Organisation internationale de la Francophonie ... · Un cahier d’expression des besoins couvrant les fonctionnalités des services collaboratifs, découpé par processus et par

ANNEXE 3.1

Organisation internationale de la Francophonie

Construction du système d'information globale

Génération 2

Contexte technique du projet

Appel d'offres N° 02/2013 – Construction SIG2g - Expression des besoins SIG 2G Contexte technique du projet

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SOMMAIRE

1 Contexte technique du projet ....................................................................................................3

1.1 Périmètre de l'étude de l'expression des besoins ....................................................................... 4

1.2 Objectifs et démarche méthodologique .................................................................................... 6

1.3 Documents de référence .............................................................................................................. 10

1.4 Terminologie ..................................................................................................................................... 10


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1 Contexte technique du projet

Le projet SIG 2G se situe dans le cadre du Plan de Gestion Stratégique (PGS) de l’organisation internationale de la Francophonie (OIF). C’est un projet structurant porté par la Direction de la Francophonie numérique, mais impliquant l’ensemble des entités organisationnelles.

Il a pour finalités :

� la mise à disposition d’une nouvelle version du SIG pour une mise en production progressive, à partir de janvier 2014,

� l’utilisation des technologies de dernière génération, en vue de disposer d'une architecture logicielle robuste, souple, sécurisée et évolutive,

� la prise en considération de tous les changements institutionnels

� l’incorporation dans la même démarche, d’autres besoins fonctionnels et ergonomiques,

� la transformation du SIG en outil de travail quotidien de chaque membre du personnel de l’Organisation, y compris pour toutes les unités hors-siège.

Il devra intégrer les exigences suivantes :

� Prise en compte de l’ensemble des besoins actuels et futurs de l’Organisation et des normes internationales (COBIT, IPSAS, etc.),

� Couverture fonctionnelle de l’ensemble des processus métiers du système actuel, dont :

� la gestion de la programmation et la gestion de projets;

� la gestion du budget et des finances;

� la gestion des déplacements et des missions;

� la gestion de l'annuaire global et des courriers;

� le contrôle financier.

Le projet s'articule essentiellement en 2 phases : la première, qui consiste en la rédaction du cahier des charges la constitution du dossier d'appel d'offres pour la mise en place du SIG 2g; et la phase de construction elle-même avec le prestataire qui aura été retenu à l'issue des travaux de sélection de l'appel d'offres.

La première phase se traduisait par les points suivants :

1) Urbanisation du système d’information en vue d'établir la cartographie fonctionnelle du système d'information, en fonction des activités de chaque unité administrative et des processus métiers de l’OIF.

2) Expression des besoins de l’OIF à l'intérieur du périmètre du futur SIG, dont les résultats sont consignés dans le présent document. Elaboration du cahier de spécifications fonctionnelles générales et du cahier de spécifications techniques, à l'intérieur périmètre du futur SIG.

3) Identification des solutions susceptibles de répondre aux besoins de l’OIF, à l'intérieur du périmètre du futur SIG. Rédaction du cahier des charges et constitution du dossier d’appel d’offres, sur le périmètre du futur SIG.


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1.1 Périmètre de l'étude de l'expression des besoins

La phase d’Expression des besoins permet de compléter et de mettre à jour le recensement et la description des besoins du métier, à l'intérieur du périmètre cible du SIG 2G, tel que défini en phase d’urbanisation :

� Gestion de la programmation et gestion des projets

� Gestion budgétaire

� Gestion de la dépense

� Gestion des missions et déplacements

� Contrôle financier

� Services collaboratifs (Dématérialisation, GED, Workflow, Annuaire, Courriers)

� Restitutions et tableaux de bord

Pour information, les macro-processus métiers de l’OIF, identifiés et analysés dans l’étude d’urbanisation, sont représentés dans le schéma ci-dessous :

Pour information, le plan d’urbanisme fonctionnel de l’OIF, produit dans l’étude d’urbanisation, est représenté dans le schéma ci-dessous :


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Cette cartographie fonctionnelle a permis, à travers l'accostage applicatif de définir le périmètre cible du SIG qui se traduit par le schéma ci-dessous :


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Sur la base des ateliers conduits avec les équipes métier, la phase d’expression des besoins a consisté à établir un recensement et une description des besoins dans les différents domaines fonctionnels ciblés, mais également à couvrir les flux d’échanges et de communication avec les systèmes hors périmètre (comptabilité, moyens généraux, ressources humaines, communication et conférences, échanges externes).

Les cartographies d’urbanisation sont présentées plus en détail dans le document : « Dossier d’Urbanisation – Projet AMOA SIG 2G ».

1.2 Objectifs et démarche méthodologique

La phase d’expression des besoins a permis de recueillir les besoins métiers, au travers d’une quinzaine d’ateliers, découpés en fonction des blocs fonctionnels du plan d’urbanisation. Pendant chaque atelier correspondant à une thématique métier, ont été recueillis simultanément, les besoins transverses des services collaboratifs et de l’espace décisionnel.

Les autres sources d’information, utilisées comme bases des expressions de besoins sont les suivantes :

� Directives, documents et formulaires, tableaux de bord utilisés par les acteurs des métiers,

� Description des transactions et traitements du SIG actuel.

L’étude d’expression des besoins a pour objet de produire les livrables suivants :


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� Un cahier d’expression des besoins couvrant les fonctionnalités "cœur de métier" du SIG 2G, découpé par bloc fonctionnel et par ensemble applicatif cible (gestion de la programmation, gestion de projets, gestion budgétaire, gestion de la dépense),

� Un cahier d’expression des besoins couvrant les fonctionnalités des services collaboratifs, découpé par processus et par type de service (GED, dématérialisation, workflow, déplacements, achats, annuaire, courrier),

� Un cahier d’expression des besoins couvrant les fonctionnalités de l’espace décisionnel, découpé par type d’espace (pilotage de l’Organisation, pilotage stratégique, pilotage opérationnel, contrôle & audit).

Les besoins sont illustrés par des descriptions de processus, procédures et opérations. Selon les cas, ils sont également illustrés par des maquettes fonctionnelles d’écrans, de tableaux de bord et par des modèles de données.


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Afin d’atteindre ces objectifs, la démarche d’Expression des besoins s’intègre dans la démarche méthodologique globale, représentée dans le schéma suivant :

1) Phase 1 : Expressions des besoins

� Vérifier l’alignement des documents produits en 2010 avec les schémas et principes d’urbanisation

� Mettre en place des ateliers d’expression des besoins avec les métiers concernés, afin de rédiger les recadrages ou avenants nécessaires au document expression des besoins 2010

� Mettre en place des ateliers d’expression des besoins avec les métiers concernés sur les aspects Dématérialisation et GED

� Mettre en place des ateliers d’expression des besoins avec les métiers concernés, afin de recenser et de décrire les restitutions et tableaux de bord nécessaires au pilotage

� Prendre en compte les exigences techniques de l’architecture cible.


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2) Phase 2 : spécifications générales

� Identifier les progiciels démonstrateurs, couvrant les grandes fonctions de SIG 2G (programmes, projets, budgets, engagements, dépenses, missions et déplacements, contrôle financier)

� Identifier les progiciels démonstrateurs de dématérialisation, de GED, de workflow, de gestion de courrier et de gestion d’annuaire

� Identifier des progiciels démonstrateur d'informatique décisionnelle, permettant de produire les différents rapports et restitutions, pour l’ensemble de l’Organisation

� Rédiger les SFG structurées en fonction de l’architecture applicative cible, et en fonction de l’organisation et des fonctionnalités de ces progiciels types

� Rédiger les STG en fonction des exigences techniques de l’architecture cible

3) Phase 3 : Etude d’alignement

� Rédiger l’étude d’alignement, en classant les besoins et fonctions métiers selon les typologies suivantes :

� Niveau de complexité

� Niveau de criticité

� Niveau d’automatisation

� Niveau de couverture


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1.3 Documents de référence

Réf. Nom du document Thème du document R1 Dossier de consultation : « Appel d'offres

AO 02-2012 - Assistance Maitrise d'Ouvrage SIG 2g »

Emetteur : Direction de l’Administration et des Finances – Division des Achats - Date : 16 mars 2012

R2 Offre technique pour la construction du nouveau système global d’information de l’OIF : « Prestation d’étude et d’assistance à maîtrise d’ouvrage applicative (AMOA) » Référence : N° 02/2012

Emetteur : 3S Informatique - Date : 13 avril 2012

R3 Dossier d’urbanisation « Projet AMOA SIG 2G » Référence : AMOASIG2G-LIV-URBA121207

Emetteur : 3S Informatique - Date : 07 décembre 2012, révisé par l'OIF 22 avril 2013

R4 Tableau des exigences fonctionnelles recueillies dans les ateliers d’urbanisation – « Projet AMOA SIG 2G »

Emetteur : 3S Informatique - Date : 01 octobre 2012

R5 Cahier des Charges de l’appel d’offres N° 02/2011 – Annexe 1.1 « Le système de gestion de la programmation et des projets »

Emetteur : OIF - Date : 01 octobre 2010 – Concepts et méthodes qui gouvernent les activités de gestion de la programmation et des projets au sein de l’OIF

R6 Cadre stratégique décennal de la Francophonie, adopté au Xe Sommet de la Francophonie de Ouagadougou, le 26 novembre 2004

Emetteur : OIF - Valeurs et principes, Vision à l’horizon 2014, Objectifs stratégiques de la Francophonie, Mise en œuvre du Cadre stratégique décennal

R7 Programme 2010 -2013 de l’OIF Emetteur : OIF - Outil pratique et synthétique faisant ressortir la finalité et les modalités de mise en œuvre des principales actions menées pour la période 2010 – 2013.

R8 Cadres logiques de planification et de suivi des résultats des missions du Quadriennum 2010 - 2013

Emetteur : DPS - Définition de la planification et des indicateurs de résultat des différentes missions du quadriennum 2010 - 2013

1.4 Terminologie

Abréviation/ Acronyme

Description

AMOA Assistance à maîtrise d’ouvrage APECO Antenne régionale pour les pays d'Europe centrale et orientale APF Assemblée parlementaire de la Francophonie AUF Agence universitaire de la Francophonie BPP Bon pour paiement BRAC Bureau régional, Afrique centrale BRAO Bureau régional, Afrique de l’ouest BRAP Bureau régional, Asie Pacifique BRPC Bureau pour les pays de la Caraïbe CCP Commission de coopération et de programme du CPF CLAC Centre de lecture et d’animation culturelle CSD Cadre stratégique décennal


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Abréviation/ Acronyme

Description

CSMT Cadre stratégique à moyen terme CMF Conférence ministérielle de la Francophonie CPF Conseil permanent de la Francophonie CAF Commission administrative et financière DAF Direction de l'administration et des finances DFN Direction de la francophonie numérique DPE Direction de la planification et de l'évaluation EB Engagement budgétaire EJ Engagement Juridique GAR Gestion axée sur les résultats GED Gestion électronique des documents IFDD Institut Francophone du Développement Durable SCI Service des Conférences Internationales TDR Termes de Référence UA Unité Administrative DIRPRO Direction de programmes DIRSUP Direction de support SFG Spécification fonctionnelles générales STG Spécification techniques générales OS Objectif stratégique EMT Effet à moyen terme ECT Effet à court terme SENS Mode d'intervention de l'OIF correspondant à des actions sensibilisation EQUI Mode d'intervention de l'OIF correspondant à des actions de dotation en

équipements

LB Ligne budgétaire REPR Mode d'intervention de l'OIF correspondant à des actions de représentation OUTI Mode d'intervention de l'OIF correspondant à

Terme Définition

Organisation

Instances de la Francophonie

Parmi les institutions de la Francophonie, figurent les instances de la Francophonie : � La conférence des chefs d’Etat et de gouvernement des pays ayant le

Français en partage, ou Sommet de la Francophonie � la Conférence ministérielle de la Francophonie (CMF) ; � le Conseil permanent de la Francophonie (CPF).

Conseil permanent de la Francophonie

Le Conseil permanent est l’instance chargée de la préparation et du suivi du Sommet, sous l’autorité de la Conférence ministérielle. Le Conseil permanent est composé des représentants personnels dûment accrédités par les chefs d’État ou de gouvernement membres du Sommet. Il dispose : � de quatre commissions : commission politique, commission

économique, commission administrative et financière (CAF), commission de coopération de programmation (CCP)

� de comités ad hoc � de groupes de travail.


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Terme Définition

Programmation Cadre stratégique à moyen terme (CSMT)

Cadre qui définit les orientations stratégiques des actions de coopération de la Francophonie. Il se décline en plusieurs missions dont la mise en œuvre vise l'atteinte à long terme d'objectifs stratégiques bien définis.

Quadriennum Le CSMT se décompose en 2 cycles d’exécution de la programmation d'une durée chacun de 4 ans appelés Quadriennum.

Mission Grande orientation définie par les instances de la Francophonie dans son Cadre stratégique à moyen terme pour ses actions de coopération

Objectif stratégique Objectif de portée générale et à long terme, visé par la Francophonie et auquel l’OIF contribue à travers la réalisation de sa programmation. La mise en œuvre des Missions doit contribuer à long terme à l'atteinte des Objectifs stratégiques.

Domaine d'action Secteur d'action prioritaire structurant les Missions du CSMT et qui contribue à l'atteinte d'un Objectif stratégique de la Francophonie. Il se compose d'un ensemble cohérent de Programmes.

Programme Unité d'action de programmation de l'OIF définie dans le cadre de la GAR et permettant d'atteindre à moyen terme des résultats appelés Effets à moyen terme. Elle est constituée d'un ensemble cohérent de Projets.

Projet Unité d'action de la programmation de l'OIF, définie dans le cadre de la GAR et permettant dans un court terme de produire des résultats appelé Effets à courts terme.

Activité Les Activités permettent de structurer la stratégie de mise en œuvre des Projets. Une Activité est réalisée par la combinaison de plusieurs Opérations.

Opération Les Opérations traduisent la mise en œuvre concrète des Projets par les prestations de services et les fournitures de biens et équipements.

Effet à moyen terme Résultat escompté à moyen terme d’un Programme. Les Effets à moyen terme sont la conséquence des effets à court terme des projets.

Effet à court terme Résultat escompté à court terme d’un projet. Les Effets à court terme sont la conséquence des produits et services de différentes Activités.

Produits & services Les Produits & services sont la conséquence de la réalisation des différentes interventions d’une Opération. Ils constituent le 1er niveau de résultat escompté.

Système d’information

Activité au sens processus

Une activité est une étape de décomposition fonctionnelle de tout ou partie d'un processus. Cette étape exprime la contribution d'un métier à la chaîne de valeur du processus. Elle correspond à un module fonctionnel indépendant des fonctions en amont ou en aval, et est éventuellement réutilisable.

Bloc fonctionnel ou applicatif

Un bloc désigne l’un des trois niveaux de découpage de l’architecture fonctionnelle ou de l’architecture applicative : la zone, le quartier ou l’îlot. C’est une unité atomique et autonome disjointe à l’exécution. Le bloc applicatif est un module logiciel exécutable, ayant une identité, proposant des services, et ayant une prise bien définie.

Classe métier Modèle partagé par un ensemble d’objets métier, qui possèdent les mêmes caractéristiques. Ce modèle permet de décrire un concept métier indépendant de l’organisation (invariant métier).

Evènement Un évènement est un signal qui peut être reconnu par un acteur donné, et qui indique qu’un fait auquel des données sont attachées a eu lieu.

Fonction métier Une fonction métier est un service attendu par un acteur pour effectuer son travail. Cette fonction peut être nécessaire généralement dans le cadre d'une activité ou plus précisément pour exécuter une Opération particulière.


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Terme Définition

Opération L’opération est l’étape d’une procédure correspondant à l’intervention d’un acteur, dans le cadre des activités de l’entreprise. Une fois démarrée, l’opération peut être exécutée sans attendre d’autres événements déclencheurs. L’opération ne peut être interrompue.

Procédure Une procédure est un « processus organisé », c’est-à-dire que la dimension organisation (le « qui » fait « quoi ») est introduite par rapport au processus. Une procédure se décompose en opérations.

Processus Un processus est la chaîne de valeur fournissant un bien ou un service à un client interne ou externe à l'entreprise, à partir d’un évènement de gestion initiateur. Cette chaîne de valeur est décrite par une séquence d'activités de transformation, indépendante de l’organisation, exécutée dans des conditions de délai et de qualité.

Un processus peut être décomposé en processus élémentaires.

Un processus élémentaire est une décomposition d’un processus qui correspond à la délivrance d’un des services rendus au client.

Référentiel Zone du SI qui regroupe l’ensemble structuré des informations, utilisé pour l'exécution d'un logiciel, et constituant un cadre commun à plusieurs applications.

Flux Un flux est un échange de données entre blocs. Il peut être continu ou déclenché à certains moments de la journée. Un flux peut être interne au système étudié, ou provenir de ou être destiné à un système externe. On distingue les flux de matière et les flux de données.

Fonction SI Une fonction SI est un service fourni par un SI. Il comprend un ensemble d’actions automatisées.

Règle Spécifie la mise en œuvre des principes de façon non ambiguë pour les acteurs amenés à l’utiliser.

Structure de données C’est l’organisation des informations entre elles. Au niveau SI, cela comprend l’identification de classes métiers et des attributs qui les composent.

SIGBUDGET Application interne à l’OIF permettant la gestion de la dépense des projets de la programmation.

SIGWEB Application interne à l’OIF permettant la gestion de projet. SAGE ERP de gestion financière utilisée au sein de l’OIF pour gérer la comptabilité. Informatique décisionnelle

Désigne les moyens, outils et méthodes permettant de collecter, consolider, modéliser et restituer les données, matérielles ou immatérielles, d’une organisation en vue d’offrir une aide à la décision et de permettre au décideur d’avoir une vue d’ensemble de l’activité traitée.

Métrique Aussi appelée indicateur, elle sert à mesurer une situation ou une tendance de façon relativement objective à un instant donné, ou dans le temps et/ou l’espace.

Dimension Aussi appelée axe d’analyse, permet l’analyse d’une mesure selon différentes perspectives. Le temps, l’UA, la zone géographique sont des exemples de dimension.

Cible Valeur d’un indicateur qui fait figure d’objectif à atteindre dans le cadre d’une action menée par l’OIF.

Cube Structure multidimensionnelle permettant l’analyse d’informations factuelles en les segmentant sur un ensemble d’axes d’analyses.

Forage avant C’est la possibilité de « zoomer » sur une dimension (par exemple éclater les années en 4 trimestres) pour avoir une vision plus fine.

Forage arrière Il s’agit de l’opération inverse qui permet d’agréger les composantes de l’un des axes (par exemple regrouper les mois en trimestres).


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Budget

Budget initial tranche annuelle, pour l’année N, de l’estimation des recettes et dépenses votée par les instances, avant le début du plan global voté pour plusieurs années (actuellement le quadriennum, 4 ans).

Budget rectificatif Budget de l’année N, voté par les instances en N-1, et correspondant à l’ajustement de la tranche concernée du budget initial, en fonction des nouveaux éléments intervenus.

Budget modifié modifications du budget rectificatif N, en cours d’année N, pouvant être de plusieurs natures

Budget réservé Engagements budgétaires émis pendant l’année N Budget engagé Engagements juridiques émis pendant l’année N Budget ordonnancé (charges)

BPP émis

Réalisé (produits) Recettes recouvrées Budget estimé Adaptation du budget rectificatif (charges et produits) tenant compte du

budget rectificatif et modifié, de l’expérience réelle acquise depuis le début de l’année et des informations disponibles ou hypothèses retenues jusqu’à la fin de l’année, c’est ce que l’on appelle en anglais un Forecast

Budget réel N Dans une présentation d’un historique de plusieurs années, il s’agit des données à considérer, correspond à l’ordonnancé (charges) ou réalisé (produits)