Les succès de mise en œuvre de l’e-procurementLe cas d’une centrale d’achat2013

La centrale d’achat publicfrançaise2013

Nous connaîtreL’UGAP, un acteur spécifique de l’achat public

• Seule centrale d’achat public généraliste française

• Établissement public industriel et commercial (EPIC) de l’État crée en 1985

• Placé sous la double tutelle du ministre chargé de l’Économie et des Finances et du ministre chargé de l’Éducation Nationale

• Rôle et modalités d’intervention définis par le Code des marchés publics

• Opère dans un contexte concurrentiel et sans subvention

• Clients : État, collectivités territoriales, secteur hospitalier, organismes privés assurant une mission de service public

Choisir l’UGAPL’UGAP, un outil au service de la commande publique

• La simplification de la commande publique

• L’offre la plus étendue du marché

• La performance économique• La sécurité juridique• Le développement durable et

l’innovation• L’accès des PME aux marchés

publics facilité

Repères 2012 : chiffres clésProgression des commandes en M d’€ HT

Repères 2012 : chiffres clésRépartition par secteur produits et services

Repères 2012 : chiffres clésRépartition par secteur produits et services

• Plus de 280 000 références

• 20 000 clients

• 425 000 commandes traitées

• Plus de 2,6 millions de lignes de commande

• Plus de 127 500 commandes en ligne représentant 30 % du nombre total des commandes de l’UGAP

• 36 % du nombre des commandes en ligne sont réglées par Carte d’achat

Repères 2012 : chiffres clésFournisseurs et marchés

Fournisseurs

500 titulaires de marchés

65 % sont des TPE et PME auxquelles sont adressés 19 % du montant des achats

Marchés

1 600 marchés actifs

56 appels d’offres (562 lots lancés)

158 mises en concurrence sur accords-cadres multi-attribués

512 marchés notifiés

36 accords-cadres notifiés

Panorama de l’offreUne offre très diversifiée

Les produitsConsommables : fournitures de bureau et informatique, papier éco-responsable, hygiène et entretien, carburant/fioul/lubrifiant

Mobilier : bureaux, mobilier d’accueil et réunion, collectif & scolaire

Informatique et multimédia : micro-ordinateurs, périphériques, reprographie, impression, télécom, serveurs & réseaux, visio-conférence, vidéo/son/image, éducation numérique

Médical : mobilier de consultation, équipements de soins, urgence et premier secours, hygiène, consommables médicaux et biomédicaux

Equipement : manutention, électroménager, blanchisserie, restauration professionnelle, vêtements

Véhicules : légers et utilitaires, 2 roues, intervention, électromobilité, industriels et engins spéciaux, voieries et collecte des déchets, transport en commun, incendie et secours

Les servicesPrestations d’accueil

Entretien d’espaces verts

Nettoyage et bio-nettoyage

Propreté et hygiène des locaux

Sécurité et télésurveillance

Transfert administratif et industriel, déménagement

Financement (crédit, bail…)

Contrôle et Maintenance des ascenseurs

Maintenance des bâtiments

Contrôle technique des bâtiments

Collecte des DEEE

Solutions et prestations informatiques

Assurance de flotte automobile

Aménagement d’espaces et assistance à maîtrise d’ouvrage

Gestion de flottes automobiles, LLD, location de véhicules

L’e-procurement, un levier économique puissant

2013

Stratégie de l’UGAP 2013-2015Un modèle qui « contraint » à la croissance

Une rémunération issue uniquement de la vente

Un recrutement encadré par l’Etat

Des attentes et exigences fortes des personnes publiques (prix, technique, service, politiques publiques)

Un tissu économique fragilisé par la crise et en attentes de réponses concrètes des acheteurs publics

Stratégie de l’UGAP 2013-2015La diminution du coût d’intermédiation

564

452410

485

666

780

884

10461140

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1567

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1932

2113

2329

61,1 51,8 40,3 42,2 59 76 83,6 95,3 96,9 100,9 108,4 106,9 100,4 108 110,5 114,4

10,83%

11,46%

9,83%

8,70% 8,86%

9,74%9,46%

9,11%

8,50%

7,34%6,92%

6,34%

5,74% 5,95%

5,23%4,91%

0,00%

2,00%

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500

1000

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2500

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

Commandes enregsitrées M€ HT Marge (M€ HT) Taux de marge moyen

L’e-procurement à l’UGAPLes enjeux

Un positionnement indispensable sur des offres de plus en plus complexes et à valeur ajoutée (service, solution, financement) croissance

Développement de l’e-procurement entre l’UGAP et ses fournisseurs(commande, factures, disponibilité)

Optimisation des prix d’achat et réduction de la marge de l’UGAP(= prix de vente performant)

Impacts importants sur les systèmes d’informations (investissement)Réduction des coûts des fournisseurs (administratifs et financiers)Gains de productivité de l’UGAP (dématérialisation des procédures, des commandes et des factures)Optimisation des

coûts de gestion chez nos clients et gains de productivité

Réduction des coûts de commande et de traitement des factures, information temps réel

L’e-procurement à l’UGAPLes actions mises en œuvre

E-procurement entre l’UGAP et ses clients (les personnes publiques)

E-procurement entre l’UGAP et ses fournisseurs

Dématérialisation interne à l’établissement

Focus surUne solution innovante et évolutive

Le contexte et les données clés- Une société innovante rencontrée

en 2009- Un marché UGAP notifié en octobre

2010- Un choix d’abord réglementaire

(obligations de vigilance)

La situation aujourd’huiPièces de notification (NOTI2)Attestations de vigilance (NOTI1)Assurance en responsabilité civileRIB…Sécurité juridique, gain de temps pour l’acheteur, simplification pour les fournisseurs

L’absorption de la croissance UGAP- 800 fournisseurs sous

surveillance- 2500 contratsLe développement de la solution

L’e-procurement à l’UGAPLes résultats

E-procurement entre l’UGAP et ses clients (les personnes publiques)

E-procurement entre l’UGAP et ses fournisseurs

Dématérialisation interne à l’établissement

Le succès de l’e-commerce- 127 000

commandes (+29,5% vs 2011)

- 1 million de lignes de commandes (38,3% du nombre total)

- 74 M€ de demandes de devis en ligne

- 88 M€ de commandes en ligne (+ 18,2% vs 2011)

- 15 millions de pages vues (+36% vs 2011)

Le succès de la plateforme d’échange UGAP- 506 fournisseurs connectés- 850 000 commandes transmises en

2012 (100%)- 320 000 factures « demat fiscale » (39%)- Gestion des marchés, commandes,

commentaires, factures)- Informations temps réel- Hospitalis (consommables médicaux)- Saisie directe dans la GEF de l’hôpital

Une optimisation du processus achat- Téléchargement des DCE (100%),

réponses électroniques aux marchés (70%), notification électronique1 mois de gain

L’e-procurement à l’UGAPVers la dématérialisation totale

La dématérialisation ne doit être ni une contrainte, ni une obligation mais doit être considérée comme une formidable opportunité- 1er janvier 2014 : obligation totale de la

réponse électronique aux marchés publics de l’UGAP

- Mi-2014 : parapheur électronique, mise en place d’une GED et archivage légal

- 2014 : mise à disposition des informations en temps réel aux clients (suivi de la commande)

- 2015 : dématérialisation fiscale totale de l’ensemble des 600 fournisseurs

Parce que la valeur ajoutée des personnes publiques, des fournisseurs et des collaborateurs est ailleurs

Absorption de la croissance : x5 en 10 ansEconomies : 20 M€ en termes de factures (5 ans)Temps : 1 mois en moyenne sur un appel d’offresRessources : redéploiement à venir de 25% des fonctions administratives

L’e-procurement à l’UGAPDe nombreux gains non quantifiables

Amélioration de l’image de l’établissement

Augmentation de l’appétence des fournisseurs- Simplification des processus- Paiement accéléré

Renforcement de la sécurité juridique et des grands principes de la commande publique- Liberté d’accès à la commande publique- Egalité de traitement- Transparence

Effets positifs en termes de recrutement et d’implication des collaborateurs (effets RH)

Merci pour votre attention