MRSI BURKINA FASO SG Unité-Progrès-JusticeANVARDGSAF

Proposé par le Service Administratif et Financier de l’ANVAR.

Septembre 2014

TABLEAU DE BORD ADMINISTRATIF

I. Contexte et justification• Tous les services de l’ANVAR ont régulièrement été

appelés par le DG à s’approprier la vision de l’agence et les missions de celle-ci, définies dans l’arrêté n°2014-005/MRSI/SG/ANVAR du 24 janvier 2014 portant organisation et fonctionnement de l’ANVAR.

• A travers les différentes réunions de service, il a exprimé le souhait d’avoir une bonne information, une bonne collaboration et d’une manière générale une bonne organisation au sein de la direction. Le Service Administratif et Financier, ayant été instruit de faire des propositions dans ce sens, a alors élaboré le Tableau de Bord Administratif (TBA) qui fait l’objet de la présentation.

II. Présentation du Tableau de Bord Administratif (TBA)

a. L’objectif principalAppuyer les responsables de l’ANVAR dans l’exécution de leurs missions respectives.

b. Les objectifs spécifiques• Avoir une vue d’ensemble sur la qualité du fonctionnement des

directions et des services;• Regrouper l’information au même endroit pour faciliter la prise

de décision;• Suivre l’évolution des indicateurs;• Favoriser les synergies d’action;• Faciliter la préparation des rapports périodiques de

fonctionnement.

c. Contenu

• La TBA est un fichier Excel comportant 12 fenêtres ou volets. Chaque volet est dédié à un aspect donné de la gestion administrative. Une barre de temps, indiquant les 12 mois de l’année est intégrée dans chaque feuille. Il y a le TBA général et le TBA par direction.Présentation des volets:

• 1) Volet « Accueil »: permet d’inscrire le nom de la direction qui renseigne, la date de la mise à jour et les informations liées aux affaires sociales pour permettre une diffusion plus large.

c. Contenu• 2) Volet « Plan d’action détaillé des activités en cours »:

permet une programmation détaillée des activités en cours, et d’avoir des agrégats liés à celles-ci comme le budget nécessaire et le nombre d’activités en cours.

• 3) Volet « Activités réalisées »: permet de regrouper et d’apprécier le niveau de réalisation du programme d’activités ainsi que d’avoir une vue sur le budget consommé ;

• 4) Volet « Activités en attente »: permet d’apprécier la somme des activités non-engagées et d’avoir une vue sur leur budget prévisionnel;

• 5) Volet « Diagramme d’organisation et de collaboration »: permet d’organiser les activités avec une bonne qualité d’implication de tous les acteurs;

c. Contenu

• 6) Volet « Gestion et suivi du traitement des dossiers »: permet de gérer l’affectation des dossiers et la qualité du traitement;

• 7) Volet « Gestion et suivi de la participation aux organes administratifs »: permet la bonne préparation et le suivi des activités de participation aux organes administratifs;

• 8) Volet « Gestion et suivi des partenariats »: permet une centralisation et une bonne capitalisation des partenariats;

• 9) Volet « Agenda »: permet d’avoir une vue d’ensemble sur la disponibilité, les déplacements et les rencontres des directions avec les structures extérieures;

c. Contenu

• 10) Volet « Personnel »: permet de centraliser les données du personnel, les actions de renforcement de capacités et les besoins de personnel fonctionnaire;

• 11) Volet « Perspectives »: permet de regrouper et de gérer les actions à prévoir pour l’année suivante (Ex: le budget, le programme d’activité, ou autres);

• 12) Volet « Bibliothèque »: permet de rassembler l’information sur les documents utiles au sein de l’ANVAR (actes règlementaires et ouvrages).

III. OPERATIONNALISATION DU TBA

a. Nouveaux outils et documents• Le TBA est un nouvel outil de gestion et de suivi

administratif qui s’intègrera, s’il est adopté, au fonctionnement des services de l’ANVAR.

• De même la préparation des Diagrammes d’organisation et de collaboration contenus dans le TBA se fera éventuellement à l’aide d’une Note d’information, qui permet de faciliter le choix des modes de collaboration entre services.

• Ainsi donc les nouveaux documents sont: le TBA, le Diagramme d’organisation, la note d’information.

III. OPERATIONNALISATION DU TBA

b. Personnes impliquées• La bonne tenue du TBA nécessite la désignation

d’une personne dans chaque direction, pour effectuer régulièrement les mises à jour et transmettre au SAF.

c. La Procédure• Pour les activités impliquant beaucoup

d’acteurs nous recommanderons aux directions de concevoir les diagrammes et de les enregistrer dans le TBA.

III. OPERATIONNALISATION DU TBA

c. La Procédure• Pour rendre le TBA général disponible chaque

vendredi pour la DG, le SAF devra recevoir chaque semaine (jeudi), une copie du TBA à jour de chaque direction.

IV. CONCLUSION

• Cet outil ayant été conçu de manière unilatérale, pourrait ne pas prendre en compte les besoins de certains services ou encore présenter des contraintes de faisabilité. C’est pourquoi l’apport de tout un chacun est indispensable, si le TBA doit être utilisé au sein de l’ANVAR.

MERCI POUR VOTRE ATTENTION!