Rapport de stageAgence Call Me Back

Rapport de stage présenté par Camille Bonnifay Étudiante en Communication des organisations

Sous la direction de Bernard Germain Mars 2013

© http://www.face book.com/age ncecallm

ebac k

IUT de La Roche-sur-YonDépartement Information

Communication

IUT de La Roche-sur-YonDépartement Information

Communication

Rapport de stageAgence Call Me Back

Comment une agence de communication

peut-elle se démarquer des autres?

Rapport de stage présenté par Camille Bonnifay Étudiante en Communication des organisations

Sous la direction de Bernard Germain Mars 2013

© http://www.face book.com/age ncecallm

ebac k

Résumé documentaire

Ce rapport intitulé : « Comment une agence de communication peut-elle se démarquer des

autres ? » porte sur l'expérience d'un stage d'observation de première année d'études en DUT

information et communication au sein de l'agence Call Me Back, spécialisée en relations presse et

publicité.

Ledit rapport contient une présentation de cette agence parisienne, l'une des rares spécialisée en

relations presse pour les entreprises du secteur du tourisme.

Sont également étudiées les missions réalisées à l'occasion de cette insertion dans la vie

professionnelle : participation à une Work List, réalisation de Press Book, mise à jour des fichiers

médias, organisation d'un voyage de presse.

L'organisation d'une journée type est naturellement précisée : la matinée est réservée à la rédaction

et la mise en place de projets et l'après midi à leur exécution.

En termes de compétences en voie d'acquisition, les principaux acquis sont le langage

professionnel, l'interaction entre les collaborateurs de l'agence, la rigueur dans l'organisation

administrative, la technique de relance des journalistes.

La problématique de ce compte-rendu d'activité consiste à mettre en évidence la manière d'une

agence de communication de se différencier de ses principaux concurrents.

Après avoir présenté l'entreprise et ses spécificités, les tâches réalisées ainsi que les apprentissages

seront précisés de même que la journée type.

Mots clés : communication, publicité, communication touristique, loisirs, tourisme, relation presse,

journaliste, médias.

Remerciements

Je tiens tout d'abord à remercier Cécile Greth, directrice de l'agence de communication Call

Me Back, de m'avoir accueillie comme stagiaire au sein de son entreprise. Je remercie également

toute son équipe pour leur disponibilité et leurs conseils.

Tous ces professionnels ont contribué, par leur écoute et leur gentillesse à mon égard, à

rendre ce stage motivant et enrichissant.

Ma gratitude s'exprime aussi à l'endroit des professeurs de l'IUT information

communication de la Roche-sur-Yon qui nous ont apportés toutes les clés nécessaires à la

réalisation de ce stage ainsi que du rapport.

Un remerciement tout particulier à Claire G. qui grâce aux réseaux sociaux m'a permis de

rencontrer et de présenter ma candidature auprès de Cécile Greth. Sans elle, ce stage n'aurait pas eu

lieu.

Sommaire

Résumé documentaire .......................................................................... 3

Remerciements ..................................................................................... 4

Sommaire ......................................................................................... 5

Introduction .......................................................................................... 6

I) L'agence Call Me Back, une agence spéciale.......................................8

1) Présentation générale........................................................................................ 8

2) Spécificités...................................................................................................... 10

II) Mon apprentissage au sein de l'agence Call Me Back.......................12

1) Mon apprentissage ......................................................................................... 12

2) Mes missions................................................................................................... 14

III) Une journée type dans l'agence Call Me Back................................. 17

1) Le matin ......................................................................................................... 17

2) L'après midi.....................................................................................................18

Conclusion...........................................................................................20

Bibliographie ...................................................................................... 22

Annexe 1 : Organigramme ................................................................ 23

Annexe 2 : l'image de l'agence............................................................ 24

Annexe 3 : liste des clients.................................................................. 25

Annexe 4 : exemple Press Book .........................................................26

Annexe 5 : Analyse comparative de coûts..........................................27

Annexe 6 : page Facebook.................................................................. 28

5

Introduction

« On ne peut pas ne pas communiquer »1. J'ai choisie de faire mon stage dans une agence et

non dans le service communication d'une organisation car je souhaitais découvrir les différentes

facettes sectorielles de ce domaine. Cécile Greth, directrice de l'agence Call Me Back a été mon

maître de stage. Call Me Back est une agence de relations de presse et de publicité, spécialisé dans

le tourisme et les loisirs. Leur domaine d'activité n'est néanmoins pas réduit à cette spécialité. Si

mes études m'ont permis d'aborder la communication au sens théorique, ce stage m'aura permis de

découvrir ce qu'elle représente dans la vie réelle et professionnelle. Cette expérience a confirmé

mon besoin de découvrir tous les axes de la communication pour définir mon futur projet

professionnel.

A l'issue de ce dernier, je suis convaincue que les relations presse sont un des aspects de la

communication qui me motivent le plus. Je considère aujourd'hui que ce concept de

communication, qui met en relation un spécialiste des relations publiques et un ou plusieurs médias

est essentiel à la transmission de l'information au public. J'ai aussi découvert que c'était un milieu

où le relationnel est indispensable et ou les rencontres étaient indissociable du métier. C'est aussi

pour ça que j'ai trouvé cette profession passionnante et très enrichissante. Je ne regrette pas d'avoir

eu cette curiosité de découvrir ce qu'était réellement une agence de communication et sont

fonctionnement.

Call Me Back à d'autant plus éveillée ma curiosité qu'elle est spécialisée dans le domaine

du tourisme, milieu de voyage et de découverte. Très vite, au travers des différentes tâches et

actions qui m'étaient confiées, j'ai même eu la sensation de voyager. La découverte de nouvelles

cultures et de nouveaux paysage fait en effet partie du quotidien de cette agence.

Il existe de nombreuses agences de communication, aussi dans ce rapport je m'attacherai à

faire une analyse particulière de celle-ci et de son positionnement sur le marché. Je me place donc

sur un axe économique à travers une problématique qui me semble importante et pertinente en

posant la question suivante : Comment une agence peut-elle se démarquer des autres?

1 Axiome de la communication, défini par l'Ecole de Palo Alto par Paul Watzlawick théoricien de la

communication (1921-2007)

6

Avant de répondre à cette question, il m'est nécessaire de présenter l'entreprise et ses

spécificités, bien entendu ce que j'ai appris et les tâches qui m'ont été confiées ainsi que

l'organisation même de l'entreprise à travers une journée type de travail au sein de l'agence Call Me

Back.

7

I) L'agence Call Me Back, une agence

spéciale

1) Présentation générale

L'agence Call Me back est une agence de communication de petite taille. Elle est composée

de 7 membres permanents ainsi que deux stagiaires longue durée2. L'agence est majoritairement

composée de femmes, d'où l'univers rose qu'elles prônent3: un univers féminin où deux hommes

sont néanmoins présents. Ce qui apporte une touche masculine à ce décor. L'agence comporte une

autre facette atypique : elle est située sur une péniche en bord de Seine, un autre facteur de

différentiation. Cet atout, est en adéquation avec les valeurs que l'agence représente et qu'elle

défend. La péniche est, outre un symbole de voyage mais aussi une image d'originalité.

J'ai personnellement ressenti au cours de ce stage les valeurs suivantes : originalité,

disponibilité, unicité, et à la fois simplicité et qualité.

Je rappelle que Call Me Back est une agence de relations presse et de publicité avec pour

clients majoritaire des intervenants dans domaine du tourisme. Il existe peu d'agence spécialisée

dans ce domaine, ce qui représente un avantage concurrentiel très fort pour elle. Nombre de ses

clients s'adressent directement à elle du fait de cette spécialité4.

2 Annexe 1 – Organigramme de l'agence Call me Back p.22

3 Annexe 2 – Site web, signature mail p.23

4 Annexe 3 – liste des clients

8

Call Me Back et son équipe ont pour mission principale d'entretenir des rapports privilégiés avec

leurs clients et les journalistes. A chaque nouveauté, à chaque événement, ils réalisent des

entretiens téléphoniques ou des rendez-vous avec les médias pour leurs clients. Entretenir de

bonnes relations avec les journalistes, créer une relation de confiance est une des obligations de

l'agence pour fidéliser ses clients.

J'ai pu observer par exemple que les communicantes, imaginent et proposent des parcours

travaillés et même parfois testés lors des voyages de presses dont elles ont la charge. Pendant mon

stage, elles ont eu à réaliser et organiser un voyage de presse à Berlin pour l'entreprise Novasol.

Elles ont fait appel à des Berlinois et des blogueurs spécialisés pour proposer le parcours le plus

approprié et le plus intéressant pour les journalistes. J'ai moi même participé à ce projet. Berlin est

un des exemples qui prouve l'efficacité et la qualité des actions que propose l'agence pour garantir à

son client et aux journalistes qu'elle touche la qualité et l'organisation la plus minutieuse et la plus

agréable. Call Me Back a la réputation d'avoir des professionnels exigeants, rigoureux, réactifs et

efficaces. Leur système organisationnel combine souplesse, flexibilité et dynamisme5.

Si une agence de communication doit répondre aux exigences de ses clients, une agence de

relation presse doit aussi savoir s'adapter à celles des journalistes qui sont parfois bien différentes.

Là est la base de leur métiers : proposer un service qui plaira à la fois aux clients mais aussi aux

médias.

On constate que me caractère atypique de l'agence qui permet de la différencier des autres

est tant sa localisation, ses bureaux originaux, sa structure majoritairement féminine mais bien

entendu aussi ses spécificités d'intervention.

2) Spécifcités

Dans un monde où la concurrence est très présente, les entreprises doivent se démarquer,

grâce à ce qu'elles représentent mais aussi grâce à ce qu'ils réalisent.

L'agence Call me Back est une agence de relation de presse avant tout. Leur spécialité dans

ce domaine lui permet à l'agence de convaincre ses clients qu'ils sont très impliqués et que leur

expertise en la matière est sans faille. Ces caractéristiques (relations presse – tourisme) leur permet

de séduire plus aisément une clientèle ciblée. Leurs métiers restent cependant très variés : conseil

en stratégie de relations de presse adaptés au tourisme, organisation de voyage de presse,

5 Citation du site http://www.agencecallmeback.com

9

conférence de presse, déjeuner de presse, diner de presse etc., création d'évènements (lancement de

marque, de produit, ouverture d'établissements, workshop, road show), rédaction de communiqué,

de dossier de presse ainsi que envoi de newsletter. C'est un des atouts majeur et décisif qui garanti

leur place sur ce marché.

L'agence Call Me Back demeure une agence de communication, elle fait donc aussi de la

publicité pour certains de ses clients. Elle réalise par exemple aussi des ''journaux'' d'information

qui résument l'histoire de l'entreprise et ses nouveautés. Ces supports sont destinés tant sous forme

de papiers que de newsletter à ses clients pour étendre son offre et ainsi les fidéliser.

Même dans ce cadre, elle intègre ces compétences et ne fait donc pas appel à des sous

traitants. Graphisme, rédaction etc. font partie des qualités interne qui lui permet de répondre à

d'autres axes de communication souhaités par ses clients du secteur touristique. Au delà d'une

première approche relation presse de ses clients, l'agence est capable de répondre à une stratégie

globale de communication.

Call Me Back a ainsi réussi à s'imposer dans un milieux fortement concurrentiel en

segmentant son offre vers des clients qui eux même recherchent des partenaires avertis dans leur

domaine. Cette niche qu'est le tourisme a finalement permit à l'agence de « vendre du rêve » et de

conquérir tout autre client ainsi que les journalistes.

Même si l'agence s'est construite une image vers les loisirs, elle a aussi conquis d'autres

secteurs d'activité tel que l'industrie agroalimentaire, l'artisanat. Elle met donc en place d'autres

actions de communication : adaptation de campagnes internationales, mise en oeuvre de campagnes

de co-branding, mise en place de plans médias (Tv, presse, radio, affichage, web), pilotage

d'opérations grand public sur le web et les réseaux sociaux et du web design.

On constate que si l'agence à su se démarquer par sa structure, elle a aussi su le faire par ses

spécificités. Tout en se spécialisant, ses résultats reconnus dans le domaine du tourisme lui on

permis par son professionnalisme de s'étendre à d'autres secteurs.

Call Me Back à réussi ainsi à se construire une image originale et unique. Ce facteur de

différenciation fait d'elle une référence dans la communication touristique mais aussi une

concurrente réelle et sérieuse dans la communication au sens large.

10

II) Mon apprentissage au sein de l'agence

Call Me Back

Durant ce stage, j'ai appris le fonctionnement d'une agence de communication mais aussi

son vocabulaire professionnel. Il m'a permis de vivre concrètement ce appris pendant mes cours

théoriques.

1) Mon apprentissage

Dès mon arrivé dans l'agence j'ai été troublée par le langage propre à l'équipe. Nombre de

termes employés dans les premières heures nécessitaient pour moi une explication. De suite, j'ai été

invitée à participer à leur réunion « Work List ». Ce terme m'était inconnu. On m'a expliqué la

Work List désignait la liste des actions et des tâches à réaliser sur un temps donné. Une réunion est

programmé pour en débattre. J'ai compris que la Work List détermine qui a pour charge un projet

précis, où en est l'avancement, ce qu'il reste à faire etc. C'est un moment important qui permet de

lister les actions et de ne rien oublier. Elle permet aussi parfois d'apporter des modifications ce qui

à déjà été fait ou juste de montrer ce que l'on a réalisé. A chaque étape l'avis de tous compte. La

Work List est un moment de « Brain Storming ». Le Brain Storming est l'exposition de toutes les

idées, moment où chacun peut s'exprimer pour proposer de nouvelles actions. C'est le moment

d'être créatif et force de proposition car c'est là que les décisions sont prises et les plannings mis en

place.

Outre le vocabulaire propre à la communication et ses côtés techniques, j'ai aussi appris

que dans une agence de communication encore plus que dans toute entreprise, l'écoute de l'autre,

du fait de toutes les interactions est indispensable et nécessaire pour effectuer correctement son

travail. Chacun doit constamment être en contact avec ses collègues, chaque avis compte pour

pouvoir avancer dans ses propres projets. Le risque majeur est de travailler de manière isolée

puisque c'est à plusieurs que l'on réponds correctement aux attentes des clients.

J'ai découvert une autre contrainte professionnelle : l'organisation et la rigueur

indispensable dans le classement des documents. Le meilleur exemple est dans la réalisation des

dossiers de presse. Pour les constituer, toutes les images doivent être classées par ordre de mise en

page. Ceci ets essentiel pour ne rien oublier et ne pas mélanger chaque documents. Cette rigueur ets

11

le gage d'une communication efficace. Il en est de même pour les bases de donnée journalistique.

Un dossier perdu c'est la perte de tout les contacts. J'ai ainsi appris que rien n'est jamais

complètement acquis, et que cette permanence dans le contact média ou client était l'assurance

d'entretenir non seulement le contact mais aussi le sentiment de confiance.

Un autre point d'apprentissage important : en communication, il faut toujours prévoir. Dans

le cadre de la réalisation d'un logo par exemple, mieux vaut en créer plusieurs plutôt qu'un seul et

devoir le recommencer en cas d'insatisfaction du client. Il savoir anticiper les demandes des clients

à défaut d'être pris à dépourvu quand le travail proposé ne correspond pas. Prévoir signifie dans ce

cas, avoir trouvé la solution avant lui. Je retiens donc prévision, écoute et rigueur sont selon moi les

trois caractéristiques les plus importantes pour réussir dans ce métier.

J'ai aussi appris quel était le fonctionnement d'une entreprise en général par son

organisation. L'observation des rapports entre les salariés, avec sa hiérarchie permet de comprendre

l'interaction mais aussi l'interdépendance dans une équipe. L'erreur de l'un a des conséquences sur

tous. Chacun à donc une responsabilité dans ses actions vis à vis des autres. C'est vraiment un

travail de groupe où personne n'est vraiment indépendant.

J'ai compris au travers de ce stage que toute entreprise est confrontée à cette

interdépendance entre les hommes et peut-être encore plus dans une agence de communication. J'ai

trouvé qu'il était nécessaire de pouvoir se plonger dans le monde professionnel pour comprendre ce

qu'est vraiment la communication.

2) Mes missions

Ce stage est théoriquement un stage d'observation. L'équipe de Call Me Back m'a donné

l'opportinuté de réaliser plusieurs tâches. J'ai pu ainsi m'intégrer dans l'équipe et m'imprégner

davantage de leur quotidien. Mon maitre de stage, Cécile Greth mais aussi l'ensemble de l'équipe

m'ont confié des missions d'assistance.

Une des mission majeure, a été la réalisation de Press Book. Le Press Book est un

document où l'on insère toutes les coupures6 parues sur un temps donné. (ici Janvier – Février

2013). J'ai ainsi, sur la période janvier février 2013 du réaliser le Press Book de la marque Kambly

6 Presse écrite, Web et télévision

12

– Camille Bloch, marque de confiseries et de gâteaux. Pour se faire, j'ai effectuer une recherche sur

internet de tous les sites qui mentionnaient ces marques ; en faire un imprime écran ; référencer sa

date et le média de chaque articles. Le but du Press Book est d'apporter une preuve au client de

toutes les actions de l'agence dans ses relations presse. L'agence compare ensuite pour son client

l'apport de ces coupures de presse par rapport au coût d'insertion de publicité. L'efficacité de

l'agence est ainsi de démontrer combien le client a pu économisé.

J'ai réalisé au cours de mon stage plus de trois Pres Book7 dont les principaux : Kambly, Novasol8

et de My Travel Chic9.

L'interet majeur de ce travail est d'apprendre à chercher au bon endroit les coupures ; il est d'être

minutieux. Cela nécessite beaucoup de rigeur dans classement des coupures de presse (par date,

magazine etc) mais aussi lors de la mise en page. Tout doit être aligné et le contenu harmonieux.

Les Press Book sont un élément décisif dans la décision de renouveler ou non les actions de

relations de presse du client. C'est un travail que j'ai beaucoup apprécié car il permet de réunir

beaucoup de sujets tant sur la recherche que la mise en page etc. Il faut savoir qu'un Press Book

représente en général une cinquantaine de pages.

Une des missions principale de l'agence comme mentionné précédemment, est

l'organisation de voyages de presse. Dans le cadre de celui de Berlin, Call Me Back m'a confié la

mission suivante : rechercher sur le web des endroits « branchés » comme des restaurants, des

magasins, des expositions etc. Si certes la toile permet d'obtenir des renseigner et m'a fallu entrer

en contact avec des « Français Berlinois » et des blogueurs aux faits des bonnes adresses. Grâce à

ces contacts, j'ai pu tracer des parcours potentiels, des emplois du temps en fonction des temps de

trajet et des temps consacrés aux activités.

Ce travail a été passionnant car il m'a permis de définir ce qu'était réellement un voyage de

presse, de participer à son organisation et d'identifier les journalistes qui y participeraient. J'ai du,

pour cette mission apprendre à affiner mes recherches, entrer en contact avec des personnes

expertes du sujet en les contactant par mails mais directement par téléphone. L'exercice pour une

stagiaire n'est pas simple, il nécessite aussi des qualités d'organisation, de prise de note pour

planifier l'évènement. C'était une tâche très complète qui m'a permis de toucher à de nombreux

7 Annexe 4 : Exemple de Press Book

8 Entreprise de location de maison et appartements à l'étranger

9 Entreprise de voyage sur mesures – agence privée

13

outils et que j'ai vécu comme une responsabilité importante.

Autre impératif pour l'agence : justifier à son client quel retour sur investissement il peut

mesurer. Dans cet objectif, l'agence m'a confiée la mission de réaliser un tableau récapitulatif des

toutes les coupures de presses mais sur un seul thème dans mon cas : la Croatie10. J'avais pour

objectif de répertorier par date et par référence magazine mais surtout par coût les coupures de

presse publiées et en cours de publication. Le but est de contrôler si le budget alloué par le client a

réellement été dépensé et si toutes les articles envisagés ont bien été édités.

Enfin, mon maitre de stage, ma demandé dans le cadre d'une autre tache de contacter les

secrétaires de rédaction des magazines susceptibles d'être intéressé par un spectacle Son et Lumière

sur Les Misérable. J'ai expliqué à chacun quel était le contenu du spectacle et leur demander les

coordonnés (numéro de téléphone, mail) de chaques journalistes aptes à relayer l'information. Ce

travail est très important car c'est celui qui permet de réunir les contacts les plus pertinents dans le

monde des médias en évinçant tout les interlocuteurs qui n'ont aucun rapport avec le sujet. Il est

indispensable pour qualifier un fichier média en fonction d'une thématique. J'ai appris à parler au

téléphone et surtout à m'adresser à un public particulier, celui des journalistes. J'ai pu constater que

malgré l'émergence de tout les nouveaux médias, le téléphonie reste un des outils de

communication incontournable pour entretenir cette relation professionnelle.

Dans mon quotidien, on m'a aussi demandé pour requalifier le fichier des blogueurs du tourisme, de

vérifier, contrôler et corriger leurs coordonnés afin de garantir une réception optimal des messages

lors des prochains communiqués de presse et d'autres évènements.

M'imaginer à l'issue de mes études dans une agence de ce type est aujourd'hui, je le sais, un

de mes objectifs. Toutes les tâches ont eu leur intérêt, réaliser les Press Book a été ma préférence

car qu'ils m'ont permis de m'évader. Mais revenir chaque jour dans les exigences de la relation

presse ne m'effraie plus. J'ai bien conscience que le secteur du tourisme est sans doute plus ouvert

et enthousiasment qu'un autre secteur comme l'économique. Bien que ce stage était un stage

d'observation, j'ai non seulement apprécié les tâches qui m'ont été confié mais je réalise aujourd'hui

toute la confiance qui m'a été accordé.

10 Annexe 5 – Tableau exel Croatie (coupures et prix) p.26

14

III) Une journée type dans l'agence Call Me

Back

Une journée dans une agence tel que Call Me Back me semble plus organisée que dans

toute autre entreprise. Plusieurs étapes sont indispensables au bon déroulement des actions

entreprises par l'équipe.

1) Le matin

La réunion Work List démarre la journée : c'est le moment d'organiser la semaine à venir et

de donner ses idées et son avis sur les tâches à réaliser. Cette réunion dure environ 1H, 1H30.

A l'issue, chacun se remet à son poste et commence ce qu'il a à faire. Le matin est souvent

beaucoup plus réservé à la réalisation des communiqués de presse et des dossiers de presse. On y

ajoute aussi les retouches sur des projets en cours. J'ai pu remarquer que tous les salariés échangent

entre eux. Il n'y a pas de projet qui se fait sans l'accord et l'avis des autres. Le matin sert aussi à

régler toutes les affaires administratives, la réception du courrier et donc le tri et le classement.

L'agence reçoit aussi beaucoup de magazines auquel elle est abonné, c'est donc le moment de

regarder si les actions entreprises en relations de presse ont des retombées médiatiques. Il y a donc

un moment convivial où chacun peut feuilleter les magazines.

C'est pendant la matinée que les salariés peuvent discuter de ce qu'il ont vu ou entendu sur

les retombées médiatiques encore ou bien alimenter les réseaux sociaux.

En effet, l'agence Call Me Back entretient régulièrement sa page Facebook11 avec les

actualités de l'agence et certaines liés à la communication en général. C'est donc le matin qu'elle

font leur propre communication. Pour cela, elles discutent ensemble de ce qu'il est important de

mentionner et de mettre en avant pour réussir au mieux leur communication.

Après ces moments d'échange leur travail devient devient beaucoup plus personnel : lecture

des mails et des appels en absences. Ensuite, ils exécutent la Work List de la journée et se mettent

au travail qui leur est donné.

Les chefs de projet préparent ou affinent leurs recherches sur les clients pour pouvoir

maitriser au mieux le sujet dont elles vont devoir parler, et dont elles vont devoir faire la

11 Annexe 6 : Page Facebook

15

communication. C'est elles qui vont choisir quelle action est la plus approprié pour le client et ses

attentes.

Les attachées de presse, elles n'ont pas du tout les mêmes tâches. Le matin, elles vont

s'occuper de la rédaction des communiqués ou des dossiers de presses. C'est un moment où elles

sont très concentrées car elles doivent avant tout s'imprégner des valeurs de l'entreprises qu'elles

représentent. Une fois qu'elles sont en accord avec celles-ci, elles vont rédiger ce que leur client

souhaite dégager de ce communiqué ou dossier de presse. C'est un moment très important car le

communiqué de presse est très révélateur de l'image de l'entreprise, bien qu'il soit corrigé de

nombreuses fois et relus par le client. La première rédaction est la base de ce qui va être réalisé par

la suite. Si aucun communiqué ou dossier de presse n'est à réalisé, il y en a la plupart du temps à

corriger ou à améliorer.

Les attachées de presse ont aussi d'autres actions de communication à mettre en place. Pour

cela, elles échangent entre elles pour savoir ce qui est le plus appropriés aux valeurs du client. Elles

organisaient le voyage, choisissaient quels journalistes inviter à l'évènement et choisir les lieux et

les logements où seront logés les journalistes.

On peut donc voir que le matin, dans l'agence Call Me Back, les tâches sont plutôt réservés

à la rédaction et la mise en place des projets ainsi qu'à la lecture. La matinée est très importante car

c'est ici que tout se détermine.

2) L'après midi

Après avoir déjeuner, l'ensemble de l'équipe se remet à ses activités bien qu'elles soient

différentes du matin. Souvent un débriefing de la matinée est mis en place pour savoir ce qui a été

réalisé. Les attachées transmettent ce qu'elles ont réalisé dans la matinée au graphiste pour qu'il

puisse faire la mise en page des documents tels que les communiqués de presse. C'est ici un métier

totalement différent, il consiste en embellir les choses et rendre le contenu plus attractifs pour que

les journalistes soient séduits. Le graphiste réalise aussi les actions de publicités tels que les

affiches. C'est un métier très important car il est décisif dans les décisions des journalistes ainsi que

l'impact sur les publics.

L'après midi les attachées de presse vont plutôt envoyer les dossiers, communiqués de

presses et tous les autres projets. Mais elles vont aussi effectuer des relances pour des projets où

16

elles n'ont pas eu de réponses positives.

Les chefs de projets, elles, vont mettre en oeuvre ce qu'elle ont prévu le matin et donc

commencer à organiser les projets pour leurs clients.

A la fin de journée, tout est encore une fois mis en commun. On peut donc voir si tout a été

réalisé et si oui vérifier que les attentes du client sont bien respectées. C'est aussi à ce moment que

le point sur les envois et les relances se fait.

Une journée dans l'agence de communication Call Me Back est très spéciale. Les tâches

sont très précises et définies. Il y a peu d'écart possible pour assurer le bon fonctionnement de

l'agence. Une organisation minutieuse est mise en place et permet à chacun de ne pas avoir de

temps perdu et d'optimiser au maximum les journées. Plus on est efficace, plus on est fier de ce que

l'on est et de ce que l'on fait. Ce qui m'a le plus marquée dans cette agence, c'est l'organisation de

chaque journée où rien ne se fait au hasard et sans réflexion.

17

Conclusion

L'agence Call Me Back se différencie vraiment des autres agences de communication par

toutes les spécificités décrites dans mon rapport : sa situation géographique, sa structure, son

image, son secteur d'activité, ses actions variés. En 15 ans , elle a su créer une relation de

confiance toute particulière avec ses clients mais aussi avec les médias et les journalistes qu'elle

côtoie.

Malgré sa taille elle a su s'imposer dans le monde de la communication et se faire une place

auprès des clients de renommée internationale. L'univers dans lequel elle évolue lui permet d'être

en permanence en évasion à travers les différentes destinations dont elle fait la promotion.

Mon stage d'observation dans l'agence Call Me Back m'a beaucoup appris. Non seulement

j'intègre aujourd'hui le fonctionnement d'un entreprise et plus spécialement celui d'une agence de

communication. Mais aussi l'importance de la communication d'une manière générale dans la

société d'aujourd'hui et la nécessité d'une entraide constante et d'une entière confiance dans la

relation professionnelle.

J'ai eu une attention toute particulière à écouter et à apprendre les techniques de

communication qui me seront utiles lors de mon parcours scolaire ainsi que dans ma future vie

active.

Ce stage m'a fait prendre conscience à l'intérêt au monde qui m'entoure et en particulier à

l'actualité, centre de notre société actuelle. Le fait d'avoir fait ce stage dans une agence de tourisme

m'a aussi permis, outre la communication, d'apprendre beaucoup sur les différentes cultures ainsi

que sur les voyages insolites.

J'ai trouvé ce stage utile pour mieux comprendre les clés de notre IUT information

communication. Cependant, je pense que deux semaines de stage est trop long pour de

l'observation et trop court pour pouvoir s'imprégner totalement de l'entreprise et pour prétendre

accomplir une tâche importante.

Trouver un stage de deux semaines n'a été chose aisée. Mais j'ai découvert au travers des

réseaux sociaux que la mise en contact directe était aujourd'hui possible tant avec les dirigeants

qu'avec le monde des médias très présent sur ces réseaux virtuelle.

Je suis aujourd'hui très fière d'avoir fait mon stage dans l'agence Call Me Back. Je retiens

plus particulièrement l'accueil de toute l'équipe, de ces personnes susceptibles peut-être un jour de

18

m'aider dans ma vie professionnelle. Cette découverte du métier, de la communication, et plus

particulièrement des relations de presse confirment ce que plus tard je souhaite faire dans ma vie.

Plus que ce rapport de stage, je retiens la vision, l'expérience et l'observation de tout ce que

j'ai découvert. Nombre d'actions sont difficile à décrire sur le papier ; ce qui n'empêche que pendant

ces quinze jours, j'ai compris et ressenti la passion que vivent les membres de cette équipe. Mon

seul regret est que ce stage ait été si court, qu'on est pu me confier des missions plus importantes

auxquels je pense dans un avenir proche, je pourrais répondre.

Ce stage m'a confirmé ma volonté de continuer dans cette voie qu'est la communication, et

peut-être à l'avenir de me spécialiser dans le tourisme. C'est en effet une activité que j'ai découvert

et qui m'a enthousiasmé. Je conserve l'idée aujourd'hui que mon avenir professionnel s'apparentera

au métier d'attachée de presse ou chef de projet, deux fonctions auxquelles je me suis le plus

intéressés pendant mon stage.

19

Bibliographie

Ouvrages :

- Le communicator Marie-Hélène Westphalen (Auteur), Thierry Libaert (Auteur) - Scolaire /

Universitaire (broché). Paru en 08/2012

- Le mercator Jacques Lendrevie (Auteur), Julien Lévy (Auteur) - Etude (broché). Paru en 09/2012

Sites internet : (consulté le 12 mars 2013)

Http://www.agencecallmeback.com

http://www.facebook.com/agencecallmeback

20

Annexe 1 : organigramme

Organigramme de l'agence Call me Back. Agence composée de 9 personnes dont 2 stagiaires de

longue durée.

21

Cecile GrethDirectrice associée

Samuel CaudroyDirecteur associé

Nadia Comptable

René Graphiste

Sophie CaudroyAttachée de presse

Dorothée AuphanAttachée de presse

Laura SolaChef de projet

AudreyChef de projet

Amandine RollinAssistante chef

de projet

Nicolas VeroneAssistant chef

de projet

Annexe 2 : l'image de l'agence

Exemple de signature mail, ici Nicolas Verone assistant chef de projet

Page d'accueil de leur site web, on peut voir l'univers rose de l'agence. On est directement

dans le monde de l'agence Call me Back et on comprends leur spécialisation dans le tourisme.

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http://agencecallmeback.com/nous.html

Annexe 3 : liste des clients

Extrait de la liste des clients de l'agence Call me Back, en publicité et en relations de

presse. On peut voir que la plupart sont des agences de tourisme ou bien des offices de tourisme.

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http://agencecallmeback.com/actuelles.html

Annexe 4 : exemple Press Book

Voici un exemple de Press Book que j'ai réalisé. Ici, on peut voir celui de Kambly-Camille

Bloch marque de biscuit et de chocolat Suisse.

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Annexe 5 : analyse comparative de coûts

Voici le tableau récapitulant toutes les coupures ou en cours de parution sur le thème de la Croatie

ainsi que leur prix. Ce tableau sert à voir si les budget sont respectés et si toutes les coupures

prévues seront bien publiées.

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Annexe 6 : page Facebook

La page Facebook de l'agence Call Me Back.

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http://www.facebook.com/agencecallmeback