ENACT / INTD Maîtriser les documents qui engagent la collectivité

Marie-Anne Chabin, CNAM & Archive17 Paris – 10 novembre 2009

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L’information au travers des âges

autrefois hier aujourd’hui

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Le cycle de vie de l’information

©MAC2006

V0.1, V0.2, V0.3…

responsabilité de la collectivité mémoire historique

(> 95 %)

V1 discutéeV2 diffuséeV3 annule et remplace V2

court terme de 1 an à 100 ans…

utilisateur figé

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Les documents engageants

Les documents qui ont un impact, direct ou indirect, sur la vie et l’activité de la collectivité.

les documents émis par la collectivité vers l’extérieur

les documents reçus qui justifient l’action entreprise

les documents internes (décisions, comptes rendus) dès lors qu’ils servent de base à une action effectuée au nom de la collectivité

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Les documents non engageants

Par défaut, les documents qui ne sont pas utiles à la défense des intérêts de la collectivité:

la documentation externe (sauf si elle a le statut de pièce justificative d’une décision)

les documents de travail non validés

les documents préparatoires (états non validés)

les copies de documents engageants

Ils sont en général 5 à 10 fois plus nombreux que les documents engageants

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GED et Archivage: distinction

Au service des utilisateursutilisateurs

diffuser

partager

modifier/réutiliser

les contenus

sources documentaires

Système d’assurance informationnelle pour la la collectivitcollectivitéé

mettre en sécurité

conserver

pérenniser

authenticité, date

trace, preuve

partage, réactivité fiabilité, intégrité

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Archivage et Sauvegarde

Maîtrise du risque informationnel dans le temps

identifier les documents (qualification, indexation)

les retrouver

détruire les documents périmés

Prévention des failles systèmes et des accidents

dupliquer les données

sécuriser les données

restaurer les données

traçabilité, valeur probante sécurité, court terme

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5 écueils à éviter

donnéesdocuments système d’archivage

1

5

4

documents documents non archivnon archivééss

donndonnéées conserves conservéées es trop longtempstrop longtemps

documents documents ddéétruits trop tôttruits trop tôt

2

donndonnéées es modifimodifiééeses

archives historiques

3

documents documents introuvablesintrouvables

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L’archivage en 3 temps Records management

Les documents à valeur d’entreprise sont archivés avec les règles qui vont bien (identification et mise en sécurité)

Les documents qui ont une valeur collective (engageants, traçabilité…) et les autres (documents de travail, copies, documents non validés…)

Une fois archivés (reçu dans le système), ils sont conservés :

conservés (stockés, pérennisés)

mis à disposition

détruits

1

2

3

records / non records

preservation, access,

disposition

capture, retention

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Gestion de l’archivage / Records Management

Traduction française de «records management » publiée au Journal officiel

gestion de l'archivage Domaine : Tous domaines. Définition : Organisation et contrôle de la constitution, de la sélection, de la conservation et de la destination finale des documents d'une administration, d'une entreprise ou d'un organisme.

JORF n°0094 du 22 avril 2009 page 6949 - texte n° 83

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Les trois défis du numérique

inflationintégrité

pérennité

?

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1 – L’inflation

Des données

Bases de données (comptabilité, RH, territoires, action sociales)

De travail et de traces

Mise à jour par écrasement ou historisation

Des documents

Production numérique: serveurs bureautiques, mails, outils collaboratifs, sites web

X versions

Y copies

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2 – L’intégrité

L’intégrité consiste en la preuve que le document n’a subi aucune modification formelle

Or le numérique décuple les risques de modification des données

Intrinsèque

Accidentelle

Malveillante

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3 – La pérennité

Dès lors que le besoin de conservation dépasse la durée de vie propre des supports de l’information (formats et supports de stockage), seules des migrations technologiques permettent de pérenniser les documents.

Les technologies actuelles savent globalement répondre à ce défi mais peuvent être améliorées, et les coûts de pérennisation ne sont pas négligeables.

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L’écrit électronique comme preuve

La loi du 13 mars 2000 et la modification du Code civil portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique

Art. 1316-1. du Code civil - L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiidentifiééee la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intintéégritgritéé ».

Un corpus réglementaire croissant (passation des marchés publiques, données médicales, factures…)

Peu de jurisprudence encore: l’arrêt de la Cour de cassation : CPAM de la Marne c/Continent:

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Un exemple national – CPAM de la Marne contre Continent (1)

Litige opposant la société Continent France (groupe Carrefour) à la CPAM de la Marne au sujet de la prise en charge d'un accident du travail.

La CPAM doit informer l'employeur de la reconnaissance ou non du caractère professionnel de la maladie ou de l'accident.

La CPAM prétend avoir envoyé le 20 janvier 2003 un courrier simple à Continent qui dit ne l’avoir jamais reçu.

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Un exemple national– CPAM de la Marne contre Continent (2)

Quelle preuve a-t-on de l'envoi de ce courrier ?

document bureautique initial (Word), stocké dans le système d'information de la CPAM

impression de celui-ci sur un papier à en-tête dont le modèle date de 2004…

aucune trace de l'expédition (aucune date)

aucune trace de la réception

La Cour de Cassation a rejeté la validité de ce fichier bureautique simple comme pouvant être une preuve quelconque ou même un commencement de preuve. L'arrêt rendu le 30 mai 2007 par la cour d'appel de Reims, qui acceptait ce fichier bureautique comme preuve, a donc été cassé !

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Un exemple national– CPAM de la Marne contre Continent (3)

Arrêt de la Cour de Cassation «l’écrit électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »« En considérant le document produit par la CPAM de la Marne comme la « copie informatique du courrier en date du 20 janvier 2003 », sans rechercher si le fichier informatique litigieux avait bien été établi le 20 janvier 2003 et conservé dans des conditions interdisant à la Caisse de modifier le contenu de ce document, la Cour d’Appel a privé sa décision de toute base légale au regard de l’article 1316-1 du Code Civil »

Cour de cassation - chambre civile 2 - Audience publique du jeudi 4 décembre 2008 N° de pourvoi: 07-17622

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Un exemple national – CPAM de la Marne contre Continent (4)

Commentaire de l’arrêt par Maître Isabelle Renard, Vaughan Associés, 15 février 2009

«Premier arrêt de la Cour de Cassation sur la preuve électronique »

« La valeur probante de tout écrit électronique repose sur la capacité de la partie dont il émane de démontrer que les conditions de l’article 1316-1 du Code civil sont remplies, à savoir : possibilité d’identifier son auteur et garantie de son intégrité depuis sa création et pendant toute sa durée de conservation. Cet arrêt précise quel l’écrit numérique doit être horodaté, ce que la loi ne mentionne pas. »

www.isabelle-renard.com/imgfck/ PreuveElectronique_C_Cass_4_12_2008(2).pdf -

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Evolution de la notion d’original dans l’environnement électronique

« L’original est mort, vive la trace numérique »

Me Isabelle Renard, 2005

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Archiver pour couvrir un risque, encore plus dans l’environnement numérique

Les 2 temps de l’archivage

Contenu Risque couvert

Archivage électronique

a) sélection de ce qu’il faut archiver

b) rattachement des objets sélectionnés à des règles

c) mise en sécurité dans un système dédié

1. tout ce qui doit être archiver est bien archivé

Conservation numérique

processus de maintenance dans le système et contrôle de la qualité des données et de leur accessibilité tout au long du cycle de vie

2. ce qui est archivé est bien conservé

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Archives papier et électronique Projection à l’horizon 2020 Ex: entreprise créée en 1995, activité stable pendant 25 ans

20% des documents archivés conservés 5 ans ; 50 % 10 ans et 30% 30 ans

dématérialisation (documents natifs) progressive, en commençant par les documents à plus courte durée de conservation ; en 2010 :

75 % des documents à 5% sont électroniques60% des documents à 10 ans33 % des documents à 30 ans.

Source: MA Chabin pour PRISM 2007

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Pour en savoir plus

Archiver, et après,Marie-Anne Chabinéd. Djakarta, 154 psortie avril 2007

Archiver pour quoi faire?

Pour soi ou pour les autres?

A quel prix?

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Le témoignage des utilisateurs

Documents téléchargeables sur www.cr2pa.fr et www.itiforums.com