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PublispostageMenu Outils / Lettres et publipostage Création d’un document principal

Lettre, étiquettes, enveloppes Création d’une source de données = liste

d’adresses. Dans Word, Excel

Fusion entre le document principal et la source de données = LETTRES TYPES

Requêtes

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Publipostage Créer un mailing requiert 2 fichiers : Un document principal

Contenant le texte fixe et les champs qui serviront de liens avec le fichier de données.

Un fichier de données Contenant des informations variables Créé dans Excel ou dans Word Composé de champs et d’enregistrements.

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Créer un mailingOutils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostageSuivre toutes les étapes dans l’assistant de publipostage Etape 1 : sélectionner le type de document (lettres…) Etape 2 : sélectionner le document de base

Utiliser le document actuel Utiliser un modèle Utiliser un document existant

Etape 3 : sélection des destinataires Utilisation d’une liste existante / Parcourir / sélectionner le

fichier OU Sélection à partir des contacts Outlook / Choisir le dossier

Contacts / double-cliquer sur le nom du dossier contacts contenant la liste des destinataires OU

Saisir une nouvelle liste / Créer

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Publipostage Etape 4 : écrire une lettre

Insérer les champs dans le document principal• Positionner le point d’insertion à l’endroit où doit être

imprimé le contenu du champ.• Autres éléments / Sélectionner le champ concerné /

Insérer / Fermer. Etape 5 : Aperçu de vos lettres

Dans le document principal, vous avez un aperçu de la lettre contenant les informations du premier enregistrement de la liste de données.

Utiliser les boutons et pour avoir un aperçu de la lettre contenant l’information du précédent ou du prochain enregistrement.

Exclure le destinataire pour exclure l’enregistrement actif de la fusion.

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Publipostage Etape 6 : Fin de la fusion

Imprimer pour fusionner vers l’imprimante (le mailing est imprimé) OU

Modifier les lettres individuelles pour créer les lettres fusionnées dans un nouveau document.• Tous : pour fusionner tous les enregistrements

sélectionnés dans la liste des données• Enregistrement en cours : pour fusionner

l’enregistrement actif• De: pour limiter la fusion à certains des enregistrements

sélectionnés dans liste des données.

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Créer une liste de données Définir les champs de la nouvelle liste de données

depuis l’étape 3 Saisir une nouvelle liste / Créer Personnaliser pour définir les champs Supprimer un champ ou ajouter un nouveau champ / OK Entrer les données dans les champs de saisie Cliquer Nouvelle entrée pour créer un enregistrement Fermer Saisir un Nom de fichier pour la liste des données /

Enregistrer La boîte de dialogue Fusion et publipostage :

Destinataires apparaît à l’écran permettant de visualiser la liste de données.

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Gérer les enregistrements d’une liste de données

Ajouter un enregistrement Grille de saisie

• Ouvrir le document principal

• Etape 5 : Modifier la liste des destinataires OU

• Bouton de la barre d’outils Fusion et publipostage : Destinataires

• Nouvelle entrée

Modifier un enregistrement Aller à la grille de saisie Afficher l’enregistrement

à modifier Effectuer modifications Annuler / OK

Supprimer un enregistrement Aller à la grille de saisie Afficher l’enregistrement

à supprimer Supprimer l’entrée Oui / Annuler / OK

Seuls les enregistrements d’un liste saisie lors de la création du mailing créé dans Word peuvent être gérés par le biais de la grille de saisie.

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Si vous utilisez une liste de données contenue dans un classeur Excel ou dans unetable ou requête d’une base données Access, vous devrez gérer les enregistrements de la listede données en ouvrant le fichier correspondant dans son application.

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Poser des critères sur l’éxecution d’un mailing

Filtrer sur une des valeurs d’un ou de plusieurs champs

Fusion et publipostage : destinataires

Pour chaque champ à filtrer :

• Ouvrir la liste concernée

• Cliquer sur la valeur recherchée

• Tout pour afficher toutes les valeurs d’un champ.

Filtrer sur plusieurs valeurs d’un ou plusieurs champs

Fusion et publipostage : destinataires

Ouvrir la liste associée à un des champs

Option Avancées Filtrer les enregistrements Sélectionner nom du champ

à l’aide de la liste Champ Modifier l’élément de

Comparaison Cliquer dans la zone de

saisie Comparer à Taper la valeur cherchée Choisir ET ou OU Poser d’autres critères / OK

Seuls les enregistrements répondant au filtresont affichés. La pointe de flèche des champssur lesquels a été appliqué un filtre, apparaît en bleu.

Effacer tout pour effacer tous les critères posés.

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Publipostage Poser une condition pour

l’affichage d’un texte Positionner le curseur dans

le document principal à l’endroit où devra être imprimé le texte.

Insérer un mot-clé / Si…Alors…Sinon

Entrer vos conditions en utilisant Nom du champ, Elément de comparaison, Comparer avec

Entrer le texte à imprimer :• Dans la zone Insérer le

texte suivant, si la condition est vérifiée.

• Dans la zone Sinon, celui-ci si la condition n’est pas vérifiée.

Trier une liste de données Fusion et publipostage :

destinataires Ouvrir la liste associée à un

des champs Option Avancées Filtrer les enregistrements Ordre de tri / cliquer le nom

du champ Choisir l’ordre de tri

Croissant ou Décroissant Utiliser la liste Puis par

pour indiquer une seconde clé de tri / OK

Les enregistrements sont triés en fonctiondu première critère de tri. Quand cette valeurest identique pour plusieurs enregistrements,ils sont triés en fonction du second critère

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Etiquettes de publipostageOutils / Lettres et publipostage / Fusion et publipostageSuivre toutes les étapes dans l’assistant Etape 1 : Sélection du type de document Etiquettes Etape 2 : sélectionner le document de base

Modifier la disposition du document OU Utiliser un document existant Choisir Options d’étiquettes

Etape 3 : sélectionner les destinataires Utilisation d’une liste existante / Parcourir / sélectionner fichier OU Sélection à partir des contacts Outlook / Choisir le dossier

Contacts / double-cliquer sur le nom du dossier contacts contenant la liste des destinataires OU

Saisie d’une nouvelle liste / Créer

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Etiquettes de publipostage Etape 4 : Disposition des étiquettes

Insérer les champs dans le document principal• Placer le curseur à l’endroit où doit être imprimé le contenu du champ.• Autres éléments/ Sélectionner le champ concerné / Insérer / Fermer• Si nécessaire, effectuer la mise en forme de votre étiquette• Copier la disposition de la première étiquette sur les autres étiquettes de

la page – Mise à jour de toutes les étiquettes

Etape 5 : Aperçu des étiquettes Dans le document principal, vous visualisez l’aperçu de la première

page d’étiquettes. Utiliser les boutons et de la zone Aperçu de vos étiquettes pour

afficher l’aperçu de l’étiquette correspondant à l’enregistrement précédent ou à l’enregistrement suivant.

Etape 6 : Fin de la fusion Cliquer sur le lien Imprimer pour imprimer les étiquettes OU Modifier les étiquettes individuelles pour créer les étiquettes

fusionnées dans un nouveau document nommé Etiquettes.

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