Manager

Manager 100

I Sage France

Sommaire

Les nouveauts de la version _________________ 1

Nouveauts de la version 10.00 ________________ 3

Intgration de Sage e-comptabilit ............................ 3

Intgration de Sage e-paie.......................................... 4

Intgration de lEuro Passport ................................... 4

Nouveauts et amliorations diverses ....................... 5Nouveauts diverses...................................................... 5

Introduction __________________________________ 7

Avant-propos................................................................ 9

Mise en place de Manager 100 ................................. 10Organisation de type Bibliothque ............................... 10Organisation de type Bureau ....................................... 12La gestion des dossiers............................................. 14

Principe dutilisation du programme ........................ 16Les premiers paramtres enregistrer ........................ 16Les dossiers et collaborateurs...................................... 16Les traitements possibles dans Manager 100.............. 16

Menu Systme _______________________________ 19

Menu Fichier_________________________________ 23

Introduction __________________________________ 27

Nouveau...................................................................... 28Organisation des dossiers............................................ 28Choix du traitement ...................................................... 29

Ouvrir........................................................................... 36

Procdure douverture ..................................................36Fonctions accessibles...................................................39

Fermer .........................................................................41

A propos de ............................................................42Volet Identification A propos de .............................42Volet Contacts A propos de ...................................44Volet Communication A propos de.........................46Volet Options A propos de .....................................47Configuration systme et partage.............................65Configuration systme..................................................65Utilisateurs connects...................................................66Messagerie ...................................................................67Autorisations d'accs.................................................70Fonctions protges .....................................................71Procdure de protection ...............................................71Effets de la protection ...................................................74

Communication Client / Expert-Comptable .............75Prsentation .................................................................75Choix du traitement.......................................................76Rception des donnes comptables.............................77Emission des donnes..................................................80Journal de transfert.......................................................84

Connexion Web...........................................................85

Gestion des inscriptions ............................................85Procdure .....................................................................85Assistant de gestion des inscriptions............................86Traitement des dossiers ..........................................111Procdure ...................................................................111Assistant de traitement des dossiers ..........................112Journal de transfert.....................................................140

Sommaire gnral

II Sage France

Impression historique dossier ................................ 142

Changer l'organisation des dossiers ..................... 143Dtection du type d'organisation................................ 143Saisie du mot de passe Administrateur ..................... 144Validation du traitement ............................................. 145

Maintenance............................................................. 147

Maintenance multi-dossiers ................................... 147Assistant de maintenance multi-dossiers................... 148Droulement des traitements..................................... 153

Euro Passport ......................................................... 155Conditions pralables ................................................ 155Droulement du traitement ........................................ 156Traitements effectus ................................................ 162

Impression des paramtres socit....................... 164

Format dimpression ............................................... 165

Quitter....................................................................... 167

Menu Edition________________________________169

Introduction.............................................................. 171

Annuler...................................................................... 172

Couper ...................................................................... 172

Copier ....................................................................... 172

Coller......................................................................... 173

Effacer ...................................................................... 173

Slectionner tout ..................................................... 173

Ajouter ...................................................................... 173

Consulter .................................................................. 174

Voir / Modifier........................................................... 174

Supprimer................................................................. 174

Prcdent ................................................................. 175

Suivant ...................................................................... 175

Rechercher ...............................................................176

Afficher le journal de transfert ................................177

Imprimer le journal de transfert ..............................177

Effacer le journal de transfert .................................177

Menu Structure _____________________________ 179

Introduction ..............................................................181

Dossiers ....................................................................182Oprations possibles sur la liste des dossiers............182Volet Fiche principale dun dossier.............................187Volet Complment dun dossier..................................189Volet Contact dun dossier .........................................192Volet Comptable dun dossier ....................................194Volet Fiscal dun dossier ............................................195Volet Juridique dun dossier .......................................198Volet Social dun dossier ............................................199Volet Application dun dossier ....................................201Volet e-Application dun dossier .................................202Cration dun fichier ...................................................207Mise jour des donnes ............................................213Enregistrement des informations par application........214Volet Documents dun dossier....................................226Volet Information libre dun dossier ............................227

Collaborateurs ..........................................................228Oprations possibles sur la liste des collaborateurs...228Volet Identification dun collaborateur.........................231Volet Complment dun collaborateur ........................233Volet Information libre dun collaborateur ...................234Dossiers et applications grs par le collaborateur ....235Organisation des dossiers.......................................236Oprations possibles sur la fentre Organisation desdossiers......................................................................238Nature des informations affiches ..............................239Traitements lancs depuis la fentre Organisation desdossiers......................................................................248

Manager 100

III Sage France

Menu Traitement ___________________________267

Introduction .............................................................. 269

Impression multi-dossiers....................................... 270Lancement de ldition ............................................... 270Paramtrage des ditions .......................................... 271Modification des critres dune dition ....................... 274Suppression dune dition.......................................... 274

Mise jour du plan comptable................................ 275

Mise jour / reprise des donnes .......................... 278

Transfert et chargement ...................................... 280Principe ...................................................................... 280Procdure de transfert et de chargement................... 282Incidence du chargement dun fichier sur son statut .. 284Sauvegarde serveur ............................................. 285Procdure de sauvegarde.......................................... 285Incidence de la sauvegarde dun fichier sur son statut287

Menu Fentre_______________________________289

Introduction .............................................................. 291

Rorganiser .............................................................. 292

Actualiser.................................................................. 293

Barres doutils & raccourcis.................................... 294Volet Barres doutils Barres doutils......................... 294Volet Raccourcis Barres doutils.............................. 299

Personnaliser la liste................................................ 302

Prfrences .............................................................. 303Liste des fentres ouvertes ........................................ 306

Menu Aide ( ?) ______________________________307

Introduction .............................................................. 309

Rubriques daide de Manager 100 ...................... 309

Recherche lAide sur ............................................ 309

Utiliser laide..........................................................310

Sage sur le Web........................................................311

Actualiser les droits daccs au Portail ..................312

Consulter le manuel..................................................313Avant-propos ..............................................................313Vous navez pas install le manuel lectronique ........313Utilisation du manuel lectronique..............................315Comment consulter votre manuel lectronique ..........315

A propos de Manager 100........................................317

Annexes ____________________________________ 319

Utilisation de Manager 100 et de Etats Financiers_____________________________________________ 321

Cration dune socit ................................................321Assistant de cration ..................................................322Paramtres socit.....................................................322

Utilisation de Manager 100 et de la Paie _____ 323

Installation de la paie pour une utilisation en rseau....................................................................................323Gestion des utilisateurs ..............................................323Cration d'un dossier de Paie partir de Manager 100....................................................................................323

1Sage France

Les nouveauts de la versionLes nouveauts de la versionLes nouveauts de la versionLes nouveauts de la version

Ce manuel vous prsente lutilisation du programme Sage Manager 100version 10.00.

Si vous possdiez une version prcdente de lapplication, ce paragrapheprsente brivement les ajouts fonctionnels dont vous bnficiez dans ladernire version.

Nouveauts de la version 10.00............................................................. 3

Intgration de Sage e-comptabilit ................................................................... 3

Intgration de Sage e-paie ................................................................................. 4

Intgration de lEuro Passport .......................................................................... 4

Nouveauts et amliorations diverses .............................................................. 5

Les nouveauts de la version

2 Sage France


3 Sage France

Nouveauts de la version 10.00

Intgration de Sage e-comptabilit

Les nouvelles fonctionnalits de Sage Manager 100 permettent aux cabinets dexperts-comptables de traiter des dossiers de leurs clients via le Web.

Traitement des inscriptions

Les informations saisies lors de lenregistrement du dossier du client chez lexpert sont ainsircupres, leur cohrence vrifie et les modalits de paiement valides. Le dossier ainsi constituest alors publi sur le site.

Gestion des dossiers

Dans le cadre de la priodicit dfinie avec le client, le cabinet dexpertise comptable peut, grce Sage Manager 100, traiter les dossiers de diffrentes manires :

sur site pour ce qui concerne les dossiers normalement grs en interne par le cabinetdexpertise ;

par lmission et / ou la rception de donnes comptables par lintermdiaire de fichierstransmis sur supports magntiques ou par lintermdiaire de la messagerie Internetpermettant un partage des tches entre lexpert-comptable et son client ; une synchronisationsimplifie des bases est ainsi ralise ;

lexpert comptable reoit de son client les donnes comptables de priodes valides par cedernier, en effectue lexpertise puis les lui renvoie dans leur intgralit en remplacement desvaleurs initiales : ce mode de gestion vite tout problme de synchronisation.

Gestion des impressions

Limpression de divers documents, tels la liasse fiscale, peut tre demande via Sage Manager100. Cette impression seffectue sous la forme de fichiers de type .PDF (ceux gnrs par leprogramme Adobe Acrobat). Ces fichiers dimpression sont mis la disposition des clients danslespace qui leur est rserv sur le site de lexpert do ils pourront lancer leur impression.

Gestion des demandes particulires par lintermdiaire du Web

Lutilisateur peut faire diverses demandes telles la clture de lexercice, la production dunebalance sur fichier, la rcupration de donnes sur fichier etc.

Gestion dun historique

Sage Manager 100 conserve lensemble des tches excutes pour un client donn. Lexpert-comptable dispose ainsi dun outil de suivi des actions ralises dans chaque dossier client, suiviqui peut servir dans le cadre de la facturation du client.

! Nous utiliserons parfois la dsignation ASP ou Application Service Provider pour dfinir le fournisseurdaccs qui hberge le dossier du client ainsi que les applications Sage e-comptabilit ou Sage e-paie.


4 Sage France

Intgration de Sage e-paie

Tout comme pour le programme Sage e-paie, le programme Sage Manager version 10.00 permetde traiter :

les inscriptions des clients dsirant confier un cabinet dexpertise comptable la gestion deleurs salaris,

les dossiers de paie et

le traitement des impressions.

Toutes ces oprations dont le droulement prsente beaucoup de ressemblances avec celles deSage e-comptabilit seffectue en grande partie par lintermdiaire dassistants qui guidentlutilisateur tout au long des diverses tapes du traitement.

Intgration de lEuro Passport

Le programme Sage Manager version 10.00 permet de piloter loutil de bascule euro appel EuroPassport. Cet outil est normalement prsent dans le programme Sage Maintenance.

Sage Manager permet lutilisation automatique de cet outil pour la conversion des fichierscomptables et immobilisations rattachs aux dossiers aprs slection dun minimum doptions.


5 Sage France

Nouveauts et amliorations diverses

Nouveauts diversesLe tableau ci-aprs liste les modifications de dtail intervenues dans le programme depuis saprcdente version.

Menu Fonction Caractristiques

Fichier A propos de Un nouveau volet CommunicationCommunicationCommunicationCommunication permet de paramtrercertaines donnes sur lenregistrement des inscriptions.

Une nouvelle option, Secteur dactivitSecteur dactivitSecteur dactivitSecteur dactivit, permet de regrouper lesdossiers des clients par types.

Imprimer les paramtres socit Cet ensemble de fonctions permet dimprimer les donnes surlentreprise, les options enregistres ainsi que lorganisationdes dossiers.

Connexion Web Cet ensemble de fonctions permet le tlchargement et lagestion des dossiers ASP (e-comptabilit et e-paie).

Maintenance / Euro Passport Cette fonction permet de lancer la bascule euro en rafale sur lesfichiers comptables et immobilisations rattachs aux dossiersgrs au sein du cabinet.

Edition Rechercher Cette fonction donne accs la commande RechercherRechercherRechercherRechercher / / / /RemplacerRemplacerRemplacerRemplacer qui permet de retrouver des lments dans lesdossiers mais aussi de remplacer certaines valeurs.

Structure Dossiers Modification du volet Complment par lajout de zonesidentifiant les types de synchronisation des dossiers clients etexperts-comptables.

Ajout dun volet e-Applications qui permet de dfinir lescaractristiques de traitement des dossiers Web ainsi que deconsulter lhistorique des connexions.

Fentre Prfrences Ajout de nouvelles zones sur limprimante utiliser pour lesfichiers PDF ainsi que pour le rafrachissement des listes encas de travail en rseau.


6 Sage France

7Sage France

IntroductionIntroductionIntroductionIntroduction

Avant-propos ....................................................................................................... 9

Mise en place de Manager 100 ........................................................................ 10Organisation de type Bibliothque....................................................................... 10Organisation de type Bureau............................................................................... 12La gestion des dossiers.................................................................................... 14

Principe dutilisation du programme ............................................................... 16Les premiers paramtres enregistrer ............................................................... 16Les dossiers et collaborateurs............................................................................. 16Les traitements possibles dans Manager 100 ..................................................... 16 Les impressions multi-dossiers ....................................................................................16 Mise jour du plan comptable .....................................................................................16 Mise jour / reprise des donnes ................................................................................17 Transfert / chargement.................................................................................................17 Sauvegarde serveur ....................................................................................................17

Introduction

8 Sage France

Introduction

9 Sage France

Avant-propos

Sage Manager 100 est un gestionnaire multi-dossiers et multi-applicatifs particulirement adaptaux socits qui grent simultanment les dossiers de plusieurs entreprises.

Il permet dorganiser les fichiers de donnes des applications Sage.

Il fonctionne avec les programmes Sage Comptabilit 100, Immobilisations 100, Paie 100 etEtats financiers 100.

Il vous permet notamment :

de visualiser et de naviguer dans les dossiers crs par les logiciels de la Ligne 100,

de grer une base de donnes unique,

de raliser des traitements multi-dossiers,

de lancer les applications Sage Ligne 100.

Introduction

10 Sage France

Mise en place de Manager 100

Si vous utilisez dj nos applications et que vous avez cr des fichiers, nous vous recommandonsde lire attentivement ce paragraphe pour la mise en uvre de Manager 100. Selon le moded'organisation choisi - Bibliothque ou Bureau -, effectuez les traitements suivants pour mettre enuvre rapidement et de manire aise votre fichier Manager.

Organisation de type BibliothqueCe mode d'organisation ncessite l'utilisation d'un serveur et correspond une organisation detype Cabinet comptable.

! Nous vous recommandons au pralable de regrouper les dossiers dans un mme volume du serveur ou surun mme poste local. Il est possible d'avoir un rpertoire par dossier sans incidence sur la procdure demise en place.

Avant tout traitement, il est ncessaire de crer les diffrents dossiers en suivant la procduresuivante :

1. Crer un nouveau fichier Manager de type Bibliothque sur le poste serveur, et le fichierAnnexe sur le poste client (*).

2. Dfinir ventuellement les diffrents niveaux d'arborescence dans le volet Options de lafentre A propos de

3. Crer les diffrents collaborateurs auxquels vous affecterez ultrieurement les dossiers dans lemenu Structure.

4. Crer chaque dossier gr au sein du cabinet comptable grce au menu Structure. Utiliser unecodification vous permettant de retrouver facilement les dossiers.

Rappel : la modification du numro de dossier n'est pas autorise aprs validation de lacration.

Voir (*) La procdure de cration des fichiers Manager est dtaille dans la fonction Nouveau page 28.

Vous remarquerez que le dossier apparat automatiquement dans l'arbre selon les affectationsdfinies.

Deux mthodes peuvent tre utilises pour attacher les fichiers :

1re mthode : au niveau du dossier1. Ouvrir un dossier dans la fonction Dossiers du menu Structure ; cliquer sur le bouton Crer

les fichiers ; la combinaison de touches MAJUSCULE+F1 permet d'afficher la mme fentre.

2. Slectionner l'application concerne.

Cration desdossiers

Attachementdes fichiers

Introduction

11 Sage France

3. Cliquer sur le bouton Attacher un fichier.

4. Se positionner sur chaque ligne, par exemple, Fichier comptable pour la Comptabilit, etcliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier concern.

! Il est possible d'affecter les fichiers Paramtres chaque dossier.Cette procdure doit tre utilise exceptionnellement pour personnaliser les fichiers Paramtres, parexemple, lorsque le rgime d'un dossier diffre de celui habituellement gr.

Rappel : lors de l'excution de la Comptabilit, le programme recherche en priorit les fichiersParamtres sous le mme rpertoire que le dossier, et dfaut, dans le rpertoire d'installation del'application.

2me mthode : utilisation du Glisser dposer1. Drouler l'arborescence des dossiers grce la fonction Organisation des dossiers du menu

Structure.

2. Grce la barre de navigation ou au menu contextuel, effectuer un tri par dossier.

3. Slectionner le dossier concern.

4. Dans l'explorateur Windows, ouvrir le rpertoire contenant les fichiers grs et slectionner lefichier correspondant au dossier

5. Glisser le fichier vers la partie droite de l'arbre.

Il est possible de lier les documents crs avec Microsoft Office (Word, Excel) ou uneapplication bureautique, et de les excuter simplement par un double-clic.

! Pour que les documents soient accessibles l'ensemble des utilisateurs, il est recommand de les recopiersur le serveur, dans le rpertoire propre chaque dossier.Dans le cas contraire, les documents, bien que visibles par tous les utilisateurs, ne peuvent tre lancs quesur le poste local sur lequel ils sont stocks.

Le rattachement des documents au dossier s'effectue ensuite :

soit directement dans le volet Documents du dossier correspondant,

soit grce au glisser / dposer de l'explorateur Windows vers le volet Documents du dossiercorrespondant dans la fentre Organisation des dossiers.

Voir Le principe de transfert sous le titre Ajouter une application Sage gre par Manager 100 page255.

Avant toute utilisation et travail en temps rel, il est recommand d'effectuer une sauvegarde desdossiers vers le serveur, puis grce la fonction Transfert / Chargement de prlever les dossierssur le poste local.

Attachementdesdocuments

Sauvegardeserveur

Introduction

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Organisation de type BureauCe mode d'organisation permet de regrouper et d'organiser simplement les dossiers grs.

Contrairement l'organisation de type Bibliothque, Manager ne cre pas de rpertoire pardossier pour le stockage des fichiers lis. Les fichiers sont conservs dans leur rpertoire d'origine,l'accs en est facilit grce au Manager.

! Il est recommand de regrouper au pralable tous les dossiers sur le mme poste serveur. Une organisation"1 dossier = 1 rpertoire" peut tre envisage, chaque rpertoire contenant l'ensemble des fichiers lis etdocuments du dossier.

Avant tout traitement, il est ncessaire de crer les diffrents dossiers en suivant la procduresuivante :

1. Crer un nouveau fichier Manager de type Bureau sur le poste serveur, et le fichier Annexesur le poste client (*).

2. Dfinir ventuellement les diffrents niveaux d'arborescence dans le volet Options de lafentre A propos de

3. Crer les diffrents collaborateurs auxquels vous affecterez ultrieurement les dossiers dans lemenu Structure.

4. Crer chaque dossier gr au sein du cabinet comptable grce au menu Structure.

Voir (*) La procdure de cration des fichiers Manager est dtaille dans la fonction Nouveau page 28.

Vous remarquerez que le dossier apparat automatiquement dans l'arbre selon les affectationsdfinies.

Deux mthodes peuvent tre utilises pour attacher les fichiers :

1re mthode : bouton Attacher un fichier1. Ouvrir un dossier dans la fonction Dossiers du menu Structure.

2. Cliquer sur le bouton Crer / Rattacher les fichiers. La combinaison de toucheMAJUSCULE+F1 permet d'afficher la mme fentre.

3. Slectionner l'application concerne.

4. Cliquer sur le bouton Attacher un fichier.

5. Se positionner sur chaque ligne, par exemple, fichier comptable pour la comptabilit, etcliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier concern.

! Il est possible d'affecter les fichiers Paramtres chaque dossier. Cette procdure doit tre utiliseexceptionnellement pour personnaliser les fichiers Paramtres, par exemple, lorsque le rgime d'undossier diffre de celui habituellement gr.

Cration desdossiers

Attachementdes fichierslis

Introduction

13 Sage France

Rappel : lors de l'excution de la comptabilit, le programme recherche en priorit les fichiersParamtres sous le mme rpertoire que le dossier, et dfaut, dans le rpertoire d'installation del'application.

2me mthode : Glisser dposer1. Drouler l'arborescence des dossiers grce la fonction Organisation des dossiers du menu

Structure.

2. Grce la barre de navigation ou au menu contextuel, effectuer un tri par dossier.

3. Slectionner le dossier concern.

4. Dans l'explorateur Windows, ouvrir le rpertoire contenant les fichiers grs et slectionner lefichier correspondant au dossier

5. Glisser le fichier vers la partie droite de l'arbre.


Il est possible de lier les documents crs avec Microsoft Office (Word, Excel) ou uneapplication bureautique, et de les excuter par un simple double-clic.

! Pour que les documents soient accessibles l'ensemble des utilisateurs, il est recommand de les recopiersur le serveur.Dans le cas contraire, les documents, bien que visibles par tous les utilisateurs, ne peuvent tre lancs quesur le poste local sur lequel ils sont stocks.

Le rattachement des documents au dossier s'effectue ensuite :

soit directement dans le volet Documents du dossier correspondant,

soit grce au glisser / dposer de l'explorateur Windows vers le volet Documents du dossiercorrespondant.


Attachementdesdocuments

Introduction

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La gestion des dossiers

Sage Manager 100 permet de regrouper les dossiers dans une seule et unique base de donnes.

! Cette base est stocke sur le serveur et accessible tous en utilisation rseau ou en local sur le disque duren utilisation monoposte.

Les niveaux permettent de hirarchiser la prsentation des donnes. Ces niveaux refltentl'organisation du cabinet ou de l'entreprise.

Exemple

Le fichier exemple livr avec Manager 100 (M_expert) est organis comme suit :

3 bureaux (sites gographiques) : Paris 1er, Paris Nord & Ouest, Paris Sud & Est.

3 services : GPME, PME-PMI et TPE

3 groupes : Comptabilit/Etats financiers, Comptabilit Librale, Paie

Une structure 3 niveaux peut dans ce cas tre dfinie.

Les collaborateurs (quil est possible didentifier dans Manager 100) sont rattachs ces diffrentsniveaux d'arborescence.

A chaque dossier, est ensuite affect un collaborateur dont le rattachement aux niveaux dfinispeut tre ponctuellement modifi.

Voir Les diffrents niveaux d'arborescence sont dfinis dans la fentre A propos de La saisie descollaborateurs est effectue dans le menu Structure.

Un dossier est caractris par :

une fiche principale permettant didentifier le dossier (numro et intitul, adresse,tlcommunications,) ; ces informations seront rpercutes dans tous les fichiers applicatifscrs,

les informations gnrales pour la gestion du dossier au sein du cabinet comptable (type demission, date d'entre,),

le rgime fiscal et le rgime de TVA de l'entreprise,

les donnes relatives la forme juridique, au capital social et lenregistrement aux registres,

les informations de paie,

les applications gres ; dans chaque volet spcifique l'application, il est possible deconsulter les informations propres au fichier : exercices, longueurs des comptes,

des documents Word, Excel par exemple qui lui sont associs (prcisant le statut de la socit,la liste des actionnaires),

Gestion desniveauxdarbores-cence

Gestion desdossiers

Introduction

15 Sage France

des informations libres.

Chaque dossier est rattach un collaborateur, ce collaborateur pouvant tre diffrent parapplication.

Voir Les dossiers sont grs dans le menu Structure.

Plusieurs types de traitements peuvent tre effectus sur un dossier :

Lancement d'une application donne pour ce dossier : Manager 100 ouvre l'applicationavec en paramtres, le chemin d'accs et le nom de la socit, le code utilisateur et son motde passe.

Mise jour des donnes de Manager 100 partir des applications et inversement : aumoment de la cration des fichiers, les donnes enregistres dans Manager 100 sontautomatiquement copies dans les diffrents fichiers pour les informations les concernant.

Chargement d'un dossier : dans le cas d'une gestion rseau, les dossiers peuvent tre stockssur le serveur et chargs la demande sur le poste client. Un seul collaborateur peut prendre un dossier.

Sauvegarde dun dossier : l'inverse, lorsque le travail sur un dossier est termin, ce dernierest restaur sur le serveur et devient alors accessible un autre collaborateur.

On entend par traitement multi-dossiers, le lancement simultan d'une mme tche sur plusieursdossiers diffrents.

Deux types de traitements multi-dossiers peuvent tre identifis :

ditions : par exemple, dition des balances de l'exercice en cours pour n dossiers,

mise jour de la Structure : par exemple, cration d'un compte comptable dans X dossiers.

Manipulationdes dossiers

Traitementmulti-dossiers

Introduction

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Principe dutilisation du programme

Les premiers paramtres enregistrerPour dbuter lexploitation de Manager 100, vous devez crer un nouveau fichier.

Voir La cration dun fichier seffectue par la fonction Nouveau du menu Fichier. Voir page 28.

Vous enregistrerez ensuite les informations sur le cabinet comptable ainsi que l'arborescence desdiffrents niveaux grs, la saisie des options gnrales (forme juridique, motif dentre,), ladfinition des zones d'informations libres par la fonction A propos de

Voir La fonction A propos de.. du menu Fichier est prsente page 42.

Les dossiers et collaborateursLa fonction Collaborateurs vous permet didentifier les diffrents collaborateurs du cabinet et dedterminer leurs droits daccs aux fonctions du logiciel par leur affectation un profil utilisateur.

Voir La fonction Structure / Collaborateurs est prsente page 228.

Vous poursuivrez ensuite le paramtrage de Manager par lidentification des diffrents dossiersgrs par votre cabinet, un dossier correspondant une entreprise, ainsi que la cration desfichiers pour chaque application gre pour cette entreprise.

Voir La fonction Structure / Dossiers est prsente page 182.

Les traitements possibles dans Manager 100

Les impressions multi-dossiersManager 100 vous permet de lancer ldition dun ou plusieurs tats, pour un ou plusieursdossiers.

Voir La fonction Traitement / Impression multi-dossiers est prsente page 270.

Mise jour du plan comptableManager 100 vous permet de mettre jour, simultanment, le plan comptable de plusieursdossiers.

Voir La fonction Traitement / Mise jour du plan comptable est prsente page 275.

Introduction

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Mise jour / reprise des donnesCette fonction permet, dans le cas dun rattachement a posteriori d'un fichier, de rcuprer lesinformations principales (exercices, longueur des comptes, monnaie de tenue) dans les dossiersgrs par Manager 100.

Elle peut galement tre utilise pour mettre jour les informations du volet Identification desfichiers des diffrentes applications (dans le sens Manager 100 vers fichier application).

Ces traitements peuvent porter sur plusieurs dossiers.

Voir La fonction Mise jour / reprise des donnes du menu Traitement est prsente page 278.

Transfert / chargementCette fonction permet de rcuprer les fichiers stocks sur le serveur afin de les utiliser sur unposte client.

Voir La fonction Traitement / Transfert / chargement est prsente page 280.

Sauvegarde serveurCette fonction permet de sauvegarder les fichiers de travail dun poste client sur le serveur.

Voir La fonction Traitement / Sauvegarde serveur est prsente page 285.

Introduction

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19Sage France

Menu SystmeMenu SystmeMenu SystmeMenu Systme

Menu Systme

20 Sage France

Menu Systme

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Les fonctions du menu Systme permettent de dplacer, redimensionner et refermer la fentre.

Voir Les fonctions du menu Systme sont dcrites dans le Manuel de la gamme . Nous vousinvitons vous y reporter.

Le menu Systme souvre en cliquant avec le pointeur de la souris sur licne reprsentative duprogramme qui se trouve gauche de la barre de titre de toute fentre non modale .

! Une fentre modale est, en gnral, pourvue de boutons OK et / ou Annuler ; elle ne peut pas fairelobjet dune rduction ou dun agrandissement.On peut galement louvrir partir du clavier :

en pressant ALT + TIRET pour les fentres de travail (fentre active),

en pressant ALT + ESPACE pour la fentre de lapplication.

Rappelons succinctement que les commandes de ce menu permettent, suivant les cas, de :

Restaurer les dimensions de la fentre leur taille primitive si elles ont t rduitesauparavant.

Dplacer la fentre partir du clavier.

Modifier les dimensions de la fentre partir du clavier.

Rduire la fentre sous forme de bouton.

Agrandir la fentre son maximum.

Fermer la fentre (ou le programme sil sagit de la fentre de lapplication).

Fermer simultanment toutes les fentres des lments appartenant une liste.

Menu Systme

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Menu FichierMenu FichierMenu FichierMenu Fichier

Introduction ......................................................................................... 27

Nouveau ............................................................................................................. 28Organisation des dossiers ................................................................................... 28Choix du traitement ............................................................................................. 29 Cration dun fichier.....................................................................................................30 Configuration dun poste client.....................................................................................34

Ouvrir.................................................................................................................. 36Procdure douverture......................................................................................... 36Fonctions accessibles ......................................................................................... 39

Fermer ................................................................................................................ 41

A propos de ................................................................................................... 42Volet Identification A propos de .................................................................... 42Volet Contacts A propos de .......................................................................... 44Volet Communication A propos de ............................................................... 46Volet Options A propos de............................................................................ 47 Principe de saisie des options......................................................................................48 Arborescence ..............................................................................................................49 Convention collective...................................................................................................51 Forme juridique............................................................................................................53 Information libre...........................................................................................................54 Mission ........................................................................................................................58 Motif dentre...............................................................................................................59 Motif de sortie ..............................................................................................................60 Pays ............................................................................................................................61 Service des contacts....................................................................................................62 Secteur dactivit .........................................................................................................63

Configuration systme et partage ................................................................... 65Configuration systme......................................................................................... 65Utilisateurs connects ......................................................................................... 66Messagerie.......................................................................................................... 67Autorisations d'accs ....................................................................................... 70Fonctions protges............................................................................................ 71Procdure de protection ...................................................................................... 71

Menu Fichier

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Effets de la protection ..........................................................................................74

Communication Client / Expert-Comptable ....................................................75Prsentation.........................................................................................................75Choix du traitement ..............................................................................................76Rception des donnes comptables ....................................................................77 Traitements effectus sur les fichiers reus par messagerie ........................................78 Fichiers sauvegards dans le rpertoire de stockage...................................................80Emission des donnes.........................................................................................80 Choix des dossiers pour l'export...................................................................................80 Slection des lments exporter ...............................................................................81 Traitements effectus...................................................................................................82 Nom des messages et fichiers .....................................................................................82Journal de transfert ..............................................................................................84 Rception de donnes .................................................................................................84 Emission de donnes...................................................................................................84

Connexion Web ..................................................................................................85

Gestion des inscriptions....................................................................................85Procdure ............................................................................................................85Assistant de gestion des inscriptions ...................................................................86 Choix du traitement ......................................................................................................86 Choix de lapplication ...................................................................................................87 Tlcharger les inscriptions..........................................................................................88 Visualiser les inscriptions en attente.............................................................................89 Fiche dune inscription .................................................................................................95 Fonctions applicables aux inscriptions en attente.........................................................99 Publier les inscriptions ...............................................................................................107 Publier un dossier gr en interne..............................................................................108

Traitement des dossiers..................................................................................111Procdure ..........................................................................................................111Assistant de traitement des dossiers .................................................................112 Choix du traitement ....................................................................................................112 Choix de lapplication .................................................................................................113 Recevoir les donnes.................................................................................................113 Emettre des donnes .................................................................................................119 Visualiser les traitements en attente...........................................................................123 Visualisation dun dossier e-comptabilit .................................................................127 Visualisation dun dossier e-paie .............................................................................134 Dtail des traitements e-paie...................................................................................136 Dtail dun lment e-paie.......................................................................................138 Traitements appliqus aux donnes de paie ..............................................................139Journal de transfert ............................................................................................140

Impression historique dossier ........................................................................142

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Changer l'organisation des dossiers............................................................. 143Dtection du type d'organisation ....................................................................... 143Saisie du mot de passe Administrateur ............................................................. 144Validation du traitement..................................................................................... 145

Maintenance .................................................................................................... 147

Maintenance multi-dossiers........................................................................... 147Assistant de maintenance multi-dossiers .......................................................... 148 Choix du traitement....................................................................................................148 Dossiers traits ..........................................................................................................149 Slection des dossiers ...............................................................................................150 Slection des modles...............................................................................................152 Lancement du traitement ...........................................................................................152Droulement des traitements ............................................................................ 153

Euro Passport ................................................................................................. 155Conditions pralables........................................................................................ 155Droulement du traitement ................................................................................ 156 Etape 0 Bienvenue dans lEuro Passport ...............................................................157 Etape 1 Slection des dossiers ...............................................................................157 Etape 2 Ajustement de la conversion montaire .....................................................159 Etape 3 Basculement des partenaires.....................................................................160 Etape 4 Lancement du traitement ...........................................................................161Traitements effectus........................................................................................ 162

Impression des paramtres socit .............................................................. 164

Format dimpression ....................................................................................... 165

Quitter............................................................................................................... 167

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Menu Fichier

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Introduction

Ce menu donne accs aux commandes permettant de :

crer, ouvrir, fermer un fichier,

enregistrer, modifier, consulter la fiche de lentreprise ainsi que toutes les options delentreprise,

visualiser la configuration du systme ainsi que le partage des fichiers de travail,

autoriser ou interdire laccs de certaines commandes pour certains utilisateurs,

grer les changes de donnes entre client et expert-comptable, soit par fichier, soit parmessagerie,

lancer les fonctions permettant, par lintermdiaire du Web, de rcuprer les inscriptions desnouveaux clients, de traiter leurs donnes et dimprimer lhistorique du dossier,

modifier lorganisation des dossiers,

changer les fichiers de type Bibliothque en Bureau et inversement,

imprimer les paramtres socit,

configurer le format et les options dimpression,

quitter le programme.

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Nouveau

Fichier / Nouveau

Pour dbuter lexploitation de Manager 100, vous devez crer un nouveau fichier.

Vous pouvez galement activer cette fonction en cliquant sur le bouton Nouveau fichier de labarre doutils Standard ou encore taper son quivalent clavier : CTRL + N.

Organisation des dossiersAvant de dvelopper les tapes de la cration dun fichier, nous vous prsentons ci-dessous lesdeux modes dorganisation des dossiers possibles.

Cette architecture correspond lorganisation dun cabinet comptable. Cette organisationsuppose :

un poste serveur : volume sur lequel sont stocks les dossiers ; aucun traitement n'estautoris sur ce serveur.

des postes clients qui peuvent ponctuellement "prlever" des dossiers pour y raliser destraitements ; ces dossiers deviennent alors inaccessibles pour les autres collaborateurs jusqu'ce qu'ils soient remis disposition dans le rpertoire de stockage.

Les postes clients aprs prlvement des dossiers peuvent tre dconnects du poste serveuret travailler en autonome, par exemple, dans le cadre d'une mission sur site chez un clientparticulier.

Cette organisation ncessite la cration de deux types de fichier :

Fichier Bibliothque sur le serveur, ayant pour extension .CHP.

Fichier Annexe bibliothque sur les postes clients, ayant pour extension .CHL.

En cas de travail sur des fichiers de type Bibliothque, une icne particulire saffiche dans labarre dtat.

Le fichier Manager permet simplement d'organiser les dossiers en entits homognes et destocker les informations permanentes des dossiers.

Les utilisateurs travaillent directement sur les fichiers.

! Ce fichier peut tre stock sur un serveur et tre accessible tous.Cette organisation ncessite la cration d'un fichier unique appel fichier Bureau et ayant pourextension .CHP.

En cas de travail sur des fichiers de type Bureau, une icne particulire saffiche dans la barredtat.

Organisationde typeBibliothque

Organisationde typeBureau

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Choix du traitementLorsque vous activez la fonction Nouveau, lcran de lAssistant de cration de fichier apparat.Deux types de traitement vous sont proposs.

Cration d'un fichier : cette option vous permet de crer :

les fichiers Bibliothque et Annexe bibliothque pour une organisation de typeBibliothque,

le fichier Bureau pour une organisation de type Bureau.

Configuration du poste client : cette option permet de configurer le poste client, grce ladtection automatique du type dorganisation aprs slection du fichier Manager. Ellepropose si ncessaire de crer un fichier Annexe bibliothque qui sera rattach un fichierBibliothque existant.

! Lassistant vous guide pas pas dans la cration dun fichier.Les boutons suivants vous permettront daccder aux diffrentes fentres :

Permet dafficher la fentre suivante.

Permet de revenir sur la fentre prcdente.

Permet de sortir de la fonction.

Permet de lancer le traitement.

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30 Sage France

Cration dun fichierSi vous avez choisi cette opration une premire fentre vous permet de choisir le modedorganisation des dossiers.

Voir Les deux types dorganisation proposs, Bibliothque ou Bureau, sont prsents page 28.

Organisation de type BibliothqueCe mode dorganisation sarticule autour de deux fichiers :

1. un fichier Bibliothque,

2. un fichier Annexe bibliothque.

Cration dufichierBibliothque

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Emplacement / Nom du fichier

Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le rpertoire de stockage ainsi que lenom du fichier Bibliothque.

! Par dfaut, le rpertoire dinstallation du programme est propos : PROGRAM FILES\MANAMAES.Le type de fichier propos est par dfaut Fichier bibliothque (.CHP).

Le volume du serveur de sauvegarde connect doit toujours tre le mme (la lettre permettantde lidentifier doit rester identique). Il est cependant possible, en cas de rorganisation durseau de dfinir le nouveau chemin du serveur de sauvegarde.

Voir La redfinition du serveur de sauvegarde est ralise par la fonction Prfrences du menuFentre. Voir page 303.

Taille du fichier

La taille du fichier est exprime en Kilo-octets. Le programme propose par dfaut 200 Ko.

Configuration du poste

Rappelons quaucun traitement nest possible sur un fichier Bibliothque ; il sagit dun fichier destockage.

Le programme vous propose donc ici de configurer votre poste de travail pour accder au fichierBibliothque, par la cration du fichier Annexe Bibliothque.

Oui : lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le programme propose la cration du fichierAnnexe Bibliothque.

Non : si vous choisissez cette option, le bouton Suivant se transforme en bouton Fin ;lorsque vous cliquez dessus, le programme cre le fichier Bibliothque puis quitte lafonction.

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32 Sage France

Si vous avez demand la configuration du poste, le programme vous rappelle que le fichierAnnexe Bibliothque sera utilis pour travailler sur le fichier Bibliothque.

! Lors des prochaines utilisations, vous ouvrirez ce fichier Annexe Bibliothque pour vous connecter aufichier Bibliothque correspondant.Emplacement / Nom du fichier

Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le rpertoire de stockage, ainsi que lenom du fichier Annexe.

! Par dfaut, le rpertoire slectionn pour le fichier Bibliothque est propos.Afin dutiliser Manager 100 dans les meilleures conditions, modifiez cette proposition etdemandez lenregistrement du fichier dans un rpertoire diffrent de celui du fichierBibliothque.

Le type de fichier propos est par dfaut Fichier annexe (*.CHL).

Cration dufichier AnnexeBibliothque

Menu Fichier

33 Sage France

Taille du fichier


Le programme lance la cration des fichiers Bibliothque et Annexe Bibliothquelorsque vous cliquez sur le bouton Fin.

Le fichier Annexe que vous venez de crer est automatiquement ouvert : la barre de titre de lafentre vous rappelle le nom du fichier Bibliothque et le nom du fichier Annexe.

La fentre A propos de est automatiquement affiche, vous permettant de paramtrer la socitsans attendre. Vous pouvez reporter ce paramtrage en refermant la fentre ou enregistrer lesinformations demandes.

Voir La fentre A propos de est prsente page 42.

Derrire la fentre A propos de..., le programme ouvre automatiquement une autre fentre :Organisation des dossiers.

Voir LOrganisation des dossiers est prsente page 236.

Voir Pour configurer un autre fichier Annexe, utilisez loption Configuration dun poste client ; voirpage 34.

Organisation de type BureauSi, dans la fentre Choix du mode dorganisation (voir page 29), vous avez choisi Type Bureau,la fentre affiche vous permet de crer le fichier Bureau (unique).

Fin decration

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34 Sage France

Emplacement / Nom du fichier

Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le rpertoire de stockage, ainsi que lenom du fichier Bureau.

! Par dfaut, le rpertoire dinstallation du programme est propos : PROGRAM FILES\MANAMAES.Le type de fichier propos est par dfaut Fichier bureau (.CHP).

Taille du fichier


Le programme lance la cration du fichier Bureau lorsque vous cliquez sur le boutonFin.

Le fichier Bureau que vous venez de crer est automatiquement ouvert : la barre de titre de lafentre vous rappelle son nom.

La fentre A propos de... saffiche automatiquement lcran pour vous permettre de poursuivrele paramtrage du fichier.

Voir La fonction A propos de est prsente page 42.

Derrire la fentre A propos de..., le programme ouvre automatiquement une autre fentre :Organisation des dossiers.

Voir LOrganisation des dossiers est prsente page 236.

Configuration dun poste clientCette option apparaissant dans la premire fentre Mise en place de Manager 100 de lAssistantde cration vous permet dadapter le poste client au type dorganisation des dossiers :

pour une organisation de type Bibliothque, elle permet notamment la cration dun fichierAnnexe Bibliothque, container des dossiers chargs, sur lesquels le collaborateur pourratravailler,

Fin de lacration

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35 Sage France

pour une organisation de type Bureau, le poste de travail est tout simplement configur pourcorrespondre cette architecture.

Cliquez sur le bouton Parcourir pour slectionner le fichier Bibliothque.

La fentre Slectionner le fichier manager apparat.

Slectionnez le nom du fichier puis cliquez sur le bouton Ouvrir.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le programme ragit diffremment selon lanature de votre organisation :

sil sagit dun fichier Bibliothque, la fentre de cration du fichier Annexe est propose ;

sil sagit dun fichier Bureau, une fentre vous confirme la configuration de votre poste.

Voir La cration dun fichier Annexe est prsente page 32.

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36 Sage France

Ouvrir

Fichier / Ouvrir

Cette fonction permet douvrir un fichier Bureau ou Annexe bibliothque selon le typedorganisation adopt.

Vous pouvez galement activer cette fonction en cliquant sur le bouton Ouvrir un fichier dela barre doutils Standard ou encore taper son quivalent clavier : CTRL + O.

Procdure douvertureLe programme ouvre par dfaut le dossier dinstallation du programme. Si ncessaire, utilisez lazone Chercher ou cliquez sur le bouton Dossier parent pour ouvrir un autre dossier.

Slectionnez ensuite le fichier ouvrir et cliquez deux fois dessus ou cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez ouvrir :

un fichier de type Bureau (avec pour extension .CHP),

un fichier de type Annexe (avec pour extension .CHL).

! Dans ce dernier cas, le fichier Bibliothque li est automatiquement ouvert. Le programme affiche, dansla barre de titre de la fentre : le nom du fichier Bibliothque suivi du nom du fichier Annexe.

Si le fichier est protg, un mot de passe vous est demand.Fichierprotg

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37 Sage France

Nom dutilisateur

Liste droulante ditable permettant de slectionner le niveau cr dans les autorisations daccs.

Voir La commande Fichier / Autorisations d'accs page 70.

Mot de passe

Zone de 4 caractres alphanumriques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ciexactement comme il a t enregistr. Les lettres majuscules sont considres comme diffrentesdes minuscules.

Afin den prserver la confidentialit, les caractres taps sont remplacs lcran par des toiles.

Cliquez ensuite sur le bouton OK ou validez.

Le programme affiche la fentre Organisation des dossiers.

Voir Cette fentre peut galement tre affiche par la fonction Organisation des dossiers du menuStructure. Elle est prsente page 236.

Si un message apparat, vous indiquant que le chemin daccs au serveur nest pas valide, leprogramme ne trouve pas le fichier Bibliothque li au fichier Annexe que vous souhaitez ouvrir.

Organisationdes dossiers

Messages louverture

Menu Fichier

38 Sage France

Dans ce cas, cliquez sur :

Oui pour ouvrir le fichier Annexe avec les dernires informations sauvegardes lors de laconnexion prcdente au serveur (fichier Bibliothque). Aucune vrification des doits d'accsnest effectue !

Non pour annuler votre demande douverture ; dans ce cas, modifiez le chemin d'accs aufichier Bibliothque dans les Prfrences puis renouvelez votre demande douverture.

Voir La fonction Fentre / Prfrences page 303.

Si une sortie intempestive du programme a eu lieu lors de la dernire utilisation de Manager 100,le programme vous indique que le dossier est dj ouvert.

Utilisez dans ce cas le programme Maintenance, livr avec lapplication (et non la fonctionFichier / Maintenance qui permet de traiter uniquement les fichiers lis aux dossiers grs ausein du cabinet).

Voir Son utilisation est prsente dans le Manuel de la gamme au paragraphe Ouverture dunfichier anormalement ferm.

Si vous avez opt pour une organisation de type Bibliothque de vos fichiers, vous devez ouvrir,par le programme Maintenance, la fois le fichier Annexe et le fichier Bibliothque.

Menu Fichier

39 Sage France

Fonctions accessiblesSelon les types de connexion, certaines fonctions ne sont pas accessibles.

FonctionOrganisation de type

BureauOrganisation de type

Bibliothque

Avec connexion rseau

Organisation de typeBibliothque

Sans connexion rseau

Menu Fichier

Nouveau

Ouvrir

Fermer

A propos de

Configuration systme et partage

Autorisations d'accs (*)

Communication Client/Expertcomptable

Connexion Web

Changer lorganisation desdossiers

Maintenance

Imprimer les paramtres socit

Format d'impression

Menu Edition

Rechercher

Autres fonctions Menu Structure

Dossiers

Collaborateurs

Organisation des dossiers

Menu Fichier

40 Sage France

FonctionOrganisation de type

BureauOrganisation de type

Bibliothque

Avec connexion rseau

Organisation de typeBibliothque

Sans connexion rseau

Menu Traitement

Impression multi-dossiers Mise jour du fichier comptable Mise jour / reprise des donnes Transfert / chargement

Sauvegarde serveur

(*) La vrification des droits d'accs ne peut tre effectue que si le fichier Bibliothque (du posteServeur) est connect. Dans le cas contraire, l'accs est effectu sans vrification de codeutilisateur et mot de passe. C'est au moment du lancement d'une application que la fentre desaisie de code d'accs et mot de passe sera affiche si le dossier est protg.

Menu Fichier

41 Sage France

Fermer

Fichier / Fermer

Cette fonction permet de fermer les fichiers Manager.

En organisation de type Bibliothque, le programme referme la fois le fichier Annexe (du posteClient) et Bibliothque (du poste Serveur).

Vous pouvez galement lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Fermer le fichier dela barre doutils Standard ou en tapant son quivalent clavier CTRL + W.

Si vous lancez cette commande alors que des fentres sont encore ouvertes lcran, elles serontautomatiquement refermes comme si vous aviez valid, cest--dire accept les modificationsventuellement faites.

Menu Fichier

42 Sage France

A propos de

Fichier / A propos de

! Cette fonction nest pas accessible si lorganisation de vos dossiers est de type Bibliothque et que voustravaillez sans connexion rseau.La fentre A propos de comporte quatre volets :

Identification pour la saisie des informations permettant d'identifier la base de gestion desdossiers. Il s'agit gnralement des informations du cabinet comptable ;

Contacts : pour la saisie des informations concernant les contacts au sein de votre propresocit ;

Communication : pour lenregistrement des paramtres des inscriptions partlchargement ;

Options pour la dfinition de l'arborescence des diffrents niveaux grs, la saisie des optionsgnrales, la dfinition des zones d'informations libres, lenregistrement des secteursdactivit.

Vous pouvez galement lancer cette fonction en cliquant sur le bouton A propos du fichierde la barre doutils Standard.

Volet Identification A propos deLonglet Identification vous permet denregistrer les coordonnes de votre socit.

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43 Sage France

Raison sociale

Zone de 35 caractres alphanumriques maximum. Cette information doit tre saisieobligatoirement.

Activit

Zone de 35 caractres alphanumriques destine prciser lactivit de lentreprise.

Adresse / Complment

Ces deux zones servent lenregistrement de ladresse de lentreprise. 35 caractresalphanumriques chacune.

C.P. / Ville

Ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations y saisir nedoivent pas dpasser respectivement 9 et 35 caractres alphanumriques.

Rgion

Zone de 9 caractres alphanumriques, permettant lenregistrement de la rgion de lentreprise.

Pays

Liste droulante ditable permettant lenregistrement du pays de lentreprise. La saisie directe estpossible.

Commentaire

Zone de 69 caractres alphanumriques pour lenregistrement dinformations diverses.

N de SIRET

Zone de 14 caractres alphanumriques permettant denregistrer le numro affect lentreprise.

NAF (APE)

Zone de 5 caractres alphanumriques au maximum.

N identifiant

Zone de 25 caractres alphanumriques pour lenregistrement du numro didentification C.E.E.de la socit.

Tlphone / Tlcopie

21 caractres alphanumriques sont disponibles.

E-Mail

Zone de 69 caractres alphanumriques pour la saisie de la bote aux lettres lectronique ducabinet.

Adresse

Tlcommuni-cation

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44 Sage France

Exemple

[email protected]

Bouton Envoyer un message

Le programme accde alors directement un formulaire de saisie d'un message, avec la zoneDestinataire pr-renseigne.

Site

Zone de 69 caractres alphanumriques permettant la saisie du site Internet du cabinet en coursde paramtrage.

Exemple

http://www.sage.com/

Bouton Se connecter un site

Le navigateur Internet install sur le poste est lanc et vous pouvez ainsi accder au siteInternet renseign.

Volet Contacts A propos deLe volet Contacts permet denregistrer les informations concernant les diffrents contacts au seinde votre socit.

Les noms des personnes ou des services de votre socit que lon peut enregistrer dans ce voletsont ceux auxquels on peut sadresser pour les diffrentes oprations ou transactions effectues.

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45 Sage France

Liste des contacts

La zone de liste prsente tous les contacts dj enregistrs.

Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de lcran etvalidez.

Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications etvalidez.

Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer de la barredoutils Navigation.

! Cette liste possde un menu contextuel dont les commandes Voir/modifier llment slectionn,Consulter llment slectionn et Personnaliser la liste sont indisponibles.Les zones de saisie ont les caractristiques suivantes :

Nom : 35 caractres alphanumriques,

Prnom : 35 caractres alphanumriques,

Service : zone liste droulante permettant de slectionner un des services enregistrs dansloption Service contact de cette mme fonction,

Fonction : 35 caractres alphanumriques pour lenregistrement de la fonction du contact.

Cet encadr propose les zones suivantes :

Tlphone : 21 caractres alphanumriques,

Portable : 21 caractres alphanumriques pour le numro du tlphone portable,

Tlcopie : 21 caractres alphanumriques,

E-mail : 69 caractres alphanumriques pour lenregistrement de ladresse mail du contact.

Bouton Envoyer un message

Le programme accde alors directement un formulaire de saisie d'un message, avec la zoneDestinataire pr-renseigne.

Tlcommuni-cation

Menu Fichier

46 Sage France

Volet Communication A propos deCe volet permet le rglage des modalits de rcupration des inscriptions et de cration desdossiers des clients qui se sont inscrits par Internet et que vous pourrez grer avec Manager.

Gestion des inscriptions

Cet encadr permet de dfinir le mode de traitement des inscriptions. Les options dcrites ci-dessous concernent uniquement la cration des dossiers via la fonction Connexion Web. Ellesnont pas deffet lors de la cration manuelle des dossiers grs en interne.

Cration des dossiers

Cette zone liste droulante propose les choix suivants :

En automatique : les dossiers sont automatiquement crs lors de la rcupration desinscriptions ; le modle correspondant au secteur dactivit est automatiquement appliquainsi que la numrotation paramtre dans la zone suivante.

Aprs confirmation : (valeur par dfaut) les donnes concernant le client sont stockes dansla fentre Liste des inscriptions en attente o lexpert-comptable peut les consulter avantdaccepter ou non leur cration.

Voir Les explications donnes sur la commande Fichier / Connexion Web / Gestion desinscriptions.

Mode de numrotation

Zone liste droulante permettant de paramtrer le mode de numrotation des dossiers :

Continue : (valeur par dfaut) les numros affects aux dossiers sont gnrs la suite desprcdents ;

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47 Sage France

Par secteur / convention : ce choix permet de dfinir un mode de numrotation des dossiersspcifiques chaque secteur dactivit de vos clients dans le cas de Sage e-comptabilit ou chaque convention collective dans le cas de Sage e-paie. Il convient ensuite de fixer le typede numrotation dans les options de lentreprise.

Voir Loption Secteur dactivit dans le volet Options de la prsente fonction. Vous pouvez y trouverdiffrents secteurs dactivit ainsi que la numrotation qui leur est propre.

Si la valeur enregistre dans cette zone est modifie alors que des dossiers ont t crs, descontrles sont raliss.

Avant Aprs Contrle

Continue Par secteur dactivit AucunLe dossiers conservent leur numro initial.

Par secteur dactivit Continue Un message dalerte informe que les paramtres de numrotation parsecteur dactivit vont tre perdus. Confirmation de la modification estdemande.

Volet Options A propos deLes Options sont des informations gnrales quil est indispensable de renseigner avant touteutilisation du programme.

Le volet Options permet denregistrer les informations suivantes :

Arborescence : gestion des diffrents niveaux permettant de hirarchiser la prsentation desdonnes ; ces niveaux refltent l'organisation du cabinet ou de l'entreprise,

Convention collective : saisie des conventions collectives des diffrents dossiers,

Forme juridique : saisie des formes juridiques des diffrents dossiers,

Information libre : pour les dossiers et les collaborateurs,

Mission,

Motif dentre,

Motif de sortie,

Pays : comporte la liste des pays,

Service des contacts.

Secteur dactivit : saisie des diffrents secteurs dactivit que lutilisateur veut grer.

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48 Sage France

! La liste des options est classe par ordre alphabtique dintitul.

Principe de saisie des optionsLes options disposent de deux, trois et mme quatre niveaux de saisie (en fonction du typedoption).

La liste des options est fixe ; vous ne pouvez ni ajouter, ni supprimer ou modifier les lmentscontenus.

Vous pouvez dplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches FLECHE BAS et FLECHEHAUT.

Pour descendre dans la hirarchie des options, cliquez deux fois sur loption retenue. Vouspouvez aussi, aprs slection de la ligne, cliquer sur le bouton Voir / Modifier de la barre doutilsNavigation.

La liste des numrs vous est alors propose.

Pour ajouter un numr, cliquez sur la premire ligne vide puis tapez son intitul et lesinformations de son paramtrage (le cas chant).

Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation ou tapez la touche ENTREE.

La saisie de lintitul est obligatoire. Deux intituls ne peuvent porter le mme nom.

La modification dun numr seffectue en cliquant sur son nom. Les valeurs qui luicorrespondent apparaissent dans les zones de saisie. On peut les modifier.

Validez ensuite comme pour un nouvel numr.

Ajout dunnumr

Modificationdun numr

Menu Fichier

49 Sage France

La suppression des numrs seffectue comme pour les listes classiques.

Un intitul auquel des numrs ont t attachs ne peut pas tre supprim. Il faut supprimerceux-ci au pralable.

Pour remonter dans la hirarchie des options, ouvrez la liste droulante servant de titre la listeet choisissez soit Options pour remonter au premier niveau, soit le nom de loption.

ArborescenceCette option vous permet denregistrer les diffrents niveaux permettant de hirarchiser laprsentation des donnes. Ces niveaux refltent l'organisation du cabinet ou de l'entreprise ; ilsdoivent donc tre dfinis dans l'ordre logique d'organisation de la structure.

Exemple

Le fichier exemple livr avec Manager 100 (M_expert) est organis comme suit :

3 bureaux (sites gographiques) : Paris 1er, Paris Nord & Ouest, Paris Sud & Est.

3 services : GPME, PME-PMI et TPE

3 groupes : Comptabilit/Etats financiers, Comptabilit Librale, Paie

Une structure 3 niveaux peut dans ce cas tre dfinie.

Les collaborateurs seront ensuite rattachs ces diffrents niveaux d'arborescence.

Exemple

Durand gre les dossiers comptables des PME-PMI Paris 1er.

Dupond gre les dossiers de paie des PME-PMI Paris Nord & Ouest.

Le mme service PME-PMI se retrouve dans deux lieux diffrents.

L'option Arborescence permet d'accder la fentre de paramtrage des niveaux.

Suppressiondun numr

Principe

Paramtragedes niveaux

Menu Fichier

50 Sage France

Un niveau est caractris par deux informations :

Intitul

Zone de 35 caractres alphanumriques permettant la saisie d'un intitul de niveau. Il s'agit d'unidentifiant unique.

Type

Liste droulante permettant de classer les diffrents niveaux darborescence par type.

! Cette architecture est donne titre indicatif. Lordre de slection peut tout fait tre modifi.

Chaque niveau peut ensuite tre dcompos en fonction de ses occurrences.

Double-cliquez sur le niveau paramtrer.

Exemple

La dcomposition dun niveau Bureau peut tre :

Intitul

Zone de 35 caractres alphanumriques permettant la saisie d'un intitul dnumr.

Tout ce que vous tapez dans cette zone vient se ranger dans la liste par ordre alphanumrique.

Paramtragedes numrs

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51 Sage France

! Lordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres majuscules,lettres minuscules.

La suppression d'un niveau entrane la suppression de tous les rattachements effectus pour laconstruction de l'arbre, pour les collaborateurs et les dossiers.

Aucun autre utilisateur ne doit tre connect.

Convention collectiveCette option permet la saisie des diffrentes conventions collectives pouvant tre affectes auxdossiers grs par Manager 100 (dans le volet Social du Dossier).

Elles dfinissent les accords conclus, par branche dactivit entre partenaires sociaux :groupement demployeurs, salaris et syndicats.

Vous pouvez paramtrer jusqu 30 conventions collectives.

Code

Zone de 3 caractres alphanumriques. Cette information est obligatoire en cas dutilisation deSage e-paie.

Intitul

Zone de 35 caractres alphanumriques.

Suppressiondun niveau

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52 Sage France

Mode de numrotation

Zones permettant le paramtrage des numros de dossiers.

Longueur

La longueur du numro, y compris sa racine, peut tre fixe entre 1 et 8 (valeur propose pardfaut).

Racine

Cette zone permet denregistrer sur 6 caractres au maximum la racine du numro de dossier.

La racine doit avoir une longueur infrieure celle paramtre dans la zone Longueur. Unmessage le rappelle au besoin.

! Si vous enregistrez une racine de 6 caractres et une longueur de numro de 8, vous ne disposerez que de 2caractres libres pour la numrotation elle-mme soit 99 numros (de 01 99).Exemple

Soit le paramtrage suivant :Longueur = 7Racine : METAL.

Lorsque le programme atteindra la valeur METAL99 il ne pourra plus gnrer de numro car le suivant(METAM01) modifierait la structure de la racine.

Modle par dfaut

Slectionnez dans cette zone liste droulante le modle qui sera affect tous les clientsutilisant la prsente convention.

Incidence sur Sage e-paieEn cas dutilisation du programme Sage e-paie, cest la convention collective affecte au dossierdu client qui dterminera le modle utiliser par le programme.

Lors du traitement des inscriptions, Manager effectue une recherche sur lintitul de laconvention collective afin de trouver le modle associ et de laffecter au dossier qui sera cr.

Sil ne trouve aucune convention qui corresponde la valeur saisie, il cre automatiquement unenouvelle convention avec les caractristiques suivantes :

Intitul : valeur saisie par le client lors de son inscription,

Code : trois premiers caractres de lintitul,

Longueur par dfaut : 8 caractres,

Racine : aucune (ces deux dernires informations ne sont renseignes que si la zone Mode denumrotation du volet Communication de la prsente fonction est paramtre sur Parsecteur / convention),

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53 Sage France

Modle par dfaut : aucun.

Ces valeurs pourront tre modifies manuellement par le collaborateur dans la visionneuse desinscriptions si elles doivent correspondre une convention existante.

Forme juridiqueCette option prsente les diffrentes formes juridiques pouvant tre affectes aux dossiers grspar Manager 100.

Intitul


Menu Fichier

54 Sage France

Information libreCette option permet denregistrer des informations libres concernant les dossiers et lescollaborateurs.

Le premier niveau dinformation libre offre deux types de fichiers. Cette liste nest pas modifiable.

Dossier : les informations libres concerneront les dossiers.

Collaborateur : les informations libres concernent les collaborateurs.

Pour ouvrir un de ces types, faites un double-clic sur sa ligne ou cliquez sur le bouton Voir /Modifier de la barre doutils Navigation aprs slection de la ligne. Vous pouvez aussi valider laligne.

Ces informations peuvent tre de toutes natures.

! Si la saisie dinformations libres est paramtre, un onglet supplmentaire est alors affich dans lesfentres Dossier et / ou Collaborateur du menu Structure.

64 informations libres, soit 64 nouvelles zones de saisie, peuvent tre paramtres par fichier.Dtail duneinformationlibre

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La saisie, modification ou suppression des informations libres seffectue comme pour toutes lesautres options.

Voir Le Manuel de la gamme pour un complment dinformation.

Intitul

Cette zone de 31 caractres alphanumriques vous permet denregistrer lintitul de l'informationlibre.

Cet intitul pourra servir de critre de slection dans les commandes suivantes :

la commande Rechercher / Remplacer,

les formats de slection des impressions des tats,

les formats de slection de lexportation des donnes,

dans lidentification des objets de mise en page.

Type

Cette liste droulante offre les choix suivants :

Texte : linformation saisir sera un texte. Dans ce cas vous devez paramtrer, dans la zoneLongueur, la longueur maximale de linformation saisissable (de 1 69 caractres).

Montant : linformation saisir sera un montant dont le format daffichage sera celuiparamtr dans le volet Initialisation de la prsente fonction.

Valeur : linformation saisir sera une valeur numrique sans format particulier. On pourra ysaisir jusqu 4 dcimales.

Date : linformation saisir sera une date courte, cest--dire au format JJMMAA.

Date longue : linformation saisir sera une date longue, cest--dire au format JJMMAAAA.

Saisie desinformationslibres

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! Les dates de type Date courte permettent la gestion de la priode allant du 01/01/1928 (01/01/28) au01/01/2027 (01/01/27). Table : linformation correspondante sera choisie dans une table complter par lutilisateur.

Voir plus loin comment enregistrer les numrs dune table.

Longueur

Pour une information libre de Type Texte, prcisez la longueur maximale de linformationsaisissable (de 1 et 69 caractres). Cette information est obligatoire.

Cette zone est grise dans les autres cas.

Boutons Monter / Descendre

Lordre denregistrement des dsignations est celui de la saisie. Si vous souhaitez un ordrediffrent, slectionnez la ligne de linformation libre et cliquez sur le bouton Monter ouDescendre suivant le cas.

Le bouton Monter est inactif lorsque vous slectionnez la premire dsignation de la liste. Lebouton Descendre est inactif en cas de slection de la dernire.

Le dplacement dune information libre est sans consquence sur les donnes enregistres pourcette information ou les autres.

Equivalent clavier pour Monter : MAJUSCULE + F1.

Equivalent clavier pour Descendre : MAJUSCULE + F2.

La modification du classement nest pas rpercute sur les formats de slection dimpression oudexport dj crs.

La cration dune nouvelle information libre na aucune influence sur les prcdentes et leurcontenu. Cependant, toute modification ou suppression dinformations libres peut occasionner laperte de donnes pralablement enregistres.

Nous vous conseillons de lire attentivement ce qui suit.

En cas de modification du Type ou de la Longueur dune information libre, le programme perd lesvaleurs enregistres prcdemment pour cette information, dans le fichier concern.

! Un message de confirmation saffichera avant toute modification entranant une perte de donnes.En cas de suppression, toutes les donnes enregistres dans linformation libre supprime le sontgalement.

Si vous travaillez en rseau sur un mme fichier, la modification ou la suppression duneinformation libre ne sera pas permise tant que le fichier sera utilis par plusieurs postes.

Modification /suppressiondes informa-tions libres

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Dans le cas des informations libres de type table il faut faire un double-clic sur lintitul pourouvrir une fentre permettant denregistrer les numrs de la table.

! Il est galement possible denregistrer des numrs de table en saisie dun dossier par exemple.

Intitul

Saisissez dans cette zone et validez les intituls des numrs de la table. 21 caractresalphanumriques maximum. Le nombre dnumrs nest pas limit. Leur classement seffectuepar ordre alphabtique.

Informationslibres de typeTable

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MissionCette option prsente les diffrentes missions pouvant tre affectes aux dossiers grs parManager 100 (dans le volet Dossier / Complment).

Intitul


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59 Sage France

Motif dentreCette option est utilise dans le volet Dossier / Comptable.

Elle est renseigne dans les cabinets comptables et permet de connatre l'origine du client.

Intitul


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60 Sage France

Motif de sortieCette option, de la mme manire que loption Motif dEntre est utilise dans le volet Dossier /Comptable.

Elle est renseigne dans les cabinets comptables et permet de connatre le motif de rupture ducontrat qui lie le client au cabinet.

Intitul


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61 Sage France

PaysCette option permet denregistrer diverses informations sur les pays avec lesquels vous tes enrelation.

! Il est donc conseill de renseigner cette option avant de saisir les fiches de Dossier.

Intitul

Zone de 35 caractres alphanumriques permettant de saisir la dsignation du pays.

Code pays

Zone de 3 caractres alphanumriques permettant de saisir le code correspondant au paysconsidr (norme ISO3166).

Code D.E.I.

Zone de 3 caractres alphanumriques. Code provenant de ladministration fiscale permettantdtablir la Dclaration dchanges de biens (ce code est utilis en Gestion Commerciale, pour leschanges intra-communautaires).

Code ISO 2

Zone de 2 caractres alphanumriques. Norme internationale permettant de codifier de faonuniforme les diffrentes devises existantes (cette information est utilise pour les virementstrangers).

Coefficient dassurance

Zone de 14 caractres numriques. Le coefficient dassurance permet de calculer la valeurstatistique dune ligne de pice pour la Dclaration dchanges de biens.

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62 Sage France

Par dfaut cette zone ainsi que la suivante sont paramtres sur 1.

Coefficient de transport

Zone de 14 caractres numriques. Le coefficient de transport permet de calculer la valeurstatistique dune ligne de pice pour la Dclaration dchanges de biens.

Dans la Dclaration dchanges de biens, la valeur statistique dune ligne de pice est gale savaleur hors taxes augmente de ces deux taux.

Service des contactsVous pouvez dfinir, dans le volet Dossier / Complment, diffrents contacts que vous possdezdans vos entreprises clientes, ainsi que pour chacun, le service de lentreprise dans lequel iltravaille.

Les choix proposs peuvent tre prenregistrs ici.

Intitul


Abrg

Zone de 3 caractres alphanumriques permettant daffecter une codification au service en coursde paramtrage.

Cet abrg servira pour rfrencer le service dans la mise en page des documents de lacomptabilit, ces services tant crs dans le fichier comptable li.

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63 Sage France

Secteur dactivitLes secteurs dactivit permettent :

de regrouper les dossiers des clients daprs des critres propres lexpert-comptable,

de leur associer un fichier Modle,

de leur affecter un mode de numrotation particulier,

de prciser les documents grs par le cabinet.

Ces informations permettent dautomatiser la procdure de cration des dossiers rception dufichier des inscriptions.

Il est possible de dfinir :

le mode de numrotation par secteur,

le modle utilis pour la cration automatique des dossiers.

Liste des secteurs dactivit

Cette liste nest pas modifiable. Elle prsente les principaux secteurs dactivit.

! Cette liste est identique celle des secteurs dactivit proposs au client lors de son inscription. Ellepermettra ainsi son affectation un secteur donn.Mode de numrotation

Les deux zones incluses dans cet encadr ne sont accessibles que si le choix Par secteur dactivita t fait dans la zone Mode de numrotation du volet Communication de la prsente fonction.

On peut y enregistrer :

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Longueur

La longueur du numro, y compris sa racine,