infrastructure pour la recherche et la diffusion de 1'information scientifique et technique 4

Responsabilités de l'Etat dans l'identification des administrations productrices d'informations scientifiques et techniques et dans leur transfert vers un ou plusieurs organismes de documentation scientifique et technique 9

Programme d'action pour la mise en évidence des dossiers scientifiques et techniques des administrations publiques 12

Identification des sources primaires et secondaires d'informations scientifiques et techniques dans les services administratifs 18

Méthodes de recherche et de diffusion des informa­tions scientifiques et techniques contenues dans les documents et dossiers courants 22

Accès à l'information scientifique et technique contenue dans les archives courantes 29

Recherche et diffusion des informations scientifiques et techniques contenues dans les documents transférés à un service ou un dépôt de préarchivage 32

L'accès aux informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers transférés aux dépôts de préarchivage 37

Evaluation, tri et élimination des documents scientifiques et techniques dans les dépôts de préarchivage 38

Versement de documents scientifiques et techniques aux Archives nationales 43

Classement et inventaire des dossiers/documents scientifiques et techniques conservés dans les archives 46

Efficacité et efficience de la méthode de la provenance pour 1'inventaire et la recherche des informations scientifiques et techniques contenues dans les archives 50

(ii)

Page

Chapitre 15 Un système d'indexation du contenu pour la recherche des informations scientifiques et techniques dans les archives 52

Chapitre 16 Communicabilité des documents d'archives contenant des informations scientifiques et techniques 55

Appendice 1 Quelques exemples de vocabulaires scientifiques ou tech­nologiques servant aux opérations d'indexation de contenu 1.1 Vocabulaire des sciences de l'ingénieur 57 1.2 Vocabulaire chimique 58

Bibliographie sélective 59

Documents du RAMP et documents connexes 65

(iii)

LISTE DES FIGURES

Page

Figure 1 Illustration de certaines des relations existant entre les branches des sciences exactes et naturelles et la technologie 3

Figure 2 Gestion et circulation de l'information scientifique et technique dans les organismes publics 6

Figure 3 Inventaire préliminaire des dossiers scientifiques et techniques courants des administrations publiques . . . 14

Figure 4 Sources d'informations scientifiques et techniques, circuits de transfert et de recherche de l'information • • 21

Figure 5 Tableau des dossiers ou documents courants des administrations publiques renfermant des informations scientifiques et techniques 25

Figure 6 Recherche d'informations scientifiques et techniques dans les documents lisibles par machine 2 7

Figure 7 Bordereau de transfert de documents intermédiaires et inactifs, contenant des informations scientifiques et techniques dans des locaux ou à un dépôt de préarchivage 33

Figure 8 Exemple d'indication à l'aide de symboles et de cotes portés sur la chemise/couverture du dossier des infor­mations scientifiques et techniques qu'il contient 34

Figure 9 Bordereau de versement de documents transférés à l'administration nationale des archives pour conservation définitive 43

Figure 10 Bordereau de versement aux archives de documents lisibles par machine 45

Figure 11 Exemple de fiche d'indexation 53

Figure 12 Exemples de fiches principales et de leur classement . . . 53

Figure 13 Classement des fiches principales 54

- 1 -

LES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONTENUES DANS LES DOSSIERS D'AFFAIRES

DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES : UNE ETUDE DU RAMP

I. INTRODUCTION

1.1 II importe tout d'abord de préciser l'acception des termes "scientifiques", "technologie", "information", "information scientifique et technique", "dossiers

d'affaires", "documents", "archives", "documents courants", "documents intermé­diaires", "documents inactifs" et "documents scientifiques et techniques", qui reviennent fréquemment dans la présente étude.

1.2 Scientifique : Dans la présente étude, le qualificatif scientifique est appliqué aux activités de recherche menées dans le domaine des sciences exactes et naturelles,

y compris les sciences physiques et biologiques. Il peut s'agir de recherche pure ou appliquée, ou entreprise à des fins d'exploration, d'observations ou d'expérimentation.

1.3 Technologie : Ce terme est invariablement pris dans la présente étude dans un sens scientifique et désigne l'ensemble des connaissances techniques adminis­

tratives et autres qui permettent de produire les biens et services dont la société a besoin.

1.4 Information : Contenu d'une communication ou raisonnement écrit ou oral.

1.5 Information scientifique et technique : Il est donc impossible de faire une distinction nette entre information scientifique d'une part et technique de

l'autre. Il s'agit de deux notions interdépendantes. Aussi le cloisonnement de l'information scientifique et technique, divisé en une multitude de filières étanches et au champ d'activité de plus en plus étroitement spécialisé prive-t-il la technologie d'une partie de son efficacité en tant qu'instrument d'application du savoir. De nos jours, l'information scientifique et technique doit tendre à dépasser de plus en plus ces cloisonnements (voir fig. 1).

1.6 Dossiers d'affaires : Dans les services administratifs, c'est la conduite des affaires courantes, internes ou non, qui est à l'origine de la production de docu­

ments. A mesure du déroulement d'une affaire, les pièces qui s'y rapportent directe­ment ou indirectement sont rangées dans des chemises, des classeurs ou des dossiers. Ces dossiers d'affaires peuvent avoir trait soit à une question de politique géné­rale et rassembler alors les pièces et les documents y afférents ou connexes, soit à une affaire individuelle ou à la correspondance qui s'y rapporte. C'est dans de tels dossiers qu'on peut voir comment telle ou telle politique a été menée dans le service.

1.7 Documents : Ce terme s'applique ici à toutes les informations, quels que soient leurs supports ou leurs caractéristiques produites ou reçues par un service

et conservées par lui parce qu'il y est obligé par la loi ou pour ses besoins person­nels. Ce terme désigne donc tous les documents textuels, manuscrits, dactylographiés, imprimés, dessinés ou gravés, tous les enregistrements sonores (y compris de voix humaine), les documents photographiques (tirages et négatifs). Il désigne égale­ment les images de films fixes et tous les matériels utilisés pour le traitement des données (fiches perforées, bandes et disques magnétiques).

- 2 -

1.8 Documents courants : Ce sont les documents dont une institution ou un orga­nisme se sert dans l'expédition de ses affaires courantes. Ils doivent être à

portée de la main et conservés dans les locaux principaux dans du mobilier de rangement approprié.

1.9 Documents intermédiaires : Il s'agit des documents qui n'ont plus d'utilité courante. On les placera dans les dépôts de préarchivage dits dépôts "intermédiaires"

où leur conservation reviendra moins cher.

1.10 Documents inactifs : Ce sont les documents qui ont perdu toute utilité courante pour, l'organisme ou l'institution d'origine. Lorsqu'une affaire est

réglée le dossier est clos et éliminé après évaluation.

1.11 Archives : Elles contiennent les documents inactifs d'un organisme ou d'une institution conservés en raison de leur valeur durable.

1.12 Documents scientifiques et techniques : Pour des raisons de commodité, l'en­semble des documents, dossiers et archives qui contiennent des informations

scientifiques et techniques sont dénommés dans la présente étude "documents scien­tifiques et techniques".

Figure 1

- 3 -

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Fig. 1 - Illustration de certaines des relations existant entre les branches des sciences exactes et naturelles et la technologie - H.J.T. Ellingham. 1948

- 4 -

2. L'IMPORTANCE DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES POUR LE DEVELOPPEMENT

2.1 Notre époque est, de l'avis général, celle de la science et de la technologie. L'information scientifique et technique joue donc un rôle capital dans la

réalisation des objectifs sociaux, culturels, politiques et économiques de tous les pays. Elle a sans conteste une incidence sur la quasi-totalité des aspects de notre vie quotidienne, notamment sur le travail, les loisirs, les transports, la communi­cation et le bien-être général. L'information scientifique ne représente pas non seulement la somme des connaissances acquises, elle est aussi le témoignage de la quête incessante de la vérité par l'homme. Elle est une ressource fondamentale pour les chercheurs. Elle est de même un moyen de former les hommes de science de demain et la principale source où puiser les concepts et les données applicables aux programmes de développement économiques et technologiques. Partant, l'exploita­tion judicieuse de la richesse nationale que constitue l'information scientifique et technique est la clé du progrès des sociétés techniquement évoluées ou s'em­ployant à devenir telles. Un pays dépourvu de potentiel scientifique et technologique autochtone est incapable de prendre conscience de ses propres besoins et des possi­bilités qui existent en la matière dans d'autres pays. Il faut savoir que l'infor­mation scientifique et technique est un des piliers du développement endogène et de la capacité d'innovation, du fait qu'elle favorise la recherche scientifique et technologique. Aussi pouvoir extraire rapidement cette information de données où elle est enfermée est-il indispensable au progrès intellectuel et matériel d'un pays. L'utilisation dans les secteurs productifs de l'économie nationale des résul­tats des recherches effectuées ne manquera de susciter une demande accrue de travaux scientifiques. Si le système de dépistage de l'information fonctionne médiocrement, le savoir scientifique et technique restera compartimenté et ne pourra être mis au service du bien-être national.

2.2 Dans le monde moderne, l'importance de l'information scientifique et technique est partout capitale. Elle est la clé de l'essor et de l'enrichissement de

toutes les sciences, un des fondements du progrès social et de la compréhension des problèmes qui touchent à la vie des nations. Sans elle, il ne peut guère y avoir de développement car le progrès d'une société dépend de sa capacité de maîtriser le savoir scientifique et technique et de l'exploiter pleinement. Le président John F. Kennedy a un jour fait observer que disposer d'un potentiel scientifique et tech­nologique solide était un impératif national dont la satisfaction exigeait la mise en place d'un système adéquat de la communication.

3. INFRASTRUCTURE POUR LA RECHERCHE ET LA DIFFUSION DE L'INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE

3.1 Comme les structures administratives et les systèmes d'organisation diffèrent d'un pays à l'autre, il ne peut exister une unique démarche à suivre pour

l'établissement et la mise en oeuvre d'une politique de l'information scientifique et technique, pas plus qu'un idéal ou un modèle pour les services et les institu­tions dont chaque pays a besoin. Moyennant quoi, il n'est pas possible d'établir une norme quant aux infrastructures institutionnelles et juridiques nécessaires à la recherche et à la diffusion de l'information scientifique et technique ; toutefois, quelques généralisations peuvent être formulées à cet égard.

3.2 L ' organisation, la structure et les autres aspects des systèmes nationaux d ' informa­tion scientifique et technique ont déjà formé le thème de nombreuses publications de

l'Unesco et de certaines études nationales (1) . Cependant, on s'y est surtout attaché aux infrastructures nécessaires à la recherche et à la diffusion des sources secondaires de 1 ' information scientifique et technique (publications ou textes imprimés) produite par des

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organismes publics ou privés à caractère spécialisé. Les infrastructures juridiques et institutionnelles préconisées pour la recherche et la diffusion de la documenta­tion scientifique et technique secondaire, dans ce cas, étaient les suivantes : biblio­thèque destinée au grand public, réseau de centres d'information ou de documentation relié à un centre national d'orientation, à un centre d'échange, ou à un organisme central coiffant l'ensemble du réseau d'informations scientifiques et techniques.

3.3 En revanche, la présente étude, qui tend à proposer une méthodologie de la recherche et de la diffusion des informations scientifiques et techniques

contenues dans les dossiers d'affaires des services administratifs, s'intéresse essentiellement aux sources primaires et inédites de l'information scientifique et technique : manuscrits, documents dactylographiés ou enregistrés de toute autre manière. D'où la nécessité de modifier et d'adapter les infrastructures institu­tionnelles et juridiques pour qu'elles permettent 1'aceces aux informations scien­tifiques et techniques contenues dans les documents ou les dossiers administratifs.

3.4 Pour concevoir une infrastructure adaptée à la recherche et à la diffusion des sources primaires des informations scientifiques et techniques contenues

dans les dossiers ou les documents administratifs, il est commode et souhaitable de se fonder au départ sur l'infrastructure institutionnelle et juridique qui régit le fonctionnement des services chargés de la gestion des dossiers et des archives. A l'intérieur de ce cadre, on pourra introduire dans le réseau de biblio­thèques et de centres de documentation ou d'information existant les modifications nécessaires pour qu'il se prête à la recherche et à la diffusion rapides et systé­matiques des données scientifiques et techniques.

3.5 La figure 2 représente l'infrastructure institutionnelle et administrative de base relative aux informations scientifiques et techniques primaires contenues

dans les documents ou les dossiers administratifs.

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GESTION ET CIRCULATION DE L'INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE DANS LES ORGANISMES PUBLICS

FIGURE 2

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Documents courants conte­nant des informations scientifiques et techniques et appartenant à des orga­nismes publics

Informations scientifiques et techniques communicables transmises aux centres d'information

Informations scientifiques et techniques

dont l'accès n'est plus réservé

Documents inactifs contenant des infor­mations scientifiques et techniques

Documents scientifiques et techniques non commu­nicables conservés dans un local/un dépôt de préarchivage ou "dépôt intermédiaire"

Informations scienti­fiques et techniques non communicables contenues dans les

ARCHIVES Dépôt spécial pour les informations scientifiques et techniques

Recherche et diffusion des informations auprès des utilisateurs et des centres nationaux de documentation scienti­fique et technique

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Circulation des documents au cours de leur existence

Circulation de l'information scientifique et technique

Personnel chargé du contrôle

Personnel chargé des dossiers

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3.6 II ressort de la figure 2 que la manière dont se feront la recherche et la diffusion des informations scientifiques et techniques contenues dans tel ou

tel dossier particulier dépend de la politique appliquée en matière de gestion des dossiers, c'est-à-dire au fond de la réglementation à laquelle sont soumis les documents pendant la durée de leur existence, depuis le moment de leur création (leur période active) jusqu'à leur mise à l'écart dans des salles ou des centres de préarchivage, (lorsqu'ils passent au stade intermédiaire ou deviennent inactifs), et enfin leur tri en vue d'une élimination éventuelle, ou du tranfert dans un dépôt des Archives nationales de ceux dont la conservation aura été décidée.

3.7 Lors des diverses étapes du processus de gestion des documents ou des dossiers qui vient d'être décrit, il devrait être possible d'extraire les données

scientifiques et techniques communicables pour les diffuser auprès des bibliothèques spécialisées en science et en technologie et des centres de documentation et d'infor­mation ; ceux-ci pourraient alors les transmettre au centre national ou au centre principal de documentation scientifique et technique afin qu'ils les présentent sous la forme qui conviendrait aux chercheurs et aux technologues. Les bibliothèques ministériels spécialisées et les centres d'information pourraient aussi faire bénéficier leurs utilisateurs des données scientifiques et techniques communicables.

3.8 Parallèlement, les informations scientifiques et techniques non communicables ou communicables, sous réserve seraient normalement acheminées comme 1'indique

la figure 2, vers des locaux d'archives ou des centres publics de préarchivage peu coûteux ("dépôts intermédiaires") et ultérieurement, vers les Archives nationales pour y être conservées à titre définitif. On pourrait créer, comme en République démocratique allemande, des dépôts spéciaux pour y stocker à perpétuité les "archives scientifiques et techniques". Ce réseau de dépôts spéciaux pourrait employer un personnel spécialement formés aux questions scientifiques et technologiques et pourrait également mettre sur pied un système d'information spécialisée.

3.9 La figure 2 représente l'organigramme de l'infrastructure envisagée. Des spécialistes du classement seraient chargés des dossiers courants et donne­

raient des avis, au moment où ils passeraient au stade intermédiaire, sur les informations scientifiques et techniques qui pourraient en être extraites ; des inspecteurs, des spécialistes de la conservation et de la gestion des documents donneraient des conseils sur le stockage et le dépistage des informations scienti­fiques et techniques au stade du préarchivage. Le dépôt de préarchivage où seraient stockés les dossiers intermédiaires, inactifs et clos serait placé sous l'autorité de fonctionnaires des administrations d'origine et des Archives nationales. Enfin, c'est au personnel des Archives nationales qu'il appartiendrait de rechercher les informations scientifiques et techniques contenues dans les documents destinés à être conservés indéfiniment. En outre, des bibliothécaires scientifiques et techniques spécialisés de certaines administrations, des documentalistes et des techniciens de l'information travailleraient en liaison avec ces diverses catégories de personnel chargé de la gestion des dossiers à la mise en forme des données brutes contenues dans les documents primaires - publications ou textes miméographiés - qui parvien­draient à leurs services. Ces derniers seraient directement reliés au Centre national de services documentaires scientifiques et techniques, qui emmagasinerait et diffuserait toutes les informations scientifiques et techniques émanant d'organismes publics.

3.10 II conviendrait que le personnel chargé de la recherche et de la diffusion des informations scientifiques et techniques ait été spécialement formé à ces

tâches. Il se produirait sans cela des retards dans la circulation de ces informa­tions et dans leur diffusion qui empêcheraient une exploitation rapide et efficace, en vue du développement, de la ressource nationale qu'elles constituent.

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3.11 Tout pays dépourvu d'une telle infrastructure aurait intérêt à se doter du minimum de moyens institutionnels et humains voulu pour mettre en place un

système rudimentaire de recherche et de diffusion de l'information scientifique et technique. Ce système devrait permettre de gérer les documents courants des organismes d'origine, d'identifier et de sortir des dossiers des organismes d'ori­gine, les documents scientifiques et techniques inactifs et de les verser aux Archives nationales pour y être conservés, indéfiniment. De cette façon, le Centre national d'information scientifique et technique, s'il en existe un, pourrait rechercher par ordinateur, ou au moyen d'index, des citations ou des listes établies manuellement les informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers déposés dans les salles de préarchivage des divers départements ministériels ou aux Archives nationales. C'est une solution à laquelle on peut avoir recours faute de mieux mais qui présente l'inconvénient de retarder la mise en forme des informations et de donner des résultats qui ne sont jamais véritablement à jour et appropriés.

Notes et références

(1) Utilisation et amélioration des systèmes nationaux d'information dans l'intérêt du développement. Quelques indications pratiques pour la définition des poli­tiques à suivre (Projet), Unesco, SC-74/WS/53, octobre 1974 ; Principes directeurs pour la planification des systèmes nationaux d'information scienti­fique et technologique ; SC-75/WS/39, juillet 1975 ; Scientific and Technical Information in Canada (1959). p. 168.

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4. RESPONSABILITES DE L'ETAT DANS L'IDENTIFICATION DES ADMINISTRATIONS PRODUCTRICES D'INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES ET DANS LEUR TRANSFERT VERS UN OU PLUSIEURS ORGANISMES DE DOCUMENTATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE

4.1 Les pouvoirs publics font preuve d'un intérêt croissant pour la planification des activités relatives à l'information scientifique et technique qu'ils

considèrent comme une ressource nationale dont l'exploitation incombe à l'Etat. De plus, le pourcentage du budget national qu'ils consacrent à la recherche scienti­fique et technique thématique ou finalisée accroît la responsabilité qui leur incombe de répartir et d'utiliser judicieusement, au bénéfice de la collectivité, de l'argent des contribuables versé à cette fin.

4.2 Tout gouvernement a pour mission première d'administrer efficacement l'Etat dans 1'intérêt de la communauté ; le service chargé de la gestion des documents et

des archives peut et doit participer activement à la réalisation de cet objectif. Comme l'Administration est la plus importante source de documents par suite de l'étendue de ses activités, il importe que ses dossiers soient gérés de telle manière qu'on puisse en extraire toutes informations utiles au moment où l'Etat en a besoin. Il incombe donc à chaque Etat de prendre les mesures techniques et réglementaires voulues pour mettre en place un système permettant de tirer de l'ombre les documents présentant de l'intérêt pour le développement socio-économique du pays, de les repérer, de les sortir des dossiers, de les diffuser et de les rendre aisément accessibles. Or, parmi ceux-ci, les documents scientifiques et techniques comptent parmi les plus importants qui puissent émaner des administrations publiques.

4.3 Malgré l'immense intérêt qu'il aurait fallu porter aux millions de documents scientifiques et techniques produits par l'administration, force est de

constater que beaucoup d'Etats ne leur ont pas prêté toute l'attention requise et ont mis en place des infrastructures institutionnelles et juridiques de gestion des dossiers de caractère traditionnel.

4.4 De manière générale, un programme de gestion des documents consiste à recenser, au moyen d'une enquête, les documents courants et intermédiaires produits par

les institutions publiques en vue d'une évaluation sélective et d'une élimination éventuelle ultérieure. Il est indispensable qu'une telle enquête se fasse sur la base de règles et de directives formulées par un organisme gouvernemental. Si l'on en juge par les programmes de gestion des dossiers administratifs actuellement appliqués dans le monde, les gouvernements n'attachent pas une importance spéciale à l'identification et au dépistage des informations scientifiques et techniques au cours de ces enquêtes préliminaires (1). Cependant, certains pays, notamment le Royaume-Uni (1), la Tchécoslovaquie (2), le Danemark (3) et Singapour (4), ont adopté des textes destinés à imposer la préservation absolue des documents relatifs aux aspects majeurs de la recherche et du développement scientifiques et techniques. Il est intéressant de noter que dans une liste de critères d'évaluation portant sur 13 articles, les documents scientifiques et techniques figurent au douzième rang (5). Cela montre bien que les gouvernements doivent changer leur système d'enquête docu­mentaire prévisionnelle s'ils veulent dépister les informations scientifiques et techniques qui sont l'une des richesses nationales.

Un examen attentif de la législation relative à la gestion des documents et des archives révèle que la majorité des Etats ont pris grand soin de définir les termes tels que "documents historiques", "documents judiciaires", "documents publics", mais qu'ils n'ont pas tenté de définir ni d'élucider dans les textes appropriés les termes "documents scientifiques et techniques". Cependant, en Grande-Bretagne, un comité, récemment créé en vue d'étudier les problèmes posés par les documents contem­porains, a noté qu'il fallait accorder une attention spéciale à l'examen des docu­ments scientifiques, techniques et autres appartenant aux administrations publiques.

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4.5 Si l'on veut résoudre le problème de l'identification et du transfert de l'information scientifique et technique, il convient de modifier les régle­

mentations actuelles concernant la gestion des documents et des archives ou d'intro­duire des dispositions nouvelles dans les programmes de gestion des documents et des archives.

4.6 II faudrait aussi que les gouvernements, auxquels il incombe de veiller à l'amélioration et à l'exploitation de l'information scientifique et technique,

chargent la direction des Archives nationales d'élaborer des dispositions applicables aux services de gestion des documents et des archives, qui fassent obligation aux administrations publiques d'identifier les informations scientifiques et techniques qu'elles détiennent.

4.7 Deux possibilités sont envisageables en la matière : ou bien, l'on charge les directeurs de services de mettre en évidence tout document scientifique ou

technologique dont ils ont la garde ; ou bien, lorsqu'on extrait des renseignements scientifiques et technologiques des documents courants ou intermédiaires d'une institution, on les transmet à la bibliothèque scientifique et technique du minis­tère de tutelle, ou au centre local ou national d'information. Si l'on traite les documents scientifiques et techniques comme tous les autres documents administratifs, avec la lenteur habituelle des procédures et des techniques de recherche ordinaires, l'information scientifique et technique perdra de sa valeur et de son importance pour le développement national.

4.8 Toutes les réglementations actuellement en vigueur dans le monde prévoient que les dossiers publics sont systématiquement soumis à une évaluation sélective

un certain nombre d'années après leur clôture ou au moment où ils sont classés parmi les documents intermédiaires ou inactifs.

4.9 Dans ces conditions, il est bien évident qu'une enquête documentaire prévision­nelle aura pour résultat d'exhumer des dossiers des informations périmées de

longue date, presque oubliées de ceux-là même qui ont établi les dossiers. Ce problème, s'il n'est généralement pas très grave pour les dossiers concernant des projets particuliers et recelant des informations socio-économiques, est par contre terriblement important dans le cas des documents scientifiques et techniques en raison de l'intérêt pratique des informations qui en forment la matière même.

4.10 Les gouvernements ont le devoir de prendre, par voie de règlements et de circulaires, les dispositions voulues pour prescrire aux administrations

publiques d'identifier et d'extraire des dossiers les informations scientifiques et techniques, en les considérant comme un type d'informations particulier dont il faut assurer la diffusion sans retard.

4.11 Prendre ces dispositions juridiques ne sera pas tout simple dans les pays où les Archives nationales ne sont pas habilitées à gérer les documents courants.

Il appartiendra aux pouvoirs publics d'établir, par des moyens réglementaires appro­priés, un compromis entre les attributions des institutions qui produisent les docu­ments et les Archives nationales pour parvenir au but recherché : apprendre aux créateurs de dossiers administratifs à reconnaître l'importance de documents scienti­fiques et techniques en leur possession, ainsi que les avantages et l'intérêt que revêt pour la nation l'exploitation rapide des informations qu'ils contiennent.

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Notes et références

(1) A guide for Departmental Record Officers, (3e édition). 1971, p. 25, Public Record Office.

(2) Archivum, Vol. xxviii, p. 118.

(3) Ibid, p. 127.

(4) Guidelines for the Selection & Disposition of Public Records, Singapour (non daté), p. 6.

(5) Public Record Office, op. cit, p. 24-25

(6) Modern Public Records, Selection and Access, Londres H.M.S. Office, 1981, p. 42.

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5. PROGRAMME D'ACTION POUR LA MISE EN EVIDENCE DES DOSSIERS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES

5.1 L'objectif premier de ce programme d'action est l'établissement d'un inven­taire préliminaire des dossiers d'affaires constitués dans les services

des administrations publiques et susceptibles de contenir des informations scienti­fiques et techniques. Cet inventaire, qui pourrait par la suite donner naissance à un tableau des documents, servirait à mettre en évidence les documents scientifiques ou techniques classés dans les dossiers en question.

5.2 Pour réussir à élaborer un tel programme d'action, deux conditions doivent impérativement être réunies :

1. La responsabilité de ce programme d'action doit être confiée par les pouvoirs publics à un organisme central ;

2. Une base juridique et administrative doit être donnée à ce programme, des dispositions réglementaires donnant ordre à toutes les administrations publiques de procéder à l'inventaire de leurs documents scientifiques et techniques doivent être adoptées.

5.3 On sait, par expérience, que s'agissant d'un programme tel que celui que nous avons en vue, le mieux est d'en confier la responsabilité générale aux

Archives nationales. Dans les pays où les Archives nationales n'ont guère ou pas du tout de droit de regard sur la production des documents et sur la gestion des documents courants, les mesures voulues devront être prises pour changer cet état de choses. De la sorte, les Archives nationales auront l'autorité nécessaire pour mettre en oeuvre un programme d'action systématique dans le cadre du programme de gestion des documents, ce qui évitera tout surcroît de travail au personnel chargé du tri des dossiers ou des documents voués à l'élimination.

5.4 Pour ce qui est de la mise en oeuvre du programme d'action dans les adminis­trations publiques, les Archives nationales adresseraient aux directeurs

de service de toutes les administrations publiques, des instructions concernant le programme de gestion des dossiers. Elles pourraient ainsi coordonner les procé­dures de gestion et d'identification des documents en liaison avec un fonctionnaire de chaque service. Celui-ci pourrait être un responsable du classement ou de la gestion des documents, au courant de l'organisation et du fonctionnement des archives et connaissant bien les divers types de documents élaborés dans son service.

5.5 L'organisme national ayant autorité en matière scientifique pourrait aider les Archives nationales à identifier les documents scientifiques et techniques

en leur assurant le concours d'experts compétents et en prenant, si l'administration d'origine en est d'accord, les dispositions voulues pour que ces documents soient mis sans retard à la disposition des lecteurs.

5.6 La mise en oeuvre d'un tel programme d'action suppose une collaboration entre le personnel des Archives nationales et les fonctionnaires des administrations

d'origine. La première phase de ce programme d'action consisterait donc à dresser, au moyen d'une enquête prévisionnelle, un inventaire des documents scientifiques et techniques émanant de chaque service.

- 13 -

5.7 Cet inventaire ne devrait pas rendre compte document par document ou chemise par chemise, les dossiers scientifiques et techniques ; ce devrait être une

liste préliminaire de chaque type de documents ou de séries, sur laquelle figurerait une indication de leur emplacement. Il recenserait l'ensemble des dossiers courants classés par séries ou, sous-séries, qui contiennent des informations scientifiques et techniques et sont conservés dans le service ainsi que les dossiers scientifiques et techniques intermédiaires préarchivés dans l'organisme d'origine.

5.8 La figure 3 représente un modèle de formulaire qui pourrait être utilisé, dans le cadre du programme d'action, pour l'établissement de cet inventaire.

- 14 -

(A établir en double exemplaire)

FIGURE 3

Inventaire préliminaire des dossiers scientifiques

et techniques courants des administrations publiques

Nom de l'administration ou du service d'origine : (par ex. Ministère de l'industrie) Nom du bureau ou de division d'origine : (par ex. Bureau chargé du développement) Nom du responsable de l'établissement de l'inventaire : (par ex. responsable du

classement) Date d'achèvement de l'inventaire : (par ex. 10/10/1982) Date d'envoi de l'inventaire aux Archives nationales : (par ex. 10/12/1982) Adresse de l'administration : (par ex. P.O. Box 1510, Colombo) Téléphone n° :

Je certifie par la présente que les indications fournies sont exactes.

Signature du Directeur de l'Administration

Date :

Collection n°

1

2

3.

Description des séries/ sous-séries de dossiers/ documents

(par ex. aide au déve­loppement de 1'industrie saline (série))

(par ex. fabrication du gypse (sous-série))

Correspondance (divers)

SE

angl.

* angl.

* angl.

Première et dernière année de la série/ sous-série

(par ex. 1970-1979)

(par ex. 1900-1975)

(par ex. 1975-1976)

Emplacement des

documents

(par ex. : Bâtiment n° 01 Salle 10 Etagère 05)

(par ex. : Tiroir 06 Meuble de classement)

Salle 19

* On pourrait également utiliser les signes conventionnels adoptés par l'ISO pour indiquer les langues.

- 15 -

5.9 Les termes qui apparaissent sur le formulaire d'inventaire (figure 3) sont utilisés au sens suivant :

5.10 Série : articles ou documents classés en conformité avec un plan de classe­ment, ou maintenu comme une unité, selon des critères fonctionnels thématiques,

formels ou autres déterminés par leur création, lçur versement ou leur utilisation.

5.11 Sous-série : Dossiers ou documents classés conformément à un plan de classe­ment ou selon un critère fonctionnel particulier lié à celui qui régit la

série principale et s'insérant dans une série, entendue dans le sens donné ci-dessus.

5.12 II est essentiel d'attribuer à la série ou à la sous-série un intitulé détaillé et exact ; une description médiocre du contenu risque d'induire en

erreur l'utilisateur qui cherche à repérer, à la lecture des notices de l'inventaire, les informations scientifiques et techniques contenues dans les groupes de dossiers figurant dans une certaine série ou sous-série.

5.13 II ne faut donc pas se contenter de termes aussi généraux que : "corres­pondance", "correspondance passive", "correspondance active". Si une série

ou une sous-série porte sur de la "correspondance" ; il faut indiquer l'objet de cette correspondance.

5.14 II convient d'éviter des termes tels que "généralités", "mélanges" et "divers" qui n'ajoutent rien à la description et ne fournissent aucune infor­

mation précise permettant de retrouver rapidement les informations scientifiques et techniques. Il arrive que des séries ou sous-séries ainsi intitulées contiennent des informations scientifiques et techniques tout à fait intéressantes. Ce genre d'intitulé dénote généralement un manque d'organisation et de contrôle des opé­rations de constitution des dossiers ou l'affectation à cette tâche de personnel non qualifié. Aussi ne faut-il pas négliger d'examiner les documents des séries intitulées "généralités", "mélanges" ou "divers". Si l'on s'aperçoit que des infor­mations scientifiques et techniques y sont contenues, il serait bon de les signaler à l'attention des utilisateurs de l'inventaire par un symbole quelconque sous la cote correspondante.

5.15 II conviendra de donner une définition claire de ce symbole qui servira à avertir l'utilisateur que des informations scientifiques et techniques utiles

ou importantes figurent parmi la masse de documents divers qui forment la série.

5.16 Dès réception des inventaires, les Archives nationales se mettront immédia­tement en rapport avec l'organisme central d'information scientifique et

technique et procéderont à l'analyse des données contenues dans les inventaires.

5.17 Au cours de cette analyse, on identifiera dès que possible les administrations publiques qui détiennent des dossiers scientifiques et techniques ou effec­

tuera les démarches nécessaires pour faciliter le dépistage des informations utiles.

5.18 II serait bon que l'organisme central d'information scientifique et technique, et des personnels des administrations d'origine (chargés de liaison ou respon­

sables des documents) aident le personnel des Archives nationales à assurer le suivi des activités d'inventaire, de localisation et d'extraction des informations scien­tifiques et techniques. Une telle collaboration entre les administrations d'origine, les Archives nationales et l'organisme central d'information scientifique et techno­logique devrait faire prendre conscience au pays de l'existence, dans les archives des administrations publiques de documents contenant des informations scientifiques et techniques. Elle devrait également contribuer à éveiller chez les fonctionnaires qui créent ou gèrent les documents, un sens des responsabilités qui les incite à prendre

- 16 -

les précautions nécessaires pour éviter les destructions non autorisées des dossiers et pour que soient au contraire préservés ces documents importants, qui disparaissent si souvent faute d'espace où les ranger ou lors d'un déménagement de bureau ou de travaux d'agrandissement des locaux ou à la suite d'une décision administrative secondaire.

5.19 Une fois les inventaires dressés et leur teneur communiquée aux organismes autres que l'administration qui a constitué ou accumulé les dossiers qui

y figurent, les inventaires deviennent un moyen de rappeler à l'administration d'origine l'importance de ces dernières et l'obligation juridique qui lui incombe d'avoir à les préserver.

5.20 Dès l'achèvement des opérations d'identification des administrations publiques productrices et détentrices de dossiers scientifiques et techniques, qui cons­

tituent le programme d'action, il serait bon que l'office central d'information scientifique et technique publie, à 1'intention des chercheurs, des technologues et des autres catégories d'utilisateurs intéressés, une brochure contenant des rensei­gnements de base sur les organismes détenteurs d'informations scientifiques et techniques. S'il existe un réseau des bibliothèques ou centres d'information rattaché aux divers services administratifs, chaque centre pourrait publier sa propre brochure qui contiendrait les précisions suivantes :

1. Nom de l'administration

2. Directeur

3. Nom du responsable de la gestion des dossiers

4. Adresse

5. Téléphone

6. Bureaux ou services détenteurs de documents scientifiques et techniques, de séries ou de sous-séries de documents scientifiques et techniques de base, avec indication des dates extrêmes.

7. Langue(s)

8. Dossiers communicables, non communicables ou communicables sous réserve

9. Emplacement des dossiers

10. Autorité auprès de laquelle doit être sollicitée l'autorisation de consulter les documents»

5.21 L'enquête prévisionnelle qui précède l'établissement de l'inventaire de tous les documents courants contenant des informations scientifiques et tech­

niques révèlent fréquemment l'existence de documents se présentant sous une forme autre qu'écrite : disques, cassettes, ou bobines de bandes magnétiques, diapositives, photographies, films cinématographiques, cartes et graphiques, microformes, etc. Les administrations publiques se servent à l'occasion de ces moyens modernes pour emmagasiner des informations scientifiques et techniques. Quant aux auteurs de travaux scientifiques et technologiques, ils préfèrent parfois ces supports au papier en raison des facultés d'accès aux informations, de recherche de celles-ci, d'explication et d'analyse qu'ils procurent ; font grand usage du magnétophone à cassettes parce qu'ils trouvent plus commode et plus rapide d'enregistrer que d'écrire à la main ou de taper à la machine pour rendre compte de leurs travaux.

- 17 -

5.22 L'inventaire devrait faire une place aussi importante à ces documents carto­graphiques et audiovisuels lisibles par machine qu'aux documents de facture

classique. Mention y sera faite, pour les séries ou sous-séries, de la forme sous laquelle ils se présentent : cassette, bobine, microforme, diapositives, etc. Dans le cas où ce type de documents non textuels ne constituerait pas une série ou une sous-série, il conviendra de les dénombrer article par article dans l'inventaire préliminaire.

- 18 -

6. IDENTIFICATION DES SOURCES PRIMAIRES ET SECONDAIRES D'INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES DANS LES SERVICES ADMINISTRATIFS

6.1 L'étude systématique des techniques à mettre en oeuvre pour extraire les informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers des

administrations publiques implique l'identification de toutes les sources publiques d'informations scientifiques et techniques.

6.2 Dans les administrations publiques, la production des informations scienti­fiques et techniques résulte, nous l'avons dit, des recherches thématiques

et finalisées ainsi que des activités de développement patronnées par l'Etat. Certains organismes ont été créés expressément en vue de faire de la recherche scientifique et technique ; d'autres, sans participer directement à cette recherche, emploient des scientifiques et des techniciens pour s'acquitter des diverses fonctions qui incombent à leurs services dans ce domaine. Dans bien des cas, ces services se chargent des travaux d'intérêt général qui ne sont pas assurés par un secteur privé inexistant ou défaillant.

6.3 II y a lieu de penser que dans la conduite de leurs affaires, les administra­tions de l'Etat financées à l'aide de fonds publics génèrent une masse impor­

tante de connaissances scientifiques et techniques nouvelles. Vu l'importance de la part du budget de l'Etat affectée à ces activités, il importe de veiller de très près ce que ces dépenses profitent à la population. C'est pourquoi l'identification, la recherche et la diffusion de ces informations aux personnes employées à des travaux scientifiques et techniques au niveau le plus concret, comme les mécaniciens et les agents de maîtrise, considérées comme une exigence nationale. Par ailleurs, un recensement précis des sources d'où proviennent ces informations permettrait au personnel des archives nationales et des services de gestion de documents de repérer et de sélectionner les pièces qu'il convient d'inclure dans les inventaires et les tableaux de documents.

6.4 Les sources des informations scientifiques et techniques produites par les administrations publiques, qui sont nombreuses, peuvent en gros se diviser en

deux groupes : les sources primaires et les sources secondaires.

6.5 Font partie des sources primaires les documents originaux d'actualité (manus­crits dactylographiés, publiés ou non publiés) quelles que soient leur

forme et leurs caractéristiques. Il s'agira aussi bien des documents sur papier que des documents sur support lisible par machine.

6.6 Les sources primaires d'informations scientifiques comprennent les rapports d'expéditions scientifiques, les carnets de laboratoire (avec relevés d'expé­

riences et conclusions) les mémoires, les journaux personnels, les données brutes (statistiques et tableaux) ; les comptes rendus de recherche à usage interne, les documents de travail scientifiques et techniques, les notes sur la recherche scienti­fique et technique, les projets d'articles ou de communications scientifiques et techniques, les corrections manuscrites des textes de conférences ou d'allocutions prononcées, les actes de congrès et les notes sur des articles scientifiques et techniques (manuscrites ou dactylographiées en vue de leur publication), les notes sur les consultations avec d'autres scientifiques ou avec des organisations, la correspondance sur des sujets scientifiques et techniques, les diapositives, les cartes, les dessins et graphiques, les thèses. Les rapports représentent pour les scientifiques et les ingénieurs un moyen important de communiquer les résultats de leurs activités de recherche-développement, et sont la première trace écrite des avancées nouvelles réalisées dans leurs spécialités.

- 19 -

6.7 Les sources primaires d'information scientifique et technologique non écrites comprennent les enregistrements - de communications et relations orales, de

discussions avec les collègues et les visiteurs (venus de la localité ou d'ailleurs) qui mènent des recherches dans la même discipline, d'actes de congrès - sur bande magnétique en bobine ou en cassettes ; les microformes, les films cinématographiques ; les bandes vidéo et les bandes magnétiques d'ordinateurs.

6.8 Les chercheurs - scientifiques et ingénieurs - sont entourés d'un cercle invisible de collègues avec lesquels ils s'entretiennent de leurs travaux et

auprès desquels ils s'informent. Certains n'ont pas besoin des publications spécia­lisées pour se tenir au courant des progrès accomplis dans leur discipline.

6.9 La nature même ides sources primaires d'information scientifique et technolo­gique fait qu'elles sont éparpillées ça et là, isolées et non synthétisées.

Les informations sont enregistrées mais 90 % d'entre elles ne sont pas intégrées dans l'ensemble des connaissances scientifiques et techniques, et un grand nombre de points précis liés à ces recherches ne font jamais l'objet d'une publication. Alors que le développement de la science et de la technologie en dépend, on ne s'est guère préoccupé jusqu'à présent de mettre en place un cadre conceptuel permettant de localiser, d'identifier et d'extraire les informations scientifiques et techniques.

6.10 Les sources primaires d'information technique au sens strict sont constituées par les documents qui n'ont pas un caractère purement scientifique mais n'en

présentent pas moins une importance spéciale. Ce sont les données sur les produits^ les mesures, les enquêtes sur des thèmes particuliers, les informations relatives aux brevets, les rapports de recherche technique, les informations sur les produits, les bases de données et les catalogues commerciaux, ainsi que les manuels et guides techniques sous forme manuscrite, dactylographiée ou ronéotypée.

6.11 Sources secondaires : L'importance des sources secondaires d'information scien­tifique et technique tient au fait qu'un travail de recherche n'est pas consi­

déré comme terminé tant que les résultats n'en ont pas été rendus publics. De manière générale, une recherche, scientifique aussi bien que technique, se déroule en quatre étapes : une étape d'observation, suivie de la construction d'une hypothèse, d'une phase d'expérimentation et, enfin, de la rédaction de conclusions. On ajoutera que tant que les résultats n'en sont pas publiés, une recherche reste sans utilité pour la collectivité.

6.12 Les articles scientifiques et techniques destinés à être publiés constituent le principal moyen de rendre compte des résultats des activités de recherche-

développement menées dans de nombreuses administrations publiques. S'il arrive qu'à l'origine d'une publication on trouve une décision de l'administration de rendre publics les travaux sur tel ou tel sujet, le plus souvent, c'est aux auteurs des recherches eux-mêmes, soucieux de voir leurs travaux publiés que l'initiative est due. C'est pourquoi, bien qu'elles soient tirés à un grand nombre d'exemplaires, les revues scientifiques et techniques publiées par les administrations publiques dispa­raissent très rapidement à l'exception d'un ou deux exemplaires conservés en biblio­thèque à des fins documentaires. Essayer de retrouver ces revues dans les diverses administrations concernées serait une quête longue et ardue qui n'aboutirait vraisem­blablement qu'à la découverte d'un projet d'exemplaire archivé pour mémoire dans un quelconque dossier. Il se peut par contre que ces revues aient été reproduites sur microformes ou microfiches si le service d'origine a pour politique de microfilmer ses documents afin de gagner de la place.

- 20 -

6.13 Les magazines techniques sont les publications qui contiennent des informa­tions générales et des articles ponctuels sur des sujets scientifiques et

techniques. Ils contituent un moyen utile de faire connaître au public les travaux réalisés dans les administrations publiques et aussi de faire circuler les connais­sances entre les disciplines scientifiques et techniques.

6.14 La plupart des administrations publiques établissent des rapports techniques, mais la diffusion de ces rapports est délibérément restreinte vu le caractère

généralement confidentiel des informations qu'ils contiennent.

6.15 Ces administrations publient aussi des rapports d'activité où elles rendent compte de leurs travaux, ces rapports peuvent contenir des informations sur

les progrès scientifiques et techniques réalisés dans tel ou tel service.

6.16 Les brochures sont en général publiées par la division de l'information. Elles s'adressent essentiellement aux spécialistes de la vulgarisation et de la

transformation des denrées alimentaires, aux agents de maîtrise, etc., c'est-à-dire à tous ceux qui sans être spécialistes sont des usagers de l'information.

6.17 Les sources d'information scientifique et technique et les principaux circuits de transfert et de recherche de l'information sont représentés à la figure 4..

- 21 -

SOURCES PRIMAIRES D'INFORMATIONS^ SCIENTIFIQUES ET TECHIQUES

SOURCES SECONDAIRES D'INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES

Rapports, rapports d'expéditions scientifiques, dessins spécimens, journaux personnels, données relatives aux produits, données brutes, (statis­tiques et tableaux), mesures techniques, rapports de recherche à usage interne ((manuscrits ou dactylographiés), brevets (pians et manuscrits techniques) mémoires (manuscrits ou dactylo­graphiés),, rapports de recherche technique, documents de travail scientifiques et tech­niques, bases de données, notes sur des projets de recherches, catalogues commerciaux (manuscrits ou dactylographiés), projets d'articles ou de communications, guides et manuels techniques (manuscrits ou dactylographiés), corrections manuscrites de textes de conférences ou de communications, documents lisibles par machines : diapositives, cassettes, bobines de bandes magné­tiques, microfilms, films cinématographiques, bandes vidéo et bandes d'ordinateurs, actes de congrès, notes, carnets de laboratoire, commu­nications orales, articles (manuscrits et dactylographiés) notes sur des consultations, correspondance, comptes rendus d'expériences.

Revues scientifiques, magazines techniques, rapports techniques (publiés), brochures, actes de congrès (publiés), textes de confé­rences, (publiées) , normes (publiées), brevets (publiés) catalogues commerciaux, manuels et guides (publiés)

Sources secondairesd' informa-mations scientifiques et tech­niques communicables

Sources primaires d'informations scientifiques et techniques communicables

Sources primaires d'informations scientifiques et techniques non communicables

Centre de préarchivage/ Réactivation des documents

Evaluation et tri des sources primaires d'informations scien­tifiques et techniques (inventaires et tableaux)

Centre d'informations scientifiques et tech­niques/Centre d'orien­tation documentaire et de documentation

Systèmes de recherche d 'information

ARCHIVES NATIONALES

Systèmes de recherche de

; ]¿ ; 1'information

Guides, inventaires systé­matiques, index, listes

Services signalétiques

Indexage

Publication périodique d'index

Comptes-rendus de lecture

Résumés analytiques

Bibliographies

Manuels

Catalogues

Traductions

Répertoires

FIGURE 4

•>

->

Sources d'informations scientifiques et techniques, circuits de transfert et de recherche de 1'information

Sources d'information, circuits de transfert

Circuits de recherche de l'information

- 22 -

7. METHODES DE RECHERCHE ET DE DIFFUSION DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONTENUES DANS LES DOCUMENTS ET DOSSIERS COURANTS

7.1 II est clair que lorsqu'il n'est pas donné aux Archives nationales ou à un service spécial de gestion des documents un droit de regard sur la manière

dont les dossiers des administrations publiques sont constitués et tenus, les systèmes d ' enregistrement et de classement varient non seulement d ' une administration à 1 ' autre, mais quelquefois même d'un service à l'autre à l'intérieur d'une même administration.

7.2 Certains pays, surtout les anciennes colonies, ont hérité des systèmes d'archi­vage de la période coloniale et la majorité d'entre eux continuent à appliquer

les méthodes traditionnelles en la matière, à l'exception de quelques uns qui les ont modifié à la lumière de leurs propres besoins. Dans les pays avancés, ces systèmes sont de plus en plus automatisés et les opérations de stockage et de recherche de l'information scientifique et technique tendent à se simplifier progres­sivement. Il existe toutes sortes de systèmes efficaces pour effectuer les diverses opérations requises, qui sont nombreuses même au sein d'un seul bureau, des plus simples, aux plus compliqués.

7.3 S'il est juridiquement et institutionnellement impossible dans un pays de confier la gestion des documents courants aux Archives nationales ou à un

service spécial, on pourrait associer le ministère ou l'organe de tutelle des administrations publiques à la normalisation et à la rationalisation des systèmes de création et de tenue des dossiers dans ces administrations.

7.4 Tous les services de l'Etat produisent et reçoivent une grande quantité de documents dans la conduite de leurs affaires courantes. C'est cette masse

de documents qu'il faut identifier, transporter d'un point à un autre, trier, con­server à des fins de référence et plus tard éliminer. Une bonne gestion des documents commence dans les bureaux d'origine mêmes où doit être appliqué un plan uniforme préétabli d'exécution des travaux et de gestion des documents liés à ces travaux.

7.5 La gestion des documents courants dans un bureau commence par le tri du courrier du matin, son enregistrement et sa distribution, et par le classe­

ment des documents dans des chemises ou des classeurs. Les lettres et documents reçus ou établis par le bureau à l'occasion des diverses affaires relevant de ses attributions sont classés dans des dossiers dans un ordre approprié. Dans certaines administrations publiques, les lettres et documents reçus sont enregistrés dans un livre dénommé Registre du courrier : arrivée. Sont portés dans ce registre la date de réception, le numéro de référence, la date de la lettre et le nom de l'expéditeur, etc. De même, tout le courrier expédié par les administrations est enregistré dans un "Registre du courrier : départ". Ce système vise à faciliter les vérifications et à permettre de retrouver aisément la trace d'un document en cas de besoin.

7.6 Même les services qui n'utilisent pas de système d'enregistrement du courrier classent et regroupent les pièces ou documents reçus. En règle générale, les

documents concernant des affaires ou des thèmes voisins sont classés ensemble, d'où la constitution de dossiers thématiques par affaires. Les pièces conservés dans ces dossiers sont classées par ordre chronologique. Bien que les instructions soient de ne pas placer dans ces dossiers les documents sans grand intérêt ou qui vont se périmer très vite, l'expérience montre que le contraire se produit bien souvent par suite de l'application d'une procédure d'archivage insuffisamment systématique ou mal conçue. Suivant le genre d'activités qu'ils mènent, les services constitueront diffé­rents types de dossiers : dossiers concernant une affaire à l'intérieur d'un dossier thématique , sous-dossiers sur des affaires complexes, dossiers de politique générale contenant les documents relatifs à une question, des dossiers de rapports ou de données, et des dossiers de contrôle contenant les rapports périodiques.

- 23 -

7.7 Dans les administrations publiques la gestion des dossiers d'affaires courantes s'effectue en général selon l'un ou l'autre des deux modes opératoires

suivants :

(1) ou bien les documents sont classés dans plusieurs endroits différents et le stockage et la recherche des informations dans les dossiers est confiée à une équipe de fonctionnaires ayant chacun leur spécialité ; ou bien

(2) dans le cadre d'un système centralisé de classement, les dossiers sont conservés dans un dépôt central où la responsabilité de la gestion est là aussi confiée à des fonctionnaires spécialisés par question.

7.8 Outre les cartes de prêt qui permettent de retrouver les dossiers à mesure des besoins, les organismes publics utilisent des registres permanents et

des fichiers pour contrôler la gestion des documents courants. En pareil cas, chaque dossier ou document courant porte les indications suivantes qui facilitent sa locali­sation et sa consultation :

(1) La cote du dossier ou du document.

(2) L'intitulé ou objet du dossier.

(3) La date de constitution du dossier.

(4) L'emplacement du dossier.

7.9 Les dossiers sont classés soit dans l'ordre alphabétique des intitulés soit dans l'ordre numérique des cotes de dossiers. On utilise un code alphanumé­

rique pour classer les dossiers thématiques courants, et même la classification décimale Dewey ou d'autres classifications décimales. Bien qu'en usage, ces classi­fications décimales pour la recherche des dossiers thématiques sont d'un emploi qui n'est pas sans inconvénients lorsqu'il s'agit de retrouver des informations scientifiques et techniques dispersées dans divers dossiers d'affaires classés en compagnie de documents insignifiants ou sans intérêt durable et dont les liens avec les principales sources d'informations de cette nature sont plus ou moins bien indiqués. Il n'est pas rare que l'intitulé d'un dossier soit trompeur, et qu'en s'y fiant, notamment quand il s'agit de dossiers thématiques, on ne parvienne pas à préserver et à retrouver les importantes informations scientifiques et techniques qu'ils contiennent.

7.10 Voici, à titre d'illustration, quelques exemples d'intitulés de dossiers, avec l'indication des importantes informations scientifiques et techniques

y figurant :

1. Dossier spécimen :

Organisation : Organisme officiel Dossier thématique - Cote : LAB/33 Intitulé du dossier : Usine pilote de flottation du gypse Pagination du dossier : 1-151 Informations scientifiques et techniques figurant dans le dossier : Maté­

riel d'extraction minière (Catalogue technique) dans les docu­ments 147 et 148

11. Organisation : Organisme officiel Dossier thématique - Cote : DEV/CSI Intitulé du dossier : Département du recensement et des statistiques Informations scientifiques et techniques figurant dans le dossier : Pro­

duction de sel commun en 1979

- 24 -

111. Organisation : Organisme officiel Dossier thématique - Cote : LAB/52 Intitulé du dossier : Silicate de sodium Informations scientifiques et techniques figurant dans le dossier : Pro­duction locale de silicate de sodium (Rapport) n° 43/9/17/5C.

7.11 Les trois exemples donnés ci-dessus montrent que l'intitulé des dossiers peut ne pas suffire au personnel d'une administration publique pour retrouver

les sources d'information scientifique et technique en sa possession. D'importantes et précieuses informations scientifiques et techniques sont ainsi perdues, alors qu'elles pourraient profiter à tous. Les spécialistes - scientifiques ou ingénieurs -eux-mêmes ne sont pas aiguillés dans leurs recherches de documents par ces intitulés.

7.12 Aussi faut-il recourir à une autre méthode pour identifier les informations scientifiques et techniques figurant dans les dossiers d'affaires courantes

et les en extraire.

7.13 II pourrait être dressé un tableau des documents courants qui serait adressé soit à la bibliothèque du centre d'information de l'administration concernée,

soit à un centre national d'information scientifique, soit à ces deux organismes.

7.14 Ce tableau qui constitue l'un des instruments efficaces de gestion des docu­ments pourrait être établi à partir des données de base inscrites sur la

formule d'inventaire des dossiers courants dont nous avons donné un exemple à la figure 3. Mais ce tableau devrait mettre l'accent sur certaines informations fonda­mentales, en renvoyant aux informations scientifiques et techniques à l'aide de cotes alphanumériques. Les caractéristiques des sources des informations scienti­fiques et techniques pourraient être signalées par des observations (voir à la figure 5 un exemple de tableau de ce genre)»

- 25 -

7.15 (A établir en double exemplaire)

FIGURE 5

TABLEAU DES DOSSIERS Ou DOCUMENTS COURANTS DES ADMINISTRATIONS PUBLIQUES RENFERMANT DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES

Nom du service ou de l'administration : Division/Bureau : Nom du fonctionnaire chargé des dossiers courants : Nom du fonctionnaire ayant établi le tableau : Date d'établissement du tableau :

Abréviations utilisées pour identifier les informations scientifiques et techniques figurant dans les dossiers d'affaires

S - Scientifique Conf - Conférence Da - Date T - Technique Nt - Note C - Carte Doc - Document Rap - Rapport Gr - Graphique Des - Dessin C - Communicable R - Communication

réservée

X Exemple de tableau à l'usage des services administratifs

eu u •a u 0 h o Z

1

2

3

4

Cote du dossier

Dev/N^'H/60

id.

id.

Mise en valeur (protection) du littoral

Intitulé du dossier

Divers -données

id.

id.

id.

Texte original/ Manuscrit dactylographié

Manuscrit

Dactylographié

id.

id.

Date de production

10/10/1960

12/6/1961

1/9/1961

19/5/1973

Intitulé spécial concernant les informations scientifiques et techniques

Qualité du sel

Sel iodisé

Industrie du sel du Sri Lanka

Rapport relatif à «.la ligne de côte au Sri Lanka

Cote des informa­tions scienti­fiques et techniques

S/6-8/ Doc/60

S/20-23/ Rap/60

S/40-50/ Rap/60

T/10-15/ Rap/73

Langue

A

A

A

A

Emplacement

Salle 83

id.

id.

id.

Accès

C.

id.

id.

id.

RT - Revue technique Br - Brochure MT - Magazine technique

- 26 -

7.16 Dans ces quatre exemples d'entrées, les informations scientifiques et tech­niques contenues dans les dossiers d'affaires sont signalées par une cote

dans la septième colonne de la liste qui permet de les retrouver. On voit dans le premier exemple que l'intitulé donné au dossier par le service d'origine est "Données diverses" alors qu'il contient des informations scientifiques précieuses.

7.17 La cote des informations scientifiques et techniques donnée dans la septième colonne permet d'extraire celles-ci ; prenons l'exemple de la première

entrée :

Cote : S/G-8/D0C./6O

Lecture de la cote

S : indique qu'il s'agit d'un document scientifique

6-8 : indique les pages du dossier où se trouve les informations scientifiques et techniques recherchées

Doc : (abréviation du terme document) indique la nature de la source de 1'information scientifique et technique

60 : désigne l'année de production de cette source d'information scientifique et technique.

7.18 On peut grâce à ce genre de cote signaler n'importe quel type d'information scientifique et technique en variant les abréviations en fonction de la

nature et du caractère du document figurant dans les dossiers. Toutes les abrévia­tions utilisées dans le tableau doivent être expliquées en tête de celui-ci.

7.19 L'établissement d'un tel tableau exige une bonne structure opérationnelle. Il faut du personnel qualifié capable de procéder rapidement et avec exacti­

tude aux opérations voulues. Ce travail pourrait être effectué par les personnels responsables de la tenue et de la manipulation des dossiers de l'institution, sous la supervision d'inspecteurs des dossiers. L'intitulé du poste occupé par ces fonc­tionnaires (commis aux dossiers thématiques, commis de classement) variera d'un pays à l'autre.

7.20 Les Archives nationales et le Centre national d'information scientifique devraient collaborer étroitement à la mise en oeuvre d'un tel programme de

recherche des informations scientifiques et techniques figurant dans les dossiers de documents courants. Le ministère dont relève l'administration publique, les direc­teurs d'organismes officiels et les fonctionnaires participant à l'établissement du tableau apporteront le soutien le plus large à son exécution sur laquelle les Archives nationales et le Centre national d'information scientifique exerceront une étroite supervision.

7.21 Tous les fonctionnaires chargés de dresser ce tableau devraient suivre un stage d'orientation et de formation concernant la nature des travaux qu'ils

auront à accomplir, c'est-à-dire sur l'identification et la description des infor­mations scientifiques et techniques à inscrire sur un tel tableau et sur la manière d'exploiter ensuite celui-ci. Cette formation pourrait être organisée par les Archives nationales et par le Centre national d'information scientifique et technique.

7.22 On notera qu'à la différence de l'inventaire des documents qui recense les documents par séries, un tel "tableau des documents" destiné à permettre la

recherche des informations scientifiques et techniques doit analyser les papiers document par document ou chemise par chemise. Les opérations d'identification et de recherche des informations scientifiques et techniques s'effectueront donc au niveau de l'article.

- 27 -

7.23 Les articles sont en général des chemises renfermant divers documents qui peuvent être ou ne pas être enliassés. Les volumes des dossiers ou cahiers

sont également des articles contenant des documents qui se rapportent tous à la même affaire ou sont étroitement liés au même sujet.

7.24 Les documents non textuels doivent également être identifiés et énumérés dans le tableau auquel certaines modifications devront être apportées à cet

effet. Deux exemples d'inventaire des informations scientifiques et techniques stockées sur des supports lisibles par machine incluses dans un tableau légèrement modifié sont présentés à la figure 6.

FIGURE 6

Recherche d'informations scientifiques et techniques

dans des documents lisibles par machine

Abréviations

R - Communication réservée C - Communicable M - Meuble de rangement

Référence du document lisible par machine

Cassette n" 01

Diaposi­tives

" n° 1-30

Informations scientifiques et techniques figurant dans les documents lisibles par machine

Technique de préservation des bâtiments anciens

Insectes s'attaquant aux documents

Nature du document

Cassettes

Diaposi­tives couleur 35 mm

Durée de l'enregis-rement/ Temps de projection

1 heure

1 heure

Négatifs ou

tirages

Tirages

ai o p 3 0 W

Actes de

congrès

Confé­rences

P c eu s Q) U fd i-H

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M/ 01

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01 'Q) U U <

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C

- 28 -

7.25 La diffusion et l'accessibilité des informations scientifiques et techniques ficrurant dans les dossiers de documents courants sont aussi importants que

la recherche desdites informations. Des listes récapitulatives devraient en être transmises sans délais soit au Centre national de l'information scientifique et technique, soit à un centre national de documentation pour que les lecteurs puissent dûment s'y renseigner. Pour l'orientation de lecteurs ces centres nationaux feront appel aux instruments de recherche modernes : guides, index, catalogues, résumés analytiques

- 29 -

8. ACCES A L'INFORMATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE CONTENUE DANS LES ARCHIVES COURANTES

8.1 Faire en sorte que les documents scientifiques et techniques créés par les administrations publiques soient rapidement et facilement accessibles est

une question qui a déjà fait couler beaucoup d'encre. Consciente de la nécessité d'améliorer l'accès à l'information, la Conférence intergouvernementale sur l'infor­mation scientifique et technique au service du développement (UNISIST II), tenue en 1979, a souligné que les Etats membres devaient assurer la communicabilité de l'information scientifique et technique nécessaire au progrès de la science et de la technologie et à leur application au développement socio-économique. Il est et restera impératif pour les activités modernes de recherche et développement que l'information de cette nature contenue dans les dossiers administratifs à la dispo­sition des planificateurs, des décideurs et des administrations puisse être consultée facilement et sans délais. Cet accès rapide à l'information scientifique et technique est indispensable, en particulier, pour satisfaire les exigences actuelles et futures de la planification et de la mise en oeuvre des programmes de développement.

8.2 La nature particulière de l'information scientifique et technique - qui la distingue des autres types d'information - et celle de ses utilisateurs sont

deux éléments importants à considérer lors de la conception d'une politique de commu­nication des documents scientifiques et techniques courants que détiennent les services officiels. Une partie du stock d'information scientifique et technique se périme ou se trouve nécessairement dépassée par les nouveaux progrès scientifiques et technologiques ,- par ailleurs la majorité des utilisateurs - scientifiques, ingé­nieurs et technologues - ont une position relativement élevée dans la hiérarchie sociale. Il convient également de remarquer que 1 ' information scientifique et tech­nique est inaccessible aux personnes moins bien placées qui en ont besoin sur le terrain - agriculteurs, agents de maîtrise, techniciens ou mécaniciens par exemple ; elle est surtout destinée aux chercheurs des universités ou des laboratoires, et est rarement considérée par le citoyen moyen comme un outil social ou économique. Le progrès des connaissances scientifiques et technologiques dépend pourtant de la diffusion des théories nouvelles et des derniers résultats de l'expérimentation. Aucune idée nouvelle n'est admise par une communauté scientifique à moins d'avoir été découverte et évaluée par les spécialistes du domaine en question, lesquels tirent précisément de communications, offie ielles ou non, d'une part la connaissance de cette idée et, d'autre part, l'information nécessaire à son évaluation.

8.3 La diffusion de toute une série de documents ou données scientifiques et techniques de nature assez variée reste plus ou moins confidentielle pour des

raisons touchant à la sécurité publique ou nationale, à la défense, à la concurrence commerciale ou de prestige, au caractère explosif des sujets traités et aux priorités de la recherche. Dans le cas des documents courants des administrations, ces restric­tions sont considérablement renforcées afin de protéger la vie privée des fonction­naires et le secret des recherches scientifiques et technologiques financées par l'Etat, qu'il s'agisse de recherches thématiques ou finalisées, qu'elles soient exécutées dans ses services mêmes ou, sous contrat, à l'extérieur. L'information d'ordre financier, commercial, scientifique ou technique dont il pourrait être fait mauvais usage si elle était prématurément divulguée est ainsi soustraite à la communication au public.

8.4 II semble ressortir des règlements existants sur la communication des archives courantes que de nombreux organismes officiels estiment avoir des droits de

propriété réservés sur leurs dossiers lorsque la libre consultation n'est pas formel­lement prévue par des dispositions légales. La communication des archives publiques courantes est normalement la prérogative de la direction de l'institution, du minis­tère ou de l'organisme dont dépendent les services concernés, encore que dans certains pays elle soit laissée à la discrétion du conservateur en chef des Archives nationales.

- 30 -

8.5 L'impossibilité de consulter certains documents courants dont la communication est réservée pour des raisons de sécurité nationale est une cause de diffi­

cultés plus sérieuses. Dans certains organismes publics, les dossiers courants sont "secrets", "à communication restreinte", "confidentiels", "non destinés à la publi­cation" et protégés par des "droits réservés". Le degré de protection réelle qui s'attache à chacune de ces appellations est variable d'une institution à l'autre. Tous les documents ainsi classés sont protégés contre la divulgation, la copie ou la consultation illégales en raison de leur importance pour la défense nationale ou pour la préservation des intérêts des entreprises industrielles ou commerciales sur le marché.

8.6 L'expression "communication réservée" désigne ici le fait qu'un document n'est pas communicable à des personnes non autorisées. Chacun des documents

contenu dans les dossiers courants ainsi classés s'inscrit dans un contexte social et politique particulier.

8.7 Bien que les restrictions à la communicabilité des archives courantes aient été contestées et critiquées lors des conférences internationales et que le

Conseil international des archives et 1'Unesco se soient efforcés de promouvoir une politique uniforme de communication des documents scientifiques et techniques, courants ou non, créés par les administrations publiques, il ne faut pas s'attendre que des décisions réglementaires, fussent-elles recommandées par un groupe inter­national de scientifiques, de technologues et de décideurs gouvernementaux compétents, puissent modifier à bref délai les critères sociopolitiques sur lesquels se fondent ces positions de principe restrictives.

8.8 Le programme d'action proposé ci-dessus aux fins du dépistage et de la mise en évidence de 1'information scientifique et technique contenue dans les

dossiers courants, et les techniques de recherche et de diffusion suggérées reste­raient dans une grande mesure inefficaces si aucune disposition légale concrète n'était prise pour assurer la plus large communicabilité de l'information de cette nature détenue par les services officiels. L'information scientifique et technique étant un facteur essentiel du développement il conviendrait de formuler libéralement les règlements relatifs à sa communicabilité, afin de permettre aux pays et à leur population d'en tirer un maximum de profit. On pourrait suggérer à cet égard de prendre les mesures suivantes : levée de certaines restrictions, abrègement des délais à respecter avant la diffusion des documents et révision des critères de non-communicabilité.

8.9 Une réglementation restreignant strictement la communicabilité des informations scientifiques et techniques courantes enlève à celles-ci une bonne part de leur

valeur et de leur intérêt et entraîne un inutile gaspillage des crédits affectés à la recherche scientifique et technique. Sur le long terme, les dispositions qui protègent excessivement les informations scientifiques et techniques courantes détenues dans les organismes officiels font gravement entrave à la bonne marche des programmes de développement national. L'élargissement de l'accès à ces informations est la pierre angulaire du développement, en particulier dans les pays où leur importation coûte cher et occasionne des pertes de temps. Dans ces pays, il est à la fois plus facile et plus indiqué de mobiliser l'information scientifique et tech­nique locale - d'où l'importance vitale de pouvoir consulter celle-ci librement et sans difficultés.

- 31 -

Notes :

1. Conférence intergouvernementale sur l'information scientifique et technique au service du développement, UNISIST II, 28 mai-ler juin 1979, Paris, Unesco.

- 32 -

9. RECHERCHE ET DIFFUSION DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONTENUES DANS LES DOCUMENTS TRANSFERES A UN SERVICE OU UN DEPOT DE PREARCHIVAGE

9.1 Lorsqu'ils cessent d'être courants, les documents des administrations publiques sont placés dans la catégorie des archives intermédiaires ou bien des archives

inactives selon qu'ils sont utilisés plus ou moins souvent pour les besoins du service. Les critères de leur classement dans l'une ou l'autre catégorie selon leur fréquence d'emploi varient d'un pays à l'autre et, à l'intérieur d'un même pays, d'une institution à l'autre. En règle générale, les archives intermédiaires sont celles qui ne sont pas consultées plus de quatre fois et les archives inactives, celles qui ne sont pas consultées plus de deux fois au cours d'une période de 12 mois.

9.2 Les procédures de tri et de transfert des documents intermédiaires et inactifs diffèrent également d'un pays à l'autre. On en trouvera dans une étude de

l'Unesco (1), une analyse récente et plus systématique, accompagnée de recommandations. Certaines des techniques décrites dans les sections consacrées ci-après au transfert des archives intermédiaires et inactives sont tirées d'une étude effectuée par l'auteur du présent document (2).

9.3 Le transfert des dossiers intermédiaires ou inactifs contenant des éléments d'information scientifique et technique s'effectue à l'aide d'un bordereau

de transfert. Selon le système de gestion des documents en usage, ces dossiers peuvent être transférés soit dans des locaux de préarchivage liés à l'organisme d'origine et situés à proximité immédiate, soit à un dépôt de préarchivage situé à quelques kilomètres mais facilement accessible depuis cet organisme. Ce transfert des dossiers intermédiaires et inactifs afin d'en réduire les coûts de stockage est une opération essentielle dans le cycle de vie des documents.

9.4 Dans certains pays, on procède à un tri définitif des documents avant leur transfert à un centre de conservation peu onéreux mais dans la plupart des pays,

il n'est effectué à ce stade qu'un premier tri, à titre indicatif. En pareil cas, les documents sont examinés une nouvelle fois au dépôt de préarchivage.

9.5 L'observation des systèmes de gestion des dépôts de préarchivage fait égale­ment apparaître des politiques et pratiques très diverses ; dans la plupart

des cas, l'autorité sur les documents est partagée entre l'administration d'origine et les Archives nationales, lesquelles assurent pleinement la direction du dépôt.

9.6 Quel que soit leur mode de fonctionnement, le rôle fondamental des services internes et des dépôts de préarchivage est de conserver temporairement les

documents et de fournir à la demande de l'organisme d'origine les informations, docu­ments ou dossiers entiers dont celui-ci a besoin. Il existe des instruments de recherche et des techniques classiques pour extraire et mettre à la disposition des lecteurs les informations scientifiques et techniques qui se trouvent dans ces dossiers.

- 33 -

(A établir en double exemplaire)

FIGURE 7

Bordereau de transfert de documents intermédiaires et inactifs,, contenant des informations scientifiques et techniques

dans des locaux ou à un dépôt de préarchivaqe

Organisme effectuant le transfert. Service/Division

Abréviations Nom du responsable de l'établissement

du bordereau Date d'établissement Mètres linéaires d'archives transférées. Date du transfert Signature du réceptionnaire du transfert

Double renvoyé à l'organisme d'origine

Int Inac

(C) (Tr)

S T CP VAN

D/x (chiffre)

R/x (chiffre)

R C

- dossier intermédiaire

- dossier inactif

- dossier clos

- dossier dont les pièces

ont été triées

- scientifique

- technique

- à conserver à perpétuité

- à verser aux Archives

nationales

- à détruire au bout

de x années

- à réévaluer au bout

de x années

- communication réservée

- communicable

n z

1

2

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G S / G / 7 3 / 3

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Mise en valeur (Protection) du littoral

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- 34 -

9.7 Le bordereau reproduit sur la figure 7 est par exemple un moyen que les services officiels pourraient employer pour opérer le transfert de leurs

archives intermédiaires et inactives aux fins de préarchivage. Dans le cas de transferts annuels, ce formulaire pourrait être modifié de façon à comporter des indications particulières concernant les informations scientifiques et techniques. Ces indications pourraient être portées dans la sixième colonne, les autres colonnes étant celles qui figurent sur les bordereaux de transfert communément utilisés. Le bordereau est normalement établi en deux exemplaires ; à la réception au déppt de préarchivage, le fonctionnaire responsable doit remplir la colonne 12 où il indique le lieu de rangement des dossiers dans le dépôt. La cote portée à titre d'exemple dans la colonne 12 du bordereau de la figure - 7/10/3/5 - désigne les numéros res­pectifs des carton/tablette/rayonnage/travée. On peut en supprimer le premier chiffre si l'on n'utilise pas de cartons pour stocker les documents dans le dépôt. Les mentions portées dans les autres colonnes du formulaire ne nécessitent pas d'expli­cations. L'original du bordereau doit être conservé et classé sous la rubrique de l'organisme, du service et de la série qu'il concerne. Le double est renvoyé à l'organisme ou au service versant. Tous les dossiers intermédiaires et inactifs transférés à un dépôt de préarchivage devraient porter, sur la couverture, les sym­boles et cotes indiqués à la figure 8 (ci-dessous).

FIGURE 8

Exemple d'indication à l'aide de symboles et de cotes portés sur la chemise/couverture du dossier des informations scientifiques et techniques qu'il contient

(viii) à l'encre noire (vii)

X3 (v)<-

^ Tr) T/10-15/73

(DP/5/77)

Int.

GS/S/73/3

Société des salines (Administration générale)

Mise en valeur du littoral-(Protection)

VAN

7/10/3/5

-> à l'encre noire •»(vi)

-^ (i)

-> (ii)

-> (iii)

-^ à l'encre rouge

(iv)

(ix)

- 35 -

9.8 Pour faciliter à la fois la recherche de l'information scientifique et technique et le tri, les mentions essentielles indiquées ci-dessus devraient

figurer sur la couverture de tous les dossiers intermédiaires, inactifs ou clos versés au dépôt.

9.9 La signification des symboles et mentions portés sur la figure 8 est la suivante :

(i) Cote attribuée au dossier lors de sa création par l'organisme d'origine.

(ii) Désignation de l'organisme d'origine.

(iii) Objet intitulé du dossier.

(iv) Instructions quant à la conservation - les abréviations sont expliquées dans la figure 7.

(v) Cote attribuée au dossier par le service ou le dépôt de préarchivage.

(vi) Situation du dossier. Les abréviations sont expliquées dans la figure 7.

(vii) Cote spéciale concernant les informations scientifiques et techniques contenues dans le dossier.

(viii) Ce symbole indique qu'il s'agit d'un dossier dont les pièces ont été triées avant le transfert.

(ix) Emplacement du dossier dans le dépôt (tablette/rayonnage/travée/ corbeille).

9.10 De toutes les indications portées sur la figure 8 ci-dessus, seules celles correspondant aux numéros (v) , (vii) et (ix) relèvent du personnel du dépôt. Les

autres sont des cotes et symboles qui auraient dû être attribués au dossier par l'organisme d'origine avant son transfert au dépôt. Dans l'intérêt de la clarté et de l'uniformité, il convient de placer les cotes aux endroits exacts indiqués dans l'exemple de la figure 8 (exemple de couverture de dossier).

9.11 A la réception des transferts annuels d'archives des administrations publiques, le personnel du dépôt pourrait établir en double exemplaire un nouveau borde­

reau semblable à celui de la figure 7, qui servirait à répertorier exclusivement les dossiers scientifiques et techniques confiés à sa garde.

9.12 L'original de ce dernier bordereau serait envoyé au centre national d'infor­mation scientifique et technique ou aux centres d'information d'Etat créés

en vue de la diffusion de l'information scientifique et technique. Le centre national fournirait un maximum d'informations aux usagers et les aiguillerait vers le dépôt de préarchivage munis d'une lettre d'introduction les autorisant à consulter les dossiers scientifiques et techniques qui y seraient conservés. Le degré de communica-bilité des pièces demandées par les chercheurs étant indiqué dans la colonne 8 du bordereau (fig. 7), toute personne désireuse de consulter la documentation scienti­fique et technique confiée au dépôt de préarchivage serait informée à .1'avance de l'éventuelle nécessité de se procurer une autre autorisation avant de se rendre au dépôt.

- 36 -

Notes :

1. Evans, Frank, B. The Republic of Cyprus : Development of an archival and records management programme. Réf. FMR/PGI/81/166, p. 15-19.

2. Wimalaratne, K.D.G. Sri Lankawe" Rajye Lekhana Kalamanàkaranaya (Administration of Public Records in Sri Lanka) (inédit), document dactylo­graphié, page 57.

- 37 -

10. L'ACCES AUX INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONTENUES DANS LES DOSSIERS TRANSFERES AUX DEPOTS DE PREARCHIVAGE

10.1 II est capital de pouvoir accéder aux informations scientifiques et tech­niques contenues dans les dossiers transférés aux dépôts de préarchivage

en raison du degré de maturité que ces dossiers présentent. N'oublions pas que les dossiers remis aux dépôts de préarchivage sont ceux dont le service versant n'a plus besoin dans la conduite de ses affaires courantes. Cependant, ils ont perdu toute actualité pour l'administration d'origine, ils n'en restent pas moins précieux pour le chercheur. Les scientifiques et technologues locaux peuvent en particulier y puiser des informations scientifiques et techniques utiles au développement national. Par ailleurs, dans les organismes à vocation scientifique et technique, ce type d'information conserve beaucoup de valeur pour le créateur des documents. Aussi faut-il assouplir les conditions, trop strictement uniformes et restrictives, d'accès aux dossiers contenant des informations scientifiques et techniques au bénéfice des scientifiques et technologues locaux, travaillant pour les pouvoirs publics. On pourrait adopter un système de révision périodique du degré de non-communicabilité des documents scientifiques et techniques détenus par les dépôts de préarchivage ; bien des documents deviendraient ainsi consultables. Une politique interdisant uniformément la consultation pendant 30 ou 50 ans nuirait à l'exploita­tion des informations scientifiques et techniques dans l'intérêt du développement national.

10.2 L'autorité sur les documents transférés dans un dépôt de préarchivage est généralement partagées entre l'administration d'origine et les Archives

nationales. En pareil cas, les Archives nationales pourraient s'assurer le concours du Centre national d'informations scientifiques afin de déterminer quelles seraient les catégories d'informations scientifiques et techniques à mettre à la disposition des chercheurs qui consultent les dépôts de préarchivage. L'attitude parfois restric­tive de l'administration d'origine à l'égard de la communication des documents dont elle a réservé l'accès au moment de leur transfert peut céder si le Centre national d'information scientifique et les Archives nationales font valoir l'intérêt scien­tifique et technique de ces dossiers et leur utilité pour le développement national. Il convient donc que le Centre national d'information scientifique et technique et les Archives nationales engagent une campagne résolue en vue de libéraliser l'accès aux documents scientifiques et techniques en montrant aux services producteurs l'avan­tage qu'il y a à exploiter sans retard ces documents.

10.3 On pourrait concevoir un système en vertu duquel une recommandation délivrée par le Centre national d'information scientifique et technique et les Archives

nationales donneraient accès aux dossiers contenant des informations scientifiques et techniques non communicables des dépôts de préarchivage. Les véritables chercheurs pourraient ainsi travailler sans qu'il soit pour autant porté atteinte aux droits et aux intérêts de l'Etat, ni divulgué le secret de ses affaires.

- 38 -

11. EVALUATION, TRI ET ELIMINATION DES DOCUMENTS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES DANS LES DEPOTS DE PREARCHIVAGE

11.1 L'évaluation des archives en vue de déterminer quel sort va leur être réservé est l'une des opérations les plus délicates que suppose la gestion de ces

papiers. C'est, dans la hiérarchie des fonctions assignées aux archivistes, l'une des tâches qui se situent, professionnellement, au niveau le plus élevé et qui est d'autant plus difficile à assurer qu'il est malaisé de définir des critères d'éva­luation qui conviennent à toutes les administrations d'origine et impossible d'appliquer une règle fixe en la matière.

11.2 Pour résoudre ce délicat problème de l'évaluation, les spécialistes ont défini, après de longues discussions, des principes généraux dont ils recommandent

l'application. En matière de tri des documents, le critère fondamental à prendre en considération est la valeur archivistique des documents. Apprécier celle-ci suppose que l'on comprenne la façon dont les dossiers du service concerné rendent compte de ses activités, qu'on connaisse l'histoire administrative de l'organisme versant et de ses services ou qu'on soit familiarisé avec les principes, pratiques, besoins et tendances de la recherche et qu'on ait conscience de la nécessité de préserver les témoignages du passé en vue de les mettre au service du développement futur du pays. Pour procéder au tri, il faut donc juger de la valeur des données emmagasinées dans les documents d'archives, ce qui se fait en règle générale longtemps après qu'elles aient cessé d'être d'utilité courante dans le service d'origine.

11.3 Le fruit d'une longue expérience a amené à distinguer deux grandes catégories de documents : les documents de valeur primaire et les documents de valeur

secondaire.

11.4 Les documents de valeur primaire sont ceux dont un service a besoin dans la conduite présente et à venir de ses affaires, pour des raisons administratives,

juridiques, fiscales, scientifiques et technologiques.

11.5 Les documents de valeur secondaire sont ceux qui présentent essentiellement une utilité pour l'Etat et la nation dans la mesure où ils permettent :

(a) de rendre compte des différentes activités de tel ou tel organisme, (b) de faci­liter les recherches et (c) de défendre les droits civiques et les droits personnels et réels des citoyens. La valeur secondaire d'un document est liée à la qualité des renseignements qu'il contient sur les personnes, les choses, les problèmes et les situations dont s'est occupé l'organisme en question, c'est-à-dire de ce que l'on a coutume d'appeler sa valeur informative, ou documentaire. Quant à la valeur pro­bante d'un document, elle fait référence au fait que les renseignements qu'il contient constituent un témoignage sur l'organisation et le fonctionnement du service créa­teur ; l'existence même du document, à la fois comme véhicule de l'activité adminis­trative et comme produit de cette action, lui donne une valeur de preuve.

11.6 II résulte de ce qui précède que les dossiers scientifiques et techniques ; ou contenant des informations scientifiques et techniques ont une valeur à

la fois primaire et secondaire puisqu'ils renferment des renseignements précieux pour le service d'origine aussi bien que pour d'autres utilisateurs ultérieurs.

11.7 Certains archivistes estiment que toutes autres méthodes devraient être appliquées à l'évaluation des documents scientifiques et technologiques.

Cependant, il ne faut pas oublier que les archives qu'ils constituent sont dans l'ensemble formées de séries tout comme les autres types d'archives publiques quand bien même elles contiennent des informations spécialisées, utiles à la science et à la technologie.

- 39 -

11.8 Les documents qui nous intéressent consistent parfois en une masse de données techniques rassemblées dans le cadre de travaux de recherche pure et appliquée.

Si les données ne sont pas utilisées immédiatement ou si les résultats des recherches ne sont pas publiés, peut-être faudra-t-il conserver ces archives plus longtemps. La nature même de la recherche scientifique fait de l'évaluation une opération délicate. Tel dossier longtemps resté inactif peut subitement prendre de l'importance à la suite d'une découverte nouvelle. Un archiviste peut se tromper dans son appréciation du contenu ou de la valeur scientifique ou technique d'un papier. Il est souhaitable de conserver toutes les pièces nécessaires pour rendre compte de manière cohérente de l'activité qui a donné lieu à la constitution du dossier, notamment celles qui attestent des techniques, méthodes et moyens utilisés. Si l'on suit ce principe, on ne retiendra pas seulement les documents intéressant les découvertes ou techniques scientifiques nouvelles, mais aussi tous ceux qui concerne l'activité menée par une administration publique dans le domaine de la science et de la technique en général. Les documents de caractère purement scientifique méritent bien évidemment d'être conservés pour les données sur les expériences et les recherches conduites qu'ils renferment. L' intérêt qu'on aura à les conserver dépendra donc de leur importance pour l'histoire de la science ou la réalisation de recherches scientifiques ultérieures. Le problème de l'évaluation se pose surtout pour les documents qui peuvent servir à des recherches ultérieures, les documents témoignant de l'histoire de l'activité scientifique et technologique de l'Etat étant manifestement important. Quant à ceux qui peuvent venir nourrir des recherches ultérieures, ils devraient à notre avis être conservées à perpétuité.

11.9 On trouve parmi les dossiers émanant d'affaires des administrations publiques trois catégories de dossiers contenant des données statistiques de caractère

scientifique et technique. Parfois, il est extrêmement difficile de les évaluer. Il s'agit des données suivantes : (a) données sur les activités scientifiques et tech­niques, élaborées habituellement pour l'administration, (b) données brutes collectées à l'occasion d'observations, d'expériences et de tests et (c) données recueillies aux fins de travaux d'analyse et de recherche.

11.10 Les données de la première catégorie montrent quelles sont les activités qui font appel à la science et la technologie, ou qui sont en elles-mêmes scien­

tifiques et technologiques ; elles peuvent être conservées pour les enseignements qu'elles fournissent sur l'organisation de ces activités et pour leur valeur primaire. Il s'agit de séries, qui contiennent des données recueillies en principe chaque année et par ailleurs publiées par le service d'origine sous la forme, par exemple de rapports statistiques imprimés ou ronéotypés ou de microformes ; il est inutile de les conserver intégralement, un échantillonnage suffira. De même on ne conservera comme témoignage des méthodes utilisées pour recueillir des données brutes qu'un petit nombre de dossiers sélectionnés au moyen d'un échantillonnage aléatoire. Si ces méthodes ont changé à certaines dates, on pourra utiliser, parallèlement aux techniques d'échantillonnage aléatoire et représentatif, celle de l'échantillon­nage chronologique, en indiquant à quels intervalles les critères de collecte des données ont été modifiés. On trouvera ci-après un exemple d'échantillonnage chronologique.

- 40 -

11.11 Série

Collecte de données scientifiques et techniques brutes

Techniques d'échantillonnage : (a)

(b)

Dates extrêmes

1970-1975

Nombre de dossiers

50

Sélectionner deux dossiers quelconques parmi les 50 (échantillonnage aléatoire)

Si une modification quelconque a été apportée à la méthode de collecte des données scientifiques et techniques brutes en 1974, sélectionner un dossier se rapportant à cette année. (Emploi combiné de l'échantillonnage aléatoire et de l'échantillonnage représentatif.)

11.12 Les données de la deuxième catégorie, celles qui sont recueillies à l'occasion d'observations, d'expériences et de tests scientifiques, ont une valeur docu­

mentaire irremplaçable et méritent d'être conservées pour l'intérêt qu'elles pré­sentent en vue de recherches scientifiques ultérieures. Le principal critère pour apprécier le caractère irremplaçable de données scientifiques est l'importance excep­tionnelle des découvertes ou des inventions qui ont été faites grâce à elles. Aussi quand il s'agit de données relatives à des recherches qui ont avorté, faut-il n'en conserver qu'un échantillonnage représentatif.

11.13 Les données de la troisième catégorie - recueillies aux fins de travaux d 'analyse et de recherche scientifique, doivent être évaluées avec le plus grand soin. On les

conservera à perpétuité quand elles ont trait à une activité organisée de recherche scientifique et peuvent être exploitées pour de nouvelles recherches.

11.14 On en donnera pour exemples les données se rapportant au groupe sanguin, les relevés géologiques ou encore les renseignements accumulés lors de quantité

d'expérimentations scientifiques. Ces données qui sont le produit d'une activité scientifique et technique collective, qui portent témoignage des intérêts et des capacités d'organisation de disciplines entières, ont pour ces raisons tout lieu d'être conservées définitivement.

11.15 Tableau de tri par échantillonnage des archives scientifiques et techniques

Abréviations

D - Détruire, D/x - Détruire au bout de x années (chiffre)

VAN - Versement aux Archives nationales

N° d'ordre

01

02

Séries/Sous-séries/lntitulé

Journaux personnels de chercheurs scienti­fiques contenant des rapports d'expériences ou de tests ou d'autres données

Carnets de laboratoire

Instructions (Utiliser les abréviations)

VAN Si leur contenu a donné lieu à une publication, détruire ; ne conserver qu'un ou deux carnets à titre de spécimens

- 41 -

N° d'ordre

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

16

Séries/Sous-séries/lntitulé

Réimpressions, sans notes ou correspondance manuscrites

Documents de travail

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(b) idem (manuscrits ou dactylographiés)

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Diapositives, diagrammes, illustrations

Cartes, plans, esquisses

Enregistrements sur bandes magnétiques (bobines ou cassettes) de débats sur des thèmes scientifiques ou technologiques

Données scientifiques et techniques

Instructions (Utiliser les abréviations)

D ou faire don aux bibliothèques

Si les recherches ont fait l'objet d'une publication, détruire

Si la version finale a été publiée, détruire le projet

VAN

Si les actes n'ont pas été publiés, conserver les originaux

Conserver un seul exemplaire pour VAN, faire don des autres à des bibliothèques scienti­fiques et techniques

idem

idem

Conserver un seul exemplaire à titre de spécimen et VAN, si les manuels sont périmés

VAN

VAN si non publiés

VAN si non publiés

VAN

VAN

(a) Données "irremplaçables" VAN

(b) Données utilisées dans des travaux d'analyse scienti­fique et technique, à détruire

(c) Données scientifiques et technologiques recueillies chaque année dans le cadre d'activités de routine, à détruire après échantillon­nage

- 42 -

1

N° d'ordre

17

18

Séries/Sous-séries/Intitulé

Normes (a) Non publiées (b) Publiées

Brevets (a) Non publiés (b) Publiés

Instructions (Utiliser les abréviations)

VAN VAN

VAN un seul exemplaire

VAN VAN un seul exemplaire

11.16 On notera également que la périodicité des opérations d'évaluation et de destruction des archives varie d'un pays à l'autre. Dans de nombreux pays,

on procède à deux tris, le premier portant sur la valeur primaire des documents et le deuxième sur leur valeur secondaire. Le deuxième tri est opéré conjointement par le personnel de l'administration d'origine et des archivistes au stade du pré­archivage. Quoi qu'il en soit, le but de tout système d'évaluation doit être de fixer définitivement le sort des documents scientifiques et techniques avant leur versement aux Archives nationales. D'une manière générale, il n'est pas nécessaire d'évaluer les documents, une fois ceux-ci versés aux Archives nationales. On pourrait cependant envisager de procéder, comme aux Etats-Unis, à une nouvelle évaluation à ce stade, ce qui présenterait, selon les partisans de cette formule deux grands avan­tages. Premièrement, elle permettrait de réviser la décision d'origine, fondée sur les critères d'évaluation de l'époque, si elle se révélait erronée dans l'optique du moment. Deuxièmement, dans le cas où les documents ont été versés sans évaluation préalable correcte, le personnel des Archives nationales peut juger inutile de conserver des archives d'une valeur contestable. Cela étant la réévaluation des ver­sements aux Archives ne se justifie qu'au bout d'un délai raisonnable, par exemple vingt à trente ans après réception. Comme le disait si bien Leonard Rapport, l'éva­luation est au mieux une science inexacte ; peut-être est-ce même davantage un art. Si le principe de la réévaluation était institué, il faudrait plaider pour qu'on conserve les archives et non pour qu'on s'en débarasse. Ceux qui réévaluent les archives doivent faire très attention à ce qu'ils font et bien savoir que ce qu'ils vouent au pilon aura disparu à tout jamais.

Notes et références bibliographiques :

1. Schellenberg, T.R. The appraisal of modem Public Records, Bulletins of the National Archives, n° 8, octobre 1956, p. 22-23.

2. Rapport, Leonard. n° grandfather clause : Reappraising accessioned records, The American Archivist, vol. 44, n° 02, printemps 1981, p. 144.

3. Ibid, p. 145, 149.

- 43 -

12. VERSEMENT DE DOCUMENTS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES AUX ARCHIVES NATIONALES

12.1 Le versement à l'administration des Archives nationales des documents placés en préarchivage dans des locaux spéciaux ou un dépôt intermédiaire dont on

veut assurer la conservation définitive est le dernier stade d'un programme de gestion des documents. Cette opération implique en général à la fois le transfert matériel des papiers et celui de la responsabilité juridique à l'égard de ceux-ci, de l'organisme d'origine à l'administration des archives. Le transfert de la charge des documents pour conservation définitive doit donner lieu à l'établissement d'une pièce justificative comportant une description détaillée des documents pris en charge par l'administration des Archives nationales. Outre cette description, qui doit être suffisante pour permettre d'identifier sans doute possible les documents versés, devrait figurer sur le reçu une acceptation, par l'administration nationale des archives, des restrictions imposées à la communicabilité des documents par le service producteur. La recommandation qui précède vaut aussi pour les informations scientifiques et techniques dans le cas où des mesures d'assouplissement ou de levée des restrictions imposées à leur communicabilité auraient été prises, ainsi qu'il est recommandé ci-dessus.

12.2 On trouvera ci-dessous un exemple de bordereau détaillé de versement.

FIGURE 9

Bordereau de versement de documents transférés à l'administration nationale

des archives pour conservation définitive

(A établir en trois exemplaires)

Nom du département ou de l'administration : Nom du bureau ou de la division '. . . Nom du fonctionnaire responsable de l'établissement du

bordereau ! Signature du fonctionnaire qui a établi le bordereau : Date du versement : Nom et signature du fonctionnaire qui réceptionne

les documents d'archives V . . . .

Mètres linéaires de documents Nombre de dossiers d'archives versés î versés ;

Abréviations : R - Communication réservée C - Communicable S - Scientifique, T - Technique, Rap. - Rapport, A - Anglais

- 44 -

Deux spécimens d'inscription dans le bordereau

N° d'ordre

01

02

Cote du dossier/ document

LAB/33

LAB/52

Objet/intitulé du dossier/ document

Usine pilote de flottation du gypse

Fabrication locale de silicate de sodium

Dates extrêmes du dossier/ document

1965-1968

1971-1973

Cote des docu­ments scienti­fiques et tech­niques contenus dans le dossier

T/RAP/10 - 17/66

S/RAP/5 - 7/72

Langue

A

A

Contenu du dossier à consul­tation R. ou C.

L

L

Informa­tions scien­tifiques et techniques contenues dans le dossier R/C

L

R

N° du carton N° du dossier

01/

02/

12.3 Ce bordereau de versement sera établi en trois exemplaires, dont l'un sera conservé par l'organisme d'origine, l'autre par les Archives nationales et le

troisième par le Centre national d'information scientifique et technique ou le Centre d'orientation documentaire. L'envoi d'un exemplaire du bordereau de versement au Centre national d'information scientifique et technique, vise essentiellement à lui faire savoir que tels dossiers inactifs non éliminables contenant des informations scientifiques et techniques ont été transférés d'un lieu à un autre. De cette façon, le Centre orientera les lecteurs désireux de rechercher des informations scientifiques et techniques dans des dossiers d'administrations publiques, non vers le dépôt de préarchivage - ce qui leur ferait perdre du temps - mais directement vers les Archives nationales.

12.4 Les mentions portées dans les septième et huitième colonnes du bordereau de versement indiquent clairement au personnel des Archives nationales si le

dossier lui-même, et les informations scientifiques et techniques qu'il contient sont ou non communicables. Il peut arriver qu'à la suite d'un assouplissement ou de la levée des mesures de restriction imposées à la communicabilité, des informations scientifiques et techniques contenues dans les dossiers entreposés au dépôt de pré­archivage, ou encore de l'expiration du délai pendant lequel les documents ne peuvent être librement consultés, les papiers scientifiques et techniques puissent être librement mis à la disposition des chercheurs, tandis que d'autres ne pourraient pas l'être.

- 45 -

12.5 Tous les documents versés aux archives doivent faire l'objet de mise en cartons et d'étiquetage, ce qui en facilitera la recherche.

12.6 Lorque le versement concerne des documents lisibles par machine, il convient de modifier en conséquence le titre des colonnes figurant sur le bordereau.

On trouvera ci-dessous un spécimen de bordereau de versement concernant des documents de cet ordre :

Abréviations

A - Anglais R - Communication réservée c - Communieables

FIGURE 10

Bordereau de versement aux archives de documents lisibles par machine

N° d'ordre

01

02

03

Cote du docu­ment lisible par machine

N° 01/75 Cassette

N° 85/73 Microfilm (négatif)

N° 17/80 Bande vidéo

Contenu du document

Actes d'une conférence sur les partis architec­turaux

Dessins ar­chitecturaux de monuments historiques

Technique de sauvegarde des pein­tures murales dans les temples anciens

Forme

Cas­sette

Micro­film

Bande vidéo

Langue

A

A

Narra­tion en anglais

Communicabilité

C

C

C

N° du carton

01/10

09/5

10/6

- 46 -

13. CLASSEMENT ET INVENTAIRE DES DOSSIERS/DOCUMENTS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONSERVES DANS LES ARCHIVES

13.1 Lorque des dossiers inactifs non éliminables sont versés aux Archives natio­nales, la première chose à faire est de se doter des moyens d'en maîtriser

le contenu afin de pouvoir s'y référer sans peine. Il faut donc avant tout classer ces archives.

13.2 Le bordereau de versement joint aux documents réceptionnés peut servir d'in­ventaire préliminaire, permettant de retrouver immédiatement des pièces

récemment versées, en attendant que des instruments de recherche définitifs et métho­diques soient établis. Une copie du bordereau est déposée dans la salle de lecture, tandis que l'original reste entre les mains des personnes chargées de classer comme il convient les documents. Certes, les bordereaux de versement donnent une idée du contenu des dossiers et documents scientifiques et techniques transférés, mais il peut arriver que leur classement soit bouleversé au cours de leur déménagement.

13.3 Dès qu'il est en possession du bordereau de versement, le personnel des Archives nationales pourrait constituer des fonds scientifiques et techniques,

en exploitant les grandes indications fournies dans le bordereau. Si les documents proviennent d'une administration publique qui n'a encore jusque là jamais effectué de versement, il convient d'attribuer aux documents versés un nouveau numéro de fonds. On trouvera ci-dessous un exemple de liste possible des fonds scientifiques et tech­niques.

Fonds scientifiques et techniques

Dates extrêmes N° d'ordre Nom de l'organisme producteur M.L. - Mètres linéaires

23 Archives du service de mise en valeur du littoral et des études géodésiques 1960-1965 - 7 M.L.

27 Archives du Service de météorologie 1950-1954 - 1,2 M.L.

37 Archives du Service d'hydrographie 1970-1975 - 5 M.L.

307 Archives de l'Agence de l'énergie atomique 1970-1975 - 9 M.L.

13.4 Une fois dressée la liste des fonds scientifiques et techniques, il convient de procéder au classement des documents, conformément aux principes et tech­

niques de base de 1'archivistique.

13.5 Le principe de la provenance est un principe fondamental que l'on applique dans le monde entier au classement des archives versées dans un dépôt. Ce

principe met l'accent sur le fait que les documents d'une organisation sont créés au fil de ses activités et que le caractère organique des archives qui en découle est la clé de la maîtrise des archives du point de vue tant intellectuel que matériel. La provenance est importante pour la maîtrise des archives pour deux raisons : (i) elle peut être utilisée comme un principe de classement par séries qui reflète la structure et les activités de l'organisme d'origine ; (ii) étant donné que les fonctions de cet organisme déterminent les "sujets" traités dans les documents, l'information relative à la provenance des archives peut être utilisée pour maîtriser le contenu de grands ensembles de documents.

- 47 -

13.6 Le principe du respect des fonds, étroitement lié au principe de la provenance en est dans un sens le corollaire. Si des dossiers étaient reclassés dans un

ordre qui est différent de l'ordre primitif, le principe de la provenance serait violé, car le caractère organique des documents serait entamé. Toutefois, il convient de bien distinguer le principe du respect des fonds du principe de la provenance. En effet, le principe de la provenance tient aux activités et à la structure de l'organisme qui a créé les documents, et non à l'ordre adopté pour les différents dossiers. Le principe du respect des fonds vise l'ordre des dossiers à l'intérieur d'une série.

13.7 Conformément au principe de la provenance, le classement des archives se fait à sept niveaux : (a) niveau du dépôt, (b) niveau du fonds, (c) niveau du fonds

secondaire, (d) niveau de la série, (e) niveau de la sous-série, (f) niveau de l'article, et (g) niveau du document ou de la pièce.

13.8 Le classement au niveau du dépôt consiste à subdiviser l'ensemble des fonds et collections de ce dépôt en quelques grandes catégories distinctes, dans

lesquelles sont regroupés différents fonds d'archives ou de documents ainsi que des documents se présentant sous une forme matérielle particulière, en fonction du plus grand dénominateur commun possible, par exemple : "documents audiovisuels", "documents scientifiques et techniques" ou "documents de la période britannique", et à déterminer l'emplacement qui convient le mieux à chacune de ces grandes caté­gories de documents dans les locaux de magasin.

13.9 Le niveau (b), celui du fonds d'archives (en anglais : "Record Group" ou "Archive Group") est le niveau auquel la plupart des archivistes commencent

à appliquer le plan de classement. Le fonds est défini comme étant "un ensemble de documents ayant entre eux un lien organique, établi en fonction du principe de la provenance, compte tenu tout particulièrement de l'histoire administrative, de la complexité et de l'intérêt des documents et archives de l'organisme producteur". Il importe de se rappeler que l'expression anglaise "Record Group" ou "Archive Group" correspond au terme français "fonds" et que l'expression française "respect des fonds" est couramment utilisée dans de nombreuses Archives nationales. Ainsi, toutes les archives créées dans un organisme, y compris ses services subsidiaires, sont regroupées ensemble pour former le fonds d'archives.

13.10 A l'intérieur d'un même fonds, les documents se classent en fonds secondaires ; un fonds secondaire comprend généralement les documents d'archives de la

subdivision administrative immédiatement inférieure. Les fonds secondaires rassemblent donc les documents émanant d'un même service ou d'une même division d'un organisme qui en comporte plusieurs. Par exemple, à l'intérieur d'un fonds secondaire de papiers publics, il peut y avoir des subdivisions de fonds secondaires correspondant respec­tivement aux papiers du service du personnel, du service financier, du service juri­dique, etc. Quand l'administration versante n'est pas divisée en services, le fonds qui s'y rapporte ne sera pas nécessairement décomposé en fonds secondaires, mais cela pourra toujours être fait, si besoin est, sur la base de critères fonctionnels, géographiques, chronologiques, voire pour tenir compte des formes diverses sous lesquelles les documents se présentent.

13.11 Dans tout classement, le niveau le plus important est celui de la série formelle : c'est là en effet que l'archiviste traduit le caractère du fonds

et du fonds secondaire par les divisions qu'il y apporte. Le travail qui sera effectué ensuite à des niveaux inférieurs à celui de la série ne fera qu'affiner le classement établi à l'intérieur de chaque série formelle. En conséquence, la descrip­tion des documents d'archives s'attache principalement à la série ; celle-ci est une sous-catégorie du fonds et du fonds secondaire et constitue donc la subdivision immédiatement inférieure à ceux-ci pour les ensembles de documents ayant un lien entre eux du fait de leur origine, de l'activité à laquelle ils se rattachent, de- leur utilisation ou de leur forme. En archivistique, la série formelle est "un ensemble

- 48 -

d'articles ou de documents classés en conformité avec un plan de classement ou maintenus comme une unité selon des critères thématiques ou fonctionnels, ou bien parce qu'ils résultent d'une même activité, se présentent sous une forme particulière ou encore en raison d'autres rapports internes tenant à leur création, à leur récep­tion ou à leur utilisation". La série, dont la définition reste donc assez peu pré­cise alors même que son rôle dans le classement et l'inventaire est capital, se présente ainsi comme l'unité archivistique la plus intéressante, mais aussi la plus délicate à situer.

13.12 (e) La série elle-même se divise en sous-séries. Par exemple, il peut aussi exister à l'intérieur d'une série regroupant de la correspondance, une sous-

série pour la "correspondance active" et une autre pour la "correspondance passive", encore que celles-ci fassent parfois l'objet de deux séries distinctes.

13.13 (b) Pour ce qui est de son aspect matériel, le classement consiste à répartir les documents composant une série ou sous-série en articles, et à ranger

ceux-ci les uns à côté des autres selon un ordre logique, qui rende compte de la fonction ou de la teneur des différents documents, pièces jointes et annexes qui forment cet article. L'article est ainsi un assemblage de documents que l'on a réunis, généralement pour la commodité du classement, de telle façon qu'ils puissent être traités comme une unité. Les articles sont le plus communément des cahiers reliés de documents et des chemises contenant des feuillets volants. Ils peuvent être rangés par type, par ordre chronologique ou par ordre alphabétique, selon le sujet, le lieu, le nom des personnes ou celui de l'administration d'origine. Dans les grands dépôts d'archives, l'article est la plus petite unité que les archivistes puissent manier, la masse des documents dont ils ont la charge ne leur permettant d'aller plus loin dans le détail.

13.14 (g) Au niveau du document individuel, le rangement matériel obéit à la règle de l'unicité de la pièce : chaque pièce, document ou manuscrit est normalement

classé selon un ordre chronologique ou alphabétique ou selon une combinaison des deux.

13.15 Le modèle que l'on trouvera ci-dessous, de classement à sept niveaux des documents d'archives d'une institution, est une illustration du principe du

respect des fonds et du classement selon l'organisme producteur.

Niveaux de classement

Archives d'une université

A Dépôt - I, Rayonnages 1-03

B (Archives de l'Université de Peradeniya) Fonds n° 80

1945-1950

C (Archives du Doyen de la Faculté des lettres) Fonds secondaire

1945-1949

D (Correspondance du Doyen de la Faculté des lettres avec le Recteur de la même université)

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E Séries 1946-1948 (Correspondance passive 1946-1947 Correspondance active) 1946-1947

Sous-série Correspondance active A-E

F (Certificat d'études littéraires générales) Article 1946-1947

G (Horaire des cours d'études littéraires générales) Pièce 1946 (Document contenu dans un dossier)

13.16 L'existence d'états descriptifs détaillés est tout aussi importante, pour la bonne exploitation des services d'archives, que celle d'un système de

classement très complet. Il serait inutile, en effet, de conserver des documents d'archives si les informations qu'ils contiennent ne sont pas connues des utilisa­teurs. Aussi, pour mettre à l'entière disposition des administrations publiques, des chercheurs et du grand public les ressources dont elle assure la conservation, l'administration des archives doit-elle se doter d'un programme visant à établir un inventaire détaillé de ses collections ou d'autres instruments de recherche.

13.17 Le guide général de la collection, indiquant, pour chaque fonds, le numéro de série, le nom de l'organisme producteur, les dates extrêmes, la longueur

en mètres linéaires du fonds et son emplacement, est l'instrument de recherche qu'il convient d'établir en premier. Ce guide sera ensuite complété par des inven­taires des différentes séries, fondés sur le principe de la provenance et du respect des fonds.

Notes et références

Gracy, David B. Archives and Manuscripts : arrangement and description, society of Archivists, Chicago, 1977, p. 5.

2. Gracy, op. cit, p. 7.

- 50 -

14. EFFICACITE ET EFFICIENCE DE LA METHODE DE LA PROVENANCE POUR L'INVENTAIRE ET LA RECHERCHE DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES CONTENUES DANS LES ARCHIVES

14.1 S.A.I. Tirmizi dans son Guide to records relating to Science and Technology in the National Archives of India : a RAMP Study (1), répertorie les dossiers

ou documents contenant des informations, scientifiques et techniques créés par des administrations publiques et versés aux Archives nationales en vue de leur conserva­tion permanente, en ayant recours au principe archivistique de la "provenance", dit aussi du "respect des fonds".

14.2 En vertu de ce principe, Tirmizi distingue, dans les archives du Service d'études géologiques de l'Inde les séries suivantes :

1. Actes, 1916-1922, 14 volumes (1 m.lin.)

2. Actes "A", 1916-1923, deux liasses (5 m.lin.)

3. Actes "B", 1916-1923, une liasse (25 m.lin.)

4. Actes "en dépôt", 1916-1923, (25 m.lin.) (2)

14.3 L'efficacité de cette technique d'inventaire aux fins de la recherche des informations scientifiques et techniques à l'intention des scientifiques et

des technologues a fait l'objet de multiples analyses, ces dernières années. En mai 1978, la Fondation nationale des sciences des Etats-unis d'Amérique a consacré une journée d'études à la question de la documentation scientifique et technique dans l'Amérique moderne. Les participants à cette réunion ont estimé que l'ampleur et la diversité des préoccupations des utilisateurs de cette documentation justi­fiaient un nouvel examen des méthodes d'inventaire appliquées par les archivistes spécialisés (3). A leur avis, la provenance n'était guère utile aux utilisateurs cherchant à identifier les documents pouvant leur servir dans leurs recherches (4) ; aussi ont-ils suggéré de poursuivre l'étude des moyens qui permettent d'avoir accès au contenu des documents scientifiques et techniques (5). Dans deux articles publiés en 1980, dans American Archivist, Richard H. Lytle a fait valoir qu'un système "d'indexation du contenu" compléterait avantageusement le système traditionnel d'in­ventaire fondé sur la provenance. Quant à Nathan Reingold, il a avec raison fait observer que "rendre compte d'une collection couvrant une centaine de mètres linéaires en une notice de quelques lignes se révélait de moins en moins utile aux chercheurs (6)..

14.4 Un scientifique ou un technologue qui se sert d'un guide fondé sur le principe de la provenance pour rechercher des informations scientifiques et techniques

dans une série déterminée de documents doit connaître le système de classement utilisé par l'archiviste. Il devra peut-être passer en revue un grand nombre de dossiers classés par séries ou sous-séries pour trouver celui qui contient l'information qui l'intéresse. De plus, le scientifique risque d'être induit en erreur par les titres peu évocateurs donnés aux dossiers par l'organisme producteur des documents. Un exemple classique est le cas du dossier intitulé "Divers" alors qu'il contient des informations scientifiques et techniques précieuses pour la recherche. Il conviendrait donc, dans l'administration des archives, de perfectionner la méthode de la provenance au titre de laquelle le classement s'effectue traditionnellement par organisme d'origine et par dossiers ou documents pour y intégrer un système de thésaurus ou d'index des contenus. Un système d'indexation du contenu n'aiderait pas seulement dans leurs recherches les scientifiques et les technologues qui n'ont pas le temps de feuilleter d'innombrables documents d'archives ; il ferait aussi économiser aux archivistes maintes heures précieuses passées à conseiller et, bien souvent, à aider personnellement les chercheurs confrontés à des index conçus selon le principe de la provenance.

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Notes et références

1. Tirmizi, S.A.I., Guide to the records relating to Science and Technology in the National Archives of India : A RAMP Study, Unesco, Paris, p. 1-76, Annexes 1-11, PGI/82/WS/12.

2. Tirmizi, op. cit., p. 18.

3. Report and proceedings of the National Science Foundation in USA, 1978, section 2:5, p. 21.

4. Ibid, p. 21.

5. Ibid, p. 21.

6. Nathan, Reingold, Manuscripts of science analysis and description, American Archivist, 24, (2), avril 1961, p. 163-170.

- 52 -

15. UN SYSTEME D'INDEXATION DU CONTENU POUR LA RECHERCHE DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES DANS LES ARCHIVES

15.1 Inventorier des archives en se référant à leur origine ne poserait pas de problème majeur aux archivistes professionnels de l'institution nationale

d'archives. Pour la recherche des informations scientifiques et techniques, il faut disposer de données concrètes sur le contenu des documents, lequel aura été systé­matiquement analysé et les présenter de façon méthodique. Mais pour mettre au point un tel système d'indexation, il est indispensable de faire appel à des archivistes ayant des notions en matière scientifique. Il conviendrait également qu'un service spécial soit, aux Archives nationales, chargé d'assurer l'organisation, le classe­ment, l'inventaire et la recherche des informations scientifiques et techniques contenues dans les archives. Ce service serait doté d'un personnel ayant une forma­tion scientifique, qui aurait pour tâche de sélectionner dans les centres de pré­archivage les documents inactifs contenant des informations scientifiques et tech­niques ainsi que d'inventorier et de rechercher ces informations à l'intention des scientifiques et des technologues une fois ces documents versés aux Archives nationales.

15.2 La première chose à faire en vue d'élaborer un système d'indexation du contenu des informations scientifiques et techniques contenues dans les documents

d'archives est de procéder à un classement des articles selon le principe de la provenance. Il est ensuite aisé d'identifier, parmi les dossiers d'un versement addi­tionnel, ceux qui contiennent des informations scientifiques et techniques en consul­tant le bordereau de versement qui leur est joint (voir la figure 9). Si la procédure suggérée dans la présente étude a été suivie, tous les articles contenant des infor­mations scientifiques et techniques devraient porter sur leur couverture une mention indiquant qu'ils sont devenus inactifs et sont transférés dans un Centre ou dans des locaux de prëarchivage (voir figure 8). La même mention est apposée sur la couverture des documents inactifs destinés à être conservés à perpétuité lorsqu'ils sont versés aux Archives nationales. Il est ainsi relativement simple de vérifier sur les bor­dereaux et dans les dossiers eux-mêmes si ces derniers contiennent des informations scientifiques et techniques.

15.3 Une fois menées à bien les premières opérations décrites plus haut, les archi­vistes ayant la responsabilité des documents scientifiques et techniques aux

Archives nationales prépareront des fiches de catalogue de 12,5 cm x 7,5 cm concernant les dossiers qui contiennent des informations scientifiques et techniques. Si les Archives nationales sont dotées d'un ordinateur, les données scientifiques et tech­niques pourront être rapidement informatisées. A chaque dossier contenant des inform mations scientifiques et techniques correspondra une fiche sur laquelle seront suc­cessivement portées les indications ci-après :

1. Objet ou intitulé de l'information scientifique et technique (à reprendre dans la colonne 3 de la figure 9)

2. Cote ou référence du dossier utilisé par le créateur du dossier (à reprendre dans la colonne 2 de la figure 9)

3. Cote spéciale des informations scientifiques et techniques contenues dans le dossier (à reprendre dans la colonne 5 de la figure 9)

4. Symbole d'indexation du contenu ou index KWIC (mot clé dans son contexte)

5. Langue dans laquelle est rédigé le document scientifique et technique.

- 53

15.4 Voici un specimen de fiche qui pourrait être établi suivant ce modèle

Exemple de fiche d'indexation

Figure 11 12,5 cm

1. Usine pilote de flottation du gypse 2. LAB/33 3. T/RAP/10-17/66 4. Usine de gypse 5. A

7,5 cm

15.5 Les fiches ainsi établies seraient classées par ordre alphabétique selon l'initiale du premier mot d'indexation du contenu ou index KWIC figurant en 4,

figure 11.

par exemple, usine de gypse (fiche classée à (U)

15.6 Si les archivistes chargés d'élaborer l'instrument de recherche des informa­tions scientifiques et* techniques ont des notions scientifiques, il est préfé­

rable d'utiliser les vocabulaires ou thésaurus normalisés de la discipline visée : chimie, biologie, zoologie, médecine, botanique, physique, sciences de l'ingénieur, architecture, etc. Les fiches d'information scientifique et technique seraient alors classées par ordre alphabétique par grandes branches de la science et de la technologie.

Exemple de classement à l'aide d'un thésaurus

Fiche de rubrique principale Fiche de rubrique secondaire Classement alphabétique à l'aide du vocabulaire

ou du thésaurus de chimie

chimie - acidification

- aérosols alcalinité

15.7 Exemples de fiches principales et de leur classement

(A) Figure 12

Chimie

Fiche de rubrique principale

(B) acidification

Fiche de rubrique secondaire

- 54 -

CLASSEMENT DES FICHES PRINCIPALES

Fiches d'indexation des sujets entrant dans la rubrique acidification à classer par ordre alphabétique derrière la fiche secondaire (B)

Fig. 13

15.8 Outre cette mise sur fiches du sujet ou du contenu, il pourrait être établi un inventaire de la manière suivante :

REGISTRE DES DOSSIERS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES

Sujet - chimie Rap. - rapport Broch. - brochure

N° d'ordre

-

01

02

Descripteur du sujet

Acidification

Alcalinité

Cote des informa­tions scientifiques et techniques conte­nues dans le dossier

S/Broch./10-15/66

S/RAP/5-10/68

Cote donnée apposée au dossier par l'orga­nisme d'origine

TI/5/10

TI/7/25

Langue

Ang.

id.

15.9 Pour élaborer un système de recherche des informations scientifiques et tech­niques fondé sur l'indexation du contenu, il est indispensable d'utiliser un

vocabulaire ou un thésaurus de science et de technologie contrôlé et normalisé. Sinon, il faut s'en remettre entièrement à 1'indexeur et les utilisateurs qui recherchent des dossiers contenant des informations scientifiques et techniques risquent d'être induits en erreur par les indications contenues dans l'index ainsi destiné. Des exemples de vocabulaire scientifique et technique sont donnés dans l'appendice 1.

- 55 -

16. COMMUNICABILITE DES DOCUMENTS D'ARCHIVES CONTENANT DES INFORMATIONS SCIENTIFIQUES ET TECHNIQUES

16.1 L'accès aux documents conservés par l'institution nationale d'archives est régi par les principes et règlements édictés, soit par l'organisme créateur

des documents, soit par l'organe législatif du pays.

16.2 Dans nombre de pays, les documents inactifs versés aux Archives nationales en vue de leur conservation définitive sont communicables aux chercheurs

trente ans après la date de leur création. Par conséquent, la règle des trente ans devrait également s'appliquer aux documents d'archives contenant des informations scientifiques et techniques à moins que l'organisme créateur n'ait prescrit un délai plus long au moment du versement de ces documents aux Archives nationales. Ces limi­tations à la communicabilité des archives aux chercheurs peuvent se justifier pour des motifs de sécurité nationale, en raison du caractère confidentiel des informa­tions qu'elles contiennent, pour garantir le respect de la vie privée ou pour des motifs d'ordre commercial.

16.3 Dans la présente étude, il a été proposé d'indiquer avec précision dans le bordereau de versement les conditions régissant la communicabilité des infor­

mations scientifiques et techniques. Tout assouplissement ou levée des restrictions imposées à la communication des documents scientifiques et techniques doit être immédiatement signalé aux Archives nationales par le service d'origine. Cette exi -gence revêt une importance particulière s'agissant d'informations capitales pour l'exploitation des ressources nationales en vue du développement.

16.4 Les organismes créateurs de documents et les Archives nationales devraient s'attacher à faciliter l'ouverture des documents d'archives scientifiques et

techniques aux scientifiques et technologues locaux. Pour que cet objectif puisse être atteint, il importe que le Centre national d'information scientifique travaille en collaboration étroite avec les organismes créateurs et les services nationaux d'archives. Cette coopération contribuerait à faciliter la communication de l'infor­mation scientifique et technique contenue dans des documents d'archives qui est parfois réservée pendant une période pouvant aller jusqu'à 100 ans. L'assouplissement des règles relatives à la communicabilité pourrait fort bien dépendre de la confiance qu'inspire l'organisme créateur et de l'honnêteté des utilisateurs.

16.5 Si le Centre national d'information scientifique réussissait à faire en sorte qu'une lettre de recommandation de sa part soit reconnue comme valable par

l'organisme créateur et par les Archives nationales, les problèmes que pose l'accès aux documents scientifiques et techniques dont la communication est réservée seraient pratiquement résolus. L'expérience a montré que nombre d'organismes créateurs de documents imposent des restrictions à la communicabilité des documents scientifiques et techniques par ignorance de la valeur que peuvent avoir ces documents pour le développement national, sur le plan de la recherche et de l'information.

16.6 Par conséquent, s'il n'est pas question que les archivistes transgressent les instructions données par les organismes créateursf il conviendrait d'atténuer

les problèmes complexes que pose la consultation des documents d'archives contenant des informations scientifiques et techniques, en prenant avec la coopération des autorités compétentes, les mesures nécessaires pour assouplir ou lever les restric­tions les concernant dans des délais assez rapides. Si la règle des trente ans devait être appliquée de façon stricte à ces documents, les efforts des historiens pour retracer l'évolution récente de la science et de la technologie seraient fortement entravés. Peut-être faudrait-il, pour qu'un maximum de souplesse soit possible, envisager d'agir en la matière par voie réglementaire au lieu de fixer par voie législative un délai de non communicabilité uniforme pour tous les documents versés aux Archives nationales.

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16.7 Ne pas permettre aux scientifiques locaux d'avoir accès en temps utile aux archives scientifiques et techniques revient, non seulement à empêcher

l'histoire de la science de s'écrire, mais aussi à interdire la divulgation des découvertes et inventions de la science et de la technologie pour le plus grand dam, à la fois, des créateurs de documents et d'archives scientifiques et techniques et de la population.

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APPENDICE 1 (Tableau)

1.1 Vocabulaire des sciences de l'ingénieur

Source : Holm, Bart E. How to manage your information, New York, 1968, p. 65-71.

abatement ablation abrasion abrasion resistance abrasives absorbers (equipment) absorbers (materials) absorption acceleration accelerators accuracy acid resistance acoustic properties acoustics activated carbon activation actuation actuators adapters adding machines additives adhesion adhesives adjustment adsorbents adsorption aeration aerators aerial photography aerobic processes aerodynamics aeronautical engineering

aeronautics aerosols afterburners age agents aging agitation

agitators agricultural

engineering agriculture agronomy air air conditioning aircraft air pollution airports algae algol algorithms alloys alternating current altitude ammeters amplification amplifiers anaerobic processes analog computers analyzing anatomy anchors angles (geometry) animals annealing antibiotics applied mechanics aqiedicts architecture artesian wells asphalts assembling assets astronautics astronomy atmosphere (terrestrial) atomic properties atomizers

atomizing atoms attenuation attenuators autoclaves automation automobiles bacteria bacteriology baffles bagging bags baking ball mills bands barges batometers bars baths beams (radiation) beams (structural) bearings belts bending beneficiation biochemistry biology blasting bleaching blenders blending blood blowers blowing boats boilers boiling boiling points bolts bonding

- 58 -

1.2 Vocabulaire chimique

Source : Holm, Bart E. How to manage your information, New York, 1968, p. 86-89

abrasion abrasion résistance abrasives absorbents (materials) absorption absorptivity-accelerators accelerometers acetylation acidification acidity activation activation energy activators acylation

addition (chemicals) additives adducts adsorbents adsorption aerosols aethetics agglomeration aging agitation agitators air

air conditioners alcoholysis alkalinity alkylation amidation amination ammeters ammonolysis amplifiers analyzers

analyzing animals anions antibiotics anticoagulants anti-caking agents anti-coaming agents anti-static agents antioxidants arcs aspirators atmospheres atoms autoclaves azeotropes azetropy bacteria bags baking barricades batches baths batteries beakers belts benches benefication biological oxygen

demand birefringence bleaching blenders blending blowers blowing boilers boiling

boiling points bombs bonding (joining) bottles bowls branching brightening briguetting bromination brushing bubble caps bubblers buildings burners burning caking calandras calcination calendering calorimeters calorimetry cameras capping carbonylation carboxylation carburizing carpets catalysis catalysts cations cells centrifuges centrifuging chain lengthing chainlength chain transfer chain transfer agents

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