LES PREMIERS PAS DU SYNDIC

BENEVOLE

AVERTISSEMENTS PREALABLES

Ce guide na pas la prtention de transformer un copropritaire en syndic bnvole expriment. Son but est de donner des points de repres aux copropritaires dsireux de sinvestir dans cette fonction.

Nanmoins, le syndic bnvole a besoin de clefs pour comprendre le fonctionnement dune coproprit et dun accompagnement dans sa gestion. Il trouvera ces clefs dans ce livret, ainsi que les informations pour obtenir assistance dans diffrents domaines.

Ce livret renvoie de nombreux documents essentiels la gestion de la coproprit, que vous pourrez retrouver sur le site de lUNARC (ou sur le CD ventuellement joint ce guide) :

- Les textes lgislatifs, rglementaires (en version intgrale) qui rgissent la coproprit, ainsi que les recommandations de la Commission Relative la Coproprit.

- Des modles de documents complter permettant la gestion pratique dune coproprit : convocation et PV dassemble gnrale, contrat de syndic, tableau de suivi des consommations, modle de carnet dentretien, etc.

Ce petit guide ne pourra pas rpondre toutes les questions que se pose un syndic non professionnel. De mme, un syndic (bnvole ou non) doit se former en permanence, cest pourquoi nous avons ajout, la fin de cet ouvrage, une bibliographie de publications slectionnes par nos soins. NB : Les frais occasionns par lacquisition de ces ouvrages sont videmment prendre en charge par la coproprit.

Lusage dInternet est galement fortement recommand, notamment pour une mise jour rgulire des textes noncs ci avant via le site officiel www.legifrance.gouv.frLARC et les diffrentes associations rgionales membres de lUNARC peuvent vous apporter leur aide, cest pourquoi ladhsion du syndic est recommande.LARC Auvergne-Centre, lorigine de ce guide, tient remercier lUNARC et lARC pour leur collaboration ncessaire sa publication.

Claude FELOUZATPrsident dARC AUVERGNE

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SOMMAIRE

POURQUOI UN SYNDIC BENEVOLE ? 5

I. LesdIffIcuLtstrouverunsyndIc 5II. LargumentconomIquevIdemment 5III. desavantagescertaInsdeproxImItetdesuIvI 5

SYNDIC BENEVOLE : QUI PEUT ETRE SYNDIC ? DESIGNATION ET DUREE 6

I. quIpeuttresyndIcbnvoLe? 6II. queLLeformedegestIonchoIsIrpourLesyndIcat? 71. Le syndicat normal : 72. Le syndicat dit coopratif : 7III. LesrgLesdegestIon 7Iv. dsIgnatIonetdure 81. Le syndic bnvole est dsign sur la base dun contrat 82. Llection du syndic bnvole 83. La dure de mandat du syndic bnvole 8v. LesresponsabILItsdusyndIcbnvoLe 8vI. LesgarantIesdusyndIcbnvoLe 9vII. LescomptencespourtresyndIcbnvoLe 9vIII.LesquaLItsdusyndIcbnvoLe 10Ix. LesquestIonsseposeravantdesengagercommesyndIcbnvoLe 10

LE PASSAGE EN SYNDIC BENEVOLE : UN PEU DE PRATIQUE 11

I. LamIseenpLacedeLagestIonnonprofessIonneLLe 11II. LaprIseenmaIndeLagestIon 121. Rcuprer loriginal du procs verbal de lAG 122. Ouvrir un compte pour la coproprit 123. Rcuprer les dossiers et archives de la coproprit 124. Reprendre les lments financiers et de gestion 145. Le contrat dassurance 146. Informer le conseil syndical 147. Disposer dune assistance autant que de besoin 14

LES MISSIONS DU SYNDIC BENEVOLE 15

I. Les textes 151. La loi du 10 juillet 1965 152. Le dcret dapplication du 17 mars 1967 163. Le dcret et larrt comptables du 14 mars 2005 164. Les recommandations de la Commission Relatives la Coproprit (CRC) 165. Le rglement de coproprit 16II. mIssIonsgnraLes(LIstenonexhaustIve) 17III. mIssIonsdegestIoncomptabLeetfInancIre 18Iv. mIssIonsadmInIstratIvesetdorganIsatIon 18

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GESTION DES IMPAYS (point sur une mission particulire) 18

I. unImpaycestquoI? 18II. prvoIrunprotocoLederecouvrement 19III. LaphaseamIabLeoupr-contentIeuse 191. La relance simple 192. La mise en demeure (par lettre recommande avec accus de rception) 193. Lchancier amiable 19Iv. LaphasecontentIeuse 201. Les intrts lgaux aprs mise en demeure 202. Le commandement dhuissier, pralable une prise dhypothque 203. Engagement dune procdure judiciaire 20

ORGANISATION ET DROULEMENT DUNE ASSEMBLE GNRALE 21

I. LesassembLesgnraLes 21II. LeconseILsyndIcaLdeprparatIondeLag 221. Elaborer lordre du jour (OJ) de lAG 222. Prsenter les comptes de lanne coule 233. laborer le budget prvisionnel 23III. LaconvocatIondeLag 231. Documents joints la convocation (pour la validit de la dcision) 232. Documents joints la convocation (pour linformation des copropritaires) 24Iv. LatenuedeLassembLegnraLe 241. Comptabilisation des voix 242. lection du bureau 253. Principales questions 254. Le vote 25v. LanotIfIcatIondupvdassembLegnraLe 25

LES RGLES DES MAjORITS 26

QUELLE DCISION POUR QUELLE MAjORIT ? 28

LA COMPTABILIT 31

I. LedcretcomptabLedu14mars2005 311. Principes 312. Avantages 31II. queLLessontLesobLIgatIonspourLessyndIcsnonprofessIonneLs? 31III. queLLessoLutIons? 32

UN MOT SUR LA PRATIQUE DU BUDGET 32

I. budgetetapprobatIondescomptes 32II. votedubudgetetajustement 33

LISTE DES TExTES RGLEMENTANT LA COPROPRIT 34

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POURQUOI UN SYNDIC BENEVOLE ?

I. LES DIFFICULTES A TROUVER UN SYNDIC

De plus en plus frquemment, les petites coproprits, et mmes celles plus importantes, ont du mal trouver un syndic professionnel qui veuille bien les prendre en charge, surtout un prix raisonnable.

En effet les syndics professionnels considrent la petite coproprit (de 2 20 lots principaux) non rentable financirement.

Cest dailleurs pourquoi ils appliquent gnralement des tarifs forfaitaires importants de lordre de 3 000 5 000 .

II. LARGUMENT ECONOMIQUE EVIDEMMENT

Le cot du syndic professionnel, se partager entre un si petit nombre de copropritaires peut paratre exorbitant. Et la qualit de service du syndic est souvent trs limite au regard du prix global factur.

Cest pourquoi les petites coproprits voient dans la dsignation dun syndic bnvole une source importante dconomie, mais galement damlioration de la gestion.

Cependant, largument purement conomique doit tre nuanc. Il serait inexact de penser que dlire un syndic bnvole permettra de supprimer totalement les frais de gestion de la coproprit, ceci pour plusieurs raisons :

- il faut tenir compte des frais ncessaires au fonctionnement administratif de la coproprit (envoi de courrier, impression des convocations et PV dAG, recouvrement des impays, etc.),

- du versement dune ventuelle indemnit demande par le syndic bnvole pour laccomplissement de sa fonction,

- de plus, le syndic bnvole, nayant pas forcment les comptences juridiques, techniques, ou comptables ncessaires, peut tre amen sentourer de conseils (avocat, comptable, architecte) et se munir doutils (matriel informatique, logiciels, guides, etc.). Cela a videmment un cot.

III. DES AVANTAGES CERTAINS DE PROxIMITE ET DE SUIVI

Le syndic bnvole apporte une certaine convivialit et une motivation dans la gestion, puisque le syndic dfend ses propres intrts en mme temps que ceux de la coproprit.

La proximit de gestion permet une vraie prsence sur place (ce qui nest

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pas le cas pour toutes les coproprits avec un syndic professionnel) et donc une surveillance plus troite de lexcution des travaux, le contrle strict des consommations dnergie et de fluides (eau froide, eau chaude sanitaire, chauffage) ce qui amne des conomies substantielles.

Le suivi rgulier des diffrents contrats (assurance, entretien, ascenseurs, etc.) et la remise en concurrence priodique est une autre source importante dconomies en cas de gestion non professionnelle.

Un meilleur respect du rglement de coproprit, et du rglement intrieur sil en est, ne peut quamener plus de convivialit et amliorer la qualit de vie.

Il faut souligner que, par la force des choses, il existe des liens plus troits entre les copropritaires et le syndic bnvole, une meilleure prise en compte des problmes, ce qui est de nature favoriser les solutions rapides et adaptes, une relation plus souple avec les copropritaires, surtout si le syndic possde des qualits de communication et la disponibilit ncessaire sa fonction.En effet, cette fonction exige de consacrer un certain temps, voire un temps certain, la coproprit, et il ne faut surtout pas ngliger ce point avant de se lancer dans cette prise de fonction.

SYNDIC BENEVOLE : Qui peut tre Syndic ? Dsignation et Dure

Nota : pour simplifier, on emploiera dans la suite du document, sauf prcision expresse, le terme gnrique de syndic bnvole, que celui-ci soit indemnis ou non dans le cadre de sa fonction.

I. QUI PEUT ETRE SYNDIC BENEVOLE ?

Dans le cadre de ladministration dune coproprit petite ou moyenne, le syndicat des copropritaires peut dcider en assemble gnrale quun copropritaire prenne le mandat, en tant que non professionnel, plus souvent dsign aussi par le qualificatif bnvole.Larticle 28 du dcret du 17 mars 1967 prcise que les fonctions de syndic peuvent tre assumes par toute personne physique ou morale.Cest ainsi que par drogation la loi sur les conditions dexercice des professions immobilires (article 2 de la loi du 2 janvier 1970) un copropritaire ou son conjoint peut tre lu la fonction de syndic.Mais cette activit doit demeurer occasionnelle, pour ne pas tomber dans une activit professionnelle, quil ne pourrait alors exercer que dans le respect de la loi rglementant les professions immobilires.

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II. QUELLE FORME DE GESTION CHOISIR POUR LE SYNDICAT ?

Il existe en effet deux formes de gestions qui ont une incidence sur la dsignation du syndic :

1. Le syndicat normal :

Un copropritaire peut se faire lire en tant que syndic non professionnel, appel communment syndic bnvole mme si ce terme est mal appropri : dans ce cas le syndic est lu par lassemble gnrale dans les mmes conditions quun professionnel.

Il peut tre :

Non rmunr : le syndic bnvole sera seulement dfray pour les dpenses faites dans le cadre de sa gestion (remboursement des frais).

Indemnis de faon forfaitaire : le syndic bnvole peut demander tre indemnis pour une partie du temps consacr la gestion de la coproprit, en plus des dfraiements. Dans ce cas, le contrat prsent en AG devra prciser clairement les modalits de cette indemnisation.

2. Le syndicat dit coopratif :

Le syndic sera alors le prsident du conseil syndical de la coproprit en syndicat coopratif.

Cest la grande diffrence avec le syndicat normal prsent plus haut. Le syndic, dune part nest plus lu par lAG, mais au sein du conseil syndical par les membres de ce conseil, et dautre part, il est galement de droit le prsident du conseil syndical. En consquence, tant membre du CS, il ne peut en aucun cas tre rmunr ou indemnis de son temps.

Depuis la loi SRU (2000) qui a introduit larticle 17-1 de la loi du 10 juillet 1965, la dcision de passer en syndicat coopratif ou de revenir un syndicat normal, se prend la majorit absolue de larticle 25.

III. LES REGLES DE GESTION

Le syndic non professionnel est oblig douvrir un compte bancaire au nom du syndicat, et ce, ds sa dsignation (voir chapitre suivant).

Le syndic bnvole, par drogation la loi du 2 janvier 1970 (sur les professions immobilires), na pas disposer de la carte professionnelle, ni souscrire une garantie financire, ni mme une assurance de responsabilit professionnelle.

Le syndic bnvole peut se faire assister de tous professionnels afin de mener bien ses missions.

Le syndicat reste responsable lgard de ses membres, les copropritaires, des fautes commises par son mandataire, le syndic, dans lexercice de ses fonctions.

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Dans le cadre dune gestion en syndicat coopratif (dfinie par les articles 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 et les articles 40 42-2 du dcret du 17 mars 1967), 3 prcisions simposent :

- Le syndic, qui est galement prsident du conseil syndical ne peut pas se faire rmunrer pour sa fonction (nous le rappelons).

- Lassemble gnrale est oblige de dsigner un/des contrleurs aux comptes. Ce peut tre un/des copropritaires ou quelquun dextrieur la coproprit. Dans ce dernier cas, il doit tre expert-comptable ou commissaire aux comptes.

- Il est galement possible, via une dcision du conseil syndical, dlire en son sein, un vice-prsident, qui pourra ventuellement suppler au prsident en cas de besoin.

IV. DESIGNATION ET DUREE

1. Le syndic bnvole est dsign sur la base dun contrat

Il est recommand au syndic de joindre son contrat la convocation de lassemble gnrale appele llire,

- dune part pour le responsabiliser dans sa fonction et de lui permettre de se rendre compte des tches accomplir,

- dautre part, pour que les copropritaires eux-mmes se rendent compte du travail que cela reprsente,

- et enfin pour dfinir parfaitement son indemnisation sil entend en demander une.

Les conditions de dmission du syndic sont galement indiques dans ce contrat.

2. Llection du syndic bnvole

Comme pour tout syndic, lassemble gnrale se prononce la majorit de larticle 25 (et le cas chant de larticle 25 -1) de la loi du 10 juillet 1965.

3. La dure de mandat du syndic bnvole

Comme pour tout syndic, la dure du mandat ne peut excder trois ans (article 28 du dcret du 17 mars 1967).

En gnral il est nomm pour une anne et renouvel autant de fois que lassemble gnrale (et le syndic) le souhaite. Cest ce que nous vous conseillons vivement.

V. LES RESPONSABILITES DU SYNDIC BENEVOLE

Dans le cadre de la gestion de la coproprit, les responsabilits du syndic sont

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les mmes quelque soit son statut (professionnel ou non) :- Il est responsable de sa gestion envers : le syndicat des copropritaires, les

copropritaires titre individuel en cas de fautes, erreurs ou ngligences, mais galement lencontre de tous les tiers intervenant pour la coproprit.

- Sa responsabilit pnale peut aussi tre engage dans des situations graves comme labus de confiance ou le dtournement de fonds.

Cependant, force est de constater quil y a peu de cas de mise en responsabilit des syndics bnvoles et quen gnral, sauf cas graves, les tribunaux se montrent comprhensifs.

VI. LES GARANTIES DU SYNDIC BENEVOLE

Pour ces questions de responsabilit, le fait de confier la gestion un non professionnel est parfois source dinquitude. Certains syndics professionnels, non favorables cette gestion, essayent de discrditer la gestion directe en prtendant que les syndics non professionnels ne prsentent pas de garanties suffisantes (pas de garantie financire).

Ceci est un faux problme pour les trois raisons suivantes :

- rappelons dabord que la loi oblige les syndics non professionnels ouvrir un vrai compte spar sans drogation possible, ce qui est la meilleure des garanties ;

- prcisons ensuite que lARC a ngoci une assurance de responsabilit civile, dite professionnelle, pour ses adhrents syndics non professionnels (bnvoles ou non) qui est aussi performante que celles des professionnels (et mme plus, parce quil ny a que trs peu de franchises) ;

- enfin il faut insister sur le fait quaucun syndic bnvole nest jamais parti avec les fonds de la coproprit (comme cela arrive pourtant trop souvent avec des syndics professionnels), ceci pour deux raisons toutes simples : non seulement les syndics bnvoles qui se risqueraient ces extrmits sexposeraient de graves sanctions pnales, mais ils risqueraient aussi la saisie de leurs lots, ce qui reste la meilleure garantie pour la coproprit.

VII. LES COMPETENCES POUR ETRE SYNDIC BENEVOLE

Avant de se lancer, certains peuvent tre tents de cder largument selon lequel, tre syndic cest un mtier et a ne simprovise pas. Cest surtout vrai :

- Lorsquun immeuble est important et complexe ;- Lorsquil y a beaucoup de personnels grer.

Ainsi, pour les petits immeubles, la comptence peut se rsumer la connaissance :

- de la loi de 1965 de son dcret du 17 mars 1967, et du dcret (et de larrt)

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comptable du 14 mars 2005 ; - de la convention collective des gardiens et employs dimmeuble (lorsquil

y a des salaris) ;- des obligations en matire de scurit et de diagnostics ;- des rgles en matire de contrats.

Ces comptences sont accessibles par lintermdiaire de lARC grce ses guides ou publications, et ses conseillers. noter dailleurs que beaucoup de professionnels ne matrisent pas toujours ces comptences et connaissances lmentaires ce qui rend assez cocasses les critiques formules lencontre des syndics bnvoles.

Ainsi, avec lARC, les syndics bnvoles savent quil faut :

- demander aux entreprises, par exemple : des devis dtaills, des attestations dassurance Responsabilit Civile, ou de garanties biennales et dcennales, des attestations fiscales et sociales ;

- en cas dimpays, prendre une hypothque lgale sur les lots appartenant des socits commerciales.

En ce qui concerne les questions plus complexes de gestion, il suffira, comme le font les syndics professionnels, de faire appel des experts (avocats, architectes, thermiciens).

Enfin il faut rappeler quen cas de problme, le syndic est - comme on la dit - couvert par lassurance de Responsabilit Civile Professionnelle souscrite par lARC et inclue dans ses contrats dadhsion. Et la coproprit dispose en plus dune assurance !

VIII. LES QUALITES DU SYNDIC BENEVOLE

Avant tout, pour devenir syndic bnvole il faut tre motiv, disponible, et volontaire pour apprendre. Plus globalement, voici quelques qualits importantes pour un syndic bnvole :

- Il doit assimiler les techniques de la gestion de la coproprit et les bases de la comptabilit

- Il possde un minimum de savoir faire informatique- Il est disponible, organis, et patient- Il est lcoute et attentif au bon fonctionnement de la coproprit- Il est et diplomate et travaille dans lintrt commun des copropritaires

Enfin il est dynamique et fait preuve dinitiative dans le cadre de ses fonctions.

Ix. LES QUESTIONS A SE POSER AVANT DE SENGAGER COMME SYNDIC BENEVOLE

Il est vident que cette fonction qui demande un travail rgulier, peut

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occasionner quelques soucis, et beaucoup de sollicitations de la part de ses voisins. Cest pourquoi il nest pas interdit, et il est mme conseill, de se poser quelques questions avant de sengager :

- En quoi la gestion du syndic actuel est-elle insatisfaisante ? Est-ce quune gestion directe va lamliorer ?

- Quelle est la situation financire actuelle de la coproprit ? Nest-elle pas trop dsquilibre ?

- Existe-t-il des impays importants, sont-ils habituels ?- Y a-t-il un ou plusieurs copropritaires de mauvaise foi et/ou procduriers ?- Le conseil syndical ou le syndicat des copropritaires est-il favorable

ladhsion une association comme lARC ?- Des rgles comptables tant institues, le syndic non professionnel ou un

copropritaire est-il en mesure de les matriser ? Sinon le syndicat est-il favorable un traitement extrieur de la comptabilit ?

LE PASSAGE EN SYNDIC BENEVOLE : Un peu de pratique

Voici un rsum de lorganisation mettre en place par un syndic bnvole, quil soit lu pour un mandat normal, ou dans lattente de la remise en place dun syndic professionnel.

Ce travail de mise en route, sil peut paratre un peu fastidieux, facilitera ensuite le suivi permanent et la bonne marche de votre coproprit.

I. LA MISE EN PLACE DE LA GESTION NON PROFESSIONNELLE

La dsignation dun syndic bnvole intervient gnralement aprs une phase dadministration par un syndic professionnel.

Lassemble gnrale est convoque par le syndic sortant avec lordre du jour :

- un point concernant la nomination dun syndic (professionnel ou non) sur la base du/des contrats joints la convocation

OU

- un point concernant le passage en syndicat coopratif - un point concernant la nomination dun conseil syndical (obligatoire en

systme coopratif), - et un point concernant la dsignation dun contrleur aux comptes.

Lors du changement de syndic, lancien syndic doit remettre au nouveau

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syndic tout ce qui concerne la coproprit dans un dlai de 3 mois :

- les archives (lensemble des documents) du syndicat des copropritaires et les fonds immdiatement disponibles (sous 1 mois).

- ltat des comptes du syndicat et de chaque copropritaire, et le versement du solde des fonds (sous 2 mois suivant le premier dlai).

II. LA PRISE EN MAIN DE LA GESTION

1. Rcuprer loriginal du procs verbal de lAG

Le jour mme de lassemble gnrale qui aura dcid de llection dun syndic bnvole, ce dernier doit demander au syndic sortant loriginal du procs verbal.

Lautre solution est que le candidat syndic bnvole assure le secrtariat de lAG ds son lection, et rdige le procs verbal la place du syndic sortant (cette deuxime solution est toujours conseille).

2. Ouvrir un compte pour la coproprit

Le lendemain, ou les jours suivants, le syndic bnvole doit ouvrir un compte bancaire spar au nom du Syndicat des copropritaires (cette formalit est effectuer sans dlai et dans tous les cas avant 3 mois) :

- Pour ouvrir le compte auprs de la banque, cest le procs verbal de lAG qui a dsign le syndic bnvole qui fait foi ou si besoin une copie du rglement de coproprit pour confirmer le statut coopratif de la coproprit (inutile de senregistrer au registre du commerce).

- Demandez la banque un chquier et autant de RIB que de copropritaires.

- Si un compte spar est dj ouvert, il faut fournir la banque une copie du PV de lAG dsignant nommment le syndic lu et ne pas oublier de faire bloquer la signature de lancien syndic.

NB : Si vous souhaitez grer ce compte par Internet, ne pas oublier de souscrire un accs avec mot de passe vous permettant deffectuer des oprations de virement de chez vous.

3. Rcuprer les dossiers et archives de la coproprit

La rcupration des dossiers et archives de la coproprit doit se faire dans un dlai maximum de 3 mois aprs lassemble gnrale. Cest une des phases les plus importantes lors du changement de syndic.

Elle doit tre faite avec attention et soin, car si tous les lments ne sont pas transmis par le syndic sortant, il faudra engager une procdure son encontre.

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Pour commencer :

- Prenez rendez-vous avec lancien syndic pour rcuprer les archives, et tous les documents du syndicat.

- Demandez sil y a des dossiers suivre en urgence (si le syndic veut bien vous rpondre) comme par exemple des mutations en cours (questionnaire du notaire), ou procdures judiciaires (audiences, actions, ...).

Attention un bordereau rcapitulatif des documents transmis par le syndic sortant au nouveau syndic doit tre joint et vous devez le vrifier avant de le signer. Une copie de ce bordereau doit tre remise au prsident du conseil syndical.

Nous vous recommandons de mentionner, avec votre signature, la phrase suivante : Sous rserve de vrification dtaille dans un dlai dun mois compter de ce jour.

En effet, la consultation des archives, une fois quelles sont rcupres, peut rvler des surprises. Par exemple, le registre des AG a t remis, mais il manque les PV de certaines annes. Il est donc important, ds la rcupration des archives, de les trier et de les classer, en vrifiant ce qui vous a t remis :

- Consultez les archives et les documents remis, - Classez les selon votre choix. Nous vous proposons le classement suivant :

Les contrats Le carnet dentretien, les diagnostics obligatoires (suivant la date du

permis de construire de limmeuble), tel que le DTA (dossier technique amiante si permis de construire avant 1995)

Le dossier des AG : convocations, les PV dassembles gnrales et leurs annexes (= registre des AG), ainsi que les bordereaux de notification aux copropritaires (bordereaux RAR),

Les dcomptes des charges annuelles Les appels de fonds, budget, travaux et appels exceptionnels Les bilans comptables et de trsorerie Les factures classes par exercice comptable Les dossiers en cours par nature. Exemples : (assurance - travaux en

cours - impays, etc.)- tablissez un tableau rcapitulatif des contrats - tablissez un tableau rcapitulatif des budgets et des rsultats annuels - Constituez un dossier primaire comprenant :

Le rglement de coproprit (le document le plus important de la coproprit)

Le tableau rcapitulatif des contrats

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Le tableau rcapitulatif des budgets et rsultats Les devis ou factures des travaux en cours Et tous documents traiter dans les meilleurs dlais

4. Reprendre les lments financiers et de gestion

La reprise des lments comptables et des fonds de la coproprit doit se faire dans les 3 mois aprs le changement de syndic. Lors de la remise par le syndic du rsultat comptable, ne pas omettre de le contrler et ventuellement den faire ressortir les anomalies afin de questionner lancien syndic sur les points litigieux. Si vous ne posez pas ces questions, vous prenez la gestion de la coproprit en ltat et devenez responsable de navoir pas saisi le syndic sortant pour les erreurs commises.

Si vous ne vous sentez pas suffisamment arm pour faire le tour des anomalies comptables ou de gestion dans les lments transmis par lancien syndic, faites vous assister par lARC.

5. Contrat dassurance

Le contrat dassurance de la coproprit doit tre relu et il faut y ajouter une protection juridique concernant le conseil syndical et le syndic bnvole.

Bien que non obligatoire, le syndic bnvole a tout intrt souscrire une assurance responsabilit civile contre les risques lis ses fonctions (voir les parties responsabilit et garanties dans le chapitre prcdent). Le cot de cette assurance est support par la coproprit, en charge commune gnrale. Rappel : En cas dadhsion lARC, cette assurance est incluse.

6. Informer le conseil syndical

Une fois ces tches effectues il est important de faire le point avec le conseil syndical, voire avec tous les copropritaires, afin de donner toutes les explications sur les constats effectus et de rpondre aux questions.

Profitez-en pour expliquer votre mthode de travail et les concours extrieurs que vous pourrez tre mme de solliciter de votre propre chef.

7. Disposer dune assistance autant que de besoins

Enfin, tenez-vous au courant du fonctionnement de la coproprit en vous documentant par exemple grce aux guides publis par lARC (lachat de ces guides ou de cette documentation entre dans les frais de fonctionnement de la coproprit) et faites-vous assister ds que vous pensez que cest ncessaire. Rappel : Une liste des publications pouvant vous accompagner dans votre rle est rappele en fin douvrage.

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LES MISSIONS DU SYNDIC BENEVOLE

I. LES TExTES

Les missions du syndic appliques ladministration des coproprits sont rgies par diffrents textes. Vous pourrez retrouver la fin du guide la liste de ces textes.

1. La loi du 10 juillet 1965

Ds quun immeuble bti est divis en plusieurs lots, comprenant chacun, une partie privative et une quote-part de proprit des parties communes, il y a naissance de droit dun syndicat des copropritaires, celui ci est alors rgi obligatoirement par la loi du 10 juillet 1965 et son dcret dapplication.

Il est toujours fait rfrence au texte dorigine (1965), et ce, malgr les nombreuses modifications intervenues, pour mmoire les dernires en date, SRU 13 dcembre 2000, ENL 13 juillet 2006, MOLE 25 mars 2009, Simplification du droit 12 mai 2009.

Pour connatre la dernire version en vigueur de la loi du 10 juillet 1965, nhsitez pas consulter le site officiel de publication des textes lgaux : www.legifrance.gouv.fr.

La loi du 10 juillet 1965 prcise lorganisation de la coproprit :

- Le syndicat des copropritaires

Il se compose de lensemble des copropritaires de limmeuble. Lorgane de dcision est lassemble gnrale.

- Le syndic de la coproprit

Cest le mandataire du syndicat. Il est charg, entre autre, de lexcution des dcisions de lassemble gnrale, mais galement du respect des dispositions du rglement de coproprit et de lapplication de la loi et de ses dcrets.

Il peut tre professionnel ou non professionnel.

- Le conseil syndical

Il se compose de copropritaires lus dans le cadre de lassemble. Il assiste et contrle le syndic. Le prsident du conseil syndical est lu par les conseillers syndicaux.

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2. Le dcret dapplication du 17 mars 1967

Cest le dcret dapplication de la loi du 10 juillet 1965. Lui aussi a t modifi de nombreuses reprises.

3. Le dcret et larrt comptables du 14 mars 2005

Ce sont les textes qui instituent des rgles comptables, obligatoires pour toutes les coproprits, quelque soit leur taille.

4. Les recommandations de la Commission Relatives la Coproprit (CRC)

La Commission Relative la Coproprit (CRC) analyse les problmes rencontrs par lapplication des textes ci avant, et vient prciser la faon dont les articles de la loi de 65 et du dcret de 67 doivent tre appliqus.

La liste complte des recommandations de la CRC est prsente la fin de ce guide.

5. Le rglement de coproprit

Cest le document indispensable pour la gestion de la coproprit. Ce

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document est labor la naissance de la coproprit, il rpertorie les rgles de fonctionnement de la vie de limmeuble.

Il dtermine la destination des parties privatives (habitation, commerciale) et des parties communes, leurs conditions de jouissance ainsi que les rgles relatives lutilisation et la gestion des parties communes. Cest la loi commune tous. Elle sapplique, dans toutes ses dispositions, tous les copropritaires de limmeuble.

Il comporte galement les grilles de rpartition des charges affrentes, soit ladministration, la conservation et lentretien de limmeuble, et/ou soit des quipements communs, et qui prcisent la quote-part incombant chaque lot dans chacune des catgories de charges.

Il lui est adjoint un tat descriptif de division qui contient : lidentification de limmeuble (adresse, contenance, dsignation cadastrale), la description des lots, leur numrotation, la quote-part des parties communes affrente ces lots.

Tout rglement de coproprit publi compter du 31 dcembre 2002 doit indiquer les lments pris en considration et la mthode de calcul permettant de fixer les quotes-parts de parties communes et la rpartition des charges.

Ladaptation des rglements de coproprit comportant des clauses devenues caduques, voire illicites ou rputes non crites, suite aux modifications lgislatives et rglementaires intervenues depuis leur tablissement, est possible sans limitation de date (loi de mars 2009) elle est vote la majorit de larticle 24.

II. MISSIONS GENERALES (LISTE NON ExHAUSTIVE)

Important : dans le cadre de ses missions le syndic bnvole a tout intrt faire appel au conseil syndical. Sa mission en sera facilite et la confiance des copropritaires renforce.

Les missions gnrales du syndic sont les suivantes :

- assurer lexcution des dcisions votes en assemble gnrale - veiller au respect de lapplication du rglement de coproprit- administrer et conserver limmeuble - convoquer les assembles gnrales- assurer le secrtariat des assembles gnrales- notifier les dcisions de lassemble gnrale aux opposants et aux

dfaillants (personnes absentes non reprsentes)- conserver les archives de la coproprit- mettre en place et /ou tenir jour le carnet dentretien- mettre jour la liste des copropritaires

Ces missions sont prvues par la loi de 1965 et son dcret dapplication de 1967.

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III. MISSIONS DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE

La liste de ces missions nest pas non plus exhaustive mais permet de prsenter les principales missions de gestion financire : - Ouverture dun compte bancaire spar au nom du syndicat des

copropritaires- Tenue de la comptabilit suivant les dispositions obligatoires du dcret

comptable du 14 mars 2005 (la comptabilit peut tre sous traite)- Elaboration du budget, avec le CS- Prsentation annuelle des comptes du syndicat, suivant les annexes prvues

par le dcret comptable- Recouvrement des charges auprs des copropritaires, y compris par voie

judiciaire si ncessaire

IV. MISSIONS ADMINISTRATIVES ET DORGANISATION

Autres missions de gestion du syndic :

- Contracter les assurances (assurance de limmeuble, assurance dommage-ouvrage en cas de travaux, etc.).

NB : il est recommand au syndic bnvole de contracter une assurance protection juridique dans le cadre de sa fonction (sauf sil est adhrent lARC).

- Ngocier les contrats dentretien- Demander les devis concernant les travaux- Assurer le suivi des dossiers de la coproprit (assurances, travaux,

procdures judiciaires,)- Reprsenter le syndicat des copropritaires en justice (action de recouvrement

des impays, action en responsabilit contre lancien syndic, etc.)- Informer les copropritaires

GESTION DES IMPAYES : (point sur une mission particulire)

Un des problmes le plus frquent pour un syndic, est sans aucun doute la gestion des impays.

I. UN IMPAYE CEST QUOI ?

On considre dune manire gnrale le non paiement des charges et / ou des appels de fonds comme un impay. On peut galement y associer un retard rcurrent (un copropritaire qui ne paye quau trimestre chu par exemple).

Remarque : Dans le cadre dune gestion non professionnelle, lexprience

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prouve quil ny a pas plus dimpays que dans une gestion professionnelle.

En effet, un syndic bnvole connat mieux la situation des copropritaires et, est plus en capacit dapporter des explications aux copropritaires concerns, et cela lui permet de favoriser les solutions amiables et peu coteuses.

Cependant, il peut arriver que certains copropritaires soient dans des situations dimpays graves, ou soient vraiment de mauvaise foi et quaucune solution amiable ne soit trouve. Dans ce cas, le syndic devra engager la phase de recouvrement judiciaire.

Les actions engages doivent tre mises en place aprs consultation du conseil syndical autant que possible, afin quil soit inform, et quil puisse donner son avis.

Une dmarche amiable est toujours recommande mais le laxisme est dconseill, cest mme une faute !

II. PREVOIR UN PROTOCOLE DE RECOUVREMENT

Afin de clarifier les mthodes de recouvrement, surtout sil y a quelques soucis dans votre coproprit, il est conseill de faire voter, en assemble gnrale, un protocole de recouvrement spcifiant les diffrentes phases du recouvrement et les dlais associs (relance simple 15 jour aprs la date dexigibilit, mise en demeure sous 1 mois, puis engagement de la phase contentieuse et frais associs).

III. LA PHASE AMIABLE OU PRE-CONTENTIEUSE

1. La relance simple

La relance a pour intrt de rappeler au dbiteur le montant de sa dette et de lui demander de rgler celle-ci.

2. La mise en demeure (par lettre recommande avec accus de rception)

Lorsque le dbiteur ne rpond pas une relance simple, le syndic doit le mettre en demeure de payer ses charges.

La mise en demeure nest rien dautre quune lettre recommande avec accus de rception (RAR) adresse avec la mention mise en demeure de payer.

Cette mise en demeure est alors le point de dpart de la phase contentieuse du recouvrement, ainsi que du calcul des intrts de retard.

3. Lchancier amiable

Un chancier de paiement mensuel peut tre propos au copropritaire dbiteur qui le sollicite auprs du syndic, et qui argumente de ses difficults passagres ou durables. Cet chancier doit prendre en compte le paiement des charges courantes ainsi que le remboursement de larrir.

Lchancier est tabli par crit et sign par le syndic et le copropritaire dbiteur.

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Lchancier sign doit permettre le remboursement de la dette (en plus du paiement des charges courantes) dans un dlai infrieur 24 mois (au-del, le remboursement pse trop sur les autres copropritaires).

Il est conseill de consulter le conseil syndical pour obtenir un avis sur tous les arrangements de paiement accords aux dbiteurs.

IV. LA PHASE CONTENTIEUSE

La mise en demeure est lacte qui permet de dclencher la procdure contentieuse. A partir de la mise en demeure, les frais lis au recouvrement pourront tre imputs sur le compte du copropritaire. En effet, selon larticle 10-1 de loi du 10 juillet 1965 :

Les frais ncessaires exposs par le syndicat, compter de la mise en demeure, pour le recouvrement dune crance justifie lencontre dun copropritaire, sont imputables ce seul copropritaire.

Les frais imputables aux copropritaires sont lists dans cet article.

Le juge peut toutefois en dcider autrement lorsquil est saisi de laffaire.

1. Les Intrt lgaux aprs mise en demeure

Les intrts de retard au taux lgal peuvent tre imputs sur le compte du copropritaire dbiteur partir de la mise en demeure, selon larticle 36 du dcret du 17 mars 1967 :

Sauf stipulation contraire du rglement de coproprit, les sommes dues au titre du prcdent article portent intrt au profit du syndicat. Cet intrt, fix au taux lgal en matire civile, est d compter de la mise en demeure adresse par le syndic au copropritaire dfaillant.

Lorsquune coproprit est oblige daller devant le juge, elle doit demander, par prcaution, faire valider les intrts calculs (si cela a t fait) ou dfaut, les faire appliquer partir de la premire mise en demeure reste infructueuse.

2. Le commandement dhuissier, pralable une prise dhypothque

Il sagit dune lettre RAR adresse par huissier, indispensable une prise dhypothque.

Attention, il faut vrifier quil sagisse bien dun commandement dhuissier pralable la prise dhypothque prvu larticle 19 la loi de 65.

3. Engagement dune procdure judiciaire

Sans rsultat suite lengagement de la phase amiable, le syndic devra enclencher une phase de recouvrement judiciaire :

Le tribunal saisir nest pas le mme est fonction du montant de la crance, mais cest toujours celui dans lequel est situ limmeuble.

- Si infrieur 4.000 , cest le tribunal de proximit- Entre 4.000 et 10.000 , cest le tribunal dinstance

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- Au-del de 10.000 , cest le tribunal de grande instance, avec obligation de recourir un avocat,

De mme, il existe plusieurs modes de saisines :

Injonction de payer au Tribunal dInstance (bordereau demander au greffe du TI, remplir et dposer avec les pices justificatives) : ne ncessite ni assignation par huissier, ni avocat. Si la dcision du juge est conteste par le dbiteur, laffaire sera porte au fond (procdure classique avec avocat).

Dclaration au Greffe : Tribunal de proximit (souvent situ dans les tribunaux dinstance). Ne ncessite pas davocat. Convocation par le greffe. Le jugement rendu est sans appel.

Assignation au tribunal dinstance (dettes < 10 000 ) ou de grande instance (dettes > 10 000 ) : assignation par huissier, affaire dfendue par un avocat.

Cependant ils est rare que le recouvrement des charges ncessite des actions judiciaires en gestion directe, surtout dans les petites coproprits.

ORGANISATION ET DEROULEMENT DUNE ASSEMBLEE GENERALE

Cest lors de lassemble gnrale que les copropritaires vont dcider de la gestion et de lavenir de leur coproprit. En effet, cest lors de ce rendez-vous que vont tre approuvs les comptes tenus par le syndic ainsi que lensemble de sa gestion. Cest galement ce moment que les diffrents travaux vont tre dcids.

Lassemble gnrale est un vnement capital dans la vie dune coproprit de sorte quil est indispensable que chaque copropritaire y participe ou, dfaut, sy fasse reprsenter.

Les dcisions du syndicat sont prises en assemble gnrale des copropritaires (art. 17 de la loi du 10 juillet 1965)

Tout autre mode de dcision est exclu, par exemple :

- une dcision prise par une majorit de copropritaires hors de lassemble gnrale

- une dcision prise par consultation crite des copropritaires

I. LES ASSEMBLEES GENERALES

Lassemble gnrale annuelle approuve les comptes de lanne coule, approuve le budget prvisionnel, et selon la dure des mandats, lit le syndic (par renouvellement ou nouvelle candidature) lit ses conseillers syndicaux, etc.

Dautres dcisions peuvent tre prises concernant les contrats et les travaux,

la vente de parties communes, la modification du rglement de coproprit, lengagement de procdures judiciaires, etc.

En cas de besoin, une assemble gnrale spciale peut tre convoque en plus de lassemble gnrale annuelle (assemble spciale travaux, ou sur des questions ne pouvant pas attendre la prochaine AG annuelle).

II. LE CONSEIL SYNDICAL DE PREPARATION DE LAG

Lassemble ne devrait pas tre runie sans avoir auparavant t prpare. Le syndic bnvole doit donc organiser une runion avec son conseil syndical. Dans les petites coproprits nayant pas de conseil syndical, il faut runir les copropritaires volontaires.

Cette runion de prparation a plusieurs objectifs que nous allons dtailler, en plus de celui de fixer la date de lassemble.

Cette runion permettra notamment aux conseillers syndicaux et aux copropritaires prsents de se sentir concerns par la gestion de leur coproprit.

1. Elaborer lordre du jour (Oj) de lAG

Lordre du jour devra tre labor en prenant compte de toutes les questions inscrire : - les questions obligatoires selon la loi (dsignation du prsident de sance,

du bureau, approbation des comptes, validation du budget prvisionnel, vote du syndic et du CS si fin de mandat, etc.)

- les questions envoyes par les copropritaires en cours dexercice, en lettre RAR (article 10 du dcret du 17 mars 1967)

Questions portes lordre du jour selon larticle 10 (du dcret du 17 mars 67) :

Depuis le 1er septembre 2004, tout copropritaire (ainsi que le conseil syndical) peut exiger du syndic, nimporte quel moment avant la convocation de lassemble gnrale, linscription dune question lordre du jour. Il lui suffit dadresser ces questions au syndic en lettre RAR. Le syndic doit obligatoirement porter la ou les questions manant des copropritaires lordre du jour de lassemble. Si le syndic reoit la question trop tard (une fois les convocations dj imprimes) il devra inscrire la question lordre du jour de la prochaine AG.

Pour tre sr que les questions soient envoyes temps, il faut demander ce quelles le soient au moins un mois et demi avant la date de tenue habituelle de lAG. Pour que les questions puissent tre inscrites lOJ, elles doivent tre accompagnes de tous les lments ncessaires la dcision (devis, plans, etc.)

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- les questions concernant les travaux ventuels ou les questions particulires inscrire demandes par le conseil syndical.

- les points dinformation ne ncessitant pas de vote (rapport moral du CS sur la gestion de lanne, point sur le respect du rglement de coproprit ou sur la vie en commun, etc.)

2. Prsenter les comptes de lanne coule

Le syndic devra prsenter les comptes de lexercice N-1 qui seront adresss avec la convocation lassemble gnrale, intgrant les modifications demandes par le conseil syndical (ou le contrleur aux comptes) suite au contrle des comptes.

3. Elaborer le budget prvisionnel

Suite au contrle des comptes et aux explications apportes sur les rsultats de lanne qui vient de se terminer (N), le montant du budget prvisionnel de lexercice courant (N+1) devra tre ajust.Il faudra galement dterminer le budget de lexercice suivant (N+2). ce sujet, voir page 33.

III. LA CONVOCATION DE LAG

NB : vous trouverez un modle de convocation sur le site de lARC.

Le syndic bnvole convoque lassemble gnrale en envoyant chaque copropritaire un ordre du jour de lassemble accompagn des documents prvus par larticle 11 du dcret du 17 mars 1967.

La convocation doit tre faite dans un dlai de 21 jours francs minimum avant le jour de lAG (comptez 21 jours partir du lendemain de la prsentation de la convocation par RAR, jusqu la veille de lassemble gnrale).

La convocation doit tre notifie par envoi en recommand avec accus de rception (ou tlcopie avec accus de rception) ou remise en mains propres contre signature. Cest au syndic dapporter la preuve de la rgularit des convocations lAG et il doit les archiver (bordereaux de lettres RAR ou feuille dmargement).

1. Documents joints la convocation (pour la validit de la dcision)

Larticle 11-I du dcret de 1967 dfinit la liste des documents qui doivent obligatoirement tre joints avec la convocation lAG pour la bonne validit des dcisions prises :

- Ltat financier du syndicat des copropritaires et son compte de gestion gnrale, lorsque lassemble est appele approuver les comptes. Ces documents sont prsents avec le comparatif des comptes de lexercice prcdent approuv selon la prsentation des 5 annexes comptables prvues par le dcret de 2005.

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- Le projet du budget prvisionnel prsent avec le comparatif du dernier budget prvisionnel vot, lorsque lassemble est appele voter le budget prvisionnel selon la prsentation des 5 annexes comptables prvues par le dcret de 2005.

- Le ou les projets de contrat de syndic, lorsque lassemble est appele dsigner le reprsentant lgal du syndicat

- Les conditions essentielles du contrat ou, en cas dappel la concurrence, des contrats proposs, lorsque lassemble est appele approuver un contrat, un devis ou un march, notamment pour la ralisation de travaux

- Les projets de travaux accompagns de leurs devis respectifs

2. Documents joints la convocation (pour linformation des copropritaires)

- Un pouvoir : la loi permet un copropritaire de se faire reprsenter par une personne de son choix qui votera sa place (art.22 de la loi du 10 juillet 1965).

- Les annexes au budget prvisionnel

- Ltat dtaill des sommes perues par le syndic au titre de sa rmunration

- Lavis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire, en application du deuxime alina de larticle 21 de la loi du 10 juillet 1965.

IV. LA TENUE DE LASSEMBLEE GENERALE

1. Comptabilisation des voix

A chaque rsolution correspond un vote. A chaque vote les rsultats sont annoncs selon la majorit requise, par le prsident de sance et nots sur le PV de lAG, la suite de chaque rsolution (le dtail des rgles de majorit est prcis dans le chapitre suivant).

La feuille de prsence est signe par les copropritaires et les mandataires avant le dbut de la sance et au fur et mesure des entres et sorties.

Les pouvoirs (mandats) reus par le syndic peuvent tre remis au prsident du conseil syndical (sil est prsent) qui doit les distribuer en respectant lart. 22 de la loi du 10 juillet 1965.

Attention : Le syndic bnvole ne peut pas recevoir de pouvoir pour reprsenter un copropritaire.

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2. Election du bureau

Lassemble dsigne le prsident de lassemble gnrale parmi les copropritaires ou les mandataires prsents (art. 24). Le prsident de sance est charg de diriger lassemble gnrale et dorganiser les dbats (il nest pas forcment le prsident du conseil syndical)

Attention : Le syndic ne peut pas prsider lassemble gnrale (article 22 de la loi de 65)

Lassemble dsigne le ou les scrutateurs (qui vrifient et comptabilisent les votes) parmi les copropritaires prsents et le secrtaire de lAG (art. 24), secrtaire qui de droit est le syndic, sauf si lAG en dcide autrement (rdige le PV et tient la feuille de prsence).

3. Principales questions

- Lassemble est charge dapprouver ou non les comptes de lexercice N (exercice cltur) (art. 24).

- Lassemble approuve (ou non) le rajustement du budget N+1 (celui en cours) (article 24).

- Lassemble approuve (ou non) le budget N+2 (article 24).- Lassemble gnrale lit le syndic, et approuve son contrat (majorit de

larticle 25 et 25-1).Les autres rsolutions sont ensuite portes successivement au vote de lassemble gnrale en fonction des majorits requises (voir plus loin le dtail du tableau des majorits).

4. Le vote

Nota : les dcisions sont adoptes par vote, en gnral main leve.- Les votes sont comptabiliss en fonction des tantimes respectifs de chaque

copropritaire.- Les votes bulletins secrets et par correspondance sont interdits, mais les

votes par bulletin nominatif sont possibles.

Une fois lordre du jour puis et les votes termins, le prsident de sance annonce la clture de lassemble. Le PV de lassemble gnrale et la feuille de prsence sont signs par le prsident, le secrtaire et les scrutateurs.

V. LA NOTIFICATION DU PV DASSEMBLEE GENERALE

Le syndic doit envoyer le PV de lassemble gnrale, qui peut tre accompagn de la feuille de prsence, tous les copropritaires, le plus tt possible et au maximum dans les 2 mois suivants la tenue de lAG.

Les envois se feront en lettre recommande avec RAR pour les opposants (ceux qui ont vot loppos de la majorit des autres copropritaires), les dfaillants (ni prsents, ni reprsents), et les abstentionnistes.

Les envois se feront en courrier simple pour les autres ou le PV sera affich (dans les parties communes).

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LES REGLES DES MAjORITES

Les rsolutions qui sont proposes lassemble gnrale peuvent tre votes diffrentes majorits :

- La majorit simple ou majorit de larticle 24 de la loi du 10 juillet 1965- La majorit absolue ou majorit de larticle 25 de la loi du 10 juillet 1965- La double majorit ou majorit de larticle 26 de la loi du 10 juillet 1965

Lunanimit, nest pas une majorit, puisquelle requiert ladhsion de TOUS les copropritaires formant le syndicat des copropritaires une dcision.

1. La majorit simple ou majorit de larticle 24

Larticle 24 de la loi du 10 juillet 1965 prcise que les dcisions sont prises la majorit des voix exprimes des copropritaires prsents ou reprsents.Ce mot, exprimes, est trs important dans les modalits de calcul de la majorit simple. En effet, depuis la loi du 13 dc 2000 qui a modifi larticle 24, les voix des abstentionnistes ne sont plus prises en considration pour le calcul de la majorit. De manire gnrale, une question soumise au vote de lassemble gnrale est adopte ds lors que le nombre de voix POUR est suprieur au nombre de voix CONTRE.Exemple : si 800 millimes (sur les 1 000 millimes du syndicat) sont prsents et reprsents le jour de lAG et sexpriment, il suffira que 401 millimes sexpriment en faveur de la rsolution pour quelle soit approuve. De faon pratique, le prsident de sance demande qui vote CONTRE la rsolution, comptabilise les voix, puis demande qui SABSTIENT, comptabilise les voix. Le reste des voix sont celles qui sont POUR la rsolution. Cette majorit est celle de toutes les dcisions courantes concernant la coproprit (approbation des comptes et du budget prvisionnel, etc.)

2. La majorit absolue ou majorit de larticle 25

Les dcisions concernant, entre autres, la dsignation ou la rvocation du syndic, les modalits dexcution de travaux rendus obligatoires par la loi ou lautorisation permanente accorde aux services de police de pntrer dans les parties communes sont prises la majorit de larticle 25. Pour tre adoptes, ces rsolutions doivent obtenir la majorit des voix du syndicat (et non plus uniquement des personnes prsentes et reprsentes). Exemple : quelque soit le nombre de millimes prsents et reprsents, il faudra que 501 millimes (sur les 1 000 de la coproprit) sexpriment en faveur de la rsolution pour quelle soit adopte.

3. La majorit de larticle 25-1 (cre par la loi du 13 dc 2000)

Elle apporte un assouplissement la rgle de la majorit absolue.

En effet, afin de lutter contre labsentisme qui paralyse le processus de prise de dcisions des assembles gnrales, le lgislateur a insr un article 25-1

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dans la loi de 1965.Cet article prescrit que lorsque la dcision na pas pu tre adopte la majorit prvue larticle 25, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropritaires composant le syndicat, la mme assemble peut dcider de revoter la mme rsolution la majorit prvue larticle 24.Exemple : si la dlibration na pas obtenu les 501/1000 requis, mais au moins, le tiers des voix des copropritaires soit 334/1000, le prsident de sance doit demander lAG si elle souhaite procder immdiatement un second vote la majorit de larticle 24. Si cest le cas, la rsolution sera adopte si la majorit des voix des prsents et reprsents se prononcent POUR la rsolution, soit 401 millimes si lon reprend notre premier exemple.Pour que larticle 25-1 soit appliqu immdiatement, il faut que deux conditions cumulatives soient remplies :- lobtention de plus de voix pour que de voix contre - lobtention dau moins 1/3 des voix en faveur de la rsolution (voix

exprimes POUR >333 millimes)Si le 1/3 des voix du syndicat ne sest pas exprim en faveur de la rsolution lors du premier vote, une nouvelle assemble gnrale, si elle est convoque dans le dlai maximal de trois mois, peut statuer la majorit de larticle 24 sur la ou les mmes rsolutions.Attention, le vote larticle 25-1 nest pas obligatoire, cest lassemble gnrale qui peut dcider, la majorit prvue larticle 24, de procder immdiatement un second vote. De plus, larticle 19 du dcret de 1967 prcise quen cas de mise en concurrence de plusieurs contrats, le vote larticle 25-1 doit se drouler de la faon suivante : Lorsque lassemble est appele approuver un contrat, un devis ou un march mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procder un second vote la majorit de larticle 24 de la loi du 10 juillet 1965 quaprs avoir vot sur chacune des candidatures la majorit de larticle 25 de la mme loi.

4. La double majorit ou majorit de larticle 26

Cette majorit concerne les dcisions les plus importantes. Sont notamment viss les modifications du rglement de coproprit, les actes dacquisition immobilire ou de disposition ainsi que les travaux damlioration.Ces rsolutions sont prises la majorit des membres du syndicat reprsentant au moins les 2/3 des voix.Exemple : une telle rsolution sera adopte si, dans une coproprit comprenant 20 copropritaires, au moins 11 dentre eux, reprsentant au moins 667/1000, votent en sa faveur.La majorit 26 allge :

Si la question na pas recueilli le nombre suffisant de voix et de votes pour la majorit 26, les travaux damlioration (mentionns au c de larticle 26) qui ont recueilli lapprobation de la majorit des membres du syndicat reprsentant au

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moins les deux tiers des voix des copropritaires prsents ou reprsents (au lieu des membres du syndicat) peuvent tre dcids par une nouvelle assemble gnrale, convoque cet effet, qui statue cette dernire majorit.5. LunanimitCertaines dcisions, de par leur importance et leurs consquences pour la coproprit, ne peuvent tre prises qu lunanimit. Ce nest donc pas proprement parler, une majorit.Elle concerne les modifications substantielles de la coproprit entranant une modification du droit de jouissance des copropritaires : lalination des parties communes, lorsque celles-ci sont indispensables, ou la modification de la rpartition des charges prvue au rglement de coproprit.

QUELLE DECISION POUR QUELLE MAjORITE ?

Attention, cette liste est purement indicative, et non exhaustive. NB : La deuxime colonne des majorits indique si la rsolution peut tre revote la majorit de larticle 24 (en application de larticle 25-1). A ce sujet, voir chapitre prcdent sur les rgles de majorit.

Dsignation des membres du Conseil Syndical 25 24

Rvocation dun membre du conseil syndical 25 24

Suppression du Conseil Syndical (hors syndicat coopratif) 26

Rtablissement du conseil syndical 25

Mise en place ou modification des rgles de fonctionnement du conseil syndical 24

Fixation dun montant de dpense partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire 25 24

1er 21. Conseil Syndical

2. Forme de gestion, division/scission du syndicat des copropritaires

Adoption/abandon de la forme cooprative 25 24

Cration dun syndicat secondaire 25 24

Modification de la rpartition des charges suite la cration dun syndicat secondaire) 24

Scission de la coproprit 25

Adaptation le rglement suite la scission du syndicat 24

Adhsion une union de syndicats constitue ou constituer 25

Retrait dune union de syndicats 26

1er 2

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Fixation des horaires douverture de limmeuble 26

Suppression du gardien prvu au rglement de coproprit Unanimit

Suppression du gardien non prvu au rglement de coproprit 26

Fixation du nombre de salaris de limmeuble 24

Instauration dun nouveau service (ex : Ascenseur) 26

1er 23. Gestion de limmeuble

Location dune partie commune 24

Achat ou vente de parties communes, portant atteinte la destination de limmeuble Unanimit

Modification des charges conscutive lachat ou la vente de parties communes Unanimit

Achat ou vente de parties communes, sans atteinte la destination de limmeuble 26

Modification de charges conscutive la dcision prcdente 26

Cession de droits sur partie commune non indispensable 26

Changement de laffectation dune partie commune (sous rserve de lunanimit) 26

Modification du rglement suite la modification de laffectation dune partie commune 26

Changement de lusage dune partie privative (dans le respect du RCP) 24

Modification des charges, relatives aux lments dquipement, suite la modification de lusage dune partie privative 25 24

Modifications des charges suite la division dun lot en vue de sa vente 24

Modifications des charges suite la runion de lots 24

Autorisation en permanence de lentre de la force publique dans les parties communes 25 24

1er 24. Parties communes et privatives

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Approbation des comptes en AG 24

Vote du budget prvisionnel (de lexercice venir) 24

Constitution dune rserve pour travaux futurs 25

Placement des sommes en attente de travaux 24

Constitution dun fonds de rserve 24

1er 25. Charges et Comptabilit

lection du prsident de lAG 24

lection du bureau (secrtaire et scrutateurs) 24

Mandat donn un tiers (Conseil Syndical) pour prendre une dcision de gestion courante 25 24

Fixation du montant des marchs au-del duquel une mise en concurrence est obligatoire 25 24

1er 26. Assemble gnrale

Modification du rglement de coproprit (sous certaines conditions) 26

Adaptation du rglement de coproprit dans le cadre de larticle 49 de la loi

24

1er 27. Rglement de coproprit

Dsignation du syndic et approbation de son contrat 25 24

Rvocation du syndic (en cours de mandat) 25 24

Quitus de gestion au syndic 24

Mandat au syndic pour agir en justice 25 24

Adoption ou abandon de la forme cooprative 25 24

1er 28. Syndic

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LA COMPTABILIT

Cest sans aucun doute le thme le plus redout des syndics bnvoles.

I. LE DECRET COMPTABLE DU 14 MARS 2005

Le dcret du 14 mars 2005 tablit les rgles comptables spcifiques aux syndicats de copropritaires, quelque soit leur taille. Dornavant il sagit dune comptabilit dite dengagement, avec critures passes en partie double.Le dcret prcise galement la nomenclature et le fonctionnement des comptes.1. Principes

- lenregistrement des dpenses seffectue au moment o chaque dpense est engage : rception de la facture, ou lorsque la dpense est connue, et non le jour du paiement.

- lenregistrement des recettes seffectue au moment o chaque recette est notifie, et non le jour de la rception des fonds.

2. Avantages- Cela permet de connatre toujours exactement la situation financire

de la coproprit. De mme, les produits et charges tant rattachs obligatoirement lexercice considr, les comparaisons dexercices seront plus faciles et pertinentes.

- Enfin, du fait dune nomenclature des comptes unique et obligatoire, cela permet des comparaisons entre coproprits.

La mise en application de cette nouvelle comptabilit concerne tous les exercices depuis le 1er janvier 2007.

Exception pour les petites coproprits rpondant aux caractristiques cumules suivantes : (article 14-3 de la loi du 10 juillet 1965)- moins de 10 lots usage de logements, bureaux, commerces-budget prvisionnel moyen infrieur 15 000 sur une priode de 3 exercices conscutifsRemarque : Pour autant les autres dispositions des rgles comptables sont applicables ces petites coproprits. Les comptes ainsi que les annexes au budget prvisionnel doivent tre tablis conformment aux rgles comptables spcifiques fixes par le dcret du 14 mars 2005.

II. QUELLES SONT LES OBLIGATIONS POUR LES SYNDICS NON PROFESSIONNELS ?

- Pour les coproprits de 10 lots et plus (ou dont le budget est > 15 000) il ny a pas de marge de manuvre possible. Le dcret du 14 mars 2005 sapplique intgralement ;

- Pour les coproprits entrant dans le champ de lexclusion, seule la comptabilit en partie double nest pas obligatoire.

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Nanmoins au vu des remarques ci-dessus et constatant que de toute faon une comptabilit doit tre effectue, nous pensons quil vaut mieux passer aux nouvelles rgles ce qui dailleurs nimplique pas un travail supplmentaire insurmontable.

III. QUELLES SOLUTIONS ?

- Le syndic a des notions correctes de comptabilit : Dans ce cas lacquisition dun logiciel spcifique est indispensable.

- Le syndic est dpourvu de connaissances comptables mais le conseil syndical possde ces connaissances : Dans ce cas il peut acqurir le logiciel et demander un conseiller syndical de lutiliser, le syndic conservant la matrise du compte bancaire, ainsi que la responsabilit de la comptabilit.

- Sinon, le syndic peut sous-traiter la comptabilit du syndicat lextrieur soit par un comptable agr (la tarification risque dtre leve) soit par lintermdiaire dune association comme la ntre.

UN MOT SUR LA PRATIQUE DU BUDGET

Toutes les dpenses courantes de fonctionnement, dadministration et dentretien doivent tre prvues dans le cadre du budget prvisionnel.

I. BUDGET ET APPROBATION DES COMPTES

Le budget, concerne uniquement les charges de gestion courante, mais il doit permettre de couvrir un ala (exemple : impay en cours dexercice).

Les dpenses courantes de la coproprit (dfinies larticle 14-1 de la loi du 10 juillet 1965) sont estimes sur la base des dpenses annuelles prcdentes. Un budget bien ajust permet une bonne matrise des dpenses (oblige faire attention pour ne pas dpasser le budget) et vite les rgularisations trop fortes en cas de dpassement, ou au contraire, des provisions trop importantes en cas de budget fortement excdentaire par rapport aux dpenses relles.

En labsence de dcision de lAG ou de prcision apporte par le rglement de coproprit, la loi prvoit des appels trimestriels, exigibles au 1er jour de chaque trimestre et dun montant du quart (1/4) du budget prvisionnel : dans le cas dun exercice correspondant lanne civile, les appels se feront donc le 01/01, le 01/04, le 01/07 et le 01/10.

En cas de travaux ou de dpenses hors budget prvisionnel (dpenses exceptionnelles dfinies larticle 14-2 de la loi du 10 juillet 1965), un vote devra approuver le budget spcifique ainsi que les modalits dappels de fonds, et le calendrier de ces appels de fonds.

Attention, dans la mesure o la dpense nest pas vote, elle ne peut tre engage : le syndic ne peut donc pas mettre dappels de fonds sils nont pas t au pralable approuvs par lAG.

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Rappel : En comptabilit dengagement, les appels de fonds seront enregistrs dans la comptabilit aux dates des appels, indpendamment des rglements par les copropritaires. Pour les travaux ou dpenses exceptionnelles, les appels seront enregistrs aux dates qui auront t approuves par lAG.

A la fin de lexercice, une fois les comptes approuvs par lassemble gnrale, les copropritaires seront entirement crdits des appels de fonds raliss pendant lanne, dans le cadre du budget prvisionnel, et dbits de leur quote-part exacte de dpenses relles de lexercice.

Ainsi, par exemple, si on avait fait voter un budget de 10 000 et que les dpenses nont t que de 8 500 , les copropritaires doivent tre crdits de leur quote-part des 10 000 (budget prvisionnel) et tre dbits de leur quote-part de 8 500 (dpenses ralises et approuves). Ainsi, leur compte sera crdit de la diffrence savoir : 1 500 (rgularisation excdentaire) au prorata des millimes sur lesquels ils ont t appels.

Attention, si la rgularisation est prsente dj rpartie sur les comptes des copropritaires avant lassemble gnrale, elle ne sera exigible auprs des copropritaires que lorsque les comptes auront t approuvs par lassemble gnrale.

II. VOTE DU BUDGET ET AjUSTEMENT

ATTENTION : la convention (ci dessous) suivant le dcret comptable, est diffrente de la convention usuelle : soit (N) lexercice coul et prsenter la prochaine AG, soit (N+1) lexercice en cours, priode dans laquelle lAG (ci avant) doit

tre tenue, soit (N+2) lexercice de lanne prochaine,

Pour mmoire, les appels de fonds relatifs lexercice (N+1) ne sont exigibles qu la condition que le budget (N+1) ait t vot lors dune assemble gnrale antrieure (AG anne N). Mais, lAG tenue en anne N+1 peut tout fait ajuster le budget de lanne en cours (N+1) mme si des premiers appels ont eu lieu.

Pour illustrer cela, prenons lexemple dune coproprit, dont les comptes sarrtent au 31 dcembre de lanne N (soit lexercice cltur). Aux termes de la loi le syndic dispose dun dlai de 6 mois compter de la fin de cet exercice (31 dcembre), pour faire voter le budget prvisionnel de lexercice N+2. En consquence, il faut considrer que les comptes de lexercice N doivent tre prsents lors de cette mme AG, cest une question de cohrence !En conclusion, lAssemble Gnrale devra tre convoque avant le 30 juin de lanne N+1.

Explication par lexemple :

En anne N (exercice cltur) : assemble gnrale convoquer avant le 30 juin de lanne N+1 (anne en

cours)

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Dbut du nouvel exercice comptable de lanne N+1 (anne en cours) : appel selon budget N+1 vot en anne N (AG prcdente).

AG de juin N+1 (AG de lanne en cours) : approbation des comptes de lanne N (exercice approuv) proposition de rajustement du budget de lanne N+1 suite la connaissance

des comptes de lanne N vote du budget de lanne N+2 pour permettre les appels de fonds au 1er

Janv. N+2.

Pour tablir le budget prvisionnel, nous vous conseillons de lister toutes les dpenses poste par poste, de vrifier les postes qui doivent tre reconduits tels quels, ceux qui doivent tre augments ou diminus. Par exemple, si vous avez d faire face une fuite deau lanne N, ne reconduisez pas le poste EAU sur le mme montant pour ajuster le budget de lanne N+1 et construire celui de lanne N+2 ! Pensez reprendre en rfrence les anciens exercices. Pour les postes pour lesquels il ny a pas de changement, augmentez les montants en tenant compte de linflation.

NB : Si vous ntes pas en exercice civil (exercice allant du 1er Janvier au 31 dcembre), ce peut tre intressant de changer vos dates dexercice si vous navez pas de chauffage collectif. La gestion en sera facilite. Dans ce cas, prvoyez un exercice plus long, par exemple, si votre exercice actuel est du 1/06 au 31/05, faites approuver un exercice pour le 1/06 N-1 au 31/12 N puis un exercice pour le 1/01 N+1 au 31/12 N+1.

Il faudra faire attention, au moment du changement, pour comparer les exercices au prorata du nombre de mois.

LISTE DES TExTES REGLEMENTANT LA COPROPRIETE

- La loi (n 65-557) du 10 juillet 1965 fixant le statut de la coproprit des immeubles btis.

Elle volue plus ou moins rapidement en fonction des nouvelles lois qui la modifient : Loi SRU 2000, Loi ENL 2006, Loi Boutin (MOLE) 2009.

Vous pouvez consulter le site officiel www.legifrance.gouv.fr (cliquer sur autres textes lgislatifs et rglementaires, pour aller sur le moteur de recherche, slectionner Loi dans la rubrique nature du texte et taper 65-557 dans la rubrique N du texte)

Toutes les nouveauts apportes la loi de 65 sont prsentes et commentes au fur et mesure de leur publication sur le site de lUNARC : www.unarc.asso.fr

- Le dcret (n 67-223) du 17 mars 1967 pour lapplication de la loi du 10 juillet 1965.

- Le dcret (n2005-240) du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropritaires.

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- Larrt comptable du 14 Mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropritaires.

- Les recommandations de la Commission Relative la Coproprit Recommandation N 1 relative aux convocations des assembles gnrales

Recommandation N 2 relative ltablissement et la rdaction de lordre du jour de lassemble gnrale

Recommandation N 3 relative lidentification et linformation des copropritaires

Recommandation N 4 bis relative la tenue des assembles gnrales (ventuellement joint sur CD)

Recommandation N 5 relative la publicit foncire des tats descriptifs de division

Recommandation N6 du 7 dcembre 2006 relative aux comptes du syndicat des copropritaires soumis aux dispositions Comptables du dcret et de larrt du 14 mars 2005 (ventuellement joint sur CD)

Recommandation N 7 relative la rpartition des frais de chauffage

Recommandation N 8 relative aux appels de fonds que le syndic peut exiger des copropritaires

Recommandation N 10 relative aux remises de documents techniques au syndic

Recommandation N 12 relative aux remises de documents au notaire en cas de mutation dun lot titre onreux

Recommandation N 13 relative au Conseil Syndical

Recommandation N 14 relative louverture ou non dun compte spar

Recommandation n 15 relative la dsignation du syndic, la dure de ses fonctions et aux initiatives prendre en cas de rvocation ou de dmission du syndic

Recommandation N 16 relative aux travaux affectant les parties communes et les lments dquipement communs

Recommandation N 17 relative lobligation de mentionner la superficie de la partie privative dun lot de coproprit en cas de vente

Recommandation N 18 sur le contrat dassurance dommages ouvrage relatif un immeuble en coproprit

Recommandation N 19 relative linstallation dun rseau cbl ou dune antenne distribuant des services de tlvision dans les immeubles soumis au statut de la coproprit

Recommandation N 20 concernant les archives du syndicat des copropritaires

Recommandation N 21 relative aux provisions du budget prvisionnel

Recommandation N 22 relative louverture dun compte bancaire ou postal spar

Recommandation N 22-bis relative au compte bancaire ou postal spar du syndicat des copropritaires

Recommandation N 23 relative aux modalits dapplication de larticle 49 de la loi du 10 juillet 1965 concernant les adaptations du rglement de coproprit

Recommandation N 24 relative larticle 6-2 du dcret du 17 mars 1967 - Contribution la dette des provisions et des charges

Recommandation N 25 relative laccs aux immeubles en coproprit

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PUBLICATIONSVous trouverez ici une liste, non exhaustive, douvrages pratiques dits par lARC.Ils sont destins aider les syndics bnvoles et les conseillers syndicaux dans leur travail.

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